MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO

GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

Proyecto Municipal “Fortalecimiento de Capacidades Técnicas y de Emprendimiento de Mujeres y Personas con Discapacidad del Distrito de Carabayllo-Lima- Lima”

MANUAL DE CONTABILIDAD Y COSTOS

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ÍNDICE
PRESENTACIÓN ............................................................................................5 PRÓLOGO.......................................................................................................6 INTRODUCCIÓN...........................................................................................8 I. LA CONTABILIDAD...................................................................................9 1.1. NACIMIENTO Y EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD ......................9 1.2. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE INCIDEN EN LA EMPRESA ....................................................................................................10 1.2.1. Aspectos legales...........................................................................................10 1.2.2. Aspectos Organizativos y de Gestión .......................................................10 1.2.3. Aspectos de Comercialización ..................................................................10 1.2.4. Aspectos de Contabilidad y Costos ..........................................................10 1.3. CONCEPTOS GENERALES SOBRE EMPRESA, PYMES Y MYPES ...11 1.3.1. Concepto de empresa .................................................................................11 1.3.2. Micro y Pequeña Empresa .........................................................................11 1.3.3. Micro Empresa ............................................................................................11 1.3.4. Pequeña Empresa ........................................................................................11 II. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD .........................................................12 2.1. EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD ......................................................12 2.2. CONCEPTO DE CONTABILIDAD ..............................................................12 2.3. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN ...............12 2.4. CONTABILIDAD, BASE DE DATOS Y FUENTE LEGAL ........................13 2.5. OBJETIVOS QUE CUMPLE LA CONTABILIDAD ...................................14 2.6. LOS FINES DE LA CONTABILIDAD ...........................................................15 2.7. LA CONTABILIDAD COMO BASE DE CONTROL Y EVALUACIÓN..........................................................................................................16 III. CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD ..........................................16 3.1. LA CONTABILIDAD, SU CLASIFICACIÓN .................................................17 3.1.1. Contabilidad Publica .................................................................................17 3.1.2. Contabilidad Privada..................................................................................17

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3.2. CONTABILIDAD POR SECTORES PRODUCTIVOS ..............................17 3.2.1. Contabilidad Comercial ................................................................................17 3.2.2. Contabilidad Industrial o de Costos ........................................................17 3.2.3. Contabilidad de Servicios ..........................................................................18 3.3. CONTABILIDAD POR SUJETO....................................................................19 3.3.1. Contabilidad Individual .............................................................................19 3.3.2. Contabilidad Colectiva...............................................................................19 3.3.3. Contabilidad de Sociedad ..........................................................................19 3.4. CONTABILIDAD COMPUTARIZADA ....................................................19 IV. REGISTROS Y LIBROS CONTABLES .....................................................19 4.1. DEFINICION DE LIBROS DE CONTABILIDAD ......................................20 4.2. FINALIDAD DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD................................20 4.3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD ....................................................................................................21 V. CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD ..............................................21 5.1. LIBROS PRINCIPALES ..................................................................................21 5.1.1. Libro Diario ................................................................................................22 5.1.2. Libro Mayor ................................................................................................22 5.1.3. Libro de Inventarios y Balances ................................................................22 5.2. LIBROS AUXILIARES ....................................................................................22 5.3. REGISTRO DE VENTAS ................................................................................23 5.4. REGISTRO DE COMPRAS ............................................................................24 5.4. LIBRO CAJA- BANCOS .................................................................................25 5.5. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS ..................................................................26 VI. PLANILLA ELECTRONICA ....................................................................27 6.1. BREVE ANTECEDENTE DE LAS PLANILLAS DE SUELDOS ...............27 6.2. PLANILLA ELECTRONICA ..........................................................................28 VII. INFORMACION FINANCIERA BÁSICA ..............................................30 7.1. DEFINICION DE ESTADOS FINANCIEROS ............................................30 7.2. BALANCE GENERAL ....................................................................................30 7.2.1. Activo ...........................................................................................................30 7.2.2. Pasivo ............................................................................................................31 7.2.3. Patrimonio ...................................................................................................31 7.2.4. Estado de Ganancias y Pérdidas................................................................32
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VIII. COSTOS .................................................................................................34 8.1. DEFINICIÓN DE COSTOS ...........................................................................35 8.2. FINALIDAD DE LOS COSTOS .....................................................................35 8.3. IMPORTANCIA DE LOS COSTOS ........................................................................... 36 8.4. TIPOS DE COSTOS POR SECTOR PRODUCTIVO ............................................ 37 8.4.1. Costos Industriales o Productivas ........................................................................ 37 8.4.2. Costos Comerciales ................................................................................................. 39 8.4.3. Costos de Servicios .................................................................................................. 39 IX. ELEMENTOS DEL COSTO INDUSTRIAL ........................................................40 9.1. MATERIAS PRIMAS Y AUXILIARES ...................................................................... 40 9.2. MATERIALES AUXILIARES ...................................................................................... 41 9.3. MANO DE OBRA.......................................................................................................... 41 9.4. GASTOS DE FABRICACIÓN .................................................................................... 41 X. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS....................................................................42 10.1. COSTOS FIJOS............................................................................................................. 42 10.2. COSTOS DIRECTOS ................................................................................................. 42 XI. REGISTRO Y CONTROL DE COSTOS..............................................................43 11.1. REGISTRO PERMANENTE EN UNIDADES (vincard) .................................... 43 11.2. INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO (Kardex)................................ 44 11.3. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES AUXILIARES.......................................................................................................................... 45 XII. EL IGV NO FORMA PARTE DEL COSTO .......................................................46 XIII. MINIMIZAR LOS COSTOS .............................................................................48 ANEXO 1: LIBRO DIARIO ................................................................................................. 49 ANEXO 2: LIBRO MAYOR................................................................................................. 50 ANEXO 3: INVENTARIO Y BALANCES ....................................................................... 51 ANEXO 4: INVENTARIO Y BALANCES ....................................................................... 52 ANEXO 5: REGISTRO DE COMPRAS ........................................................................... 53 ANEXO 6: CAJA Y BANCO DETALLE .......................................................................... 55

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PRESENTACIÓN
Desde que iniciamos nuestra gestión municipal el año 2010, hemos señalado la necesidad de dotarle a hombres y mujeres del distrito de Carabayllo, herramientas para que fortalezcan sus propias capacidades emprendedoras, en un mercado tan competitivo y muchas veces desigual. Es en este sentido, que el Proyecto Municipal “Fortalecimiento de Capacidades Técnicas y de Emprendimiento de Mujeres y Personas con Discapacidad” surgido del Presupuesto Participativo 2011, busca generar oportunidades laborales para que las mujeres y las personas con discapacidad mejoren su calidad de vida. El presente Manual de Contabilidad forma parte de un paquete pedagógico empresarial junto a otros tres manuales: Manual de Organización y Gestión, Manual de Asuntos Legales y Tributarios, y Manual de Comercialización, que han sido diseñados de manera sencilla para el uso incluso del entorno familiar y comunal del beneficiario, facilitando así la expansión de sus efectos e inclusión laboral con énfasis en la promoción de políticas locales de igualdad de oportunidades y equidad de género. Considero que esta publicación municipal será de gran ayuda para toda aquella persona dispuesta a superar sus niveles de pobreza y desempleo. Carabayllo requiere del desarrollo humano de su gente para poder ser una ciudad inclusiva y futuro real de nuestros hijos. CPC. Rafael Álvarez Espinoza Alcalde

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PRÓLOGO
Mucho se ha escrito sobre Organización y Gerencia. Teoría y práctica. Bibliotecas enteras. Pero hasta donde sé, este manual es parte de un primer intento de perennizar lo compartido desde la Corporación Edil de Carabayllo a los miles de vecinos emprendedores del distrito. En la cotidianeidad de nuestros actos, es permanente la interacción que ejercemos con las organizaciones, el desempeño de la sociedad depende cada vez más de éstas. Las mismas abarcan aspectos como educación, salud, seguridad, protección del medio ambiente y la actividad económica. En éste último punto es donde encontramos ese gran número de organizaciones llamadas empresas con las cuales nos contactamos de distintas maneras (por pertenecer a ellas, por proveerles algún bien o servicio o por el consumo de bienes y servicios que ellas nos ofrecen). A lo largo de los trece capítulos que integran este manual se aborda, de una forma eminentemente equilibrada, tanto desde el punto de vista intensivo, como extensivo, el inventario de materias que a la fecha de hoy puede contener un manual útil de contabilidad financiera, también denominada, como es sabido, contabilidad externa, o simplemente contabilidad general, esto es, la relativa a las operaciones y la información que trascienden al exterior o entorno de la empresa, entorno este cada vez más amplio, exigente y entendido en cuanto a la información contable que demanda de las unidades empresariales. Los “tipos de contabilidad”, los diversos registros y libros contables, la información financiera básica que toda persona emprendedora debe de saber interpretar mínimamente, los costos y los costos para la toma de decisiones. El concepto de Contabilidad Gerencial como sistema de información ha desplazado al arcaico concepto de la contabilidad como mero registro y memoria de datos históricos, los objetivos de la contabilidad gerencial como contabilidad orientada a la toma de decisiones, o sea hacia adentro de la empresa no quita la validez sino que coexisten con los clásicos objetivos de la contabilidad patrimonial (que son los de informar hacia fuera de la empresa). La empresa moderna requiere una contabilidad moderna, entonces debemos preguntarnos cuáles son las características que debe tener la contabilidad para cumplir eficazmente su función de sistema de información de la empresa: Funcional: Información oportuna y eficaz para que la dirección tome decisiones. Estratégica: Debe contemplar todas las acciones que se podrían tomar.

