e-Learning

Curso de

PowerPoint
Mdulo 1
Unidades

1) Diseo de diapositivas
2) Diapositiva patrn, grficos y tablas
3) Herramienta Dibujo
4) Colores y plantillas
5) Opciones de salida de la informacin
6) Animaciones y multimedia
7) Botones de accin y macros
8) Presentaciones en Internet

MP Ediciones
Moreno 2062 (C1094ABF) Buenos Aires, Repblica Argentina
Tel.: (54-11) 4959-5000 | Fax: (54-11) 4954-1791

POWERPOINT
Al finalizar esta unidad usted ser capaz de:

1. Reconocer y utilizar las

herramientas que componen la
pantalla de trabajo.

2. Crear una presentacin sencilla.

3. Utilizar diferentes modos de

visualizacin de su presentacin.

4. Darles formato a los textos que

introduzca.

5. Incorporar diferentes tipos de

grficos en su presentacin.

Unidad

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Cmo se hace una presentacin - Unidad 1

Qu es un programa de presentaciones?
Una de las aptitudes que se requieren de una persona en cualquier mbito en el que acte es
la de comunicar informacin de una manera clara y concisa.
Los programas de presentaciones apuntan a satisfacer esta necesidad, y nos ayudan a darles
una apariencia profesional a las ideas y a los mensajes que deseamos transmitir. Mediante estos programas podemos crear texto, imgenes y diapositivas, e incluso enriquecerlas mediante
sonidos y videos.
Uno de los programas de presentaciones ms utilizados en todo tipo de organizaciones es PowerPoint, por las siguientes razones:
Viene integrado en el paquete de programas de Microsoft Office, por lo que puede utilizar todos los documentos, bases de datos y hojas de clculo creados con las diversas aplicaciones.
Dispone de plantillas y patrones que permiten que toda la presentacin mantenga un mismo
estilo.
Ofrece la posibilidad de incluir efectos especiales, controles de interactividad, sonido y video, y
adems permite grabar audio y publicar en Internet.
Lo ms importante: es muy fcil de utilizar.

PowerPoint permite crear y exhibir presentaciones en diversos campos:

En el educativo, por parte de maestros, profesores y alumnos que desean exponer un tema con
profusin de ilustraciones y esquemas.
En el campo comercial es muy utilizado para realizar demostraciones de productos y servicios.
En las organizaciones de todo tipo se utiliza como soporte de cualquier clase de reuniones, as
como para capacitar al personal.

Qu es una presentacin?
Es un conjunto de diapositivas que permiten mostrar textos, grficos, dibujos y otros objetos de
forma secuencial, a travs de una computadora o de otros medios, como lminas o transparencias.
Las presentaciones funcionan, bsicamente, de manera similar a un procesador de textos: mientras que los documentos estn constituidos por pginas, las presentaciones estn conformadas por
diapositivas.
Una vez creada la presentacin, tenemos varias alternativas: imprimirla en papel para distribuirla a los asistentes, confeccionar transparencias para retroproyector o producir diapositivas fotogrficas de 35 mm.
Tambin podemos incluir notas para el orador, es decir, textos que acompaan a cada diapositiva y sirven de apoyo a la persona que realiza la presentacin.
Por ltimo, podemos armar un ndice, as como ver todas las diapositivas en tamao reducido.

PARA SABER MS: QUINES FUERON LOS AUTORES DE POWERPOINT?

Si bien Microsoft trata de mantener el secreto, tenemos un truco para revelarlo.
En el men Ayuda seleccionamos la opcin
Acerca de Microsoft PowerPoint, con lo cual aparecer una nueva ventana. Hacemos un clic en
el lado izquierdo del logo del programa mien-

tras mantenemos presionada la tecla Ctrl, y

aparecer una animacin con los nombres del
equipo de programadores. Siempre es bueno
tener a quin reclamarle.

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Familiarizndonos con la pantalla de trabajo

Lo primero que aparece cuando abrimos el programa es una pantalla como sta:

El programa nos pregunta si queremos trabajar con un asistente, si vamos a hacerlo sobre una
presentacin existente o si crearemos una nueva. Seleccionamos esta ltima opcin, y se abrir
una nueva ventana en la que podremos elegir un diseo predeterminado. Por ahora, seleccionaremos una presentacin en blanco.

