Conceptos bsicos de OpenERP

Descubre trucos o detalles de este ERP. Nuestros clientes comentan que Todo esta a un
click.

Interfaz y uso del programa

1. Conexin a OpenERP
Iniciacin a la interfaz de OpenERP
Campos
Idioma
Acciones
Informes
Trucos
Buscador
Gestin de empresas (clientes, proveedores)

Solicitudes o notificaciones

Solicitudes o notificaciones

Administracin

Instalacin de un mdulo
Secuencias

Usuarios / Grupos

Usuarios y grupos

1.Conexin OpenERP
OpenERP es una aplicacin ERP cliente-servidor.
Necesitaremos

OpenERP Client Aplicacin de escritorio que se instala en las mquinas locales

OpenERP Server Servidor de OpenERP que se instala en servidores (tcnico)

Para el uso de OpenERP necesitamos:

Conectividad a internet o a la red

Acceso al servidor OpenERP Server
Trabajar con una base de datos

1.1.Clientes

Para conectar a OpenERP podemos hacer uso de dos clientes:

Cliente GTK Recomendado. Para la gestin diaria. Para la descarga lo pueden
descargar des de http://www.zzsaas.com/es/descargar
Cliente web Cool, pero no funcional.

1.2.Conexin
Para conectarnos al servidor de OpenERP, necesitamos:

Direccin IP o dominio del servidor

Puerto y protocolo. Por defecto 8070 y NET-RPC
Usuario / contrasea

1.3.Seleccin base de datos

Cuando nos conectamos al servidor, podemos escoger la base de datos que queramos
trabajar. Si deseamos trabajar con varias bases de datos, podemos abrir varios clientes
de OpenERP para conectarse a cada una de las base de datos

1.4.La base de datos copia

Cada instancia de OpenERP dispone de dos bases de datos: una base de datos con el
nombre de la instancia, la que se utiliza para la produccin, y una base de datos con el
sufijo "_copia". Esta segunda base de datos, es un clon diario de la base de datos de
produccin. Cualquier cambio que realice hoy, maana lo tendr operativo en la base de
datos copia.
Esta base de datos sirve para testear ciertas funcionalidades en una base de datos de
pruebas con datos reales. De este modo, si tiene miedo de probar ciertas
funcionalidades, puede utilizar la base de datos _copia para el test.
Por defecto, esta copia diaria de su instancia los crons quedan deshabilitado. Por
ejemplo, si quiere enviar correo con PowerEmail, previamente debe activar las acciones
planificadas a Administracin / Configuracin / Planificacin.
Esta base de datos se copia diariamente a partir de la base de datos de produccin y no
se puede desactivar su creacin diaria.

2.Iniciacin a la interfaz de OpenERP

En el diseo de OpenERP se ha tenido muy en cuenta la ergonoma de su uso. A
diferencia de otras aplicaciones, est pensada por y para facilitar la operativa diaria al
usuario. Su sencillez y extremada flexibilidad permite que cualquier persona no iniciada
en el uso de aplicaciones informticas pueda aprender su manejo en un tiempo
extremadamente corto. La curva de aprendizaje no resulta costosa y en unos pocos das
se puede estar utilizando la aplicacin al 100% obteniendo el mximo provecho de su
uso.

2.1.Botones de OpenERP GTK

2.2.Nuevo, guardar, borrar registros en
OpenERP

Nuevo: Permite crear un nuevo registro, en funcin de lo que hayamos

seleccionado en el men de entrada. Es decir, si estamos en empresas crear un
nuevo registro de empresa. Si estamos en pedidos de venta, un nuevo pedido de
venta.
Guardar: Permite guardar las modificaciones realizadas en un registro. Si
estamos en el formulario de un cliente y cambiamos su direccin, no se guarda
hasta pulsar este botn. Si hemos modificado un registro y cambiamos de
pantalla, el sistema avisa que no hemos guardado.
Borrar: Borra el registro actual. Nos pedir confirmacin. Tambin permite
borrar varios registros a la vez si los seleccionamos en la vista lista con el ratn
pulsando a la vez la tecla [Ctrl] (o [Mays] para seleccionar un bloque de
registros). Nota: Slo permitir borrar aquellos elementos que no tengan objetos
relacionados. Por ejemplo, para borrar un cliente deberemos borrar antes sus
pedidos.
Adelante, atrs Navegar por los registros

Permite ir hacia adelante o hacia atrs en la lista de registros que hemos seleccionado en
la pantalla de bsqueda.
Aunque abramos un registro concreto, el resto de los que se hayan encontrado siguen en
memoria por lo que podremos ir visualizndolos hacia adelante o hacia atrs.