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Anticipada: Causal: Analítica: Selectiva:

Anticiparse a los hechos, preverlos, estimarlos. Debe ir a las causas y no sólo a los efectos. Detalles específicos de cada función, sector y producto. Referida a datos relevantes y seleccionados.

Comparativa: Debe comparar lo previsto con lo realizado.

Continua, Adaptativa Hay diferencia entre el Sistema de Información y las Tecnologías de Información, los contadores somos responsables del Sistema de Información, no de su implementación (no siempre) o programación. Nos interesa conceptos de Sistema de Información, no las Tecnologías de Información. La contabilidad puede y debe ser considerada como la base de datos empresarial, que recogiendo y registrando los datos útiles para la empresa, tanto internos como externos (perspectiva situacional), del pasado, del presente y proyecciones al futuro (perspectiva temporal), de la situación y movimientos patrimoniales, económicos y financieros de la organización (perspectiva operacional), los procese, emita y ponga a disposición de quien deba utilizarla (la dirección superior), la información que le permita llevar a cabo eficazmente su gestión. Finalmente debo incidir, en que la información forma parte de un recurso que satisface necesidades derivadas de la asunción y cumplimiento de responsabilidades, responsabilidades que cada usuario de la información en cada uno de los niveles de la gestión debe asumir acorde a su formación, capacitación, jerarquía y sobre todo compenetración con la cultura organizacional de la empresa que le da la oportunidad de desempeñarse laboralmente. No me queda sino felicitar ésta iniciativa del Gobierno Local de Carabayllo. Les agradezco por su gentileza de invitarme a prologar éste esfuerzo editorial de la que tanto aprenderemos todos y os insto a seguir obsequiándonos con tan buenas iniciativas de compartir conocimientos y generar capacidades a nuestros vecinos de Carabayllo y con ello a generar crecimiento de nuestro Perú desde nuestra cuatricentenaria “patria chica”, nuestro histórico y ecológico distrito de Carabayllo, cuna y génesis de Lima Norte. CPC Claudio Iván Zegarra Arellano Catedrático universitario Ponente en Gerencia Pública y Cursos de Gestión y Negocios
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INTRODUCCIÓN
El Manual sobre Contabilidad y Costos esta dirigido a los Emprendedores de las PYMES, y tiene como objetivo constituirse en una herramienta básica que coadyuve a un adecuada administración de su negocio. La Municipalidad Distrital de Carabayllo, contribuye con el sector de las PYMES, elaborando y difundiendo el presente manual, con el propósito de ser una guía orientadora, en el aspecto contable y costos. El Manual se encuentra diseñado en forma sencilla para que sea una herramienta útil cotidianamente, donde se encuentre pautas claras a seguir en la determinación de sus costos de productos o servicios, así como los documentos administrativos que se constituirán en documentos fuentes para el registro y procesamiento contable. Cuyo producto final serán la emisión de estados financieros con el cual podrá evaluar la gestión que viene realizando cada emprendedor en sus respectivos negocios. Consideramos como Municipio que las PYMES, son parte importante del desarrollo económico del país, por esta razón hacemos lo posible por proporcionarles herramientas útiles en la gestión sus negocios.

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I. LA CONTABILIDAD
1.1. NACIMIENTO Y EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD La Contabilidad, nace y evoluciona con el desarrollo del hombre en sus diferentes épocas de la historia universal, ya que los grupos humanos debieron relacionarse con conjunto de personas dentro de una sociedad económica y por consiguiente con la necesidad de cuantificar sus utensilios, animales y otras propiedades, cuyos vestigios mas antiguos han sido encontrados 6,000 años antes de cristo, en Mesopotania, Egipto, Grecia y Roma donde se han encontrado tipos de registros donde anotaban las operaciones evidenciándose la valoración de las operaciones comerciales con monedas. Con el transcurrir de la historia, el hombre inventa signos para representar cantidades que son los números con los cuales se puedan registrar operaciones, allí es donde surge la necesidad de conocer a cuanto asciende sus ingresos y egresos y que importe tiene como utilidad. Estas necesidades fueron creciendo con el transcurrir del tiempo, la misma que fue evolucionando en cada una las épocas de la historia universal, por lo que también se fueron creando signos, métodos, procedimientos y registros con la finalidad de elaborar cuentas para ordenar los negocios y que estos cuenten con una información, histórica, veraz y responsable que le permita conocer resultados de la gestión realizada en un determinado periodo, y que a su vez esta información constituya herramienta básica para la toma de decisiones en la marcha de la empresa. Los registros contables son fuente documentaria de los estados financieros, cuyos informes deben ser utilizados como una herramienta administrativa básica e importante que permite al gestor de una empresa conocer la situación económica y los resultados obtenidos en un determinado período de tiempo.
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1.2. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE INCIDEN EN LA EMPRESA El gestor que administra y dirige una empresa, debe tener en consideración que existen factores externos a la empresa, que tienen mucha influencia en su desarrollo y estabilidad económica, estos factores están referidos a las políticas generales de orden social y económicas adoptadas por del Gobierno Central, Gobierno Regional y Gobierno Local. Sin embargo el gestor y administrador de una empresa necesita reconocer y analizar los factores internos directos que afecta a la empresa en marcha, los cuales podemos clasificar en los siguientes aspectos: 1.2.1. ASPECTOS LEGALES. Esta referido al primer paso que debe dar el emprendedor o gestor de negocio, es la primera decisión que toma y esta relacionada con la constitución y forma organizativa que adoptara la empresa que va ha dirigir, es el punto que dará inicio para su existencia física legal. 1.2.2. ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y DE GESTIÓN Este aspecto comprende el ordenamiento que debe realizar su administración para racionalizar sus recursos económicos y potencial humano, en las diferentes áreas operativas de su empresa, para lograr un desempeño con eficiencia y eficacia. 1.2.3. ASPECTOS DE COMERCIALIZACIÓN Este punto comprende las estrategias y las diversas políticas comerciales, que deben ser tomadas en cuenta por el emprendedor y gestor de empresas, para colocar su producto en el mercado aprecios competitivos. 1.2.4. ASPECTOS DE CONTABILIDAD Y COSTOS Es uno de los aspectos principales que debe conocer todo emprendedor o gestor de empresas, ya que la contabilidad le proporcionara un instrumento de gestión valioso e indispensable que le permite conocer a través de los estados financieros básicos, y en forma permanente, la situación financiera, económica y administrativa de la Empresa.

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1.3. CONCEPTO GENERALES SOBRE EMPRESA, PYMES Y MYPES 1.3.1. CONCEPTO DE EMPRESA La Empresa es una unidad económica generadora de rentas de tercera categoría, tiene un fin de lucro. 1.3.2. MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA Unidad económica definida por la Ley MYPE ,constituida por una persona natural o jurídica, bajo cualquier forma de organización o gestión empresarial contemplada en la legislación vigente, que tiene por objeto desarrollar actividades de extracción, transformación, producción.,comercialización de bienes o prestación de servicios. Base legal: TUO de la ley MYPE-Decreto Supremo N° 007-2008-TR publicado el 30-09-08 1.3.3. MICRO EMPRESA Unidad económica que comprende contar de uno (1) hasta ( 10 ) trabajadores inclusive, y ventas anuales hasta el monto máximo de 150 unidades impositivas tributarias (150 UIT) Base legal: TUO de la ley MYPE-Decreto Supremo N° 007-2008-TR publicado el 30-09-08 1.3.4. PEQUEÑA EMPRESA Unidad económica que comprende contar de uno (1) hasta (100) trabajadores inclusive y ventas anuales hasta el monto máximo de 1700 unidades impositivas tributarias (1700 UIT) Base legal: TUO de la ley MYPE-Decreto Supremo N° 007-2008-TR publicado el 30-09-08.