Inmediatamente aparecer una pantalla de trabajo como la que se ve en la siguiente figura:

ATENCIN:

OTRAS OPCIONES EN LA PANTALLA

Cuando aparece la primera ventana, una de
las opciones que el programa nos presenta es
la de utilizar el Asistente para autocontenido,
que resulta muy interesante cuando disponemos de poco tiempo.

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Gua Visual 1 - Pantalla de trabajo

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Barra de men: permite acceder a todas las funciones del programa.

Barra de herramientas Estndar: contiene las funciones ms utilizadas relacionadas con los archivos, con
la impresin, con el uso del Portapapeles y con la insercin de diversos objetos, como tablas, grficos o
nuevas diapositivas.

Barra de herramientas Formato: permite definir tipos, tamaos y estilos de fuentes, seleccionar la alineacin de los prrafos, introducir vietas, etc.

Panel Esquema: en l puede verse el esquema jerrquico de las diapositivas que conforman la presentacin.

Diapositiva: muestra la diapositiva sobre la cual estamos trabajando.

Panel Notas: permite adjuntar notas a las diapositivas.

Botones Vistas de presentacin: permiten visualizar nuestras diapositivas de diferentes maneras.

Barra de herramientas Dibujo: permite elegir diferentes opciones para los grficos e imgenes que se
incorporen en las diapositivas.

Barra de Estado: brinda informacin sobre la diapositiva en curso y sobre la presentacin en general.

Cuando comenzamos una nueva presentacin, sta se abre por defecto en el modo Vista normal, con el cual trabajaremos por ahora. Ya tendremos oportunidad de hablar sobre los otros
ms adelante.

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Antes de comenzar a trabajar, conviene revisar las distintas opciones de la barra de herramientas Dibujo.

Gua Visual 2 - Barra de herramientas Dibujo

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Acciones con los dibujos: permite cambiar la ubicacin del elemento seleccionado, ajustarlo, alinearlo, etc.

Seleccionar objetos

Girar libremente: permite rotar el objeto en cualquier direccin.

Autoformas: ofrece una gran variedad de lneas, conectores, flechas, botones de accin, etc.

Lnea

Flecha

Rectngulo

Elipse

Cuadro de texto: se utiliza para escribir dentro de la diapositiva.

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WordArt: inserta tipografas con diseos especiales.

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Imagen prediseada: permite insertar cualquier tipo de imagen.

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Color de relleno: permite modificar el color que se encuentra en el interior de las figuras.

13 Color

de lnea

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Color de fuente

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Grosor de lnea

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Estilo de lnea: ofrece diferentes tipos de guiones, punteados, etc.

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Estilo de flecha

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Aplicar sombra

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Objetos en 3D

IDEA:

INSERTAR EL MISMO DIBUJO VARIAS VECES

En lugar de hacer clic en el botn de dibujo
cada vez que queremos utilizarlo, hacemos doble clic sobre l, y ste permanecer seleccionado o adherido.
Elegimos la ubicacin que queremos y damos la orden de pegar. Cuando hayamos fina-

lizado, hacemos clic nuevamente en el botn o

presionamos la tecla Escape para dejarlo liberado.

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Nuestra primera presentacin

Vamos a realizar, a modo de ejemplo, la presentacin de una agencia turstica que est promocionando un paquete, como vemos en la siguiente imagen.

Paso a Paso - Diseando una presentacin sencilla

Seleccione la herramienta Cuadro de texto de la barra de Dibujo.

Traslade el puntero hacia el rea de trabajo de la diapositiva y, manteniendo apretado el

botn izquierdo del mouse, desplcelo en diagonal hasta formar un cuadro.

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Suelte el botn, y dentro del cuadro aparecer el cursor de manera intermitente, lo cual indica que puede incorporar texto. Escriba: Turismo Patagnico.

Seleccione el texto y aumente el tamao de la fuente a 44 puntos.

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Coloque un nuevo cuadro de texto debajo del anterior. En este caso escriba: Un contacto
con la naturaleza.
Para cambiar el color de este texto haga dos clics en el borde del cuadro, y en la barra de
Dibujo seleccione la pequea flecha que aparece junto al botn Color de fuente.

Elija la opcin Ms colores de fuente, y aparecer una paleta de colores en la que podr
seleccionar un color, por ejemplo, el azul. Luego pulse Aceptar.