2.3.Vistas (lista, formulario, calendario,

grfico)
Cualquier objeto que exista en OpenERP, puede ser visualizado en alguna de estas
vistas. Si un objeto no puede verse en alguno de los formatos de vista, el botn
correspondiente aparecer deshabilitado.

Vista de Lista: Es en la que se entra habitualmente por defecto cuando se hace

doble clic en alguna opcin del men principal. Nos muestra una lista de los
registros pertenecientes a este men. Los campos requeridos tienen la cabecera
en negrita. Observar que normalmente slo muestra 80 registros, podemos
avanzar/retroceder con lo botones Atrs/Adelante o filtrar en los campos de
bsqueda para obtener menos resultados. En ocasiones, esta vista tambin es
utilizada para mostrar dentro un registro, sus registros relacionados. Ej:
Cabecera de pedido y lneas de pedido. En ocasiones los campos de la lista
permiten introducir valores en ella (listas editables).
Vista Formulario: Permite abrir la ficha del registro seleccionado. Es la que
se utiliza para insertar o modificar datos de un registro, rellenando los campos
solicitados.

Existen distintos tipos de campos en los formularios. Cada campo por defecto se
muestra de una determinada manera. Ms adelante, dedicaremos un captulo a los tipos
de campo de los formularios.

Vista Calendario: Es un formato utilizado para mostrar aquellos objetos que se

pueden encajar en el tiempo. Por ejemplo, tareas de una planificacin. Esta vista
permite arrastrar directamente la tarea de un da a otro dentro del calendario, o
abrir el formulario directamente desde ella.
Vista Grfico: Habitualmente utilizada para mostrar estadsticas.

Los Campos requeridos aparecen en color gris o azul (depende de escritorio). Indica
que su insercin es obligatoria, si no, no dejar que grabemos el registro. Al intentar
grabar, se muestran en rojo si no han sido rellenados.
El usuario puede hacer clic en los distintos botones para visualizar el mismo objeto en
distintas vistas.

2.4.Imprimir
En OpenERP existen multitud de informes asociados a los objetos. Este botn permitir
imprimir un listado, un pedido, una factura, una planificacin, una tarea
Evidentemente si a un objeto no se le han definido informes, este botn no tendra
utilidad para dicho objeto.

Desde la vista lista se puede imprimir varios registros a la vez seleccionndolos con el
ratn y pulsando a la vez la tecla [Ctrl] (o [Mays] para seleccionar un bloque de
registros).

2.5.Accin
En muchas ocasiones los objetos llevan asociadas acciones que se pueden realizar con
ellos. Mediante este botn, se ejecuta la accin o asistente para poder realizar una tarea
en concreto sobre el objeto. Por ejemplo, en las empresas hay acciones para poder
enviar correos electrnicos o SMS.
Al igual que con el botn imprimir, si a un objeto no se le han definido acciones, este
botn no tendr utilidad para dicho objeto.
Tambin se puede realizar la accin sobre varios registros a la vez seleccionndolos con
el ratn y pulsando a la vez la tecla [Ctrl] (o [Mays] para seleccionar un bloque de
registros).

2.6.Archivos adjuntos
OpenERP incorpora un potente gestor documental que permitir asociar archivos de
cualquier tipo a cualquier objeto. Por ejemplo, asociar un plano en la orden de
fabricacin, o la solicitud de cotizacin enviada por un cliente por fax previamente
escaneado.
Esto permite tener todos los documentos organizados en el registro correspondiente.
Cuando un registro tiene archivos adjuntos, bajo del botn se muestra la cantidad de
ellos.
Si va usar esta funcionalidad, se recomienda el uso del mdulo Document

2.7.Men
Lleva al men principal de la aplicacin.

2.8.Refrescar
Permite refrescar la pantalla. Tiene varias utilidades:

Para desechar los datos modificados de un formulario y recuperar los

previamente guardados.
Para actualizar una pestaa para ver si han habido cambios provocados por otro
usuario o por nosotros mismos al trabajar en otra pestaa (por ejemplo si
tenemos abiertas empresas y contactos de empresas en dos pestaas diferentes y
modificamos registros de la misma empresa).

Para refrescar la pestaa Men despus de instalar/actualizar/eliminar mdulos

de la aplicacin.

2.9.Cerrar
Permite cerrar la pestaa actual. Pulsndolo repetidamente permite cerrar todas las
pestaas.

2.10. Paginacin
Por defecto OpenERP muestra los vistas de lista de 80 en 80 registros. A la parte
inferior puede consultar de cuentos elementos dispone.