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EL TIEMPO Y SU ADMINISTRACION
Alberto Einstein.
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anunciaban tiempo (El año y el día), e imponían pasos y reinicios obligados.
Algunos años después podíamos afanarnos de saber que el sol avanza hacia
la constelación de la lira 17 km. / segundo (482 millones de Km. Cada año),
que la tierra avanza alrededor del sol a 30,000 metros/segundos, que nos
movemos sobre nuestro eje y avanzamos con el sistema solar a una velocidad
de 300,000 metros/segundos...
OCCIDENTAL ORIENTAL
REAL NO REAL
Los acontecimientos se sitúan en Los acontecimientos se interpolan
tiempos y espacios concretos y entre lo Totalmente real y lo
definidos. imaginario.
LINEAL CIRCULAR
Los acontecimientos son sucesivos Los acontecimientos no tienen por
qué Sucederse unos a otros.
UNIDIMENSIONAL MULTIDIMENSIONAL
Los acontecimientos ocurren a un Los acontecimientos son
solo tiempo. simultáneos.
PERSONAL IMPERSONAL
Las personas se diferencian. Personas, animales y cosas conviven
2.- Las personas nacen, crecen, se 2.- Nada muere, sólo se transforma.
desarrollan y mueren.
4.- Hay una casa para el perro y una 4.- Las vacas no pueden ser comidas
residencia Para el amo. y el cerdo Es impuro.
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Medimos el tiempo a partir de diferentes calendarios.
CALENDARIO SOLAR.
Duración 365.24 días.
Inventado por Sociógenes de Alejandría.
Implantado por Julio Cesar (46 a.C.)
Llamado Juliano.
Reimplantado en 1582 en Francia e Italia. en 1782 en Inglaterra.
en 1918 en Rusia.
en 1924 en Grecia.
Llamado ahora Gregoriano.
CALENDARIO LUNAR
Duración 12 meses ó 30 días.
Inventado por los Musulmanes.
El año 1 es el de la Hégira (622 D.C.).
CALENDARIO LUNISOLAR
Duración 12 ó 13 meses.
Cada 19 años coincide con el solar.
Se ajusta en 7 años embolísticos.
Vivimos en años "diferentes".
1995 es:
Sin embargo, la hora (definición arbitraria del período temporal) transcurre para
la gran mayoría de los países occidentales y pueden establecerse parámetros
como:
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HORAS EFECTIVAS DE TRABAJO
SUECIA 1,530
ALEMANIA 1,557
DINAMARCA 1,586
HOLANDA 1,607
FRANCIA 1,613
BELGICA 1,608
NORUEGA 1,638
ITALIA 1,791
GRAN BRETAÑA 1,827
CANADA 1,848
ESTADOS UNIDOS 1,942
JAPON 2,200
EN MEXICO 1,960
HORAS EN UN AÑO
SE GASTAN:
Y VACACIONES
TOTAL 6,875
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REALIDAD.
"Nadie tiene suficiente tiempo sin embargo todo mundo tiene todo el tiempo
que hay". Todas las personas disponemos de las 24 horas del día y los 60
minutos de cada hora.
Recuerde que las metas son intangibles y sólo se puede saber si se han
alcanzado midiendo el logro de los objetivos que se traducen.
El manejo eficiente del tiempo empieza por establecer objetivos, que cubren los
siguientes requisitos:
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o Específicos.
o Medibles.
o Realistas.
o Compatibles entre sí.
o Susceptibles de ponerse por escrito y,
o Flexibles.
Las cosas importantes son las que llevan el cumplimiento de objetivos. Muy
rara vez se deben realizar hoy, y casi nunca son urgentes.
Las actividades urgentes son las que llama nuestra atención, lo que presiona
para que se cumpla a la brevedad.
Las tareas urgentes necesitan ser cuestionadas antes de realizarse para saber
si son positivamente urgentes o si están disfrazadas, porque son frecuencia
pueden tergiversar las prioridades establecidas con anterioridad.
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Para determinar el grado de prioridad de una actividad es necesario analizar el
valor que la actividad representa para el logro de los objetivos, así las tareas
más valiosas son las de mayor prioridad.
