UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contadura y Administracin

Manual de contabilidad para la empresa

Comercial Tauro

TESINA

Para obtener el Ttulo de:

Licenciado en Contadura
Presenta:

Julio Csar Gonzlez Guzmn

Asesor:
C.P. Ernesto Cobos Escudero

Xalapa-Enrquez, Veracruz

Junio 2011

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contadura y Administracin

Manual de contabilidad para la empresa

Comercial Tauro

TESINA

Para obtener el Ttulo de:

Licenciado en Contadura
Presenta:

Julio Csar Gonzlez Guzmn

Asesor:
C.P. Ernesto Cobos Escudero

Xalapa-Enrquez, Veracruz

Junio 2011

NDICE
RESUMEN ......................................................................................................... 1
Introduccin...................................................................................................... 2

CAPITULO I ....................................................................................................... 6
ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA ............................ 6
COMERCIAL TAURO .................................................................................... 6
1.1 EMPRESA COMERCIAL TAURO ............................................................. 7
1.2 ESTRUCTURA, ORGANIZACIN Y ELEMENTOS DE UNA
ORGANIZACIN ............................................................................................ 8
1.3 QU ES ORGANIZAR? ......................................................................... 8
1.4 PRINCIPIOS DE UNA ORGANIZACIN .................................................. 9
1.5 EL DIAGRAMA ORGANIZACIONAL (ORGANIGRAMA), CADENA DE
MANDO Y DISTRIBUCIN DE LA AUTORIDAD ......................................... 10
1.6 DEPARTAMENTALIZACIN, CONTROL Y CENTRALIZACIN ........... 11
1.7 TIPOS DE CENTRALIZACIN ............................................................... 11
1.7.1 Ventajas de la centralizacin ............................................................ 12
1.7.2 Desventajas de la centralizacin ...................................................... 12
1.8 DESCENTRALIZACIN ......................................................................... 14
1.8.1 Ventajas de la descentralizacin ...................................................... 14
1.8.2 Desventajas de la descentralizacin ................................................. 14
1.9 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA COMERCIAL TAURO ................. 16
1.9.1 Direccin general de administracin (propietario) ............................. 17
1.9.2 rea de compra-venta ...................................................................... 17
1.9.3 rea de contabilidad ......................................................................... 17
1.9.4 rea de recursos humanos ............................................................... 18
1.10 REAS DE LA ORGANIZACIN .......................................................... 18
1.10.1 Direccin General de administracin .............................................. 18
1.10.2 rea de compra Venta .................................................................... 19
1.10.3 rea de contabilidad ....................................................................... 19
1.10.4 rea de Recursos humanos ........................................................... 19
1.11 ORGANIGRAMA ................................................................................... 20
1.12 DESCRIPCIN DE PUESTOS ............................................................. 20
I

1.12.1 Gerente General (Propietario) ........................................................ 21

1.12.2 Encargado de tienda ....................................................................... 22
1.12.3 Contador ......................................................................................... 23
1.12.4 Cajera ............................................................................................. 23
1.12.5 Empleado de piso ........................................................................... 24
1.12.6 Cargador ......................................................................................... 24

CAPTULO II .................................................................................................... 26
TEORA SOBRE LOS MANUALES ................................................................ 26
2.1 DEFINICION DE MANUALES ................................................................. 27
2.2 EL PORQU DE LA NECESIDAD DE UTILIZAR LOS MANUALES ...... 27
2.3 VENTAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE MANUALES ........................ 29
2.4 TIPOS DE MANUALES ........................................................................... 30
2.5 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES .................................................... 31
2.6 OBJETIVO DE LOS MANUALES............................................................ 31
2.7 LIMITACIONES DE LOS MANUALES .................................................... 32
2.8 PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACIN DE MANUALES ............ 32
2.8.1 Planeacin del trabajo a realizar. ...................................................... 33
2.8.2 Aplicacin de adecuadas tcnicas de investigacin ......................... 34
2.8.3 Estudio, anlisis e interpretacin de la informacin .......................... 35
2.8.4 Elaboracin del manual .................................................................... 38
2.8.5 Validacin de la informacin que contiene el manual ....................... 38
2.8.6 Autorizacin del manual.................................................................... 38
2.8.7 Distribucin a las personas correctas de la organizacin ................. 38
2.9 MANUAL DE CONTABILIDAD ................................................................ 39
2.9.1 Otra definicin de contabilidad .......................................................... 39
2.9.2 Manual .............................................................................................. 39
2.10 DEFINICIN DE MANUAL DE CONTABILIDAD .................................. 40
2.11 OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTABILIDAD ................................. 40
2.12 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE CONTABILIDAD ............................ 42
2.13 USUARIOS DE LA INFORMACIN FINANCIERA ............................... 42
2.14 NECESIDADES DE LOS USUARIOS ................................................... 43
2.15 OBJETIVOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................ 44

II

2.16 CMO ELABORAR UN MANUAL DE CONTABILIDAD? ................... 48

2.17 CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTABILIDAD ............................... 48
2.17.1 Introduccin .................................................................................... 49
2.17.2 Objetivos del manual ...................................................................... 49
2.17.3 Organigrama ................................................................................... 49
2.17.4 Catalogo de cuentas ....................................................................... 49
2.17.5 Una definicin propia del catalogo de cuentas ............................... 50
2.17.6 Cules son los objetivos de un catlogo de cuentas? .................. 51
2.18 ESTADOS FINANCIEROS ................................................................... 52
2.18.1 Estados Financieros Bsicos .......................................................... 53
2.19 CUENTAS DE ACTIVO ......................................................................... 54
2.20 CUENTAS DE PASIVO ......................................................................... 55
2.21 CUENTAS DE CAPITAL ....................................................................... 56
2.22 CUENTAS DE ESTADO DE RESULTADOS ........................................ 57
2.23 INSTRUCTIVO DEL CATALOGO DE CUENTAS ................................. 58
2.24 GUA CONTABILIZADORA Y OBJETIVO ............................................ 59
2.25 CONTROL INTERNO CONTABLE ....................................................... 60
2.25.1 Definicin de control interno ........................................................... 60
2.25.2 Definicin y elementos de la estructura del control interno ............. 60
2.25.3 Limitaciones de un sistema de control interno ................................ 61
2.26 CONTROL INTERNO CONTABLE ....................................................... 62
2.27 POLTICAS CONTABLES ..................................................................... 62
2.28 DIAGRAMAS DE FLUJO ...................................................................... 63
2.28.1 Caractersticas de los diagramas de flujo ....................................... 63
2.28.2 Ventajas de los diagramas de flujo. ................................................ 64
2.28.3 Tipos de diagramas de flujo ............................................................ 64
2.28.4 Simbologa y significado ................................................................. 65
2.29 DOCUMENTOS FUENTE ..................................................................... 65
2.30 ESTADOS FINANCIEROS ................................................................... 66
2.30.1 Estados financieros bsicos ........................................................... 66

III

CAPITULO III ................................................................................................... 68

PROPUESTA DE MANUAL DE CONTABILIDAD PARA LA EMPRESA
COMERCIAL TAURO .................................................................................. 68
3.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTABILIDAD ................................. 69
3.2 INTRODUCCIN .................................................................................... 70
3.3 OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTABILIDAD ................................... 70
3.4 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA COMERCIAL TAURO ................. 71
3.5 CATALOGO DE CUENTAS .................................................................... 72
3.6 INSTRUCTIVO DEL CATLOGO DE CUENTAS ................................... 75
3.7 GUIA CONTABILIZADORA Y OBJETIVO .............................................. 88
3.8 EJEMPLO DE LLENADO DE GUA CONTABILIZADORA .................... 90
3.9 POLTICAS CONTABLES ....................................................................... 91
3.10 DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................... 92
3.11 DOCUMENTOS FUENTE Y TIPOS ...................................................... 93
3.12 ESTADOS FINANCIEROS ................................................................. 106

CONCLUSIN ............................................................................................... 108

FUENTES DE INFORMACIN ...................................................................... 112
NDICE DE FIGURAS .................................................................................... 114
INDICE DE TABLAS ...................................................................................... 115

IV

RESUMEN
En el presente trabajo recepcional se propone un manual de contabilidad para
la empresa Comercial Tauro en el cual se pretende organizar las operaciones
diarias de la empresa mediante un catalogo de cuentas, as como tambin dar
la forma correcta de su uso mediante el instructivo de las cuentas; esto con el
fin de hacer ms fcil y practica la forma de llevar la contabilidad dentro de
dicha empresa para la cual es creado este manual de contabilidad, tambin
dentro de este trabajo se incluye la teora de los manuales para que el usuario,
tenga un acercamiento previo y saber cmo usarlo de manera correcta.
El objetivo de este manual de contabilidad es poder crear un acercamiento de
los usuarios de la informacin contable con la empresa en caso de que, el
contador en turno que lleve la informacin deje el trabajo, el siguiente que
contine registre las operaciones diarias de la empresa de una forma ya
establecida por el manual de contabilidad, evitando que cada contador nuevo
que llegue a la empresa imponga su forma de registrar las operaciones
teniendo que adecuar los registros constantemente.
Con el manual de contabilidad que se propone ser una forma ms adecuada y
fcil de manejar las operaciones diarias de la empresa, tambin ser fcil su
uso ya que cuenta con teora fcil de comprender como una manera
introductoria

al

manual.

INTRODUCCIN

La historia de los manuales como herramientas de la administracin contable

es prcticamente reciente. Fue en el periodo de la Segunda Guerra Mundial
cuando se desarroll esta tcnica.
El empleo de los manuales se cre como auxiliar para obtener el control y
comunicacin deseada del personal de una organizacin. As el trabajador
puede obtener la orientacin necesaria de manera sencilla, directa y uniforme.,
La tarea de elaborar manuales organizacionales se considera como una
funcin para mantener informado al personal clave, de los deseos y cambios en
las actitudes de la direccin superior; al delinear la estructura organizacional,
poner las polticas y procedimientos de forma escrita y por lo tanto,
permanente.
Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento
administrativo.
En esencia, los manuales organizacionales representan un medio de
comunicacin de las decisiones, y por ello, tiene como propsito sealar en
forma sistemtica la informacin.
De manera general se puede decir que el manual de organizacin, es un
instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del
personal que conforma la estructura, delimitando sus responsabilidades y
logrando mediante su adecuada implementacin la correspondencia funcional
entre puestos y estructura.
Las tareas obtenidas en los procesos administrativos y tecnolgicos vienen a
transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el
desempeo mismo de las tareas, el creciente grado de especializacin como
consecuencia de la divisin del trabajo, hace necesario el uso de herramientas
que establezcan los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de
una estructura organizacional. Los manuales son de gran utilidad en la

reduccin de errores, en la observacin de polticas del organismo, facilitando

la capacitacin de nuevos empleados, mediante una mejor y ms rpida
induccin a empleos mejor remunerados en nuevas plazas de trabajo, entre
otras posibilidades. La efectividad de los manuales administrativos radica en el
anlisis de cada proceso, actividad, funcin, tarea, etc.
Por tal un manual es una forma de organizacin escrita, que dicta la manera
de proceder en ciertos casos. Dentro de una organizacin existen diferentes
tipos de manuales como son: por su naturaleza o rea de aplicacin, de
organizacin, de procedimientos, de calidad, de historia de la organizacin, de
polticas, etc.,
De tal forma que el trabajo que realizare se centra en una propuesta de un
manual de procedimientos que constituye un instrumento tcnico que incorpora
informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones
concatenadas entre s, para realizar una funcin actividad o tarea especfica
de la organizacin. El objetivo de este manual es la disminucin de fallas u
omisiones.
Considerando que la Contabilidad es una tcnica que da la forma correcta de
registrar las operaciones diarias del ente econmico y que tiene como finalidad
apoyar y optimizar los procesos, para la mejora en la toma de decisiones, ya
que refleja hechos histricos.
Por tal el manual de contabilidad es una forma de organizacin escrita que
dicta la manera de proceder dentro de la contabilidad donde resea objetivos,
funciones y actividades de esta con el objetivo de facilitar el manejo de la
contabilidad dentro de la empresa haciendo que se reduzcan los errores al
mnimo posible.
Surge la necesidad de proponer un manual de contabilidad a la empresa
Comercial Tauro ubicada en la calle de Abasolo s/n en la zona centro de la
ciudad de Xalapa, Veracruz., esta empresa cuenta con ms de quince aos
dentro del mercado de abarrotes y dulcera, desde su constitucin la empresa
no ha sufrido actualizaciones, ni mejoras por esa situacin es razonable
proponer este tipo de trabajo, para que la empresa mejore su estructura,
4

funcionalidad, reduzca los errores, teniendo un manual que indique como llevar
a cabo las operaciones que da a da realiza de una manera sistemtica y
ordenada.
Con el objetivo de actualizar a la empresa en un aspecto contable y
administrativo con el manual de contabilidad podr elaborar de forma precisa
de cada operacin contable, logrando con ello que el usuario encuentre una
solucin a sus problemas que se le presente en el desarrollo de la contabilidad
sin tener que consultar con el dueo o gerente de la empresa.
Se tiene que crear una estrategia a seguir para el desarrollo de dicho trabajo
para poder obtener la documentacin e informacin de su sistema de
contabilidad, para poder crear la necesidad de encontrar campos de
oportunidad dentro de la empresa Comercial Tauro donde se pueda trabajar
creando un programa de revisin constante sobre los sistemas, mtodos y
procedimientos de la ejecucin de sus operaciones contables diarias que
permita descubrir, evaluar y corregir las fallas para poder evitar errores al
mnimo con el objetivo de mejorar la contabilidad de la empresa.

CAPITULO I
ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA
EMPRESA
COMERCIAL TAURO

1.1 EMPRESA COMERCIAL TAURO

La empresa comercial Tauro se ubica en la ciudad de Xalapa, Veracruz, en la
calle de Abasolo S/N, es la primera tienda que se estableci en esa calle

cuenta con ms de quince aos en el mercado; se inici como una tienda de

abarrotes con una amplia gama de clientes, ya que por su cercana a la
terminal de autobuses de Banderilla, sus compradores en ese momento eran
forneos y deba tener un amplio surtido en productos y buen precio para
satisfacer la necesidades de los consumidores.
Tiempo despus la tienda creci debido a la competencia de las dulceras
ubicadas en la misma calle, lo que la orill a crear una nueva lnea de venta
siendo sta la dulcera, todo tipo de artculos para fiestas, lo que hizo que
creciera y tuviera ms clientes potenciales ya que de una tienda de abarrotes
ampli su oferta como dulcera. As con el paso de los aos, la empresa se ha
consolidado dentro del mercado jalapeo y forneo como una de las principales
tiendas de abarrotes y dulcera por ofrecer un buen precio, amplio surtido en
productos, as como un trato amable y personal debido al gran nmero de
empleados que ah laboran; hoy en da Comercial Tauro dejo de ser dulcera y
tienda de abarrotes para convertirse en un mini sper.
El desarrollo de la tienda no fue planeado desde su concepcin, se fue dando
por el aumento de clientes y demanda de otro tipo de artculos, y hoy en da es
una empresa consolidada dentro del mercado con clientes permanentes y
frecuentes, as como potenciales nuevos aumentando sus ventas, lo que la
convierte en uno de los comercios jalapeos generadores de empleo.

