MDULO 4

Transacciones y Regulacin en e-Gobierno

Aspectos Regulatorios del Gobierno Electrnico

INDICE GENERAL
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.

I.

VENTANILLA UNICA
UNIFICACION DE LAS BASES DE DATOS
INTEROPERABILIDAD
SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES
TRANSACCIONES ONLINE
E-PROCUREMENT
PREGUNTAS PARA EL FORO

VENTANILLA UNICA

En este cuarto mdulo profundizaremos el tema de la regulacin de E-Gobierno mediante el estudio

de ciertas lneas de accin, a saber:

Ventanilla nica.
Unificacin de bases de datos.
Interoperabilidad.
Sistema de seguimiento de expedientes.
Transacciones online.
e-Procurement.

Aqu cabe preguntarse:

Cules de estas lneas de accin podran disearse e implementarse a corto plazo

para poner en prctica algunos sistemas de e-gobierno?
Cules serian las ventajas en la implementacin de este tipo de servicios?
Qu aspectos concretos se solucionaran?

OEA230609GE

Para responder a estas cuestiones, seguidamente analizaremos cada una de estas lneas de
accin...
El todo es ms que la suma de las partes

Para obtener los resultados esperados en la incorporacin del uso de las TICS en la administracin
pblica, en su estrategia el Estado debe tener en cuenta una serie de criterios de accin que
favorecern la realizacin de las funciones estatales y la consecucin de los objetivos previstos, no
slo en las acciones de gobierno electrnico sino en la poltica pblica de la que sta se derive.
Para estructurar un Estado inteligente, que sea preventivo y proactivo, garantice la interaccin con los
destinatarios y genere soluciones sobre la base de la realidad que lo rodea, es preciso desarrollar
una serie de lneas de accin que atendidas y mantenidas favorecern la adecuada y eficiente
prestacin de sus servicios. Por ejemplo:
Ventanilla
nica

e-procurement

Unificacin de
la base de
datos

Lneas de
accin

Transacciones
online

Interoperabilidad
Sistema de
seguimiento
de
expedientes

Vemoslos en detalle:

Ventanilla
nica
eprocurement

Unificacin
de la base
de datos

Lneas de
accin

Transaccion
es online

Interoperabilidad
Sistema de
seguimiento
de
expedientes

OEA230609GE

Al canalizar todo por un mismo lugar, el Estado genera lo que se conoce como ventanilla
nica. Esta ventanilla es el resultado derivado de la estrategia de gobierno electrnico
mediante la cual se facilita al ciudadano la posibilidad de interactuar con la totalidad del
Estado a travs de una sola solicitud tramitada en una entidad e independientemente de si
su trmite requiere la participacin de una o ms entidades para su resolucin.
La estrategia de Gobierno Electrnico debe enfocar sus esfuerzos en establecer un canal de
comunicacin nico que sea el encargado de ofrecer informacin completa y clasificada de
acuerdo con los intereses de los distintos usuarios o destinatarios, y cuyas solicitudes sean
dirigidas de manera especfica e inequvoca a la autoridad competente para tramitar su curso
y respuesta.
Los portales nicos facilitan el acceso a la informacin por parte de los usuarios, quienes
podrn encontrar en l aquellos datos que correspondan a sus intereses. Esta informacin
debe ser actualizada y revisada permanentemente de forma que se proporcione informacin
veraz, acertada y til.
2

El establecimiento de esta figura implica que cualquier usuario del Estado que requiera una
informacin o un trmite particular, podr solicitarlo ante cualquier agencia estatal, aunque no
sea competente para resolver la solicitud. Dicha entidad deber:
1.
Darle curso inmediato a la solicitud del usuario ante la autoridad competente,
para que la misma dirija su respuesta al destinatario en los plazos previstos en el
ordenamiento correspondiente.
2.
Para efectos de canalizar adecuadamente cualquier solicitud, el Estado
delimitar e informar al usuario sobre la cobertura y alcance que tiene cada una de
las ramas y entidades territoriales del Estado, de forma que a la hora de presentar su
solicitud lo haga lo ms acertadamente posible.

Esta accin va estrechamente ligada con la necesidad de garantizar la interoperabilidad de

los sistemas, ya que no ser posible un buen y eficiente funcionamiento de la ventanilla nica
mientras no se cuente con una coordinacin adecuada y con sistemas interconectados que
faciliten el intercambio de informacin entre las entidades estatales.
La ventanilla nica 1 no slo debe garantizar que se atienda la solicitud adecuadamente, por
la autoridad competente y en el tiempo exigido por las normas que rigen a la administracin
pblica, sino que el usuario est informado sobre el estado de su trmite y su respuesta, de
forma que no slo la reciba oportunamente sino que pueda saber los pasos y las autoridades
que revisan su solicitud.
Teniendo en cuenta la diversidad de intereses de los destinatarios de los servicios, el estado
puede disear esquemas de ventanilla nica enfocados en los distintos usuarios, de forma
que pueda informar a los ciudadanos que cuenta, por ejemplo, con una ventanilla nica para
empresarios y otra para ciudadanos, las cuales son seleccionadas por el usuario de acuerdo
con el trmite que necesiten realizar.
Asimismo se podrn disear esquemas de ventanilla nica especializados que faciliten la
interaccin de la sociedad con entidades que se desempean en una misma rea de accin
o que interactan en el conocimiento y resolucin de ciertos trmites:
Un ejemplo exitoso de ventanilla nica en la regin es la relativa a comercio exterior implementada por el
gobierno de Colombia (www.vuce.gov.co). Se trata de una prctica que result ganadora del premio a Mejor
Esfuerzo (categora Transparencia en la gestin pblica) en los premios excelGOB 2007 entregados por Red
Gealc, la OEA y el ICA. En las imgenes que aneceden se pueden ver distintas funcionalidades de ese web a
ttulo de ejemplo, pero sugerimos recorrer su website a los efectos de tomar contacto con un caso concreto que
puede ilustrar los contenidos de este mdulo.

http://www.redgealc.net/archivos/documentos/redgealc_web2.pdf

OEA230609GE

Con esquemas focalizados y diseccionados la administracin pblica podr desempear sus

funciones de una manera ms eficiente, favorecer esencialmente la labor interactiva y de
estrecha coordinacin entre las entidades del Estado, haciendo que presten un servicio
eficaz y gil.
Le pedimos que busque en Internet algn sitio de gobierno dentro de su rea, localidad o
municipio. Analice si el tipo de servicio y organizacin que posee puede clasificarse dentro de
las caractersticas que definen Ventanilla nica y comparta esta informacin con sus
compaeros de Foro.