VER VIDEO
CUADROS
DE TEXTO

PARA SABER MS: TEXTO AUTOAJUSTABLE

Si utilizamos diseos que incluyen una lista
con vietas, al escribir en ellos y superar el tamao total del cuadro, el texto comienza a
achicarse automticamente para no sobrepasar los lmites.

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Para darle color al fondo de la diapositiva utilice la opcin Fondo, ubicada en el men
Formato.

Se abrir una ventana de dilogo con la seccin Relleno de fondo. Desplegando la ventanita que aparece vaca, puede escoger alguno de los colores de la gama; luego presione Aplicar.

VER VIDEO
COLOR AL
FONDO

Bien, hemos terminado con la primera diapositiva. En este punto conviene guardar el trabajo con
el nombre Turismo para evitar inconvenientes ms tarde.
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Paso a Paso - Insertando nuevas diapositivas

En el men Insertar seleccione la opcin Nueva diapositiva, y nuevamente elija una diapositiva en blanco.

VER VIDEO
NUEVA
DIAPOSITIVA

Inserte un nuevo cuadro de texto y escriba: Conozca la belleza de los lagos del Sur.

Cambie el color de relleno de este cuadro seleccionando el botn correspondiente de la

barra de Dibujo, hasta encontrar el de su agrado.

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Agregue ahora un dibujo de la galera de imgenes prediseadas utilizando el botn Insertar imagen prediseada de la barra de Dibujo.

Elija alguna de las categoras que aparecen en la galera de ClipArt, y luego recorra las imgenes que se ven en la ventana de abajo hasta encontrar la que mejor se adapte a su trabajo.

Al hacer clic sobre la imagen, se desplegar un pequeo men de conos. Presione el botn
Insertar clip, con lo cual la imagen se copiar en la diapositiva. Cierre la ventana de la galera de imgenes.

GENIOS:

EDITAR EN LA ESCALA CORRECTA Y EN EL LUGAR PRECISO

Cuando estamos dndole los toques finales
a la presentacin, muchas veces tenemos que
editar un dibujo muy pequeo, y recurrimos al
Zoom para verlo mejor. Sin embargo, suele
ocurrir que el dibujo se corra y tengamos que
empezar a buscarlo por toda la pantalla. Para

que ste permanezca en el centro de la pantalla, simplemente tenemos que seleccionarlo

antes de cambiar la escala de edicin.

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Como puede ver, ya tiene su imagen en la diapositiva. Los cuadraditos que aparecen a su
alrededor son los puntos de seleccin. Si ubica el puntero del mouse sobre alguno de los
vrtices, notar que ste se transforma en una flecha doble que le permite agrandar o achicar la imagen si arrastra el mouse mientras presiona el botn izquierdo.

ATENCIN:

PROBLEMAS CON LAS BSQUEDAS

Muchas veces buscamos una imagen a travs de una palabra clave, pero nos aparecen
muy pocas o ninguna, simplemente porque el
criterio de clasificacin de quien arm el
ClipArt difiere del nuestro.
Podemos solucionar esto abriendo el men

contextual del dibujo, seleccionando la opcin

Propiedades y luego la ficha Palabras clave; en
Nueva palabra clave escribimos la que nos resulte ms adecuada.

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Modifique el fondo de la diapositiva tal como lo hizo con la primera.

Inserte una nueva diapositiva y agrguele los objetos que se ven en la figura. Vuelva a guardar el trabajo.

Hemos realizado nuestra primera presentacin, que iremos mejorando mediante nuevos componentes.

ATENCIN:

IMGENES DE FONDO
Debemos tener cuidado cuando queremos
colocar una imagen colorida como fondo de la
presentacin, ya que una cosa es visualizarla
en el monitor de la computadora y otra bien
distinta, hacerlo en una pantalla de proyec-

cin, ya que los detalles se pierden y la imagen

tiende a aplanarse.

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Diferentes maneras de ver una presentacin

Hasta ahora estuvimos trabajando con la vista Normal, lo que nos permiti crear y modificar las
diapositivas que componen nuestra pequea presentacin.
Vamos a emplear ahora las diferentes vistas del programa, para poder explicar sus utilidades. Para hacerlo, utilizaremos tanto el men Ver de la barra de herramientas como los Botones para vistas de presentacin.
Site el cursor en el Panel de notas y escriba lo siguiente: Esta presentacin se realiza en ocasin del lanzamiento del plan turstico Conozca la Patagonia, auspiciado por la Secretara de
Turismo.

