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LA UNIDAD DE GESTIN EDUCATIVA LOCA

Integrantes
Becerra Saavedra Alejandro
Gonzales castillo Jos luis
Guerrero daz Leydy
Ocas cabrejos franco
Lopez bravo yovani

REINGENIERA DE LA UNIDAD DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL JAN

1. Anlisis de la situacin actual de la empresa

1.1. Resea Histrica
La Administracin Educativa se encontraba bajo la decisin administrativa y financiera de
la Octava Direccin Regional de Educacin con sede en la ciudad de Trujillo. A este lugar
deberan llegar todas las autoridades, el personal docente y administrativo de los centros y
programas educativos del departamento de Cajamarca para realizar todas sus gestiones de
carcter tcnico, administrativo y financiero.
El 20 de enero de 1970, se crea en la ciudad de Cajamarca el primer CAP nominal. Se
inaugura as la primera Institucin encargada de la conduccin de los destinos de la educacin
de Cajamarca. En 1998, con el proceso de reordenamiento regional, se crea la Regin
Cajamarca, y, por consiguiente, se crea tambin la Regin de Educacin de Cajamarca. Durante
este perodo, de 2011 hasta el 2013 se ha descentralizado an ms la gestin educativa regional
mediante la creacin de TRECE (13) unidades de gestin educativa locales, UGEL.
En el ao 1991, se crea la Unidad de Gestin Educativa Local de la Provincia de Jan, la
misma que hoy cuenta con autonoma administrativa, econmica, tcnica, en estrecha
coordinacin con su ente rector, la Direccin Regional de Educacin Cajamarca, para estar al
servicio de toda la comunidad educativa.

Figura 01. Vista frontal de la institucin.

1

1.2. Giro del Negocio: Asesorar y brindar asistencia tcnico pedaggica a

las entidades educativas y docentes.

1.3. Datos de la Empresa

a. Razn social: Direccin Sub Regional de Educacin.
b. Ruc: 20368967875
c. Representante legal: Jovanni Burga Maldonado.
d. Ubicacin: Calle. Mara Parado de Bellido Nro. 406 Sector Morro Solar
(Esquina con calle San Antonio) Cajamarca Jan.

Figura 02. Ubicacin geogrfica de la institucin.

Fuente: Google Maps.

1.4. Definicin de misin, visin, valores.

Misin
Somos una instancia de ejecucin descentralizada del Gobierno Regional de Cajamarca,
que gestionamos el servicio educativo con calidad y calidez para la demanda del
desarrollo de la Comunidad a travs de la direccin institucional, pedaggica y
administrativa, orientando ciudadanos proactivos y emprendedores para construir una
sociedad inclusiva y democrtica, con una cultura de paz y ambiental.

Visin
La Unidad de Gestin Educativa Local Jan al 2020, ser lder de la Regin Cajamarca
en la gestin educativa descentralizada, tica, democrtica y con resultados de calidad;
con un enfoque de territorio y desarrollo humano sostenible y sustentable, forjadora de
ciudadanos proactivos y emprendedores, que construyen una sociedad inclusiva,
democrtica y con una cultura de paz.

Valores
La UGEL como entidad formada por personas debe contar con valores que gobiernen su
actuacin, la institucin cuenta con los siguientes valores.

Responsabilidad: Asumir las consecuencias de todos aquellos actos que

realizamos en forma consciente e intencional, en el cumplimiento de los deberes

institucionales.
Justicia: Disposicin para dar a cada quien lo que le corresponde de acuerdo a la

normatividad legal vigente. Implica el concepto de igualdad y equidad.

Respeto y Tolerancia: Reconocimiento de la dignidad de todo ser humano de su
derecho a ser deferente. Esto permite que la persona interacte con los dems en
3

un clima de equidad e inclusin, con inters por conocer al otro y lograr un

enriquecimiento mutuo.

METODOLOGA DE LA REINGENIERA
1. Preparacin
1.1.