1.2 ESTRUCTURA, ORGANIZACIN Y ELEMENTOS DE

UNA ORGANIZACIN

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de

papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar
juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin.
La estructura de la

empresa tiene mucha influencia directamente en la

percepcin que tienen los trabajadores de sus condiciones laborales y que se

identifiquen como parte de ella.
Una definicin de organizacin: Organizacin es agrupar las actividades
necesarias para alcanzar ciertos objetivos y coordina, tanto en sentido
horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa. (Enrique Benjamn
Franklin F. Organizacin de las empresas. Editorial Mc Graw Hill, Mxico 2007)
Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean
precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.
Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de
cada persona. Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que
cada uno debe hacer para alcanzar las metas.
Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad;
cada persona debe saber dnde conseguir la informacin y le debe ser
facilitada.

1.3 QU ES ORGANIZAR?
1. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la
empresa.
2. Agrupar estas actividades.
3. A cada grupo de actividades se le asigna un director con autoridad para
supervisar y tomar decisiones.
4. Coordinar vertical y horizontalmente la estructura resultante.
8

A continuacin presento dos definiciones de estructura organizacional de dos

diferentes autores:
Strategor: (1988) Es el conjunto de las funciones y de las relaciones que
determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el
modo de comunicacin entre cada unidad.
Mintzberg: (1984) Es el conjunto de todas las formas en que se divide el
trabajo en tareas distintas y la posterior coordinacin de las mismas.
La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada
persona asume un papel que se espera cumpla con el mayor rendimiento
posible.

1.4 PRINCIPIOS DE UNA ORGANIZACIN

Eficacia: una estructura organizacional es eficaz si permite la

contribucin de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.

Eficiencia: una estructura organizacional es eficiente si facilita la

obtencin de los objetivos deseados con el mnimo coste posible.

Existen dos diferentes tipos de organizaciones de acuerdo al agrupamiento que

llevan dentro de la empresa:

La organizacin formal: Es el modo de agrupamiento social que se

establece de forma elaborada y con el propsito de establecer un
objetivo especfico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y
estructura jerrquica que ordenan las relaciones entre sus miembros.

La organizacin informal: Son las relaciones sociales que surgen de

forma espontnea entre el personal de una empresa.

La organizacin informal es un complemento a la formal si los directores

saben y pueden controlarla con habilidad.

De igual forma existen dos grandes clasificaciones para la estructura

organizacional de una empresa en base a la autoridad y jerarquas funcionales
dentro de la organizacin:
a) Estructura organizacional vertical: Larga cadena de mando y tramos de
control corto no favorece el trabajo en equipo.
b) Estructura organizacional horizontal: Solo una persona ejerce el mando
facilitando mejor el trabajo en equipo.
Los puestos estn colocados de arriba abajo o de izquierda a derecha desde el
nivel ms alto al ms bajo respectivamente.
La estructura organizacional influye en la cantidad de reglas, procedimientos,
trmites y otras limitaciones a que se ven enfrentados los trabajadores en el
desarrollo de su trabajo.

1.5 EL DIAGRAMA ORGANIZACIONAL

(ORGANIGRAMA), CADENA DE MANDO Y
DISTRIBUCIN DE LA AUTORIDAD
El diagrama organizacional muestra como los departamentos, divisiones, y
varios niveles de una organizacin interactan entre s. Un diagrama
organizacional es a menudo representado como una ilustracin visual.
La importancia de la estructura organizacional identifica quienes participan del
proceso de toma de decisin y como estas decisiones se actualizan.
Implica la determinacin de como una estructura distribuye autoridad a travs
de un organizacin.
Por ejemplo:
1) Los subordinados estn implicados en la toma de decisiones.
2) La toma de decisiones est exclusivamente reservada para unas pocas
figuras de autoridad en cada departamento estructura de lnea contra
estructura de staff. Una estructura organizacional puede adoptar una estructura
de lnea o de staff o ambas. Una estructura de lnea identifica las actividades
que son responsables por el objetivo principal de la organizacin.
10

1.6 DEPARTAMENTALIZACIN, CONTROL Y

CENTRALIZACIN
La estructura organizacional define cmo tareas especficas y actividades, son
asignadas a sus departamentos. Por ejemplo, los representantes de ventas
estarn agrupados dentro del departamento o divisin de ventas
En la estructura organizacional se define el nmero de empleados sobre los
cuales un mando ejerce su autoridad.
La centralizacin tiende a concentrar la toma de decisiones en la cumbre de la
organizacin. La autoridad se halla en cuanto no se delegue. La centralizacin
absoluta en un individuo es concebible, mas implica la inexistencia de
administradores subalternos y por tanto la falta de una organizacin
estructurada, por ello se puede decir que todas las organizaciones presentan
algn grado de descentralizacin.

1.7 TIPOS DE CENTRALIZACIN

La centralizacin del desempeo: Se refiere a la concentracin

geogrfica; es caracterstica por ejemplo, de una compaa que opera
en una sola localidad.

La centralizacin departamental: se refiere a la concentracin de

actividades especializadas, por lo general en un departamento. Por
ejemplo el mantenimiento de toda una planta, lo que puede realizar un
solo departamento.

La centralizacin como aspecto de la administracin: Es la tendencia que

tiende a restringir la delegacin de la toma de decisiones. En la jerarqua
organizacional, los administradores mantienen un elevado grado de autoridad
al ms alto nivel o cerca del mismo.

11

1.7.1 Ventajas de la centralizacin

Da poder y prestigio a los principales ejecutivos.

Se promueve la uniformidad de las polticas, prcticas y decisiones.

Se obtiene el mximo provecho de los especialistas de las oficinas

principales y de los especialistas en informacin, debido en gran parte a
su proximidad con la administracin.

Se pueden utilizar especialistas altamente calificados debido a que el

mbito y volumen de su trabajo son suficientes para apoyar y rentar a
los gerentes de alta jerarqua.

Se minimiza la publicacin de funciones.

Se reduce a que las acciones deriven y se salgan de curso.

No se requieren procedimientos elaborados y extensos para el control.

Se crea un grupo de alta administracin fuerte y coordinada.

1.7.2 Desventajas de la centralizacin

Las decisiones son tomadas por administradores que estn lejos de los
hechos.

Quienes toman las decisiones, situados en la cima, raramente tienen

contacto con las personas y situaciones involucradas.

Los administradores situados en los niveles inferiores estn distanciados

de los objetivos globales.

Las lneas de comunicacin ms distanciadas ocasionan demora y un

mayor costo operacional.

Al haber muchas personas involucradas, crece la posibilidad de que

haya distorsiones y errores personales en el proceso.

12

13

1.8 DESCENTRALIZACIN
La autoridad organizacional es el poder conferido a las personas que le
permiten usar su juicio en las tomas de decisiones. La descentralizacin es un
aspecto fundamental de la delegacin; por tanto es la tendencia a dispersar la
autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada.
1.8.1 Ventajas de la descentralizacin

Libera la alta direccin de parte de la carga en la toma de decisiones y

obliga a los administradores de los niveles superiores a delegar.

Estimula la toma de decisiones y la aceptacin de autoridad y

responsabilidad.

Da a los administradores ms libertad e independencia para tomar

decisiones.

Fomenta el establecimiento y el uso de controles amplios que pueden

aumentar la motivacin.

Hace posibles las comparaciones del desempeo de diferentes unidades

organizacionales.

Facilita la creacin de centros de utilidades.

Facilita la diversificacin del producto.

Fomenta el desarrollo de gerentes generales.

Ayuda en la adaptacin a un ambiente rpidamente cambiante.

1.8.2 Desventajas de la descentralizacin

Hace ms difcil la aplicacin de una poltica uniforme.

Aumenta

la

complejidad

de

la

coordinacin

de

unidades

organizacionales descentralizadas.

Puede dar como resultado la prdida de cierto control por parte de los
administradores de los niveles ms altos.

Puede quedar limitada por tcnicas de control inadecuado.

14

Puede quedar restringida por sistemas inadecuados de planeacin y

control.

Puede estar limitado por la disponibilidad de administradores calificados.

Incluye gastos importantes para la capacitacin de los administradores.

Puede estar limitada por fuerzas externas (sindicatos, nacionales,

controles gubernamentales, polticas fiscales).

Quizs no resulte favorecida por la economa de escala de algunas

operaciones.

Comercial Tauro maneja una estructura organizacional horizontal centralizada

lo que permite que una sola persona tome toda decisin, en este caso es el
propietario el encargado de la administracin de la empresa, teniendo un
puesto para el rea de compra-venta de la mercanca as como un rea de
contabilidad, y teniendo empleados con diversas funciones, esto como se
puede observar en su organigrama en la siguiente figura.

15

1.9 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA COMERCIAL

TAURO
rea Administrativa
(Propietario)

rea
Compra-Venta

rea Contabilidad

rea Recursos
Humanos

FIGURA 1. Organigrama de la empresa

FUENTE: Elaboracin propia en base a la estructura de la empresa Comercial Tauro

En una empresa la estructura organizacional es la disposicin de sus

elementos. El primer paso de su organizacin es definir la estructura
organizacional sobre la cual estar basada su operacin, la descripcin de las
areas de la organizacin, la descripcin de los puestos de trabajo, as como la
asignacin

de

responsabilidades.

Posteriormente

tendr

lugar

el

establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinacin, mediante la

determinacin de niveles de jerarqua a escalones de autoridad.
La estructura de la organizacin sobre la cual est basado el presente trabajo
es la siguiente:
1.1 Direccin General de administracin (propietario)
1.2 rea de compra-venta
1.3 rea de contabilidad
1.4 Recursos humanos
A continuacin se describe cada nivel de manera simplificada ya que
posteriormente se detallar cada rea a nivel superior e intermedio.

16

1.9.1 Direccin general de administracin (propietario)

1. Manejar cada una de las funciones y operaciones de Comercial Tauro

2. Controlar cursos de accin para encaminar el logro de los objetivos
3. Coordinar las funciones y operaciones de Comercial Tauro
4. Dar seguimiento a coordinacin de funciones y operaciones de
comercial Tauro.

1.9.2 rea de compra-venta

1. Manejar la cantidad adecuada de pedidos respecto a un producto o

productos.
2. Controlar la cantidad en existencia de artculos para evitar un faltante,
siempre debe de haber artculos en existencia.
3. Tener un buen inventario peridico para evitar robo hormiga.
4. Establecer el precio al cual se vender el articulo.
5. Manejar promociones de venta.
6. Crear estrategias de venta.

1.9.3 rea de contabilidad

1. Elaborar y ejecutar el programa de la direccin y someterlo a

consideracin de la misma.
2. Vigilar la correcta aplicacin de los lineamientos de la contabilidad.
3. Establecer las normas que regulen y controlen el presupuesto.
4. Verificar la correcta aplicacin de los procedimientos contables.

17

1.9.4 rea de recursos humanos

1. Controlar y verificar que el personal laborando est capacitado para

poder desempearse.
2. Estructurar especificaciones de lineamientos con los que debern de
contar los empleados.

1.10 REAS DE LA ORGANIZACIN

Las reas de actividad, conocidas tambin como reas de responsabilidad,
departamentos o divisiones, estn en relacin directa con las funciones bsicas
que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas reas comprenden
actividades, funciones y labores homogneas.
La efectividad de la empresa no depende del xito de un rea funcional
especfica; sino del ejercicio de una coordinacin balanceada entre los
integrantes de la organizacin y la adecuada realizacin de las actividades de
las principales reas funcionales, mismas que son las siguientes:
1.1 Direccin General de administracin (dueo)
1.2 rea de compra-venta
1.3 rea de contabilidad
1.4 Recursos humanos

1.10.1 Direccin General de administracin

De suma importancia ya que es la que controla toda operacin dentro de la
empresa, esta rea se encarga de la obtencin de recursos monetarios que
utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios
econmicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de
que puedan funcionar debidamente. Este departamento tiene el objetivo del
mximo aprovechamiento y administracin de los recursos financieros, es

18

responsable de las polticas, planes, movilizacin y administracin de los

recursos financieros.
Debe abarcar las funciones administrativas, es decir, llevar a cabo el control
del fondo fijo de caja chica, deber existir una fluidez de informacin con los
dems departamentos. La informacin que se genere en este departamento se
convertir en datos que tendrn una interpretacin financiera para cumplir con
obligaciones, as mismo, recibir beneficios.
1.10.2 rea de compra Venta
El rea de compras se tiene que encargar de hacer los pedidos en tiempo
antes de que se llegue a terminar lo existente, para que en ningn momento la
empresa tenga faltantes y pueda seguir ofreciendo el mejor servicio y surtido
de un mismo producto.
En este departamento se tiene como principal funcin planear, ejecutar y
controlar las actividades generales del proceso, por lo que se debe dar
seguimiento y control continuo a sus actividades en la parte de ventas, es el
encargado de persuadir al mercado, es decir, debe hacer notar la existencia del
producto, en este caso debe de existir gran variedad de un mismo producto
por ejemplo, de paletas de varias presentaciones que de una u otra manera
terminan siendo paletas.
1.10.3 rea de contabilidad
El rea de contabilidad se encarga de realizar las operaciones, los registros
diarios que se originan con motivo de ventas o compras y operaciones
relacionadas con las mismas. La informacin que se genere en este
departamento se convertir en datos que tendrn una interpretacin financiera
para cumplir con obligaciones, as mismo, recibir beneficios.
1.10.4 rea de Recursos humanos
Esta rea se encarga del personal que labora dentro de la empresa, reclutando
y capacitando para un mejor y constante desempeo, haciendo que se sientan
parte de la empresa manteniendo un buen ambiente laboral.

19

1.11 ORGANIGRAMA
Organigrama es la forma de expresar grficamente como est organizada la
empresa. Es como una radiografa y muestra su esqueleto y su constitucin
interna, pero no su funcionamiento ni su dinmica. Tambin son herramientas
necesarias para llevar a cabo una organizacin racional. El organigrama es una
representacin grfica de la estructura organizacional de una empresa, o de
cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, poltica en la que se
indica y muestra, en forma esquemtica, la posicin de las areas que integran,
sus lneas de autoridad, relaciones de personal, comits permanentes, lneas
de comunicacin y de asesora.
Es la representacin grfica de los diferentes niveles de autoridad, que van de
mayor a menor jerarqua. Cada puesto se representa por un rectngulo que
encierra el nombre del puesto y en ocasiones el nombre de quien lo ocupa; la
unin de los rectngulos es mediante una lnea que representan los canales de
comunicacin, autoridad y responsabilidad.
El organigrama constituye la base para la delegacin de las funciones llevadas
a cabo, es vital que la empresa cuente con esta representacin. Para llevar a
cabo una departamentalizacin adecuada, como primer paso es necesario
organizar a la empresa, establecer claramente las funciones que se realizan.
Para este tipo de organizacin la implementacin de un organigrama vertical es
lo ms adecuado ya que cada puesto subordinado a otro se representa por
cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lneas que representan la
comunicacin de responsabilidad y autoridad de cada cuadro del segundo a
nivel de cada lnea que indica la comunicacin de autoridad y responsabilidad a
los puestos que dependen de l y as sucesivamente.

