Teora general sobre lo siguiente:

Que es fondo fijo de caja chica centrifugado

Consignacin bancaria

Fondo fijo de caja chica centrifugado
Monto de recursos financieros constituido con fuentes de financiamiento distintas a
Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza nicamente cuando
en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que
demanden su cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no
pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra
modalidad.
Caja chica: Cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se asigna a
un empleado, en caja o en depsitos, disponible para desembolsos menores, que
generalmente se llevabajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se
realizan con este fondo son tan pequeos que no es conveniente pagarlos con
cheques.
Caja Chica: como se vera mas adelante una medida sana de control interno
consiste en que todo pago se har por medio de cheques y nunca con el efectivo
que se encuentra en caja.

Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y
de tan poco monto cada una de ellas, que hara poco prctico y en algunos casos
imposibles, pagarlas con cheques. Refirindonos al desembolso por concepto, por
ejemplo, de compra de peridicos, caf, taxi, gasolina para vehculos, etc.


Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea con el objeto de cancelar pagos
menores estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del
tamao de la empresa y el numero de operaciones que esta realice se establece
el monto con el cual se crea la caja chica y el limite en base al cual se van realizar
los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el balance general
dentro del activo circulante disponible, el monto de la caja chica solo sufrir una
variacin cuando este sea aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.

Su definicin contable se refiere a una cuenta que expresa en trminos monetarios
y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas,
vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones
normales de Caja Chica.

Centrifuga de fondos: Consiste en apropiarse de una cobranza no reportndola.
Posteriormente al efectuar otra cobranza por un monto igual o superior al anterior,
reporta laprimera cobranza sustrada apropindose de la diferencia y as
sucesivamente.

Importancia de la Caja Chica

Tal y como se indic anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se
utiliza par realizar pagos por sumas pequeas y que adems se cataloguen como
urgentes.
De esta manera se puede apreciar que la implementacin de una caja chica en
una organizacin es vital para que sta pueda satisfacer los gastos que por su
naturaleza y premura se justifica el desembolso inmediato del dinero; y que por
circunstancias especiales no pueda ser cancelado mediante cheque.



Conceptualizacin Contable de la Caja Chica
Su definicin contable se refiere a una cuenta que expresa en trminos monetarios
y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas,
vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones
normales de Caja Chica.
Propsito
Solventar las necesidades urgentes de artculos y materiales en una forma gil y
oportuna, cuyo origen requiere del pago inmediato.
Procedimientos
A continuacin se presentan una serie de procedimientos que en conjunto
permiten la utilizacin adecuada de los fondos de caja chica.
Constitucin de la Caja Chica
Est constituido por una suma de dinero asignada a las unidades de trabajo que
as lo requieran, con el objeto de satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza
justifica el desembolso inmediato y que por circunstancias especiales no puede
cancelarse mediante cheques.

Procedimientos contables para la Caja Chica

1. Creacin de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por
el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta
banco, ya que debe hacerse a travs de un cheque emitido por el dueo o el
administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable
de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

2. Realizacin de Pagos.

Despus que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o
recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar
pendiente cuando llegue al mnimo de efectivo establecido, para solicitar una
reposicin o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los
comprobantes junto con la relacin anexa

3. Reembolso o reposicin de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relacin de gastos junto con los comprobantes,
y el administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe
hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la Caja Chica para
realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a
travs de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar
todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto
con la relacin hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.





Deberes y Responsabilidades

En este apartado se incorporan los deberes y responsabilidades que asumen los
encargados de los fondos de caja chica


