BPM Business Process Management

7/05/06 39 comentarios

Hoy el tema de los Procesos de Negocios y la administracin o gestin de los mismos

Business Process Management BPM- est ocupando mucho espacio en la red y en la
actividad comercial de los fabricantes de software y proveedores de consultora.

Esto se debe, a mi juicio- a los factores siguiente:

Toda empresa est buscando permanentemente mecanismos que le permitan aumentar y

mejorar su posicin competitiva.

Y BPM aparece hoy como uno de ellos. Hoy est disponible en el mercado software para BPM que
efectivamente ofrece la funcionalidad tcnica de administrar procesos en sus fases de diseo,
implementacin y control desde la perspectiva estratgica de la organizacin.

Para analizar y resumir el tema BPM este artculo se estructura en cuatro secciones, que pueden
leerse independientemente:

Visin general, corresponde a un anlisis cualitativo del BPM y su objetivo es entregar

informacin general.

Procesos de Negocios, incluye la definicin actual de procesos y su relacin con el organigrama

y los procedimientos.

BPM, en esta seccin se explica en que consiste la Gestin de Procesos de Negocios.

Tecnologa BPM, incluye alguno de los elementos tericos que sustentan esta tecnologas y
cuales son los componentes y estndares principales

Visin General
De manera intuitiva podemos partir de una nocin de Proceso de Negocios que nos indica que es
un conjunto de actividades que se realizan para satisfacer una necesidad de un negocio. Est
definicin nos permite concluir que los procesos tiles son los que tienen directa atingencia con
el negocio y los procesos que no tienen que ver con el negocio son grasa, burocracia o

overhead. La misma definicin nos lleva a que los procesos ocurren se hacen en la
organizacin, normalmente en varias reas de la organizacin. Por ejemplo: el proceso comercial
se desarrolla en el rea de ventas (cotizacin, nota de venta), de marketing (generacin de
demanda, segmentacin), de logstica (preparacin, despacho), de finanzas (crdito, cobranza),
etc. Y, esta es la primera complicacinlos procesos de negocios no se corresponden con el
organigrama.

Hecho1: Si Ud. desea utilizar la tecnologa BPM tiene que considerar que los procesos cruzan la
organizacin y que esto lleva a la necesidad de definir quin es el dueo del proceso.

Por lo general en las organizaciones los procesos se han establecido a lo largo del tiempo por la
prctica y, muchas veces no se tiene claro ni el origen ni el porqu. Es algo parecido al derecho
consuetudinario o la fuerza de la costumbre.

Rara vez las empresas cuenta con documentacin al da sobre sus procesos y la capacitacin del
personal se da en la relacin maestro aprendiz o usandolearning by doing.

Hecho 2: La utilizacin de la tecnologa BPM implica un trabajo grande de diseo o

especificacin de los procesos, en otras palabras los procesos deben estar formalizados, es
decir no debe existir ambigedad para quienes los aplican.

Si nos atenemos a lo que nos dice la Ingeniera de Sistemas, tenemos que un proceso para que
este bajo control, es decir permita la obtencin de los resultados deseados, es indispensable
que se mida. Por ejemplo si se quiere tener un 15% de margen en la venta, es necesario
asegurarse que todas las operaciones de venas cumplan con este objetivo.

Este ejemplo nos permite visualizar dos caractersticas necesarias de incorporar en todo proceso
de negocios: Las variables relevantes (factores crticos, KPI, etc.) y cuales son su valores
deseados (objetivos, setpoint) ms el mecanismo de monitoreo (que mide la variable y alerta
cuando est fuera de rango).

Hecho 3: La incorporacin de la tecnologa y conceptos de BPM implica que las empresas tienen
que tener claramente establecida una estrategia, a continuacin deben contar con los procesos
que materializan la estrategia y finalmente una organizacin que ejecuta los procesos.

Los puntos anteriores, matices ms matices menos, corresponden a lo que por mucho tiempo
vienen realizando las empresas. Luego, dnde est realmente la diferencia que hace el BPM?
Est en: la disponibilidad de tecnologa a precios convenientes, tanto para las PYME como para
las empresas grandes y, en lacapacidad de los ejecutivos de generar el cambio, para que sus
respectivas empresas adopten esta tecnologa.