Sin embargo, para la mayoría de las personas prioridad significa lo que solicita
el jefe, lo que esta en lo más alto de la pila de documentos, lo que ayuda a
obtener ganancias, lo urgente, o lo que producía consecuencias negativas en
caso de no hacerse.
"Si hacemos una lista de todas las cosas que contribuyen a la obtención o
aparición de cualquier efecto que nos interesa analizar ordenándolas de mayor
a menor según la magnitud de la contribución de cada una, encontraremos que
la importancia relativa de las primeras es tan grande en comparación con las
últimas, que aproximadamente el 20% de ellas son responsables del 80% del
efecto total y el 80% restante de causas son responsables solamente del 20%
restante del efecto".
Es decir, el 80% de tienen el 20% del valor total la mayor parte de las
actividades. Y el 20% de resto tienen el 80% del valor total de las actividades.
Por lo tanto, emplee su tiempo en los trabajos o actividades prioritarias, las que
tienen más valor y disminuya el tiempo que dedica con las labores restantes.
LA POSTERGACIÓN.
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La postergación surge cuando se realizan trabajos de poca importancia
retrasando la ejecución de algo realmente prioritario. Es empezar algo
importante "tan pronto como..."
La principal razón de dejar las cosas para después es porque a veces las
cosas prioritarias no son gratas, son agobiantes o no sabe por donde empezar.
Delegar su elaboración.
Siempre que sea posible es conveniente dejar que alguien más se haga cargo
de realizar una tarea que para usted es aburrida o desagradable delegando su
ejecución de manera total o parcial.
Recompensar su cumplimiento.
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Trabajar de lo general a lo particular.
Cuando un proyecto es muy grande conviene empezar por los aspectos más
amplios y generales y después concluir con los detalles más refinados.
• Recopilar información
• Escribir una carta
• Realizar una llamada.
• Visitar a alguna persona.
• Asignar una labor.
• Convocar una reunión.
• Leer informes o documentos.
• Planear un evento: fije una fecha para llevar a cabo una junta o reunión
con el objeto de dar a conocer la conclusión del trabajo, esto lo obligará
a tener todo listo antes del evento.
• Ceder a la pereza: durante 15 minutos no haga nada sólo observe sus
papeles y trate de no tocarlos. A los pocos minutos se sentirá
desesperado y tendrá la energía suficiente para ponerse a trabajar.
• Crear un ambiente agradable: procure que en su lugar de trabajo los
materiales estén dispuestos adecuadamente, exista un orden y se eviten
distracciones.
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¿Dudar del valor personal o de la manera en que se desempeña en sus
labores?.
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
• Clarificar objetivos.
• Definir todas las actividades prioritarias de acuerdo con las tareas que
sean más importantes para el logro de los objetivos.
• Enumerar todas las actividades del día y designarles dos códigos, uno
que se refiera al valor de la actividad y otro a la urgencia con que debe
realizarse.
• Evaluar todas las actividades que parezcan urgentes.
• Cuestionar las actividades que alteren el plan diario.
• Desarrollar el hábito de atender las actividades más importantes y
valiosas.
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EL REGISTRO DE PROYECTOS.
EL PLAN SEMANAL.
El plan semanal contiene las actividades que deben llevarse a cabo para lograr
los objetivos semanales. Debe correlacionarse con el Registro de Proyectos
para evitar omisiones o desviaciones importantes.
PLAN DIARIO.
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Enumere las actividades previamente seleccionadas en el Plan Semanal para
realizar ese día.
Enliste las tareas diarias que deberán llevarse a cabo, identifique prioridades y
calcule el tiempo que se requiere para cada tarea.
INTERRUPTORES
Permitir que las interrupciones y demandas del trabajo ocurran sin control, es la
forma más rápida de nulificar los esfuerzos invertidos en la programación del
tiempo.
• Interrupciones telefónicas.
• Visitas sin previa cita.
• Juntas.
• Administración de crisis.
• Falta de objetivos, prioridades y planes de trabajo.
• Falta de organización.
• Delegación ineficaz.
• Intentar hacer demasiadas cosas a la vez.
• Comunicación poco clara.
• Información inadecuada, inexacta o demorada.
• Falta de Decisión.
• Negligencia.
