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Introduccin

El siguiente trabajo lleva por ttulo Ferias Turstica


Eventos como las ferias de turismo no son ajenos en este espritu de los
tiempos. La comercializacin del turismo mediante ferias fue el espritu que
exista en la dcada de los ochenta.
En la actualidad la funcin comercializadora de las ferias, es cuestionada. La
idea de que las ferias sirven exclusivamente para vender se hace insostenible.
La alternativa es creer en los potenciales efectos de una feria no solo como
punto de encuentro de intereses comerciales inmediatos, si no como medio e
instrumento inductor de un cambio de conceptos de la actividad turstica.

PLANIFCACION Y ORGANIZACIN DE FERIAS TURSTICAS Y


EMPRESARIALES

Qu es una feria?
Una feria, es un punto de encuentro entre la oferta (prestadores de servicios y
productos) y la demanda (compradores o consumidores) de una aldea,
municipio, regin, pas o inclusive romper las fronteras y acercarse a nuevos
posibles demandantes a nivel internacional.
Objetivos
Los objetivos de una feria son:

Lograr la compra y/o venta de los productos y servicios.


Conocer las caractersticas de la competencia, estndares de calidad y

evaluar la reaccin ante la oferta.


Investigar el potencial de mercado.
Lograr un gran nmero de contactos en un tiempo breve.
Conocer precios para lograr la insercin en un mercado.
Hacer alianzas estratgicas.

Caractersticas
Una feria es un evento de promocin comercial, en consecuencia es una
actividad empresarial.
El producto Feria tiene un objetivo muy claro, que es: hacer negocios, ya
que los productores y/o distribuidores a travs de la exposicin de sus
productos y/o servicios en un stand (espacio de exposicin) logran establecer
alianzas empresariales de compra de sus productos o establecer contactos con
otros prestadores de servicios para mejorar su produccin (proveedores).
La feria forma parte de la estrategia de mercadeo que busca desarrollar el
mercado en un rea productiva. Los productores participantes logran realizar
ventas e incrementar el nmero de clientes.

Son eventos Productos de Promocin Comercial, que tienen como objetivo


promocionar a la MiPyMe sea sta de manufactura, produccin agrcola,
pecuaria, artesanal, turstica u otra lnea.
Tipos de ferias
Las ferias se clasifican, segn los siguientes criterios:
a) Segn el tipo de muestra que exhiben, pueden ser:
Ferias Sectoriales. Estn dirigidas a sectores y/o subsectores
especficos, ejemplo: agrcola, comercio, servicios, industria, etc.
Presentan diferentes grados de especializacin.
Ferias Multisectoriales. Exhiben una amplia gama de productos y/o
servicios provenientes de diferentes sectores econmicos.
b) Segn el tipo de pblico, las ferias pueden ser:
Ferias Generales. Se caracterizan por concentrar un nmero de
visitantes

totalmente

heterogneo,

pueden

encontrarse

desde

empresarios(as) hasta consumidores finales. Provienen del mbito


internacional, nacional y regional.
Ferias Especializadas. Estas ferias son visitadas exclusivamente por
hombres de negocios pertenecientes al mbito nacional e internacional
de un sector, sub sector o tema especfico. Ejemplo de estas ferias son
AGRITRADE (feria agrcola especializada), Feria de la Construccin,
Feria de Ecoturismo, etctera.

c) Segn su alcance y cobertura:

Ferias Regionales. Este tipo de feria consta de expositores procedentes


de una misma regin, por ejemplo: feria de ecoturismo de las Verapaces.
Ferias Nacionales. Los participantes provienen de todas las regiones
de un pas.
Ferias Internacionales. Son grandes eventos de exposicin que se
llevan a cabo para facilitar encuentros de negocios de expositores o
empresas de distintos pases.
Criterios a tomar en cuenta para la organizacin de una feria empresarial
Nombre especfico que identifique claramente al sector/sectores para el
Nombre de la Feria

cual es organizada.

Logotipo o marca

EL logotipo debe tener una estrecha relacin con el nombre y el objetivo de la


feria (puede generarse a travs de un concurso).

Fecha de

Definida en base a un anlisis previo sobre la disponibilidad local y la

realizacion

conveniencia de los empresarios.