Reconocer la necesidad

La decisin de iniciar una reingeniera vienes desde el departamento de la administracin; la

cual tiene como necesidad implantar la reingeniera para poder disminuir los costos, reducir el
tiempo, buscando la rapidez logando tener una mayor eficiencia laboral.
Otra necesidad fundamental por parte de ellos es ser ms efectivos con sus trabajos ya que se les
asignara un presupuesto de acuerdo sus resultados alcanzados.

1.2.

Objetivos de la Reingeniera

Objetivo General

Realizar una propuesta de reingeniera para el proceso de abastecimiento, que impliquen

un mejoramiento en la funcionalidad administrativa y la calidad del servicio que presta,
a fin de mejorar la atencin ciudadana, optimizar el uso de los recursos pblicos y crear
un ambiente de transparencia a cerca de su actuacin.

Objetivos Especficos

Promover una gestin de calidad y mejora continua en la UGEL

Aumentar la eficiencia en el uso de recursos de la institucin.
Mejorar la profesionalizacin y condiciones de trabajo de los servidores
pblicos.

Mejorar la atencin y la comunicacin transparente con la ciudadana

para poder identificar con precisin sus necesidades y demandas, y

responder con eficiencia a stas.

Optimizar el proceso de abastecimiento en trminos de costo, tiempo y

calidad, para brindar un servicio ms rpido a la ciudadana.

Que la administradora de la UGEL pueda consultar la propuesta para el
rediseo de otros procesos.

1.3.

Capacitar al equipo

El cambio puede ocasionar gran resistencia en los individuos, para poder reducir al
mximo la resistencia se debe considerar:
Comunicar: La falta de informacin adecuada desencadena rumores y murmuraciones,
intensificando as la ansiedad que conlleva. Con una buena comunicacin acerca del
cambio y sus resultados aminora todo eso. La administradora de la UGEL deber
informar claramente el proceso de reingeniera y cules sern las consecuencias que
ocasionar en la organizacin y en el personal.
Formacin del equipo de reingeniera: La participacin del personal permite disear
cambios de gran calidad y superar la resistencia. Los empleados aportan informacin e
ideas diversas que facilitan las innovaciones apropiadas a la situacin. Tambin
identifican las limitaciones y barreras de la implementacin. Al participar en la
planificacin, aumenta la probabilidad de que sus intereses y necesidades se tengan en
cuenta durante la intervencin. Se sentirn entonces comprometidos en la introduccin
de los cambios porque eso corresponde a sus intereses y a sus necesidades.

RESPONSABLE
CARGO
NOMBRE

ROL

FUNCIN

Administradora
UGEL

Jovanni Burga
Maldonado

Lder

Jefe del rea de

Abastecimiento

Deyner Vsquez
Fustamante

Dueo del proceso

Autoriza el proceso
de reingeniera.
Impulsa el esfuerzo
global.
Responsable directo
del proceso y de su
enfoque.

Dway Herbert
Tapia Gonzales.
Sandra Garca
Ojeda.
Personal del rea
Abastecimiento

Pablo Guevara
Prez.

Equipo de reingeniera

Establecer
objetivos, elaborar
los planes para el
esfuerzo del
rediseo.

Mily Dvila
Alberca.

Fuente: Elaboracin propia

Capacitacin: Durante el proceso de la implantacin de la reingeniera en la UGEL- JAN se

brindara capacitacin a todo el personal administrativo del rea de abastecimientos,
capacitndoles de qu manera se va a implantar el proceso de la reingeniera y como deben
trabajar en equipo para poder desarrollar de una mejor manera dicho proceso.

2. Identificacin

2.1. Modelar clientes:

Clientes
Necesidades

Directores de los centros educativos

Recibir la cantidad especificadas
conforme las nminas de
matriculados en un tiempo ptimo.

2.2. Correlacionar recursos:

reas

N de
trabajadores

Secretaria

Gestin administrativa

Abastecimiento

Tcnico de abastecimientos

Gastos

2.3. fijar prioridades de proceso

a. Estructura organizacional
Mediante el organigrama formal de la Institucin se pueden distinguir las siguientes reas.

b. Seleccin del rea piloto

Para conocer la situacin de la organizacin y poder analizar cul de las reas necesita
un proceso de reingeniera, se realiz una entrevista con la representante legal y adems
se observ el trabajo que se realiza dentro de la institucin.
Mediante dicha observacin recogimos datos sobre las actividades de la institucin, la
forma en que las ejecutan, as como los problemas que se presentan.
Para poder seleccionar el rea en la que se realizara reingeniera, basamos nuestra
eleccin mediante tres criterios.