II.

UNIFICACION DE LAS BASES DE DATOS

Ventanilla
nica
eprocurement

Unificacin
de la base
de datos

Lneas de
accin

Transaccion
es online

Interoperabilidad
Sistema de
seguimiento
de
expedientes

Conviene reconocer que la administracin pblica es titular de

mltiples bases de datos que contienen numerosa y diversa
informacin sobre aspectos de distinta naturaleza, que son
necesarias para el correcto desempeo de sus funciones y
requiere ampararse en parmetros de mxima eficiencia y
veracidad, y es precisamente ese aspecto donde resulta relevante
el uso de los nuevos instrumentos tecnolgicos.
En este mismo sentido, para garantizar un manejo estratgico y
adecuado de la informacin que usa y recibe el Estado a travs de
cualquiera de sus entidades, se hace indispensable que las bases
de datos se interrelacionen al mximo. Una de las grandes
dificultades que el Estado enfrenta y que le resta credibilidad se
debe a la falta de manejo integral de la informacin ya que sta se
encuentra dispersa, repetida y desactualizada.

Esta situacin actual, comn en muchos pases, hace que cada entidad requiera a los
usuarios la acreditacin de informacin cada vez que realizan un trmite, lo que implica que
el usuario este constantemente suministrando la misma informacin a la administracin, por
diversas vas, sin que sta la reciba, almacene, clasifique y use, evitando el tener que
presentarla de nuevo en una prxima oportunidad.

OEA230609GE

Ese uso racional de la informacin del

usuario, tanto la suministrada por ste como
la que tienen las dems entidades estatales,
debe ser el objetivo que persiga el Estado al
desarrollar una estrategia de gobierno
electrnico en la que cooperen todos los
niveles de la administracin pblica ya que:

facilitar la interaccin entre las distintas entidades.

efectivizar y racionalizar el uso de la informacin.

ayudar a integrar los sistemas operativos.

Para ello, se buscarn soluciones proporcionales a las

necesidades reales de la administracin, ms
econmicas y efectivas.

Esto permitir no slo que se evite la duplicidad de la informacin, sino correr el riesgo de
que la informacin tenga imprecisiones, sea vulnerable a las filtraciones y ataques de
terceros y que se ahorre en los costos que representa su diseo y mantenimiento.
La integracin de datos implica un proceso de recolectar informacin
dispersa en diferentes fuentes y sistemas e integrada en un solo
repositorio nico y con un formato comn. Esta fase es la primera para
la integracin lgica de sistemas de la Administracin Pblica en un
sentido estrictamente corporativo. Esta consolidacin permite obtener
altos niveles de seguridad y de integracin de datos que sera
imposible alcanzar en ambientes distribuidos. 2
La coordinacin entre las entidades debe ser abierta y basada en la colaboracin mutua de
manera que resulte lo ms estrecha posible, de esta forma se garantizar el trabajo conjunto
por el logro del mismo objetivo, trabajo que se ver reflejado en el manejo de la base de
datos y en el cumplimiento eficiente de sus funciones. En esta tarea la administracin debe
considerar de manera especial que el diseo de la unificacin o interaccin de las bases de
2

CAPANEGRA, Horacio. Planificacin de una poltica de gobierno electrnico

www.cfired.org.ar/esp2/eventos/Ticschubut/pon_stafe.pdf

OEA230609GE

datos guarde el debido respeto por los derechos fundamentales de las personas respecto de
sus datos personales.
La poltica de manejo de las bases de datos debe ser concordante con el habeas data y la
libertad informtica, que usualmente son reconocidas por las cartas fundamentales de los
pases.

III. INTEROPERABILIDAD

Ventanilla
nica
eprocurement

Unificacin
de la base
de datos

Lneas de
accin

Transaccion
es online

Interoperabilidad
Sistema de
seguimiento
de
expedientes

Para que la administracin pblica pueda apreciar buenos

resultados como consecuencia de la incorporacin de TIC en las
funciones estatales y alcanzar niveles de gobierno electrnico
altamente eficientes y eficaces, es preciso, como se ha sealado,
que en su interior exista una coordinacin profunda de sus
autoridades, para que acten de manera consistente, racional y
enlazada y cuenten con una estructura tecnolgica apropiada que
respalde el cumplimiento de sus actividades. Para que se
obtengan esos resultados es indispensable que:

todos los niveles y rdenes del Estado ejecuten una misma

estrategia.

cuenten con informacin oportuna y relevante para

intercambiar entre s.

dispongan de herramientas tecnolgicas compatibles e

interoperables que faciliten.

se garantice el buen funcionamiento de las instancias

administrativas, el acceso a la informacin y el
cumplimiento de los objetivos estatales.

Alentar la interoperabilidad de los sistemas operativos de las entidades del Estado permitir
conseguir una agilizacin de los procedimientos administrativos que normalmente demandan
el envo y recepcin de diversos documentos que obran en poder de distintas entidades del
Estado, incluidas las de otras ramas del poder pblico o de otros niveles territoriales.

OEA230609GE

La falta de interconexin e interoperabilidad de los sistemas de las entidades que integran

los Estados, hace que se presenten serias dificultades en el desarrollo de adaptaciones
tecnolgicas y en la comunicacin, la cual no siempre resulta adecuadamente coordinada, lo
que produce normalmente un desgaste de la administracin y tener que asumir una serie de
sobre costos por los esfuerzos duplicados.
Cules sera los aspectos tecnolgicos a tener en cuenta?
De qu manera pueden minimizarse los inconvenientes?

