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GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Alumno:
Ivn Danilo Bermdez Ramrez

GRUPO 4

TUTOR:
Hugo Fernando Trejos

UNIVERSIDAD DEL QUINDO


Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
CIDBA

Introduccin
En el presente trabajo pretendo mostrar mi comentario acerca de las lecturas propuestas las cuales
son, La Administracin y Manejo de Archivos Electrnicos y la lectura La Gestin de
Documentos Electrnicos.
Estas lecturas son de gran importancia porque permiten ver como al pasar del tiempo el campo de
Archivstica ha venido cambiando significativamente, nos muestra las diferentes disciplinas que se
desprenden de ella, los conceptos de estas ramas en la archivstica, nos habla de el documento
electrnico, la diferente problemtica que se vive actualmente en el manejo de los archivos.

COMENTARIO SOBRE LAS LECTURAS


Bsicamente las lecturas nos hablan sobre la evolucin que ha tenido el campo de la Archivstica
se ha visto la implementacin de tecnologas a la bibliotecologa y la ciencia de la informacin, se
observa un notable aumento de la cantidad de documentos disponibles en formato digital; cada da
se generan, reciben, envan y almacenan en un nmero cada vez mayor de empresas de todo tipo
en el mundo.
La gestin documental nos ensea el tratamiento administrativo que se le debe dar a un
documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin en la
actualidad se ha ido implementando como el conjunto de actividades dirigidas al manejo,
tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de
acelerar su bsquela, facilitacin y conservacin.
La problemtica documental existente debe analizar aspectos muy importantes como son: La
conversin de documentos tradicionales al formato electrnico, las publicaciones electrnicas y la
gestin de archivos automatizados, con este objetivo surge la industria de los sistemas para la
gestin de documentos electrnicos, de manera general, las tecnologas para la gestin de
documentos electrnicos facilitan a las organizaciones, conseguir, gestionar, almacenar, dirigir y
compartir documentos electrnicos.

En la actualidad el documento electrnico es un criterio que se ha utilizado generalmente con


objetivos prcticos resulta, entre todos los analizados, el ms general no solamente son ejemplos
de documentos segn esta definicin una carta, una fotografa, un video, un informe, o cualquier
otro contenedor de informacin que tenga un significado y est sujeto a un contexto determinado,
apoyados en el papel; A pesar de que un documento puede valerse de cualquier medio para existir,
este se gestiona como una unidad de informacin independientemente de su formato o el medio en
que se almacene. Por ejemplo, una carta dirigida a un cliente de la organizacin puede ser un
documento de papel, un archivo creado con un procesador de textos, un mensaje de correo
electrnico o una imagen digital de una carta impresa, pero de cualquier manera podr procesarse
siempre como un mensaje de una persona o institucin a otra, creada para trasmitir determinada
informacin.

Se tratar, en particular, el medio electrnico, porque ofrece al documento condiciones


especialmente favorables para su generacin y uso, debido a la organizacin que presenta su
informacin, se puede decir que Documento electrnico es aquel que se encuentra fsicamente
almacenado en un dispositivo electrnico o unidad de almacenamiento externa de un dispositivo de
este tipo, comprensible sin ningn procesamiento adicional, excepto la presentacin del monitor o
de la pgina impresa, cualquier archivo de computadora que tenga un contenido vlido para el
trabajo de un universo de usuarios, por reducido que sea, se considera un documento electrnico.

Las entidades se encargan de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos,
teniendo un buen control de la documentacin se pueden tomar mejores decisiones en una
organizacin, de igual manera no solo es importante la sistematizacin de la informacin; el papel
fsico se hace necesario para muchos asuntos legales, administrativos adems la administracin
de la documentacin sistematizada mejora en gran parte el manejo de los documentos en fsico, el
archivo en general pero no los elimina ni los obvia.
Tener un buen sistema de administracin de documentos permite almacenar y tener organizada la
informacin, es muy importante para cualquier organizacin, no importa su tamao o si se dedica a
la venta de bienes o servicios, actualmente se cuenta con varios sistemas que permiten organizar
de forma ms rpida y gil los documentos y al mismo tiempo nos permiten localizar el documento
dentro o fuera de la organizacin.

La administracin documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin,


conservacin, uso, seleccin y disposicin final de los documentos de archivos con el propsito de
lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; adems la acumulacin
ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institucin o por
un individuo son preservados para la realizacin de sus propsitos culturales.

CLONCLUCIONES

Facilitar la bsqueda de un documento y su conservacin reduciendo costos y espacios,


este es su objetivo principal.

Establecer conocimientos para el trmite de los documentos.

Archivar los documentos.

Conservar la memoria corporativa

Incrementa la eficiencia organizacional.

Permite la recuperacin de informacin de una forma mas rpida y efectiva.

Mejora la atencin al cliente.

Busca la racionalizacin y control de la produccin documental, basndose en los procesos


archivsticos.