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II. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD
2.1. EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD Como la historia nos demuestra que los grupos humanos desde los inicios de la civilización han tenido la preocupación y necesidad de buscar diferentes medios para registrar, ordenar y tener informaciones cuantitativas de sus cosas, bienes y negocios, hecho que con la evolución del hombre en el tiempo se ha ido perfeccionando hasta constituir la CONTABILIDAD, la misma que en la actualidad es un instrumento de gestión muy importante que le permite al gestor de empresas conocer su situación económica y financiera en un determinado período. 2.2. CONCEPTO DE CONTABILIDAD Con la finalidad que este concepto sea fácilmente comprendido por todos los gestores o conductores de las PYMES, diremos que: Contabilidad es la ciencia que proporciona a una Empresa información financiera y económica expresada en términos monetarios, como resultado de los registros de todas las operaciones que realiza en su actividad cotidiana, dentro de un periodo de tiempo. La contabilidad es una ciencia aplicada de carácter social y de naturaleza económica que proporciona información financiera, la cual expresa en forma clara la situación económica de una empresa en un determinado periodo de tiempo. 2.3. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN La Contabilidad es un sistema de información que se encarga de ordenar, clasificar, codificar y registrar todas las transacciones económicas que realiza una empresa, todo ello expresados en una unidad monetaria. Todas las operaciones administrativas, financiera y productivas procesadas a través de la contabilidad, permite obtener diversos, entre los cuales los principales

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son los denominados estados financieros, los mismos que pueden ser sometidos a ser analizados e interpretados por los especialistas. Los estados financieros e constituyen en un instrumento administrativo importante para un gestor de una empresa porque le permitir a conocer su situación económica y financiera y tomar decisiones oportunas. La contabilidad como sistema, proporciona información de una fuente legal y confiable, proporciona información del pasado, presente y futuro por eso se dice que: • La información contable del pasado, sirve como base de datos, que conserva en forma histórica los hechos ocurridos, asimismo esta información le permitirá efectuar comparaciones para determinar las causas de sus variaciones. • La Información contable del presente, indica la calidad y la dirección del desarrollo de los acontecimientos a la fecha, le permite conocer su situación económica y financiera a la fecha. • La información contable del futuro, porque con el conocimiento del pasado y presente permite anticipar hechos del futuro a través de proyecciones. 2.4. CONTABILIDAD, BASE DE DATOS Y FUENTE LEGAL. La contabilidad constituye la fuente legal que respalda de la información financiera que emite para usuarios: • Internos: conductores y gestores de PYMES, Accionistas, socios. • Externos: proveedores, Clientes, Bancos y el Estado. La Contabilidad es una base de datos al servicio del conductor o gestor de las PYMES, y puede reportar la información que requiera, de acuerdo a su necesidad. El Promotor Municipal Empresarial de PYMES debe difundir la utilización y gran utilidad en la gestión empresarial de la Contabilidad porque de ella proporciona los estados financieros e informaciones importantes como las que indicamos a continuación: * * * * * * Da a conocer cuánto se ha vendido. Cuánto ha costado producir. Cuáles son los gastos efectuados. Expresa los derechos que tiene. Muestra las obligaciones, asumidas. Indica el patrimonio que posee.
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2.5. OBJETIVOS QUE CUMPLE LA CONTABILIDAD Si bien el objeto principal de la contabilidad es suministrar información financiera, la cual refleja el patrimonio de la empresa lo cual permite ejercer un control y tomar decisiones. La contabilidad también tiene como objetivos: * Medir recursos Proporciona datos sobre los montos de ventas y gastos que va generando en un determinado periodo. * Reflejar derechos Proporciona información, sobre los derechos que tiene la empresa frente a terceros, así como obligaciones asumidas. * Permite conocer la evolución de los cambios Conserva datos históricos que permite conocer la evolución de los cambios dados en un determinado periodo de tiempo. * Permite evaluar gestión por periodos. La contabilidad permite expresar la evaluación de una gestión a nivel de resultados, a través de sus estados financieros. * Controla las propiedades de la empresa. Permite mantener un control detallado a través de los inventarios permanentes de activos y existencias.

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2.6. LOS FINES DE LA CONTABILIDAD Es importante que se difundan a los gestores de las PYMES que la Contabilidad adecuadamente llevada le brinda valiosa información sobre su empresa y podrá tener: ◆ Control permanente: De la situación Financiera y resultados operativos, le permite conocer sus variaciones, dandole la oportunidad de tomar decisiones oportunas.

Información estadística:

Le permite tener datos para el planeamiento de otras futuras operaciones donde pueda buscar mayores índice de rentabilidad.

Información Operativa:

Para uso exclusivo del administrador de las PYMES, pues le proporcionara los costos de producción, operación y distribución, que son asumidas por la empresa en un determinado periodo económico. Asimismo permite conocer la rentabilidad del negocio. ◆ Información financiera para terceros:

Permite entregar información contable a terceros como son los proveedores, clientes, Bancos etc., También al Estado, a quien anualmente se debe informar mediante una Declaración Jurada, que se presenta a la SUNAT.

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2.7. LA CONTABILIDAD COMO BASE DE CONTROL Y EVALUACIÓN El Gestor de las PYMES, debe tomar como parte de la cultura empresarial, el manejo y conocimiento de la Contabilidad, porque si quiere desarrollarse y alcanzar las metas trazadas tendrá en la contabilidad un instrumento valioso, que le proporcionara información permanente sobre su situación financiera y económica. • Es órgano visual de sus actividades. • Es el termómetro que expresa la situación económica real de una empresa. • Es uno de los instrumentos de gestión necesarios para la toma de decisiones. La utilidad de la Contabilidad se sustenta en sus finalidades que le permiten: • Controlar y evaluar su gestión administrativa, • Analizar las desviaciones y sus causas, • Tomar las decisiones oportunas.

III. CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD
3.1. LA CONTABILIDAD, SU CLASIFICACIÓN Se clasifica en dos sectores:

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3.1.1. CONTABILIDAD PUBLICA Esta referida a la contabilidad de los organismos estatales como son Gobierno Central, Gobierno Regional y Gobierno Local, es decir esta referido a la contabilidad que lleva el Estado en sus diferentes Instancias administrativas y Operativas. Permite tomar decisiones en materia tributaria, presupuestaria, administrativa, económica y financiera. 3.1.2. CONTABILIDAD PRIVADA Esta referida a la contabilidad, que es llevada por todas las empresas privadas, independiente de su formación jurídica. Esta contabilidad, clasifica, codifica, registra y analiza todas las operaciones económicas de las personas jurídicas o personas naturales, y con la información financiera que proporciona permite tomar conocimiento y decisiones administrativas, financiero, económico, legal, laboral o tributarios. La contabilidad privada, a la vez se divide en: • Contabilidad por sectores productivos • Contabilidad por sujeto 3.2. CONTABILIDAD POR SECTORES PRODUCTIVOS 3.2.1. CONTABILIDAD COMERCIAL Tiene por objetivo los registros de operaciones de compra y venta de productos terminados, es decir la comercialización de mercaderías. 3.2.2. CONTABILIDAD INDUSTRIAL O DE COSTOS Tiene como objetivo el registro de todas las etapas de transformación de la materia prima, dentro de un proceso de fabricación, con la finalidad de conocer los resultados de los costos de producción o los costos de los productos fabricados y luego determinar el precio de venta de mercaderías.

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3.2.3. CONTABILIDAD DE SERVICIOS Tiene por objetivo los registros de operaciones de los gastos que se incurren para la prestación de un servicio, y su consiguiente utilidad que genera. La contabilidad de Servicios, se ha desarrollado por especialidades, así tenemos: i. Contabilidad bancaria Referido al sector de prestación de servicios monetarios, que registra todas las operaciones de cuentas de depósitos o retiros de dineros de las cuentas corrientes cuentas de ahorros, depósitos a plazos etc. ii. Contabilidad de Cooperativas Permite controlar las actividades que realiza para satisfacer a sus asociados sin fines de lucro, en el tipo de Cooperativa que se encuentre ubicada ya sea productiva, Transportes, salud, Educación etc. iii. Contabilidad Hotelera Es la contabilidad que esta relacionada con el turismos, por lo que registra el ingreso y salida de grupos de visitantes nacionales y extranjeros a los diferentes localidades históricas. iv. Contabilidad Restaurantes En este campo, registra todas las operaciones de insumos y ventas proporcionando al emprendedor conocimiento de su rentabilidad. v. Contabilidad de Educativa Esta contabilidad esta referida al registro de las operaciones realizadas por los Institutos, Colegios y Universidades. vi. Contabilidad Agropecuaria Registra todas las operaciones que el agricultor realiza para el cultivo de la tierra o para la ganadería, con la finalidad de obtener los costos de producción y determinar así los precios de la distribución o venta; conocer los resultados de las operaciones de comercialización y crédito.

