MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA LA OFICINA DE CONTROL INTERNO O

INTERVENTORIA EN UNA ENTIDAD PUBLICA O PRIVADA

INTRODUCCION
1 DEFINICION DE OFICINA DE CONTROL INTERNO Y PERFIL DE LOS
FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

OBJETIVOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

2.1 NIVELES DE APOYO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
2.2 OBJETIVOS GENERALES DE LAS OFICINA DE CONTROL INTERNOS
2.3 OBJETIVOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
2.3.1 A nivel operativo y tcnico:
2.3.2 A nivel administrativo:
2.3.3 A nivel jurdico:
2.3.4 A nivel financiero :

FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

4 REQUISITOS PARA QUE UNA OFICINA DE CONTROL INTERNO

EFECTIVA

4
5
5
5
5
6
6
6

SEA
7

RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

CLASES DE EVIDENCIAS DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

INTERVENCION DE LAS PRUEBAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 8

METODOLOGA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

8.1 DIRECTRICES DE ACTUACIN

8
8.2 OPERACIONES
9
8.2.1 Familiarizacin
9
8.2.2 Estudio ambiental del procedimiento
9
8.2.3 Estudio de la gestin administrativa
10
8.3 PROCESO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO : PRESENTACIN DE
INFORMES
12
8.4 INFORME
12
9

EVIDENCIAS PARA LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

9.1
9.2
9.3

10

EVIDENCIA DOCUMENTAL:
EVIDENCIA DE CONTROL:
EVIDENCIA SUSTANTIVA:
RIESGOS

10.1
10.2
10.3
10.4
10.5

RIESGO INHERENTE
RIESGO DE CONTROL
RIESGO DE DETECCIN
DEFINICIN DE CRITERIOS DE RIESGOS:
EVALUACIN DEL RIESGO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

15
15
15
15
16
16
17
17
18
19

10.6 RELACIN ENTRE RIESGO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO Y

ENFOQUE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO.
10.6.1 Efecto del riesgo inherente
10.6.2 Efecto del riesgo de control
10.6.3 Combinacin de riesgo inherente y de control.
10.7 CLASES DE MATRICES PARA EVALUAR EL CONTROL
10.7.2 MATRIZ DE RIESGOS VS CONTROLES.
10.7.3 MATRIZ DE ACTIVIDADES VS RIESGOS.
10.7.4 MATRIZ DEPENDENCIAS VS CONTROLES
10.8 EVALUACIN DEL RIESGO DE DETECCIN

20
20
21
22
23
23
24
24
25

11

PAPELES DE TRABAJO

25

12

HALLAZGOS

26

ESTRUCTURA

HALLAZGOS

26

13

INFORMES DE LOS HALLAZGOS

28

14

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

29

DE

14.1 INSPECCION DOCUMENTAL DEL SISTEMA

14.2 PRUEBAS DE RECONSTRUCCION
14.3 OBSERVACIONES DE DETERMINADOS CONTROLES
14.4 TECNICAS DE DATOS DE PRUEBA
14.5 INDAGACIONES AL PERSONAL DE EMPRESA
14.6 PROCEDIMIENTOS ANALITICOS
14.7 INSPECCION DE LOS DOCUMENTOS RESPALDATORIOS Y OTROS
REGISTROS CONTABLES
14.8 OBSERVACION FISICA
14.9 CONFIRMACIONES EXTERNAS.
15

PAUTAS PARA LA SELECCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

29
30
30
30
31
31
32
32
32
33

16

UTILIZACION DE ESPECIALISTAS EN OFICINA DE CONTROL INTERNOS

34
17
EL MUESTREO EN OFICINA DE CONTROL INTERNO
34
17.1 OBJETIVOS DEL MUESTREO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
34
17.2 RIESGO DE MUESTREO
35
17.3 DEFINICION DEL UNIVERSO Y DE UNIDAD DE MUESTREO
35
17.4 METODOS PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS
36
17.4.1 Muestreo por probabilidades
36
17.4.2 Muestreo sistemtico:
37
17.4.3 Muestreo por bloques:
37
17.5 MUESTREO BASADO EN EL CRITERIO
37
17.6 ELECCION ENTRE MUESTREO ESTADISTICO Y NO ESTADISTICO
38
18
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
38
18.2 MTODOS DE EVALUACIN
38
18.2.2 MTODO DE CUESTIONARIO
39
18.2.3 Mtodo narrativo: (prosa )
39
18.2.4 Mtodo grfico: (flujogramas )
39
18.3.1 Objetivo
40
18.3.3 Mecanica
27
18.4 INFORME
41

18.5 INTERPRETACION DE LA EVALUACION Y DE LA CALIFICACION DE LOS

RESULTADOS EN PARCIALES CADA %
42
19

BIBLIOGRAFIA

43

INTRODUCCION
Con el fin de conocer los aspectos tcnicos y que sean aplicados en la prctica, se ha
preparado este instructivo para utilizarlo en la oficina de control interno de cualquier
empresa pblica o privada.
1

DEFINICION DE OFICINA DE CONTROL INTERNO Y PERFIL DE LOS

FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Es la funcin que cumple una persona jurdica o natural, para controlar, solicitar, exigir,
colaborar, absolver, prevenir y verificar selectivamente la ejecucin y cumplimiento de
un contrato mediante la evaluacin independiente, imparcial, oportuna y eficiente
mediante la utilizacin de herramientas y tcnicas vlidas y suficientes para lograr
dicha labor.
El perfil de los funcionarios de la Oficina de Control interno son profesionales
integrales, capaces de evaluar las situaciones y hechos que estudia con suficiente
creatividad, anlisis, consulta, criterios y productividad para aportar ideas que lleven a
la solucin de los problemas, bajo los parmetros tcnicos, que se originan
tericamente para cumplir el objetivo esencial y general de mejorar la calidad de los
servicios, en beneficio del usuario y de la empresa.
2

OBJETIVOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

El objetivo de la Oficina de Control interno es evaluar las actividades de la empresa

para calificar la gestin, asesorar y atender que se cumplan las recomendaciones que
tiendan a incrementar la eficiencia en la empresa en beneficio de los clientes y
usuarios.
2.1

NIVELES DE APOYO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Existen tres niveles en que la Oficina de Control interno que pueden participar en
apoyo en la empresa a saber:

2.2

En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (diagnstico de

obstculos)
En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc.,
interviniendo en su formacin y evaluacin.
En la implementacin de los cambios e innovaciones. (implementacin de sistemas,
etc.)
OBJETIVOS GENERALES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

La Oficina de Control interno generalmente persigue:

Detectar problemas y proporcionar las bases para solucionarlos.

Prever obstculos a la eficiencia.

Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos
al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro de
primer nivel de apoyo a la administracin de la empresa, en la consecucin de la
ptima productividad.

El Evaluador o Auditor, al revisar las funciones de cualquier empresa investiga, analiza

y evala los hechos, es decir diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa
que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos.
El Evaluador o Auditor hace las veces del mdico general, que diagnostica las fallas
(enfermedades) dando pie a la participacin del especialista, que puede ser l mismo u
otra persona, el que promover las soluciones concretas.

2.3

OBJETIVOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA

Para la Oficina de Control interno se identifican los siguientes objetivos:

2.3.1 A nivel operativo y tcnico:
2.3.1.1 Para realizar la Oficina de Control interno se utilizar la tcnica de muestreo
estadstico, empleando los modelos ms adecuados a las funciones
administrativas y operativas.
2.3.1.2 Revisar, estudiar y evaluar el manejo que se hace de la informacin dentro de
la empresa en lo referente a su contenido y consistencia.
2.3.1.3 Analizar las actividades relacionadas con el registro, manejo de novedades, y
temas relacionados con los servicios prestados a los usuarios o los productos
vendidos a los clientes.
2.3.2 A nivel administrativo:
2.3.2.1 Realizar un anlisis interno y externo a la empresa, por medio de una
evaluacin estratgica y la utilizacin de la herramienta metodolgica DOFA
que permita conocer las ventajas y desventajas, tanto internas como externas
y as formular las respectivas estrategias a desarrollar.
2.3.2.2 Hacer pruebas selectivas al proceso de gestin de la administracin de la
empresa: Planeacin Estratgica; Organizacin formal interna; Rediseo de
procedimientos; Direccin eficiente de los recursos y servicios; Evaluacin y
Control.
2.3.2.3 Brindar apoyo estratgico para el logro del mejoramiento de la capacidad de
gestin, desarrollo efectivo del factor humano, eficiencia de los recursos
financieros y de la asignacin de los recursos fsicos.
2.3.2.4 Evaluar la metodologa aplicada por la empresa con relacin a los indicadores
de gestin que utilizan, con el fin medir resultados. Hacer las observaciones y
recomendaciones sobre planes de accin a seguir en el futuro.
2.3.2.5 Revisar y evaluar las actividades de la organizacin y manejo de los recursos
humanos, fsicos, y tcnicos de la empresa.