Personal empleado en cada rea.

Presupuesto.
8

Relacin con la misin de la institucin.

Tabla 01 Anlisis de importancia por reas

REA

PERSONAL

rea de Gestin
8
Institucional
rea de Administracin
37
rea de Gestin
15
Pedaggica
rea Asesora Jurdica
3
rea auditora interna
3
TOTAL
66
Fuente: Datos proporcionados por la UGEL.

% PRESUPUESTO

RELACIN CON LA
MISIN

10%

18

60%

40

23%

35

2%
5%

2
5
100%

100%

Como se puede apreciar, el rea de Administracin consta de 37 personas entre

administrativos y operativos, est 40% relacionado con la actividad principal que realiza
la institucin y segn informacin brindada por la administradora, a esta rea se le
asigna el 60% del presupuesto asignado.
Como se observa en la tabla 01, segn nuestros tres criterios de seleccin el rea de
mayor valor para a la institucin, es el rea de Administracin, en la cual realizaremos
la prueba piloto.

Mapeo de procesos de la institucin

Este estudio nos permite conocer el flujo principal de los procesos de la institucin y
determinar las actividades que generan valor para el ciudadano.

MAPA DE PRINCIPALES PROCESOS DE LA INSTITUCIN

2.4. Seleccin de Procesos

a. Procesos quebrantados: Qu proceso estn en mayores dificultades?
b. Procesos principales: Cules ejercen el mayor impacto en los
ciudadanos?

10

3. VISIN
3.1. Entender la estructura del proceso
a. Nombrar el proceso seleccionado: ABASTECIMIENTO
b. Establecer la finalidad del proceso: Realizar la distribucin de bienes materiales a los
Centros Educativos de la jurisdiccin.
c. Procedimiento

Paso N

Actividad

El usuario presenta la solicitud de pedido

Responsable

Usuario

Tiempo

10 minutos

Recepciona el expediente, firma cargo,

registra la documentacin, numera y prepara
la hoja de envi

secretaria

40 minutos

Revisa el expediente y lo deriva al rea de

abastecimientos

Gestin
administrativa

1 da

Coordina con la direccin tcnico

pedaggico sobre la distribucin oportuna de
los materiales tcnicos pedaggicos
remitidos por el ministerio de educacin.

Especialista de
abastecimientos

2 das

Revisa los cuadros de distribucin de

materiales fungibles y los cuadros de
suministro de material pedaggico para las
reas organizacionales y centros educativos
de la jurisdiccin y contrasta con el cuadro
de necesidades

Especialista de
abastecimientos n

1 da

Dispone la elaboracin de los pedidos de

comprobante de salida de acuerdo al
cuadro de distribucin.

Elabora los pedidos de comprobante de

salida (PECOSA) de acuerdo a los cuadros
de suministro de material pedaggico y
cuadros de distribucin de bienes de
almacn.

Especialista de
abastecimientos

2 horas

Tcnico de
almacn

4 horas

11

Revisa y firma las PECOSAS, disponiendo la

distribucin y entrega de los materiales a los
usuarios correspondientes.

Especialista de
abastecimientos

Recepciona los materiales educativos

usuario

TIEMPO TOTAL DE DURACIN

1 hora y 30
minutos

1 da

5 das , 4
horas y 20
minutos

12

a. Diagrama el proceso actual

13

Descripcin de los problemas encontrados

Para poder conocer los problemas que se presentan en la institucin haremos uso del anlisis
FODA.
Anlisis FODA
En base a la informacin proporcionada por la organizacin se realiz el siguiente anlisis
FODA del rea de Administracin (Tabla N 01)
TABLA 01. Anlisis FODA

