ADMINISTRACIN DE

PROYECTOS
ING. JUAN MARCELO IBUJS VILLACS . MBA
INGENIERIA MECANICA
QUITO
Contenido tomado de la Gua de los Fundamentos para la
Direccin de Proyectos
(Gua del PMBOK)Quinta edicin
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS
2 Juan M. Ibujs Villacs
1. Introduccin
El PMBOK es una norma reconocida en la profesin de la
direccin de proyectos.
Por norma se hace referencia a un documento formal que
describe normas, mtodos, procesos y prcticas establecidos.
Es un subconjunto de fundamentos de la direccin de proyectos
generalmente reconocido como buenas prcticas.
Proporciona y promueve un vocabulario comn en el mbito de
la profesin de la direccin de proyectos, para analizar, escribir
y aplicar conceptos de la direccin de proyectos.
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1.1 Propsito de la Gua del PMBOK
La aplicacin de conocimientos, procesos, habilidades,
herramientas y tcnicas adecuados expresadas en el
PMBOK puede tener un impacto considerable en el
xito de un proyecto.
El Project Management Institute (PMI) considera al
PMBOK como una referencia fundamental en el
mbito de la direccin de proyectos para sus
certificaciones y programas de desarrollo profesional.
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1.2 Qu es un proyecto?
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado nico
El final se alcanza cuando se logran los objetivos del
proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus
objetivos no se cumplirn o no pueden ser cumplidos,
o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al
proyecto.
Todo proyecto crea un producto, servicio o resultado
nico.
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Un proyecto puede generar:
1. Un producto que puede ser un componente de otro
elemento o un elemento final en s mismo,
2. La capacidad de realizar un servicio (por ej., una funcin
comercial que brinda apoyo a la produccin o distribucin).
3. Un resultado tal como un producto o un documento (por ej.,
una consultora para determinar si existe una tendencia o si
un nuevo proceso beneficiar a la sociedad).
Qu genera un proyecto?
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Entre los ejemplos de proyectos, se incluye:
1. Desarrollar un nuevo producto o servicio,
2. Implementar un cambio en la estructura, el personal o el
estilo de una organizacin,
3. Desarrollar o adquirir un sistema de informacin nuevo o
modificado,
4. Construir un edificio o una infraestructura, o
5. Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio.
Ejemplos de proyecto
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1.3 Qu es la direccin de proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del mismo.
La DP se logra mediante la aplicacin e integracin
adecuadas de los 47 procesos de la direccin de proyectos,
agrupados lgicamente, que conforman los 5 grupos de
procesos: .
1. Iniciacin (2)
2. Planificacin (24)
3. Ejecucin (8)
4. Seguimiento y Control (11), y
5. Cierre (2).
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Identificar requisitos,
Abordar las diversas necesidades, inquietudes y
expectativas de los interesados segn se planifica y
efecta el proyecto.
Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto
que se relacionan, entre otros aspectos, con:
Alcance,
Calidad,
Cronograma,
Presupuesto,
Recursos
Riesgo
Qu implica dirigir un proyecto?
9 Juan M. Ibujs Villacs
La relacin entre estos factores es tal que si alguno de
ellos cambia, es probable que al menos otro se vea
afectado.
Dada la posibilidad de sufrir cambios, el plan para la
direccin del proyecto es iterativo y su elaboracin es
gradual a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
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Qu implica dirigir un proyecto? (2)
1.4 Relaciones entre la direccin de proyectos, la direccin
de programas y la gestin del portafolio
Las estrategias y prioridades de una organizacin se
vinculan, y se establecen relaciones entre portafolios y
programas, y entre programas y proyectos individuales.
Portafolios
Programas
Proyectos
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Los proyectos, programas y portafolios tienen
diferentes enfoques.
El grafico presenta una comparacin entre las
perspectivas de los proyectos, programas y portafolios
segn diferentes aspectos, entre ellos, el cambio, el
liderazgo y la gestin.
Relaciones entre la direccin de proyectos, la direccin
de programas y la gestin del portafolio
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1.4.1 Gestin del portafolio
El trmino portafolio se refiere a un conjunto de
proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan
para facilitar la direccin eficaz de ese trabajo para
cumplir con los objetivos estratgicos del negocio.
Los proyectos o programas del portafolio no son
necesariamente interdependientes ni estn
directamente relacionados.
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La gestin de un portafolio es la gestin centralizada
de uno o ms portafolios, que incluye identificar,
establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar
proyectos, programas y otros trabajos relacionados
para alcanzar los objetivos especficos y estratgicos
del negocio.
1.4.1 Gestin del portafolio (2)
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1.4.2 Direccin de programas
Un programa se define como un grupo de proyectos
relacionados administrados de forma coordinada para
obtener beneficios y control, que no se obtendran si se
gestionaran en forma individual.
Los programas pueden incluir elementos de trabajo
relacionados que estn fuera del alcance de los
proyectos especficos del programa.
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La direccin de programas se centra en las
interdependencias entre los proyectos y ayuda a determinar
el enfoque ptimo para gestionarlas.
Entre las acciones relacionadas con estas interdependencias,
se puede incluir:
1. Resolver restricciones de los recursos y/o conflictos que
afectan a mltiples proyectos dentro del sistema.
2. Ajustar la direccin estratgica/de la organizacin que afecta
las metas y los objetivos de los proyectos y del programa.
3. Resolver problemas y cambiar la gestin dentro de una
estructura de gobernabilidad compartida.
1.4.2 Direccin de programas (2)
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1.4.3 Proyectos y planificacin estratgica
A menudo, los proyectos se utilizan como el medio
para cumplir con el plan estratgico de una
organizacin.