Seguridad: Con el propsito de obtener mejores resultados en el control interno y
a fin de fortalecer los mecanismos de seguridad, la custodia y operacin del fondo
de caja chica a continuacin se presentan algunos requerimientos y disposiciones
que se recomiendan para el rea de Caja Chica:
El fondo debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona y
preferiblemente por periodos determinados.
El encargado de los fondos de caja chica debe estar ubicado en un lugar seguro.
Utilizacin de una caja fuerte.
Caja de metal para resguardar el dinero.
Cubculo o escritorio con llavn seguro.
Manejo de Efectivo: Se debe separar adecuadamente las funciones de tal forma
que una sola persona no sea la que solicite, autorice y cancele alguna transaccin
Custodia Valores:
Seguidamente se presentan una serie de recomendaciones referentes a la
custodia de valores:
La funcin de custodia de los documentos por cobrar debe estar separada de
las de caja (recepcin y devolucin y de registros) registro auxiliar o generales.
Los valores adquiridos se guardarn en bvedas que al efecto tiene la
Institucin. El acceso a dichas instalaciones requerir de la presencia de por lo
menos dos personas o funcionarios autorizados.
No se podrn custodiar dineros ajenos a la Institucin.
Prohibiciones:
Mezclar o custodiar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y
otros que no tengan relacin el fondo de caja chica.
Compensacin de saldos entre egresos e ingresos.
Los Empleados o ajenos a la misma, realicen cambios monetarios, cambios de
cheques u operaciones distintas a las que se destinan los fondos. No se
cambiarn cheques personales o emitidos por Empleados o Gerentes, con los
fondos de las cajas de la Institucin


Faltantes de Dinero

En el caso de que ocurriese un faltante de la caja chica el encargado de la
custodia del fondo debe proceder a:
Reintegrar en el acto, la cantidad de dinero correspondiente.
Indicar el hecho en la hoja de arqueo diario, mismo que debe ser firmado por la
Jefatura Superior, previa comprobacin de lo sucedido.

La cuenta caja chica NO SE MOVILIZA sino al momento de ser creado el fondo
fijo, o cuando se decida aumentar o cuando se decida aumentar (o disminuir) su
cuanta o al momento de decidirse su eliminacin.

Se creara con un cargo a la cuenta de Caja Chica y con un abono al Banco X y
nunca ms se movilizara dicha cuenta con las excepciones indicadas


En todo caso, los directivos de la empresa, despus de estimar las erogaciones
que se harn por medio de esta caja durante un perodo determinado establecern
el monto del fondo fijo con el que operar dicha caja, as como la cantidad mxima
que se podr erogar en cada caso.



Control interno: para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su
funcin con idoneidad, es necesario que se establezca el acuerdo de control
interno. Para ello es indispensable poner en prctica las siguientes normas:

1) se fijara el monto del fondo fijo con el que operara la caja chica.
2) Ser nombrada la persona que se responsabilizar del manejo idneo de ese
fondo. Este funcionario no deber tener acceso a los registros de contabilidad.
3) El cheque e emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se hagan
para reponerlo o aumentarlo, deber ser hecho a nombre del custodio de dicho
fondo.
4) Se establecer la cantidad mxima que podr ser pagada por esa caja.
5) Todo pago se haga con caja chica deber ser respaldado por su respectivo
comprobante, representado por recibos prenumerados donde dar los detalles del
desembolso tales como: cantidad, autorizacin y firma.
6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes respaldados debern
ser inutilizados mediante un sello que diga CANCELADO.
7) No debe ser permitido los vales ni el cambio de cheques por efectivo.
8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando
haya alcanzado un mnimo establecido.
9) Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto
de constatar la existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifican
su ausencia.

Caja General: Es esta la cuenta a travs de la cual se controla la mayora del
efectivo que entra o sale permanece dentro de las instalaciones de la empresa
O el rubro efectivo.

A continuacin se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en
cuenta al elaborar y poner en marcha el sistema de control interno:

Separacin de funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente definidas
y evitar que intervenga en operaciones de autorizacin y registro contable.

Depsitos diarios: o debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya
ingresado en caja excepto los que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de
caja deben ser depositados intactos e el banco en forma diaria.

Endoso de cheques recibidos: a todo el cheque recibido de terceros se les debe
estampar inmediatamente el reverso un sello que diga Solo Para Depositar En La
cuenta Corriente Nmero de esta forma se evita la posibilidad de que el cheque
sea cobrado indebidamente.