La vista Pgina de notas

Cuando seleccionamos la vista Pgina de notas en el men Ver, nos encontramos con una hoja dividida en dos partes: la superior muestra una imagen reducida de la diapositiva, mientras que
en la inferior se abre un cuadro de texto en el que podemos agregar texto. Esta funcin es muy
importante cuando necesitamos contar con un guin de la presentacin para ver en pantalla.

ATENCIN:

SORPRESA AL IMPRIMIR
Cuando damos la orden de impresin desde
la vista Pgina de notas, las notas no aparecen
impresas, sino slo la diapositiva.
Para poder hacerlo tenemos que exportar
nuestras notas a Word.

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La vista Clasificador de diapositivas

La vista Clasificador de diapositivas nos muestra todas las diapositivas que componen nuestra
presentacin, una junto a la otra.

Esto no slo nos proporciona una perspectiva general, sino que tambin nos permite cambiar
las posiciones relativas de las diapositivas con slo seleccionarlas y arrastrarlas con el mouse.

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Si hacemos clic en cualquiera de las diapositivas, sta ser la que aparecer en pantalla cuando
retornemos a la vista Normal. Podemos corroborarlo echando un vistazo a la barra de Estado.

La vista Esquema
En este modo de visualizacin, el Panel Esquema se hace ms grande, mientras que la vista de
la diapositiva se reduce.
En nuestro caso, vemos que aparecen nuestras tres diapositivas y que, al seleccionar cualquiera
de ellas, se muestra automticamente en la ventana de la derecha.

GENIOS:

SACANDO PROVECHO DE LAS VISTAS

Si estamos trabajando en la vista Clasificador
de diapositivas, podemos abrir cualquier diapositiva rpidamente si hacemos doble clic en
cualquiera de las vistas reducidas. Esta caracterstica es especialmente til para encontrar

una dispositiva en particular dentro de

presentaciones muy grandes.

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Si escribimos un texto en el cursor que titila junto a la diapositiva seleccionada, ste se incorpora como parte de ella.

Tambin en este caso podemos seleccionar las diapositivas y cambiar su ubicacin.

La vista Diapositiva
Al seleccionar esta vista desaparece por completo el Panel de Notas, y el Panel Esquema se reduce al mnimo.
Esta vista resulta muy adecuada en el momento de disear la diapositiva, porque permite ver cada detalle con gran nitidez.

VER VIDEO
VISTAS

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Textos con formato

Como mencionamos anteriormente, en el momento de insertar una diapositiva tenemos la opcin de elegir alguno de los diseos que nos proporciona el programa.
Estas diapositivas prearmadas tienen la particularidad de que no slo determinan cierta distribucin de textos e imgenes, sino que tambin establecen la tipografa que se va a utilizar.
En el caso de nuestra presentacin, hemos insertado diferentes cuadros de texto, en los que hemos jerarquizado los ttulos y los subttulos a travs del tamao de las letras. Vamos a ver ahora
qu otras alternativas tenemos para dar formato a los textos.

Paso a Paso - Dndole formato a un texto

Inserte una nueva diapositiva en la presentacin actual e incorprele un cuadro de texto,

en el que debe escribir: Ventajas de nuestra agencia.

Apoye el puntero sobre el borde gris del cuadro de texto, y ste se convertir en una cruz.
Haga un nuevo clic sobre uno de los bordes para seleccionar todo el cuadro: las lneas oblicuas pasarn a verse como puntos grisados.

PARA SABER MS: ....

El espacio que maneja el cuadro de texto
funciona en forma similar a un procesador
manteniendo las caractersticas de funcionalidad. Por ejemplo, con dos clic se selecciona la
palabra, con tres clic el prrafo, etc.

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Utilice ahora la barra de Formato para cambiar el tamao de la tipografa a 32 puntos, con
estilo negrita y alineacin centrada.