1.12 DESCRIPCIN DE PUESTOS

El objetivo de la descripcin de puestos de trabajo, no es otro que el de definir
de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un
determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con
xito. La descripcin de puestos tiene como su principal finalidad el conocer
20

cada una de las funciones y responsabilidades de los puestos, as como

establecer las caractersticas que deben tener las personas que ocupen dichos
puestos.
Este anlisis se establece como una fuente esencial para llevar a cabo el
reclutamiento y seleccin del personal, la capacitacin, evaluacin de
desempeo y la evaluacin de puestos. El conocimiento y documentacin de
las funciones que desempean los ocupantes de los puestos en la
organizacin, permite establecer con mayor claridad los procesos que
involucran la operacin, evitando duplicidad de las funciones y buscando la
eficiencia en la misma.
Esta descripcin que integra a la organizacin es un complemento escrito del
organigrama y junto forma parte del manual de cada puesto de trabajo incluido
dentro de este manual, tiene los siguientes elementos:

Puesto: Nombre que se le asignar al cargo, a quien reporta, a que

gerencia y departamento pertenece.

Objetivo general del puesto: Finalidad del puesto dentro de la

organizacin

Tiene a cargo a: Quienes dependen de l dentro de la empresa

Funcin general: Las actividades que realiza por tener ese puesto
implcitamente.

Funciones especficas: La descripcin de las tareas por la cuales

responde

La informacin de los puestos deriva del estudio de las partes que integran a la
institucin, a continuacin se hace la descripcin de los puestos segn el rea
que se implantar dentro de la empresa.
1.12.1 Gerente General (Propietario)
Se tiene que comprender que al ser el dueo, el gerente general tiene su
propia personalidad, formacin, experiencia y capacidades que le hacen
siempre ser diferente a los dems as como que su nico objetivo es dar un
buen servicio a los clientes para seguir dentro del mercado, tambin tener
utilidades cada vez mayores a las anteriores. Pese a esto existen factores que
21

por lo general, favorecen a un buen desarrollo de la gerencia a su cargo. Por

ese motivo, a continuacin, se exponen algunos factores que considero que
favorecen, en sentido positivo, una buena labor direccional. Dan un perfil con
ms probabilidades de xito que el contrario.
Nombre del puesto: Gerente General (propietario)
Objetivo general del puesto: Toda decisin que se refiera a la empresa.
Tiene a cargo: A todos los empleados de la empresa ya que Comercial Tauro
es una organizacin centralizada, as que no existe otra autoridad nicamente
el propietario.
Funcin general: Por ser el propietario tiene toda responsabilidad en las
decisiones y maneja todo recurso desde humano hasta econmico.
Funciones especficas: Estar diariamente en la tienda en la mayor parte de la
jornada laboral como puntos clave al inicio y final de la jornada, ya que debe
supervisar y estar al pendiente de la atencin a los clientes, supervisar a los
empleados para que realicen su trabajo correctamente.
1.12.2 Encargado de tienda
Este puesto puede confundirse con el del propietario en cuanto a funciones,
pero no, ya que el encargado de tienda solo se hace responsable de alguna
situacin cuando no se encuentre el propietario, pero este no tiene las mismas
responsabilidades ya que su autoridad solo se limita al funcionamiento
adecuado de la tienda y a supervisar a los empleados y atender de manera
correcta a los clientes, as como tambin tiene a cargo y responsabilidad a la
cajera en turno.
Nombre del puesto: Encargado de tienda
Objetivo general del puesto: Funcionamiento adecuado de la tienda.
Tiene a cargo: A la cajera en turno as como los empleados.
Funcin general: Funcionamiento adecuado de la tienda y a supervisar a los
empleados y atender de manera correcta a los clientes.

22

Funciones especficas: Autoridad limitada, supervisar el buen desempeo del

puesto de la cajera as como del resto de los empleados, y supervisar que cada
cliente sea atendido correctamente.
1.12.3 Contador
Es la persona que tiene conocimientos sobre la contabilidad ya sea con un
perfil de auxiliar contable, licenciado en contadura, o conocimientos y
experiencia a fines de este puesto. Es el encargado y responsable de llevar los
ingresos, gastos y egresos de la tienda, as como los pagos a los empleados y
supervisar su hora de entrada, que sea la correcta, a tiempo o con tolerancia,
as como tambin encargado del registro contable, encargado de la elaboracin
de estados financieros, encargado de elaboracin y control presupuestal,
encargado de planeacin y programacin fiscal.
Nombre del puesto: Contador
Objetivo general del puesto: Adecuado manejo de las operaciones diarias de la
empresa.
Tiene a cargo a: Ningn trabajador
Funcin general: Es el encargado y responsable de llevar los ingresos, gastos y
egresos de la tienda.
Funciones especficas: Los pagos a los empleados y supervisar su hora de
entrada, que sea la correcta, a tiempo o con tolerancia, as como tambin el
pago provisional mensual de impuestos, encargado del registro contable,
encargado de elaboracin de estados financieros, encargado de elaboracin y
control presupuestal, encargado de planeacin y programacin fiscal.
1.12.4 Cajera
Es un empleado parte fundamental ya que es el que registra las ventas,
traducido seran los ingresos, este puesto es pieza clave dentro de la
organizacin ya que un error al registrar se ve reflejado en la informacin
financiera y es un puesto de mucha responsabilidad y concentracin.
Nombre del puesto: Cajera
23

Objetivo general del puesto: Registrar las ventas diarias de la tienda.

Tiene a cargo: Ningn empleado.
Funcin general: Cobrar y dar cambio al realizar una venta
Funcin especfica: Registrar las ventas
1.12.5 Empleado de piso
Tambin es un puesto fundamental en la tienda ya que es la persona que
atender al cliente y podr hacer ventas, por tal motivo este empleado debe
tener buena presentacin, facilidad de palabra y poder de convencimiento, todo
esto implica un buen trato ya que depender de esto si el cliente compra o no
alguna mercanca.
Nombre del puesto: Empleado de piso
Objetivo general: Atender al cliente.
Tiene a cargo: Ningn empleado.
Funcin general: Atender a los clientes con buen trato.
Funcin especfica: Estar al pendiente de las necesidades que puedan surgir a
un cliente sobre algn producto, as como tratar de convencerlo para que lo
compre.
1.12.6 Cargador
Es el encargado de recibir la mercanca que se compra para su venta, este
proceso es desde el camin hasta la bodega y dejarla acomodada.
Nombre del puesto: Cargador
Objetivo general del puesto: Trasladar la mercanca de la entrada de la tienda a
la bodega y verificar que se encuentre en buen estado.
Tiene a cargo: Ningn empleado.
Funcin general: Trasladar mercanca a la bodega.

24

Funcin especfica: Revisar la mercanca que se encuentre en buen estado, as

como trasladarla de la entrada a la bodega, y colocarla de manera correcta.

25

CAPTULO II
TEORA SOBRE LOS MANUALES

2.1 DEFINICION DE MANUALES

Agustn Reyes Ponce: Significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que se
concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para
un fin concreto: Orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada
grupo humano en la empresa.
Graham Kellogg. El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala
el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o
de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades
especficas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un
mtodo estndar para ejecutar algn trabajo.
Despus de analizar las definiciones anteriores doy mi propia definicin de un
manual: Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de algn proceso.

2.2 EL PORQU DE LA NECESIDAD DE UTILIZAR LOS

MANUALES
Proporciona al usuario un sistema de referencia comn y estandarizada. Cada
uno de los interesados posee exactamente la misma informacin y opera
conforme a las mismas reglas; proporcionan documentacin, el manual estudia
las polticas y los procedimientos de la organizacin, de modo que esta
informacin no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas
personas, esta informacin vital no se pierde cuando alguna de las personas
claves abandona la compaa, sirven como un sistema de archivos porttil y
fcil de usar. Las respuestas a las preguntas se localizan con rapidez y
facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo; tiene una

27

influencia definitiva, una poltica corporativa claramente especificada en un

manual oficial, tiene ms impacto que en un memorando hecho hace tres aos

28

Escondido en algn lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compaa.

Adems, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a
Aclarar polticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos
complejos.

2.3 VENTAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE

MANUALES
Ventajas:

Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del
plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.

Facilita el estudio de los problemas de la organizacin.

Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones

necesarias en la organizacin.

Sirve como gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin

del personal clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems.

Evita conflictos.

Sirve como gua para la capacitacin de novatos.

Desventajas:

Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes.

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar

un manual y conservarlo al da.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y

rigidez.

29

2.4 TIPOS DE MANUALES

Generales o de aplicacin universal.

Departamentales o de aplicacin especfica.

De puestos o aplicacin individual.

Por su contenido.

De historia de la empresa o institucin.

De organizacin.

De polticas.

De procedimientos.

De contenido mltiple (manual de Tcnicas).

Por su funcin especfica o rea de actividad.

De personal.

De ventas.

De produccin o ingeniera.

De finanzas.

Generales, que se ocupen de dos o ms funciones especficas.

Otras funciones.

En breve los manuales son una herramienta de forma sencilla, directa,

uniforme y debidamente autorizada, de presentar la informacin que trata de
los deberes, responsabilidades de un empleado, y actividades de una empresa,
y son lineamientos bajo los cuales tendr que sujetarse, para realizar su trabajo
de acuerdo a las polticas de la empresa.

30

2.5 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES

Actualmente es indispensable y de suma importancia que las empresas se
ayuden con varias guas sobre sus procesos, estas se llaman manuales de
procesos, consiste en establecer una gua de trabajo, oficial y racional,
formando la aprobacin del conjunto de instrumentos administrativos y
estableciendo la obligatoriedad del uso a travs de un manual, con el objetivo
de evitar la desinformacin de un empleado sobre sus responsabilidades y
actividades dentro de la empresa. La importancia de este documento en todo
tipo de empresa, se encuentra en que permite tener en forma ordenada y
sistemtica el quehacer cotidiano de las operaciones que realiza cada rea
funcional as como las personas que las ejecutan, sin importar el rea o nivel
de quienes las llevan a cabo.
El manual de la organizacin debe completar a gran detalle la informacin,
exponiendo la estructura de la empresa donde se sealan las funciones y
responsabilidades de quien ejerce un cargo dentro de la misma, as como se
sealan los canales de comunicacin y lneas de mando.

2.6 OBJETIVO DE LOS MANUALES

El propsito de los manuales es proporcionar una herramienta en la cual se
pueda conseguir que en un solo documento se encuentre la informacin ms
importante acerca del cmo est organizada la empresa, de acuerdo al
personal que labora en los diversos departamentos, as como sus funciones y
objetivos de cada empleado dentro de la organizacin.
Se presenta a continuacin una lista con los principales manuales de acuerdo a
mi criterio.

Dejar en claro a un empleado dentro de la organizacin qu lugar ocupa

y cules son sus responsabilidades y facultades dentro esta.

31

Es una gua escrita donde se da la forma de actuar ante ciertas

circunstancias, y la resolucin de problemas que puedan presentarse.

Orientar y uniformar la conducta de cada grupo de personas dentro de

la organizacin.

Realizar de manera correcta las actividades dadas al personal, y tener

un desarrollo uniforme dentro de la organizacin.

Establecer instrucciones claras, sencillas y directas para una buena

compresin.

2.7 LIMITACIONES DE LOS MANUALES

El no elaborar de manera correcta un manual, tendr muchas consecuencias
como inconvenientes en el desarrollo de las operaciones que se realicen en los
diversos departamentos de la empresa, el objetivo principal de un manual bien
estructurado es beneficiar las operaciones de la empresa, y por el contrario un
manual mal elaborado solo la perjudicar. Una vez elaborado el manual, se
tiene que actualizar en un determinado tiempo para estar conforme a las
nuevas circunstancias y necesidades de la empresa; dentro de las limitaciones
principales de los manuales es el alto costo de actualizacin, solo se tiene que
realizar un anlisis de la relacin costo beneficio el cual puede justificar su
actualizacin y el elevado costo, de lo contrario si no se actualiza
peridicamente no tiene beneficio alguno para la empresa ya que lo escrito
dentro de ese manual puede no ser ya vigente dentro de la organizacin. Un
buen manual no debe de ser muy breve ni tan extenso ya que complicara su
entendimiento, por lo que un buen manual debe de ser de breve aplicacin y
utilizacin.

2.8 PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACIN DE

MANUALES
1. Planeacin del trabajo a realizar.
2. Aplicacin de adecuadas tcnicas de investigacin.

32

3. Estudio, anlisis e interpretacin de la informacin.

4. Elaboracin del manual.
5. Validacin de la informacin que contiene el manual.
6. Autorizacin del manual.
7. Distribucin a las personas correctas de la organizacin.
2.8.1 Planeacin del trabajo a realizar.
En el proceso administrativo la planeacin es el ms importante ya que dentro
de esta etapa se detalla y se estructura lo que se va a hacer durante tal
proceso, en dnde se realizar de manera cronolgica lo que se har durante
la elaboracin, como sabemos algo planeado no siempre se desarrolla como se
piensa hacer as que puede sufrir algunas modificaciones de acuerdo a su
elaboracin.
La preparacin de un manual est basada en dos motivos importantes, el
reconocimiento de los objetivos que se desean alcanzar, as como el
reconocimiento de la situacin actual de la empresa, as como sus principales
elementos que la conforman como son: financieros, instrumentos de capital
humano de trabajo, y el grado de la organizacin.
Se debe de hacer un estudio preliminar que permita conocer las funciones y
actividades que se desea trabajar dentro de ciertas reas, se debe de analizar
cules sern las fuentes de informacin ms representativas que pueden ser:
Manuales administrativos ya existentes, documentos legales de la constitucin
de la empresa, analizar las actividades de los directivos y empleados.
Una vez que se hizo el estudio preliminar se debe de elaborar un programa de
trabajo para establecer de manera cronolgica las actividades que se llevarn a
cabo para la elaboracin de los manuales de la organizacin, comprendiendo
desde la integracin del equipo de trabajo hasta la aprobacin y distribucin del
manual.

33

2.8.2 Aplicacin de adecuadas tcnicas de investigacin

Existen diversas formas de obtener la informacin que se necesita, a
continuacin explicare brevemente algunas de las ms importantes.
Investigacin documental: recolecta informacin ya existente como escrita,
grafica, sobre el objeto que se estudiar o se necesita informacin. Consiste en
la recopilacin de documentos para la seleccin y anlisis de aquellos escritos
que contienen datos relacionados con los aspectos que se integraran en los
manuales,

estos

pueden

ser

bases

jurdicas,

administrativas,

como

reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, etc.

La observacin: Es analizar detalladamente mediante el sentido de la vista el
cmo realiza una persona sus actividades especficas y anotar todas sus
acciones en la secuencia correcta, tiene como finalidad el complementar,
confrontar y verificar datos obtenidos en la investigacin documental.
Cuestionarios: Es una forma de reunir datos como el contenido que tiene por
objeto describir hechos y opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. La
preparacin de formularios en los cuales se deben registrar la informacin que
se necesita recolectar se debe de hacer con atencin especial, ya que del
diseo de estos, depende en gran parte la facilidad para la recoleccin y
procesamiento de la informacin especfica.
Esta tcnica de investigacin es mediante la aplicacin de preguntas escritas
prediseadas que son contestadas por el personal que labora dentro de la
organizacin para poder obtener la informacin deseada.
Existen diversos tipos de cuestionarios como son:

Cuestionarios abiertos: estos se aplican al personal cuando se desea

conocer cul es su pensar y sentimientos sobre alguna situacin dentro
de la empresa ya que la respuesta no es limitada.

