POR QU SE DEBERAN ORGANIZAR CEREMONIAS DE PREMIACIN?

CUNDO SE DEBE REALIZAR UNA CEREMONIA DE PREMIACIN?

CMO ORGANIZAR Y CONDUCIR UNA CEREMONIA DE PREMIACIN?
Alguien de su grupo ha estado haciendo un excelente trabajo y acaba de
obtener una victoria profesional. Todo el mundo se entera, y todos han
felicitado al colega por el buen trabajo. Pero a la organizacin les gustara
hacer algo ms; les gustara hacer un reconocimiento pblico de los logros y
xitos de esa persona. Despus de todo, es un ejemplo para todos los del
equipo.
Es la ocasin para organizar una ceremonia de premiacin. Entregar premios
durante una ceremonia especial es una buena manera de homenajear a los
miembros del personal y a los voluntarios que han mostrado un compromiso
sobresaliente y que han logrado grandes cosas.
Los logros que merecen ser premiados incluyen muy diferentes tipos de
victorias. Una exitosa campaa internacional de recaudacin de fondos es un
logro para la persona a cargo de ella, y preparar galletitas es un logro ejemplar
para las Girl Scouts. Pero sin considerar el tamao del xito, todos los logros y
las realizaciones ejemplares tienen en comn una gran cuota de
determinacin, trabajo duro, y compromiso.
En esta seccin, estaremos discutiendo cmo puede su organizacin realizar
ceremonias de premiacin para reconocer logros especiales. Hablaremos de
por qu se deben entregar pblicamente premios por logros inusuales, y
cundo deben pensar en realizar una ceremonia de premiacin. Finalmente, los
llevaremos paso a paso en la organizacin de una ceremonia que har sentirse
reconocidos a los premiados y energizada a toda su organizacin.
POR QU SE DEBERAN ORGANIZAR CEREMONIAS DE PREMIACIN?
HAY MUCHAS BUENAS RAZONES PARA PREMIAR LAS REALIZACIONES
SOBRESALIENTES. POR EJEMPLO:
Una ceremonia de premiacin sirve para que la gente sienta que su trabajo es
valorado:Demuestra aprobacin y gratitud por el buen trabajo de cada uno, y
hace que la gente tenga en cuenta que el buen trabajo ser recompensado.
Muestra a los otros, tales como el pblico en general y otros miembros del
personal, que las realizaciones sobresalientes se toman en cuenta. El
reconocimiento motiva a los dems a esforzarse para lograr la excelencia y
todos nos beneficiamos de ello. Para saber ms sobre el reconocimiento a los
voluntarios.

El reconocimiento motiva a la gente: Por ejemplo, si un trabajador social recibe

un premio por su desempeo sobresaliente en el programa de identificacin,
otros trabajadores sociales tambin se esforzarn por destacarse, con el fin de
recibir reconocimiento ellos tambin. El ser recompensado por hacer las cosas
bien es uno de los mayores incentivos que se pueden recibir.
Una ceremonia o actividad de premiacin es una oportunidad para celebrar y
reflexionar. La gente tendr una pausa y una fiesta, que alejar sus mentes del
trabajo de todos los das, lo cual les permitir ver un panorama ms amplio de
todo el trabajo. Al mismo tiempo, tendrn la oportunidad de discutir sobre la
importancia de su trabajo y el logro de la persona agasajada. El reunirse y
compartir experiencias es un medio muy poderoso de aliento: Crear un plan
para desarrollar el liderazgo les puede aportar un conocimiento ms profundo
sobre cun beneficioso es que se demuestre que los logros se toman en
cuenta.
CUNDO SE DEBE OTORGAR PREMIOS POR LOGROS Y REALIZACIONES
EJEMPLARES?
Cun a menudo y bajo qu circunstancias su organizacin entregar premios
depende enteramente de su organizacin. Algunas organizaciones realizan un
banquete de premiacin anual para recompensar el trabajo sobresaliente; otras
lo hacen slo ocasionalmente, y solamente con motivo de realizaciones
verdaderamente excepcionales.
Tambin pueden decidir entregar un premio durante otro evento no
especficamente dedicado a este propsito. Por ejemplo, si su organizacin
lleva a cabo un encuentro anual del consejo directivo, se podra querer otorgar
un premio especial a uno de los directores durante ese encuentro. La
planificacin de este tipo de premiacin mayormente implica slo incorporarla
a la agenda del evento.
QUINES DEBEN RECIBIR PREMIOS?
Decidir quines reciben premios lo puede hacer un individuo o un comit. En
muchas organizaciones, los premios de rutina, tales como placas por 5, 10, o
25 aos de servicio voluntario, se entregan en ceremonias junto con premios
ms importantes por actos de servicio sobresalientes. Sea cual sea el modo
que su organizacin elige hacerlo, es importante que sean justos y
coherentes. Por ejemplo, si entregan un premio a una persona por reclutar 100
nuevos voluntarios para su programa, no se podr pasar por alto a la prxima
persona que logre lo mismo!
Las ceremonias de premiacin son tambin un excelente medio de
reconocimiento hacia gente como los voluntarios, sin los cuales ninguna
organizacin podra existir. Los logros de los voluntarios podrn no ser siempre