2.3.2.6 Supervisar las actividades relacionadas con el manejo y atencin de los

usuarios, a fin de determinar si los servicios se estn prestando en forma
eficiente.
2.3.3 A nivel jurdico:
2.3.3.1 Verificar la observacin y seguimiento de las normas contractuales y legales
por parte de la empresa, en cumplimiento de sus funciones.
2.3.3.2 Evaluar el cumplimiento de las clusulas de los diferentes contratos que
suscriba la empresa.
2.3.4 A nivel financiero:
2.3.4.1 Aplicando los principios y tcnicas de auditora mediante el muestreo
estadstico, el personal encargado de la Oficina de Control interno examinar
el balance general de acuerdo a los Principios de Auditora Generalmente
Aceptados, sus notas, el estado de resultados, el estado de cambios en la
situacin financiera, la ejecucin activa y pasiva del presupuesto, el estado de
tesorera, el sistema de autorizacin y registro,
la facturacin y los
inventarios.
2.3.4.2 Revisin y evaluacin de las actividades financieras, para
la oportuna
consecucin y adecuado manejo de los recursos econmicos.
3
3.1
3.2
3.3
3.4
4
4.1
4.2
4.3

FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LA

EMPRESA
Asesorar a la Administracin en la implementacin, evaluacin y mejoramiento
del Sistema de Control Interno.
Evaluar la organizacin de la empresa, eficiencia y logros de los objetivos, para
su adecuado desempeo.
Evaluar prcticas, mtodos y procedimientos para medir eficiencia, efectividad y
economa de la empresa en sus actividades tcnicas, operativas y financieras.
Verificar y opinar sistemticamente sobre informacin contable, administrativa y
estadstica proporcionada por la administracin.
REQUISITOS PARA QUE UNA OFICINA DE CONTROL INTERNO SEA
EFECTIVA
Adecuada delegacin de autoridad por la direccin en las distintas unidades de la
organizacin.
Respaldo de la direccin hacia la aplicacin de las recomendaciones y asesora en
el mejoramiento institucional.
Personal de
Oficina de Control interno eficiente, mediante permanente
capacitacin y trabajo en equipo o grupo.
RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LA
EMPRESA

5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
6

Cumplir con los estndares descritos en el manual de funciones de la Oficina de

Control interno.
Mantener reserva de la informacin confidencial a la cual tiene acceso.
Obtener evidencia comprobatoria, suficiente y competente segn los criterios
tericos.
Determinar la extensin de las pruebas necesarias para la formacin, correcto
fundamento de sus recomendaciones y su validacin.
Mantenerse debidamente informado de todas las actividades de la empresa en
campos tcnicos, operativos y financieros.
Asistir a la empresa en revisiones especiales.
CLASES DE EVIDENCIAS DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
EMPRESA

EN LA

FISICA

ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
DOCUMENTOS
HECHOS
FORMULARIOS O DOCUMENTOS
CLASES DE ARCHIVOS

TESTIMONIAL

CARTAS
DECLARACIONES
ENTREVISTAS
DOCUMENTOS EXTERNOS, Facturas,
Correspondencia, etc.
DOCUMENTOS INTERNOS, Registros
Contables, Correspondencia, etc.

ANALITICA

COMPUTACIONES
COMPARACIONES CON NORMAS
OPERACIONES
RACIOCINIO
ANALISIS DE INFORMACION

INTERVENCION DE LAS PRUEBAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

La Oficina de Control interno puede realizarse en cualquier poca y con cualquier

frecuencia pruebas en sus evaluaciones, sin embargo es recomendable que se
practique peridicamente, a fin de que rinda sus mejores resultados. As, puede
prepararse un programa de revisiones, en el cual una rea sea revisada, cuando
menos cada dos meses, mantenindose un examen permanente de aquellas
operaciones que requieran especial atencin del monto de recursos invertidos en ellas
o por su confiabilidad.

8
8.1

METODOLOGA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Directrices de actuacin

En la Oficina de Control interno puede realizar pruebas de evaluacin interna o

externamente. Sin embargo, el concepto de mantener una actitud objetiva es vlido.
Esto evitar influencias o presiones por parte de las personas que tienen a su cargo las
operaciones, objeto del examen.
El Evaluador o Auditor debe precisar si tiene los conocimientos y experiencia que
requiere en el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la Oficina de
Control interno esta en ocasiones, trabaja en coordinacin con especialistas de otras
disciplinas; en estos casos, podr tomar como suya la labor realizada por otros
profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad
de supervisarla. Adems, deber indicar claramente en su informe, que se ha apoyado
en el trabajo de otros profesionales.
El Evaluador o Auditor deber obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o
sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar debidamente
documentada en los papeles de trabajo del evaluador.
8.2

Operaciones

En la Oficina de Control Interno se define a un procedimiento una operacin, como al

conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de las
tareas de la empresa.
En el enfoque de trabajo de la Oficina de Control interno, las operaciones que realiza la
empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que, en la
mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a varios
departamentos, oficinas, secciones o dependencias.
Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no
del personal que las realiza, la investigacin deber determinar si el personal
encargado o responsable de la operacin tiene capacidad para ejecutarla.
La metodologa se simplifica en tres pasos fundamentales:
8.2.1 Familiarizacin
El Evaluador o Auditor debe familiarizarse con el procedimiento la operacin que se
revisar dentro del contexto de la empresa a la cual se le est haciendo la Oficina de
Control interno a travs del estudio de:
8.2.1.1 Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad en que se
desenvuelve la empresa y que inciden en la administracin de la operacin
que se revisa.
8.2.1.2 La infraestructura especfica establecida para hacer frente a la administracin
de la operacin (planeacin, organizacin, direccin y control), y
8

8.2.1.3 Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a travs de cartas de

sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por evaluadores internos,
externos o consultores.
Adems se incluyen algunos lineamientos que permitirn al Evaluador o Auditor de la
empresa sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con esta en general y con la
operacin que se revisar.
8.2.2 Estudio ambiental del procedimiento
Se puede obtener informacin orientadora de gran valor que permita al Evaluador o
Auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de profundidad de esta investigacin
inicial ser definido por el criterio del Evaluador o Auditor. Los principales aspectos a
investigar sern:
La importancia que para la empresa representa el procedimiento la operacin que
se evala, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendra si se
mejorara su eficiencia.
Indicadores de Gestin tales como rotaciones, razones financieras, ndices, etc.
Estructura de la organizacin y polticas aplicables a los procedimientos la
operacin que se revisa.
Reglamentacin estatal, distrital y municipal que rigen las prcticas de manejo de
la operacin.
Informacin de la forma como la competencia resuelve los problemas de una
operacin similar.
8.2.3 Estudio de la gestin administrativa
El Evaluador o Auditor deber estudiar su instrumentacin prctica a fin de conocer, en
trminos generales, sus caractersticas y posibles deficiencias.
La evaluacin de esta instrumentacin se har en detalle en una fase posterior por lo
que en este proceso de familiarizacin, al evaluador nicamente le interesa conocer las
caractersticas esenciales de la misma.
8.2.3.1 Visita a las instalaciones
Tiene por objeto observar directamente cmo se efectan los procedimientos las
operaciones e identificar sntomas o causas de los problemas.
8.2.3.2 Investigacin y anlisis
El objeto de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y examinar
la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin en
cuestin.
En esta fase se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole, utilizando
especialmente pruebas selectivas, a juicio del Evaluador o Auditor, o por medio de
muestreo estadstico.
La utilizacin de estadsticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto
es recomendable que sean verificadas antes de ser utilizadas.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha informacin
puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas

formales, revisin de expedientes, revisin de documentacin, observaciones directas,

actualizacin de estadsticas, seguimiento y comparacin de hallazgos, etc.
Cualquiera sea el caso, el Evaluador o Auditor deber cuidar que sus investigaciones se
planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la
informacin ms objetiva posible.
Esta caracterstica comn a cualquier revisin de eficiencia, debe ser especialmente
cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los resultados
de las medidas tomadas para administrar.
Consecuentemente el Evaluador o Auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos
con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los
elementos necesarios para formarse una opinin de conjunto a fin de que el
diagnstico final sea lo mas objetivo posible.
8.2.3.3 Diagnstico
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumara los hallazgos
y se sealar la interpretacin que se hace de ellos, reportndose aquellos que sean
indicios de notorias fallas de eficiencia. El Evaluador o Auditor debe alejarse del detalle,
y con base en los hallazgos especficos, ensayar el resumen de los de mayor
relevancia.
8.2.3.4 Fase creativa
En esta fase se precisa si los problemas detectados son congruentes con la realidad de
la empresa. Esta fase no representa, de ninguna manera la solucin detallada de los
problemas, dicha solucin corresponde a un trabajo de consultora.
8.2.3.4.1 Sumados los hallazgos se proceder as:
Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que ms convenga a
la empresa para los procedimientos la operacin estudiada de acuerdo con las
circunstancias que la rodean, o bien compararlos con modelos ya establecidos;
Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior;
Considerar el costo-beneficio del modelo diseado.
Reverificacin de hallazgos
8.2.3.4.2 El modelo desarrollado en la fase creativa se sujetar a una nueva
verificacin para separar con
mayor precisin de los hechos de las
interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico definitivo as:
Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son
importantes;
Listar las excepciones encontradas en la confrontacin y compararlas con las que se
haban listado al iniciarse la fase creativa;
Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con
las personas directamente involucradas;
Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque existen
tcnicas disponibles para ello;

10

Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en
otras reas y asegurarse que las alternativas de solucin propuestas no generarn
mayores o ms complejos problemas o agravarn los presentes

