FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

La disciplina administrativa
Conceptualizacin
La administracin es una actividad inherente a cualquier grupo social. A partir
de esto es posible conceptuar la administracin, en forma simple, como:
El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor
eficiencia y el menor esfuerzo posibles.

Analizando las definiciones de varios autores todos concuerdan de otra

manera, en que el concepto de administracin esta integrado por los siguientes
elementos:
Objetivo. Es decir, que la administracin siempre esta enfocada a lograr fines o
resultados.
Eficiencia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del
producto o servicio en trminos de cantidad y tiempo.
Eficiencia. Se refiere a hacer las cosas bien . es lograr los objetivos
garantizando los recursos disponibles al mnimo costo y con la mxima calidad.
Grupo social. Para que la administracin exista es necesario que se de dentro
de un grupo social.
Coordinacin de recursos. Para administrar se requiere combinar sistematizar y
analizar los diferentes recursos que intervienen dentro de un fin comn.
Productividad. Es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para
producir un determinado bien o servicio: Es la obtencin de los mximos
resultados con el mnimo de recursos en trminos de eficiencia y eficacia.
Con los anteriores elementos es posible emitir una definicin integral de la
administracin:
Proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un
grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad.

CARACTERISTICAS
La administracin como cualquier otra disciplina posee ciertas caractersticas
inherentes que la diferencian de otras, como las muestra el siguiente cuadro:

UNIVERSALIDAD.- Existe en cualquier grupo social y es susceptible de

aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejercito, en un
hospital, en un evento deportivo, etc.
VALOR INSTRUMENTAL.- Dado que su finalidad es eminentemente practica,
la administracin resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si
misma: mediante esta se busca obtener determinados resultados.
UNIDAD TEMPORAL.- Aunque para fines didcticas se distingan diversas
fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan
aisladamente. La administracin es un proceso dinmico en el que todas sus
partes existen simultneamente.
AMPLITUD DE EJERCICIO.- Se aplica en todos los niveles o subsistemas de
una organizacin formal.
ESPECIFICIDAD.- Aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y
tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter
especifico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en
ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniera industrial.

INTERDISCIPLINARIEDAD.- La administracin es afn a todas aquellas

ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
FLEXIBILIDAD.- Los principios administrativos se adaptan a las necesidades
propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la
administracin es inoperante.
PRINCIPIOS
El administrador debe obedecer ciertas normas o reglas de comportamiento,
esto es, principios generales que le permitan desempear bien sus funciones
de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. De all surgieron los
llamados principios de la administracin, desarrollados por casi todos los
autores clsicos.
PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN PARA URWICK
Urwick fue un autor que provoc divulgar los puntos de vista de los autores
clsicos de su poca. Cuatro principios de administracin fueron propuestos por
Urwick:
Principio de la especializacin: una persona debe realizar una sola funcin
en cuanto fuere posible, lo que determina, una divisin especializada del
trabajo.
Principio de autoridad: debe haber una lnea de autoridad claramente
definida, conocida y reconocida por todos, desde la cima de la organizacin
hasta cada individuo de base.
Principio de la amplitud administrativa: este principio (span of control)
destaca que cada superior no debe tener ms que un cierto nmero de
subordinados. El superior no tiene solo personas para supervisarlas, sino
tambin, las relaciones entre las personas que supervisan.
Principio de la definicin: los deberes, autoridad y responsabilidad de cada
cargo y sus relaciones con los otros cargos deben ser definidos por escrito y
comunicados a todos.
PRINCIPIOS UNIVERSALES DE FAYOL
Divisin de trabajo: consiste en la especializacin de las tareas de las
personas para aumentar la eficiencia.
Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar rdenes y el
poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural
de la autoridad. Ambas deben estar equilibradas entre s.
Disciplina: depende de la obediencia, aplicacin, energa, comportamiento y
respeto por los acuerdos establecidos.

Unidad de mando: cada empleado debe recibir rdenes de slo un superior.