extraordinarios, pero su valor para la organizacin puede ser tal que hagan
importante el reconocimiento y la recompensa. Por ejemplo, el teatro del
Centro Lied en la Universidad de Kansas, realiza una ceremonia anual de
premiacin para sus acomodadores (ujieres). Todos sus acomodadores trabajan
como voluntarios y sin su ayuda, las representaciones teatrales no se
desarrollaran tan acertadamente. El Centro Lied siente que el reconocimiento
a sus voluntarios es una forma de mostrarles cunto se aprecia su ayuda y se
reconocen sus logros. Aunque sus realizaciones no batan rcords, su trabajo es
esencial.
CMO ORGANIZAR Y CONDUCIR UNA CEREMONIA DE PREMIACIN?
Cuando pensamos en ceremonias de premiacin, nos vienen a la mente los
Premios de la Academia Cinematogrfica. No todas las ceremonias de
premiacin tienen miles de invitados reunidos en una atmsfera de gala, pero
todas las ceremonias de premiacin seguro tendrn sus estrellas y momentos
memorables. Usualmente, hay mucho ms en una entrega o actividad de
premiacin de lo que ven los ojos. Hay muchos detalles que deben ser
atendidos de antemano, sin los cuales esta oportunidad de premiacin puede
no resultar tan exitosa como se desea.
Por supuesto, una ceremonia de premiacin no consiste solamente en
discursos. Mantnganla movida y mantnganla divertida. Una entrega de
premios debe ser entretenida; y al mismo tiempo, debe recordar a todos los
participantes la importancia de la ocasin.
Tengan presente que no se tiene que ser "formales" para entregar un premio.
Las ceremonias formales son ciertamente una forma muy comn de entregar
premios, pero existen otras posibilidades. Un concierto, una obra teatral, un
picnic, una fiesta, una pelcula, o una conferencia de prensa pueden ser ms
apropiadas o ms del gusto de la persona agasajada. La mayora de estas
actividades requieren el mismo tipo de planificacin y de ejecucin que una
ceremonia formal.
ORGANIZAR LA CEREMONIA DE PREMIACIN
Una de las mejores cosas en la vida es cuando una ceremonia de premiacin
sale bien; los oradores son buenos (y ninguno les cancela), la ceremonia es
animada (y nunca aburrida), y la persona o los que reciben los premios se
sienten realmente homenajeados (y no slo simulan felicidad). Pero para que
todo transcurra sin tropiezos, se necesita poner todo su esfuerzo en planificar
la ceremonia. Hay muchos detalles, y son todos importantes. Dependiendo del
tamao y de qu clase de evento tengan en mente, se podr querer delegar
tareas en un comit o en una persona designada quien reclutar
ayudantes. Puede ser peligroso asumir toda la responsabilidad solo, porque la
organizacin de un evento puede resultar abrumadora.

