EL SISTEMA CONTABLE PARA EL AREA DE EXISTENCIAS

DEFINICIONES

Las existencias son elementos de un inventario propiedad de la empresa, que

forman parte del activo circulante, integrndose en el ciclo de explotacin con la
finalidad de convertirse en efectivo a travs de su venta a los clientes.
Estos bienes, posedos por la empresa y destinados a su venta en el curso
ordinario de la explotacin, pueden haber sido adquiridos en el exterior de la
empresa u obtenidos a travs de un proceso interno de transformacin, dando
lugar a una larga enumeracin de bienes susceptibles de ser incluidos en las
existencias, tantos como los que pueden ser vendidos o transformados.
PROPIEDAD DE LAS EXISTENCIAS

Las existencias, al ser un activo constituido por elementos de un inventario, exigen que
ste sea propiedad de la empresa. La prctica comercial plantea, en algunos casos, serias
dudas acerca de la propiedad del bien susceptible de ser catalogado dentro de las
existencias. Se cuestiona el momento en el cual deben darse de alta o baja en el
patrimonio de la empresa.
Como norma general, este momento se identifica cuando se produce el cambio de
propiedad, o dicho de otra forma, cuando se produce el cambio de responsabilidad para
responder sobre la integridad de los bienes. La respuesta se encuentra al identificar
quin asumira las prdidas del bien si se quema, pierde o deteriora. El ente responsable
es quien lo tiene que registrar en sus existencias.
De esta forma, ante la duda, habr que consultar, en una operacin de compra interior, el
contrato o clusula de seguro a fin de determinar en qu momento la mercanca deja de
pertenecer al proveedor, pasando a incorporarse al activo de la empresa. En el caso de
una importacin debe revisarse la clusula de importacin a fin de determinar el
momento de traslacin de la propiedad.

En sntesis, se puede decir que se incluyen en existencias:

a) Los elementos que se encuentren fsicamente en la empresa, con las siguientes
excepciones:
- Los recibidos en consignacin.
- Los recibidos en depsito.
- Los que estn pendientes de aprobar su compra.
Y en general se exceptuarn todos aquellos cuyos riesgos derivados de la propiedad no
sean de la empresa
b) Los elementos en poder del proveedor pero sobre los que se mantienen riesgos de su
propiedad.
c) Los que estn en consignacin en poder de los clientes.
d) Los que se hayan entregado en depsito por cualquier razn: almacenaje, reparacin,
procesamiento, etc.
e) Los que se encuentren en trnsito hacia un cliente que no se hayan transferido los
riesgos.
f) Los que se encuentren en trnsito hacia la empresa y se hayan transferido los riesgos.
INVENTARIO

Los sistemas de control que las empresas realizan sobre el trfico de las existencias
pueden diferenciarse en el control llevado administrativamente y el realizado
peridicamente mediante el recuento fsico, que son conocidos como inventarios
permanentes y peridicos respectivamente.
a) Inventario peridico
Consiste en la realizacin de un inventario de forma que se recuenten
fsicamente las existencias que sean propiedad de la empresa,
independientemente de su localizacin.

 Las unidades fsicas contadas se multiplican por el valor asignado a cada

coste unitario, dando lugar al valor de las existencias que deber aparecer
en el activo.
Ventaja:
Ventaja es que tiene un menor coste de control y su inconveniente es que las
existencias no se pueden conocer de otra forma que no sea la realizacin de un
recuento fsico, con todos los inconvenientes que ello plantea (cierre de
almacenes, coste de tiempo, etc.), dando lugar a una carencia de informacin
del valor de este activo durante los perodos que no se realice el inventario y,
consiguientemente, el desconocimiento del resultado.
b) Inventario permanente
Supone el control de entradas y salidas tanto en unidades fsicas como por su valor, de
forma administrativa a travs de unos registros de entradas y salidas. Permite el
conocimiento en todo momento del valor de existencias a lo largo del ejercicio y, de
forma derivada, de los resultados.
Este sistema de control abre la posibilidad a la aplicacin de un conjunto de tcnicas,
como el establecimiento de un control de rotura de stocks a partir del propio inventario,
que sin duda mejora la gestin de estos bienes. Las aplicaciones informticas han
permitido el desarrollo del inventario permanente que, como resulta evidente, exige
unos medios superiores que el inventario fsico.
Es importante destacar el hecho de existir un inventario permanente no exime a la
empresa de la realizacin de un recuento fsico peridico, con el fin de comprobar el
mismo y detectar y ajustar las diferencias detectadas que pudieran deberse a deterioros,
prdidas y robos.

DEPRECIACIN DE LAS EXISTENCIAS

Cuando el valor de mercado de las existencias es inferior a su precio de adquisicin o

coste de produccin, se produce una situacin de depreciacin. Las depreciaciones se
originan por factores variables tanto internos como externos. Entre los primeros, una
bajada en los precios supondr una prdida si se vendiese en ese momento, pero de igual
forma que han cado pueden volver a subir si las condiciones de mercado cambian.
Entre los factores internos que pueden producir una depreciacin cabe mencionar la
obsolescencia de las mismas por permanencias dilatadas de tiempo en el almacn.
Luego siempre que se d alguna de estas circunstancias que lleven a una prdida de
caractersticas reversibles, se deber dotar la oportuna provisin, salvo que las
mercancas estn sujetas a un contrato de venta en firme, puesto que existe una garanta
de realizacin que no estar afectada por las variaciones de mercado, siempre que el
valor pactado sea superior al coste de la operacin.
La provisin indica una posible prdida de valor, sin existir una certeza absoluta de que
se produzca, llevndose a gastos una partida que es susceptible de eliminacin posterior,
sin afectar al coste histrico de las existencias. Este carcter de reversibilidad
caracteriza a las provisiones, ya que si las prdidas fuesen irreversibles o no
recuperables supondran una prdida definitiva, que implicara dar de baja el activo y
reflejar la prdida en resultados.