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3.3. CONTABILIDAD POR SUJETO 3.3.1. CONTABILIDAD INDIVIDUAL Significa cuando la empresa es unipersonal y tiene un solo representante, quien es el beneficiario con las ganancias y responsables por las pérdidas que se obtiene. Su organización y resultado depende de una sola persona. 3.3.2. CONTABILIDAD COLECTIVA Cuando los propietarios de la empresa se encuentran constituido por varias personas, llamados socios, quienes se benefician con las utilidades y responden por las pérdidas. 3.3.3. CONTABILIDAD DE SOCIEDAD Cuando la Empresa lo conforma, más de dos personas llamados accionistas, quienes se benefician con las utilidades y responden por las pérdidas. 3.4. CONTABILIDAD COMPUTARIZADA En la actualidad el desarrollo tecnológico a permitido que la contabilidad se lleve en forma computarizada, por la ventaja de rapidez del proceso, minimización de errores significativos y proporcionar información financiera y contable en forma actualizada. La generación de libros así como el procedimiento de autorización es el mismo previsto por la ley.

IV. REGISTROS Y LIBROS CONTABLES
Como se explicara, la Contabilidad registra todas las operaciones económicas y administrativas que tienen una empresa, estas operaciones deben quedar registradas en los libros de contabilidad. La contabilidad puede llevarse en forma manual o sistematizada a través de programas contables.
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4.1. DEFINICIÓN DE LIBROS DE CONTABILIDAD Se denominan Libros de Contabilidad, a aquellos libros con rayados especiales, foliados, empastados y debidamente legalizados, donde se registran en forma ordenada y cronológica, las distintas operaciones adecuadamente sustentadas, que realizan las PYMES, de acuerdo a normas y principios contables, las leyes laborales, tributarias y otras vigentes que afectan a las PYMES.

4.2. FINALIDAD DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad se utilizan para los siguientes fines: ◆ Cumplir con las leyes: Cumplir con las disposiciones legales dispuestas por el Código de Comercio, el Código Tributario, las normas societarias y demás normas, porque ellas le dan legalidad, para que puedan ejercitar sus derechos, cumplir obligaciones tributarias, laborales y con terceros. Reflejar su real situación: En los aspectos financieros y económicos de la empresa dando una seguridad a los acreedores y deudores de la empresa. Registrar y controlar activos: Contabilizando las entradas y salidas de los valores de la empresa, lo que permite resguardar el patrimonio. Registrar como base de datos: Dejar el antecedente escrito de las operaciones realizadas, manteniendo el orden cronológico de la realización de los hechos, constituyendo siempre como una fuente informativa.

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4.3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD. La Contabilidad, por ser una fuente valiosa de información, con validez legal, el registro de los libros contables, deben cumplir ciertos requisitos exigidos por Ley, como son: • Legalización de Libros. * * Debe hacerse ante Notario Público, antes de ser utilizado. La legalización consiste en registrar, la denominación social, el título del libro, número de folios, fecha, sello y firma del Notario. Llevan sello notarial en todas sus páginas.

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• Prohibiciones de acuerdo al Código de Comercio, Código Tributario y Código Penal * * * * * Dejar reglones en blanco. Hacer enmendaduras, raspaduras etc. Mutilar alguna parte del libro. Alterar encuadernación. Registrar en moneda o idioma extranjero, con excepción de previa autorización.

V. CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD
En Contabilidad debemos distinguir que los libros contables que se encuentran clasificados en: 5.1. LIBROS PRINCIPALES En estos libros se registran y centralizan todas las transacciones comerciales que realiza una empresa, en forma debidamente clasificada por operaciones y cuentas de los códigos contables.
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Entre libros principales tenemos los denominados: 5.1.1. LIBRO DIARIO Centraliza las operaciones efectuadas en forma mensual y que se encuentran registradas en los libros auxiliares. El Modelo del formato utilizado para el Libro Diario, corresponde al formato diseñado por la SUNAT, FORMATO 5.1: “LIBRO DIARIO”, cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010. Se presenta en el presente Manual como Anexo 01: “LIBRO DIARIO”. 5.1.2. LIBRO MAYOR Centraliza las operaciones en forma ordenada y de acuerdo al código de cuentas. El Modelo del formato utilizado para el Libro Mayor, corresponde al formato diseñado por la SUNAT, denominado FORMATO 6.1: “LIBRO MAYOR” cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010. Se presenta en el presente Manual como Anexo 02: “LIBRO MAYOR”. 5.1.3. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES En el cual se registra el inventario de sus activos, pasivos y patrimonio que posee una empresa en un determinado periodo de tiempo. El Modelo del formato utilizado para el Libro Mayor, corresponde al formato diseñado por la SUNAT, denominado FORMATO 3.1 al 3.20: “LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCES” cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010. Se presenta en el presente Manual, solo el modelo de un Formato, como Anexo 3: “LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCES”. 5.2. LIBROS AUXILIARES Son los libros en los cuales se registran todas las operaciones comerciales en forma individualizada y ordenada cronológicamente.

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El uso de algunos de estos libros son de obligación legal, pues ellos sirven de base para verificación por parte de las Entidades Supervisoras del Estado como son SUNAT, Ministerio de Trabajo etc. Entre los libros denominados auxiliares, tenemos: - Registro de Ventas - Registro de Compras - Libro de Planillas de Sueldos y Salarios - Registro Auxiliar de Bancos. El manejo y administración de estos registros auxiliares debe ser de pleno conocimiento de los emprendedores de las pequeñas empresas, para evitar cometer infracciones tributarias que conlleven a sanciones tributarias, razón por la cual en el presente manual nos ocuparemos de cada uno de ellos en forma individualizada. 5.3. REGISTRO DE VENTAS Es un libro auxiliar obligatorio de foliación doble, así como de su legalización. Es importante porque sirve para registrar las operaciones de ventas de productos terminados, mercaderías o servicios. • FINALIDAD DEL REGISTRO DE VENTAS * Determinar exactamente las ventas realizadas y los impuestos retenidos, los descuentos, intereses y también las condiciones de venta a nuestros clientes. Guardar informaciones estadísticas, para efectuar comparativos y así comprobar las variaciones ocurridas. Constituir un control interno de la empresa.

* *

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• INFORMACIÓN MÍNIMA EN UN REGISTRO DE VENTAS. El Registro de Ventas deberá contener la siguiente información mínima: * * * * * * * * * * Fecha de emisión del comprobante de pago. Tipo de documento, Número del comprobante de pago Numero de identificación del cliente Descripción del producto Valor unitario Valor de venta Descuentos Impuestos Total factura

• FORMATO DEL REGISTRO DE VENTAS El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseñado por la SUNAT, denominado FORMATO 14.1: REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como Anexo 04: REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS. 5.4. REGISTRO DE COMPRAS El Libro Registro de Compras es considerado como un libro obligatorio y auxiliar, de foliación doble, aquí se registran todas las compras de materias primas, mercaderías y servicios, independiente, ya sean al contado o al crédito. El Libro Registro de Compras para tener valor legal debe estar legalizado ante Notario Público. • FINALIDAD DEL REGISTRO DE COMPRAS * Determinar exactamente las compras realizadas y los impuestos pagado, los descuentos, obtenidos, intereses y también las condiciones de compra, crédito o contado. Guardar informaciones estadísticas, para efectuar comparativos y así comprobar las variaciones ocurridas. Constituir un control interno de la empresa.