Unidad de direccin: una cabeza y un plan para cada grupo de actividades
que tengan un mismo objetivo.
Subordinacin de los intereses individuales a los intereses generales:
los intereses generales deben sobreponerse a los particulares.
Remuneracin del personal: debe haber una justa y garantizada
satisfaccin para los empleados y para la organizacin en trminos de
retribucin.
Centralizacin: se refiere a la concentracin de la autoridad en la alta
jerarqua de la organizacin.
Jerarqua o cadena escalar: es la lnea de la autoridad que va desde la
escaln ms alto al ms bajo.
Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Es el orden material y
humano.
Equidad: amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal.
Estabilidad y duracin (en un cargo) del personal: la rotacin tiene un
impacto negativo sobre la eficiencia de la organizacin. Cuanto ms tiempo
una persona permanezca en un cargo, mejor.
Iniciativa: la capacidad e visualizar un plan y de asegurar su xito.
Espritu de equipo: la armona y la unin entre las personas constituyen
grandes fuerzas para la organizacin.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:
Podemos definir a la administracin como un proceso en el cual el
administrador desempea las funciones administrativas de planeacin,
organizacin, integracin de personal, direccin y control, para alcanzar con
eficiencia los objetivos de la empresa mediante el diseo, creacin y
mantenimiento de un ambiente laboral en el que las personas puedan trabajar
en equipo.
La administracin es aplicable en todo tipo de empresa u organizacin, y por
todos los administradores en cada uno de los niveles de la misma para
alcanzar las metas de sus departamentos y ultimadamente las metas comunes
de la organizacin de la manera ms eficiente, para as alcanzar rendimientos
ptimos. Los administradores deben, pues, utilizar sus recursos buscando
siempre la mayor eficacia y eficiencia.
FUNCIONES

Nuestra definicin funcional describe a los administradores como planificadores

organizadores lideres y controladores de la organizacin. En realidad todo
administrador (desde el director de programas de un club universitario hasta el
presidente del ejecutivo de las empresas multinacional) asume una gama
mucho mas amplia de papeles o funciones para conducir la organizacin a su
objetivos establecidos. En un sentido amplio, un rol es la conducta que se
espera de un individuo dentro de una unidad social. Para los propsitos de la
teora de la administracin un rol es la conducta esperada de alguien dentro de
la unidad funcional. Por tanto los roles son inherentes a las funciones.
Henry Mintzberg hizo una encuesta exhaustiva sobre las investigaciones de la
poca acerca de este tema y las integro con los resultados de su propio estudio
de las actividades de cinco presidentes ejecutivos. La encuesta combinada
abarcaba todas las clases y niveles de administradores.
Mintzberg llego ala conclusin de que existe considerable semejanza en el
comportamiento de los administradores en todos los niveles. Afirma que todos
poseen autoridad formal sobre las unidades de su organizacin y que la
autoridad les confiere un status(condicin) este status hace que tenga
relaciones interpersonales con los subordinados colegas y superiores quienes a
su vez les suministran la informacin que necesitan para la toma de decisiones.
Esos aspectos diferentes de su trabajo los impulsan en todos los niveles a
asumir una serie de papeles(funciones)interpersonales, informativos,
decisiones, que Mintzberg defini como conjunto organizados de
comportamientos.
ROLES INTERPERSONALES.
Tres roles interpersonales figura administrativa, lder y enlace que en ocasiones
parecen ser rutinarios ayudan a los administradores a mantener sus
organizaciones funcionando normalmente.
FIGURA DIRECTIVA. Como figura directiva, el administrador desempea
funciones como cabeza de la unidad: atiende visitantes, asiste a las bodas de
los subordinados. Los administradores son smbolos y personifican tanto a los
miembros de la organizacin como para observadores externos los aciertos y
los fracasos de una organizacin. Con frecuencia se les considera responsables
de resultados sobre los cuales tienen poco o ningn control como ocurre con
los frecuentes despidos de entrenadores deportivos.
LIDER: Como los administradores trabajan con la gente y a travs de ella son
responsables de las acciones de los subordinados as como de las suyas
propias de lo cual deben rendir cuentas. De hecho el xito o el fracas. Puesto
que los administradores tienen subordinados y otros recursos son capaces de
lograr mas que los que son administradores lo cual desde luego significa que
se espere que logren mas que otros miembros de la organizacin.
ENLACE: Al igual que los polticos los administradores deben aprender a
trabajar dentro o afuera de la organizacin con cualquier persona que puedan