Uno de los aspectos ms relevantes que debe atender el Estado, y de manera especfica la
autoridad que ejecute la estrategia de Gobierno Electrnico, es verificar las necesidades y
capacidades de cada una de las entidades del Estado y evaluar las condiciones de
convergencia, interconexin e interoperabilidad que puede progresivamente ir alcanzando,
de manera que al adaptar las TIC en el funcionamiento estatal, no queden rezagadas
algunas entidades por contar con tecnologa precaria u obsoleta que les impida alcanzar los
niveles de las entidades promedio.
La interoperabilidad de los sistemas se convierte en el ncleo central de interaccin y
coordinacin entre las entidades, toda vez que sin atender esa condicin y garantizarla, un
Estado difcilmente podr lograr los objetivos trazados en la estrategia de gobierno
electrnico y se mantendr bajo un modelo fracturado, paquidrmico y burocrtico.
El paradigma del procesamiento distribuido, vigente en los 80 hasta principio de los 90
con la aparicin de la primera computadora personal, trajo aparejado con el tiempo la
dispersin fsica de servidores y la dispersin lgica de las aplicaciones, que fragment
las polticas informticas de los gobiernos creando unidades perifricas autnomas con
grados extremos de descentralizacin. Esto atent contra la coherencia, la disponibilidad
y la consistencia de la informacin centralizada, pues cada organismo se convirti en
verdaderas islas en materia informtica respecto del resto de la Administracin Pblica.
No slo se multiplicaron los problemas de mantenimiento y de soporte tcnico de las
aplicaciones, sino que fundamentalmente los costos operativos en tecnologas de
informacin y en recursos humanos especializados crecieron exponencialmente. 3
Esto lleva a un replanteamiento de la estrategia, aplicando y promoviendo un plan para la
consolidacin de servidores, que se da en la dcada de los 90, y que busca centralizar la
carga computacional del Estado, con miras a reducir sus costos, la complejidad, la
congestin de la red y optimizar y simplificar la infraestructura tecnolgica.

Op. cit. CAPANEGRA, Horacio. Planificacin de una poltica de gobierno electrnico.

OEA230609GE

Este paso evoluciona hacia la interoperabilidad al integrar las aplicaciones y migrar hacia una
nueva plataforma tecnolgica que garantice la interconexin e interoperabilidad y se
obtengan ventajas con tecnologas de plataformas nicas donde los sistemas dialoguen e
intercambien informacin en lnea con repositorios de informacin centralizada.

ESTADO

Estrategia
de e-gov

Necesidades

Capacidades

Interoperabi
lidad

El plan de interoperabilidad del Estado debe analizarse

con detenimiento de forma que se cuente con el respaldo
jurdico necesario para enlazar e involucrar a todas las
entidades del Estado de acuerdo con su naturaleza.
Es decir, para hacer interoperable e interconectar los
sistemas de las entidades de la rama ejecutiva quizs
slo sea necesario expedir un decreto ejecutivo o una
instruccin de alto nivel para que se lleve a cabo la
adecuacin tecnolgica. Pero para hacer viable la
interconexin con otras ramas del poder pblico o
entidades de otros niveles territoriales (por ejemplo entre
el Poder Ejecutivo y el Legislativo, o entre un ministerio y
alcaldas, o entre empresas estatales y la funcin judicial,
etc.), distintas al central o federal, se requerir un acto
normativo de variada naturaleza, como puede ser una ley
o un decreto, o convenios de colaboracin o cooperacin
y un entendimiento o acuerdo interinstitucional donde las
entidades se comprometan a trabajar conjuntamente.
La solucin jurdica que se elija, debe tener en cuenta
necesariamente las disposiciones vigentes y los
principios de la administracin pblica, especialmente el
deber de colaboracin entre entidades, mediante el cual
se facilite el intercambio de informacin.

Qu relacin podramos establecer entre estos conceptos asociados a

la interoperabilidad y lo que ya hemos analizado de ventanilla nica?

Lograr la interoperabilidad facilitar la relacin con los destinatarios, ya que a travs de los
medios electrnicos stos podrn acceder a la informacin y servicios prestados por el
Estado de una manera ms rpida, y garantizar la adecuacin de la ventanilla nica como
un modelo de actividad administrativa caracterizado por la eficiencia y la capacidad de dar
respuesta a las demandas sociales y la simplificacin administrativa de las relaciones del
ciudadano con las diversas organizaciones administrativas, cuyo principal objetivo es la
aproximacin de la administracin a los ciudadanos a travs de los medios electrnicos.

OEA230609GE

Colombia

A manera de ejemplo, la Agenda de Conectividad de Colombia, teniendo en cuenta lo

dispuesto en las Directivas Presidenciales 02 de 2000 y 10 de 2002 y otros mandatos
jurdicos previstos en su normativa interna, ha hecho un nfasis especial en lograr contar con
una infraestructura tecnolgica y una plataforma de interoperabilidad entre las entidades del
Estado que evite la duplicacin de esfuerzos, use un mismo lenguaje frente al destinatario,
facilite la colaboracin entre las entidades, y garantice la velocidad y seguridad en la
prestacin de los servicios.
El esquema de intranet gubernamental diseado por la Agenda de Conectividad de Colombia
contempla desarrollos de sistemas transversales y sectoriales donde confluyen varias
entidades y colaboran para prestar un servicio adecuado al destinatario. 4
Brasil

En la experiencia Brasilera se puede apreciar como desde la concepcin de su estrategia de

Gobierno Electrnico y la creacin de un Comit Ejecutivo de Gobierno Electrnico (CEGE)
se plante como objetivo primordial la necesidad de ampliar la articulacin del poder
ejecutivo federal con las dems instancias de gobierno -estados, municipios, autarquas - en
el sentido de crear mecanismos que posibilitaran integrar y compartir informacin para
ofrecer servicios a los ciudadanos y consolidar las acciones gubernamentales en sus varios
niveles.
Una rea tecnolgica identificada como estratgica fue la construccin de una Arquitectura
de interoperabilidad de gobierno electrnico, que ha recibido la denominacin e-PING
Padres de interoperabilidade de Governo Eletrnico.113 Las acciones tuvieron inicio en el
ao 2003 con la formacin de un Comit Constituyente (posteriormente denominado
coordinacin e-PING) y resultaron en la publicacin de la versin preliminar de la e-PING114
en febrero de 2004.
Otra accin tecnolgica de esencial relevancia en el campo de los sistemas gubernamentales
y de gobierno electrnico en Brasil ha sido la creacin de la infraestructura de llaves pblicas
digitales, que recibi el nombre de ICP-Brasil Infra-estrutura de Chaves Pblicas,
4