Cuestionarios cerrados: estos se aplican al personal cuando se desea

conocer de manera limitada respuestas sobre hechos de la empresa.

34

2.8.3 Estudio, anlisis e interpretacin de la informacin

Entendemos que estudio es el ejercicio de adquisicin, asimilacin y
comprensin para conocer o comprender algo. Es tambin el resultado de una
investigacin donde se han aplicado mtodos y conocimientos; tambin supone
atencin concentrada o accin deliberada para aprender un tema, resolver
problemas, progresar en una determinada materia a comprender.
Para poder estudiar se tiene que proponer una indagacin continua y el
desarrollo de la teora adquirida, sobrepasando incluso la informacin obtenida.
Desde un sentido de metodologa podemos entender por estudio el resultado
de una encuesta, instrumento relativo a la cultura o a otro tema.
Por tal sabemos que el estudio es en base de una interrogante con el objetivo
de aclarar y obtener informacin o conocimiento suficiente para poder
desarrollar la idea y no quedarse con una duda sobre la incgnita, en este
proceso se tiene una metodologa, segn la interrogante se puede realizar la
que ms se adapte con el nico objetivo de aclarar y obtener la informacin
necesaria para tomar una decisin.
El anlisis en un sentido muy general es la descomposicin de un todo en
partes para poder estudiar su estructura, y llegar a una conclusin. Por aclarar
se puede decir que es el segundo paso para la obtencin de una respuesta, a
partir del estudio al descomponer la informacin obtenida mediante una
metodologa, se puede interpretar y obtener la informacin ms necesaria para
la interpretacin de la informacin.
Al hacer un anlisis no se lleva un orden ya que es un proceso emprico que se
adapta a las necesidades de quien lo realiza.
Por ltimo, se entiende por interpretar, el hecho de que un contenido material
ya dado e independiente del intrprete, es comprendido o traducido a una
nueva forma de expresin, este es el ltimo paso del proceso para poder
obtener informacin que se necesita para la toma de una decisin.
En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crtico de cada uno de los
elementos de informacin o grupos de datos que se integraron con el propsito
35

de conocer su naturaleza, caractersticas y comportamiento, sin perder de vista

su relacin, interdependencia o interaccin interna y con el ambiente, para
obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa.

36

Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:

Conocer

Describir

Descomponer

Examinar crticamente

Ordenar cada elemento

Definir las relaciones

Identificar y explicar su comportamiento

Un enfoque muy eficaz en el momento del anlisis de los datos consiste en

adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis
cuestionarios fundamentales:

Qu trabajo se hace?

Para qu se hace?

Quin lo hace?

Cmo se hace?

Con qu se hace?

Cundo se hace?

Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las

preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo
interrogatorio planteando la pregunta por qu? Las nuevas respuestas que se
obtengan darn la pauta para formular el manual y las medidas de
mejoramiento administrativo.

37

2.8.4 Elaboracin del manual

Esta etapa consiste en establecer el diseo y la presentacin que utilizar para
la elaboracin de los manuales, una vez que se lleve a cabo las etapas antes
mencionadas.
2.8.5 Validacin de la informacin que contiene el manual
Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de las reas a
las que corresponden los manuales, con la finalidad de que la informacin que
se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan
cada una de las reas.
2.8.6 Autorizacin del manual
A pesar de que el punto anterior es validacin de la informacin que contiene el
manual

puede ser que se confunda con autorizacin por los trminos

autorizacin y validacin, pero se tiene que aclarar que es algo totalmente

diferente aunque puedan confundirse los trminos, la autorizacin del manual
es darle la formalidad al documento solicitando la autorizacin del titular del
departamento o el encargado de ms alta jerarqua segn el rea a la que
corresponda el manual.
2.8.7 Distribucin a las personas correctas de la organizacin
La utilidad de los manuales radica en la veracidad de la informacin que
contiene,

por

lo

que

se

recomienda

mantenerlos

permanentemente

actualizados por medio de revisiones peridicas con el objetivo de estar de

acuerdo a las necesidades que tiene la empresa porque puede estar en
constante cambio, con creaciones de nuevos puestos o lo contrario, si no se
actualiza, el manual no ser de utilidad a la empresa, as como que se
distribuya de manera adecuada a las personas indicadas que les ser de gran
utilidad para desarrollar su trabajo adecuadamente.

38

2.9 MANUAL DE CONTABILIDAD

Para poder explicar el concepto de un manual de contabilidad explicar antes

que es contabilidad, as como la definicin de un manual.
Por tal se entiende que la contabilidad es la ciencia social que se encarga de
estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con el fin de servir en
la toma de decisiones y control, presentando la informacin, previamente
registrada, de manera sistemtica y til para las distintas partes interesadas.
Posee adems una tcnica que produce sistemtica y estructuradamente
informacin cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca
de las transacciones que efectan las Entidades econmicas y de ciertos
eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con la
finalidad de facilitarla a los diversos pblicos interesados.
2.9.1 Otra definicin de contabilidad
Contabilidad es la metodologa mediante la cual la informacin financiera de un
ente econmico es registrada, clasificada, interpretada y comunicada; esto con
el fin de que sea utilizada por los gerentes, inversionistas, autoridades
gubernamentales y otras personas y empresas, como ayuda para la toma de
decisiones en cuanto a asignacin y utilizacin de recursos.
2.9.2 Manual
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos o ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener
informacin

y ejemplos

de formularios, autorizaciones o documentos

necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que

pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

39

2.10 DEFINICIN DE MANUAL DE CONTABILIDAD

A continuacin presento algunas definiciones de diferentes autores de un
manual de contabilidad:
Es un libro por separado donde, adems de los nmeros y ttulos de cuentas,
se describe en forma detallada lo que se debe registrar en cada uno de ellas,
los documentos que dan soporte a transacciones as como lo representa su
saldo.
Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad donde se elabora
como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.
Este manual puede contener aspectos tales como estructura orgnica del
departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del
personal, manejo de registro, control de la elaboracin de informacin
financiera.
Analizando la informacin antes presentada dar mi propia definicin de
manual de contabilidad: Es un documento escrito formal, con el objetivo y nico
fin de servir a la empresa para la cual fue creado y dirigido a las personas
correctas que lo usarn, para poder registrar de manera correcta las
operaciones de la entidad con estricto orden y funcionamiento ya que en este
se detallan las cuentas que se usan y describe el correcto uso de las mismas.

2.11 OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTABILIDAD

El manual de contabilidad representa una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas, y procedimientos contables, diagramas, la
organizacin general de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad
para lograr una eficiente administracin. Por tal el objetivo fundamental del
manual de contabilidad es el de proporcionar una herramienta en la cual el
usuario pueda tomar la informacin ms relevante acerca de cmo est

40

organizada la empresa, as como sus funciones de desempeo respetando los

mismos lineamientos y objetivos de la misma.
El manual que se presenta en este trabajo describe las operaciones diarias que
realiza el ente econmico, tambin las funciones, puestos, polticas, control
interno; a continuacin en base a lo anterior describir algunos de los objetivos
principales de manera global de un manual de contabilidad:

Definir la estructura y los puestos que conforman las diferentes unidades

de organizacin, sus funciones, niveles jerrquicos y descripciones de
dichos puestos.

Proporcionar al usuario una herramienta para realizar de manera

correcta el registro contable de las operaciones.

Proporcionar un documento donde existan de manera adecuada la

forma correcta de hacer el registro de las operaciones contables con el
objetivo de evitar fallas humanas para que la informacin sea veraz y
oportuna.

Precisar las funciones asignadas a cada puesto integrante de la unidad

administrativa.

Guiar la comunicacin y coordinacin de todas las actividades que se

realicen dentro del ente econmico.

Reproducir informacin gil, veraz y oportuna para la presentacin de

sus resultados en las actividades encomendadas en cada uno de los
departamentos.

Funcionar como medio de acercamiento e induccin a los nuevos

empleados

Permite a la informacin financiera ser un medio til para el anlisis de la

informacin generada a partir del registro contable de las operaciones
del ente econmico.

41

Generar informacin histrica correcta para la toma de decisiones en un

futuro en base en hechos histricos del ente econmico.

2.12 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE CONTABILIDAD

Teniendo la necesidad de que la informacin que proporciona la contabilidad
sea confiable, para lograr esto, se requiere que la estructura del sistema de
informacin est debidamente planeada, en funcin de la naturaleza de la
actividad de cada entidad, as como de los propsitos que tenga la informacin.
La contabilidad es un sistema de informacin necesario para que los entes
econmicos conozcan los resultados de sus operaciones y la posicin
financiera a una fecha determinada, recordando que la informacin que se
presenta es histrica ya que se basa en hechos pasados ya consumados.
La informacin generada por un sistema de contabilidad puede ser til tanto
para usuarios internos en la organizacin como pueden ser administradores,
gerentes, contadores, etc., como para usuarios externos. La importancia del
manual de contabilidad radica en presentar la estructura organiza del rea de
contabilidad, descripcin del sistema contable, operaciones internas, manejo de
registros, control de la elaboracin de la informacin. Este servir como fuente
bsica de referencia y ayudar a capacitar a los nuevos miembros.

2.13 USUARIOS DE LA INFORMACIN FINANCIERA

El manual de contabilidad es una herramienta que facilita el registro correcto de
las operaciones diarias del ente econmico, al hacer registros diarios se genera
informacin, por tal, la informacin va dirigida a ciertos usuarios ya sea
usuarios internos o externos.
A continuacin en base a la NIF A3 se describen las necesidades de los
usuarios y objetivos de los estados financieros.

42

2.14 NECESIDADES DE LOS USUARIOS

La actividad econmica es el punto de partida para la identificacin de las
necesidades de los usuarios, dado que esta se materializa a travs del
intercambio de objetos econmicos entre los distintos sujetos que participan en
ella. Dicho objetivo se identifica con los diferentes bienes, servicios y
obligaciones susceptibles de intercambio.
El usuario general destina sus recursos, comnmente en efectivo, a consumos,
ahorros y decisiones de inversin, donacin o de prstamo, para lo cual
requieren de herramientas para su toma de decisiones. La informacin
financiera es en s, una herramienta esencial para la toma de decisiones de los
sujetos econmicos (usuario general).
Al respecto el usuario general de la informacin financiera puede clasificarse de
manera significativa en los siguientes grupos:
a) Accionistas o dueos: Incluye a socios, asociados y miembros, que
proporcionan recursos a la entidad que son directa y proporcionalmente
compensados de acuerdo a sus aportaciones (entidades lucrativas).
b) Patrocinadores: Que proporcionan recursos que no son directamente
compensados (entidades no lucrativas)
c) rganos de supervisin y vigilancia corporativos, internos o externos,
son los responsables de supervisar y evaluar la administracin de las
entidades:
d) Administradores: Son los responsables de cumplir con el mandato de los
cuerpos de gobierno y de dirigir las actividades operativas:
e) Proveedores: Son los que proporcionan bienes y servicios para la
operacin de la entidad
f) Acreedores: Incluye a instituciones financieras y otro tipo de acreedores;
g) Empleados: Son los que laboran para la entidad;

43

h) Clientes y beneficiarios: Son los que reciben beneficios de las entidades;

i) Unidades gubernamentales: Son los responsables de establecer
polticas econmicas, monetarias y fiscales, as como participar en la
actividad econmica al conseguir financiamientos y asignar presupuesto
gubernamental;
j) Contribuyentes de impuestos: Son aquellos que fundamentalmente
aportan al fisco y estn interesados en la actuacin y rendicin de
cuentas de las unidades gubernamentales;
k) Organismos reguladores: Son los encargados de regular, promover y
vigilar los mercados financieros y
l) Otros usuarios: Incluye a otros interesados no comprendidos en los
apartados anteriores, tales como pblico inversionista, analistas
financieros y consultores.
Como se observa en la lista anterior de usuarios internos y externos de la
informacin financiera emitida por el ente econmico, es por tal la necesidad de
contar con un manual contable para poder crear, y reproducir informacin veraz
y oportuna ya que va dirigida a ciertos usuarios con ciertas finalidades e
intereses sobre el ente econmico, as como tambin sabemos que el primer
paso es la creacin o utilizacin del manual de contabilidad para poder generar
la informacin financiera, despus es la interpretacin de esta informacin
como a continuacin se hace referencia de los estados financieros que es el
resultado del registro diario de las operaciones del ente econmico.

2.15 OBJETIVOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

La informacin financiera es cualquier tipo de declaracin que exprese la
posicin y desempeo financiero de una entidad, siendo su objetivo esencial
ser de utilidad al usuario general en la toma de sus decisiones econmicas.
Los objetivos de los estados financieros se derivan principalmente de las
necesidades

del

usuario

general,

las

cuales

su

vez

dependen

significativamente de la naturaleza de las actividades de la entidad y de la

44

relacin que dicho usuario tenga con esta. Sin embargo, los estados
financieros no son un fin en s mismos, dado que no persiguen el tratar de
convencer al lector de un cierto punto de vista o de la validez de una posicin;
ms bien, son un medio til para la toma de decisiones econmicas en el
anlisis de alternativas para optimizar el uso adecuado de los recursos de la
entidad.
Dichos objetivos, en consecuencia, estn determinados por las caractersticas
del entorno econmico en que se desenvuelve la entidad, debiendo mantener
un adecuado nivel de congruencia con el mismo. Tal entorno determina y
configura las necesidades del usuario general de la informacin financiera y,
por ende, constituyen el punto de partida bsico para el establecimiento de los
objetivos de los estados financieros.
Por ello los estados financieros deben proporcionar elementos de juicio
confiables que permitan al usuario general evaluar:
A) El comportamiento econmico-financiero de la entidad, su estabilidad y
vulnerabilidad; as como su efectividad y eficiencia en el cumplimiento de
sus objetivos; y
B) La capacidad de la entidad para mantener y optimizar sus recursos,
obtener financiamientos adecuados,

retribuir

sus fuentes

de

financiamiento y, en consecuencia, determinar la viabilidad de la entidad

como negocio en marcha.
Por consiguiente considerando las necesidades comunes del usuario general,
los estados financieros deben serle tiles para:
a) Tomar decisiones de inversin o asignacin de recursos a las entidades.
Los principales interesados al respecto seran los que puedan aportar
financiamiento de capital o que realizan aportaciones, contribuciones o
donaciones a la entidad. El grupo de inversionistas o patrocinadores
est interesado en evaluar la capacidad de crecimiento y estabilidad de
la entidad y su rentabilidad, con el fin de asegurar su inversin, obtener
un rendimiento y recuperar la inversin, o proporcionar servicios y lograr
sus fines sociales;
45

b) Tomar decisiones de otorgar crdito por parte de los proveedores y

acreedores que esperan una retribucin justa por la asignacin de
recursos o crditos. Los acreedores requieren para la toma de sus
decisiones, informacin financiera que puedan comparar con la de otras
entidades y de la misma entidad en diferentes periodos. Su inters se
ubica en la evaluacin de la solvencia y liquidez de la entidad, su grado
de endeudamiento y la capacidad de generar flujos de efectivo
suficientes para cubrir los intereses y recuperar sus inversiones o
crdito;
c) Evaluar la capacidad de la entidad para generar recursos o ingresos por
sus actividades operativas;
d) Distinguir el origen y las caractersticas de los recursos financieros de la
entidad, as como el rendimiento de los mismos. En esta rea el inters
es general, pues todos estn interesados en conocer de qu recursos
financieros dispone la entidad para llevar a cabo sus fines, cmo los
obtuvo, cmo los aplic y, finalmente,

qu rendimiento ha tenido y

puede esperar de ellos;

e) Formarse un juicio de cmo se ha manejado la entidad y evaluar la
gestin de la administracin, a travs de una evaluacin global de la
forma en que sta maneja la rentabilidad, solvencia y capacidad de
crecimiento de la entidad para formarse un juicio de cmo y en qu
medida ha venido cumpliendo sus objetivos; y
f) Conocer de la entidad, entre otras cosas, su capacidad de crecimiento,
la generacin y aplicacin del flujo de efectivo, su productividad, los
cambios en sus recursos y en sus obligaciones, el desempeo de la
administracin, su capacidad para mantener el capital contable o
patrimonio

contable,

el

potencial

para

continuar

operando

en

condiciones normales, la facultad para cumplir su responsabilidad social

a un nivel satisfactorio. Por consiguiente, en especial se aduce que los
estados financieros de una entidad satisfacen al usuario general, si
stos proveen elementos de juicio, entre

otros aspectos, respecto a su

nivel o grado de:

46

a) solvencia (estabilidad financiera),

b) liquidez,
c) eficiencia operativa (actividad),
d) riesgo financiero, y
e) rentabilidad (productividad).
La Solvencia (estabilidad) financiera,

sirve al usuario para examinar la

estructura de capital contable de la entidad en trminos de la mezcla de sus

recursos financieros y la habilidad de la entidad para satisfacer sus
compromisos a largo plazo y sus obligaciones de inversin.
Liquidez, sirve al usuario para evaluar la suficiencia de los recursos de la
entidad para satisfacer sus compromisos de efectivo en el corto plazo.
Eficiencia operativa (actividad) sirve al usuario general para evaluar los niveles
de produccin o rendimiento de recursos a ser generados por los activos
utilizados por la entidad. Riesgo financiero sirve al usuario para evaluar la
posibilidad de que ocurra algn evento o acontecimiento en el futuro que
cambie las circunstancias

actuales o esperadas, que han servido de

fundamento en la valuacin de activos y

pasivos o en la medicin de

estimaciones y que, de ocurrir dicho evento o acontecimiento, puede originar

una prdida o utilidad atribuible a cambios en el valor del activo o pasivo, y por
ende, cambios en los efectos econmicos que le son relativos.
Por tal llego a la conclusin de que la informacin financiera tiene que ser
confiable, veraz y oportuna dirigindose a los usuarios generales que ya se
mencionaron anteriormente, de esta manera el manual de contabilidad es de
suma importancia, ya que se debe crear para que sea usado correctamente y
desde ah se comience a generar la informacin en base a los registros de las
operaciones diarias del ente econmico, el uso adecuado del manual por las
personas correctas, har que la informacin que se genere da a da sobre las
operaciones al final del ciclo de esta informacin que concluye con los estados
financieros sean eficaces y confiables, ya que sern de utilidad para la toma
de decisiones que beneficiarn o perjudicarn a la empresa.
47

2.16 CMO ELABORAR UN MANUAL DE

CONTABILIDAD?
Comenzando por definir el objetivo a cumplir, es importante una definicin clara
de la necesidad que se pretende satisfacer, ya que de ella depende todo el
trabajo posterior; estableciendo la eleccin de los responsables de la
preparacin, una vez ya definido el objetivo a seguir, deber elegirse el
responsable que deber contar con todo el apoyo del personal; un estudio
preliminar de la organizacin, en este se debe analizar el trabajo que se
realizar, los objetivos y alcances del mismo; es de suma importancia que se
comprenda el anlisis con claridad suficiente, que es lo que se espera del
trabajo ya que las malas interpretaciones llevarn a malos resultados.
La elaboracin de un manual de contabilidad implica el cumplimiento de un
proceso integrado por una serie de tareas relacionadas secuencialmente, cuya
agrupacin en apartados facilita la programacin del trabajo.

2.17 CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTABILIDAD

Introduccin

Objetivos del manual

Organigrama

Catlogo de cuentas

Instructivo del catlogo de cuentas

Gua contabilizadora

Control interno contable

Polticas contables

Diagrama de flujo

Documentos fuente

48

Estados financieros

2.17.1 Introduccin
En este apartado se debe incluir una breve resea del propsito y contenido,
con el fin de explicar al usuario del manual, lo que se pretende cumplir a travs
de l, su alcance, como usar este manual y cundo se harn las revisiones y
actualizaciones.
2.17.2 Objetivos del manual
En este apartado debe de existir una explicacin del propsito que se pretende
lograr con el manual contable.
2.17.3 Organigrama
En este apartado se debe presentar grficamente la estructura orgnica del
ente econmico.
2.17.4 Catalogo de cuentas
La cuenta es una agrupacin sistemtica de los cargos y abonos relacionados
a una persona o situacin de la misma naturaleza, que se registran bajo un
encabezamiento o ttulo que los identifica, el listado de cuentas que se
determine utilizar para la agrupacin depender del desarrollo de sus procesos
contables, lo que depender del entorno de las actividades econmicas que
realice.
Es importante establecer un catlogo de cuentas para un manejo adecuado de
este, que se acompae de una gua que detalle los movimientos que afectarn
a cada una de las cuentas contenidas en el mismo. La creacin de este
catlogo debe ser muy cuidadosa conteniendo las cuentas necesarias para
controlar todos los valores y operaciones requeridas, este debe contener en
una lista ordenada y pormenorizada las cuentas que se han utilizar en el
registro de las operaciones de una empresa.

49

2.17.5 Una definicin propia del catalogo de cuentas

Es una lista o numeracin pormenorizada y clasificada de los conceptos que
integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, as como los ingresos y egresos
de una entidad econmica, con el fin de registrar en alguno de estos rubros las
operaciones diarias del ente econmico.
La elaboracin del catlogo de cuentas se puede realizar de forma numrica,
numrica decimal, alfabtica, numrica alfabtica o alfanumrica, esto por
mencionar algo de manera enunciativa mas no limitativa ya que se pueden
hacer varias combinaciones. A continuacin una lista y descripcin de cmo
hacer la clasificacin o enumeracin de las cuentas:
Numrica: Consiste en fijar un nmero progresivo a cada cuenta, debiendo
crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados
financieros.
Decimal: Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa, utilizando los
nmeros dgitos para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de
acuerdo con la estructura de los Estados Financieros y, a su vez, cada grupo
subdividirlo en 10 conceptos como mximo, y as sucesivamente.
Alfabtica: Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero
antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados
Financieros.
Numrica alfabtica o alfanumrica: Se usan las letras inciales de los grupos y
subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con
la misma letra inicial, se empleara adems de la primera letra, otra que le sirva
de distincin y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su
identificacin.
Combinado: Se ocupan dos o ms sistemas anteriores.
Todo esto depender siempre de las necesidades de la negociacin o
empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un
nmero en forma ordenada para su fcil manejo y control.

50

2.17.6 Cules son los objetivos de un catlogo de cuentas?

La elaboracin de un catlogo de cuentas tiene los siguientes objetivos:

Facilitar le elaboracin de estados financieros.

Estructurar analticamente el sistema contable implantado, incluyendo el

sistema de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de
servicio.

Agrupar operaciones homogneas y facilitar su contabilizacin

Se hace necesario utilizar smbolos, letras, enumeracin, a efecto de

simplificar el agrupamiento y estructuracin de los diversos conceptos
que integran el catlogo de cuentas.

Facilita su manejo, incluso su memorizacin.

El catlogo de cuentas que se aplicara deber tener las siguientes

caractersticas:

Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades

econmicas que realice la empresa

Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolucin o expiracin

de la empresa.

Debe tener un sistema de codificacin numrico de las cuentas, de

manera que sea fcil su identificacin por grupos.

El catalogo debe tener como fin:

Ser una norma escrita de carcter permanente

Servir para unificar criterios de quienes lo manejan

Facilitar la consolidacin de las cifras

51

Establece una gua, ya que puede ser manejado por personal no

capacitado previamente.

La elaboracin de este catlogo de cuentas, para un manejo adecuado, se

recomienda que se acompae de una gua que detalle los movimientos que
afectaran a cada una de las cuentas contenidas en el mismo, esta gua lleva el
nombre de instructivo del ctalo de cuentas.
Tambin existen diferentes clasificaciones de cuentas en base a los estados
financieros que se presenten a raz o como origen y destino final de las
operaciones diarias que se realicen en la empresa, esas diferentes
clasificaciones de cuentas como ya mencion son en base a los estados
financieros.

2.18 ESTADOS FINANCIEROS

En base a la NIF A3 se explica qu son los estados financieros, esto para
poder entender la clasificacin de las cuentas que se manejan en cada uno de
los estados financieros:
Los Estados financieros son la manifestacin fundamental de la informacin
financiera; son la representacin estructurada de la situacin y desarrollo
financiero de una entidad a una fecha determinada o por un perodo definido.
Su

propsito general es proveer informacin de una entidad acerca de la

posicin financiera, la operacin financiera, del resultado de sus operaciones y

los cambios en su capital contable o patrimonio contable y en sus recursos o
fuentes, que son tiles al usuario general en el proceso de la toma de
decisiones econmicas. Los estados financieros tambin muestran los
resultados del manejo de los recursos encomendados a la administracin de la
entidad, por lo que, para satisfacer ese objetivo, deben proveer informacin
sobre la evolucin de:
a) los activos,
b) los pasivos,
c) el capital contable o patrimonio contable,
52

d) los ingresos y costos o gastos,

e) los cambios en el capital contable o patrimonio contable, y
f) los flujos de efectivo o en su caso, los cambios en la situacin financiera.
Esta informacin, asociada con otra informacin provista en las notas a los
estados financieros, asiste al usuario de los estados financieros para anticipar
las necesidades o generacin de flujos de efectivo futuros de la entidad, en
particular, sobre su periodicidad y certidumbre.
Aunque los objetivos de los estados financieros y de la informacin financiera
son los mismos, ciertos datos tiles van ms all del contenido de los estados
financieros, por lo que slo pueden ser suministrados, por medio de informes
distintos. Dicha informacin, incluida en los informes anuales corporativos, en
prospectos de colocacin de deuda o capital, o en informes a las bolsas de
valores, puede asumir diversos modos y referirse a varios asuntos; tales como,
los comunicados de prensa, las proyecciones u otras descripciones de planes o
expectativas de la administracin y los informes de la gerencia y del consejo de
administracin.
Cabe indicar que las NIF se centran en los estados financieros bsicos.
Aunque los estados financieros pueden contener tambin informacin de
fuentes distintas a los registros contables, los sistemas de contabilidad estn
organizados usualmente sobre la base de los elementos bsicos de los estados
financieros.
2.18.1 Estados Financieros Bsicos
Los estados financieros bsicos que responden a las necesidades comunes
del usuario general y a los objetivos de los estados financieros, son:
a) el balance general o estado de situacin o posicin financiera, que muestra
informacin relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones
financieros de la entidad, por consiguiente, los activos

en orden de su

disponibilidad, revelando sus restricciones; los pasivos atendiendo a su

exigibilidad; revelando sus riesgos financieros; as como del patrimonio o
capital contable a dicha fecha.
53

b) el estado de resultados, para entidades lucrativas o, en su caso, estado de

actividades,

para entidades con propsitos no lucrativos, que muestra la

informacin relativa al resultado de sus operaciones en un periodo y, por ende,

de los ingresos, costos y gastos y la utilidad/prdida neta o cambio neto en el
patrimonio resultante en el periodo;
c) el estado de variaciones en el capital contable en el caso de entidades
lucrativas, que muestran los cambios en la inversin en los accionistas o
dueos durante el perodo, y
d) el estado de flujo de efectivo o, en su caso, el estado de cambios en la
situacin financiera, que indica informacin acerca de los cambios en los
recursos y las fuentes de financiamiento de la entidad en el perodo,
clasificados por actividades de operacin, de inversin y de financiamiento. La
entidad debe emitir uno de los dos estados, atendiendo a lo establecido en las
normas particulares.
Las notas a los estados financieros son parte integrante de los mismos y su
objeto es complementar los estados bsicos con informacin relevante. Los
estados financieros tienden progresivamente a incrementar su mbito de
accin, aspirando a satisfacer las necesidades del usuario general ms
ampliamente. (Normas de informacin Financiera, A3, 2007 p. 18,19)
En base a la informacin citada en los prrafos anteriores, se hace una
clasificacin de cuentas para el catlogo de cuentas y tener un mejor orden, as
como un entendimiento mejor para los usuarios de este manual.
Cuentas de balance general o estado de situacin financiera.

2.19 CUENTAS DE ACTIVO

Activo: Presenta todos los bienes y derechos que son propiedad del ente
econmico. Cabe mencionar que dentro de esta clasificacin existe otra en
base a la exigibilidad que tienen los activos, al mencionar exigibilidad hago
referencia a la conversin en efectivo moneda nacional de uso.

Caja
54

Bancos

Mercancas

Clientes

Documentos por cobrar

Deudores diversos

Terrenos

Edificios

Mobiliario o equipo de oficina

Equipo de entrega o reparto

Maquinaria

Depsito de garanta gastos de instalacin

Papelera y tiles

Propaganda

Primas de seguros

Rentas pagadas por anticipado

Intereses pagados por anticipado

(Primer curso de contabilidad Elas Lara Flores Editorial f. Trillas, S.A Mxico,
D.F., 1967)

2.20 CUENTAS DE PASIVO

Pasivo: Representa las deudas y obligaciones a cargo del negocio, cabe
mencionar que tambin va en funcin del tiempo ya sea de corto plazo menor
a un ao, y largo plazo mayor a un ao.

Proveedores
55

Documentos por pagar

Acreedores diversos

Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar

Intereses cobrados por anticipado

Rentas cobradas por anticipado

(Primer curso de contabilidad Elas Lara Flores Editorial f. Trillas, S.A Mxico,
D.F., 1967).

2.21 CUENTAS DE CAPITAL

Capital: Ingresos y gastos acumulables que genera el ente econmico por
resultado de su principal actividad econmica o giro.

Ventas

Costo de ventas

Gastos de Ventas

Gastos de Administracin

Gastos y productos financieros

Otros gastos y productos

Impuesto sobre la renta

Prdidas y ganancias

Capital

(Primer curso de contabilidad Elas Lara Flores Editorial f. Trillas, S.A Mxico,
D.F., 1967).

56

2.22 CUENTAS DE ESTADO DE RESULTADOS

Estado de resultados: Es un documento contable que muestra detallada y

ordenadamente la utilidad o prdida del ejercicio.

Ventas totales

Devoluciones sobre venta

Rebajas sobre venta

Ventas netas

Utilidad bruta

Gastos de operacin

Gastos de venta

Gastos de administracin

Utilidad de operacin

Productos financieros

Otros productos otros gastos

Gastos financieros

Utilidad por operaciones

Utilidad antes de impuestos (ISR, IETU y PTU)

ISR

IETU

PTU

Utilidad o prdida neta del ejercicio.