Dentro del pblico objetivo se debe considerar la oferta y la demanda.


1. la oferta, son los expositores. Deben ser micro, pequeas o medianas
empresas con productos y/o servicios de calidad en todo el proceso, desde la
compra de los insumos hasta la presentacin final de los productos. Adems,
deben ser productores emprendedores, dispuestos al cambio, en funcin al
desarrollo empresarial.

Pblico Objetivo

2. la demanda, son los compradores y consumidores. Es necesario clasificar el


pblico que asistir al recinto ferial debido a que no existe un producto
universal que satisfaga las necesidades de todos los clientes, por lo tanto, los
organizadores de una feria deben definir su segmento de mercado, identificar
quines sern las personas, empresas y compradores especficos para que
las empresas participantes vendan o hagan negocios. Se debe tener presente
los objetivos que se quieren alcanzar con la realizacin de la feria y atraer al
pblico que realmente les interesa, si no se logra, la feria no habr cumplido
su cometido.
En una feria siempre existe un porcentaje de asistentes que se acercan al stand y
no corresponden con la definicin del mercado objetivo, no son los compradores
calificados, sino un comprador con una necesidad que el producto no satisface, o
simples curiosos.
Hay tres razones para calificar a un cliente durante su presencia en el
stand:

Por economa (cada contacto que se hace cuesta dinero y al calificarlos


se economiza).

Por ahorro de tiempo; y

Por oportunidad (al calificar durante la exposicin se mantiene una


delantera, eliminando un paso innecesario en el proceso de ventas
posterior a la exposicin).

A continuacin se presentan los lineamientos que deben tomarse en cuenta para la


realizacin de la feria:
1. Promover una visin de negocios con enfoque de marketing. Este lineamiento
plantea trabajar por un cambio de actitud en los productores, para que su enfoque
de los negocios est centrado en los clientes; de tal manera que los productos y
servicios que se les ofrece, sean instrumentos para conseguir nuevos segmentos e
ingresar a nuevos nichos de mercado.
Lineamientos

2. Organizar la feria como una actitud empresarial. La feria es un evento de


negocios y de promocin, y por lo tanto es una actividad empresarial, y tiene que
organizarse en esos trminos.
3. Coordinar con gremios productivos. Si la feria es organizada por Organizaciones
Gubernamentales o No Gubernamentales, se debe trabajar en conjunto con los
gremios o asociaciones productivas, para promover la cooperacin y la existencia
de cambios de actitud empresarial.
4. Constituir
tiempo que
constituido
tiempo que

un equipo exclusivo para la organizacin de la feria. Debido al


se dedica para la realizacin de la feria, el equipo de trabajo debe estar
por personas que se dediquen en promedio 10 horas diarias, es el
se debe dedicar antes de su realizacin y durante la feria se trabaja de

La eleccin de la sede es sin duda el primer factor que se debe tomar en cuenta al
organizar el evento. Para la eleccin del lugar se debe tomar en cuenta los siguientes
aspectos: ubicacin, accesibilidad, infraestructura hotelera y de restaurantes,
estacionamientos, seguridad, iluminacin natural y artificial, ventilacin adecuada,
decoracin, sonido, ambientacin y principalmente lograr un concepto de diseo del
espacio fsico de la exhibicin. Este espacio debe ser lo ms amplio posible y atractivo
para el pblico que visitar la feria.
Estas son las caractersticas que deben tomarse en cuenta para el recinto ferial:
1. Tener varias puertas de acceso.
Lugar (Recinto
Ferial)

2. Proporcionar un rea peatonal amplia para el pblico.


3. Brindar varios servicios higinicos.
4. Prever reas para montar espectculos recreativos y de promocin cultural o
artstica.
5. Acceso a una zona de parqueo.
6. El recinto debe estar adecuadamente sealizado.
7. Se debe contar con una cantidad de energa adecuada que garantice el
funcionamiento de mquinas y equipos.
8. Iluminacin adecuada.
9. Contar con el servicio de agua potable permanentemente.