Varios ejemplos de estos sistemas son: el Seguro de Informacin, Antecedentes, Transacciones y Activos
PIJAO, el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP-. La ventanilla nica de comercio exterior,
(www.vuce.gov.co ) Decreto 4149 de 2004, El registro electrnico de derecho de autor, en (
www.derautor.gov.co ). El registro sanitario electrnico en ( www.invima.gov.co ). La solicitud electrnica de
citas mdicas, sistema tipo que se encuentra en fase de pilotaje en el Hospital de Suba. El registro nico de
afiliados a la proteccin social -RUAF-, entre otros que se encuentran en la fase de desarrollo.

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instituida por el gobierno federal en agosto de 2001 a travs de la medida provisoria 2.2002. 5

Le pedimos que analice los siguientes sitios de Internet e identifique en ellos el tipo de
sistema que han puesto en marcha
El Seguro de Informacin, Antecedentes, Transacciones y Activos PIJAO, el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP La ventanilla nica de comercio exterior (www.vuce.gov.co) Decreto 4149 de 2004,
El registro electrnico de derecho de autor, en (www.derautor.gov.co).
El registro sanitario electrnico, en (www.invima.gov.co).
La solicitud electrnica de citas mdicas, sistema tipo que se encuentra en fase de
pilotaje en el Hospital de Suba.
El registro nico de afiliados a la proteccin social -RUAF-, entre otros que se encuentran
en la fase de desarrollo.

III. SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES

Como complemento de las diversas actividades desarrolladas por el Estado con miras a
adoptar las TIC en la administracin pblica para que se ordene y estructure mejor y resulte
realmente fructfero el esfuerzo que se ha hecho al disear y adaptar una estrategia de
gobierno electrnico, es indispensable contar con una aplicacin que permita hacer
seguimiento a las diversas solicitudes presentadas por los ciudadanos.
Un sistema de seguimiento de expedientes tiene por objeto fundamental
propiciar una mejor gestin de la informacin y actuacin de la
administracin pblica de forma automatizada y que permita la consulta
automtica de la informacin registrada y complementada.

CEPAL. Hernn Moreno Escobar, Hugo Sin Triana y Srgio Caino Silveira Netto.
Conceptualizacin de arquitectura de gobierno electrnico y plataforma de interoperabilidad
para Amrica Latina y el Caribe. Junio 2007.
En:
http://www.cepal.org/cgibin/getProd.asp?xml=/publicaciones/xml/0/29680/P29680.xml&xsl=/ddpe/tpl/p9f.xsl&base=/s
ocinfo/tpl/top-bottom.xslt

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10

En este orden, es conveniente disear un esquema de expedientes donde se registre cada

paso y actuacin que realiza la administracin para conocer y dar respuesta al solicitante.
La administracin debe buscar una solucin tecnolgica que le facilite el manejo de la
informacin y de los expedientes que se generen al recibir las solicitudes de los distintos
trmites que conoce y procesa el Estado. Un sistema integral de gestin de expedientes
facilitar a la administracin el acceso de manera expedita a los antecedentes de cualquier
solicitud o procedimiento, y conocer los documentos relacionados, lo que mejorar el servicio
que preste al ciudadano y en la eficiencia del Estado.
Para que la aplicacin resulte altamente beneficiosa para la administracin y para el usuario,
deber:

Ser de fcil manejo y sencillo lenguaje.

Con instrucciones claras y precisas que permita que cualquier usuario pueda
acceder y hacer uso de ella.
Proveer informacin digitalizada.

De nada sirve invertir en una solucin que puede ser til por las mltiples funciones que
tiene, si no se incorpora la informacin digital en su base de datos de forma constante y
fidedigna. Por e so es importante destacar dos aspectos:

Adecuacin
tecnolgica

Adecuacin
Jurdica

Adecuacin tecnolgica
Muchos esfuerzos quedan paralizados porque los sistemas que deben ser alimentados no
son atendidos con el rigor que se requiere y terminan siendo olvidados y obsoletos para la
administracin. Por ello el Estado debe garantizar que se adelanten los procedimientos de
registro de documentos y de su respectiva digitalizacin, en caso de que se presenten en
papel, de forma que desde el primer paso, que es el ingreso del documento a la
administracin pblica, sea conocido y revisado por las distintas dependencias estatales bajo
el mismo formato electrnico, registre cada actuacin y concluya con la expedicin de la
respuesta. Todo este proceso llevado a cabo de forma electrnica se podr conservar para
futuras consultas.

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Respuesta al
usuario

Registro de
las
actuaciones

I
Ingreso del
documento

Revisin por
las
dependencia
s

En el caso de la solicitud electrnica realizada

por un usuario, el sistema deber garantizar
que la misma queda registrada desde el
momento en que es recibida por parte de la
administracin y derivada en la dependencia
estatal competente para que se de curso al
trmite correspondiente en el menor tiempo
posible o en su defecto dentro del plazo
previsto en la legislacin interna.
Complementariamente al sistema integrado
de
administracin
y
seguimiento
de
expedientes, el Estado deber contar con
repositorios esquema de almacenamiento
digital- con suficiente capacidad para
almacenar la informacin que reciba y genere
en desarrollo de sus actividades. Es por eso
que adicionalmente a la labor de adecuacin
tecnolgica que requiere la gestin de
documentos electrnicos y de informacin
digitalizada, el Estado debe considerar
tambin, la necesidad de formular polticas de
archivo y conservacin de mensajes de datos
y registros electrnicos de acuerdo con la
calidad y condicin de la informacin,
previendo especiales disposiciones cuando se
trate de informacin altamente sensible,
confidencial
o donde deba guardar un
especial cuidado por involucrar derechos
fundamentales inherentes a los ciudadanos y
su informacin privada, por ejemplo.
La combinacin de estos factores es
fundamental para lograr la modernizacin del
Estado y sin duda la administracin pblica la
ver reflejada en la optimizacin de los
procesos, la agilidad e inmediatez en el
manejo de la informacin, la confianza de los
usuarios, quienes contarn con un Estado ms
cercano, que atienen de manera focalizada
sus intereses y que incrementa su cobertura.