8.2.3.5 Elaboracin del informe

Elaborado el borrador del informe, el Evaluador o Auditor debe proceder a:
Discusin del borrador con los involucrados: Discutir con los involucrados el
borrador del informe persigue el doble propsito de asegurarse de que se trata de
hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en
la forma en que se describe en el borrador.
Informe definitivo.
8.3

PROCESO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO: PRESENTACIN DE

INFORMES

Discusin de informes generales y

detallados con la direccin de la
empresa a la cual se le practica la
Oficina de Control interno
Obtencin e incorporacin de
respuestas de la administracin a
las recomendaciones del informe.
Finalizacin de Informes

Presentacin de Informes

Preparacin de la Cartera de Substanciacin

Reuniones del Comit de Oficina de Control

interno

8.4

INFORME

11

El informe sobre la Oficina de Control interno es el producto terminado del trabajo

realizado y frecuentemente es lo que conocen los altos funcionarios de la empresa de
la labor del Evaluador o Auditor, y para proceder de conformidad, con correctivos y
sugerencias.
Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas
detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles
establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado.
Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos problemas, surjan
oportunidades que coadyuven al logro de las mejoras en la eficiencia operativa y en
ltima instancia en la productividad.
8.4.1 Naturaleza del informe
Por las caractersticas de la Oficina de Control interno, el informe debe tener la
naturaleza equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados
del trabajo, relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de
los problemas detectados.
El informe o diagnstico de la Oficina de Control interno no tiene la finalidad de emitir
un dictamen, sino de emitir una opinin y hacer una recomendacin, no es posible
darle tal alcance.
El informe de la Oficina de Control interno es distinto al producto terminado de un
proyecto de consultora en administracin pues en este ltimo, el resultado final
implica necesariamente proporcionar sugerencias especificas, al diseo de las formas,
procedimientos y sistemas necesarios, la instalacin de ellos y posteriores visitas de
supervisin; todo ello con el propsito de que las ideas presentadas funcionen a
plenitud y aporten los beneficios deseados.
8.4.1.1 Estructura del informe
El contenido bsico del informe normalmente debe incluir los siguientes tres
elementos:

Alcance y limitaciones del trabajo:

Debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo realizado; las
operaciones sujetas a examen; el criterio de prioridades establecido; la
contratacin especfica, en su caso; las limitaciones; la participacin de los
profesionales si la hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan
realizado.
Situaciones que afecten desfavorablemente la eficiencia operacional (presentar un
resumen jerarquizado)
Sugerencias para mejorar la eficiencia: Es conveniente que las sugerencias se
incluyan inmediatamente despus de que se sealaron las situaciones que afectan
desfavorablemente la eficiencia de operacin. Dichas sugerencias podrn ser
especficas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras ocasiones
las recomendaciones tendrn un carcter general.

12

Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando

casos especficos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios,
cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.
8.4.1.2 Evaluacin y efecto de los problemas
El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente, siempre
que sea posible, el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus
causas y consecuencias.
Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las
bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarse.
8.4.1.3 Responsabilidad
La responsabilidad del Evaluador o Auditor consiste en informar sobre los problemas
detectados y sugerir posibles soluciones. La implementacin de las medidas necesarias
para solucionar los problemas detectados, es responsabilidad de la empresa en
trminos generales. Su incumplimiento podr ocasionar sanciones de acuerdo al
contrato y sus anexos al contrato respectivo.
Por lo tanto la solucin de los problemas es responsabilidad directa de las directivas de
la empresa.

8.4.1.4 Forma
Los hallazgos de la Oficina de Control interno pueden irse comunicando en el curso
del examen o su trmino; esta depender en gran parte de la trascendencia de los
problemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas.
Es importante que el resultado de la
Oficina de Control interno se presente
invariablemente por escrito. Debe ser tan verstil como sea necesario para lograr una
adecuada comunicacin.
8.4.1.5 Recomendaciones para elaborar el informe de Oficina de Control interno
8.4.1.5.1 Definir cul es el propsito del informe, final, parcial, de detalle, de
panorama.
8.4.1.5.2 Qu le interesa al los a los lectores, no decir lo que se conoce, uso de
sntesis, permite tener una idea general sin leer todo el informe.
8.4.1.5.3 Los comentarios deben jerarquizarse.
8.4.1.5.4 Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estadsticas
y los nmeros absolutos.
8.4.1.5.5 Enfatizar los aspectos ms significativos que mejoren la operacin de la
empresa.
8.4.1.5.6 Limitar el informe al mnimo necesario.
8.4.1.5.7 No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el
lenguaje que l est acostumbrado a usar.

13

8.4.1.5.8 No hacer crticas que no vayan acompaadas de sugestiones constructivas o

que no estn respaldadas por hechos.
8.4.1.5.9 Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus
observaciones y recomendaciones.
8.4.1.5.10
En la medida en que sea posible, obtener el acuerdo de los funcionarios
afectados por las recomendaciones, y en su caso, presentarlas como
sugestiones conjuntas.
8.4.1.5.11
Si no cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos
asegrese que si hay conocimiento de las circunstancias y hechos que se
informan.
8.4.1.5.12
Enviar copias del informe a todos los encargados de los departamentos
operativos que se vean afectados, as como al funcionario superior
responsable de la operacin a la cual se le ha practicado la Oficina de Control
interno.
9

EVIDENCIAS EN LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Uno de los objetivos principales de cualquier Oficina de Control interno es obtener

EVIDENCIAS suficientes para validar o respaldar las normas, procedimientos y
afirmaciones contenidas en Documentos, informacin o Estados Financieros que se
estn analizando o evaluando.
9.1

EVIDENCIA DOCUMENTAL:

Es el elemento de juicio que obtiene el evaluador como resultado de las pruebas que
realiza y se obtienen de:
9.1.1
9.1.2
9.1.3
9.1.4
9.1.5
9.2

Los Sistemas y Procedimientos.

La documentacin que respalda las transacciones.
Los saldos de la Contabilidad y sus cuentas mayores y auxiliares,
Los funcionarios de la Empresa: Gerencia, Directivos, Profesionales, Operativos.
Los proveedores, deudores, usuarios y otros terceros.
EVIDENCIA DE CONTROL:

Proporciona satisfaccin al evaluador frente de controles preestablecidos planeados y

que estn operando correctamente durante el perodo.
9.3

EVIDENCIA SUSTANTIVA:

Brinda satisfaccin al evaluador frente a loas informes Estados Financieros y se

obtiene de examinar las actividades y los datos producidos por el sistema.
9.4

CARACTERSTICAS DE LAS EVIDENCIAS:

9.4.1 La confiabilidad de las evidencias aumenta a medida que aumenta su

objetividad.
9.4.2 Pueden combinarse y apoyarse tanto la de control como la sustantiva.
9.4.3 Se debe mantener equilibrio entre el costo / beneficio
9.4.4 Para que la evidencia sea aceptable debe ser creble y confiable.
14

9.4.5 La calidad depende de la confiabilidad de la fuente: de mayor a menor

confiabilidad ya sea interna externamente.
9.4.6 Los procedimientos de evaluacin tienen como finalidad reunir evidencias que
permitan concluir en la razonabilidad de las afirmaciones de cada componente
utilizado.
10 RIESGOS
El riesgo puede definirse como el no-cumplimiento de las normas y procedimientos, es
decir que es como dar un informe incorrecto, por no haber detectado errores e
irregularidades significativas, que modificaran el sentido de la ejecucin en las tareas
y procedimientos realizados por el Evaluador o Auditor en su informe.
El riesgo de evaluacin est compuesto por distintas situaciones o hechos que,
analizados en forma separada, ayudan a evaluar el nivel de riesgo existente en un
trabajo en particular y determinar de qu manera es posible reducirlo a niveles
aceptables.
El riesgo es el resultado de la conjuncin de:
Aspectos aplicables exclusivamente a la actividad de la empresa, independientemente
de los sistemas de control desarrollados, lo que se denomina riesgo inherente.
Aspectos atribuibles a los sistemas de control, lo que se denomina riesgo de control.
Aspectos originados en la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de
un trabajo en particular, lo que se denomina riesgo de deteccin.
Es importante dentro de la etapa de planeacin detectar los factores que producen el
riesgo, estos son las diversas situaciones individuales que actan en la determinacin
de su nivel.
10.1 RIESGO INHERENTE
El riesgo inherente es la susceptibilidad de las operaciones y actividades y estados
financieros a la existencia de errores o irregularidades significativos, antes de
considerar la efectividad de los sistemas de control.
El riesgo inherente est totalmente fuere de control por parte del evaluador.
Difcilmente se puedan tomar acciones que tiendan a eliminarlo por que es propio de la
operatoria de la empresa.
Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo inherente se encuentra:

La naturaleza de la empresa: el tipo de operaciones que se realizan y el riesgo

propio de esas operaciones; la naturaleza de sus servicios y volumen de
transacciones.
La situacin econmica y financiera de la empresa. El riesgo de Oficina de Control
interno de una empresa productora con altos niveles de ganancias y slida posicin
econmico financiera no ser el mismo que el de una empresa con graves

15

problemas financieros y baja rentabilidad econmica que comprometa la vigencia

del principio de la empresa en marcha.
La organizacin gerencial y sus recursos humanos y materiales; la integridad de la
gerencia y la calidad de los recursos que el ente posee.
La predisposicin de los niveles gerenciales a establecer adecuados y formales
sistemas de control, su nivel tcnico y la capacidad demostrada en el personal
clave, son elementos que deben evaluarse al medir el riesgo inherente.

