SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Cdigo

SGC-DA-CDR

Fecha

16/03/2015

Versin

Pgina

1 de 4

Controles definidos para documentos y registros:

Requisito
De los documentos
a) Aprobar los documentos en
cuanto a su adecuacin antes de
su emisin.

b)

Revisar y actualizar los

documentos cuando sea necesario
y aprobarlos nuevamente.

c)

Asegurarse de que se identifican

los cambios y el estado de la
versin vigente de los
documentos.

d)

Asegurarse de que las versiones

pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso.

e)

Asegurarse de que los

documentos permanecen legibles
y fcilmente identificables.

f)

Asegurarse de que los

documentos de origen externo,
que se determina que son
necesarios para la planificacin y
la operacin del SGC, se
identifican y que se controla su
distribucin.
Prevenir el uso no intencionado
de documentos obsoletos, y
aplicarles una identificacin
adecuada en el caso de que se
mantengan por cualquier razn.

g)

Criterio
Todos los documentos deben ser
sometidos al Gerente para su
aprobacin.
Por poltica, todos los documentos del
SGC se revisan en el perodo
comprendido entre enero y marzo, para
incorporar las modificaciones que
fuesen necesarias para operar en las
faenas donde la organizacin desarrolla
sus servicios. De esta manera se
evidencia un control permanente de los
documentos del SGC.
Los cambios en los documentos y en las
versiones se registran apropiadamente.
Por principio de la Gerencia, todos los
documentos del SGC, con excepcin de
los registros, son de acceso total y
abierto para lectura.
Se considera dejar solo una copia
electrnica de los documentos en las
versiones anteriores para efectos de
anlisis y trazabilidad. Dicha copia ser
resguardada por la Representante de la
Gerencia.
Dado que los documentos se manejan
en formato electrnico, en la revisin
anual, se revisa si sta es compatible
con los softwares empleados, dejando
siempre almacenada una copia en la
versin actualizada.

Medio de verificacin adicional

Lista Maestra de Documentos (LMD);
Registro de Modificacin de
Documentos (SGC-FOR-RMD).

Control de versin en cada

documento.

Registro de Modificacin de
Documentos (SGC-FOR-RMD); Control
de versin en cada documento.

Copia impresa, ubicada en la Gerencia,

en carpeta denominada Sistema de
Gestin de Calidad.

Nombre de cada archivo electrnico y

versin aplicable del software usado.

Los documentos de origen externo son

identificados por la gerencia o por su
Representante quien los registra en el
Listado Maestro de Documentos (LMD),
almacenando una copia, idealmente en
formato electrnico pdf.

Listado Maestro de Documentos

(LMD).

Se encuentra estrictamente prohibido

sacar copias electrnicas de los
documentos, quien requiera revisar un
documento puede consultarlo al
Representante de la Gerencia, o revisar

Copia impresa, ubicada en la oficina

del Coordinador, en carpeta
denominada Sistema de Gestin de
Calidad.

DOCUMENTO NO CONTROLADO CUANDO ES IMPRESO. VERIFICAR SU ESTADO DE VIGENCIA

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h)

Modificaciones.

i)

Accesibilidad.

una copia en papel impresa para el

efecto.
Cualquier persona puede solicitar una
modificacin a un documento, en la
medida que sea requerido para mejorar
el SGC o el servicio prestado.
Cualquier miembro de la organizacin
puede solicitar acceso a la
documentacin del SGC cuando lo
estime pertinente. Solo se restringe el
acceso a los archivos, los cuales son
limitados al equipo administrativo o de
gerencia.

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SGC-DA-CDR

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Formulario SGC-FOR-EMD Eliminacin

y Modificacin de Documentos.

Copia impresa, ubicada en la oficina

de la Gerente, en carpeta denominada
Sistema de Gestin de Calidad.

De los registros

Identificacin.