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Adecuacin Jurdica
Mas all de la adecuacin tecnolgica que se lleve a cabo al interior de la administracin
para realizar una mejor gestin de los documentos, los mismos deben contar con el soporte
jurdico necesario para que se consideren vlidos y eficaces. Para ello deber asegurarse
que en la revisin jurdica que se haga de los procedimientos administrativos se incluyan
disposiciones que expresen claramente dicha validez y efecto jurdico.
Pero adicionalmente, la norma que actualice las condiciones de respaldo jurdico debe
contemplar condiciones para la gestin, uso, copia, archivo y conservacin de los
documentos, de manera que se garantice no slo su equivalencia funcional, sino
especialmente su integridad.
Las consideraciones jurdicas que se establezcan entorno a la conservacin de informacin
electrnica deben procurar como primera medida, garantizar que los requisitos que se
establezcan no configuren un obstculo para el desarrollo de la interaccin entre los usuarios
y el Estado.
Por otro lado, si las leyes internas exigen la conservacin de ciertos documentos, registros o
informaciones, la administracin deber hacer las adecuaciones normativas necesarias para
garantizar que dicha condicin se entienda satisfecha, si es accesible para su posterior
consulta, conserve el formato en que se haya generado, demuestre que reproduce la
informacin conservada de manera exacta, permita determinar su origen, destino, fecha, etc.
Para efectos de garantizar una adecuada conservacin de documentos, el Estado puede
optar por permitir que un tercero se encargue de dicha gestin, en ese caso debern
designarse claramente, en el contrato que se suscriba, las condiciones y responsabilidades
correspondientes.

Le pedimos que analice en el marco de su institucin o de su gobierno local el estado de

situacin en relacin con estos dos aspectos. Luego, comente sus aportes con sus
compaeros de Foro.
Adecuacin tecnolgica.
Adecuacin jurdica.

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13

V.

TRANSACCIONES ONLINE

La adaptacin de Tecnologas de la Informacin y la

Comunicacin no es una tarea fcil para el Estado
ya que debe cubrir diversos frentes con soluciones
no siempre estandarizadas, sino adecuadas a las
necesidades que busca satisfacer.

Al disear una estrategia de Gobierno Electrnico los gobiernos deben considerar no slo a
los destinatarios de sus servicios y receptores de su informacin, de acuerdo con los
intereses particulares que tenga cada uno, sino que debe hacer una serie de cambios
internos, en su estructura organizativa, que no son menores. Al contrario, en la mayora de
los casos implica realizar esfuerzos inimaginados para hacer frente a la responsabilidad que,
como Estado, tiene frente al deber de modernizarse y responder a las necesidades de sus
ciudadanos.
La estrategia de Gobierno Electrnico sirve para clasificar las lneas de accin que deber
tener en cuenta el Estado al adecuar las TIC en el funcionamiento de la administracin
pblica, de una parte estarn los destinatarios, de otra, la propia administracin y como una
lnea transversal a las otras dos, considerar las etapas y pasos que de manera progresiva ir
adelantando el Estado hacia la configuracin de un gobierno electrnico. La sistematizacin
y ordenamiento de la estructura estatal deber contar con herramientas que le permitan al
Estado ofrecer servicios e interactuar con los usuarios satisfaciendo sus necesidades y
cumpliendo con el objeto de su funcionamiento.
La interaccin con los usuarios es determinante para conocer sus necesidades e intereses y
adecuar mecanismos, procedimientos y fases de interaccin que garanticen la satisfaccin
de los mismos y la actuacin efectiva y oportuna del Estado.
Las estrategias de Gobierno Electrnico se disean para ser implementadas a travs del
cumplimiento de fases progresivas, que pueden variar entre una estrategia y otra, ser ms o
menos fases, pero esencialmente los Estados se han preocupado en trabajar e integrar
esfuerzos para:
Fase
informativa

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Fase de
Interaccin

Transacciones
simples

Transacciones
complejas

14

Fase informativa
Mediante la cual el Estado proporciona informacin suficiente, til y enfocada hacia los
intereses de los distintos destinatarios de forma que puedan usarla en beneficio de sus
propias necesidades.
Fase de interaccin
Esta etapa tiene que ver con la utilizacin de herramientas tecnolgicas que permitan
interactuar con los usuarios de forma que no slo sean receptores de informacin del Estado,
sino que retroalimenten la actividad estatal a travs de informacin suministrada por ellos, es
el caso de los trmites que adelantan los usuarios donde requieren respuesta de la
administracin.
Se encuentra aquella que involucra a las transacciones en lnea entre el usuario y el Estado.
Algunas estrategias las incluyen en una sola fase y otras las separan por requerir sta ltima
de condiciones tecnolgicas de mayor cuidado para la administracin pblica y para el
usuario.
Transaccin simple que corresponde a aquellos tramites en los cuales la intensidad de la
interaccin va ms all de la obtencin de informacin dado que permiten un grado bsico de
transaccin. Este es el caso de aquellos trmites que hacen posible obtener un cupn de
pago, un formulario, realizar la inscripcin en un registro o enviar una declaracin 6 .
Ejemplos de este tipo son:
Inscripcin en el registro de contratistas y consultores
Obtencin de recibos de pago
Solicitud de certificados
Inscripcin para la postulacin a beneficios sociales 7
En esta opcin el Estado mantiene el control total del procedimiento y es quien debe
resguardar la integridad del mismo, para ello no slo debe contar con soluciones
tecnolgicas y jurdicas sino tambin fsicas, es decir, infraestructura adecuada para procesar
las transacciones respaldadas con firmas electrnicas y certificados digitales, de forma que
no sean vulneradas por ninguna va, virtual o fsica. De all que sus instalaciones deben estar
bien protegidas con sistemas adecuados para garantizar dicha necesidad. Esta opcin
posiblemente implicar un esfuerzo econmico considerablemente alto para el Estado.

