SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

PROCEDIMIENTO COMUNICACIN, PARTICIPACION Y

CONSULTA




CDIGO: IG-P-08


















CDIGO: IG-P-08
PROCEDIMIENTO

FECHA: 8/03/2013
VERSIN: 00
COMUNICACIN,
PARTICIPACION Y CONSULTA
PGINA 2 DE 6



1. OBJETIVO

Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta
comunicacin interna de la organizacin, as como regular y asegurar la
comunicacin externa entre nuestros Clientes, Contratista, Comunidad,
Proveedores, Autoridad y Otros.

2. RESPONSABLES

Coordinador SGI: Es responsable por el contenido de ste procedimiento y por
asegurar su aplicacin, mantenimiento y mejora.

Lderes De Proceso: Son responsables de hacer la aplicacin correcta de
comunicacin interna y externa de cada uno de los procesos correspondientes al
mejoramiento continuo del sistema de gestin integral.

Trabajadores: Todo el personal es responsable de su correcta aplicacin y de la
administracin de la comunicacin generada en el desarrollo de sus actividades
particulares.

3. RECURSOS

Tecnologa informtica y comunicaciones, papelera, humano, financiero.

4. VOCABULARIO

Comunicacin Interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como
receptor pertenezcan a los departamentos, reas o servicios de la empresa.

Comunicacin Externa: Por exclusin, aquella que no sea interna. Estas
comunicaciones incluyen las quejas, reclamaciones, denuncias, etc., con carcter
organizacional.

Parte Interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones de la
empresa, tanto externo como interno a la organizacin y que tienen un inters en el
desempeo o xito de sta.






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5. ACTIVIDADES

N ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Identificar La Informacin: La informacin puede
surgir de las siguientes fuentes:

1. Por parte de la Gerencia.
2. Lderes de procesos.

La informacin a comunicar se identificara mediante
la matriz de comunicacin.
Gerencia, Lideres de
Proceso, Cualquier integrante
de la organizacin.
2
Determinar La Modalidad De Comunicacin: Se
identificara como, cuando, donde, porque, se
divulgara la informacin y quien sea responsable de
dar respuesta oportunamente o que se d a
conocer los principales acontecimientos que afecten
directamente a la empresa, as como las
actividades externas en las que se pueda participar.

Se puede divulgar por cualquier modalidad de
comunicacin:

Cartelera
Visita directa
Correo Interno
Telfono
Comits
Blog
Gerencia, Lideres de
Proceso, Cualquier integrante
de la organizacin.
3
Reforzar Informacin Con Soportes De Medios
Internos: Una vez se divulga el mensaje por
cualquiera de los canales, de requerirse, se
refuerza el tema con nuevos mensajes o visitas a
cada uno de los receptores.
Gerencia, Lideres de
Proceso, Cualquier integrante
de la organizacin.
4
Archi var Informacin: Si se requiere y segn
matriz de comunicacin se archivara la
documentacin pertinente.
Representante de la
direccin, Lideres de
Proceso.
5
Recepcin, Documentacin Y Respuesta: Todas
las comunicaciones o consultas, referentes al tema
del Sistema de Gestin integral, procedentes de las
Gerencia, Lideres de
Procesos.
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partes interesadas externas se remiten a la
Gerencia, y es ella quien lo direcciona al
encargado, para registrar aquellas que considere
relevantes, segn matriz de comunicacin,
adems responde a las solicitudes de informacin o
comunicaciones de las partes externas interesadas,
siempre que sean relevantes:

Denuncias
Quejas o reclamaciones.
Inspecciones.
Posibles No Conformidades del Sistema.
Auditorias
6
Comunicacin Interna: De forma general la
comunicacin interna en la empresa, se presenta
en documentos, recogida en la documentacin del
Sistema de Gestin integral y bajo los parmetros
de la Matriz de Comunicaciones Internas. Los
responsables de las diferentes reas, informan
internamente sobre las actividades de la empresa,
con el objetivo de:

Dar a conocer el comportamiento de la
organizacin en temas de Calidad, Seguridad,
salud Ocupacional, mejoras conseguidas,
programa de objetivos y metas,...etc.
Atender las inquietudes o dudas sobre las
actividades de la organizacin, productos o
servicios.
Dar a conocer las Polticas y mostrar el
compromiso de la Direccin.
Comunicar a los interesados las quejas y
opiniones sobre actividades de la organizacin.
Gerencia, Lideres de
Procesos.
7
Comunicacin Externa: Es la que se mantiene
entre la empresa y las partes interesadas externas
como:

Clientes
Contratista
Gerencia, Lideres de
Procesos.
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Comunidad
Proveedores
Autoridad
Y Otros.

Segn la matriz Matriz de Comunicacin
Externas.

6. GENERALIDADES

Participacin y Consulta

Los medios de participan y consulta para el Sistema De Gestin Integral son entre
otros:

COPASO: A travs de la convocatoria para la participacin del Comit, la
seleccin de ste, en las reuniones mensuales y gestin de las propuestas de
trabajadores.

BRIGADISTAS: La empresa cuenta con brigadistas distribuidos en diferentes
reas, a quienes se les puede informar situaciones con potencial de generar una
emergencia.

COMIT DE CONVIVENCIA: Existen un grupo de trabajadores para la recepcin
y solucin de los temas de acoso laboral que se puedan presentar en la
organizacin.

REPORTE DE ACTO O CONDICION INSEGURA: Medio de comunicacin de los
trabajadores y contratista para reportar actos y condiciones inseguras.


BLOG Y CORREO: Medio de informacin oportuno para dar a conocer y recibir
informacin sobre el Sistema de Gestin Integral.

COMIT INTEGRAL: Reunin de todos los lderes de proceso y gerencia donde
se socializan informes de todas las areas, acciones correctivas y preventivas a
las falencias.

Todos estos canales buscan la concientizacin de los beneficios del trabajo seguro
y de las consecuencias de la No Seguridad.




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7. FORMATOS RELACIONADOS

Matriz de Comunicacin Externas
Matriz de Comunicaciones Internas

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN
FECHA DE
ACTUALIZACIN
CAMBIO REALIZADO


















REVIS: APROB:


Mariana Paternina
COORDINADORA SGI


Sandra Guzmn
GERENTE