En mi opinin hoy con la disponibilidad de sistemas ERP para las PYME es mucho ms fcil
adoptar la tecnologa y enfoque BPM en este tipo de empresas que en las empresas grandes, ya
que la administracin del cambio est acotada a un mbito de menor cantidad de personas.
Resumiendo podemos decir que la tecnologa BPM es conveniente para las empresas porque:

Permite definir formalmente los procesos de negocios esto es til para certificaciones en normas
de calidad, Sarbanes Oxley, etc. Y para asegurarse que se est haciendo lo debido.

Permite alinear los procesos, es decir se pueden medir los procesos en el da a da y sus
resultados confrontarlos con la estrategia de la empresa.

Son factibles de perfeccionar, dado que se miden se pueden detectar desviaciones, fallas, cuellos
de botella, redundancia, overhead, etc. Las estadsticas disponibles indican que su uso genera
disminuciones de costo.

Procesos de Negocios
As como anteriormente partimos con una definicin intuitiva de los procesos de negocios
tambin es conveniente conocer definiciones ms formales que pueden ver en las referencias
[2], [3] y para propsitos de este artculo operaremos con la definicin siguiente:

Un proceso de negocios es una secuencia estructurada o semi-estructurada de tareas que

ejecutadas en serie o en paralelo por dos o ms individuos permite lograr un objetivo comn.
[1]

De esta definicin podemos extraer las concluisiones siguientes:

Un proceso de negocios consiste en una secuencia de tareas. Una sola tarea ejecutada por una
persona no es un proceso de negocios. Una simple revisin de la secuencia puede permitir
detectar tareas susceptibles de eliminar o automatizar generando mejoras importantes.

Un proceso de negocios es estructurado o semi-estructurado. Esto significa que existe alguna

lgica o reglas que regulan la ejecucin de la secuencia de tareas. Las tareas son realizadas de
una manera especfica ad-hoc. Cuando existe una lgica claramente definida, la automatizacin
puede usarse para eliminar errores y tomar decisiones oportunas.

La tareas se pueden hacer en serie o en paralelo. La mayora de las tareas se ejecutan

secuencialmente desde principio a fin. Este tipo de tareas son relativamente fciles de
automatizar y supervisar. Sin embargo realizar tareas en paralelo donde, dos o ms acciones son
ejecutadas al mismo tiempo, son difciles de hacer, sincronizar y supervisar si no se cuenta con
algn tipo de automatizacin.

Deben existir al menos dos o ms individuos o aplicaciones involucradas que ejecutan distintas
tareas en el flujo de trabajo workflow. En la medida que la informacin fluye de persona a
persona, la posibilidad de perder algo, cometer un error o simplemente hace una interpretacin
equivocada, aumenta. Si se ocupan mecanismos informticos para capturar la informacin esta
probabilidad disminuye.

La secuencia de tareas debe tener un claro propsito para lograr un objetivo comn o un
resultado especfico. Esta declaracin enfatiza el hecho que los procesos de negocios existen
con el fin de generar un resultado. Y, este resultado para que sea til debe estar alineado con
los objetivos estratgicos y tcticos de la empresa.

En cada empresa existen muchos procesos de negocios. Estos procesos definen las tareas, las
reglas, las personas y las aplicaciones que conjuntamente permiten producir productos,
servicios o informacin, ya sea para el uso interno o para los clientes. La siguiente lista incluye
algunos de procesos ms comunes a modo de ejemplo.

Finanzas: cobranza, presupuesto, cuentas por pagar, tesorera.

Manufactura: ordenes de cambio de ingeniera o de productos, gestin de repuestos,

produccin, control decCalidad, MRP, recetas bill of materials.

Administracin: compliance (Sarbanes/Oxley, Superintendecia de , ISO ), mesn de ayuda,

fondos y gastos a rendir, encuestas, seguimiento y aprobacin de documentos, bodegas.

Recursos Humanos: defincin de cargos, evaluacin de personal, contratacin, remuneraciones,

control de asistencia y tiempos.

Ventas y Marketing: generacin de demanda, administracin de prospectos, procesamiento de

rdenes, generacin de propuestas, mantencin de cartera.

Y, un largo etctera.

De esta lista se puede concluir que en las empresas se repiten los procesos pero, se repiten en
trminos generales esto permite utilizar las Best Practices- sin embargo de precisa
una adaptacin o best fit a las condiciones y caractersticas especficas del negocio de la
empresa.

En esta adaptacin, a mi juicio, se encuentran las personas y que son ellas las que ejecutan,
supervisan y mejoran los procesos. Y, el cuan bien ellas lleven a cabo los procesos de la empresa
establecer la ventaja competitiva de est. Entonces podemos decir que a mayor virtuosismo del
personal mejores son los resultados.