ORGANIZACIN DE LOS ESTADOS AMERICANOS. Curso Virtual Introduccin a la Formulacin de

Estrategias de Gobierno Electrnico. Modulo 4: Lecciones aprendidas. 2007.
7
Ibdem

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15

Transaccin compleja que corresponden a la prestacin de un servicio completo a travs

de medios electrnicos. Son aquellos trmites que involucran la realizacin de algn pago,
obtencin de certificado o la realizacin de una postulacin 8 .
Ejemplos de este tipo son:
Pago cotizaciones de seguridad social
Postulacin al Fondos y subsidios
Declaracin y pago de impuestos
Pago contribuciones de bienes races
Pago de derechos de aduana para importadores
Tramitacin de documento de salida para exportaciones 9 .
Los trmites que incluyan la posibilidad de realizar transacciones que impliquen un grado de
seguridad mayor en la determinacin del usuario o de la entidad competente, requerirn de
una atencin especial por parte del Estado para suministrar las herramientas tecnolgicas y
jurdicas necesarias para garantizar la realizacin de la misma en condiciones altamente
seguras y confiables.
Es el caso de los procedimientos que involucran, por ejemplo, pagos de impuestos o tasas o
mediante los cuales se adelantan procesos de exportacin o importacin de mercancas y
que requieren del cumplimiento seguro de una serie de pasos que culminen exitosamente y
no conlleven situaciones confusas para los intervinientes.
En este orden de ideas, el Estado debe garantizar que cada paso que se de en el
cumplimiento de un procedimiento, est amparado por la seguridad tecnolgica y jurdica
necesarias para evitar cualquier infiltracin, alteracin, manipulacin o desviacin de
recursos que afecten a los usuarios y al propio Estado.
Para el Estado es fundamental no dar lugar a posibles inseguridades en el marco de
procedimientos que impliquen algn tipo de transaccin en lnea de sensible consideracin,
porque generara desconfianza que se refleja no slo en el mbito concreto del trmite, sino
en la totalidad de la gestin administrativa, y el esfuerzo de adecuacin tecnolgica realizado
para avanzar hacia un gobierno electrnico se ver sustancialmente afectado.
Garantizar la seguridad de la transferencia implica para el Estado prever su inclusin en la
estrategia de Gobierno Electrnico de forma que asegure la confiabilidad del procedimiento.
Al respecto puede haber mltiples opciones, ya sea que se disee y adopte un esquema de
seguridad donde el Estado sea quien suministre el software de creacin de firmas
electrnicas, necesarias en algunos casos para garantizar la identidad del usuario-, y se
configure en un certificador digital de las mismas, es decir, quien verifica la autenticidad de
la firma del usuario-, o acuda a los servicios de certificacin digital ofrecidos por un tercero.
8
9

Ibdem
Ibdem.

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16

En esta segunda opcin el Estado no es quien suministra el software para la creacin de

firmas electrnicas o digitales ni quien certifica digitalmente la autenticidad de las mismas,
sino que se convierte en un usuario de la entidad o agente certificador y confa en el servicio
que ste preste. Esta opcin puede resultar para el Estado mucho ms econmica.
A la hora de adaptar su procedimiento y exigir el cumplimiento de requisitos que impliquen el
uso de una firma electrnica por parte del usuario y de un certificado digital que certifique
tcnicamente la autenticidad de la misma, remitir a sus usuarios ante el ente certificador de
confianza del Estado o la entidad correspondiente y cada vez que estos lleven a cabo el
trmite que incluya una transferencia en lnea que necesite una alta seguridad, harn uso de
la firma electrnica y el certificado digital, de forma que la entidad correspondiente reconozca
al usuario y permita la realizacin de la mencionada transaccin. En el siguiente mdulo se
profundizar y detallar sobre estos conceptos de seguridad.
Ejemplo se puede observar el desarrollo de la ventanilla nica de comercio exterior de
Colombia donde se llevan a cabo los procedimientos de exportacin e importacin
garantizando la seguridad tcnica necesaria para su realizacin, donde se requiere no slo el
registro como usuario, es decir contar con un nombre y contrasea para acceder a los
procedimientos, sino adems es preciso tener una firma y un certificado digital.
http://www.mincomercio.gov.co/eContent/NewsDetail.asp?ID=4177
Por otro lado, vale la pena mencionar la experiencia de la administracin tributaria chilena
que cuenta con un servicio de impuestos totalmente electrnico y garantiza la seguridad de
las transacciones que van en ascenso cada da.
El sistema cuenta con una base de datos de ms de 1.9 millones de contribuyentes que han
recibido una cuenta de usuario y una clave de acceso. La pgina Web del SII
(http://www.sii.cl) es uno de los sitios ms visitados del gobierno chileno 10 . Adems de los
ahorros alcanzados y la eficiencia notoria del trmite, reduciendo no slo los costos sino el
tiempo que duraba la operacin, la solucin ha incrementado la interaccin con los usuarios
notablemente, ampliando el uso de los canales tecnolgicos para realizar los pagos de los
impuestos, quienes han preferido ste frente al canal tradicional tramitado en papel.

Para ello la administracin tributaria requiere, previo a la realizacin de cualquier trmite, la

identificacin del contribuyente y para eso le genera de manera automtica una clave
secreta. El proceso de obtencin de la clave secreta es simple y se puede realizar
directamente en el portal del SII. Es importante mencionar, que el SII ya permite la utilizacin
de certificados digitales basados en Infraestructura de Llaves Pblicas o Public Key

10

Ibdem.