57

2.23 INSTRUCTIVO DEL CATALOGO DE CUENTAS

Cuando hacemos frente a una situacin en la cual debemos realizar una accin
o procedimiento sin saber verdaderamente cmo actuar, la posibilidad de
contar con elementos tales como un instructivo se vuelve central. Puedo definir
al instructivo como una serie de explicaciones o pasos ordenados y detallados
que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera para darle al
usuario la posibilidad de actuar de acuerdo a lo requerido para cada situacin.
El instructivo puede ser muy variado de acuerdo al tipo de situacin que se
aplique.
Uno de los principales objetivos con los que se desarrolla cualquier tipo de
instructivo es el de permitir a su usuario llevar a cabo determinadas acciones
de la mejor manera posible. Es por esto que, para obtener aquellos resultados
esperados, debe contar con algunas caractersticas bsicas que faciliten la
accin en s. Entre estas caractersticas puedo mencionar la importancia de
que el instructivo sea claro y conciso. Es preciso que las instrucciones sean
dadas de manera accesible de modo que el que las lee o sigue pueda
comprenderlas fcilmente. Finalmente, los instructivos no deben ser demasiado
extensos ya que se pueden volver confusos y hacer que los usuarios se
pierdan en el procedimiento.
Es comn encontrar instructivos en situaciones en las cuales el usuario debe
realizar algn tipo de procedimiento, aprender a manejar algo o actuar de
determinada manera.
A esto le sumo la definicin de catlogo de cuentas ya antes mencionado: Es
una lista o numeracin pormenorizada y clasificada de los conceptos que
integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, as como los ingresos y egresos
de una entidad econmica, con el fin de registrar en alguno de estos rubros las
operaciones diarias del ente econmico.
As que con las dos definiciones ya mencionadas podr dar una definicin
propia de instructivo del catlogo de cuentas: Es una serie de explicaciones y
pasos ordenados si como detallados, de cada cuenta, que defina cul ser su
58

cargo o abono y por concepto de que situacin para darle al usuario (contador
o auxiliar contable) la posibilidad de registrar en una cuenta que englobe de
manera correcta las operaciones diarias del ente econmico.
Resulta curioso que exista un instructivo de un catlogo de cuentas ya que el
usuario de este es un contador, auxiliar contable o alguna persona con
conocimientos afines sobre el tema, siendo de esta manera que dichos
usuarios tienen cierto conocimiento sobre las cuentas, as que lo curioso es por
qu darle a un contador un catlogo e instructivo de cuentas de una empresa;
pues es con el fin de que el usuario haga un manejo adecuado y correcto de
las cuentas que se crearon y describieron el cmo usarlas para una empresa,
en este caso la empresa Comercial Tauro con el fin de que al registrar las
operaciones diarias realizadas por el ente den como resultado informacin
confiable, veraz y oportuna, asentada en los estados de resultados como ltimo
destino de la informacin.

2.24 GUA CONTABILIZADORA Y OBJETIVO

Es una herramienta que ayuda a facilitar la contabilizacin de la informacin,
establecindose en ella todos los posibles asientos contables a registrar, por
cada grupo de cuentas y por cada operacin en especfico que realiza el ente
econmico.
La gua contabilizadora tiene como objetivo bsico, la unificacin de un criterio
respecto a la forma en que se debe de registrar contablemente la informacin
generada dentro del ente econmico.
Elementos a considerar para la generacin de la gua contabilizadora.

Naturaleza de la informacin base que generar el asiento contable

Criterio utilizado para registrar contablemente la informacin.

Controles y formatos establecidos.

Documentos fuente que darn soporte al asiento contable.

Procedimientos y polticas dentro de la empresa comercial Tauro.

59

Ejemplo de gua contabilizadora.

N.

Operaciones

Periodicidad

Consecutivo

Documento

Documento

fuente de datos

contabilizador

Diario

o comprobante

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

Cuenta

Cuenta

de

de

cargo

abono

XXX

XXX

FIGURA 2. Ejemplo de gua contabilizadora

FUENTE: Elaboracin propia en base a guas de contabilidad

2.25 CONTROL INTERNO CONTABLE

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable
de una empresa. Esto asegura qu tanto son confiables sus estados contables,
frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.
2.25.1 Definicin de control interno
De acuerdo y en base a las Normas de Auditora Generalmente aceptadas del
ao 2011en el boletn 3050 llamado Estudio y Evaluacin del control interno,
define como control interno:
2.25.2 Definicin y elementos de la estructura del control interno
La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr los objetivos especficos de la entidad. Dicha estructura consiste
en los siguientes elementos:
a) El ambiente de control.
b) La evaluacin de riesgos.
e) Los sistemas de informacin y comunicacin.
d) Los procedimientos de control.
e) La vigilancia
En base a lo anterior, puedo dar como definicin propia de control interno que
es el sistema que comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos
60

coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de

salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.
Cuando una empresa sea ms compleja, mayor ser la importancia de un
adecuado sistema de control interno. Pero cuando tenemos empresas que
tienen ms de un dueo, muchos empleados, y muchas tareas delegadas, los
dueos pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este
sistema deber ser sofisticado y complejo segn se requiera en funcin de la
complejidad de la organizacin.
Entonces cuanto ms se alejan los propietarios de las operaciones, ms
necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.
2.25.3 Limitaciones de un sistema de control interno
Ningn sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de sus
objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una
seguridad razonable en funcin de:

Costo beneficio

El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.

La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.

Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas, y en cuanto a las

extraordinarias , existe la posibilidad que el sistema no sepa responder

El factor de error humano

Posibilidad de conclusiones que puedan evadir los controles.

Polucin de fraude por acuerdo entre dos o ms personas. No hay sistema de

control no vulnerable a estas circunstancias.

61

2.26 CONTROL INTERNO CONTABLE

Comprende el plan de la organizacin y los registros que conciernen a la
salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos
tipos de controles brindan seguridad razonable:

Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones

generales o especficas de la gerencia.

Se registran los cambios para mantener un control adecuado.

Se salvaguardan los activos, solo se accede con autorizacin

Los activos registrados son comparados con las existencias.

2.27 POLTICAS CONTABLES

Las polticas contables de una empresa se refieren a los principios, bases,
convenciones, reglas y prcticas especficas adoptados por la misma para los
efectos de la preparacin y presentacin de sus estados financieros. Al
respecto cabe tener en cuenta como polticas contables fundamentales las
siguientes:
1.Uniformidad en la presentacin: Debe haber uniformidad en la aplicacin de
las polticas contables definidas para la preparacin y presentacin de los
estados financieros de un ejercicio a otro, y cualquier variacin al respecto se
hace constar en notas aclaratorias en el texto de los estados financieros
mismos.
2. Importancia relativa y agrupacin: Los estados financieros deben contener la
descripcin de las transacciones de la empresa atendiendo a la importancia de
las mismas con fundamento en la definicin de sus polticas contables, y se
agrupan atendiendo a su naturaleza y cuanta.

62

3. Compensacin: Excepcin hecha de un derecho legal de compensacin, no

debe presentarse compensacin entre las partidas de activo y pasivo.
La importancia de los criterios para seleccionar y modificar las polticas
contables, as como el tratamiento contable y la informacin a revelar acerca de
los cambios en las polticas contables, radica en la relevancia y la fiabilidad de
los estados financieros de una empresa, la comparacin con los de ejercicios
anteriores, y los que presentan otras organizaciones.

2.28 DIAGRAMAS DE FLUJO

Es una representacin grfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en
disciplinas como la programacin, la economa, los procesos industriales y la
psicologa cognitiva. Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien
definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de
ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de trmino.

2.28.1 Caractersticas de los diagramas de flujo

Un diagrama de flujo siempre tiene un nico punto de inicio y un nico punto de
trmino. Adems, todo camino de ejecucin debe permitir llegar desde el inicio
hasta el trmino.
Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo:
Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben
estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o
responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos
interrelacionados, otras partes interesadas.

Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo.

Identificar quin lo emplear y cmo.

Establecer el nivel de detalle requerido.

Determinar los lmites del proceso a describir.

63

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el

comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del
proceso previo, y el final la entrada al proceso siguiente.
2.28.2 Ventajas de los diagramas de flujo.
Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El
cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo
reemplaza varias pginas de texto.
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso.
Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos
de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de
decisin.
Muestran las interfaces cliente, proveedor y las transacciones que en ellas se
realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas.
Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y
tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el
proceso.
2.28.3 Tipos de diagramas de flujo

Formato vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de

arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un
proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su
propsito.

Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va

de izquierda a derecha.

Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola

carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que
leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no
familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal,

64

distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o

departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o

persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de
los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los
utilizados son fundamentalmente representativos.

2.28.4 Simbologa y significado

valo: Inicio y trmino abre o cierra el diagrama.
Rectngulo: Actividad representa la ejecucin de una o ms actividades o
procedimientos.
Rombo: Decisin formula una pregunta o cuestin.
Crculo: Conector representa el enlace de actividades con otra dentro de un
procedimiento.
Triangulo boca abajo: Archivo definitivo guarda un documento en forma
permanente.
Triangulo boca arriba: Archivo temporal proporciona un tiempo para el
almacenamiento del documento.

2.29 DOCUMENTOS FUENTE

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene,
la informacin necesaria para el registro contable de una operacin, y tiene la
funcin de comprobar razonablemente la realidad de dicha operacin. Dichos
documentos se dividen en:
a) Documentos

Justificativos

que

son

todas

las

disposiciones

documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la

dependencia

entidad

para

demostrar

que

cumpli

con

los

ordenamientos jurdicos y normativos aplicables.

65

b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que

generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.

2.30 ESTADOS FINANCIEROS

En base a la NIF A3 donde se explica que son los estados financieros.
Los Estados financieros son la manifestacin fundamental de la informacin
financiera; son la representacin estructurada de la situacin y desarrollo
financiero de una entidad a una fecha determinada o por un perodo definido.
Su

propsito general es proveer informacin de una entidad acerca de la

posicin financiera, la operacin financiera, del resultado de sus operaciones y

los cambios en su capital contable o patrimonio contable y en sus recursos o
fuentes, que son tiles al usuario general en el proceso de la toma de
decisiones econmicas.

2.30.1 Estados financieros bsicos

Los estados financieros bsicos que responden a las necesidades comunes
del usuario general y a los objetivos de los estados financieros, son:
a) el balance general o estado de situacin o posicin financiera, que muestra
informacin relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones
financieros de la entidad, por consiguiente, los activos

en orden de su

disponibilidad, revelando sus restricciones; los pasivos atendiendo a su

exigibilidad; revelando sus riesgos financieros; as como del patrimonio o
capital contable a dicha fecha.
b) el estado de resultados, para entidades lucrativas o, en su caso, estado de
actividades,

para entidades con propsitos no lucrativos, que muestra la

informacin relativa al resultado de sus operaciones en un periodo y, por ende,

de los ingresos, costos y gastos y la utilidad o prdida neta o cambio neto en el
patrimonio resultante en el periodo;

66

c) el estado de variaciones en el capital contable en el caso de entidades

lucrativas, que muestran los cambios en la inversin en los accionistas o
dueos durante el perodo, y
d) el estado de flujo de efectivo o, en su caso, el estado de cambios en la
situacin financiera, que indica informacin acerca de los cambios en los
recursos y las fuentes de financiamiento de la entidad en el perodo,
clasificados por actividades de operacin, de inversin y de financiamiento. La
entidad debe emitir uno de los dos estados, atendiendo a lo establecido en las
normas

particulares.

67

CAPITULO III
PROPUESTA DE MANUAL DE CONTABILIDAD
PARA LA EMPRESA COMERCIAL TAURO

3.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTABILIDAD

Introduccin

Objetivos del manual

Organigrama

Catlogo de cuentas

Instructivo del catlogo de cuentas

Gua contabilizadora

Polticas contables

Diagrama de flujo

Documentos fuente

Estados financieros

69

3.2 INTRODUCCIN
Considerando que la Contabilidad es una tcnica que tiene como finalidad
apoyar y optimizar los procesos de la administracin y de los recursos
financieros de la empresa, su enseanza requiere de objetivos claramente
definidos y prcticos, factibles de aplicar con exacta precisin.
Es por este motivo, que el presente manual da a conocer a la empresa
Comercial Tauro

las cuentas que debe usar para cada una de las

operaciones que se lleven a cabo dentro de la negociacin, pretendiendo

entregar contenidos bsicos de la contabilidad. Se

plantear en ste una

pequea resea de los objetivos, funcin y finalidad del manual que pueda
manejar en el registro de sus operaciones, para luego pasar a los documentos
que registran los hechos econmicos histricos ocurridos en la misma, y que se
consolidan como la base de los registros contables elaborados posteriormente
en los sistemas de contabilidad que llevar la empresa Comercial Tauro . Los
registros de procesos contables que conduzcan a la elaboracin, anlisis e
interpretacin de Estados Financieros bsicos.

3.3 OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTABILIDAD

Registrar y controlar las cuentas de balance y de gastos que genere

para la empresa Comercial Tauro de acuerdo al catlogo de cuentas,
gua contabilizadora.

Registrar y controlar los movimientos correspondientes a la cuenta de

impuestos.

Establecer un sistema de contabilidad que permita controlar las

operaciones del ejercicio.

Supervisar y cotejar el registro de las operaciones contables.

Recopilar, analizar y consolidar la informacin contable generada por las

reas administrativas.

Elaborar mensualmente los Estados Financieros.

Registro de diario, registros al mayor.

Unificar criterios del contador con la empresa.

70

3.4 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA COMERCIAL

TAURO
Gerente general
(Propietario)

rea
Compra-Venta

rea Recursos
Humanos

Encargado de tienda

Empleados:

rea Contabilidad

Contador

Empleado de piso
Cargador

Cajera

FIGURA 3. Organigrama de la empresa Comercial Tauro.

FUENTE: Elaboracin propia en base a la estructura de la empresa.

71

3.5 CATALOGO DE CUENTAS

Es el ndice o instructivo, donde, ordenada y sistemticamente, se detallarn
todas las cuentas aplicables en la contabilidad de la empresa, proporcionando
los nombres y en este caso nmero de cada cuenta que maneja para el registro
de las operaciones diarias.