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

14

Institucin pblica al servicio de los

ciudadanos.
Implementacin de nuevo sistema de
atencin al pblico.
La sede administrativa tiene local propio.
Programa Presupuestal Logros de
Aprendizaje PELA

DEBILIDADES

Mala atencin
Inadecuada distribucin de materiales
educativos.
Practicas obsoletas de almacenamiento de
informacin pblica.
Infraestructura inadecuada.
Carencia de cultura organizacional.
Baja asignacin presupuestal, en las
diferentes reas, que afectan la atencin
de los diferentes programas, actividades,
proyectos, etc.
Niveles de control basados en firmas y
sellos, sin ningn tipo de revisin

Medios informticos para mejorar recursos

de comunicacin, informacin.
Planes de capacitacin por parte del
Ministerio de Educacin, Gobierno Regional
de Cajamarca y la Direccin Regional de
Educacin Cajamarca para el personal de la
UGEL.

AMENAZAS

El estado destina poco presupuesto para

educacin.
Discontinuidad de la poltica educativa por
cambio de gobierno.
Conflictos sociales.
Limitado presupuesto para bienes y servicios
por parte del Ministerio de Economa y
Finanzas MEF.
Factores
climatolgicos
(lluvias
y
deslizamientos durante los meses de enero a
marzo) que imposibilita el normal traslado de
materiales a las instituciones educativas.

Fuente: Elaboracin propia.

Mediante el anlisis FODA pudimos determinar que el principal problema que

tiene la UGEL es que existe una inadecuada distribucin del material educativo.

15

Diagrama de Ishikawa.

Se utilizar el diagrama de causa efecto de Ishikawa para determinar las posibles causas del problema analizado en la tabla 01.

Falta de compromiso
Poca predisposicin
Falta de capacitacin
y desarrollo
Falta de tecnologa

Burocracia

No piensan a
largo plazo

Fuente: elaboracin propia

INADECUADA
DISTRIBUCIN DE
MATERIALES
EDUCATIVOS.

Falta de estantes para

el almacenamiento.

Ausencia de
controles
administrativos y
de inventario
Carencia de
liderazgo

Base de datos
desactualizados

Falta de
planeacin de
los trabajos

El lugar en
donde se
almacenan los
materiales no es
el adecuado

Inadecuado
almacenamiento de
los materiales
educativos

16

Mediante el diagrama se determin las posibles causas del problema de la institucin,

especficamente del rea de abastecimiento.

Falta de compromiso
Falta de planeacin de los trabajos
Burocracia
Falta de capacitacin y desarrollo
Inadecuado almacenamiento de los materiales educativos
Ausencia de controles administrativos y de inventario
El lugar en donde se almacenan los materiales no es el adecuado.

4. SOLUCION

4.1. DISEO TECNICO

4.1.1. Modelar relaciones de entidad

4.1.2. Reexaminar conexiones de los procesos

En este proceso de atender las solicitudes de pedidos de los directores, dicha solicitudes
se le hacan llegar al jefe de gestin administrativa, con el objetivo de poder optimizar el
flujo de trabajo se obviara este paso, debido a que el rea de gestin administrativa no
tiene ninguna conexin con el rea de abastecimiento y adems dicha rea se encarga de
revisar solicitudes (reubicacin de docentes, plaza de docentes, certificacin
presupuestal, contratacin de docente, etc.), que hacen que la solicitud de pedido de los
directores se demore un da en pasar al rea de abastecimiento.

Secretara

Gestin
administrati
va

Abastecimie
nto

17

4.6 Reubicar y reprogramar controles

Paso N

Actividad

El usuario presenta la solicitud de pedido

Responsable

Usuario

Recepciona el expediente, firma cargo, registra la

documentacin, numera y deriva al rea de
Abastecimientos.

Secretaria

Recepciona y coordina con la direccin tcnico

pedaggico sobre la distribucin oportuna de los
materiales tcnicos pedaggicos remitidos por el
ministerio de educacin.

Especialista de
abastecimientos

Dispone la elaboracin de los pedidos de

comprobante de salida de acuerdo al cuadro de
distribucin.