• Responsabilidad y autoridad confusas.
• No saber decir que no.
• Dejar los trabajos a medias.
• Falta de disciplina, entre otras.
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La mejor manera de manejar las interrupciones cotidianas es incorporar a la
rutina diaria prácticas sencillas que mantengan un mayor control de las
situaciones.
LLAMADAS TELEFONICAS.
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Procure no utilizar el teléfono cuando se requiere tomar decisiones, cuando el
asunto a tratar es delicado, o complejo y largo y cuando el mensaje no requiere
una contestación inmediata; en estos casos prefiera utilizar una carta,
memorándum u organice una reunión.
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tranquilidad para concluir un trabajo o tener más concentración, tendrá que
retirarse a la biblioteca, a una oficina vacía o a la sala de juntas.
JUNTAS DE TRABAJO
Las juntas resumen grandes cantidades de tiempo y dinero y son uno de los
principales impedimentos para alcanzar los propósitos deseados.
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reunión, e indique que información deberán llevar consigo los
participantes o cualquier preparación que deba hacerse previamente.
ATENCION DE PROBLEMAS
Lo primero que hay que hacer para evitar este tipo de emergencias que
representan una crisis, es diagnosticar su causa.
El final del período examinado (se recomienda llevarlo a cabo por dos semanas
como mínimo) clasifique las interrupciones de la siguiente manera:
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• Legítimas, son llamadas, visitas o asuntos que no pudieron prevenirse ni
predecirse.
• Delegables, son interrupciones que pudieron ser atendidas por su
secretaria o por algún subalterno.
• Rutinarias, son llamadas, visitas o asuntos que pudieron postergarse o
controlarse.
• Recordatorias, son interrupciones para recordarle alguna cuestión que
no ha sido resuelta todavía.
• Demandantes, son llamadas o visitas para aclarar fechas o decisiones,
para solicitar algún consejo, apoyo o información.
Cuando las interrupciones más frecuentes son del tipo "delegable y rutinarias"
se debe reforzar las técnicas utilizadas para limitar, acortar y reprogramar este
tipo de distracciones.
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PLAN DE ACCION
Dentro de las acciones que ofrecen una ayuda eficaz en la programación del
tiempo, la delegación es una de las herramientas más útiles para lograr más
fácilmente los objetivos determinados.
• Planeación mediocre,
• Deficiente control de subordinados,
• Exceso de papeles,
• Presión y confusión constantes,
• Crítica de subordinados,
• Cargas de trabajo no equitativas,
• Lenta toma de decisiones,
• Concentración del poder de gestión,
• Clima de trabajo deficiente y,
• Anarquía de esfuerzos.
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Para evitar los problemas anteriores asegúrese de delegar de manera correcta,
las siguientes consideraciones pueden ser de utilidad para mejorar su habilidad
para delegar:
ACCIONES INMEDIATAS
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Para que la labor de la secretaria resulte realmente un apoyo en la
programación del tiempo, es conveniente:
• Aclare con ella cuales son los objetivos que persigue con su trabajo.
• Aclare que espera en cuanto a rendimiento y desempeño de su
secretaria.
• Exprese la necesidad que tiene de su colaboración para lograr
resultados efectivos en su labor.
• Comente son ella sus planes de actividades.
• Escuche sus comentarios y sugerencias, pueden resultar de gran
utilidad.
• Permita que exista iniciativa por parte de su secretaria.
LLAMADAS TELEFONICAS.
• Especifique el horario en que podrá atender las llamadas del resto de las
personas.
ATENCION A VISITANTES.
• Puede definir con su secretaria quienes son las personas que puede
recibir y quienes son los visitantes indeseables.
• Pida a su secretaria que fije una cita posterior con los visitantes
inesperados o sugiera que regrese a alguna hora específica.
• Pídale que con visitantes que se alarguen su estancia le llame por
teléfono en quince o veinte minutos para que le dé pretexto de terminar
con la visita.
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TRABAJO DE RUTINA.
DELEGACION.
Si usted viaja con frecuencia anticipe los preparativos y trate de sacar el mayor
provecho posible de tiempo que dispone en cada uno de sus vias.
Recogido de la web:
http://www.conocimientosweb.net
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