La planificacin de una ceremonia va de la mano con el presupuesto. Se har

una recepcin lujosa o no? Qu clase de premios se darn certificados,
regalos, placas de reconocimiento? A quines van a invitar? Traern a un
orador principal especial, o harn ustedes mismos la entrega? Todos estos
detalles deben ser planeados con anticipacin de modo que no haya sorpresas
desagradables durante la ceremonia.
PUESTO QUE HAY TANTOS DETALLES PARA PLANIFICAR Y ORGANIZAR PARA UNA
CEREMONIA DE PREMIACIN, HEMOS CONFECCIONADO UNA LISTA DE COSAS A
CONSIDERAR AL PLANIFICARLA:
Dinero
Primero que nada, decidan su presupuesto. Cunto gastar en una ceremonia de
premiacin puede variar mucho; asegrense de que pueden costear lo que
estn planeando. Si su organizacin tiene muchos recursos, se podr disponer
de un gran presupuesto para gastar en una ceremonia. Por otro lado,
organizaciones ms pequeas tendrn que ser creativas y arreglarse con una
limitada cantidad de dinero. Al decidir un presupuesto se estar determinando
el men, la cantidad de invitados, la sede del evento, y otros detalles que
involucran el gasto de dinero.
Lugar
Antes de planificar algo, decidan dnde realizar la ceremonia. Piensen qu
clase de evento ser y traten entonces de encontrar un lugar que est de
acuerdo. Antes de elegir un lugar, consideren todos los siguientes detalles de
modo de no limitarse a elegir el lugar antes de determinar lo que realmente
quieren. Su compaa cuenta con un centro de recreacin? Un saln de
presentaciones? Necesitarn alquilar un saln en otro lado? Servirn comida?
Qu necesitarn en el saln? Mesas? Un podio? Conexiones? Una cocina?
Qu tamao debe tener el lugar? Un gran saln parecer vaco si hay poca
gente en l, y uno pequeo limitar la cantidad de gente a invitar.
Tipo de premio
Se dice que los premios deben corresponder a la accin que se est
reconociendo. Tambin deberan estar de acuerdo con la persona y la
ocasin. Para algunos, una donacin a una organizacin determinada puede ser
lo ms apropiado, por ejemplo, voluntarios de un proyecto sobre SIDA pueden
querer que su premio se convierta en una contribucin para el proyecto. Para
otros, un nuevo ttulo o definicin de su cargo ser un premio perfecto. La clase
de smbolo que se elija dir mucho sobre qu y a quin est siendo reconocido.
Estos son algunos tipos de reconocimiento que se pueden considerar:
Prendedores

Estatuillas
Certificados
Premios
Plaquetas
Menciones de reconocimiento enmarcadas
Regalos
Un ascenso
Invitaciones de obsequio
Algo ms para considerar es el elemento sorpresa. Se le dir de antemano al
homenajeado que va a recibir un premio? Las sorpresas pueden ser divertidas,
pero no se querr que el agasajado tenga un infarto por el shock antes de
llegar al podio para aceptar el premio.
Cantidad de invitados
Entonces, ser esto una superproduccin, una fiesta del tipo todo-el-mundoest-invitado, o una ceremonia de premiacin ntima, slo por invitacin? Se
deben considerar los invitados inmediatos y sus invitados (familia, amigos,
pareja?).
Comida
Las ceremonias son divertidas, pero a la gente le puede disgustar que no haya
nada para picar. Se querr servir alguna clase de refrigerios. El tamao del
evento y las instalaciones que el lugar ofrece ayudarn a determinar qu clase
de comida servir. No se servir una cena sentados a la mesa en un lugar donde
no hay cocina.
Al considerar la comida para su ceremonia, se tienen dos opciones: planearla
ustedes mismos, o conseguir ayuda de un servicio de comidas. Hacerla ustedes
puede ahorrarles dinero, pero tienen el personal y la pericia para presentar
un banquete para la cantidad de gente invitada? Recuerden, tienen que
planear, comprar, preparar y servir la comida, y limpiar, o sea todo lo que
hacen los servicios de comida. Por otro lado, se paga por la comida para una
cantidad de gente pre-establecida, tanto si asisten como si no. Y si llegan ms
personas, ser algo muy desafortunado.
Camareros y otro personal de apoyo Hablando de comida, probablemente
necesitarn gente para alistar el lugar, servir la comida, poner un vaso de agua
cerca de los oradores, atender a los invitados, y limpiar posteriormente. Se