Elabora los pedidos de comprobante de salida

(PECOSA) de acuerdo a los cuadros de
suministro de material pedaggico y cuadros de
distribucin de bienes de almacn.

Revisa y firma las PECOSAS, disponiendo la

distribucin y entrega de los materiales a los
usuarios correspondientes.

Tiempo

10 minutos

40 minutos

1 das

Especialista de
abastecimientos

2 horas

Tcnico de
almacn

4 horas

Especialista de
abastecimientos

1 hora y 30
minutos

18

Recepciona los materiales educativos

TIEMPO TOTAL DE DURACIN

Usuario

1 da

2 das , 8
horas y 20
minutos

19

20

4.4 Consolidar interfaces e informacin

Recepciona el expediente, firma cargo, registra la documentacin, enumera y deriva al
rea de Abastecimientos.
Para poder reducir tiempo, la secretaria se encargara de revisar y derivar el expediente al
especialista de abastecimientos, de tal manera que el Jefe de rea de gestin administrativa ya
no influir.
Recepciona y coordina con la direccin tcnico pedaggico sobre la distribucin
oportuna de los materiales tcnicos pedaggicos remitidos por el ministerio de
educacin.
Despus que la secretaria lo deriva el expediente al especialista de Abastecimientos, l lo
recepciona y coordina con la direccin tcnico pedaggico, ya no ser necesario revisar los
cuadros de distribucin de los materiales fungibles, ya que eso se realizara con tiempo por
parte de un trabajador del rea de almacn.
4.5 Reubicar y reprogramar controles.
Se pretende reducir el nmero de actividades que no agregan valor en el proceso, simplificando
la estructura de su control.
Revisar el expediente y lo deriva al rea de Abastecimientos esta funcin le
corresponda al Jefe del rea de Gestin Administrativa y para poder reducir el nmero
de actividades, el menor posible del tiempo; la secretaria estar encargada de realizar
este trabajo.
Revisa los cuadros de distribucin de materiales fungibles y los cuadros de suministro
de material pedaggico para las reas organizacionales y centros educativos de la
jurisdiccin y contrasta con el cuadro de necesidades, esta funcin le corresponda al
especialista de Abastecimientos pero aplicando la reingeniera esta actividad se ha
eliminado del proceso de la entrega de los libros ya que como se explic anteriormente
este proceso estar encargado por un trabajador del rea de almacn.

21

4a.9 Aplicar tecnologa

Se usaron tecnologas de almacenamiento de datos, anlisis y presentacin en todas las

actividades desde entrada de pedido en adelante.
Aplicando la reingeniera en el rea de Abastecimientos de la Unidad de Gestin
Educativa Local- Jan se implementara tecnologa es decir que para poder llevar a cabo
los inventarios, se especificara en las tarjetas llamadas CARDEX y luego se pasara
todos los datos a la computadora; para que de tal manera se lleve un mejor control de
los libros que se encuentran en almacn, ingresan y los que salen.
Se implementara un sistema informtico para que automticamente nos de informacin
y detalles de los bienes que existen en almacn e incluidos los libros enviados por el
Ministerio de Educacin.
Capacitar al personal acerca de todos los manejos y sistemas implementados para que
ellos puedan conocer y realizar sus actividades diarias y con ello el tiempo de atencin a
los profesores y directores se reducir.
Al personal se le brindara todos los materiales necesarios que ellos puedan necesitar
para el mejor desempeo de su trabajo.
A) Diseo Social

Aqu el propsito ser especificar las dimensiones sociales de los procesos.

Tarea #4b.1: Facultar a empleados que tienen contacto con clientes.
Secretaria: Con la recepcin del expediente, la firma de cargo, registra la documentacin,
enumera; parte de sus funciones tambin ser que estar encargada de revisar y derivar el
expediente al especialista de Abastecimientos. Esta funcin detallada era responsabilidad
del jefe del rea de Gestin Administrativa, ahora que aplicaremos la reingeniera este
trabajador dejara de participar dentro de los procesos de la entrega de libros.
Tarea # 4b.4: Definir necesidades de destrezas y personal.

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