10.2 RIESGO DE CONTROL

Es el riesgo de que los sistemas de control estn incapacitados para detectar o evitar
errores o irregularidades significativas en forma oportuna.
Este tipo de riesgo tambin est fuera del control del evaluador, pero eso s, las
recomendaciones resultantes del anlisis y evaluacin de los sistemas de informacin,
operaciones, actividades, procedimientos y controles que se realicen van a ayudar a
mejorar los niveles de riesgo en la medida en que se adopten tales recomendaciones.
Adems, le existencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que implica que existan
buenos procedimientos en los sistemas de informacin, operaciones actividades,
procedimientos y control puede ayudar a mitigar el nivel de riesgo inherente evaluado
en una etapa anterior.
Entre los factores que determina la existencia de un riesgo inherente se encuentra que
estn presentes en el sistema de informacin, actividades, procedimientos y control.
La tarea de evaluacin del riesgo de control est ntimamente relacionada con el
anlisis de estos sistemas.
10.3 RIESGO DE DETECCIN
Es el riesgo de que los procedimientos seleccionados no detecten errores o
irregularidades existentes.
A diferencia de los dos riesgos mencionados anteriormente, el riesgo de deteccin es
totalmente controlable por la labor del Evaluador o Auditor y depende exclusivamente
de la forma en que se diseen y lleven a cabo los procedimientos.
Al igual que el riesgo de control mitiga la existencia de altos niveles de riesgo
inherente, el riesgo de deteccin es la ltima y nica posibilidad de mitigar los niveles
de riesgos inherentes y de control.
Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo inherente se encuentra:

La ineficacia de un procedimiento de Oficina de Control interno aplicado.

La mala aplicacin de un procedimiento de que, resulte eficaz o no.

16

Problemas de definicin de alcance y oportunidad en un procedimiento de Oficina

de Control interno, hayan sido bien o mal aplicado. Este factor se relaciona con la
existencia de muestras no representativas

Una vez realizada la identificacin de los factores de riesgo corresponde efectuar su

evaluacin. Esta tarea de evaluacin se realiza en dos niveles:
En primer lugar, referida a la Oficina de Control interno en su conjunto. En este
nivel se identifica el riesgo global de que existan errores o irregularidades no
detectados por los procedimientos y que en definitiva lleven a emitir un informe
incorrecto.
En segundo lugar, se evala el riesgo especfico para cada componente de la
informacin obtenida en general.
El riesgo se reduce en la medida en que se obtenga evidencia que respalde la validez
de las afirmaciones contenidas en la informacin recolectada. No obstante, cualquiera
sea el grado de obtencin de validez para estas afirmaciones es inevitable que exista
algn grado de riesgo. Entonces se proceder a reducirlo a un nivel tal donde la
existencia de errores o irregularidades sea lo suficientemente baja como para no
interferir en su opinin global.

10.4 DEFINICIN DE CRITERIOS DE RIESGOS:

Diagnosticar los posibles

riesgos

Herramientas
Cuantitativas

Herramientas
Diagnstico

Diagramas
Descriptivos

Herramienta
analticas

Lluvia de Ideas

Votos mltiples
Diagnstico
Afirmaciones
Diagramas
Dispersin
Estrategia Pareto
Por qu?
Cmo:?
Cundo?
Espina de Pescado
Diagrama de Flujo

de

de
de

Exploracin de Riesgos

17

el

Seleccionar las reas de

mayor riesgo
Determinar
posibles
causas de riesgo
Definicin de matriz de
Proceso Vs Riesgos
Valorar los riesgos para la
Consecucin
de
sus
objetivos
especficos
dentro de su ambiente de
control
Calificar o Valorar
riesgo para cada rea

Impacto
Frecuencia
Costo
Relacin con personal interno
Relacin con clientes o usuarios
Posibles sanciones legales

Confrontar causas vs controles existentes.

10.5 EVALUACIN DEL RIESGO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

La evaluacin del riesgo de Oficina de Control interno es el proceso por el cual, a partir
del anlisis de la existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de
riesgo presente en cada caso.
El nivel de riesgo en Oficina de Control interno suele medirse en cuatro grados
posibles:

Mnimo: estara conformado cuando en un componente poco significativo no existan

factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrencia de errores o
irregularidades sea remota.

Bajo: cuando en un componente significativo existan factores de riesgo pero no

demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores e irregularidades
sea baja

Medio: donde existen varios factores de riesgo y es posible que se presenten

errores o irregularidades.

Alto: cuando es claramente significativo, con varios factores de riesgo, algunos de

ellos muy importantes y donde sea totalmente probable que existen errores o
irregularidades.

NIVEL DE RIESGO

SIGNIFICATIVIDA
D

Mnimo
Bajo

No Significativo
Significativo

Medio

Muy Significativo

FACTORES
RIESGO

DE PROBABILIDAD
DE
OCURRENCIA
DE ERRORES
No existen
Remota
Existen algunos pero
poco importantes
Improbable
Existen algunos
Posible

18

Alto

Muy Significativo

Existen varios y son Probable

importantes

La evaluacin del nivel de riesgo es un proceso totalmente subjetivo y depende

exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del evaluador. Adems, es la base
para la determinacin del enfoque de Oficina de Control interno a aplicar y la cantidad
de satisfaccin de obtener. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso y realizado por
quienes posean la mayor capacidad y experiencia en un equipo de trabajo.
No obstante puede ser un proceso muy subjetivo, hay formas de tratar esa
subjetividad. En ese sentido, se tratan de medir tres elementos que, combinados, son
herramientas a utilizar en el proceso de evaluacin del nivel de riesgo, estos son:

La significatividad del componente

La existencia de factores de riesgo y su importancia relativa
La probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades bsicamente obtenida
del conocimientos y la experiencia anterior de esa empresa.

10.6 RELACIN ENTRE RIESGO DE OFICINA DE

ENFOQUE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO.

CONTROL

INTERNO

La evaluacin del riesgo de va a estar directamente relacionada con la naturaleza,

oportunidad y alcance de los procedimientos. Depende de la cantidad y calidad de la
satisfaccin necesaria.
10.6.1Efecto del riesgo inherente
El riesgo inherente afecta directamente la cantidad de evidencia necesaria para
obtener la satisfaccin suficiente para validar una afirmacin. Cuando mayor sea el
riesgo inherente mayor ser la cantidad de evidencia necesaria. Esta cantidad puede
estar representada tanto en el alcance de cada prueba en particular como en la
cantidad de pruebas necesarias. Difcil es pensar que un riesgo inherente alto pueda
ser reducido con una sola prueba, aunque esta fuese de gran alcance. Al contrario, un
riesgo inherente mnimo puede ser tratado con un solo procedimiento de carcter
global. Ver grfico No. 1

(+)
Cantidad
Evidencia
Necesaria

de
Evidencia de
Oficina de Control interno necesaria

(-)
Mnimo
Riesgo Inherente

Alto

19

Grfica No. 1
10.6.2Efecto del riesgo de control
El riesgo de control afecta la calidad del procedimiento a aplicar y en cierta medida su
alcance. El riesgo de control depende de la forma en que se presenta el sistema de
controles del ente. En trminos generales, si los controles vigentes son fuertes, el
riego de que existan errores no detectados por los sistemas es mnimo y, en cambio, si
los controles son dbiles, el riesgo de control ser alto, pues los sistemas no estarn
capacitados para detectar esos errores o irregularidades y la informacin que brinden
no sea confiable.
Un riesgo de control mnimo o bajo implica la existencia de controles fuertes. Si los
controles son fuertes, sea estn correctamente diseados, verificar que funcionen
adecuadamente en la prctica brindar un grado elevado de satisfaccin. Dicho en
otros trminos, se puede depositar confianza derivada de los controles.
Si en cambio los controles son dbiles, el resultado de su prueba no sera satisfactorio
y debera complementarse con pruebas de transacciones y saldos. Por ese motivo y
para evitar duplicacin del trabajo, ante riesgos de control medios o altos,
corresponder aplicar pruebas sustantivas. Ver grfica No. 2

(+)
Confianza
derivada de los
controles

(-)
Mnimo
Riesgo de Control

Alto

Grfica No. 2
10.6.3Combinacin de riesgo inherente y de control.
Del nivel de riesgo inherente depende la cantidad de satisfaccin y del nivel de riesgo
de control la calidad de la misma. Teniendo en cuenta estos parmetros generales
corresponde analizar qu sucede en cada una de las situaciones planteadas. Ver grfico
No. 3
(+)

1
2

20

Riesgo
Inherente

(-)

3
4
(-)
Riesgo de Control

(+)

Grfico No. 3
Caso 1: Alto riesgo inherente; mnimo riesgo de control: Corresponde aplicar pruebas
de cumplimiento (por ser el riesgo de control) que brinden suficiente satisfaccin (por
el riesgo inherente).
Caso2: Alto riesgo inherente y de control: Corresponde aplicar pruebas sustantivas
(por el riesgo de control) con un alcance extenso (por el riesgo inherente).
Caso 3: Mnimo riesgo inherente y de control: Como ambos riesgos son mnimos, es
decir, la probabilidad de ocurrencia de errores es remota, no corresponde asignar
demasiados esfuerzos a esta caso. Seguramente sera suficiente la aplicacin de algn
procedimiento analtico global.
Caso 4: Mnimo riesgo inherente y alto riesgo de control: No es necesario aplicar
extensas pruebas (por el riesgo inherente) pero, como existen problemas de control,
ser oportuno practicar algn procedimiento sustantivo tendiente a reducir el riesgo
del rea que presente el problema.
10.7 Clases de Matrices para evaluar el Control

10.7.1Matriz de actividad Vs Controles

Objetivo: Determinar qu actividades de acuerdo con su importancia poseen diferentes
controles y cuales no.
Calificacin:
Actividades (Importancia)
Ninguna
Baja
Media
Alta

0
1
3
5

Controles (Efectividad)
Ninguna
Baja
Media
Alta

0
1
3
5

Conclusin: Entre ms importante la actividad mayor debe ser el control.