podr tener que contratar personal de apoyo para ayudarlos, o podrn

designar a algunas personas del comit organizativo (si lo tienen) para
dividirse el trabajo. Se puede considerar la contratacin de ayuda
especializada, tal como la de los servicios de comida.
Disposicin de las mesas/sillas Sin importar cun pequea sea la ceremonia,
no se querr que gente se tropiece con las mesas o que estn sentados de
espaldas al podio. Si la ceremonia es grande, entonces necesitarn ser todava
ms cuidadosos. Quin se sentar dnde? Quin se sentar con quin?
Quin necesita estar cerca del podio? Todas estas preguntas se deben
considerar.
Decoraciones Esta parte es divertida pero, cuidado: puede ser el xito o la
ruina de su presentacin. La decoracin no es cosa fcil, especialmente si se
trata de un espacio grande. Su eleccin de decoraciones depender en gran
medida del tono que quieran darle a la ceremonia; por ejemplo, globos tontos y
cornetas festivas sern inapropiados para una ceremonia sobria y dignificada.
Esta es una lista de cosas que se podrn considerar al pensar en decoraciones
para una ceremonia formal de premiacin:
Flores
Globos
Manteles
Centros de mesa
Pinturas en las paredes
Banderas
Posters
Plantas
Velas
Oradores Principales -- Quin es realmente el que entregar los premios?
Ser usted? El director de su organizacin? El mejor amigo de la persona
homenajeada? Un orador motivacional nacionalmente conocido? Se puede
tomar una decisin dependiendo del trabajo del homenajeado o de su logro.
Podra ser un colega, el cnyuge, el padre o un hijo. Quienquiera que sea, es
necesario contactarse con la persona con anticipacin y darle tiempo para
prepararse. Si fuera necesario, acuerden un ensayo para afinar la duracin y el
tono de los discursos.

Orden de presentacin -- Quin hablar primero? Cmo van a comenzar la

ceremonia? Cundo terminar? En qu momento se entregar el premio? El
programa de presentacin no debe necesariamente seguirse a rajatabla, pero
se necesita saber quin habla despus de quin, para poder imprimir un
programa para los invitados. Tambin, la gente deber saber de cunto tiempo
dispone para sus discursos y comentarios. Si se espera que cada uno tome
unos tres minutos, y alguien toma 30, esto ser no slo aburrido para los
asistentes, sino que podr destrozar el cronograma de todo el evento, y
cambiar su atmsfera. En general, cuanto ms claros sean acerca de los
horarios, ms probable ser que se cumpla lo que se desea.
PREPARAR SU PRESENTACIN
Se ha asegurado el lugar, escogido los refrigerios, ordenado los premios, y
planificado las decoraciones. Pero quin presentar los premios? Si ese
trabajo recae en usted, no se preocupe! Aqu le proporcionamos algunos
consejos para ayudarlo a hacer una presentacin tranquila y confiada.
Asegrese de ser clido y amistoso en su presentacin. Recuerde, esto no es
una presentacin de negocios, por tanto no se deber ser demasiado
formal. Se espera que usted haga sentir cmodos a los asistentes y a los
homenajeados.
An cuando se haya escrito un discurso, hgalo sonar como que lo est
diciendo, no leyndolo. Use un lenguaje con el que se sienta cmodo. No se
necesita memorizar el discurso palabra por palabra, sino tratar de decirlo a
partir de notas, ms que de un texto completo.
Estos son algunos consejos para sonar menos formal en su presentacin:
Use palabras simples. Diga empezar en vez de principiar, y despus en lugar
de subsiguiente a.
Use contracciones para que su discurso suene ms relajado.
Use inflexiones de voz y gestos con las manos.
Use pronombres personales tales como Yo en vez de uno, y nosotros en lugar
de ustedes.
Qu no hacer durante una presentacin:
Ser pomposo y montono.
Ser formal y acartonado.
Ser vago y complejo.

Comenzar hiper-intensamente o hacerlo sin energa.

