Seminario de Integracin Profesional

Costo de ventas
El Costo de Ventas, representa el costo de las mercaderas efectivamente
entregadas a los clientes por concepto de ventas, ya sea al contado o al crdito.
Se obtiene sumndole al inventario inicial las compras, gastos de compras, y
fletes, y restndole las devoluciones sobre compras para obtener la mercadera
disponible en el periodo, y a sta restndole el inventario final.

2.1.2 Definicin de gasto
Se puede definir un Gasto como, toda erogacin que se lleva a cabo para adquirir
los medios necesarios en la realizacin de sus actividades de produccin de
bienes o servicios, ya sean pblicos o privados. Se incluye tanto las prdidas,
como los gastos que surgen en las actividades ordinarias de la empresa.
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Entre los gastos de la actividad ordinaria se puede mencionar, el costo de las
ventas, los salarios y la depreciacin. En la contabilidad, los gastos toman la forma
de un egreso o depreciacin de activos, ya sea efectivo o equivalentes de efectivo,
inventarios o propiedades, planta y equipo.

Son prdidas otras partidas que, cumpliendo la definicin de gastos, pueden o no
surgir de las actividades ordinarias de la empresa, sin embargo, ya que
representan decrementos en los beneficios econmicos, no se considera que
constituyan un elemento diferente a los gastos.

Entre las prdidas se puede mencionar, las que resultan de siniestros tales como
el fuego o las inundaciones, as como las obtenidas por la venta de activos no
corrientes. La definicin de gastos tambin incluye aquellas prdidas no
realizadas, como lo son las que surgen por el efecto que los incrementos en la
tasa de cambio de una determinada divisa, sobre los prstamos tomados por la
entidad en esa moneda.


2.3 Auditora de gastos
Como se indic anteriormente, los gastos son las erogaciones y/o provisiones
facturadas por motivo de las operaciones administrativas, de produccin,
distribucin y venta.

2.3.1 Objetivos
Verificar que los gastos que se registraron sean reales y que no se han
incluido partidas ficticias.
Que los gastos registrados contablemente correspondan al perodo
contable examinado.
Que los gastos se encuentren clasificados correctamente, tomando en
cuenta su origen y concepto.
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Determinar los gastos extraordinarios, para destacar los mismos en los
estados financieros.

Examen de gastos
En una auditora moderna, la extensin de la verificacin de los gastos se limita a
realizar:
pruebas
escrutinios
cotejos

Con anlisis detallados adicionales de cuentas seleccionadas y de otro nmero de
cuentas ms, seleccionadas, de cortos perodos, o de asientos escogidos al azar.

La extensin de las pruebas est determinada por la efectividad del sistema de
control interno y las conclusiones a que se llegue en una auditora determinada.

Debe recordarse que posiblemente no se encuentren sistemas de control en las
empresas pequeas, por razones de economa y a causa del personal limitado.
Por tanto, en esos casos, el auditor podr encontrar tanto trabajo de detalle como
en las empresas de mayor importancia en donde el trabajo de detalle es menos
necesario a causa de la existencia de sistemas efectivos de control interno.

Las cuentas de gastos contabilizan los detalles, cuando se cierran a travs del
Resumen de Prdidas y Ganancias con Utilidades Pendientes de Aplicacin,
resumen de los cambios que han tenido lugar en la propiedad de la negociacin.
Como indicadora del cambio en la propiedad, la verificacin de las partidas de
gastos e ingresos puede considerarse como una verificacin ms amplia de la
cuenta de Utilidades Pendientes de Aplicacin. El resultado final de cualquier
transaccin comercial termina en las cuentas de capital y las cuentas de gastos
son simplemente partidas temporales de capital.

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A primera vista podr parecer que las cuentas de utilidades pendientes de
aplicacin y consecuentemente las de gastos e ingresos se han verificado,
siempre que todo el activo y, pasivo, todas las cuentas de capital social y de
dividendos se hayan verificado de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Es posible, sin embargo, que todava existan errores que se hayan pasado por
alto sobrestimaciones y subestimaciones tanto en los gastos como en los ingresos
durante la verificacin del activo y del pasivo. Por tanto, es necesario examinar los
gastos y los ingresos con objeto de tener la seguridad de que el activo y el pasivo
estn expuestos correctamente.

La presentacin de un estado correcto de ingresos es tan importante como la
presentacin de un balance general correcto; si un estado es inexacto, el otro es
igualmente defectuoso.

Si un balance general ha de ser justo, el estado de ingresos correspondiente debe
estar libre de inexactitudes, y si este ltimo estado ha de ser exacto, los ingresos y
los gastos deben ser no solamente exactos en sus cifras, sino que debe haber una
distribucin apropiada de ingresos y gastos respecto a los perodos fiscales.