*

*

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• INFORMACIÓN MÍNIMA DEL REGISTRO DE COMPRAS El Registro de Compras deberá contener un rayado con las siguientes columnas: Fecha de emisión del comprobante de pago extendido por el proveedor. Tipo de documento con que se adquiere el bien. Número del comprobante de pago. Número de identificación del proveedor (RUC). Nombre, razón social o denominación del Proveedor. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal. * Monto del Impuesto correspondiente a la adquisición. * Importe total de las adquisiciones según comprobante de pago. • FORMATO DEL REGISTRO DE COMPRAS El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseñado por la SUNAT, denominado FORMATO 8.1: REGISTRO DE COMPRAS, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como: Anexo 05: REGISTRO DE COMPRAS 5.4. LIBRO CAJA- BANCOS El Libro Caja es un libro principal obligatorio de foliación doble, para que tenga validez ante la ley al igual que otros libros se legaliza en la primera página. En este Libro registramos todas las operaciones que realiza la empresa al contado. (efectivo o cheque), los registros a efectuarse son diariamente en forma ordenada y cronológica con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones. • REGISTRO DE LAS OPERACIONES Se registra las operaciones de acuerdo a la secuencia de las transacciones comerciales. En este sistema para todas las operaciones se hace un doble registro, es decir el cargo y abono de cada operación. * * * * * *

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• INFORMACIÓN MÍNIMA DEL LIBRO DE CAJA El Libro Caja debe contener la siguiente información: * * * * * Título o encabezamiento Fecha en que se realiza la operación de ingreso o Egreso. Detalle de la operación y otros. Importe total general de la operación Códigos contable de las cuentas

• FORMATO DE CAJA El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseñado por la SUNAT, denominado Formato 1.1: “LIBRO CAJA Y BANCOS - DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO”, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como: Anexo 06: “LIBRO CAJA Y BANCOS - DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO” 5.5. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS Es un Libro Auxiliar de Bancos es voluntario que no necesita legalizar, se utiliza de acuerdo a la necesidad de la empresa. • FINALIDAD DEL REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS Su finalidad principal es de: * Controlar en forma ordenada, clara, precisa y cronológica los depósitos en Cuenta Corriente Cheques Girados, las Notas de Cargo y las Notas de Abono. Proporciona informes inmediatos de los saldos actualizados; que pueden ser deudores o acreedores.

*

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• USO DEL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS El uso de este libro, es por la necesidad de control sobre el movimiento en Cuentas Corrientes, por eso se dice que es un libro auxiliar, este registro permite conocer en forma detallada los ingresos y egresos que a efectuado en el mes, proporcionando información permanente y confiable sobre el saldo en cuenta corriente. El Banco en forma mensual remite un estado de cuenta, el cual sirve para efectuar una verificación de los ingresos y egresos en el banco. • FORMATO DE LIBRO BANCOS El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseñado por la SUNAT, denominado Formato 1.2: “LIBRO CAJA Y BANCOS - DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE”, cuyo uso es obligatorio.

VI. PLANILLA ELECTRÓNICA
6.1. BREVE ANTECEDENTE DE LAS PLANILLAS DE SUELDOS. Todo empleador estaba obligado a llevar libros de planillas de pago de remuneraciones u otros derechos sociales de sus trabajadores. Los libros de Planillas podrían ser sustituidos por planillas en hojas sueltas, cuando el empleador pruebe que dicho sistema le es más conveniente sin perjuicio para los trabajadores. Las planillas u hojas sueltas debían ser autorizadas por la autoridad administrativa de trabajo del lugar donde se encontraba ubicado el centro de trabajo. Los empleadores registraran obligatoriamente a sus trabajadores en sus planillas autorizadas, dentro de las veinticuatro (24) horas de haber ingreso a prestar servicios.

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Los empleadores están obligados a conservar sus planillas hasta cinco (5) años después de la terminación de sus actividades como tales, salvo disposición especial. Asimismo, están obligados a conservarlos duplicados de las boletas de pago relativas a cada trabajado, hasta cinco años después de efectuado el pago correspondiente. 6.2. PLANILLA ELECTRÓNICA • DEFINICIÓN DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA De acuerdo a lo indicado por la SUNAT, la Planilla Electrónica es un nuevo soporte tecnológico para el registro de información de los pagos que realiza el Empleador a los Trabajadores, Prestadores de Servicios y Pensionistas. Es la información estandarizada del recurso humano: el más valioso de las empresas o entidades. es el registro del empleo, además del registro tradicional del trabajo formal. La Planilla Electrónica- PDT-601 , sustituye al Libro de Planilla, al Libro de Modalidades Formativas y a los PDTS, de remuneraciones, SCTR y Retenciones de Impuesto a la Renta de Cuarta categoría. Entra en vigencia desde el 01 de enero de 2008. La SUNAT, es la encargada de recepcionar la Planilla electrónica mensualmente, emite la constancia Tributaria por el cumplimiento del pago respectivo, asimismo emite la constancia Laboral, la cual pone a disposición del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo- MTPE. Asimismo a la fecha sigue vigente la obligatoriedad para la conservación de las Boletas de pago. El plazo de presentación es de acuerdo al cronograma mensual de vencimientos tributarios.

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• ÁMBITO DE APLICACIÓN DE PLANILLA ELECTRÓNICA De acuerdo a lo establecido por la SUNAT, los sujetos obligados a llevar la Planilla electrónica cuando cumplan con algunos de los siguientes supuestos:Cuenten con mas de 3 trabajadores. * * * * * Cuenten con uno o mas prestadores de servicios y/o personal de terceros. Cuenten con uno o mas trabajadores, o pensionistas que sean asegurados obligatorios del SNP. Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del impuesto a la renta de cuarta o quinta categoría. Tengan a su cargo uno o mas artistas de acuerdo a la Ley Nº 28131 Hubieran contratado los servicios de la EPS u otorguen servicios propios de salud. Se eliminan todos los Costos de los aspectos formales. No hay obligación legal de almacenamiento físico y la ONP lo tiene disponible inmediatamente. Control extensivo informático oportuno: mes a mes. Eliminación de las obligaciones adicionales, lo cual ahorra costos a los Empleadores. Se presenta un sólo PDT.

• IMPACTO DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA * * * * *

• INFORMACIÓN DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA * * Datos del Imperador Datos de la Trabajadores, pensionistas, derechohabientes, prestadores de servicios y personal de terceros. Información mensual de los trabajadores, pensionistas, derecho habientes, prestadores de servicios y personal de terceros

*

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VII. INFORMACIÓN FINANCIERA BÁSICA
7.1. DEFINICIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Los gestores y promotores de las PYMES, deben promover que el conocimiento y manejo de la información financiera de la empresa es muy importante, para la toma de decisiones, debido que estos informes constituyen un instrumento de gestión básico sobre diferentes aspectos de su actividad empresarial. Los estados financieros básicos, de mayor uso y manejo para las empresas son: - El Balance General y - El Estado de Ganancias y Pérdidas. 7.2. BALANCE GENERAL El Balance General es un estado financiero en el cual, se muestra la situación financiera de una empresa, por un determinado periodo. El Balance General, semeja a una fotografía de la empresa que permite conocer su situación económica financiera, podemos afirmar que es una Balanza que muestra un equilibrio, por una parte todos los recursos de la organización y por la otra todas las obligaciones que tiene. En el Perú, el ejercicio económico es anual coincidente con el año fiscal., es decir comprende del 01 de Enero al 31 de Diciembre. El Balance General, muestra tres aspectos importantes de la Empresa clasificados en: 7.2.1. ACTIVO En esta parte del balance general, se muestran los fondos disponibles, los derechos exigibles y realizables que tiene una Empresa, así como las propiedades que posee y comprende las siguientes cuentas:

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- Efectivo y Equivalente de efectivo - Inversiones financieras - Cuentas por Cobrar Comerciales a Terceros - Cuentas por Cobrar Comerciales a Relacionados. - Cuentas por Cobrar al Personal, socios, accionistas, directores y gerentes. - Cuentas por Cobrar Diversas- Terceros - Cuentas por Cobrar Diversas – Relacionados- Existencias - Activos Fijos - Inversiones Inmobiliarias - Intangibles 7.2.2. PASIVO En un balance general, agrupa todas las obligaciones asumidas y reconocidas por una empresa, con las entidades financieras, el Estado, Proveedores, con terceros, con los trabajadores etc. Y comprende las siguientes cuentas: - Tributos por pagar, - Remuneraciones y participaciones por pagar, - Cuentas por Pagar Comerciales - Terceros. - Cuentas por Pagar Comerciales – Relacionadas - Cuentas por Pagar a los Accionistas, Socios, Directores y Gerentes. - Obligaciones Financiera. - Cuentas por pagar a Terceros - Cuentas por Pagar – Relacionados. - Provisiones - Pasivo Diferido. El valor de todas las obligaciones asumidas por la empresa, se ubican en lado derecho del Balance. 7.2.3. PATRIMONIO Muestra el aporte de capital con el cual cuenta una Empresa, para su gestión y los resultados obtenidos en cada ejercicio.