Ingresos por Cobranzas el ingreso por cobranza comienza desde el momento que
se entrega a los cobradores los documentos para que sean cobrados. El cajero
por su parte al finalizar el dia procede a elaborar la lanilla de deposito bancario el
cual se har, a mas tardar, el da siguiente. Una vez hecho el depsito el cajero
enva a contabilidad la copia del depsito junto con el triplicado del informe de
cobranza, donde ser cotejada con la copia del informe recibida del departamento
de cobranza y procede a realizar los registros pertinentes.

Control Interno El xito de la buena administracin del efectivo descansa en las
fortalezas que contenga el control

Prcticamente todas las transacciones que realiza una empresa afectan o
afectaran en el futuro el rubro efectivo.

A continuacin remencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta
a elaborar y poner en marcha el sistema de control interno:

Separacin de funciones las funciones del cajero

Arqueos de caja: las medidas que se adopten para que el control interno sea
efectivo, debe ser reforzadas con arqueos de caja. Consiste en hacer un conteo
fsico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se encuentre en
poder del cajero as como cualesquiera documentos que respalden
justificadamente la ausencia de l, tales como facturas de gastos, vales, etc.
Especialmente en los casos de caja chica.

Para que los arqueos sean positivos deben ser sorpresivos y Ens. Ejecucin, es
recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:

1) Valores que estn sujetos a arqueo: deber ser contado absolutamente todo lo
que se encuentre en poder del cajero en el momento de hacer el arqueo.
2) Arqueos del fondo de caja chica: tratndose de un fondo fijo, deber contarse,
adems el efectivo cualquier documento que respalde la utilizacin del efectivo
faltante.
3) Simultaneidad en los arqueos: cuando existan varias cajas, los aqueos debern
ser hechos de manera simultnea en la misma fecha y hora.
4) Presencia del custodio en el arqueo: es indispensable que mientras dure el
conteo el cajero este presente, y que por ninguna circunstancia se ausente.
5) Evidencia del arqueo realizado: el funcionario que haga el arqueo, debe dejar
evidencia de que fue efectuado, y debe ser firmada por el custodio.

DIFERENCIAS ENCONTRADAS EN LOS ARQUEOS.

Una vez hecho el conteo, el siguiente paso ser comprara el total obtenido en el
arqueo con el con el saldo que tenga la cuenta caja para el mayor en ese
momento. De no haber ocurrido ningn tipo de anormalidad debe cuadrar.

Sin embrago, puede suceder que no cuadren y en tal caso, aparecera lo que en
contabilidad se denomina diferencias de caja.

El tratamiento de estas diferencias en caja reciben en contabilidad dependen del
tipo d error que ocasiona tal diferencia. Bsicamente lo errores pueden ser
voluntarios e involuntarios. Pueden ser errores cometidos por el cajero o por
contabilidad.

FRAUDES CON EL EFECTIVO EN CAJA.

El efectivo es uno de los bienes que mas estimula para comete irregularidades.
Por ello el sistema de control interno debe ser particularmente slido en sta rea,
pues siempre habr la posibilidad de que alguien este maquinando e ideando
formas de apropiarse indebidamente de l. Algunos de los casos ms comunes
son los siguientes:


1) Sustraccin de fondos de caja chica: la caracterstica del fondo fijo que tiene
esta caja, desestmulo en parte la apropiacin indebida de ste fondo. Sin
embargo en algunos casos se presentan sustracciones a travs de comprobantes
falsos.
2) Centrifuga de fondos: Consiste en apropiarse de una cobranza no reportndola.
Posteriormente al efectuar otra cobranza por un monto igual o superior al anterior,
reporta la primera cobranza sustrada apropindose de la diferencia y as
sucesivamente.
3) Cobranzas hechas con cargos a cuentas diferentes de caja: si existe una
adecuada divisin de funciones, se requiere de dos o mas personas que estn de
acuerdo para que este desfalco pueda llevarse a cabo. Consiste en realizar una
cobranza a un cliente apropindose indebidamente del dinero, y en vez de cargar
la cuenta a caja debita a otras cuentas diferentes tales como provisin de cuentas
incobrables, devoluciones y descuentos, en cuyo caso se estara efectuando a una
cuenta por cobrar.
4) Bonificaciones y descuentos ficticios: en este caso, el desfalco consistira en
reportar una venta como si se hubiese efectuado un descuento y solo una parte
como ingreso de efectivo.
5) Apertura de cuentas a clientes no existentes: sta modalidad consiste en que
cuando se efecta una venta se carga a un cliente imaginario.