VER VIDEO
FORMATO
DEL TEXTO

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Haga un clic en la parte blanca de la diapositiva, y ver que el borde del cuadro de texto
desaparece. Al hacer otro clic en el texto, vuelve a aparecer. Si hace clic en el borde del cuadro, desaparece el cursor parpadeante; si vuelve a hacer clic en el interior del cuadro, aparece nuevamente, lo que indica que puede escribir o corregir el texto como en un procesador de textos. Tambin podemos modificar todas las caractersticas utilizando el men Formato/Cuadro de texto.

En primer plano aparecer la ficha Colores y lneas. En la seccin Relleno puede elegir el
color interno del cuadro haciendo clic sobre la flechita.

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En la seccin Lnea de la misma ficha, elija un color, un tipo, un estilo y un grosor.

Pulse Aceptar con el botn izquierdo del mouse y observe el resultado sobre la diapositiva.

Agregue otro cuadro de texto debajo del anterior y escriba tres caractersticas del servicio,
apretando Enter al finalizar cada lnea. Debera quedar similar a la figura.

Numere esta lista utilizando la opcin Numeracin y vietas del men Formato. Elija el
smbolo de su preferencia, y asgnele el tamao y el color en las ventanitas que se encuentran en la parte inferior de la ventana.

ATENCIN:

BOTN DE VIETAS
Las vietas tambin pueden colocarse mediante el botn correspondiente de la barra
Formato, aunque en este caso se insertar automticamente la ltima vieta elegida y no
habr posibilidad de escoger otras opciones.

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Para modificar la distancia entre los tem seleccione nuevamente el cuadro de texto y abra
el men Formato/Interlineado.

Modifique el fondo de la diapositiva y luego guarde la presentacin para actualizarla.

Agregar grficos
Para mejorar an ms la presentacin de nuestras diapositivas podemos agregar grficos, que
realzan el texto.

Paso a Paso - Insertando grficos

Abra una nueva presentacin en blanco.

Seleccione la herramienta Rectngulo de la barra Dibujo, lleve el puntero hacia la diapositiva y mantenga apretado el botn mientras lo arrastra en diagonal.

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Alrededor del rectngulo aparecen ahora los puntos de control, que permiten modificar las
dimensiones de la figura. Cuando pase el puntero del mouse sobre ellos, aparecern unas
flechitas que indican que ya puede hacerlo.

Coloque el puntero en la parte interior del grfico, y aparecer la cruz que nos indica que
podemos mover el objeto sin deformarlo.

Puede agregar una flecha en la diapositiva seleccionando la herramienta Flecha, haciendo

un clic en el origen de sta y arrastrando el mouse con el botn presionado en la direccin
deseada.

DATO TIL:

COLOR DE FONDO
El color verde es el predeterminado por el
programa para el fondo del grfico, pero puede cambiarlo utilizando el botn Color de Relleno de la barra Dibujo.

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Para seleccionar ambos objetos a la vez, tiene que ubicar el puntero en la parte superior izquierda de la diapositiva y arrastrarlo en diagonal con el botn presionado. Aparecer un
punteado que indica qu objetos han sido seleccionados.

GENIOS:

SELECCIN CON UNA TECLA

Tambin se pueden seleccionar varios objetos haciendo clic en cada uno de ellos mientras se mantiene presionada la tecla Shift.

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Cuando suelte el botn, el rectngulo y la flecha aparecern seleccionados al mismo tiempo, lo

que indica que podr mover ambos objetos en una sola operacin. La diapositiva se ver como en
la siguiente figura:

VER VIDEO
GRFICOS

Para modificar el color de la flecha, debe seleccionarla y utilizar el botn Color de lnea de
la barra Dibujo.

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Si quiere desplazar la flecha, debe seleccionarla y luego arrastrarla con el mouse hasta alcanzar la posicin deseada. Para reorientar la flecha, haga un clic y arrastre sus extremos.
Siguiendo esta misma metodologa podemos agregar grficos como rectngulos, elipses, lneas
o flechas en cualquier presentacin, y combinarlos con los textos sin problemas. No olvide guardar esta presentacin antes de cerrar el programa.

Bien, hemos llegado al final de la primera Unidad, en la que hemos tenido la oportunidad de introducirnos en las herramientas bsicas de PowerPoint, que seguiremos expandiendo paulatinamente.
Le sugerimos que realice las Actividades Complementarias correspondientes a la Unidad, as
como la Autoevaluacin para comprobar lo aprendido.

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