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Entre los rubros que lo conforman esta: - Capital - Acciones de Inversión - Capital Adicional - Excedente de Revaluación - Reservas - Resultados Acumulados El patrimonio representa todo lo que el dueño o los socios han invertido en la empresa, así como las ganancias o pérdidas que éste les genera. Se ubica en el lado derecho del balance y debajo de los pasivos. El Balance general puede graficarse de la siguiente manera para mejor entender o resumir lo indicado anteriormente: ACTIVO MUESTRAN LOS DERECHOS Y BIENES DE LA EMPRESA PASIVO MUESTRA DEUDAS Y OBLIGACIONES DE LA EMPRESA PATRIMONIO CAPITAL Y LOS RESULTADOS

7.2.4. ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS Es un estado financiero, el gestor de una empresa puede visualizar, los ingresos generados y los gastos efectuados dentro de un periodo de tiempo así como la utilidad obtenida: • Los ingresos obtenidos en un determinado periodo. • Los costos incurridos, para las ventas efectuadas. • Los gastos administrativos y financieros incurridos en el periodo. • La utilidad generada en un determinado periodo. • Los impuestos a ser pagados al Fisco.

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• INGRESOS Las cuentas de ingresos representan actividades u operaciones que generan ingresos de dinero a la empresa y esta conformado por: Ventas - Ingresos financieros, constituidos por: intereses recibidos, descuentos sobre compras - Ingresos varios, - Ingresos extraordinarios, etc. • COSTO DE VENTAS Es el costo determinado por la empresa, por la fabricación de un producto o el bien que comercializa. • GASTOS Cuentas de gastos, representan actividades u operaciones que originan desembolsos de dinero a la Empresa, con el objeto de generar ingresos y comprenden: - Los administrativos, - Los gastos financieros - Otros gastos extraordinarios. El estado de ganancias y Perdidas puede graficarse de la siguiente forma: INGRESOS (-) COSTO DE VENTAS GASTOS UTILIDAD
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VIII. COSTOS
Uno de los problemas principales que afrontan los gestores y conductores de PYMES (pequeños y medianos empresarios) es cómo conocer y determinar los costos reales de la fabricación de sus productos y/o servicios.. Este desconocimiento los lleva a dos situaciones: a. Subvaluación de los costos. El afán que tienen Los emprendedores de las empresas, es ingresar o ganar mercado, hace que en algunos casos sus valores de venta no cubran sus costos reales, porque estos se encuentran subvaluados al no considerar algún elemento que determina el costo de su producto (ejemplo: el local, gastos administrativos, etc.) b. Sobrevaluación de los costos Y en otros casos, los llevan a sobre valorar los costos de sus productos, al considerar equivocadamente algún elemento en exceso en la determinación de su costo. La subrevaluación (sobrevalorar los costos) generalmente se da por el desconocimiento del procedimiento para determinar dichos costos. El objetivo principal de los gestores de empresas, es llegar al mercado o ampliar mercado, sin embargo, se tienen que: • Cuando se subvalúa un costo, el producto puede entrar al mercado, vendiendo los productos, pero la empresa no podrá obtener el margen de utilidad que espera. • Cuando sobrevalúa el costo, sus precios en el mercado no van a ser competitivos, y por lo tanto no venderá los productos. Existe la necesidad para el gestor de la empresa, que se prepare y tome amplio conocimiento práctico del tema tratado en este manual, y encontrarse debidamente capacitado y preparado para asesorar, transmitir y difundir los conocimientos sobre los temas de costos y Contabilidad.

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8.1. DEFINICIÓN DE COSTOS Costo, es la suma de valores monetarios invertidos en el proceso productivo, para obtener un producto final, adquirir una mercadería o vender un servicio.

SERVICIO

PRODUCTO

MERCADERÍA

La inquietud de todo gestor de una empresa, es conocer las respuestas a las preguntas que muchas veces se hace como por ejemplo: ¿Cuánto realmente me cuesta producir mi producto? ¿A cuanto debo vender mi producto para ganar? ¿Hasta cuánto debo otorgar descuentos, sin que ello signifique perder? Las respuestas a todas estas preguntas las iremos encontrando en el desarrollo de este manual. 8.2. FINALIDAD DE LOS COSTOS Los costos tienen por finalidad proporcionar al gestor y conductor de una empresa, informaciones sobre el valor monetario asumido en la transformación, para obtener un producto final. La información de los costos se convierte en datos estadísticos, permitiendo realizar, conocer y determinar parámetros para la toma de decisiones y acciones de control, relativas a su proceso productivo.
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Este manual, pretende ser un instrumento que sirva de guía al gestor de la empresa o al Promotor Municipal. Podemos indicar entonces que la finalidad de los costos son: - Informar cuánto se pagó en materias primas, manos obra, y gastos de fabricación, para producir un producto. - Proporcionar datos reales sobre lo que pasó en el proceso productivo: • • • ¿Qué tipo de material se utilizó?, ¿Cuánto tiempo se demoró?. ¿Cuánto nos costó una materia prima?

La sumatoria de los importes invertidos por los conceptos de materia prima, mano de hora y otros gastos nos dará el costo del producto final. 8.3. IMPORTANCIA DE LOS COSTOS Todo gestor o administrador de empresas, esta obligado a conocer la importancia que tiene la determinación de sus costos dentro de su empresa, El conocimiento sobre la información de sus costos constituye una herramienta básica en la toma de decisiones con el objeto de: • Determinar los precios de sus productos • Sirve para efectuar comparaciones con los costos estimados o llamados también costos teóricos o presupuestados. Permite un mejor control el inventario de sus existencias o insumos utilizados en el proceso de su producción.

• Permite conocer las horas hombres realmente invertidas en el proceso de su fabricación. • Proporciona información sobre las horas maquinas utilizadas en el proceso de fabricación del producto.

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• Da conocer los gastos adicionales en costos fijos o directos asumidos en el proceso productivo. Teniendo conocimiento del costo, conocerá también el punto practico de equilibrio, sobre cuyo importe fijará el margen de utilidad, determinando así su valor de venta, sobre el cual podrá manejar descuentos rebajas o bonificaciones para colocar sus productos en el mercado Teniendo el gestor de empresa pleno conocimiento del costo de sus productos le permitirá:

• Obtener una producción eficiente. • Reducir al mínimo los desechos, desperdicios, y pérdida por fabricación. • Mejorar los métodos y los procedimientos de fabricación.

8.4. TIPOS DE COSTOS POR SECTOR PRODUCTIVO Los costos se determinan de acuerdo a la actividad económica que realicen cada una de las empresas, y según al sector productivo en el que se desarrolla: Costos Industriales o Productivos Costos comerciales y Costos de Servicios 8.4.1. COSTOS INDUSTRIALES O PRODUCTIVAS Llamado así, porque son aplicados en las empresas, dedicadas a la actividad productiva, donde se evalúa la transformación de las materias primas, pasando por distintos procesos hasta obtenerse un producto terminado, cuyo resultado son bienes capaces de satisfacer las necesidades del mercado.

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En este tipo de empresas hay una transformación desde la materia prima hasta el producto Final, como se puede apreciar en el siguiente dibujo: Madera en Materia Prima Proceso Producto Terminado

Los gestores o administradores de empresas, deben tener pleno conocimiento, que el valor acumulado en dinero de los tres elementos, es la base fundamental para determinar los costos de producción, como lo indicamos a continuación:

Materias Primas Y Auxiliares

+ +

El consumo de las materias primas se obtiene de la información contenida en las tarjetas de control de materiales.

Mano de Obra Consumidos

El consumo de las mano de obra se obtiene de las pastillas de salarios.

Gastos de Fabricación

Son los gastos fijos que tiene la PYME para el desarrollo de su actividad como alquiler del local, agua, luz, etc.

=
Costo de Producción Es valor total en dinero invertido para fabricar su producto.