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Infraestructure (PKI) constituyndose en uno de los primeros ejemplos de este tipo en la

regin.
Adems de la seguridad inherente que se debe garantizar para la realizacin de ciertas
transacciones en lnea previstas en trmites gestionados ante la administracin pblica, el
Estado debe tener en cuenta que necesita tambin establecer una alianza con las entidades
bancarias a fin de ofrecer al usuario la posibilidad de realizar las transferencias de fondos o
los pagos correspondientes.
El sistema financiero en que se apoye el Estado para recibir o eventualmente transferir
fondos y realizar pagos, debe tambin garantizar la seguridad necesaria para que las
transacciones se realicen exitosamente. Es indispensable ofrecer esta garanta al usuario
para que este sienta que puede confiar en l y est dispuesto a interactuar de esa manera
con el Estado.
Si bien la promocin de diversos sistemas de pago es una tarea ms de los bancos que del
Estado, ste es quien finalmente determina cules de las modalidades est dispuesto a
aceptar que se utilicen, ya que ser el receptor del dinero correspondiente. La existencia de
multiplicidad de opciones -todas ellas seguras-, permitir que los usuarios encuentren
amigable el sistema y adaptado a sus necesidades, ya que podrn elegir la modalidad mas
ajustada a sus intereses.
Como se observa la fase interactiva puede incluir la realizacin de transacciones en lnea
que requieren de una atencin especfica y distintos frentes cuya seguridad es
especialmente relevante.

Le pedimos que analice en el marco de su institucin o de su gobierno local el estado de

situacin en relacin con estos aspectos. Luego comente sus aportes con sus compaeros
en el Foro.

VI.

e-PROCUREMENT

El e-procurement 11 (compras pblicas electrnicas / compras gubernamentales electrnicas)

apunta a la obtencin de una mayor integracin entre proveedores y clientes, un ms
11

Aprovisionamiento electrnico. Para PRINCE & COOKE. En: Primer Estudio de E-procurement en la
Argentina. Publicado en el ao 2001, significa: Aprovisionamiento habitual de materiales directos y/o indirectos
mediante internet, desde el departamento de compras o mediante autorizaciones previas en forma
descentralizada, ya sean por montos mximos o por contratos anteriormente establecidos.

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elevado nivel de informacin, ahorro en costos de abastecimiento, de transaccin y

operacin y en tiempo, facilitando y simplificando los procesos tradicionales de
aprovisionamiento empresarial.
Para el logro de sus objetivos, el e-procurement debe contemplar los siguientes elementos:

Seleccin de bienes y/o servicios.

Gestin de pedidos.
Anlisis de informacin.
Peticiones de compra y las respectivas aprobaciones e integracin de los diversos
sistemas de organizacin.

El e-procurement se estructura con base en tres pilares fundamentales:

Base de

Que integre todos

los sistemas de
gestin existentes
y que cuente con
un sistema de
informacin
que
apuntale
el
cumplimiento
de
los procedimientos
de compra

Que d apoyo a un sistema

administracin y que incluya
catlogo
completo
de
productos y un registro
proveedores

Red interna
e-procurement

Sistema de
seguirdad

Para garantizar la
confiabilidad de los
procesos

Para un mejor entendimiento y comprensin del tema, haremos referencia a las compras
pblicas. Se trata de otra de las fases de adecuacin de una estrategia de gobierno
electrnico, la cual contempla avances en la interaccin con los usuarios y responde a la
adecuacin de trmites completos que concluyan finalizando el procedimiento
correspondiente. A travs de esta etapa se busca favorecer, bajo un clima de transparencia e
igualdad, la formulacin de propuestas que resulten favorables para un proceso estatal de
adquisicin de bienes y servicios.

Ver: http://www.princecooke.com/pdf/Resumen_Ejecutivo_eProcurement_ARG_Jun_2001.pdf

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de
un
los
de

Se trata de una de las etapas o fases del gobierno electrnico ms complejas, pero
constituye una de las formas de interaccin del Estado con mayor potencial, ya que involucra
diversos sectores de la economa.

Las compras estatales electrnicas comprenden la aplicacin de las tecnologas de

la informacin y la comunicacin en todos los aspectos relacionados con la
formacin, ejecucin y liquidacin del negocio jurdico contractual cuando en l
participa la administracin pblica o cuando su objeto consiste en la provisin de
bienes pblicos econmicos. Dicha aplicacin supone un nmero de cuestiones
muy amplias relacionadas con los aspectos tcnicos y logsticos de dichas
tecnologas, con su aprovechamiento ptimo en este campo y los ndices y
variables necesarios para determinar el aprovechamiento ptimo, los riesgos
tecnolgicos y la plataforma legal aplicable 12 .

Para el desarrollo de esta etapa, el Estado debe tener en cuenta una serie de elementos que
caracterizan las compras estatales. Pueden desarrollarse a travs de:

Licitaciones.
Concursos electrnicos.
Compras o suministros directos.

Cada una de ellas se aplicar de acuerdo con lo dispuesto en las legislaciones internas
sobre la materia. Sin embargo en uno u otro caso es necesario que el Estado cuente con un
sistema de informacin y anlisis, as como facilidades para las correspondientes
conexiones, sin olvidar que por la complejidad de las transacciones que se pondran a
disposicin de los destinatarios, deber tener en cuenta la adecuacin de soluciones de
seguridad precisas, que garanticen a los usuarios y al Estado mismo la certeza de su
realizacin.

Para ello, puede contar con mecanismos confiables de autenticacin y dispositivos de firma
electrnica y certificados digitales, mencionados anteriormente y que sern objeto de
profundizacin en el mdulo siguiente.
El objetivo fundamental de este nivel de desarrollo del gobierno electrnico es el de integrar
el resultado obtenido por la suma de las etapas que se fueron desarrollando
progresivamente, de forma que no slo se ofrezca informacin adecuada para los usuarios
que hagan negocios con el Estado, sino que se puedan realizar transacciones electrnicas y

12

RESTREPO, Esteban: Las Compras estatales electrnicas Bogot, Colombia. 2003

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20

se cuente con la plataforma tecnolgica necesaria para adelantar la totalidad del proceso de
contratacin en lnea.