Nmero

Nombre de la cuenta

1000.00

Cuentas de activo

2000.00

Cuentas de pasivo

3000.00

Cuentas de capital contable

4000.00

Cuentas de resultados acreedoras

5000.00

Cuentas de resultados deudoras

6000.00

Cuentas de orden

Nmero de la cuenta Nombre de la cuenta

1000

Cuentas de activo

1100

Activo Circulante

1101

Caja

1102

Fondo fijo de caja chica

1103

Bancos

1104

Prstamos al Personal

1105

Inventarios

1106

Papelera y tiles de oficina

1107

IVA acreditable pagado

1108

IVA acreditable pendiente de pago

72

Nmero de la cuenta Nombre de la cuenta

1200

Activo fijo

1201

Edificio

1201

Mobiliario de ventas

1202

Mobiliario y equipo de oficina

Nmero de la cuenta Nombre de la cuenta

2000

Cuentas de pasivo

2100

Pasivo a corto plazo

2101

Proveedores

2102

Documentos por pagar

2103

IVA causado pagado

2104

IVA causado por cobrar

2105

ISR por pagar

2106

PTU por pagar

Nmero de la cuenta Nombre de la cuenta

3000

Cuentas de capital contable

3100

Capital contribuido

3101

Capital social

3200

Capital ganado

3201

Utilidades

3202

Perdida Acumulable

3203

Utilidad neta del ejercicio

3204

Prdida neta del ejercicio

Nmero de la cuenta Nombre de la cuenta

4000

Cuentas complementarias de activo

4100

Cuentas complementarias de activo fijo

4101

Depreciacin acumulada de Edificio

4102

Depreciacin acumulada de Mobiliario de ventas

4103

Depreciacin acumulada de Mobiliario y equipo de oficina

73

Nmero de la cuenta Nombre de la cuenta

5000

Cuentas de resultados acreedoras

5100

Ventas

Nmero de la cuenta Nombre de la cuenta

6000

Cuentas de resultados deudoras

6100

Descuentos sobre ventas

6200

Devoluciones sobre venta

6300

Rebajas sobre venta

6400

Gastos de venta

6500

Gastos de administracin

6600

Otros Gastos

74

3.6 INSTRUCTIVO DEL CATLOGO DE CUENTAS

1000 Cuentas de activo
1100 Activo circulante
1101 Caja
Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor que representa el valor nominal de la
existencia en efectivo propiedad de la empresa.
2. Del importe del valor nominal de los faltantes
Abono:
1. Del importe del valor nominal de los sobrantes de efectivo
2. Del importe de su saldo para saldarla
3. Del importe del valor nominal de efectivo entregado por la empresa
Saldo: Naturaleza deudora, y representa el valor nominal del efectivo de la
empresa.
1102

Fondo fijo de caja chica

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor que representa el total del importe de lo
existente en esta cuenta.
2. Del importe total del fondo para su constitucin e incrementos que
puedan presentarse
Abono:
1. Del importe total de las disminuciones
2. Del importe de sus saldo para saldarla
Saldo: Naturaleza deudora, y representa el valor nominal del importe del fondo
en efectivo, comprobantes o el total de los dos anteriores.

75

1103 Bancos
Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del
efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieros.
2. Del importe del valor nominal del efectivo depositado en cuenta de
cheques.
3. Del importe del valor nominal de los intereses ganados y depositados en
cuenta de cheques.
Abono:
1. Del importe del valor nominal de los cheques expedidos a cargo de la
empresa.
2. Del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, situaciones,
etctera, que el banco cobra por servicios y cargados en cuenta de
cheques, segn avisos del cargo al abono.
3. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo: Naturaleza deudora, y representa el valor nominal del efectivo propiedad
de la entidad depositada en instituciones financieras.
1104

Prstamos al Personal

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor que representa el derecho de la entidad
a exigir a los empleados de la empresa el pago de los prstamos
efectuados.
2. Del importe de los prstamos concedidos a los empleados
3. Del importe de los intereses normales y moratorios
4. Del importe de los intereses moratorios
Abono:
1. Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o liquidacin
de su adeudo efecten los empleados.
2. Del importe de las cuentas que se consideran realmente incobrables.
3. Del importe de su saldo para poder saldarla.
76

Saldo: Naturaleza deudora, y representa el valor nominal del efectivo propiedad

de la empresa depositada en instituciones financieras.
1105

Inventarios

Cargo:
1. Del importe de valor total de lo existente en bodega como en exhibicin
para venta.
2. Del importe de compras de mercanca que sern guardadas en bodega.
Abono:
1. Del importe de las ventas traducido en disminuciones de mercanca
exhibida.
2. Del importe de las mercancas que se echan a perder (mermas).
3. Saldo: Naturaleza deudora.
1106

Papelera y tiles de oficina

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de la
papelera y tiles de oficina que se tengan almacenados y que se vayan
a consumir en el periodo contable.
2. Del importe del precio de costo de las compras de papelera y tiles de
oficina.
Abono:
1. Del importe de la parte de dicha papelera y tiles que se vayan
utilizando.
2. Del importe de la parte de dicha papelera y tiles que se haya
empleado, consumido o utilizado durante el ejercicio.
Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo: Naturaleza deudora y representa el precio de costo de la papelera y
tiles de la oficina propiedad de la entidad, que est pendiente de utilizarse.
3.

77

1107

IVA acreditable pagado

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor que representa el IVA acreditable
efectivamente pagado al inicio del ejercicio.
2. Del importe del impuesto
Abono:
1. Del importe del impuesto trasladado efectivamente pagado.
2. Del importe de su saldo trasladado a la cuenta del IVA causado cobrado
por declarar mensualmente.
Saldo: No tiene naturaleza alguna ya que cada mes tiene que estar saldado ya
que es lo que se enterar mensualmente a las autoridades.
1108

IVA acreditable pendiente de pago

Cargo:
1. Del importe del impuesto pendiente por el proveedor
Abono:
1. Del importe de su saldo para saldarla
Saldo: Naturaleza deudora.
1200

Activo fijo

1201

Edificio

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor, que representa el precio del costo de
los edificios adquiridos o construidos, propiedad de lo entidad.
2. Del precio de costo de los edificios adquiridos o construidos por la
empresa, se incluyen conceptos como permisos de construccin,
honorarios a arquitectos, planeacin e ingeniera.
3. Del precio de costo de las adquisiciones o mejora a edificios, las cuales
tienen el efecto de aumentar el activo.
4. Del precio de costo de las reconstrucciones efectuadas a los edificios.
78

5. Del precio de costo de los edificios recibidos como donaciones.

Abono:
1. Del importe del precio de costo de los edificios vendidos o dados de
baja.
2. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo: Naturaleza es deudora y representa el precio de costo de los edificios
comprados o construidos propiedad de la entidad.
1201

Mobiliario de ventas

Cargo:
1. Del importe total de los bienes inmuebles existentes dentro de la tienda
con el fin de servir a la venta, exhibicin de mercanca.
2. Del importe total de algn nuevo mueble que se compre con el fin de
servir a la venta, exhibicin de mercanca.
Abono:
1. Del importe de los bienes inmuebles que sean dados de baja por su
mala condicin fsica.
Saldo: Naturaleza deudora.
1202

Mobiliario y equipo de oficina

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de los
muebles y equipo de oficina.
2. Del precio de costo de los muebles y equipo de oficina comprado.
3. Del precio de costo de las adquisiciones o mejoras.

Abono:
1. Del importe del precio de costo del mobiliario y equipo vendido por
terminar su vida til de servicio o por inservible u obsoleto.
2. Del importe de su saldo para saldarla.

79

Saldo: Naturaleza es deudora y representa el precio de costo del mobiliario y

equipo de oficina propiedad de la entidad.
2000

Cuentas de pasivo

2100

Pasivo a corto plazo

2101

Proveedores

Cargo:
1. Del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o liquidacin del
adeudo con proveedores.
2. Del importe de las devoluciones sobre compras de mercancas a crdito.
3. Del importe de los rebajas sobre compras de mercancas a crdito.
4. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor que representa la obligacin de las
empresas de pagar o sus proveedores por los compras de mercancas a
crdito.
2. Del importe de compras de mercancas o crdito.
3. Del importe de los intereses moratorios que carguen los proveedores por
mora en el pago.
Saldo: Naturaleza es acreedora y representa el importe de las compras de
mercancas a crdito, por las cuales adquiere la obligacin de pagar.
2102

Documentos por pagar

Cargo:
1. Del importe del valor nominal de los ttulos de crdito que se paguen.
2. Del importe del valor nominal de los ttulos de crdito que se cancelen.
3. Del importe de su saldo paro saldarla.
Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor que representa el valor nominal de los
ttulos de crdito a cargo de la entidad, pendientes de pago.

80

2. Del importe del valor nominal de los ttulos de crdito firmados a cargo
de la empresa.
Saldo: Naturaleza es acreedora y representa el importe del valor nominal de los
ttulos de crdito suscritos a cargo de lo empresa, por la compra de conceptos
distintos a las mercancas, a crdito por los cuales se adquiere la obligacin de
pagar.
2103

IVA causado cobrado

Cargo:
1. Del importe de IVA que se genere por una devolucin, rebaja o
descuento sobre venta.
2. Del importe del IVA por cancelacin de una venta.
3. Del importe de IVA retenido es mayor al acreditable y existe la obligacin
de efectuar el entero a las autoridades.
Abono:
1. Sin saldo
Saldo: Sin saldo.
2104

IVA causado por cobrar

Cargo:
1. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono:
1. Sin saldo.
Saldo: Sin saldo
2105

Impuesto sobre la renta (ISR)

Cargo:
1. Del importe del pago realizado para liquidar el impuesto sobre la renta
del ejercicio.
2. Del importe de su saldo para saldarla.

81

Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor que representa la obligacin de pagar
el impuesto sobre la renta del ejercicio.
2. Del importe del impuesto sobre la renta del ejercicio, calculado sobre las
utilidades.
Saldo: Naturaleza es acreedora y representa el importe de la obligacin que
tiene la empresa de pagar a la SHCP.
2106

PTU por pagar

Cargo:
1. Del importe del pago realizado a los trabajadores como participacin en
las utilidades de la empresa.
2. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor que representa la obligacin de
participar a los trabajadores en la utilidad de la empresa.
2. Del importe de la participacin de los trabajadores en la utilidad de la
empresa.
Saldo: Naturaleza es acreedora y representa el importe de la obligacin que
tiene la empresa de participar a los trabajadores en sus utilidades.
3000

Cuentas de capital contable

3100

Capital contribuido

3101

Capital social

Cargo:
1. Del importe de las disminuciones de capital social que realice el dueo
de su capital, o para amortizacin de prdidas.
2. Del importe de su saldo poro saldarla.
Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor que representa el importe del capital
social.
82

2. Del importe de los aumentos del capital.

Saldo: Naturaleza es acreedora y representa el importe del capital social de la
empresa.
3200

Capital ganado

3201

Utilidades Acumulables

Cargo:
1. Del importe de las aplicaciones de las utilidades por pago de dividendos.
2. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor que representa las utilidades
acumuladas y retenidas por disposicin del propietario, para ser
aplicadas en la forma, tiempo.
2. Del importe de los incrementos de las utilidades acumulados, con cargo
a la cuenta de utilidad neta del ejercicio.
Saldo: Naturaleza es acreedora y representa las utilidades acumuladas y
retenidas en la empresa.
3202

Perdida Acumulables

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor que representa las prdidas
acumuladas.
2. Del importe de la prdida neta del ejercicio, con abono a esa cuenta.
Abono:
1. Del importe de las amortizaciones que se hagan de las prdidas
acumuladas.
2. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo: Naturaleza es deudora y representa las prdidas acumuladas.

83

3203

Utilidad neta del ejercicio

Cargo:
1. Del importe de las separaciones de utilidad para ser aplicadas a las
reservas.
2. Del importe de su saldo traspasado a la cuenta de utilidades
acumuladas.
3. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor que representa la utilidad neta del
ejercicio.
2. Del importe de la utilidad neta del ejercicio con cargo a la cuenta de
prdidas y ganancias.
Saldo: Naturaleza es acreedora y representa la utilidad neta del ejercicio.
3204

Prdida neta del ejercicio

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor que representa la prdida neta del
ejercicio.
2. Del importe de la prdida neta del ejercicio con abono a la cuenta de
prdidas y ganancias.
Abono:
1. Del importe de su saldo traspasado a la cuenta de prdidas acumuladas
en el ejercicio.
2. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo: Naturaleza es deudora y representa la prdida neta del ejercicio.

84

4000

Cuentas complementarias de activo

4100

Cuentas complementarias de activo fijo

4101

Depreciacin acumulada de Edificio

Cargo:
1. Del importe de las disminuciones efectuadas a la depreciacin
acumulada con base en los estudios efectuados a la cuenta de edificios,
con abono a los resultados del ejercicio.
2. Del importe de su saldo, cuando se da de baja un edificio que est
totalmente depreciado.
3. Del importe de la depreciacin acumulada cuando se vende un edificio.
4. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor, el cual representa la depreciacin
acumulada de los edificios propiedad de la entidad.
2. Del importe de la depreciacin de los edificios con cargo a los
resultados.
3. Del importe de los incrementos efectuados a la depreciacin con base
en los estudios tcnicos.
4. Del importe de la depreciacin de los nuevos edificios adquiridos,
construidos o recibidos por la entidad con cargo a los resultados.
Saldo: Naturaleza es acreedora y representa la cantidad del precio de costo de
adquisicin de edificios que se ha recuperado a travs de los cargos
efectuados o los resultados del periodo, es decir representa la depreciacin
acumulada.
4102

Depreciacin acumulada de Mobiliario de ventas

Cargo:
1. Del importe de las disminuciones efectuadas a la depreciacin
acumulada con base en los estudios efectuados o la cuenta de muebles.
2. Del importe de su saldo cuando se dan de baja muebles que estn
totalmente depreciados.
3. Del importe de la depreciacin acumulada cuando se venden muebles.
85

4. Por cualquiera de los conceptos anteriores, cuando estos no se

realizaron durante el ejercicio.
5. Del importe de su saldo paro saldarla.
Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor, el cual representa la depreciacin
acumulada de muebles propiedad de la entidad.
2. Del importe de la depreciacin de muebles con cargo a los resultados.
3. Del importe de los incrementos efectuados a la depreciaci6n con base
en estudios tcnicos.
4. Del importe de la depreciacin los nuevos muebles adquiridos.
Saldo: Naturaleza es acreedora y representa la cantidad de precio de costo de
adquisicin de muebles.
4103

Depreciacin acumulada de Mobiliario y equipo de oficina

Cargo:
1. Del importe de las disminuciones efectuadas a la depreciacin
acumulada con base en los estudios efectuados a la cuenta de
mobiliario y equipo de oficina con abono a los resultados del ejercicio.
2. Del importe de su saldo cuando se da de baja mobiliario que est
totalmente depreciado.
3. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor el cual representa la depreciacin
acumulada de mobiliario y equipo de oficina.
2. Del importe de la depreciacin de mobiliario y equipo, con cargo a los
resultados.
3. Del importe de los incrementos efectuados a la depreciacin con base
en estudios tcnicos.
4. Del importe de la depreciacin del nuevo mobiliario y equipo adquirido.
Saldo: Naturaleza es acreedora y representa lo cantidad del precio de costo de
adquisicin de mobiliario y equipo de oficina que se ha recuperado a travs de
los cargos efectuados a los resultados del periodo.

86

5000

Cuentas de resultados acreedoras

5100

Ventas

Cargo:
1. Del importe de las ventas de mercancas realizadas al contado, a
crdito, o con garanta documental aprecio de venta.
Saldo: Naturaleza es acreedora y representa el importe de la venta de
mercancas realizadas en el periodo contable, al contado, a crdito, o con
garanta documental.
6100

Descuentos sobre venta

Cargo:
1. Del importe de los descuentos por pronto pago que se concede a los
clientes al hacer compras de gran volumen.
Saldo: Naturaleza es deudora y representa el importe de los descuentos que se
conceden a los clientes.
6200

Devoluciones sobre venta

Cargo:
1. Del importe de los descuentos por pronto pago que se concede a los
clientes al liquidar sus adeudos antes de su vencimiento.
Saldo: Naturaleza es deudora y representa el importe de los descuentos que
se conceden a los clientes por liquidar sus adeudos antes de la fecha de
vencimiento.
6300

Rebajas sobre venta

Cargo:
1. Del importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta se
concede a los clientes, a precio de venta.
Saldo: Naturaleza es deudora y representa el importe de las bonificaciones
que sobre el precio de venta se concede a los clientes durante el periodo
contable.
6400

Gastos de venta

Cargo:
1. Del importe de las derogaciones efectuadas por la empresa, tendientes
a incrementar y desarrollar el volumen de las ventas.
2. Del importe de los gastos del departamento de ventas que se hayan
devengado por cualquiera de los conceptos anteriores.
87

Abono:
1. Del importe de su saldo paro saldarla, con cargo a la cuenta de prdidas
y ganancias.