Stands

El lugar debe ser adecuado, para facilitar la distribucin del espacio de exhibicin, ya
que ste debe proveer pabellones o stands (espacio de exhibicin de cada uno de los
participantes). Los tamaos de los stands pueden variar de acuerdo a las necesidades
y presupuesto de cada expositor. Para el diseo y composicin del stand existe una
amplia gama de sistemas divisorios. Hay empresas que se dedican a su diseo y
montaje, o tambin pueden ser diseados por un arquitecto determinando el tipo de
material ms adecuado, que sea de fcil montaje. Algunas veces los organizadores
deben proveer los servicios como: electricidad, mobiliario, accesorios, estanteras,
vitrinas y mostradores. Esto depende de la capacidad financiera con la que cuente el
comit; lo ms esencial es proveer electricidad, seguridad y mobiliario.

Para realizar la inscripcin se debe considerar aspectos como:


Pagos. Todo empresario debe hacer el pago de su participacin en la feria, este se
traduce a un espacio adecuado para realizar la exposicin de los productos
durante el tiempo que dure la feria. El pago puede fijarse como un paquete
integrado que incluya el costo del stand, conferencias y participacin en ruedas de
negocios o realizar el pago de cada actividad individualmente.

la Inscripcin

Firmas de contratos. Se logra al momento de hacer el pago, en este contrato el


empresario se hace responsable del buen manejo de las instalaciones y mobiliario
que se le ha provedo, as como el compromiso de proveer los servicios acordados
por el comit al momento en que el empresario hace el pago. Dicho pago se fija en
funcin de varios criterios:
-

La capacidad de pago de los participantes.

La cultura de pago del lugar.

Los precios de otras ferias.

Reglamentos. Indican las normas o reglas de lo que se debe y no se debe


hacer durante la feria, es importante que el empresario tome en cuenta estas
Servicios
adicionales

Alimentacin, distribucin, ruedas de negocios, etc.

Lanzamiento de
la feria

Previo a la realizacin de la feria, se deben realizar uno o varios lanzamientos, en el


rea geogrfica donde se desarrollar el evento y fuera de ste. El lanzamiento, tiene
como objetivo promover el evento a travs de los diferentes medios de comunicacin,
organizaciones empresariales y a la comunidad. Un lanzamiento es tomado como
una conferencia de prensa, en el cual, el comit da a conocer e informar sobre las
actividades que se realizarn durante su desarrollo, costos para los participantes,
patrocinadores, etctera. Este lanzamiento debe hacerse dos meses antes de la feria.

FERIAS TURSTICAS
Una feria, es un punto de encuentro entre la oferta (prestadores de servicios y
Productos tursticos) y la demanda (los visitantes, agencias de viajes
minoristas, etc).
Encuentros anuales de corta duracin que tienen lugar en la misma fecha y
lugar; sirven para presentar y promocionar la oferta comercial de las empresas
y destinos a intermediarios, proscriptores y pblico en general. Su mxima
utilidad consiste en el establecimiento o mantenimiento de contactos
personales entre los distintos operadores del sector.
Objetivos de las Ferias tursticas
Los objetivos importantes para la asistencia a ferias son:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Potenciar la imagen en el mercado.


Establecer contactos personales con profesionales cualificados.
Lograr mayor eficiencia de la publicidad y la promocin.
Mejorar el posicionamiento.
Fidelizar a los clientes.
Conseguir ms informacin sobre el mercado.
Incrementar ventas.

Funciones de las ferias tursticas


En una primera fase del trabajo, identificamos 5 funciones empresariales
importantes que las ferias de turismo, en la actualidad, deben posibilitar:
1. Funcin Ventas. Entendida como el conjunto de actividades de la
empresa y destinos tursticos que tienen como fin el intercambio

