Request for Proposal Qu es?

La Solicitud de Propuesta (Request for Proposal o RFP) es un tipo de documento de adquisicin que se utiliza para solicitar propuestas de posibles vendedores de productos o servicios para el proyecto. Si se decide en el proyecto comprar una parte del trabajo, se convoca a proveedores a travs de este documento. Es all donde se describen el tipo de trabajo a cotizar, las condiciones de contratacin y el tipo de requerimientos adicionales que cada proveedor potencial debe entregar, como su experiencia con el tipo de trabajo solicitado, una lista de sus clientes, informacin financiera, etc. Para qu sirve? Toda adquisicin de servicios o productos debiera basarse siempre en un RFP ya que este documento define las caractersticas (obligatorias y deseables) as como las restricciones de cualquier servicio. Un buen RFP evita que: Se adquiera un servicio o producto distinto al que se requiere. El proveedor no cumpla con las expectativas del cliente. Se genere una propuesta con un costo distinto (muy bajo o muy alto) con respecto a lo que realmente se requiere. Se pierda tiempo de forma innecesaria en la negociacin con proveedores. Se entreguen requerimientos distintos a diversos proveedores (en el caso de licitaciones o procesos similares de bsqueda de ofertas de varias empresas) La creacin de un RFP ciertamente implica tiempo, pero a la larga el tiempo invertido en su desarrollo evita serios dolores de cabeza y una prdida de tiempo mayor para ambas partes. Para no generar un RFP nuevo cada vez que vez que se busca adquirir un nuevo producto o servicio, es conveniente tener a la mano un formato con la estructura y algo de contenido por omisin. Cules son sus elementos? A continuacin les comparto una estructura general del RFP para seguridad informtica con base en mi experiencia: Datos generales de la empresa Contiene la informacin relevante del cliente para poner en contexto al proveedor. Incluye entre otras cosas: Nombre de la empresa Giro/sector de la empresa Antecedentes de la empresa (Algunos o todos los siguientes: Cuando fue fundada, presencia en el pas, presencia en otras partes del mundo, nmero de empleados) Datos del producto o servicio Informacin sobre el producto o servicio requerido, incluyendo para el caso de productos: Protocolos/ algoritmos (ej. en el caso de requerimientos criptogrficos)

Caractersticas tcnicas (tamao, consumo de energa, anchos de banda, puertos, etc.) Cantidad requerida Compatibilidad (plataformas, bases de datos, consolas de administracin) Estndares (ej. ISO, FIPS)

En el caso de servicios se suele incluir informacin como: Rangos de tiempo estimados para el inicio y fin del servicio Alcance (cantidad de elementos as como nivel de detalle) Objetivos Habilidades/experiencia/certificaciones de consultores Otras restricciones (algunas fechas u horarios, limitaciones tcnicas para hacer el trabajo, limitaciones legales como permisos de trabajo para extranjeros, etc.) Herramientas Metodologas en el caso de algunos servicios (ej. ISSAF, OSSTMM, IAM)

Entre ms informacin se proporcione en esta seccin es ms fcil para los proveedores determinar un precio adecuado pero sobre todo cumplir con las expectativas del cliente. Por ejemplo, pedir slo un firewall es muy distinto a pedir un firewall de red capa 7 con capacidad de 4 puertos Gigabit que soporte protocolos HTTP y SMTP. Criterios de aceptacin y seleccin Informacin sobre el proceso para escoger al servicio o producto (en caso de solicitar propuestas de varias empresas) as como las caractersticas que debe cumplir para ser aceptado (por ejemplo, entregables para dar como concluido de forma satisfactoria un servicio). Estos criterios son importantes porque le indican a la empresa los factores ms importantes en los que debe hacer nfasis dentro de su propuesta para obtener el contrato (e.g. calidad, precio, experiencia, prestigio). Aqu se incluyen cosas como: Tiempos de entrega Desempeo (para hardware) Experiencia (para software) Cumplimiento con requerimientos tcnicos Reportes de resultados (para servicios) Soporte Precio

Es muy importante dejar claro el orden de importancia cuando hay varios criterios. Usualmente el criterio de precio se suele dejar al ltimo como criterio de desempate, poniendo primero al de cumplimiento y despus de ste a otros criterios de calidad como desempeo y soporte. En otras palabras: primero se suele elegir a aquellas propuestas que cumplen con nuestras expectativas y nos dan mayor calidad, y luego se escoge a la ms barata de entre estas propuestas.

Restricciones legales Algunas empresas como por ejemplo Instituciones Financieras o del Sector Salud tienen que cumplir con ciertas normas. Aqu es donde se detalla este tipo de requerimientos. Por ejemplo, en algunos pases existen normas sobre el manejo de informacin personal, por lo cual el contrato deber incluir clusulas que sean congruentes con dicha regulacin. Formato de entrega de propuesta Si se pretende hacer una seleccin de entre varios proveedores lo ms sano es desarrollar un formato de entrega de informacin para que los proveedores contesten ah los requerimientos del RFP. Si no lo hacemos de esta manera tendremos que revisar con detalle la documentacin entregada por los proveedores, la cual puede variar significativamente en forma y orden, lo que nos pone en riesgo de omitir algn detalle importante a la hora de hacer la comparacin de las propuestas. Dentro del formato de entrega se suelen incluir requerimientos como: Moneda para cotizar (Dlares, Euros, Pesos, etc.) Inclusin o no de viticos e impuestos Desglose de cotizacin por fases de servicios o grupos de productos Anexos que debe de traer (en el caso de productos es comn que se pida la ficha tcnica como un anexo) Informacin de contacto Esta seccin contiene la informacin necesaria para que los proveedores enven sus propuestas y resuelvan dudas que pudieran tener al respecto. Incluye: Nombre del responsable por parte de la empresa Puesto del responsable Telfono/ correo electrnico/ fax Direccin fsica de la empresa Con un buen RFP podemos mejorar nuestro proceso de adquisicin de soluciones de seguridad y evitar que algn proveedor se pase de listo al vendernos algo demasiado caro o que no satisfaga nuestras necesidades. Ejemplos