Conocidas las actividades y sus controles se puede determinar el riesgo potencial de
cada una de las actividades.

21

Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de un hallazgo

Hallazgo: Es una debilidad en la operacin o en el control interno, es una deficiencia o
una excepcin, es algo que est bien pero que puede ser mejorado.
10.7.2Matriz de riesgos Vs Controles.
Objetivo: Determine sobre qu riesgo hay necesidad de efectuar pruebas de
cumplimiento con el fin de analizar las modificaciones al sistema actual de control.
Calificacin:
Actividades (Importancia)
Ninguna
Baja
Media
Alta

Impacto
0
1
2
5

Controles (Efectividad)
Ninguna
Baja
Media
Alta

Impacto
0
1
2
5

Conclusin: Entre mayor control menos probabilidad de ocurrencia del riesgo.

Las debilidades en la aplicacin de controles aumentan la probabilidad de generar
riesgos. La probabilidad de ocurrencia la debemos llevar a un mismo tiempo de
comparacin. Ejemplo: Mensual, trimestral, semestral, anual, pro para un mejor
anlisis es conveniente estudiar la operacin por la duracin de su ciclo.
10.7.3Matriz de actividades Vs Riesgos.
Objetivo: Determinar por cada actividad cual o cuales riesgos se pueden presentar y la
frecuencia de su ocurrencia.
Calificacin:
Actividades
Ninguna
Baja
Media
Alta

Importancia
0
1
3
5

Riesgos
Ninguna
Baja
Media
Alta

Efectividad
0
1
3
5

Conclusin Matriz de riesgos Vs Controles y Matriz de Actividades Vs Riesgos: Entre

menos controles verificable tengamos y la probabilidad de ocurrencia de riesgo sea
mayor, el impacto de la operacin ser mayor.
Una vez determinada la probabilidad de ocurrencia de los riesgos as como su impacto
en la operacin se debe evaluar el riesgo con los controles exigentes para determinar
en qu grado se pueden minimizar los riesgos o en su defecto recomendar nuevos
controles.
10.7.4Matriz dependencias Vs Controles

22

Controles
Optimo
(Evaluacin)
Dependencia
Tesoreria
Presupuesto
Almacen
Capacitacion
Personal
Total
%

Contrastar
Metas y
Control
Asignacion de
Objetivos Financiero Responsabilidad
5
5
5
0
5
3
5
5
5
5
5
5
5
3
5
3
3
3
5
1
5
0
0
1
5
1
5
3
1
1
25
15
25
11
14
12
44

93

48

Control
de
Legalida Control
d
Contable Total %
5
5
25
1
0
9
36
5
5
25
0
5
20
80
3
5
21
0
5
14
67
0
3
14
0
3
4
29
3
3
17
2
3
9
53
16
21
102
3
16
56
55
19

76

54.9

10.8 Evaluacin del riesgo de deteccin

El riesgo de deteccin es la posibilidad de que los procedimientos de Oficina de Control
interno no detecten errores o irregularidades existentes. Es propio del evaluador y
depende exclusivamente de l.
Por lo tanto, en la medida en que se pretenda emitir una opinin correcta, debern
evaluarse los elementos de juicio necesarios y los procedimientos de Oficina de Control
interno deben detectar todos los errores o irregularidades existentes, o al menos los
significativos. En este sentido, no cabe otra posibilidad que el riesgo de deteccin sea
reducido a niveles mnimos o bajos. Evaluaciones de otro tipo podran originar
situaciones de limitaciones en el alcance o, simplemente, opiniones errneas.
11 PAPELES DE TRABAJO
Son la base en la que estar sustentada soportada la Oficina de Control interno, para
su conformacin se requiere cumplir las siguientes caractersticas:
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
11.8

Que sean mnimos

Referenciarlos
Concluir previamente
Fotocopiar documentos
Comentarios
Usar resmenes
Archivos CD y disquetes
Mantenerlos actualizados

23

12 HALLAZGOS
Estructura de Hallazgos
Generalmente se hace mediante la utilizacin de una planilla que contenga los
siguientes elementos:
Caractersticas de la Matriz de Hallazgos de 1 a 8
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6

Descripcin
Referenciar los Papeles de Trabajo
Condicin: Lo que se observa como base de mejoramiento.
Criterio: El parmetro contra lo cual se compara la condicin.
Efecto: Son las desviaciones originadas por la ocurrencia de la condicin
Comentarios Evaluador o Auditor: Las explicaciones que dan los responsables del
proceso evaluado.
12.7 Causa: Son los hechos que originan la condicin.
12.8 Control Neutralizante: El control alterno que previene o detecta la condicin.
12.9 Recomendacin: Solucin para eliminar la causa que origina la condicin.
12.10 Relacin Beneficio/Costo: Evaluacin cualitativa y cuantitativa de la aplicacin
de la recomendacin.
HALLAZGO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO1
NOMBRE
DE
LA REF:________________
EMPRESA:___________________________
_____
DE:__________________________________________________________________
__________
HECHO
FECHA:__________ EVALUO:_________ FECHA:__________
POR:_______
__
__
__
CARACTERISTICA
1. Condicin

DESCRIPCION

REF P/T

2. Criterio

3. Efectos

4. Comentarios
Evaluador o Auditor

5. Causa
1

DIAZ MUOZ, Nelson. Documento Tcnicas de Auditora en Oficina de Control interno. Universidad
Nacional de Colombia. Facultad de Ciencias Econmicas. Centro de Investigaciones para el Desarrollo CID
. Santa Fe de Bogot. D.C., Noviembre de 1999.
24

6 Control
Neutralizante

7. Recomendacin

8. Relacin Beneficio / Costo

EJEMPLO: PLANILLA DE OFICINA DE CONTROL INTERNO IDENTIFICANDO

HALLAZGOS
IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
PROCESO DE REGISTRO
HALLAZGO
NOMBRE:_ANDRES
REF:_PI_____________
CHACON__________________________
_____
DE:_SECCION DE
REGISTRO______________________________________________________
HECHO
FECHA:_11/12/99__ EVALUO:__ND_____ FECHA:_15/12/99__
POR:__MH__
_
_
CARACTERISTICA
DESCRIPCION
Condicin
No hay manuales de procedimientos ni de funciones

REF P/T
Memorando de Planeacin

Criterio
Deberan existir manuales de funciones y de procedimientos que permitan a los
empleados conocer lo que deben hacer en su trabajo.
Efectos
Sin existir algo donde se muestre lo que se debe hacer claramente, los empleados
deben hacer su trabajo basndose en la experiencia propia y en la de los dems
empleados que tienen ms antigedad que l.
Comentarios Evaluador o
Auditor
Se explica esto debido a que la administracin antigua era un poco desorganizada y no
consideraba muy importante e indispensable este aspecto.
Causa
El descuido de las directivas anteriores, y actualmente el desconocimiento de cmo se
deben hacer.
Control Neutralizante
Buscar la forma de que los empleados realicen su trabajo de forma ms adecuada para
que as no causen los traumatismos que hasta la fecha han causado cuando inician su
labor.
25

Recomendacin
Realizar los manuales de procedimientos y de funciones, en el mbito interno
concertando con los empleados sobre lo que se debe hacer o si no contratar a personal
especializado para que este lo haga.
Relacin Beneficio / Costo
Para que la elaboracin de los manuales sea ms eficiente y econmica sera preferible
contratar a alguien especializado para ello con la condicin de que se les explique cmo
se elabor, as conociendo el proceso de forma general se podran actualizar
permanentemente.
13 INFORMES DE LOS HALLAZGOS
13.1 Basado en los elementos sealados anteriormente:
13.1.1 Matriz de Hallazgos. (Ver Ejemplo anterior)
13.1.2 Estructuracin de Informes
13.1.2.1
Vocabulario
13.1.2.2
Oraciones
13.1.2.3
Prrafos
13.1.2.4
Orden
13.1.2.5
Revisiones
13.1.3 Referenciacin a papeles de trabajo
13.1.4 Informes detallados
13.1.5 Informes gerenciales
13.1.6 Discusin.
13.2 Pasos para elaborar informes
13.2.1 Referenciar los hallazgos. Con papeles de trabajo
13.2.2 Recopilacin de hallazgos. Por su importancia y/o su afinidad.
13.2.3 Elaboracin del Informe.
13.2.4 Presentacin del Informe
13.2.5 Anlisis de Cambios y Sugerencias
13.2.6 Fijacin de Compromisos
13.2.7 Emisin del Informe Definitivo
13.2.8 Actualizacin de archivos.
13.3 Seguimiento
13.3.1 Plan de seguimiento
13.3.1.1
Planeacin, con personas que intervienen.
13.3.1.2
Recursos a emplear.
13.3.1.3
Revisin de Papeles de Trabajo
13.3.1.4
Seguimiento y cumplimiento de recomendaciones y evaluacin, anlisis
de efectos.
13.3.1.5
Informe de cumplimiento.
13.3.1.6
Interfase con planeacin general
13.3.2 Auto evaluacin
13.3.2.1
Encuestas escritas
13.3.2.2
Entrevistas telefnicas
13.3.2.3
Entrevistas personales
13.3.2.4
Grupo de enfoque
13.3.2.5
Investigacin de mercado
13.3.2.6
Grado de aceptacin de recomendaciones
13.3.2.7
Medicin del Inventario del personal
13.3.2.8
Indices de Gestin
26

