GENERALIDADES DE LA EMPRESA Ubicacin geogrfica CVG VENALUM est

ubicada en la zona Industrial Matanzas en Ciudad Guayana Misin Visin

Producir y comercializar aluminio de forma productiva, rentable y sustentable
para generar bienestar y compromiso social en las comunidades, los
trabajadores, los accionistas, los proveedores y los clientes para as contribuir a
fomentar el desarrollo endgeno de la Repblica Bolivariana de Venezuela Ser
la empresa lder en productividad y calidad en la produccin sustentable de
aluminio con trabajadores formados y capacitados en un ambiente de bienestar
y compromiso social que promuevan la diversificacin productiva y la
soberana tecnolgica, fomentando el desarrollo endgeno y la economa
popular de la Repblica Bolivariana de Venezuela.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

PROCESO PRODUCTIVO

Productos Elaborados CVG VENALUM C.A produce aluminio de acuerdo a las

especificaciones de los clientes nacionales e internacionales. La demanda de
los productos es conocida, se produce en forma continua y se distribuye los
pedidos por lote Lingotes de 22 Kg Lingotes de 680 Kg Lingotes de 10 Kg
Cilindros de Extrusin Pailas de 680Kg

Diseo de un sistema de informacin que permita conocer en cualquier

momento el estado de tramitacin y poder accesar a la informacin
administrativa contenida en los documentos, archivos y registros de la empresa
Inyeccin continua de dinero en cuentas que ya no requieren de ms
asignacin de presupuesto El dinero depositado en dichas cuentas sea utilizado
para fines diferentes a los planteados Desconocimiento del estatus de las
inversiones por lo que no se puede llevar un control de los activos fijos de la
empresa. La Coordinacin posee una limitada capacidad de control con
respecto al avance de las inversiones Cada analista trata de llevar un registro
de las inversiones bajo su cargo, si al momento de solicitar un avance de la
inversin los analistas no se encuentran no hay forma de tener acceso al
conocimiento que stos poseen EL PROBLEMA

OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS OBJETIVOS:

JUSTIFICACIN Diseo de un Sistema de Informacin para la Administracin y

Control de las Inversiones Capitalizables del rea de Carbn La Coordinacin
podr administrar y controlar la gestin de las inversiones capitalizables del
rea de Carbn de CVG Venalum DELIMITACIN El alcance de esta
investigacin es el diseo de un sistema de informacin para la administracin
y control de gestin de las inversiones capitalizables del rea de Carbn, en el
periodo comprendido entre 2000-2011 y que actualmente se encuentran
abiertas en el sistema. El estudio se realiz en la Gerencia de Ingeniera
Industrial, especficamente en la Coordinacin de Ingeniera Econmica.

TIPO DE INVESTIGACIN Proyecto Factible Descriptivo Evaluativo De Campo

MARCO METODOLGICO

POBLACIN Y MUESTRA Poblacin Muestra Informacin de las inversiones

capitalizables del rea de Carbn que posee la Coordinacin de Ingeniera
Econmica. Las inversiones capitalizables del rea de Carbn del periodo
comprendido entre (2000-2011) y cuyo status es el de activo. TCNICAS DE
RECOLECCIN DE DATOS

PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIN 1. Induccin y conocimiento del rea

de trabajo. 2. Revisin Bibliogrfica. 3. Entrevista al personal 4. Procesamiento
de datos 5. Elaboracin del modelo conceptual del sistema de informacin
requerido por la Coordinacin. 6. Diseo del modelo lgico del sistema de
informacin. 7. Elaboracin del Diseo fsico que precisa el sistema. 8.
Desarrollo de una interfaz que permitir ver detalladamente los datos y la
informacin. 9. Elaboracin del Manual del Usuario para el manejo del sistema.
10. Realizacin de la estimacin de costos de implementacin del sistema en la
Coordinacin de Ingeniera Econmica.

