Documentos Tributarios Electrnicos

1. Principales ventajas
1.1.La utilizacin de (DTE(s)), no exige la impresin de talonarios de
facturas, notas de crdito y dbito y guas de despacho.
1.2.Desaparece la exigencia de respaldos contables fsicos por parte del
SII.
1.3.No utiliza impresoras de matriz de punto.
1.4.La impresin de documentos, si es del caso, es en papel carta.
1.5.La obtencin y anulacin de Folios es en lnea.
1.6.Agiliza los procedimientos de control y gestin de los Documentos
Tributarios (DT(s)).
1.7.Disminuye
considerablemente
administrativo de los (DT(s)).

el

costo

de

los

procesos

1.8.Mejora la comunicacin con clientes y proveedores y, el SII.

1.9.Agiliza informacin de (DTE(s)) Factorizados.
2. Principales caractersticas
2.1.No existe la modalidad de anular un DTE; esta accin se hace a
travs de una nota de crdito en el Sistema Financiero universitario
(SF).
2.2.La funcin que cumple el Software Suite Electrnica (Software
administrador de los (DTE(s))) es transparente al usuario final, el cual
contina trabajando sobre el SF.
2.3.Se incorpora la emisin de guas de despacho en el Sistema
Financiero, y se dispone de la informacin asociada para ser enviada
al SII, si ste as lo requiere y va electrnica.
2.4.Los (DTE(s)), tienen un mximo de lneas para incluir la glosa,
debiendo, si es del caso, emitir ms de un documento de un mismo
tipo, para incluir todo el detalle asociado a la transaccin.
2.5.Garantiza la informacin de (DTE(s)) Factorizados.

3. Contingencias
Frente a contingencias que impidan el funcionamiento del SF o el
software
Suite Electrnica, est permitido la confeccin de
documentos manuales, previa autorizacin del administrador de la Suite
Electrnica. Se recomienda la utilizacin de documentos manuales slo si
la imposibilidad de utilizar el sistema computacional es superior a tres
das y/o en casos de extrema urgencia.

4. Recomendacin
Se aconseja proveer a las estaciones de trabajo dispuestas para la
emisin de (DTE(s)), de una impresora lser o de inyeccin de tinta o, si
es del caso, disponer de una conexin Intranet a fin de utilizar una
impresora remota.
5. Procedimientos
5.1.

Emisin de (DTE(s))

5.1.1.

Usuario final - Sistema Financiero

5.1.1.1. Genera
un
procedimiento
siempre).

documento
Tributario
(DT)
segn
estndar
(exactamente
igual
que

5.1.1.2. Mientras no se emita este documento, la informacin del

DT reposa en el Sistema Financiero (exactamente igual
que siempre).
5.1.1.3. Emite DT,
automtica.

generndose

tres

eventos

en

forma

5.1.1.3.1.

Suite Electrnica asigna N de Folio de DTE en forma

automtica.

5.1.1.3.2.

Sistema financiero genera

Comprobante Contable y

automticamente

un

5.1.1.3.3.

Suite Electrnica genera el DTE en PDF y enva al

usuario final.

5.1.1.4. Si es del caso, imprime el DTE en papel carta (no se

utiliza impresora de matriz de punto).

Descripcin del flujo de DTE, en el cual no interviene el usuario

final
5.1.2.

Suite Electrnica

5.1.2.1. Asigna N de Folio de DTE en forma automtica.

5.1.2.2. Genera el DTE en PDF y enva al usuario final.
5.1.2.3. Enva el DTE al Cliente.
5.1.2.4. Enva informacin del DTE al SII.
5.1.2.5. Recibe confirmacin del (DTE) por parte del SII.
5.1.2.6. Recibe acuso de recibo del DTE por parte del cliente.
5.1.2.7. Recibe aprobacin o rechazo del DTE por parte del
cliente.