ayudarles a lograr los objetivos de la organizacin. Todos los administradores

efectivos juegan ala poltica en el sentido de que forman redes de
obligaciones reciprocas con otros administradores dentro de la organizacin.
As mismo puedan formar alianzas o coaliciones o unirse a ellas. Los
administradores confan en estas relaciones para ganar apoyo a sus propuestas
y decisiones y la cooperacin en la realizacin de diversas actividades.
ROLES INFORMATIVOS
Recibir y comunicar informacin sugiere Mintzberg son los aspectos mas
importantes del trabajo de un administrador los administradores necesitan
informacin para tomar decisiones, oportunas, inteligentes y otras personas de
la organizacin dependen de la informacin recibida o transmitida a travs de
los administradores Mintzberg identifica tres roles:
SEGUIMIENTO. Los administradores buscan constantemente informacin til
tanto dentro como fuera de la organizacin. Preguntan entre sus subordinados
y recaban informacin extraoficial por lo general a travs de redes de
contactos es frecuente que el seguimiento convierta a los administradores en
los miembros mejor informados de sus grupos.
DIVULGACIN. Los administradores distribuyen informacin importante entre
los subordinados. Parte de esa informacin coloquial y se recaban en juntas de
personal y en memorndums; sin embargo, en partes de basa en anlisis e
interpretaciones de eventos que realiza un administrador. El administrador es
responsable de asegurar que los subordinados dispongan de la informacin
necesaria para desempear sus funciones.
VOCERO: Los administradores tambin transmiten informacin a gente ajena a
sus propias reas de trabajo mantener bien informados a los superiores es
importante este rol. Al igual que algunos diplomticos los administradores
pueden hablar de su trabajo dentro de la organizacin o bien representar a
toda la organizacin al trata con clientes, contratistas, y funcionarios pblicos.
ROLES DE TOMA DE DECISIONES
Segn Mintzberg la informacin es el insumo basico para los administradores
que toman decisiones quienes desempean cuantro roles en la toma de
decisiones.
EMPRENDEDOR. Los administradores buscan sus unidades. Por ejemplo cuando
tienen algo en mente pueden lanzar un proyecto de desarrollo para hacerlo
realidad. En este papel inician el cambio por voluntad propia.
MANEJO DE CONTRATIEMPOS. Ninguna organizacin funciona sin problemas
todo el tiempo. Es de esperar que los administradores lo resuelvan todo y sigan
adelante aun en base a decisiones populares.
Para tomar estas decisiones difciles los administradores deben tener la
capacidad para pensar en forma analtica y conceptual. El pensamiento

analtico implica dividir en problema en sus componentes analizarlos y despus

discutir una solucin factible. La habilidad para pensar en forma conceptual es
aun ms importante significa considerar toda una tarea en abstracto y
vincularla con otras labores. La capacidad para apreciar las principales
implicaciones de una decisin es esencial si el administrador debe cumplir los
objetivos tanto de una unidad de trabajo como de una organizacin mayor.
ASIGNACIN DE RECURSOS: Cualquier administrador afronta gran cantidad de
objetos organizacionales, los cuales compiten por tiempo y recursos. Como
tales recursos son siempre limitados. Cada administrador debe lograr
balancear diversos objetivos y mltiple necesidades.
NEGOCIAR. Los administradores emplean gran parte de su tiempo en negociar
porque solo ellos poseen la capacidad y los conocimientos que este rol exige.
Algunas de estas negociaciones ataen a organizaciones externas.

NIVELES
ADMINISTRADORES DE NIVEL PRIMARIO. El nivel ms bajo en una organizacin
donde los individuos son responsables del trabajo de otros recibe el nombre de
administradores de nivel primario (o de primer nivel). Slo son responsables
del trabajo de los empleados operativos y no supervisan a otros
administradores; compones el nivel primario o inferior en la jerarqua de la
organizacin.
ADMINISTRADORES DE NIVEL MEDIO. Estos administradores de nivel medio
pueden referirse a mas de un nivel en una organizacin. Los administradores
que pertenecen a este nivel dirigen las actividades de: otros administradores y,
algunas veces, tambin la de los empleados de operacin. Sus
responsabilidades son dirigir las actividades que cumplen con las polticas de la
organizacin y equilibrar las exigencias de sus superiores con las capacidades
de sus subordinados.
ADMINISTRADORES DE ALTO NIVEL. Se compone de un grupo relativamente
reducido de ejecutivos, es responsable de la direccin global de la
organizacin. Establece las polticas de operacin y gua la interaccin de la
organizacin con su ambiente. Los ttulos tpicos de estos administradores son
presidente ejecutivo, presidente y vicepresidente. Los ltimos segn la
organizacin y no siempre son un criterio confiable de pertenencia a nivel mas
alto de la jerarqua.
ADMINISTRADOR FUNCIONAL. Es responsable de una sola actividad
organizacional, como produccin, mercadotecnia o finanzas. Las personas y
actividades que preside se ocupan de un conjunto comn de actividades.
ADMINISTRADOR GENERAL. Supervisa una unidad compleja, digamos una
compaa, una subsidiaria o una divisin independiente. Es el responsable de