SITUACIN ACTUAL COORDINACIN DE INGENIERA ECONMICA Unidad de

lnea-funcional, adscrita a la Gerencia de Ingeniera Industrial y presta sus
servicios a todas las Unidades Organizativas de la Empresa, ofrece asistencia
tcnica en el anlisis y evaluacin de los proyectos de ingeniera econmica
desarrollados en CVG Venalum Filosofa Misin Descripcin Valores y creencias
establecidos por la Empresa. La racionalizacin de recursos en la organizacin
se justifica por el mejoramiento de la productividad. La factibilidad de la
inversin es slo condicin para su xito. Prestar asistencia tcnica en el
anlisis y evaluacin de los proyectos de ingeniera econmica desarrollados en
la Empresa, a fin de generar alternativas de inversin factibles y rentables, que
contribuyan con el mejoramiento continuo de la productividad, en funcin a su
capacidad tcnica y administrativa, de acuerdo a los planes y polticas de la
Empresa y normas y procedimientos establecidos.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Situacin actual de la Coordinacin de Ingeniera Econmica

ANLISIS Y RESULTADOS Diseo del Modelo Conceptual del Sistema de

Informacin Gerencia de Planificacin y Presupuesto Departamento de Control
de Activos Gerencia de Proyectos Coordinacin de Ingeniera Econmica Unidad
Usuaria (Solicitante) Inversin solicitada

Modelo Entidad-Relacin (MER)

Modelo del Diseo Lgico del Sistema de Informacin BASE DE DATOS Datos
bsicos Se evidencia la codificacin de stas, su descripcin, clasificacin
segn su naturaleza, rentabilidad y avance, el nombre de la persona solicitante
y de la persona responsable de su ejecucin. Presupuesto Se muestra la
asignacin de presupuesto que ha tenido la inversin desde su aprobacin a lo
largo de los aos. Se muestra la asignacin de presupuesto que ha tenido la
inversin desde su aprobacin a lo largo de los aos. Pedidos Se visualizan los
pedidos que ha tenido la inversin desde sus inicios. Avance fsico Contiene la
informacin relacionada con el avance fsico que ha tenido la inversin con
respecto a su ejecucin.

ndices Econmicos Contiene el valor arrojado por el clculo de los indicadores

econmicos relacionados con las inversiones, en el caso de las inversiones de
carbn se consideran solamente dos, VPN y CAE. . Soportes En ste se
presentan los cdigos de los informes y fichas tcnicas realizadas a la inversin
para su reporte en el tiempo. Para establecer el funcionamiento lgico que
presentar el sistema es necesario normalizar el Modelo de Entidad-Relacin
propuesto anteriormente rdenes internas Elementos PEP CB-I-00-0003 V/CARI-05-01

Niveles Funcionales de Seguridad de los Usuarios b)Nivel 2: Jefe Coordinacin:

El funcionario de ste nivel podr ingresar al Sistema para imprimir, enviar por
correo y consultar toda la informacin referente a las inversiones capitalizables
de la empresa. a) Nivel 1: Analista: El funcionario de ste nivel podr ingresar
al Sistema para crear, registrar, modificar, imprimir, enviar por correo y
consultar toda la informacin referente a las inversiones de su respectiva rea
de trabajo. Diagrama de perfiles de los usuarios que podrn acceder al Sistema

Recomendaciones para la proteccin y Seguridad de la Informacin del Sistema

Automatizado Normalmente, el administrador del Sistema asigna la primera
contrasea a una cuenta. Es aconsejable cambiarla en cuanto sea posible por
una que solo sepa el usuario. Por motivos de seguridad, la contrasea se debe
cambiar con frecuencia. Elegir una contrasea que no sea palabra del
diccionario (deletreada al derecho o al revs), los programas para descifrar
contraseas pueden utilizar listas de palabras de los diccionarios. No utilizar
una contrasea que se asocie abiertamente al usuario (su vida personal o
profesional, etc.). Usar una contrasea con una longitud mnima de ocho
caracteres. Toda contrasea debe ser una palabra o frase fcil de recordar y
difcil de adivinar por terceros. Como por ejemplo mezclar caracteres
alfabticos (maysculas y minsculas) y nmeros (del 0 al 9) o bien un
carcter especial (-, $ _). Si las contraseas son escritas en algn lugar para
un posterior recordatorio, no se deben mantener en lugares obvios.