econmico de productos y servicios con el mercado. Incluye acciones


para desarrollar mercados y mantenerlos.
2. Funcin Promocin. Esta funcin recoge todas las acciones que tratan
de comunicar los beneficios que reporta el producto o servicio de la
empresa y/o destino turstico quienes intentan persuadir al mercado
objetivo de que compren, ese producto o servicio, a quien lo ofrece.
3. Funcin Produccin. Esta funcin se concreta en acciones ligadas al
suministro de bienes y servicios (inputs) para su transformacin
(ouputs).
4. Funcin Informacin. Incluye las acciones destinadas a conseguir datos
que permitan adquirir conocimientos y stos ayuden a resolver
problemas, desarrollar tareas y tomar decisiones.
5. Funcin Recursos Humanos/ Formacin. A travs de esta funcin se
pretende dotar a los individuos de habilidades especficas para su
puesta en prctica en el mbito profesional.
PASOS PARA DESARROLLAR UNA FERIA TURSTICA
Para poder desarrollar una feria turstica, se deben tomar en cuenta 3 fases,
que son las siguientes:
Fase de Diseo y Planeacin.
Fase de ejecucin de evento turstico.
Fase de Evaluacin.
Fase 1: Diseo y Planeacin En la fase de Diseo y planeacin de una
feria turstica, se consideran los requerimientos tcnicos, econmicos,
administrativos, logsticos, materiales, humanos, as como el necesario
acuerdo poltico o de consenso.
Las etapas relevantes del proceso se relacionan con:

Consenso de la feria. Definicin de Objetivos.


Ubicacin, duracin y poca para ejecucin de los eventos.
Oferta de Productos.
Seleccin de empresas participantes.
Convocatoria y proceso de inscripcin de empresas participantes.

As mismo con el propsito de atraer a potenciales compradores y de


hacerles agradable el tiempo de permanencia en la feria es importante
desarrollar eventos colaterales, entre los cuales sugerimos:

Programas artsticos.
Concursos de bailes, alimentos y otros.
Desfiles de bandas.
Franja Infantil.
Conciertos.
Eleccin de la reina de la feria.
Instalacin de juegos mecnicos.

En cualquier de los casos, a excepcin de los juegos mecnicos u otras


distracciones ofrecidas por las empresas, el costo para disfrutar de ellos
de parte de los visitantes, recomendamos sea incorporado dentro del
presupuesto del evento.
Otras de las actividades que son importantes en el diseo del evento son
las siguientes:
o Planos de la instalacin de la feria.
o Plan de ejecucin y distribucin de responsabilidades.
DEL MISMO MODO TENEMOS:
Publicidad del evento
El Presupuesto: El presupuesto del evento debe incorporar las
proyecciones de ingresos y egresos que permita determinar la viabilidad
econmica del mismo, incluyendo aquellos aportes en dinero, especies o
servicios que pudieran obtenerse a travs de patrocinios, con lo cual se
asegure la sostenibilidad de la feria y los aportes a la sostenibilidad del
Sistema.
Reunin de informacin: Los organizadores deben convocar a las
potenciales empresas participantes, con el propsito de trasmitir las
normas y procedimientos que estarn aplicando durante la realizacin
del evento. Se debe realizar en dos momentos:
Primero, para definir la actividad de la feria turstica.
Una semana antes del evento, para ver los detalles, ubicacin y
charlas previas al mismo.
Entre los aspectos que abordan LA REUNION DE INFORMACION
figuran:

Ubicacin de las empresas.


Perodo de instalacin.
Medidas de control y seguridad interna (incluye manipulacin de

alimentos).
Derechos y deberes de los expositores.
Horarios de funcionamiento.
reas de acceso para carga y descarga de productos.
Servicios bsicos que ofrecen los organizadores, etc.

Fase 2: Ejecucin de evento turstico En la ejecucin del evento se debe


realizar una lista de chequeo para verificar lo planificado en la ubicacin de
puestos, productos, sonido, mesas, etc. As mismo el programa de actividades,
y eventos establecidos. Tambin verificar que se realice adecuadamente el
montaje de la infraestructura de la feria, y estar pendiente de todos los detalles
que esta tenga.
Fase 3: Evaluacin del Evento. Bsicamente se pueden evaluar tres aspectos:
Evaluar durante el evento las impresiones de los visitantes.
Evaluar las ventas y cotizaciones que realicen durante el evento.
Evaluar al trmino de la Feria el impacto que tuvo el evento sobre la
imagen y las ventas.
Evaluacin despus del Evento: Despus del evento realizar una

evaluacin, verificar el presupuesto y un resultado de los gastos


realizados adems de un informe de la actividad.