Todo registro se identifica

apropiadamente a travs de su
formulario y de otros elementos tales
como el ao de emisin, y el nmero del
evento. Por ejemplo SGC-ACAP-2015AI1, Accin correctiva / preventiva n 1 de
la auditora interna 2015

Archivo electrnico con los registros

de cada ao (2014, 2015, etc.).

Almacenamiento.

Los registros del SGC se almacenan en

formato electrnico, los registros
operacionales se almacenan en registro
fsico (papel) cuando as sea requerido
(por ejemplo, listas de verificacin).

Oficina de Gerencia en carpeta fsica,

carpeta electrnica

3.

Proteccin.

Por disposicin interna, solo el personal

administrativo y de la Gerencia tiene
acceso a los registros del SGC direccin.
Cuando sea considerado pertinente, el
Director podr autorizar verbalmente
que otras personas tengan acceso
temporal a los registros (por ejemplo,
personal de la organizacin, auditores o
inspectores externos), entendindose
aplicable los requisitos de
confidencialidad pertinentes.

No requiere.

4.

Recuperacin.

Todos los archivos deben ser

rpidamente recuperables por: a) tema;
b) orden cronolgico; c) rea.

Sistema de archivo de registros.

5.

Retencin.

Los registros del SGC se retienen por un

perodo no inferior a tres (3) aos, ni
superior a 5 (vida til prevista de los
mviles), salvo en casos justificados por

Carpeta de registros

1.

2.

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razones contables, financieras u otras

pertinentes.

6.

7.

8.

Disposicin de los registros.

Los registros deben permanecer

legibles, fcilmente identificables
y recuperables.

Clasificacin de los documentos

Control de registros:
Identificacin del
Versin
Registro
SGC-FOR-ARG Acta de
1
Revisin por la Gerencia
SGC-FOR-IAI Informe de
1
Auditora Interna
SGC-FOR-LMD Lista
1
Maestra de Documentos
SGC-FOR-OC Objetivos
1
de Calidad
SGC-FOR-PAI Plan de
Auditoria Interna
SGC-FOR-EPR
Evaluacin de
proveedores recurrentes
SGC-FOR-PSC Planilla
de Seguimiento y
Control

Al trmino de su vida til, se realiza la

eliminacin de los registros del SGC
mediante su destruccin fsica o su
eliminacin electrnica.
Queda estrictamente prohibido alterar,
modificar o realizar cualquier accin
que atente contra la legibilidad o la
identificacin de los registros. Todos los
registros deben ser fcilmente
recuperables por personal de la
direccin.
Los documentos se clasifican en:
a) Manual de calidad;
b) Procedimientos (grficos) SGC-PGXX y SGC-PO-XX para distinguir
entre los procedimientos de gestin
y operacionales;
c) Documentos de apoyo SGC-DA-XX;
d) Formularios SGC-FOR-XX;
e) Documentos externos,

No requiere.

No requiere.

No requiere

Almacenamiento

Proteccin

Recuperacin

Retencin

Electrnico

Clave escrita

Por fecha

3 aos

Electrnico

Clave escrita

Por fecha

3 aos

Electrnico

Clave escrita

Por fecha

Indefinida

Electrnico

Clave escrita

Por fecha

3 aos

Electrnico

Clave escrita

Por fecha

3 aos

Carpeta
histrica

Electrnico

Clave escrita

Por fecha

3 aos

Carpeta
histrica

Electrnico

Clave escrita

Por fecha

3 aos

Carpeta
histrica

DOCUMENTO NO CONTROLADO CUANDO ES IMPRESO. VERIFICAR SU ESTADO DE VIGENCIA

Disposicin
Carpeta
histrica
Carpeta
histrica
Carpeta
histrica
Carpeta
histrica

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SGC-PAD Planilla de
Anlisis de Datos
SGC-DA-FIP Ficha de
inscripcin de
participantes

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Electrnico

Clave escrita

Por fecha

3 aos

Carpeta
histrica

Electrnico

Clave escrita

Por fecha

3 aos

Carpeta
histrica

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