Mostrarse inseguro y nervioso.
Leer, y que se note que est leyendo.
Hablar por largo rato. Este es el da de los homenajeados, no el suyo.
Su discurso debe ser interesante, creativo y emocionante. Conoce alguna
historia acerca de la persona que recibe el premio que la mayor parte de los
asistentes no conocen? O una ancdota? Elija estas historias cuidadosamente
de modo de no avergonzar o ridiculizar al homenajeado. Si la historia no lo
coloca bajo una luz positiva, olvdese de ella.
Cuente historias breves, y use ejemplos rpidos. Los asistentes estn
interesados en saber ms acerca de la persona que recibe el premio: su vida
personal, qu hace en su tiempo libre, cmo la conoci, cualquier historia con
la que la gente pueda identificarse. Use su presentacin para mostrar la
personalidad del homenajeado. Demuestre cmo su vida es inspiradora para
los dems, e ilstrelo con ejemplos autnticos.
Est atento a su lenguaje corporal, contacto visual, ritmo del discurso y gestos.
Se debe invitar a la prensa?
La atencin de los medios es generalmente buena y deseada para este tipo de
actividad. Dependiendo del tamao y objetivo del evento, probablemente se
querr tanta divulgacin pblica como sea posible, tanto para el o los
homenajeados como para su organizacin. Por ejemplo, puede ser una buena
idea para una asociacin pro derechos de los homosexuales, las lesbianas, los
bisexuales y los transexuales, el invitar a la prensa a la entrega de un premio a
los aliados heterosexuales de la asociacin. Ello le dar distincin al grupo y
energizar a los aliados, sin mencionar qu contento estar el homenajeado
de ser mencionado en la prensa.
AYUDAS AUDIO-VISUALES
Si se tienen diapositivas del homenajeado ejecutando su trabajo, un video
casero de l que describa perfectamente su personalidad, o testimonios
grabados de personas dando gracias al agasajado, estas son excelentes
maneras de mantener el inters de los asistentes, dar nuevas perspectivas a
las ceremonias, y agradar a la persona que recibe el premio. Asegrense de
disponer del equipo necesario (retroproyector, videocasetera, proyector de
diapositivas, pantalla, televisor, estreo) si deciden hacer una presentacin de
este tipo.
PARA RESUMIR

Finalmente, todo est pronto para la ceremonia o actividad que se eligi para
reconocer los logros y realizaciones ejemplares de alguien. Ahora slo
necesitan relajarse para verse lo mejor posible para el gran da, especialmente
si ustedes deben entregar el premio.Duerman bien antes de la presentacin
para sentirse descansados y frescos.
Cmo inaugurar: Pasos para crear un evento especial
La ceremonia de inauguracin de cualquier negocio, proyecto o local debe ser
algo llamativo que no slo permita festejar el inicio de una nueva etapa y
muchas veces de un sueo hecho realidad, sino que tambin se use como una
forma de publicidad que comience a llamar la atencin de clientes. Para una
inauguracin se debe invitar a los ms cercanos afectos, los cuales participan
indirectamente en la creacin del proyecto y si da el presupuesto, a potenciales
benefactores o personas importantes que tengan influencia en los negocios del
rubro. Por sobre todo, debe organizarse de tal manera que los anfitriones
tambin disfruten de ella y puedan sentirse a gusto en una reunin que los
involucra como el centro de la misma.
Instrucciones
1

Hacer una lista con los invitados que s o s deberan asistir: familiares, amigos
y algunos socios cercanos que hayan participado en el proyecto. Tambin hacer
listas aparte con lo que se necesitar para el da del evento, como cotilln, la
comida, invitaciones y algn souvenir.
2

Establecer un presupuesto al cual apegarse segn la magnitud que se le quiera

dar al evento y a partir de all dividir lo que se destinar para cada cosa.

Enviar invitaciones acordes, las cuales pueden tener un toque de originalidad

en la forma si se las hace con el tema que trata la inauguracin o se les
adhiere un dibujo acorde. Para ahorrar, tambin puede crearse un evento en
Facebook o que las invitaciones sean va correo electrnico.
4
Decorar el lugar, pero dejar que los invitados vean cmo ha quedado todo y
como se lo presentar al pblico, por lo que no se lo debe atiborrar de cosas
que tapen esos detalles.
5
S poner nfasis en la comida y la bebida: la primera se recomienda que sea
fcil de degustar, con pequeas porciones y bocados que puedan comerse
fcilmente sin la necesidad de cubiertos o estando sentado. La bebida elegida
puede variar entre vinos, aguas y gaseosas servidos directamente en vasos
para una mejor distribucin.
6
Dedicar un momento para hablar a todos sobre el lugar que se est
inaugurando y proceder a inaugurarlo oficialmente, para lo cual se puede
cortar una cinta con ayuda de una tijera vistosa, algo bastante tradicional en
estos casos.
7
Para dar un buen ambiente, poner msica suave de fondo o contratar a un DJ.
Consejos y Advertencias
Si existe la posibilidad monetaria, lo ms cmodo es contratar a un organizador
de eventos que desligue de muchas tareas pesadas a los que brindarn la
fiesta
An si la fiesta la organiza un tercero que ha sido contratado por los
anfitriones, no dejar de darle un toque personal al evento