Por lo general, los proyectos se autorizan como
resultado de:
1. Demanda del mercado.
2. Oportunidad estratgica/necesidad comercial.
3. Solicitud de un cliente.
4. Adelantos tecnolgicos, y
5. Requisitos legales.
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1.4.4 Oficina de direccin de proyectos PMO
Es entidad dentro de una organizacin que tiene varias
responsabilidades asignadas con relacin a la direccin
centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se
encuentran bajo su jurisdiccin.
Su funcin es apoyar a los directores del proyecto en:
1. Gestionar recursos compartidos por todos los
proyectos.
2. Identificar y desarrollar una metodologa, mejores
prcticas y normas para la direccin de proyectos;
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3. Instruir, orientar, capacitar y supervisar;
4. Vigilar el cumplimiento de las polticas de normas,
procedimientos y plantillas de la direccin de
proyectos mediante auditoras del proyecto;
5. Desarrollar y gestionar polticas, procedimientos,
plantillas y otra documentacin compartida del
proyecto (activos de los procesos de la organizacin).
6. Coordinar la comunicacin entre proyectos.
1.4.4. Oficina de direccin de proyectos (2)
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El director del proyecto se concentra en los objetivos especficos
del proyecto, mientras que la PMOgestiona cambios importantes
relativos al alcance del programa que pueden considerarse
oportunidades potenciales de alcanzar mejor los objetivos de
negocio.
El director del proyecto controla los recursos asignados al
proyecto a fin de cumplir mejor con los objetivos; por su parte, la
oficina de direccin de proyectos optimiza el uso de los recursos de
la organizacin que son compartidos entre todos los proyectos.
El director del proyecto gestiona las restricciones (alcance,
cronograma, costo y calidad, entre otras) de los proyectos
individuales , mientras que la PMOgestiona las metodologas,
normas, oportunidad/riesgo global e interdependencias entre
proyectos a nivel empresarial.
Diferencias de roles del director y oficina de direccin de
proyectos
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1.5 Direccin de proyectos y gestin de las operaciones
Las operaciones son una funcin de la organizacin que
se efecta permanentemente, con actividades que
generan un mismo producto o proveen un servicio.
(Operaciones de diseo, fabricacin, contabilidad.etc).
Los proyectos son esfuerzos temporales.
Las organizaciones cambian a veces sus operaciones,
productos o sistemas mediante la creacin de iniciativas de
negocio estratgicas. Los proyectos requieren la direccin
de proyectos, mientras que las operaciones necesitan la
gestin de procesos de negocio o la gestin de
operaciones.
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Los proyectos pueden entrecruzarse con operaciones
en varios puntos durante el ciclo de vida del producto,
por ejemplo:
1. Al cierre de cada fase;
2. Cuando se desarrolla un producto nuevo, se mejora un
producto existente;
3. En la mejora de operaciones o del proceso de
desarrollo del producto.
4. Hasta la desinversin de las operaciones al final del
ciclo de vida del producto.
1.5 Direccin de proyectos y gestin de las operaciones (2)
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1.6. Rol del director del proyecto
Misin: Alcanzar los objetivos del proyecto.
El rol del director del proyecto es diferente del de un
gerente funcional o del de un gerente de operaciones.
Varias de las herramientas y tcnicas para dirigir proyectos
son especficas a la direccin de proyectos.
Sin embargo , comprender y aplicar los conocimientos,
herramientas y tcnicas que se reconocen como buenas
prcticas no es suficiente para gestionar los proyectos de un
modo eficaz
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Adems de las habilidades especficas a un rea y de las competencias
generales en materia de gestin requeridas para el proyecto, el director
del proyecto debe contar con las siguientes caractersticas:
1. Conocimiento.
Se refiere a lo que el director del proyecto sabe sobre la direccin de
proyectos.
2. Desempeo.
Se refiere a lo que el director del proyecto puede hacer o lograr si aplica
los conocimientos en direccin de proyectos.
3. Personal.
Se refiere a la manera en que el director del proyecto se comporta
cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas.
La capacidad personal abarca actitudes, caractersticas bsicas de la
personalidad y liderazgo (la capacidad de guiar al equipo de un proyecto
mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las
restricciones del mismo).
Caractersticas del director del proyecto
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1.7 Fundamentos para la direccin de proyectos
La Gua del PMBOK es la norma para dirigir la mayora de
los proyectos, la mayor parte del tiempo, en diversos tipos de
industrias.
Esta norma describe los procesos, herramientas y tcnicas
de la direccin de proyectos utilizados para dirigir un
proyecto con miras a un resultado exitoso.
Las normas de direccin de proyectos no abordan todos los
detalles de todos los temas.
Esta norma se limita a proyectos individuales y a los procesos
de direccin de proyectos generalmente reconocidos como
buenas prcticas.
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1.8 Factores ambientales de la empresa
Son los elementos tangibles e intangibles, tanto
internos como externos que rodean el xito de un
proyecto o influyen en l.
Entre los factores ambientales de la empresa, se
incluyen:
1. Procesos, estructura y cultura de la organizacin;
2. Normas de la industria o gubernamentales.
3. Infraestructura.
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4. Recursos humanos existentes.
5. Administracin de personal.
6. Sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa;
7. Condiciones del mercado.
8. Tolerancia al riesgo por parte de los interesados.
9. Clima poltico.
10. Canales de comunicacin establecidos en la
organizacin;.
11. Bases de datos comerciales, y
12. Sistemas de informacin para la direccin de
proyectos.
1.8 Factores ambientales de la empresa
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