Si se observa la lista de los procesos de negocios, mostrada ms arriba a modo de ejemplo, se

puede decir lo siguiente: Un proceso de negocios abarca o cruza varias reas de la
organizacin organigrama.

Esto plantea la necesidad de definir quin es el dueo del proceso y esto, normalmente, lleva a
estructuras organizaciones matriciales un empleado tienen ms de un jefe.

Un proceso de negocios puede estar soportado por ms de un sistema de informacin, por

ejemplo el proceso comercial usa el ERP, CRM y SRM.

La implementacin de un ERP en una empresa PYME, como ser Business One, Great Plains, etc.
Est determinada por la estructura interna de estos sistemas. Que estn diseados con el marco
conceptual de proceso de negocios y, a diferencia de lo que ocurre en las empresas grandes,
resulta prcticamente imposible mapear o corresponder las funciones del proceso de negocios
con las reas del organigrama.

BPM Business Process Management

El trmino Business Process Management (o BPM), tambin conocido como Business Process
Reengineering (o BPR), se refiere a las actividades que desarrollan las empresas para optimizar y
adaptar sus procesos.

Para que las organizaciones puedan efectivamente utilizar el BPM, stas debenmodificar su foco:
desde un mirada, casi exclusiva, a los datos y a la administracin de datos hacia una visin
orientada a los procesos, en un enfoque que no hace distincin entre el trabajo que realizan los
humanos y el trabajo que hacen los computadores,

La idea de BPM es proveer un mecanismo para integrar procesos, personas e informacin.

Se requiere una infraestructura capaz de separar flujos, reglas de negocios y servicios.

Identificar los procesos de negocios es relativamente fcil, Romper las barreras entre las
distintas reas de la organizacin y encontrar los dueos de los procesos es complicado.

BPM no solo significa gestionar los procesos de negocios en la empresa, tambin implica una
integracin en tiempo real entre los procesos de la empresa y los procesos de sus proveedores,
socios de negocios y clientes.

BPM requiere mirar la automatizacin horizontalmente en vez de verticalmente.

La medicin monitoreo- de los procesos de negocios es fundamental para determinar el real

impacto del BPM.

Aunque se dice las organizaciones siempre han utilizado BPM, hoy aparece con un nuevo mpetu
debido a la disponibilidad de herramientas de software que permiten la ejecucin directa de los
procesos de negocios sin la necesidad de desarrollar software complicados y caros.

Adicionalmente, las herramientas existentes permiten monitorear los procesos, dndoles la

opcin a los gerentes de analizar el rendimiento de sus procesos y de optimizarlos.

La metodologa de Business Process Reengineering, de moda en los aos 90, trataba con la
realizacin de un gran cambio organizacional. Business Process Management trata con la
continuidad de los procesos que ya estn insertos en la organizacin. En definitiva BPM es una
tecnologa no disruptiva que posibilita el mejoramiento continuo de la organizacin.

BPM tambin se relaciona con otras metodol0gas o disciplinas tales como: Total Quality
Management (TQM), Six Sigma, Performance Management, etc.

Actividades del BPM

Las actividades correspondientes al Business Process Management se agrupan en tres
categoras: diseo, ejecucin y monitoreo

Diseo de Procesos
El diseo consiste en la captura o formalizacin, por algn medio, de un proceso existente en la
organizacin. o de uno que se est inventando. Este proceso podr ser simulado a objeto de
medir su comportamiento. El Software que apoya esta actividad consiste en editores grficos
para documentar el proceso y repositorios donde se almacenan los modelos de los procesos.

Por lo general las empresas ya tienen procesos de negocios en funcionamiento, de modo que el
BPM raras vez parte con una pgina en blanco. As se tiene que una primera actividad con el BPM
es representar o modelar los sistemas que la empresa tienen en uso, esta representacin debe
corresponder lo ms fielmente posible a la realidad, para as tener el modelo as-is. A partir de
este, una vez implementados los mecanismos de monitoreo de procesos, se estar en
condiciones de re-disear los procesos.

La evolucin de los procesos de negocios requiere cambios en el diseo de los mismos a lo largo
del ciclo de vida del sistema. Por otra parte la integracin de distintos procesos de negocios, ya

sean los propios de las empresas o los de sus clientes y proveedores es otro aspecto del BPM.
Tenindose en cuenta que los procesos de negocios permanentemente estn sufriendo
modificaciones por la dinmica del mercado y de la tecnologa.