Los gastos se consideran como reducciones de los ingresos, no cuando se hace el
pago en efectivo, sino cuando se incurren los gastos.
As, los gastos, para fines contables, deben identificarse con sucesos especficos.
La recepcin de una orden de venta es el primero en una cadena de sucesos que
conducen a la contabilizacin de los ingresos; el recibo de la orden no es en s
mismo un suceso que produzca ingresos, puesto que a la orden debe seguirse la
produccin, entrega, transferencia del ttulo de propiedad y finalmente la
contabilizacin de los ingresos. Las partidas de activo recibidas en cambio,
cuando no son dinero en efectivo por ejemplo, cuentas por cobrar, documentos
por cobrar, etc., no pueden usarse inmediatamente en el proceso comercial, pero
se convertirn normalmente en un medio til; la adquisicin de activo diferente al
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dinero en efectivo en cambio no impide que se contabilice el ingreso pero si impide
el registro del egreso.
Verificacin documental
Deber examinarse selectivamente, los comprobantes con que cuenta la entidad
para la realizacin de sus actividades, determinando el uso adecuado de los
documentos, as como su legalidad, y la validez de la autorizacin para incurrir en
dicho gasto.

Conexin contra otras cuentas
La conexin de las cuentas de gastos con otras cuentas de los estados
financieros, se origina por las cuentas como las depreciaciones, amortizaciones,
intereses pagados, comisiones, etc.

Por lo que para examinar dicha conexin, ser importante tomar en cuenta el
trabajo ya realizado durante el examen realizado en las otras cuentas.

Enfoque de la auditora de costos, gastos y otros gastos
En el examen de las cuentas de costos y gastos, los objetivos especficos de la
auditora ya presentados, se enfocan en determinar:
Si los costos de las mercaderas vendidas o servicios prestados durante el
perodo estn debidamente registrados contra los ingresos del perodo.
Si todos los gastos aplicables al perodo contable, as como las prdidas
reconocidas en el mismo, fueron debidamente cargadas o provisionadas, en
los registros de la entidad.
Si los costos registrados se encuentran clasificados apropiadamente en el
estado de resultados.

Objetivos del examen de costo
Entre los principales objetivos que debe el auditor de realizar para la realizacin de
su trabajo tenemos:
Evaluar el sistema de control interno.
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Comprobar el resultante de transacciones efectivamente realizadas.
Determinar que todas las ventas del ejercicio y su costo estn registrados y
que no se incluyen transacciones correspondientes a los periodos
inmediatos anterior y posterior.
Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados
financieros.
Comprobar que haya consistencia en los mtodos utilizados para su registro.
Determinar la segregacin de gastos provenientes de operaciones normales
de la empresa con las operaciones extraordinarios, especiales y no
recurrentes.
Verificar la adecuada presentacin de todos los gastos en los estados
financieros.
Procedimientos aplicables
Los procedimientos generales de auditora que pueden aplicarse en el rea de
Costos y Gastos son:
Estudio de las estadsticas de operacin comparaciones de mrgenes de
utilidad bruta, costos y gastos comparativos por perodos, costos y gastos
reales versus presupuestados, etc.
Revisin de los procedimientos de desembolsos por gastos, incluyendo
verificacin de comprobantes en serie y pruebas en nminas de sueldos.
Referencia cruzada con el trabajo de auditora en las cuentas del balance
general con las que existen conexin.
El anlisis de las cuentas seleccionadas de costos y gastos, realizando
mediante pruebas sustantivas la comprobacin de la documentacin de
respaldo.
Prueba de comprobantes en serie
Para los rubros de costos y gastos, es importante realizar de forma selectiva,
pruebas de cada serie de comprobantes, en la que deber examinarse lo
siguiente:
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Comprobar la existencia de los comprobantes como facturas de
proveedores, liquidaciones o informes de gastos y otra documentacin, y
revisar la legitimidad de los mismos.
Evidenciar que los desembolsos o erogaciones de efectivo y/o equivalentes
de efectivo se encuentren debidamente aprobados y autorizados.
Que la descripcin y cantidad descrita en todos los documentos de
respaldo, por ejemplo, orden de compra, factura, informe de recepcin, etc.,
concuerden con los registros efectuados.
Comprobacin de que los precios que se utilizaron en los documentos de
soporte, correspondan a los autorizados segn orden de compra u
autorizacin de la adquisicin de los bienes y/o servicios.
Realizar comprobacin aritmtica de los clculos existentes en los
documentos de soporte.
Revisar que los descuentos registrados se encuentren indicados en los
documentos de soporte.
Que los documentos de respaldo utilizados sean posteriormente sellados de
forma de que no puedan ser utilizados de nuevo.
Examen del documento que soporte el pago realizado.

Prueba de remuneraciones
Para los rubros que implican la remuneracin a funcionarios y empleados, realizar
una prueba de remuneraciones de la forma siguiente:
Comprobacin de nombres, clasificacin de trabajo, etc., contra el archivo
de datos personales de los empleados.
Comprobacin de la correspondencia de los salarios autorizados y pagados
con los respectivos contratos del personal.
Comprobacin de las horas trabajadas con las tarjetas de asistencia y/o
registro de tiempo utilizado por la entidad, verificando que el tiempo
extraordinario de trabajo se encuentre aprobado por el supervisor o jefe de
rea.
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En el caso de que exista mano de obra, su valor deber comprobarse con
los registros de distribucin del costo en de produccin.
Comprobar que el clculo de los importes brutos y devengados
correspondan a la cantidad neta a pagar.
Revisar los documentos de respaldo de las deducciones efectuadas,
verificando que sean correctas y se encuentren adecuadamente
registradas.
Examen de los cheques pagados para verificar su correspondencia con los
datos consignados en la nmina, como el beneficiario, importe, nmero de
documento, fecha, etc.

Irregularidades ms comunes en las partidas de gastos
Sobrevaluacin o subvaluacin de un saldo en una cuenta de gastos.
Sobrevaluacin o subvaluacin de una cuenta que tambin afectara una
cuenta del estado de resultado.
Errores de gastos y cuentas relacionadas en el balance general.
Error de gastos por concepto de seguros y seguros prepagados.
Error de gastos por concepto de comisiones y comisiones acumuladas.
Error de gastos individuales de fabricacin y cuentas relacionadas del
balance general.

Procedimientos de auditora para implementar en gastos
Comparar los gastos individuales con los aos anteriores.
Comparar los saldos individuales de activos y pasivos con los aos
anteriores.
Comparar los gastos individuales con los presupuestos.
Comparar el porcentaje de margen bruto con el de aos anteriores.
Comparar la relacin de rotacin de inventarios con la de aos anteriores.
Comparar los gastos por concepto de seguros prepagados con los aos
anteriores.
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Comparar los gastos por conceptos de comisin divididos entre ventas con
los de aos anteriores
Comparar los gastos individuales de fabricacin divididos entre el total de
gastos de fabricacin de aos de anteriores
Desarrollar una proyeccin o estimacin del saldo de la cuenta de gastos
Determinar el monto de la diferencia con respecto a la proyeccin o
estimacin que puede ser aceptado sin investigacin
Comparar el saldo de la cuenta de la compaa con el saldo de la cuenta
esperado
Investigar desviaciones significativas con el saldo de la cuenta esperado.

Irregularidades ms comunes en las partidas de costos
Sobrevaluacin o subvaluacin del inventario y costos de los
productos vendidos.
Inventario obsoleto, que afecta al inventario y costo de los productos
vendidos.
Sobrevaluacin o subvaluacin de costos unitarios que afectan al
inventario y costo de los productos vendidos.
Errores en la recopilacin, costos unitarios, o extensiones que afectan
el inventario y costos de productos vendidos
Errores de costos unitarios, en especial mano de obra directa y
costos indirectos de fabricacin.

Procedimientos de auditora para los costos
Comparacin del porcentaje de margen bruto de aos anteriores.
Comparacin de la rotacin de inventario (costo de productos
vendidos dividido entre el inventario promedio) con los aos
anteriores.
Comparar los costos unitarios del inventario con los de aos
anteriores
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Comparar los costos de fabricacin del ao actual con los del ao
anterior.
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CUESTIONARIO

1. Cul es uno de los principales objetivos de la evaluacin de las
cuentas en el rubro de costos de ventas?
Comprobar que el costo de ventas corresponde a transacciones y
cuentas efectivamente realizadas durante el perodo y que se haya
determinado en forma razonable y consistente.

2. Es uno de los puntos a examinar en los programas y guas del
rea de Gastos?
Determinar que todos los gastos de operacin del ejercicio estn
incluidos en el estado de resultados y que no se incluyen transacciones
de los periodos inmediatos anteriores o posteriores.

10. Es una pregunta normal dentro del cuestionario de control
interno a Mla hora de hacerlo en el rea de gastos?
Que si se verifica siempre la documentacin y comprobantes, que
respalden los gastos as como si han sido aprobados por los
funcionarios correspondientes.