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Sin embargo para determinar el valor de venta de su producto, deberá adicionar los gastos administrativos que tiene la empresa, a partir de este monto, podrá determinar el margen de utilidad en ese producto. 8.4.2. COSTOS COMERCIALES. Los costos comerciales son usados por las empresas, que se dedican a la comercialización, es decir a la compra y venta de productos, sin que haya existido transformación de materia. No hay proceso de transformación, ejemplo se compra y se vendes bananas. La actividad operativa que realizan estas empresas, es comprar productos, almacenarlos y ponerlos a exhibición para su venta. Este proceso se visualiza en el siguiente diagrama: Comercialización

=

Compras

Almacenaje Exhibición Publicidad

Ventas

8.4.3. COSTOS DE SERVICIOS. Los costos en estas empresas dedicadas a la prestación de servicios, están referidos a inversión efectuada, para brindar al público diferentes actividades para satisfacer necesidades complementarias. Ejemplo: - Restaurantes, dedicados a la venta de comidas. - Unidades de transportes de pasajeros. - Albañil, entre otros La determinación de un costo de servicio, en las empresas dedicadas a esta actividad, es la suma de todos los elementos para brindar el servicio al público. Generalmente solo tienen costos fijos al cual se adiciona el margen de utilidad, para determinar su valor de venta.
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Se puede apreciar el concepto en el siguiente diagrama: Almacenaje Exhibición Publicidad

Comercialización

+

=

Ventas

IX. ELEMENTOS DEL COSTO INDUSTRIAL
Los elementos que conforman el costo productivo, conocido también como costo industrial, y que los gestores de empresas, los conocen muy bien en la practica, ya que se encuentran conviviendo diariamente dentro de este proceso productivo, y son: • Materias primas • Mano de Obra • Gastos de fabricación 9.1. MATERIAS PRIMAS Y AUXILIARES Los conductores y gestores de las empresas dedicadas a la actividad productiva, tienen pleno conocimiento, de los componentes que sirven de base para la elaboración del producto al cual se dedican, saben también la cantidad exacta de su uso para fabricar un determinado producto. La materia prima es el elemento base para la producción de cualquier producto. Ejemplo: - Madera, para confección de muebles - Cuero para la fabricación de calzados, carteras etc. - Algodón para confecciones de ropa. - Arcillas para la confección de artículos cerámicas

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9.2. MATERIAS AUXILIARES Para obtener el producto final, complementariamente estos gestores de empresas industriales, utilizan otros materiales par el acabado y dar por terminado su producto final, a todo lo cual se denomina materias auxiliares. Ejemplo: - Barniz, clavos, pintura, etc. - Pasadores, broches, botones, cierre etc. - Pinturas para los acabados de los artículos de arcilla etc. 9.3. MANO DE OBRA Otro de los elementos básicos dentro de un proceso productivo, en cualquier empresa industrial, es la mano de obra del personal que participa directamente en la transformación de la materia prima y que es fácilmente identificable. El control de este elemento se hace a través de la planilla de remuneraciones. 9.4. GASTOS DE FABRICACIÓN Este es un tercer elemento, que interviene en el proceso productivo, y se define como aquellos gastos que se emplean para apoyar el proceso productivo, sin intervenir directamente en ella, como son los costos fijos que tienen la empresa. Así tenemos, por ejemplo:

Teléfono

Energía Eléctrica

Agua

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Entre otros gastos tenemos: - Alquiler del local. - Lubricantes - Combustibles - Depreciación de las maquinarias y equipos de planta - Limpieza - Etc.

X. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS
Es muy importante que el gestor de una empresa, conozca y maneje los conceptos de costos fijos, y costos variables, como factores de incidencia en la determinación de sus costos. 10.1. COSTOS FIJOS. Son aquellos costos indirectos que la Empresa asume en forma permanente, haya o no producción. Como son los pagos de alquiler de local, agua, luz, teléfono, sueldos y salarios etc. 10.2. COSTOS DIRECTOS Son aquellos costos que asume la empresa, en función directa a la cantidad en unidades o volumen de los bienes que produce. Ejemplo Materias primas y auxiliares.

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XI. REGISTRO Y CONTROL DE COSTOS
Es de necesidad fundamental que los gestores de empresas, aprendan a controlar todos los desembolsos que se originan para efectuar el proceso productivo de sus productos, los que deberán ser registrados con la finalidad de determinar los costos de producción real, en forma unitaria y total. El conocimiento de los costos de producción, le permitirá al gestor o administrador de la empresa, tomar decisiones empresariales importantes como: • Definir o asignar los valores de venta de sus productos. • Definir políticas de ventas • Definir medidas de control de calidad. 11.1. REGISTRO PERMANENTE EN UNIDADES (VINCARD) Este registro consiste tener un control físico de las materias primas y auxiliares en forma exacta en numero de unidades. En la tarjeta vincard Registra las entradas y salidas solamente en unidades; es decir sin necesidad de darles un valor en soles por unidad de material. Esta tarjeta de control, que se coloca en un lugar visible para identificar al insumo, contiene los siguientes datos: - Nombre del insumo, con el cual se identifica - Fecha, de ingreso o salida del insumo - Ingreso, se colocará el numero de unidades que ingresa - Salida, controla el numero de unidades que sale a la producción EJEMPLO REGISTRO DE INGRESO Y SALIDA • Según factura Nº 8015, de fecha 05 de agosto del 2010, compramos al proveedor maderas Pucallpa, lo siguiente:
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Cant. 50m2

Detalle Madera Caoba IGV Total

P. Unitario S/.50.00

Imp. Total S/. 2,500.00 450.00 2,950.00

• Para producción hemos utilizado el 30 de agosto del 2010, según nota de salida de almacén Nº 120, la cantidad de 30 m2 de madera caoba. Para llevar el registro de mi tarjeta de control visible, se toma información de la factura de compra, y consumo de producción registraremos éstos datos:

TARJETA DE CONTROL VISIBLE Nombre del Insumo: MADERA CAOBA Fecha 05-08-2010 30-08-2010 Ref.dcmto Fact.8015 NSA.120 Ingreso 50 M2. Salida 30M2l Saldo 50 M2. 20 M2l

Una vez registrado el ingreso nos da un stock disponible al cual deduciremos las salidas de este insumo para conocer cuánto de material nos queda. 11.2. INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO (KARDEX) Este registro y control de insumo se lleva en una tarjeta muy similar al control anterior, porque en ella también se controla ingresos y salidas de insumo en cantidades. La diferencia está que esta tarjeta se encuentra valorizada. Este registro se denomina Kardex, y también es conocida como tarjeta de inventario permanente, porque con la simple visualización del saldo final, tendremos la información del stock de insumos y su respectivo valor. Con la información del ejemplo anterior, registraremos la operación, en el siguiente formato: Tomaremos como base la información de la compra de la madera caoba, para complementar la tarjeta de kardex valorizado.
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TARJETA DE KARDEX VALORIZADO Insumo: ALGODÓN Unidad. Medida : KILOS Fecha Ref.dcmto Ingreso Und. 05-082010 30-082010 Fact.8015 NSA.120 50 m2 Salida s/. 50.00 30 Und. Saldo s/. U Und. 50 s/. 2,500

50.00 1,500 1,000

Como se ha podido apreciar con la simple visualización de la tarjeta, ya conocemos el stock de materias primas que tenemos y su respectivo valor.

Este control se puede llevar en forma manual.

O también puede llevarse a través de programas computarizados. 11.3. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES AUXILIARES. Como se ha explicado en los párrafos anteriores, las materias primas son insumos identificables e individualizados con precisión, por lo que su consumo debe ser controlado, en registros ubicados en el ALMACEN, a través tarjeta de control visible de unidades o con el Kardex valorizado.
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El control de su consumo en cada producción es importante, porque ello permitirá valorizar el proceso productivo del articulo que se esta fabricando, además de proporcionar información estadística.

XII. EL IGV NO FORMA PARTE DEL COSTO
Gran parte de la población de gestores o administradores de empresas, se confunden con el valor adicional que constituye el IGV, muchos creen que es parte de los costos y por lo tanto, lo incluyen en el valor de sus materias primas y materias auxiliares. Se tiene que dejar muy en claro que el IGV, es un valor excluyente a las operaciones de compras y ventas que realiza una empresa, debido que es un impuesto que debe ser transferido al Estado, y por lo tanto no forma parte del costo ni gasto de una Empresa, como se puede apreciar en el siguiente diagrama: Valor de Venta

+

I.G.V.

=

Precio de Venta

EL IGV LE PERTENECE AL ESTADO Al valor de este insumo no se le debe incluir el importe del IGV, porque no forma parte del costo. Cuando la empresa realiza una operación de venta, también al valor de venta adicionamos un IGV, cuyo importe no forma parte de nuestra utilidad, puesto que este fondo debemos de transferir al Estado, luego de efectuar una liquidación entre el IGV retenido por venta y el IGV pagado por las compras efectuadas.