13.3.3 Diseo de Evaluaciones futuras.

13.3.3.1
Menor costo
13.3.3.1.1
Prevencin
13.3.3.1.2
Evaluacin
13.3.3.1.3
Fallas
13.3.3.2
Mayor Calidad
13.3.3.3
Puntualidad
13.3.3.4
Ms efectividad en los programas.
14 TIPOS DE PROCEDIMIENTOS DE OFICINA DE CONTROL INTERNO2
14.1 INSPECCION DOCUMENTAL DEL SISTEMA
La revisin de la documentacin incluye el examen de manuales de procedimientos
de operacin, cursogramas y descripciones de tareas
que en su mayora muestran
los sistemas establecidos por la gerencia pero, no proporcionan evidencia de que los
controles son realmente aplicados en forma uniforme. Deben complementarse con las
pruebas de reconstruccin y de observacin de determinados controles.
14.2 PRUEBAS DE RECONSTRUCCION
Este procedimiento ayuda a comprender el flujo de datos dentro de los sistemas, los
mtodos para procesar dichos datos y los controles vigentes, as como los cambios que
se hayan producido o lo contrario.
Una prueba de reconstruccin implica la observacin y seguimiento de unas pocas
transacciones, confirmando con los empleados de la empresa las funciones de
procesamiento realizadas y los controles aplicados.
Son usadas frecuentemente en:
14.2.1 La Etapa de planificacin confirmando la comprensin del Evaluador o Auditor
de la forma en que operan los sistemas de la empresa y como fluyen las
transacciones y los documentos, lo cual significa conocer muy bien los
procedimientos;
14.2.2 Ayuda a identificar cambios y a realizar evaluaciones de los sistemas de control.
14.2.3 Proporciona evidencia sobre la existencia y efectividad de los controles y las
funciones de procesamientos clave, y
14.2.4 Paso previo para la determinacin de los controles clave antes de observar su
cumplimiento en forma exhaustiva.
14.3 OBSERVACIONES DE DETERMINADOS CONTROLES
Proporciona evidencia de que los controles existen en vigencia y operan de la forma
esperada.

LOPEZ LADA, Daniel; GIODANO, Silvia; et at. Auditora. Un nuevo Enfoque Empresarial. Ediciones
Maohi. Buenos Aires Argentina.
27

Cuando se obtiene evidencia de control por observacin, se requiere obtener la

satisfaccin adicional de que los controles han operado en forma continua durante el
perodo.
Los usos ms frecuentes son:
Permite verificar el cumplimiento de los Controles Clave, a travs de distintas
pruebas, y
Debe complementarse con el anlisis de los cambios en los sistemas probados.
14.4 TECNICAS DE DATOS DE PRUEBA
Son desarrolladas para obtener evidencia acerca de la operacin efectiva de los
controles y funciones de procesamiento.
Proporciona tanta satisfaccin a la Oficina de Control interno para comprobar que un
control de procesamiento clave especfico o una funcin de procesamiento operan
eficazmente, como lo hara una muestra representativa de transacciones completadas.
Se

usa frecuentemente:
Para evaluar la lgica general de los lmites computadorizados;
Para evaluar la existencia y efectividad de los controles clave, y
Cuando los sistemas son altamente confiables.

14.5 INDAGACIONES AL PERSONAL DE LA EMPRESA

Consiste en obtener informacin importante por parte del personal de la empresa,
oralmente o por escrito. Se pueden realizar indagaciones para obtener o actualizar
conocimientos o recibir explicaciones de los funcionarios sobre temas contables, de
evaluacin y operativos.
La confiabilidad de la evidencia obtenida a travs de indagaciones depende de varios
factores como por ejemplo:

Evidencia proporcionada oralmente o por escrito;

Competencia, posicin jerrquica, experiencia, independencia e integridad del
informante;
Alcance de la corroboracin de la evidencia obtenida.

Generalmente, este procedimiento no constituye evidencia adecuada, importante y

confiable en s misma sino que requiere algn tipo de corroboracin como incluir
indagaciones a otras personas de la organizacin, preferentemente de un nivel de
supervisin superior al del informante inicial, u otros procedimientos.
Frecuentemente: a. Permite obtener o actualizar los conocimientos sobre las
actividades de la empresa en la etapa de planificacin, y b. Como complemento de los
procedimientos analticos obteniendo de la gerencia de la empresa su percepcin sobre
la evolucin de las distintas variables que afectaron su actividad (ventas, produccin,
costos, financiamiento, resultados, etc.)
14.6 PROCEDIMIENTOS ANALITICOS

28

Los procedimientos analticos implican el estudio y evaluacin de la informacin

general o financiera utilizando comparaciones con otros datos relevantes. Los
procedimientos analticos se basan en la premisa de que existen relaciones en los
datos y que continuarn existiendo en ausencia de informacin que evidencie lo
contrario. Si las relaciones esperadas se mantienen, estas proporcionan la evidencia
de que las operaciones y los Estados Financieros representan los hechos y
transacciones subyacentes. Si las relaciones esperadas no se manifiestan, se deber
realizar una mayor investigacin para resolver la discrepancia.
Los procedimientos analticos se utilizan comnmente para examinar y comparar
informacin general o financiera
y no financiera relevante del ao incluyendo
presupuestos y datos reales.
Tambin se realizan comparaciones similares que
analizan la relacin de la informacin seleccionada con ejercicios y con la
correspondiente a empresas del mismo ramo de actividad.
Los controles gerenciales pueden ser una considerable ayuda para la aplicacin de los
procedimientos analticos.
Usos mas frecuentes:
Ayudan a desarrollar el enfoque del evaluador en la planificacin;
Evaluaciones de la razonabilidad de los montos de los montos de los estados
financieros, especialmente en cuentas acumulativas, y
Consideracin de los estados financieros en su conjunto en una verificacin final
para determinar si los mismos son coherentes y si no lo son.
14.7 INSPECCION DE LOS
REGISTROS CONTABLES

DOCUMENTOS

RESPALDATORIOS

OTROS

Consiste en obtener y examinar la concordancia entre los registros en papeles,

computadoras y datos contables y la documentacin que respalda. Generalmente se
hacen sobre las partidas que componen un determinado valor, cantidad o saldo en los
datos y estados financieros.
La inspeccin de documentos normalmente es una fuente de evidencia altamente
confiable. La confiabilidad es afectada por los siguientes factores:
Los documentos producidos en mbitos externos generalmente son ms confiables
que los producidos por la empresa;
Los documentos recibidos directamente de una fuente externa son ms confiables
que los obtenidos pro la empresa;
El documento original es ms confiable que sus copias.
Se usan frecuentemente cuando los sistemas son dbiles.
14.8 OBSERVACION FISICA
Consiste en la inspeccin o recuento de los elementos activos tangibles y la
comparacin de los resultados con los registros contables de la empresa. Proporciona
por lo general evidencia sobre la existencia (veracidad), calidad y condicin (valuacin)
de dichos activos.

29

La observacin generalmente proporciona evidencia altamente confiable referida al

momento en que se la lleva a cabo, pero no proporciona evidencia referida a otros
momentos.
Se usa frecuentemente para verificar la existencia de activos tangibles (normalmente a
travs de arqueos y recuentos fsicos) como: dinero en efectivo, inversiones en CDT,
inversiones transitorias, ttulos pblicos, acciones, documentos y bienes de cambio,
etc.
14.9 CONFIRMACIONES EXTERNAS.
La confirmacin externa consiste en obtener una manifestacin de un hecho o una
opinin de parte de un tercero independiente a la empresa, pero involucrado con las
operaciones del mismo. La obtencin de este tipo de confirmacin, es por lo general,
una forma muy satisfactoria y eficiente de obtener evidencia, ya que habitualmente es
de esperar que el informe sea imparcial.
Estas manifestaciones se podrn obtener de especialistas, incluyendo abogados,
usuarios, actuarios, ingenieros, etc. Como parte de los procedimientos relativos a
asuntos legales de importancia.
Las confirmaciones pueden ser:

Positivas: Aquella manifestacin solicitada que proporciona evidencia slo en el

caso de ser recibida respuesta.
Negativas: Es aquella manifestacin de conformidad sobre un saldo o transaccin
de que se solicita y proporciona evidencia a pesar de no ser recibida respuesta.
Directas: Corresponde a solicitudes en las cuales se incluyen los saldos o
transacciones que se quieren confirmar.
Ciegas: Corresponde a las confirmaciones en las cuales se solicita que se informes
los saldos pendientes a una fecha o las transacciones realizadas en un perodo.

Usos ms frecuentes:
Circularizaciones de saldos: clientes, proveedores, bancos, etc.,
Opiniones de especialistas, y
Opiniones de la gerencia.
15 PAUTAS PARA LA SELECCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Para seleccionar los procedimientos de manera eficaz y eficiente se deben tener en
cuenta las siguientes pautas:

Los procedimientos a seleccionar deben estar de acuerdo con las definiciones

obtenidas en la planificacin sobre:
Significatividad del problema y/o estados financieros en su conjunto.
Naturaleza del riesgo inherente y de control del componente y su impacto en las
afirmaciones individuales
Controles clave potenciales identificados
Enfoque de Oficina de Control interno esperada.

30

La evidencia a obtener puede estar relacionada con la satisfaccin obtenida entre

otros componentes, pero que tambin es importante para el componente en
cuestin.
Algunos procedimientos pueden responder a servicios adicionales a la empresa o
ser a pedido de informes especiales. Deben considerarse los procedimientos
requeridos por las normas de Oficina de Control interno.
Al Seleccionar procedimientos de los controles clave en la empresa debe seguirse el
siguiente orden:
Controles gerenciales e independientes.
Controles de procesamiento y funciones de procesamiento.
Controles para salvaguardar activos.
Para cada uno de los procedimientos seleccionados se debe indicar su alcance y
oportunidad.

16 UTILIZACION DE ESPECIALISTAS EN OFICINA DE CONTROL INTERNOS

Cuando se requiere la colaboracin de un especialista, se debe obtener razonable
seguridad de que el especialista es competente en su materia. Es preciso considerar
sus calificaciones y licencia profesional u otros reconocimientos de su capacidad. Si el
especialista pertenece a un cuerpo profesional que prescribe normas para sus
miembros, se puede obtener la satisfaccin requerida mediante informacin de que el
mismo es un miembro de buen reputacin. Si su reputacin no es conocida, se debe
consultar a las personas que estn familiarizadas con la calidad del trabajo del
especialista. Si como resultado de las indagaciones o por cualquier otra razn, se tiene
dudas con respecto a la competencia del especialista, no se debe confiar en su trabajo.
17 EL MUESTREO EN OFICINA DE CONTROL INTERNO
El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permita
concluir sobre un universo o una poblacin. Por muestra representativa se entiende
una cantidad dada de elementos que permite inferir que el comportamiento de esa
muestra es equivalente al comportamiento del universo.
El Evaluador o Auditor puede decidir no probar detalles individuales o de una parte
porque puede considerar que cualquier hallazgo seria de poca importancia o que se
descubriran con otros procedimientos. Frecuentemente se prueban detalles de una
muestra representativa con el objetivo de confirmar el cumplimiento de los
procedimientos.
17.1 OBJETIVOS DEL MUESTREO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
El muestreo de Oficina de Control interno, se puede usar para, (Aunque no son los
nicos):

Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control establecidos

Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluyen en
registros contables.

31

Las tcnicas de muestreo que se usen deben ser consistentes con los objetivos de la
prueba de Oficina de Control interno. En trminos generales, el Evaluador o Auditor
puede utilizar dos tipos bsicos de muestreo: El muestreo de atributos y el
muestreo de variables.
Muestreo de atributos: Es el que se utiliza para estimar la tasa de ocurrencia o la tasa
de no ocurrencia de un evento o circunstancia determinada dentro de un universo. En
trminos de Oficina de Control interno los atributos probados son generalmente
controles o funciones de procesamiento.
Generalmente no se atribuye ninguna
cantidad monetaria sino su frecuencia o repeticin a los resultados de un plan de
muestreo de atributos.
Muestreo de variables: Es el que se utiliza para estimar o probar una cantidad
monetaria. Este muestreo trata de responder a la pregunta cuanto ms que a
conque frecuencia, a la cual esta dirigido el muestreo de atributos. El muestreo de
variables sirve tambin para estimar una cantidad total.
17.2 RIESGO DE MUESTREO
Es el riesgo de que la muestra no sea representativa del universo del cual se tomo, y
como consecuencia, el Evaluador o Auditor saque conclusiones incorrectas de los
resultados de la muestra.
El riesgo del muestreo tiene dos aspectos: el primero es el riesgo de rechazo incorrecto
el cual como su nombre lo indica es cuando se llega a la conclusin de que algo se
encuentra mal. Cuando en realidad no es as.
El segundo aspecto es el riesgo de aceptacin incorrecta, es decir, como resultado de
los procedimientos de muestreo se llegue a la conclusin de que se puede confiar en lo
que s esta estudiando, cuando en realidad no es confiable.
Debido a que cada plan de muestreo involucra un riesgo de muestreo, el Evaluador o
Auditor debe:

Disear un plan de muestreo de tal forma que produzca una muestra de tamao
suficiente (el tamao de la muestra es una consideracin importante que influye
en el riesgo de muestreo), y
Utilizar un mtodo de seleccin que produzca una muestra que sea representativa
del universo y que responda a los objetivos del Evaluador o Auditor.

17.3 DEFINICION DEL UNIVERSO Y DE UNIDAD DE MUESTREO

La definicin del universo (es decir, el cuerpo de datos del cual se selecciona la
muestra) e el paso que sigue directamente a la determinacin del objetivo de la
prueba. Por ejemplo si la prueba es determinar la cantidad de carpetas que cumplen
ciertos requisitos en los ltimos 5 aos en Santaf de Bogot, el universo estar
conformado por todas las carpetas que se expidieron en Santa fe de Bogot en los
ltimos 5 aos. De igual manera si el objetivo es determinar el nivel de cumplimiento
de los procedimientos prescritos para autorizarlos comprobantes emitidos durante el
periodo de prueba.

32

Por lo general, la Unidad de Muestreo se define como cada uno de los elementos
individuales que conforman el universo y puede consistir en personas, carpetas,
documentos, especies venales, etc.
El Evaluador o Auditor debe satisfacer de que el universo determinado y el universo a
los que se aplica el muestreo (marco muestral) son equivalentes. El marco debe
permitir identificar y ubicar a cada elemento del universo de estudio.
Las conclusiones que se obtienen de una muestra representativa solo pueden aplicarse
al marco del cual se selecciono la muestra. Por ejemplo, si el Evaluador o Auditor hace
una seleccin de carpetas a partir de un archivo fsico para probar que todos son
entregados, existe el riesgo de que el archivo (marco) no incluya todos las carpetas de
expedicin periodo (el universo). Si se han retirado algunas carpetas o si no se
encuentran, la conclusin del Evaluador o Auditor solo se aplica a las carpetas del
archivo y no a todos los documentos del periodo.
Para establecer sin dificultad la equivalencia entre el marco y el universo, lo mas
indicado es hacer una seleccin de una fuente que este conciliada con una cuenta de
control o que sea controlado numricamente.
17.4 METODOS PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS
Se pueden clasificar en mtodos de muestreo por probabilidades y mtodos de
muestreo basados en el criterio. Los mtodos de muestreo por probabilidades pueden
utilizarse tanto en el muestreo estadstico, como en el no estadstico.
Los siguientes son los distintos mtodos de seleccin demuestras:

Muestreo
Muestreo
Muestreo
Muestreo
Muestreo
Muestreo
Muestreo

en probabilidades
de nmeros al azar
sistemtico de probabilidades
por bloques
basado en el criterio
por seleccin especifica
sistemtico de criterio

17.4.1Muestreo por probabilidades

El muestreo de probabilidades requiere de una probabilidad conocida de que la
muestra sea seleccionada (aunque no todas tengan la misma probabilidad). Para
poder planear y evaluar estadsticamente una muestra se debe utilizar un mtodo de
muestreo por probabilidades.
17.4.1.1
Muestreo de nmeros al azar:
En el muestreo de nmeros al azar
todas las unidades del universo y todas las combinaciones de unidades de
muestreo tiene la misma probabilidad de ser seleccionadas. Para llevar a cabo
un muestreo de nmeros al azar, el auditor:
17.4.1.1.1
Determinar el tamao necesario de la muestra: genera suficientes
nmeros al azar de una secuencia de nmeros que por lo menos sea igual al
nmero de unidades de muestreo del universo, y

33

17.4.1.1.2
Selecciona los nmeros al azar con unidades de muestreo especificas del
universo.
17.4.2Muestreo sistemtico:
Se refiere a la seleccin de una muestra sobre la base de uno o ms intervalos
uniformas (igual longitud). Un intervalo uniforme se determina dividiendo al numero
de elementos del universo por el tamao deseado de la muestra. Se selecciona un
punto inicial al azar, el cual debe ser un numero no mayor que la longitud del intervalo.
Luego, un elemento de la muestra se selecciona en el punto inicial y de ah en adelante
en cada intervalo a lo largo de todo el universo. El muestreo sistemtico solo se debe
utilizar cuando se espera que los atributos que se estn comprobando estn
distribuidos al azar en el universo.
17.4.3Muestreo por bloques:
Se refiere a la seleccin al azar de varios grupos de unidades de muestreo contiguas.
Es decir, al seleccionar una muestra de 100 elementos el Evaluador o Auditor puede
seleccionar al azar 20 elementos y tomar las 4 unidades contiguas a cada elemento
seleccionado
17.5 MUESTREO BASADO EN EL CRITERIO
En oposicin al muestreo por probabilidades, la probabilidad de incluir cualquier partida
en particular en una muestra basada en el criterio no es conocida o determinable. En
consecuencia, los resultados de las muestras seleccionadas mediante este mtodo no
deben ser evaluados estadsticamente.
Se debe considerar la posibilidad de que la muestra resultante no sea representativa
del universo del cual se selecciona. Los mtodos por probabilidades o de otro tipo son
preferibles cuando se pueden aplicar de forma eficiente.
Existen varios mtodos de seleccin de muestras basadas en los criterios. Algunas de
ellas son el muestreo por seleccin especifica y el muestreo sistemtico de criterios

Muestreo por seleccin especifica: En este muestreo se confa en el criterio de le

Evaluador o Auditor para identificar una muestra que se espera sea representativa
del universo. Es importante que el Evaluador o Auditor no resulte influenciado por
la conveniencia o la inconveniencia de comprobar algunos elementos en particular o
por otras consideraciones que pudieran hacer que la muestra no sea representativa
del universo.
Muestreo sistemtico de criterio: Este mtodo sistemtico de muestreo es similar
al mtodo de probabilidades previamente mencionado, excepto que no es
imprescindible, aunque s conveniente un punto inicial al azar.

17.6 ELECCION ENTRE MUESTREO ESTADISTICO Y NO ESTADISTICO

Ambos mtodos se basan en la presuncin de que una muestra revelara informacin
suficiente acerca del universo en conjunto para permitir al Evaluador o Auditor llegar a
una conclusin del universo. La diferencia entre los dos mtodos es el grado de

34

formalidad y estructura involucrado en la determinacin del tamao de la muestra,

seleccin de la muestra y evaluacin de resultados.
Al escoger entre el muestreo estadstico y el no estadstico se debe considerar los
objetivos de Oficina de Control interno y la naturaleza del universo objetivo, as como
las ventajas y desventajas de cada mtodo.
En general, el muestreo estadstico es una firma de volver explcitas algunas
consideraciones que se encuentran implcitas en el muestreo no estadstico. Al final,
ambos estn dirigidos hacia el logro del mismo resultado.
18 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA
18.1 Cmo se mejorara el Control Interno de la Empresa?
EVALUANDO
PERIODICAMENTE
MEDIANTE

a) CUESTIONARIOS
b) FLUJOGRAMAS
c) DESCRIPTIVAMENTE

Y
PROBARLOS
PARA
CERCIORARNOS
SI
OPERAN
TAL
COMO
FUERON DISEADOS
18.2 MTODOS DE EVALUACIN

LLAMADAS
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

18.2.1Muestreo estadstico
En el proceso de la evaluacin del sistema de control interno el Evaluador o Auditor
debe revisar altos volmenes de documentos.
Es por esto que el Evaluador o Auditor se ve obligado a programar pruebas de carcter
selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de determinada operacin,
segn los parmetros sealados en el punto anterior.
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su
representatividad el Evaluador o Auditor tiene el recurso del muestreo estadstico, para
lo cual debe tener en cuenta lo siguiente:

La muestra (grupo de documentos) debe ser representativa del conjunto.

El tamao de la muestra vara de manera inversa respecto a la calidad del control
interno.
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una
inferencia adecuada.
Siempre habr un riesgo latente de que la muestra no sea representativa y por lo
tanto de que la conclusin no sea adecuada.

18.2.2Mtodo de cuestionario
Consiste en la evaluacin con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por
parte de los responsables de las distintas reas bajo examen.

35

Por medio de las respuestas dadas, el Evaluador o Auditor obtendr evidencia que
deber constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarn a determinar si
los controles operan tal como fueron diseados y sean calificados mediante una nota
de 4 a 0
La aplicacin de cuestionarios ayuda a determinar las reas crticas de una manera
uniforme.
18.2.3Mtodo narrativo: (prosa)
Consiste en la descripcin detallada de los procedimientos ms importantes y las
caractersticas del sistema de control interno para las distintas reas de la empresa,
mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
18.2.4Mtodo grfico: (flujogramas )
Consiste en revelar o describir la estructura orgnica de las reas y de los
procedimientos utilizando smbolos convencionales y explicaciones que dan una idea
completa de los procedimientos de la empresa.
Ventajas:
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visin panormica de las operaciones o de la empresa.
Identifica desviaciones de procedimientos.
Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del Evaluador o Auditor a la
gerencia sobre asuntos contables o financieros
18.3 SISTEMA DE EVALUACIN GENERAL PARA APLICAR EN LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA
18.3.1 Objetivo
Definir fortalezas y debilidades de la empresa, mediante una cuantificacin a travs de
cuestionarios, calificaciones, planillas y observaciones, recomendaciones y grficas.
18.3.2 Evaluacion
Mediante el examen de los objetivos y los elementos del sistema de control interno,
tales registros, estados financieros, integridad y exactitud de las
operaciones,
administrativas, tcnicas, etc., A la empresa; sus divisiones, secciones; reas.
18.3.3 Mecnica
Mediante la planilla de evaluacin basada en principios, reglas, normas,
procedimientos, sistemas y Manuales de Control Interno. Esta posee las siguientes
columnas: (Ver anexo)

36

18.3.3.1
Tema o rea a evaluar: identifica el rea que se pretende evaluar en la
planilla.
18.3.3.2
Numero de la pregunta: es l numero de pregunta dentro de cada rea
evaluada.
18.3.3.3
Principios bsicos: son las preguntas que se realizan para lograr la
evaluacin adecuada mediante la comprobacin, mediante pruebas de
documentos.
18.3.3.4
Optimo: puntaje mximo que se puede obtener por pregunta.
18.3.3.5
Calificacin: Calificacin asignada por el evaluador. Se asignar as:
18.3.3.5.1
4: ptimo
18.3.3.5.2
3: algunas desviaciones sin consecuencias graves
18.3.3.5.3
2. Desviaciones frecuentes sin incidencias
18.3.3.5.4
1: desviaciones frecuentes con consecuencias graves
18.3.3.5.5
O: incumplimiento total.
18.3.3.6
Acumulado: corresponde a la suma acumulada de la columna calificacin
18.3.3.7
Porcentaje: (puntaje individual / ptimo individual) x 100.
18.3.3.8
Grfico:
muestra de forma grfica los resultados obtenidos de la
evaluacin. De acuerdo al porcentaje se identifica la marca, por medio de
puntos o barras.
Al culminar un rea determinada, se obtiene un subtotal que va a la planilla resumen,
la cual permite observar los resultados de forma ms generalizada.
Si la calificacin es menor de 4 se elaborara mediante un memorando de
recomendacin, como:
18.3.4MEMORANDOS DE RECOMENDACION
MEMORANDO DE RECOMENDACIN
PARA
DE

CIUDAD
FECHA

REF. Recomendaciones Formuladas en el rea

CONCLUSIONES
DEPENDENCIA

EVALUACION
FECHA

37

PLANILLA DE RECOMENDACIONES
FECHA
DEPENDENCIA EVALUADA
PROCEDIMIENTO ACTUAL

ANALISIS CON EL AREA

INTERVENIDA

RECOMENDACIONES

18.4 Informe
18.4.1 Indica los resultados de las pruebas de OFICINA DE CONTROL INTERNO, as:
18.4.1.1
Referencia
18.4.1.2
Procedimiento actual
18.4.1.3
Anlisis con el rea evaluada
18.4.1.4
Recomendaciones
18.4.2 Opinin de Evaluador o Auditores y aspectos ms relevantes de las pruebas.
18.4.3 Conclusiones
18.4.4 informes especializados (cientficos, tcnicos, financieros, de personal y otros
aspectos evaluados)
18.5 INTERPRETACION DE LA EVALUACION Y DE LA CALIFICACION DE LOS
RESULTADOS EN PARCIALES CADA %
NIVELES DE
MENOR A 52
DE 52 A 63
DE 64 A 74
DE 75 A 84
DE 85 A 93
MS DE 93

CONTROL
AUSENCIA
DEFICIENTE
REGULAR
RAZONABLE
DESTACABLE
CALIDAD

SERVICIO
PSIMO
DEFICIENTE
REGULAR
BUENO
MUY BUENO
ASEGURADO

GESTION
PSIMA
DEFICIENTE
REGULAR
BUENA
MUY BUENA
ASEGURADA

38

19 BIBLIOGRAFIA
-

BELTRAN PARDO, Luis Carlos. Manuales de Control Interno para los Organismos del
Estado y su Evaluacin. Imprenta Universidad Nacional. Tercera Edicin. Santa Fe
de Bogot, D.C., Colombia. 1997
BELTRAN PARDO, Luis Carlos. Auditora en Empresas de Salud. Programa de
Educacin Continuada. Santa Fe de Bogot, D.C., Colombia. 1999.
DIAZ MUOZ, Nelson.
Documento Tcnicas de Auditora en Oficina de Control
interno. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Ciencias Econmicas.
Centro de Investigaciones para el Desarrollo CID . Santa Fe de Bogot. D.C.,
Noviembre de 1999.
LOPEZ LADA, Daniel; GIODANO, Silvia. Auditora. Un nuevo Enfoque Empresarial.
Ediciones Maohi. Buenos Aires Argentina.

39