La Conciliacin Bancaria

Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de
nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a
hacer las correciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se
realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los
Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualesquiera de las siguientes
razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr por
haber cerrado.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones,impuestos, etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto
Errores u omisiones por parte de los Bancos

Otro Concepto Consiste en hacer una confrontacin del estado de cuenta enviado
mensualmente por el banco con la cuentaBanco que se encuentra registrada en
el libro mayor de la empresa, de tal manera, que sea posible comparar si todas las
operaciones que aparec en el estado de cuenta del banco estan registradas en los
libros de la empresa, de esta forma descubriremos las diferencias y semejanzas
que hay entre los dos, para determinar el saldo exacto que debe tener dicha
cuenta. Generalmente en las empresas se tienen esquemas hechos para realizar
las conciliaciones bancaria. De tal manera de facilitar su elaboracin la cual se
puede hacer por cualquiera de los diferentes metodos que existen.
Procedimientos contables para la Caja Chica

1. Creacin de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por
el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta
banco, ya que debe hacerse a travs de un cheque emitido por el dueo o el
administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable
de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

2. Realizacin de Pagos.

Despus que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o
recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar
pendiente cuando llegue al mnimo de efectivo establecido, para solicitar una
reposicin o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los
comprobantes junto con la relacin anexa

3. Reembolso o reposicin de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relacin de gastos junto con los comprobantes,
y el administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe
hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la Caja Chica para
realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a
travs de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar
todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto
con la relacin hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.






Pasos para realizar la Conciliacin Bancaria

Para realizar la Conciliacin Bancaria se deben cumplir con los siguientes pasos:

1.Recibimos el estado de cuenta del Banco

2.Lo Comparamos con la cuenta del libro Mayor Banco

3.Cotejamos el taln de la chequera con el estado de cuenta enviado por el banco
para verificar que todos los cheques emitidos fueron cobrados y los que no
aparecen sern los cheques en transito, es decir los que aun no han sido
cancelados por el banco.

4.Verificamos silos depsitos que aparecen en el estado de cuenta del banco se
corresponden con las plantillas de depsito que tenemos archivadas en su
respectiva carpeta. En caso de no aparecer registrado algn deposito en el estado
de cuenta enviado por el banco, seguramente ser un deposito en transito el cual
fue realizado por la empresa en fecha de cierre de mes y el banco no alcanzo a
registrar.

5.Revisamos si en el estado de cuenta del banco existe notas de debito y/o de
crdito buscamos en la carpeta del archivo, vemos si estas fueron recibidas y
chequeamos si fueron registradas en el libro Mayor de la empresa.

6. Corregimos los posibles errores que puedan existir, tanto en el estado de
cuenta enviado por el banco como en la cuenta del libro mayor.

7.Elaboramos la conciliacin Bancaria por cualquiera de los mtodos sealados, y
verificamos a travs de esta cual es el saldo correcto o exacto que debe haber en
los libros de la empresa y en el estado de cuenta del banco.

8.Realizamos los asientos de ajuste necesarios, tomando la informacin de los
libros de la empresa, para de esta manera, corregir los errores y registrar las
operaciones realizadas por el banco y notificarlas a traves de las notas de debito
y/o credito.




RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas
habientes para que lo diligencien al consignar. el original queda en el banco, y una
copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la mquina registradora, sirve
de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
HAY DOS TIPOS DE FORMULARIOS: uno para consignar en efectivo y cheques
de banco locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA