UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA

CENTRO UNIVERSITARIO DE TONAL

Auditoria administrativa
Trabajo final

Jessica Guadalupe Gonzlez Gmez

05 de Junio del 2014

Auditoria administrativa
Empresa: Fabrica de Muelles Gonzlez S.A. de C.V.
Domicilio: calle independencia # 269 Col. San Gaspar de las Flores. Tonal,
Jalisco.
Introduccin:
En el presente estudio se examina a la empresa de Fbrica de Muelles Gonzlez
SA de CV a travs de la aplicacin de una auditoria administrativa presentndose
como una oportunidad para la evolucin de los procedimientos que se llevan a
cabo en el rea administrativa, as de como identificar los elementos que se
pueden mejorar.
El rea de administracin se encarga especficamente:
Caja, cheques y bancos
Cobranza a clientes
Pago a proveedores
Contabilidad
Vales

1.1 Auditor:
Nombre: Jessica Guadalupe Gonzlez Gmez

1.2 Estudio preliminar:

Para poder conocer ms a fondo a la empresa de FABRICA DE MUELLES
GONZALEZ S.A. DE C.V. es necesario establecer su historia, misin, visin,
valores y organigrama.
1.2.1. Historia:
Esta empresa fue fundada por el Sr. Ramn Gonzlez Jurez y Familia, se trata
de una empresa de fabricacin de muelles y partes automotrices para vehculos
de carga y transporte.

El Sr. Ramn Gonzlez empez a trabajar el giro en la dcada de los 80 dando

servicio de reparacin de muelles para vehculos de carga liviana y pesada.
Despus de haber sido empleado por cerca de veinte aos, decidi arrancar por
su cuenta.
Con recursos limitados y el pleno apoyo familiar, a base de mucho esfuerzo en
conjunto en el que participaron todos los miembros de la familia que estaban en
edad de trabajar.
El Sr. Gonzlez ya conoca tcnicamente todos los aspectos operativos referentes
al servicio de reparacin y mantenimiento de muelles. Permaneci en esas
actividades cerca de cinco aos.
En 1988, se compro el terreno donde se encuentra ahora ubicada la fbrica, y sin
tener ningn tipo de instalaciones, empez a utilizarlo con muchas limitaciones
operativas.
Actualmente la mitad del terreno total est destinada a la fabricacin y el resto se
destina a las actividades del servicio.
En un principio, la empresa se dedicaba exclusivamente al servicio de reparacin
y mantenimiento. Fue en 1992 cuando empez a considerarse la idea de fabricar
muelles por su propia cuenta. El Sr. Gonzlez hizo algunas cuentas y se decidi
por arrancar con la fabricacin de muelles. Debido a las necesidades de la
demanda en el mercado poco a poco fueron incrementando su produccin y
cartera de clientes.
El negocio ha mantenido un buen ritmo de crecimiento desde entonces. Cerca del
40% de su fabricacin es para su propio consumo como taller de reparacin y el
resto es para venta de otros talleres de servicio.
En

1998

la

empresa

se

constituyo

como

MUELLES

GONZALEZ

DE

GUADALAJARA S.A DE C.V. cuando esto sucedi el Sr. Ramn, su esposa y

sus hijos decidieron realizar una divisin y extensin de negocios, abrieron
sucursales de servicio en Aguascalientes, en San Luis Potos, Quertaro y otra en
Tonal.

Todos presentan una misma imagen comercial ante sus clientes y se manejan con
el mismo nombre de grupo, aunque son negocios fiscal y administrativamente
diferente.
Esta extensin fue decidida como consecuencia de observar el comportamiento de
las necesidades de sus clientes ms importantes.
Al principio los clientes locales eran satisfechos de sus servicios y de sus
productos y los recomendaron a otras ciudades. Al paso del tiempo el Sr. Ramn
considero que se requera contar con instalaciones que les permitieran hacer
presencia fsica en algunas ciudades.
Actualmente la empresa se volvi a constituir con un nuevo nombre FABRICA DE
MUELLES GONZALEZ S.A. DE C.V. la actual ha implementado un nuevo sistema
de fabricacin aumentando la produccin y calidad de sus productos.
En general la empresa ha tenido un buen ritmo de crecimiento tanto en volumen
de ventas como en el nmero de toneladas de acero fabricadas.
1.2.2. Misin:
Seguir en un crecimiento constante a travs de la fabricacin, venta y distribucin
de productos de alta calidad que nos permitan participar competitivamente en el
desarrollo de nuestro pas.
Mejorar continuamente nuestro servicio al cliente para atender y apoyar mejor a
nuestros distribuidores y clientes para avanzar as, hacia el liderazgo en ventas a
nivel nacional.
1.2.3. Visin:
Ser un departamento de comercializacin conformado por un equipo de personas
profesionales con el conocimiento y habilidades para atender el mercado nacional
1.2.4. Valores:
: Honestidad honradez responsabilidad respeto calidad en el servicio y
fortaleza

1.2.5. Organigrama

1.2.6. Cuestionario preliminar

Nombre: Antonio Gonzlez Jasso
Departamento: direccin general

1-Cual es el rea en donde frecuentemente presenta problemas?