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Ejemplo: VENDEMOS: 100mt Producto cable V.Unit 50.00 Importe 5,000.00 IGV 900.00 Total 5,900.00

COMPRAMOS: Producto carretes V.Unita 30.00 Importe 300.00 IGV 54.00 Total 354.00

Sobre la base de estas operaciones, solo tomaremos los valores de ventas para controlar nuestras compras y nuestras ventas, y por el IGV efectuaremos en forma mensual una liquidación para pagar al Estado este impuesto. Así tenemos la liquidación siguiente sobre la base de los datos del ejemplo anterior:

EL IGV de la Venta Cobrada S/. 900.00

-

EL IGV de la Compra Cobrada S/. 54.00

=

EL IGV por Pagar al Estado S/.846.00

Como se puede apreciar, el IGV liquidado para ser pagado al Estado, es la diferencia entre el IGV, retenido o cobrado a nuestros clientes al momento de la venta de nuestro producto, y el IGV pagado a nuestros proveedores por la compra de insumos para elaborar nuestro producto.

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XIII. MINIMIZAR LOS COSTOS
Una de las preocupaciones más grandes y permanentes que tienen los gestores y administradores de las empresas es buscar siempre la forma de reducir sus costos, para poner sus productos en el mercado a un menor precio de venta, accesible a mayor población. Para lograr el objetivo de reducir sus costos al máximo, el gestor o administrador de la empresa, deberá lograr una mayor eficiencia en el proceso de producción, de comercialización o en la prestación de un servicio, es decir que: 1. En los tres sectores productivos, se debe tener un mejor y control adecuado de los elementos que conforman sus costos. 2. Reducir los costos fijos, con un racional uso. 3. Buena calidad del producto que produce. Factores importantes, que influyen en la reducción de sus costos, que les permitirá mayores posibilidades de ventas al ofrecer precios competitivos en el mercado, así hacer que su empresa se desarrolle en el mercado.

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PERIODO:

RUC:

APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL:

REFERENCIA DE LA OPERACIÓN

CUENTA CONTABLE ASOCIADA A LA OPERACIÓN MOVIMIENTO

NÚMERO CORRELATIVO DEL ASIENTO O CÓDIGO ÚNICO DE LA OPERACIÓN CÓDIGO DEL LIBRO O REGISTRO (TABLA 8) NÚMERO CORRELATIVO CÓDIGO DENOMINACIÓN NÚMERO DEL DOCUMENTO SUSTENTATORIO DEBE

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

FECHA DE LA OPERACIÓN

GLOSA O DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN

ANEXO 1: LIBRO DIARIO

CARABAYLLO... CIUDAD CON INCLUSIÓN SOCIAL
TOTALES

HABER

49

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

ANEXO 2: LIBRO MAYOR

PERIODO: RUC: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: CÓDIGO Y/O DENOMINACIÓN DE LA CUENTA CONTABLE (1)

SALDOS Y MOVIMIENTOS NÚMERO CORRELATIVO DEL LIBRO DIARIO (2)

FECHA DE LA OPERACIÓN

GLOSA O DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN

DEUDOR

ACREEDOR

TOTALES

(1) El contribuyente elegira si lo lleva como titulo o columna (2) Para los casos de contabilidad manual, cuando el número correlativo no permita relacionar el origen de la operación y/o documento de origen

50

CARABAYLLO.... Ciudad con Inclusión Social

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

ANEXO 3: INVENTARIO Y BALANCES

EJERCICIO: RUC: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL:

CUENTA

REFERENCIA DE LA CUENTA

SALDO CONTABLE FINAL

CÓDIGO DENOMINACIÓN

ENTIDAD FINANCIERA TABLA (3)

NÚMERO DE LA CUENTA

TIPO DE MONEDA (TABLA 4)

DEUDOR

ACREEDOR

TOTALES

CARABAYLLO... CIUDAD CON INCLUSIÓN SOCIAL

51

PERIODO:

52
INFORMACIÓN DEL CLIENTE IMPORTE TOTAL DE LA OPERACIÓN EXONERADA O INAFECTA REFERENCIA DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO ORIGINAL QUE SE MODIFICA ISC TIPO DE CAMBIO BASE VALOR IMPOFACTU- NIBLE RADO DE LA DE LA OPEEXRAPORTA- CIÓN EXOCIÓN GRAVA- NERA- INAFECTA DA DA TIPO FECHA (TABLA 10) OTROS TRIBUTOS Y IMCARPORTE GOS TOTAL QUE DEL IGV Y/O NO COMIPM FORPROMAN BANTE PARTE DE DE LA PAGO BASE IMPONIBLE SERIE

RUC:

APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL:

COMPROBANTE DE PAGO

CARABAYLLO.... Ciudad con Inclusión Social
Nº DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO
TOTALES

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

FECHA NÚMERO DE EMICORRESIÓN LATIVO DEL FECHA COMDE DEL Nº DOCUMENTO ASIENPRO- VENCIAPELLISERIE DE IDENTIDAD TO O BANTE MIENDOS Y O Nº DE CÓDIGO DE TO Y/O SERIE NOMTIPO ÚNICO DE PAGO PAGO BRES, DE LA NÚME(TABLA O LA OPERO DENOMIMA10) RACIÓN DOCUNACIÓN QUINA MENTO TIPO O RAZÓN REGISNÚME(TABLA SOCIAL TRARO 2) DORA

ANEXO 4: INVENTARIO Y BALANCES

PERIODO: RUC: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL:

REFERENCIA DE LA OPERACIÓN

INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR

ADQUISICIONES GRAVADAS ADQUISICIODESTINADAS A NES GRAVADAS OPERACIONES DESTINADAS A GRAVADAS Y/O OPERACIONES DE EXPORTACIÓN GRAVADAS Y/O Y A OPERACIODE EXPORTACIÓN NES NO GRAVADAS

FECHA NÚMERO DE EMI- FECHA CORRELA- SIÓN DE DE TIVO DEL COMVENCIASIENTO MIENTO PROO CÓDIGO BANTE O FEÚNICO DE DE CHA DE LA OPERA- PAGO O PAGO CIÓN DOCU(1) MENTO DOCUMENTO DE IDENTIDAD TIPO (TABLA 2) NÚMERO APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL BASE IMPONIBLE IGV BASE IMPONIBLE

ANEXO 5: REGISTRO DE COMPRA

TIPO (TABLA 10)

Nº DEL COMPROBANTE DE PAGO, DOCUMENTO, Nº DE ORDEN DEL FORMULARIO FÍSICO O VIRTUAL, Nº DE DUA, DSI O LIQUIDACIÓN DE COBRANZA U SERIE OTROS DOCUMENCÓDIGO TOS EMITIDOS AÑO DE DE LA POR LA SUNAT DEPEN- LA EMIPARA ACREDIDENCIA SIÓN DE TAR EL CRÉDITO LA DUA ADUAFISCAL EN LA O DSI NERA IMPORTACIÓN (TABLA 11) IGV

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

CARABAYLLO... CIUDAD CON INCLUSIÓN SOCIAL
TOTALES

(1) Señalar la fecha correspondiente, de acuerdo a lo establecido en el literal b) del inciso II del numeral 1 del Articulo 10 del Reglamento de la Ley del IGV.

(2) Sólo para los casos de utilización de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior.

53

(3) Sólo para los casos de detracciones. Es optativo el llenado cuando exista un sistema de enlace que mantenga dicha información y se pueda identificar los comprobantes de pago respecto de los cuales se efectuó el depósito.

54
CONSTANCIA DE DEPÓSITO DE DETRACCIÓN (3) REFERENCIA DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO ORIGINAL QUE SE MODIFICA OTROS TRIBUTOS O CARGOS IMPORTE TOTAL TIPO DE CAMBIO NUMERO FECHA DE EMISIÓN FECHA Nº DEL COMPROBANTE DE PAGO EMITIDO POR SUJETO NO DOMICILIADO (2)

ADQUISICIONES GRAVADAS DESTINADAS A OPERACIONES NO GRAVADAS

VALOR DE LAS ADQUISICIONES NO GRAVADAS

ISC

CARABAYLLO.... Ciudad con Inclusión Social
TIPO (TABLA 10) SERIE Nº DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

BASE IMPONIBLE

IGV

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

ANEXO 6: CAJA Y BANCO DETALLE

PERIODO: RUC: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL:

CUENTA CONTABLE ASOCIADA NÚMERO CORRELATIVO DEL REGISTRO O CÓDIGO ÚNICO DE LA OPERACIÓN REFERENCIA DE LA CUENTA ENTIDAD FINANCIERA TABLA (3) NÚMERO DE LA CUENTA

SALDOS Y MOVIMIENTOS

FECHA DE LA OPERACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN CÓDIGO DENOMINACIÓN DEUDOR ACREEDOR

TOTALES

55

CARABAYLLO.... Ciudad con Inclusión Social

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

CARABAYLLO... CIUDAD CON INCLUSIÓN SOCIAL

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