Le proponemos que, en este momento, recuerde con sus compaeros de Foro las etapas
que hasta aqu hemos trabajado, analizando en detalle las dificultados que se pueden
presentar en su implementacin y las soluciones a corto plazo.
Esto implica no slo divulgar los pliegos de condiciones, ofrecerlos en venta, resolver las
inquietudes manifestadas por los oferentes, recibir las propuestas y los pagos
correspondientes por la participacin del particular en el proceso de contratacin
administrativa, adjudicar el contrato, suscribirlo y realizar las transferencias de fondos
derivadas del contrato.
Adems de establecer una plataforma tecnolgica para la adquisicin de bienes o servicios
por parte del Estado, debe revisar la normativa interna que regula el procedimiento de
contratacin pblica de manera que introduzca los cambios necesarios para que las
actuaciones que se lleven a cabo en desarrollo del mismo, cuenten con el respaldo jurdico
necesario para garantizar su validez y fuerza obligatoria y probatoria.
Las adaptaciones tecnolgicas que haga la administracin pblica en los procedimientos de
contratacin pblica se vern reflejadas en el fortalecimiento de las instituciones y en la
transparencia y la reduccin de la corrupcin y actos fraudulentos. Sin duda propiciar una
mayor equidad y difusin de las oportunidades de contratar con la administracin, as como
de las adjudicaciones de los contratos y ejecucin de los mismos, los cuales podrn ser
conocidos por cualquier ciudadano.
Estas soluciones no slo evitan la corrupcin al hacer pblicos los procesos de adquisicin y
contratacin del Estado sino que, adems, logran una serie de beneficios adicionales:

Reducen el costo de transaccin entre demandantes y proveedores.

Optimizan el proceso de compra y contratacin del Estado reduciendo los

costos burocrticos del proceso y promoviendo la disciplina fiscal.

Fortalecen el sector productivo al publicar de forma transparente y eficiente

los requerimientos del sector pblico.
Transfieren al sector productivo pequeo, mediano y grande montos
importantes de negocios con el Estado. 13

13

Op. cit. OEA. Curso Virtual Introduccin a la Formulacin de Estrategias de Gobierno Electrnico.

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21

Un ejemplo bastante ilustrativo del desarrollo de plataformas tecnolgicas para la

contratacin pblica electrnica es el realizado por el Gobierno de Chile el cual se orienta a
buscar altos estndares de transparencia y eficiencia en el mercado de las compras pblicas.
www.chilecompra.cl

Los Estados se enfrentan a unos retos exigentes que les demandan esfuerzo, inversin,
dedicacin, cambios culturales, entre otros aspectos, pero que les retribuyen en disminucin
de costos, eficiencia, cobertura, mayor interaccin, control, transparencia, credibilidad,
confianza de parte de sus destinatarios y usuarios en general.
En este orden de ideas, como complemento de las medidas tecnolgicas que se adopten
para agilizar los procedimientos de compras pblicas que lleven a cabo las entidades
estatales, es preciso adaptar tambin la normativa correspondiente, de forma que se pueda
realizar un proceso de adquisicin de bienes o servicios que cuente con el respaldo jurdico
suficiente.
Esta adaptacin implicar que se revise cada paso del procedimiento que sigue la entidad,
teniendo en cuenta las etapas previas, de inscripcin en un registro de proponentes, la
formulacin de los pliegos de condiciones (cuando se trate de procesos licitatorios o
concursos), la adquisicin y aclaracin de dichos pliegos, la presentacin de ofertas, la
seleccin y la suscripcin y ejecucin del contrato respectivo,
A lo largo de dichas etapas el Estado deber establecer las condiciones de validez y eficacia
jurdica de las actuaciones propias y de los particulares, y adicionalmente, aquellas que
garanticen la confidencialidad, autenticidad, integridad y no rechazo de las operaciones
electrnicas donde intervengan.
No slo debe procurar que la tecnologa permita realizar las adquisiciones va electrnica,
sino que la informacin que se intercambia y los datos de los proponentes sean protegidos
jurdicamente. Por ello debe establecer disposiciones de proteccin de la informacin propia
de los particulares y de manera especial de sus propuestas, en el momento en que son
presentadas, esto sin perjuicio que puedan preverse etapas del procedimiento donde lo que
debe garantizar el Estado es una adecuada publicidad y transparencia.

Modernizan y mejoran el proceso de compras y contrataciones pblicas al

permitir a los proveedores hacer observaciones, mejoras e introducir
tcnicas nuevas.

Mejoran la propia gestin del Estado al generar una competencia objetiva

basada en la calidad y el precio de los productos.

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Amplan y democratizan el acceso a la informacin de compras y

contrataciones pblicas.

Mejoran la imagen internacional del pas atrayendo inversiones al fomentar

la transparencia.

Garantizan la probidad y transparencia de los procesos.

Hacen ms eficiente y efectiva las decisiones de compra del Estado.

Otorgan ms credibilidad al Estado ante la ciudadana fortaleciendo el

sistema democrtico.

VII.

SITIOS DE INTERES

Para que usted pueda profundizar y/o ampliar los contenidos de este mdulo, le
recomendamos que consulte las siguientes pginas Web:

http://www.redgealc.net/archivos/documentos/redgealc_web2.pdf

www.vuce.gov.co

www.invima.gov.co

www.derautor.gov.co

http://www.cepal.org/cgibin/getProd.asp?xml=/publicaciones/xml/0/29680/P29680.xml&xsl=/ddpe/tpl/p9f.xsl&b
ase=/socinfo/tpl/top-bottom.xslt

http://www.mincomercio.gov.co/eContent/NewsDetail.asp?ID=4177

http://www.sii.cl

http://www.princecooke.com/pdf/Resumen_Ejecutivo_eProcurement_ARG_Jun_2001.
pdf

www.chilecompra.cl

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23

VIII.

PREGUNTAS PARA EL FORO

1. Busque en Internet algn sitio de gobierno dentro de su rea, localidad o municipio.

Analice si el tipo de servicio y organizacin que posee puede clasificarse dentro de las
caractersticas que definen Ventanilla nica y comparta esta informacin con sus
compaeros de Foro.
2. Analice en el marco de su institucin o de su gobierno local el estado de situacin en
relacin con estos dos aspectos. Luego comente sus aportes con sus compaeros de
Foro.

Adecuacin tecnolgica.
Adecuacin jurdica.

3. Analice en el marco de su institucin o de su gobierno local el estado de situacin en

relacin con los aspectos asociados a las transacciones online. Luego comente sus
aportes con sus compaeros de Foro.
4. Analice y recuerde con sus compaeros de Foro las etapas que se dan en una
estrategia de e-government hasta llegar al momento de e-procurement. Detalle las
dificultades que se pueden presentar en su implementacin y las soluciones a corto
plazo.

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