Crdito y cobranza, pago a proveedores

2-Cuales son el/ los problemas que presenta esta rea?
No se tiene un balance en el flujo de efectivo
3-Cmo afecta este/estos problema a su compaa?
Se queda sin capital y se tienen que pedir crditos en el banco constantemente.
4-Qu factores cree que influyan en el problema?
Que la cobranza no se est habiendo como debera y los pago a proveedores son
con fechas muy cortas
5-Qu funciones se realizan en esta rea?
Crdito y cobranza: en esta rea se les otorga crditos a los clientes, trata de estar
en contacto con ellos para los pagos de facturas vencidas, verifica los datos e
historial de los clientes nuevos para otorgarle crdito, hacer las rutas forneas.
Compras: se encarga de pedir crditos con los proveedores, ver las facturas
vencidas para programacin de pagos, checar cuales son los plazos de entrega de
mercanca, tener por lo menos tres proveedores para que de esta forma se pueda
tomar al proveedor con mejor precio, servicio y entrega inmediata.

1.3. Planeacin de la auditoria

1.3.1. Planteamiento del problema:
El problema que la empresa presenta es que no se tiene el suficiente capital para
afrontar las deudas, esto se puede ver por medio de la encueta que se le hizo al
gerente general. Este anlisis nos arroja que la problemtica ms constante es
que no se cuenta con demasiado capital ya que los cobros a los clientes no se
estn haciendo como deberan. Tambin se puede ver que tienen muchos
proveedores a corto plazo el cual los induce a pedir crditos a los bancos para
poder pagar sus deudas.
1.3.2. Definicin del problema:
El problema es la falta de control en el rea de compras con el de crdito y
cobranza en el cual surge la falta de dinero en la empresa.

1.3.3. Justificacin:
La problemtica de esta empresa se puede comprobar por medio de la encuesta
que se le hizo al gerente general el cual nos indico las reas con mayores
problemticas. Las reas que l nos menciona son la cobranza y compras. En las
cuales se muestra un gran descontrol en sus programaciones, lo cual provoca que
la empresa tenga que pedir a los bancos prstamos con intereses muy altos. El
problema que presenta esta empresa es muy importante tratarlo a tiempo ya que
puede quebrar si no se algo para su mejoramiento.
1.3.4. Hiptesis:
El no cobrar a los treinta das que se tienen estipulados, provoca que no se tenga
capital suficiente.
El tener a los proveedores a corto plazo provoca sacar prstamos en los bancos,
los cuales consumirn las utilidades que la empresa genere.
1.3.5. Objetivo general:
Encontrar la problemtica que esta empresa presenta y darle la mejor resolucin.
1.3.6. Objetivo especifico
Generar un manual en el cual ayude a la empresa a la resolucin de sus
problemas.
1.3.7. Alcance
El alcance de esta auditora que se realizara ser de un 70% de mejora por medio
de un anlisis y evaluacin de los componentes que afectan a estas reas. A las
cuales se les dar una solucin y propuestas las cuales es necesario que la
empresa las siga.
1.3.8. Estrategia:
Para el logro de los objetivos previamente mencionados se aplicaran pruebas de
cumplimiento cuya herramienta nos ayudara a evaluar los pasos que se lleva a
cabo en el control interno de la organizacin y tambin nos permite evaluar su
resultado. El desarrollo de pruebas de cumplimiento implica la aplicacin de las
siguientes tcnicas, cuestionarios, entrevistas, observacin, investigacin
documental, declaraciones, conformaciones, comprobacin, inspeccin y anlisis
que en un conjunto forman lo que llamamos procedimientos de auditora cuyo
objetivo es que se llegue a la evidencia para evaluar a los controles internos
implantados detectando as las debilidades y aciertos de los mismos.