Modelo del Diseo Fsico del Sistema de Informacin Requerimientos para la

creacin del sistema propuesto

Estructura del Sistema de Informacin Men de Acceso Mdulo Analista

Mdulo
Jefe Men de Bsqueda

Mdulo Analista Mdulo Jefe Coordinacin Tesis\Trabajo Tesis\Manual del

usuario.doc

Costos de Implementacin Costos por herramientas informticas: basndose en

las herramientas informticas y Software disponibles en Venalum, como lo son:
Servidor SQL Server, Servidor Unix, Sistema SAP, Microsoft Visual InterDev que
permitieron recopilar la informacin. En relacin con lo anterior la empresa no
incurri en gastos de herramientas informticas. Costos por mano de obra
Costo total de implementacin: 19.480,7 Bs.

Pro y contra que ofrece la implementacin del Sistema de Informacin

Recoleccin de la Informacin para la Base de Datos 110 Inversiones

Capitalizables del rea de Carbn en el SAP 71 rdenes Internas 39 Elementos
PEP 7 rdenes Internas activas Contablemente 28 Elementos PEP en proceso

16 inversiones menos presupuestadas 3% exhibe pedidos que no corresponden

con el alcance de la inversin CB-I-03-0015: Adquisicin, instalacin y montaje
colector de polvo y adecuacin del existente en Complejo I, sta presenta
pedidos registrados a cuenta de ella que no corresponden con las actividades
necesarias para su ejecucin, como por ejemplo compra de un aire
acondicionado, instalacin del mismo y construccin de una ventana para el
montaje de ste

Clculo de los ndices Econmicos Valor Presente Neto (VPN) y el Costo Anual
Equivalente (CAE) Para dicho clculo se recopil informacin acerca del monto
original de la inversin y los costos de mantenimiento y operacin, la cual fue
actualizada utilizando un acumulado, el cual se obtuvo usando como base para
su clculo el ndice de Precios al Consumidor rea Metropolitana de Caracas,
siendo su frmula: Para el clculo del Valor Presente Neto y el Costo Anual
Equivalente, se emple Excel y el valor del Costo de Capital con el que se
trabaja actualmente en CVG Venalum, en este caso 14%.

El procedimiento de actualizacin de los ndices econmicos se muestra a

continuacin: Inversin: V/CAR-I-07-05 Inversin Original: 1.384.890,508 Bsf
Costos de mantenimiento: 138.489,051 Bsf Acumulado= ((29,0/100)+1)*
((22,5/100)+1)= 1,58025 Inversin 2011= Inversin Original*
Acumulado=1.384.890,508 Bsf*1,58025 Inversin 2011= 2.188.473,225
Costos de mantenimiento 2011= Costos de mantenimiento* Acumulado Costos
de mantenimiento 2011= 138.489,051 Bsf*1,58025=218.847,323

CONCLUSIONES 1. A travs de un diagnstico de la situacin actual con el uso

de un Diagrama Causa- Efecto se logr evidenciar las principales causas que
impiden que los procesos de Administracin y Control de Gestin se desarrollen
eficazmente como son: La creacin de los documentos y la actualizacin de la
informacin de manera manual, la diversidad de documentos fsicos y
electrnicos cuya bsqueda y almacenamiento para su seguimiento y control
resultan complejos, que la documentacin necesaria para llevar el seguimiento
y control de las inversiones capitalizables de Carbn no se encuentra
almacenada en ninguna base de datos establecida por la empresa y
principalmente la carencia de un Sistema Automatizado que le permita al
usuario un fcil acceso para generar los documentos de forma automatizada y
con oportunidad. 2. Se propuso el diseo de una base de datos
complementaria para el Sistema de Informacin, la estructura y caractersticas
de esta base de datos se bas en las especificaciones y necesidades de la
Coordinacin. 3. El desarrollo de esta base de datos contribuye a mejorar la
gestin de la Coordinacin de Ingeniera Econmica pues permite ordenar,
clasificar y mostrar la informacin referente a las inversiones capitalizables.