5.1.2.8. Enva al Sistema Financiero la aprobacin o rechazo

del DTE por parte del cliente.
5.1.2.9. Enva Libro de Ventas.
Nota: El envo y recepcin de (DTE (s)) se hace va correo electrnico
cuyo dominio es exclusivo para este tipo de comunicacin.
5.1.3.

Sistema Financiero

5.1.3.1. Genera automticamente un comprobante contable.

5.1.3.2. Genera Libro de Ventas.
5.1.4.
5.1.4.1.

Suite Electrnica
Enva notificacin de Aceptacin o Rechazo al usuario
final.

Etapa final en la emisin del DTE, en la cual nuevamente

interviene el usuario final
5.1.5.

Usuario final Sistema Financiero

5.1.5.1. Rescata del Sistema financiero aceptacin o rechazo del

DTE.
5.1.5.2. Si procede, emite Nota de Dbito.
5.1.5.3. Para DTE aceptados, mantiene la funcin de cobranza y
recaudacin.
5.1.5.4.

5.2.

Para DTE rechazados comercialmente, emite Nota

de Crdito; documento que sigue el
proceso ya
descrito anteriormente.

Recepcin de (DTE(s))

5.2.1.

Suite Electrnica

5.2.1.1. Captura (DTE(s)).

5.2.1.2. Confirma Recepcin de (DTE(s)) a proveedores.
5.2.1.3. Recibe Aceptacin o Rechazo de (DTE(s)) por parte del
usuario final.
5.2.1.4. Enva Aceptacin o Rechazo de (DTE(s)) a proveedores.
5.2.1.5. Notifica Aceptacin o Rechazo de (DTE (s)) al SII.
5.2.1.6. Captura informacin de factorizacin de (DTE (s)).
5.2.1.7. Enva Libro de Compras al SII.
Nota: El envo y recepcin de (DTE (s)) se hace va correo electrnico
cuyo dominio es exclusivo para este tipo de comunicacin.
5.2.2.

Administrador de la Suite Electrnica

5.2.2.1. Verifica la existencia de Orden de Compra dentro del

Sistema Financiero y enva (DTE(s)) al usuario final.
5.2.2.2. Detecta pertenencia de (DTE (s)) sin Orden de Compra y
enva al usuario final.
5.2.2.3. Comunica al usuario final sobre cesin de (DTE(s)).
5.2.3. Usuario final Sistema Financiero
5.2.3.1. Enlaza (DTE(s)) con Orden de Compra.
5.2.3.2. Genera Egreso Centralizado o Descentralizado.
5.2.3.3. Verifica la existencia de cesin de (DTE (s)) y paga a quien
corresponda, proveedor o empresa de Factoring.
5.2.3.4. Si procede, Ingresa Notas de Crdito
Nota: quien paga, Centralizado o Descentralizado retiene 4 copia
cedible.
5.2.4.

Sistema Financiero

5.2.4.1. Genera Libro de Compras.

5.3.

Recepcin de DT (s) No Electrnicos

5.3.1.

Usuario final

5.3.1.1. Acepta o Rechaza DT(s).

5.3.1.2. Si procede, devuelve DT(s) al proveedor.
5.3.1.3. Enlaza DT(s) con Orden de Compra.
5.3.1.4. Ingresa
Financiero.

DT(s) sin

Orden

de

Compra

al

Sistema

5.3.1.5. Genera Egreso Centralizado o Descentralizado.

5.3.1.6. Retiene 4 copia cedible y paga DT(s).
Nota: quien paga, Centralizado o Descentralizado retiene 4 copia
cedible.
5.3.2. Sistema Financiero
5.3.2.1.

Compromete al cierre de DT(s) el presupuesto de la

Unidad de Registro.

5.3.2.2. Genera al cierre de DT(s) el Comprobante Contable.

5.3.2.3. Genera Libro de Compras.
5.3.3.
5.3.3.1.

Suite Electrnica
Captura del Sistema Financiero la Informacin de los
DT(s) va Libro de Compras.

5.3.3.2. Enva Libro de Compras al SII.