6500

Gastos de administracin

Cargo:
1. Del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, tendientes a
lograr los objetivos para los que fue creada, es decir todos los gastos
efectuados por el departamento de administracin.
2. Del importe de los gastos del departamento de administracin que se
hayan devengado por cualquiera de los conceptos anteriores.
Abono:
1. Del importe de su saldo paro saldarla con cargo a la cuenta de prdidas
y ganancias.
Saldo: Naturaleza es deudora y representa el precio de costo de las
erogaciones efectuadas por el departamento de administracin.
6600

Otros Gastos

Cargo:
1. Del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa.
2. Por cualquiera de los conceptos anteriores.
Abono:
1. Del importe de su saldo para saldarla con cargo a la cuenta de prdidas
y ganancias.
Saldo: Naturaleza es deudora y representa el precio de costo de las
erogaciones efectuadas por la empresa.

3.7 GUIA CONTABILIZADORA Y OBJETIVO

Es una herramienta que ayuda a facilitar la contabilizacin de la informacin,

establecindose en ella todos los posibles asientos contables a registrar, por
cada grupo de cuentas y por cada operacin en especfico que realiza el ente
econmico.

88

La gua contabilizadora como objetivo bsico la unificacin de un criterio

respecto a la forma en que se debe de registrar contablemente la informacin
generada dentro del ente econmico para la generacin de los estados
financieros bsicos.

89

3.8 EJEMPLO DE LLENADO DE GUA CONTABILIZADORA

N. Consecutivo

Operaciones

Periodicidad

Documento

Documento

fuente de datos

contabilizador

Cuenta de cargo

Cuenta de
abono

o comprobante

Ventas

Compras

Diaria

Quincenal

Tiquete

de Pliza

venta

ingreso

Factura

Pliza

de Caja

Ventas

de Inventario

Bancos

queque
3

Pago

a Semanal

Contrato

Nomina

Deudores

Bancos

Copia Factura

Proveedores

Proveedores

Bancos

empleados
4.

Proveedores

Mensual

Tabla 1. Ejemplo de llenado de gua contabilizadora segn las operaciones de la empresa.

90

3.9 POLTICAS CONTABLES

1. Todas la ventas sern de contado
2. Las ventas pueden ser al menudeo o mayoreo
3. Las ventas que se realicen al mayoreo recibirn un descuento sobre la
venta.
4. Se utilizara el mtodo de inventarios perpetuos para evitar robo hormiga
de los empleados.
5. Todas las ventas que se realicen diariamente sern registradas en caja
as mismo guarda el dinero ah hasta el final de la jornada.
6. El fondo fijo de caja ser de 3500.
7. Los arqueos de caja sern de manera sorpresiva, no previamente
establecidos.
8. Cada mes se realizaran estados financieros para conocer la situacin
financiera de la empresa.
9. Los empleados podrn pedir prstamos a corto plazo.
10. Si llegara a haber algn faltante en la caja la empleada ser responsable
de esto en la cuenta de deudores.
11. Si llegara a existir algn excedente en la caja ser contado como venta.
12. Si algn empleado llegara por accidente a romper alguna mercanca se
cargara a deudores diversos.
13. Si la cajera no entrega el tiquete al cliente de la venta realizada, esta
compra ser gratis de igual forma ser cargada a deudores diversos por
la irresponsabilidad de la empleada.
14. La cuenta de banco ser nicamente usada para pagos de sueldos y
mercancas.
15. Los pagos correspondientes a luz, agua y telfono, sern pagados de lo
existente en caja en el momento que se tenga que pagar.

91

3.10 DIAGRAMA DE FLUJO

Figura 4. Diagrama de flujo de las operaciones

FUENTE: Elaboracin propia segn a las operaciones de la empresa

92

3.11 DOCUMENTOS FUENTE Y TIPOS

El documento fuente captura los datos clave de cada operacin que se produce
dentro de la empresa. Incluye los hechos bsicos de las operaciones, su fecha,
el propsito y su cantidad.
Los documentos fuente se dividen en dos tipos. Unos son los documentos
justificativos, que todas las disposiciones y documentos legales que determinan
las obligaciones y derechos de la entidad para demostrar que cumpli con los
ordenamientos

jurdicos

normativos

aplicables.

Y por otra parte estn los documentos comprobatorios, es decir aquellos

documentos originales que generan y amparan los registros contables de la
entidad.

93

Tabla 2. Ejemplo de Pliza

94

Tabla 3. Ejemplo de tarjeta de proveedores

95

Tabla 4. Ejemplo de orden de devolucin a proveedores

96

Tabla 5. Ejemplo Nota de crdito

97

Tabla 6. Ejemplo Pliza de cheque

98

Tabla 7. Ejemplo de factura

99

Tabla 8. Ejemplo de recibo de nomina

100

Tabla 9. Ejemplo de nota de remisin

101

Tabla 10. Ejemplo de nota de entrada

102

Tabla 11. Ejemplo de nota de venta

103

Tabla 12. Ejemplo de nota de salida

104

Tabla 13. Ejemplo de nota de devolucin

105

3.12 ESTADOS FINANCIEROS

Comercial Tauro C.V.

Balance General del:______________ al ________________ .
Activo
Pasivo
$ xxx
Activo Circulante
Pasivo Corto Plazo
xxx
Caja
Proveedores

$ xxx
xxx

Fondo fijo de caja chica

xxx

Documentos por pagar

xxx

Bancos

xxx

IVA causado pagado

xxx

Prstamos al Personal
Inventarios

xxx
xxx

IVA causado por cobrar

ISR por pagar

xxx
xxx

Papelera y tiles de oficina

IVA acreditable pagado

xxx
xxx

PTU por pagar

Total de pasivo a corto plazo

xxx

IVA acreditable pendiente de pago

Total de Activo circulante

xxx

Activo Fijo
Edificio
Mobiliario de ventas
Mobiliario y equipo de oficina
Depreciacin acumulada de Edificio
Depreciacin acumulada de Mobiliario
de ventas
Depreciacin acumulada de Mobiliario y
equipo de oficina
Total de Activo Fijo
Total de Activo

$ xxx

$ xxx
xxx
xxx

Capital Contable
Capital contribuido
Capital social
Capital ganado
Utilidades
Perdida Acumulable

$xxx

$ xxx
xxx
xxx
xxx
xxx

xxx

Utilidad neta del ejercicio

xxx

xxx

Prdida neta del ejercicio

xxx

xxx

Total de Capital Contable

$xxx
$xxx

Total de pasivo mas capital

$xxx
$xxx

Tabla 14. Propuesta de Balance General

106

Comercial Tauro C.V.

Estados de Resultados del:______________ al ________________ .
Ventas
Descuentos sobre ventas
Devoluciones sobre venta
Rebajas sobre venta
Utilidad Bruta
Gastos de venta
Gastos de administracin
Otros Gastos
Utilidad de Operacin
ISR
IETU
PTU
Utilidad despus de impuestos
Utilidad o prdida neta del ejercicio

$ xxx
xxx
xxx
xxx
$ xxx
$ xxx
xxx
xxx
$ xxx
$ xxx
xxx
xxx
$ xxx
$ xxx

Tabla 15. Propuesta de Estado de Resultados

107

CONCLUSIN

108

Algunas empresas en la actualidad no tienen los elementos indispensables

para su buen funcionamiento, desde la constitucin de la empresa Comercial
Tauro no ha sufrido actualizaciones a su estructura organizacional, mediante
este trabajo pretendo ofrecerle a la empresa mediante el manual de
contabilidad una actualizacin a su forma de registrar las operaciones que da a
da lleva, a travs de ese manual la empresa tendr un cambio favorable, en el
cual podr llevar las operaciones y sus registros de una manera ms prctica,
fcil y sencilla, sin tener que adaptarse a cada contador que estuviese en turno,
ya que cada contador que por el momento estuviese trabajando en la empresa
registraba las operaciones a su manera, con este manual contable, se pretende
hacer que aun que cambien constantemente de contador dentro de la empresa,
al existir este manual dentro de la organizacin el contador nuevo que llegue a
la empresa a laborar tendr que adaptarse a lo ya establecido en este manual.

A pesar de que la empresa labora en buenas condiciones sin contar con un

manual de contabilidad, y dejndose llevar por lo que el contador en turno haga
a su manera el registro de las operaciones, ante esta situacin la empresa
tiene utilidades favorables con la que puede seguir consolidndose como una
de las pequeas empresas ms productivas de la regin, as como tambin
competitivas, tambin es una gran fuente de empleo de la regin por sus
dimensiones y volumen de ventas.
Esperando que este trabajo sea de suma efectividad para la empresa que
ayudara a mejorar el registro de sus operaciones, evitando faltantes de dinero,
as como tambin dejando en claro cul es la responsabilidad de cada
empleado y sus funciones.

109

Las manuales en general son de suma importancia ya que nos indican cmo
actuar en determinadas situaciones, en este caso el manual de contabilidad
para la empresa, dictara la forma en que el contador en turno deber de
registrar las operaciones de la empresa, mediante la elaboracin de este
trabajo recepcional me pude dar cuenta de la gran importancia que tiene el
manual de contabilidad y que sin este ser muy confusa la estructura
organizacional de la empresa.
El ser humano crea las cosas en su mayora para que todo en su vida le sea
ms fcil y de utilidad, con este trabajo mi intensin es hacer que le sea de
gran utilidad a la persona que dentro de la empresa registre las operaciones,
as como tambin le sea ms fcil. Al realizar la investigacin terica para la
elaboracin de este manual confirme la importancia de que una organizacin
cuente con diversos tipos de manuales para su buen funcionamiento.

Esperando que resulte de gran utilidad para la empresa si, el propietario decide
aplicarlo ser de gran utilidad para dar mejor funcionamiento a la empresa ya
que al no contar con nada de estructura organizacional se puede confundir las
funciones y responsabilidades de cada puesto, el presente trabajo tambin
contiene una parte de organizacin de la empresa como sugerencia de las
descripciones de los puestos ya que al hacer este trabajo pude darme cuenta
de la gran importancia que tiene la descripcin de los puestos dentro de una
organizacin, ya que es vital que cada trabajador dentro de su labor conozca
que funciones, as como que responsabilidades tiene, ya que puede existir
confusiones dentro de cada trabajo que realice el empleado, tambin un gran
objetivo que tiene el presente manual es que cada integrante de la empresa
que se encuentre laborando en esta, se identifique plenamente con la empresa,
que sienta que es parte de la misma, esto ayudara a la empresa a que cada
trabajador realice mas satisfactoriamente su trabajo ya que al existir un
ambiente de trabajo ms clido podr desarrollarse mejor sintiendo que es
parte de la empresa as como tambin, es parte importante de la misma y que
su trabajo que realiza es de vital importancia para la empresa.

110

Al contar el propietario de la empresa con este trabajo y de ser utilizado para el

fin que fue creado, ser una herramienta poderosa para la empresa, siendo
utilizada de manera correcta, ya que este manual puede ser actualizado,
modificado segn las necesidades en turno que tenga el ente, una
caracterstica importante de los manuales es la flexibilidad ya que no pueden
ser estticos y menos en las circunstancias que una empresa se desarrolla, la
actualizacin de este manual depender de las necesidades de los usuarios de
la informacin contable que este mismo proporcionara.

Actualmente las empresas estn en constante movimiento y deben de ser

actuales a las circunstancias que las rodean, no pueden ser independientes de
los hechos circunstanciales.

111

FUENTES DE INFORMACIN
1. Anzures, Maximino. (2005) Contabilidad General (2. Edicin) Mxico
D.F. Porra
2. Catacora Carpio Fernando. (1998) Sistemas y procedimientos contables.
Interamericana. Caracas Venezuela.
3. Elizondo Lpez Arturo. (2002) Metodologa de la investigacin contable.
(5. Edicin). Thompson editores. Mxico D.F.
4. Enrique Benjamn Franklin F. (2007). Organizacin de empresas. (2
edicin). Mc Graw Hill. Mxico D.F.
5. Gmez Ceja Guillermo. (1998). Organizacin de Empresas. (2.
Edicin). MxicoD.F. Mc. Graw Hill.
6. Harold

Koontz&

Heinz

Weihrich.

(2004).

Administracin,

Una

Perspectiva Global.(12. Edicin). Mc Graw Hill.

7. Hernndez Sampieri Roberto; Fernndez Collado Carlos; Baptista Lucio
Pilar; (2006). Metodologa de la investigacin (4 edicin). Mc Graw Hill.
Mxico, D.F.
8. Hernndez Villanueva Norma Anglica. Manual de Contabilidad para
una empresa automotriz, Xalapa, Veracruz 2007.
9. Instituto mexicano de contadores pblicos, (2007)
10. Munich Galindo, Lourdes. (2004). Fundamentos de Administracin. (5.
Edicin).Trillas. Mxico D.F.
11. Ortega Zepeda Rodolfo (2009). Propuesta de manual de procedimientos
para la coordinacin de la experiencia educativa servicio social de la
facultad de contadura y administracin. Facultad de contadura y
administracin. Xalapa, Veracruz.
12. Robert M. Fulmer. (1983). Administracin y Organizacin. Introduccin a
la Teora y la Prctica en los Negocios Modernos. CECSA.
13. Rodrguez Valencia, Joaqun. (1995). Como elaborar y usar los
Manuales Administrativos. (3. Edicin). ECASA. Mxico D.F.
14. Santillana Gonzlez Juan Ramn. (2004). Como hacer y rehacer una
contabilidad: El control contable. (2 edicin). Thompson editores.
Mxico D.F.
112

15. Guerrero Heredia Carlos. Manual de organizacin contable para una

empresa farmacutica, Xalapa, Veracruz, 2004.

113

NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama de la empresa.. 16
Figura 2. Ejemplo de gua contabilizadora... 60
Figura 3. Organigrama de la empresa Comercial Tauro... 71
Figura 4. Diagrama de flujo de las operaciones.. 84

114

INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Ejemplo de llenado de gua contabilizadora segn las operaciones de la empresa 90
Tabla 2. Ejemplo de Pliza. 94
Tabla 3. Ejemplo de tarjeta de proveedores.. 95
Tabla 4. Ejemplo de orden de devolucin a proveedores 96
Tabla 5. Ejemplo Nota de crdito. 97
Tabla 6. Ejemplo Pliza de cheque. 98
Tabla 7. Ejemplo de factura.. 99
Tabla 8. Ejemplo de recibo de nomina.. 100
Tabla 9. Ejemplo de nota de remisin 101
Tabla 10. Ejemplo de nota de entrada... 102
Tabla 11. Ejemplo de nota de venta.. 103
Tabla 12. Ejemplo de nota de salida.. 104
Tabla 13. Ejemplo de nota de devolucin......105

115

116