Ejecucin
La manera tradicional de ejecutar automticamente los procesos es disponiendo de una
aplicacin, sea de desarrollo propio o comprada, que realiza todos las funciones que se
necesitan. Sin embargo, en la prctica, estas aplicaciones slo realizan una parte del
todo del proceso. La ejecucin completa del proceso se logra parchando, combinando y
conectando distintas aplicaciones ms un intervencin humana significativa. Debido a
estas razones de complejidad,cambiar un proceso es costoso como tambin es difcil
tener un visin general del estado del proceso, es decir de su situacin real.

Como una respuesta a estos problemas, existe una categora de software

llamadaBusiness Process Management Systems (BPMS) que permite a un proceso
previamente especificado ser definido en un lenguaje computacional tal que pueda
ejecutarse en un computador. En orden que esto funcione se asume que el sistema se
construye de acuerdo a los principios de la Arquitectura Orientada a los Servicios
(SOA).

Lo que tpicamente esta ocurriendo es que las empresas utilizan herramientas BPM para
el diseo de los procesos y estos son implementados utilizado el software que tienen en
operacin, como ser: ERP, HR, CRM, Produccin, etc. Y, por tanto hoy existen
software que permiten sistematizar la implementacin utilizando los modelos de
procesos y las best practices (procesos probados y listos para usar que proveen los
fabricantes). Un ejemplo de estos sistemas es el SAP Solution Manager.

Monitoreo de Procesos
Este monitoreo tiene por fin generar estadstica sobre el desempeo de cada uno de los
procesos de negocios. Por ejemplo, el seguimiento de las ordenes de los clientes

(cundo se recibi, tiempos de preparacin del despacho, tiempo de cobranza, etc.) de

este modo cualquier problema de operacin puede ser identificado correctamente. Por
otra parte es posible distinguir indicadores del proceso establecidos en la estrategia de la
empresa adems de los indicadores operacionales, con esto se posibilita el control del
alineamiento del proceso con la estrategia.

Tecnologas BPM
Se espera que los lderes del Mercado BPM desarrollen una solucin BPM compuesta
por cinco elementos [6]:

Herramientas Grficas Diseadas para analizar, modelar y definir procesos, estas

herramientas estn orientadas a los analistas de negocios quienes extraen de la realidad
los flujos de los procesos en operacin y disean nuevos flujos. Puede obtener una copia
gratis de una herramientas para graficar procesos
enhttp://www.savvion.com/forms1/process_modeler.php

Runtime Execution Engine Esta es la mquina de estados que ejecuta el flujo de un

proceso definido. En la media que el proceso avanza, esta mquina puede invocar
servicios automatizados o tareas que ejecutan humanos. Los servicios pueden ser
provistos por las aplicaciones nuevas o legacy- o por otras empresas (clientes,
proveedores, etc.) El Runtime contiene el estado de cada instancia de ejecucin de un
proceso o de los eventos de negocios.

Herramientas de Ayuda Rpida Esta funcin habilita la ejecucin de ajustes sobre

la marcha en los flujos de los procesos, listas de tareas a ejecutar y prioridades.

Herramienta para gestionar y monitorear los procesos El monitoreo puede incluir

la performance de los procesos, el nivel de cumplimiento o las situaciones de excepcin
(fuera de las reglas). La gestin de procesos puede incluir la cancelacin de procesos,
re-procesamiento, balanceo de carga y re-enrutamiento.

Herramientas para el anlisis de procesos post-ejecucin Estas herramientas

utilizan la informacin del proceso que se ha registrado durante un perodo de ejecucin
a objeto de medir su comportamiento y determinar posibles ajustes.

Estndares BPM
Existen varios estndares BPM, pero estos estn evolucionando rpidamente conforme
avance el desarrollo de las tecnologas relacionadas, parece que el estndar que est
ganando ms aceptacin es el BPEL. Ntese que muchos de estos estndares tienen una
base matemtica, en el donominado Clculo Pi [5].

WfMC
Este estndar fue creado por la Workflow Management Coalition de ah la sigla, en
1994, bsicamente su orientacin inicial fue el modelo cliente / Servidor.
Posteriormente, en la medida que XML gan aceptacin, WfMC se adapt incluyendo
estndares basados en XML. A continuacin aparecieron los Web Services y
nuevamente fue necesario adapta WfMC. Este estndar aparece siempre ir por detrs del
desarrollo tecnolgico, lo que ha significado que no goce de particular aceptacin entre
los fabricantes.

SWAP
WfMC fue seguido en 1997-1998 por esl estndar SWAP (Simplified Workflow Access
Protocol), que fue impulsado por Netscape, entre otros, sin embargo SWAP nunca logr
aceptacin.