1.3.10. Carta propuesta

Como propuestas que se tienen para crdito y cobranza son las siguientes:
1- Estar ms al pendiente con los pagos de los clientes.
2- Estar constantemente hablndoles a los clientes para saber en la situacin
en la que se encuentran.
3- Hablar con los clientes y hacerles llegar las polticas de la empresa para
que estos entiendan la situacin.
4- Si los clientes se pasan de los treinta das que se tienen estipulados en las
mismas facturas, hablarles y ver el motivo de su atraso y tambin hacerles
saber que las promociones con las que se tenan contempladas ya no sern
aplicables.
Para el departamento de compras las propuestas que se tiene son:
1- Hablar con los proveedores que se tienen al contado para ver si les pueden
dar crdito para que la empresa no entre en presin.
2- Ver con los proveedores antiguos la forma en que les apliquen descuentos
extras para que disminuya un poco mas
3- Hacer un anlisis de los productos que ms se venden y los que no para
que de esta forma se haga la orden de compra sin errores ni sobrepasar el
lmite de capital disponible.
4- Tener un almacn con surtido y estar al da con lo que entra y sale de
mercanca para hacer los pedidos antes de que se queden sin piezas.
1.4. Estudio y evaluacin del control interno
1.4.1 pruebas de cumplimiento
Como pruebas de cumplimiento de la las dos reas se tendr un anlisis continuo
con entrevistas, observacin e inspeccin en los problemas que se tenan a ver si
ha mejorado y checar si el trabajo que se entrego a la empresa se est siguiendo
como debera.

1.5. Informe
Por este conducto me permito remitir a usted el informe de la revisin que hasta el
momento se ha efectuado, por el periodo comprendido de junio del presente ao.

Cabe sealar que los exmenes se llevaron a cabo con el propsito de establecer
un control en las reas de compras y crdito y cobranza, y a todas las reas
relacionadas con estas.
Por otra parte la aplicacin de pruebas sustantivas le dar una pauta para
establecer una serie de observaciones y recomendaciones que nos permiti
proponer, mismas que pueden contribuir con de forma importante para el
cumplimiento de los objetivos que se tienen.
Lo que se observo dentro de la auditoria fue:

Los personales que se tiene en ambas reas son muy antisociales y no

tiene la suficiente comunicacin con los dems departamentos.
No se tiene control ya que no tienen un jefe especfico, esto genera un gran
descontrol ya que un jefe le dice una cosa y otro le dice otra.
No se tiene un manual el cual diga los procesos y polticas de las reas.
En compras no se tiene un lmite establecido en la cantidad que deber
hacer la orden de compra, no tiene buena comunicacin con almacn y
esto hace que se pidan piezas que no se mueven (gastos inapropiados), no
tiene una buena negociacin con los proveedores y no tiene una planeacin
en la cual le permita siempre tener el almacn surtido ( esto genera un
gasto extra ya que muchas veces tiene que pedir la mercanca en lugares
en donde es ms caro simplemente porque donde normalmente se compra
no se tiene en existencia)
En crdito y cobranza no tiene una buena relacin con los de ventas en
donde se pongan de acuerdo con el crdito a los clientes, no se cobra a
tiempo, no tiene una clasificacin en los clientes el cual los divida en
clientes cumplidos y los problemticos.

Por lo que se recomienda:

Hacer dinmicas en donde la persona interactu con otras reas para que
de esta forma se logre hacer un trabajo en equipo sin ningn problema.
Resignarle a cada rea un jefe o supervisor y checar que los de las otras
reas no manden sobre otros departamentos.
Hacer una manual en el cual le indique a los trabajadores lo que deben
hacer y las polticas de la empresa, para que estos lo sigan y se lleguen a
cumplir los objetivos.
En el departamento de compras debe ponerse un lmite en la cantidad que
se comprara, y lograr que haya ms comunicacin con almacn para llevar
de mejor forma el control de la mercanca, hacer negociaciones con los
proveedores sobre los crditos que nos dan para que de esta forma

tengamos ms tiempo de solventar los gastos. Por ltimo se debe hacer

una planeacin para tener el almacn surtido y no tener que pagar de ms
por la mercanca.
En crdito y cobranza se debe establecer una mejor comunicacin con los
de ventas para que se logre trabajar en equipo con los crditos de los
clientes. Tambin poner fechas fijas para el cobro a los clientes y hablar
sobre las problemticas que tiene para realizar el pago, de esta forma nos
ayudara a ver si el cliente tiene alguna inconformidad o tiene algn
problema serio. Y por ultimo tratar de clasificar a los clientes para ver la
forma en la que se puede negociar con ellos para que paguen lo que
deben.

Conclusin:
En toda empresa es importante hacer auditorias constantemente ya que con esto
se pueden evitar errores o corregirlos. En el caso de esta empresa se encontraron
muchos problemas los cuales deben arreglarse inmediatamente porque de no
hacerlo la empresa se puede descapitalizar y hasta puede quebrar por el descuido
de estos departamentos. Los requisitos que se dieron son para mejorar poco a
poco estos errores y se espera que se recupere las utilidades que se tenan
perdidas.