4. Se estableci una propuesta de un Sistema de Informacin automatizado

para el seguimiento y control de las inversiones capitalizables del rea de

Carbn, a fin de reducir la cantidad de trabajo manual que conlleva

actualmente el control y archivo de la gestin de las inversiones, al mismo
tiempo de ofrecer informacin ms confiable y oportuna, ya que se evitara la
duplicidad de registros, se reduce la carga manual de datos y se contara con
una nica fuente de suministro de la informacin. 5. Se desarroll el modelado
Conceptual del sistema a travs del desarrollo del Modelo de Entidad-Relacin
(MER). 6. Se desarroll el modelado lgico de datos del sistema mediante la
normalizacin del Modelo de Entidad-Relacin 7. Se desarroll el modelo fsico
de un sistema automatizado con el programa de computador:
Dreamweaver8, el cual, mediante su implantacin; reducir al mximo las
horas hombre dedicadas innecesariamente en la bsqueda, y ubicacin de
informacin requerida por el personal, as como tambin, disminuir en gran
escala el uso de material impreso (papel); minimizando los costos en
suministros de papelera y toner utilizado por el personal de la Coordinacin de
Ingeniera Econmica de CVG Venalum. 8. El Sistema se dise con la finalidad
de: almacenar, ordenar, procesar y emitir resultados confiables,
constituyndose en una herramienta slida y consistente de decisin, la cual
mantendr la integridad entre los datos y se evitar la redundancia de
informacin.

9. Para el diseo de la base de datos fue necesario el clculo de los ndices

econmicos relacionados con las inversiones capitalizables del rea de carbn
como el Valor Presente Neto (VPN) y el Costo Anual Equivalente (CAE), la Tasa
Interna de Retorno (TIR) no se calcul puesto que de las inversiones de Carbn

slo se manejan los costos de operacin, mantenimiento, contrataciones, entre

otros, ms no los ingresos; dado que el producto de la Gerencia de Carbn son
los nodos los cuales no se venden por ser un insumo para proceso de
reduccin electroltica de la empresa y no generan ingresos. 10. El listado del
rea de Carbn registrado en el SAP es de 110 inversiones capitalizables
distribuido en 71 rdenes internas y 39 elementos PEP. 11. De las 71 rdenes
internas registradas en el SAP solamente 7 de ellas se encuentran activas
actualmente, lo que representa el 10% del total de rdenes internas. 12. El
29% de los elementos PEP se hallan cerrados tanto de manera contable como
fsica y el 71% sobrante, representado por 28 inversiones estn en proceso. 13.
De las 35 inversiones capitalizables activas el 46% de las mismas
representadas por 16 inversiones casi no han sido presupuestadas desde su
apertura. Mientras que el otro 54% presenta una asignacin de presupuesto
que puede ser considerada constante.

14. De las 35 inversiones en proceso slo 16 de ellas tienen un 40% o ms de

avance fsico. 15. El 51% de las inversiones capitalizables del rea de carbn
poseen pedidos adecuados segn su descripcin, registrados en el SAP; 16
inversiones (46%) no presentan pedidos asociados y el 3% restante muestra
pedidos que no corresponden con el alcance de la inversin. Por ejemplo la
orden interna CB-I-03-0015 posee pedidos registrados en el SAP que no estn
relacionados con su descripcin, como la compra e instalacin de un aire
acondicionado y la construccin de la ventana para el montaje de ste.

RECOMENDACIONES 1. Capacitar debidamente al personal de la Coordinacin

que tendr acceso a este nuevo sistema, especialmente al personal usuario
encargado de cargar los datos y de mantener actualizada la base de datos. 2.
Hacer un seguimiento contino a las necesidades de la Coordinacin con el fin
de cargar nuevos campos a la base de datos que permitan cubrir los nuevos
requerimientos que puedan ir surgiendo. 3. Una vez desarrollado el Diseo
fsico; se recomienda dar inicio a la fase de la implantacin del Sistema
automatizado de Control propuesto bajo la supervisin de las autoridades de la
Coordinacin a travs de los servicios de un Ingeniero Informtico. 4. Actualizar
peridicamente la informacin de las inversiones capitalizables con el fin de
evitar la obsolescencia del sistema de informacin.

6. Evaluar la posibilidad integrar el diseo del sistema de informacin

propuesto en el SAP, programa matriz utilizado por la Coordinacin. 7.
Controlar que los pedidos que se hacen en las cuentas de las inversiones estn
relacionadas con el fin de la inversin. 5. Al momento de realizar la
implementacin del sistema hacerlo para todas las reas de la empresa que
solicitan inversiones capitalizables y no solamente para el rea de Carbn