BPML
Business Process Modeling Language (BPML) es un meta-lenguaje para modelar
procesos de negocios, tal como XMOL es un meta-lenguaje para modelar datos. Este
lenguaje se creo lamedor del ao 200 por la BPL.org. Y, a pesar de tener este estndar el
apoyo de importantes empresas como: Microsoft, IBM, SAP, etc. No ha prosperado y
est siendo reemplazado, en muchas partes, por BPEL

BPEL
Business Process Execution Language (BPEL) for Web Services provides a means to
formally specify business processes and interaction protocols. Provee un medio para
formalmente especificar los procesos de negocios y los protocolos de interaccin. De
esta manera extiende el modelo de interaccin de los Web Services y les permite (a los
Web Services) soportar transacciones de negocios. Este estndar es patrocinado por:
IBM, BEA Systems, Microsoft, SAP AG, Siebel Systems.

Referencias:

[1] An Introduction to BPM www.ultimus.com

[2] Office of Information Technology (AIT) Federal Aviation
Administrationshttp://www.faa.gov/ait/bpi/handbook/
[3] Business Process http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process
[4] The Split Personality of BPM, Derek Miers, BPTrends February, 2004

[5] Pi Calculus http://en.wikipedia.org/wiki/Pi_calculus#Implementations

[6] A BPM Taxonomy: Creating Clarity in a Confusing Market, T-18-9669, Gartner
Goup, May, 2003

Todos los links fueron verificados el 7 de Mayo de 2006.

OTRA PAGINA

Introduccin al concepto BPM como motor de

innovacin y optimizacin en las organizaciones
Consulting
by admin

Dirigir y gestionar la empresa moderna que crece en complejidad y alcance, resulta cada vez ms difcil y
urgente:
Los Directores estn teniendo dificultades para mantener el ritmo.

Los procesos de creacin de valor dentro de las empresas son ms complejos.

Ms y ms actividades ocurren fuera de las paredes de las empresas en las redes de negocio
extendidas y a nivel global.

La demanda de un mayor cumplimiento y mejores rendimientos financieros slo parecen aumentar.

El ritmo del cambio es ms rpido que nunca.

Cada vez ms el BPM (Gestin de procesos de negocio) est visto como una manera de dominar la
progresiva complejidad de las corporaciones modernas, y coordinar el trabajo de cientos (si no miles) de
personas a travs de un enfoque en procesos perfectamente definidos. Las empresas lderes han
demostrado que la correcta aplicacin del BPM (gestin de procesos), va alineada con la filosofa de la
industria de la TI de soportar directamente la estrategia de automatizacin de los procesos de negocio.
De lo que poco de ha descrito en las discusiones de BPM, es la visin de conjunto:
Cmo funciona exactamente el acto de usar las cajas, lneas, y los diamantes para describir los
procesos, y en ltima instancia conducir a la meta de manejar un negocio mejor?
Cules son los pasos de principio a fin para alcanzar esta meta?
Qu valor aporta un mayor enfoque en los procesos de negocio?
Como ser un cambio organizacional a raz de este enfoque (por procesos)?
Cmo transformar BPM el ciclo de vida del desarrollo de soluciones tradicional?
Qu papel juega la tecnologa?
Cmo (con el enfoque BPM) se incorpora el ERP y el conjunto de aplicaciones existentes en la
empresa?
Cmo se van incorporando en la siguiente generacin de soluciones, auto-denominada tercerageneracin, el modelado, las reglas de negocio y SOA para cumplir la promesa de BPM?
Es nuestro trabajo acercar a las organizaciones la progresiva incorporacin de lo que significa BPM, cmo
funciona en muchos niveles diferentes, y cmo empezar. El experto consultor BPM consigue el xito con
una simple frmula: la gestin de procesos de negocio es simplemente lograr la excelencia, centrndose
en el propio proceso. BPM (Gestin de procesos de negocio) es la disciplina de pensar primero en
cmo ejecutar de manera ptima su negocio a travs de procesos definidos, y luego encontrar una
manera de tomar ventaja de las ltimas novedades en tecnologa para ampliar la automatizacin y de
esta forma lograr una mayor eficacia y eficiencia.
Nuestra experiencia nos ha permitido trabajar con diversas plataformas BPM, por eso asesoramos al
cliente para hacer la seleccin ms adecuada, de acuerdo a las caractersticas de la organizacin y a la
madurez del enfoque del desarrollo por proyectos.