todas las actividades de dicha unidad: su produccin, mercadotecnia, y

finanzas.
Las funciones de la administracin:
Muchos acadmicos y gerentes han descubierto que el anlisis de la
administracin se facilita mediante una organizacin til y clara del
conocimiento como primer orden de clasificacin del conocimiento se han
usado las cinco funciones de los gerentes:

Planeacin
Organizacin
Integracin de personal
Direccin
Control

Funcin de Planeacin:
La planeacin es el proceso en el que se definen las metas y objetivos de la
organizacin, cada una con las estrategias a seguir alcanzarlos. Si no se
planifica, la organizacin no tendr un rumbo fijo y fracasar
irremediablemente. Al planificar, la organizacin dar respuesta al Qu hacer?,
Cmo hacerlo?, Cundo hacerlo? y Dnde hacerlo?

Algunas de las actividades de planeacin incluyen:

Anlisis de la situacin actual
Anticipacin al futuro
Determinacin de metas y objetivos
Toma de decisiones sobre las actividades a seguir
Seleccin de estrategias
Determinacin de los recursos necesarios para alcanzar las metas

Funcin de Organizacin:
La organizacin es el proceso de disear la estructura organizacional ms
adecuada para llevar a cabo los planes y alcanzar las metas y objetivos de la
manera mas eficiente. En el proceso de organizar se deben determinar:
Cuales son las actividades que se deben realizar
Cmo se agruparn las actividades
Quin desempear dichas actividades
Quien ocupa cada puesto, quien reporta a quien y cual es la jerarqua mediante
el organigrama de la organizacin
Cuales son las responsabilidades de cada puesto
Como se agrupan las tareas en unidades de trabajo eficientes
Como distribuir los recursos creando condiciones optimas para realizar
las tareas

Funcin de Integracin de personal:

Una empresa no alcanzar sus metas y objetivos si sus recursos humanos no
son los adecuados, por lo que el administrador debe trabajar en la dotacin del
personal ideal para la estructura de la organizacin de acuerdo a sus
necesidades mediante las siguientes 5 acciones:

Reclutamiento
Seleccin
Induccin
Capacitacin
Desarrollo

Funcin de Direccin:
El administrador debe dirigir y coordinar de manera eficaz a los colaboradores
de la organizacin, de manera a alcanzar los objetivos que se han trazado. Para
dirigir, debe estar en contacto permanentemente con los empleados para
orientarlos e inspirarlos hacia el logro de las metas del equipo y de la
organizacin. Entre las acciones de direccin tenemos:

la
el
la
la

motivacin
liderazgo,
seleccin de canales de comunicacin efectivos
negociacin y manejo de conflictos

Funcin de Control:
El control implica dar seguimiento a las actividades para estar seguros de que
se estn realizando de acuerdo con lo planeado, y de ser necesario corregir
cualquier desviacin encontrada. Un control inadecuado impide detectar fallas
ocasionando perdidas a la organizacin. Mediante el control, el administrador
es capaz de supervisar el progreso y ejecutar cualquier cambio necesario para
asegurar el cumplimento de las metas. Algunas de las actividades de control
son:

Supervisar el desarrollo de las personas

Supervisar las reas y evaluar su desempeo
Proporcionar retroalimentacin
Identificar problemas de desempeo y corregirlos.

Si bien hay diferentes formas de administrar, casi todos los estudiosos han
decidido utilizar esta estructura de 5 funciones administrativas (o alguna
parecida) tras compararla con otras alternativas, haciendo que este enfoque
haya sido adoptado por la gran mayora de administradores de todo el mundo
desde su concepcin en 1955.
Algunos autores han organizado a las funciones administrativas en torno a los
papeles de los administradores, lo cual es un enfoque interesante al
concentrarse en las tareas de los administradores y evidencian las 5 funciones
de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. Pero
este enfoque tiene limitantes, ya que no toma en cuenta que los
administradores deben actuar tanto en el ambiente interno de la empresa
como en el ambiente externo.