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Este documento describe los elementos clave del servicio al cliente y estrategias relacionadas. Discute cinco elementos fundamentales: 1) el contacto cara a cara con el cliente, 2) la relación con clientes difíciles, 3) el contacto telefónico, 4) la comunicación por correo, y 5) la atención de reclamos y cumplidos. Explica que cada uno de estos elementos debe ser manejado adecuadamente para brindar un excelente servicio al cliente y retener a los clientes existentes y atraer nuevos.
Este documento describe los elementos clave del servicio al cliente y estrategias relacionadas. Discute cinco elementos fundamentales: 1) el contacto cara a cara con el cliente, 2) la relación con clientes difíciles, 3) el contacto telefónico, 4) la comunicación por correo, y 5) la atención de reclamos y cumplidos. Explica que cada uno de estos elementos debe ser manejado adecuadamente para brindar un excelente servicio al cliente y retener a los clientes existentes y atraer nuevos.
Este documento describe los elementos clave del servicio al cliente y estrategias relacionadas. Discute cinco elementos fundamentales: 1) el contacto cara a cara con el cliente, 2) la relación con clientes difíciles, 3) el contacto telefónico, 4) la comunicación por correo, y 5) la atención de reclamos y cumplidos. Explica que cada uno de estos elementos debe ser manejado adecuadamente para brindar un excelente servicio al cliente y retener a los clientes existentes y atraer nuevos.
- 2013 - - Huancayo Per - CIUDAD UNIVERSITARIA TELF. 248152 ANEXOS: 127-128 EL TAMBO - HUANCAYO F A C U L T A D D E C O N T A B I L I A D
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DEDICATORIA
A la vida, por la oportunidad de sentir y vivir, A los malos momentos, que nos permitieron saber valorar y vivir los buenos, A todos los que nos quieren lo suficiente para decirnos en que fallamos.
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PRESENTACIN
El presente trabajo, titulado Servicio al Cliente y Estrategias es producto del esfuerzo en comn de los alumnos del tercer semestre, facultad de Contabilidad, de la Universidad Nacional del Centro del Per. Su finalidad es poner a disposicin informacin respecto al servicio del cliente que deben tener las empresas en la actualidad, vindonos inmersos en mercado globalizado, donde los productos cada vez son ms repetitivos, surge la necesidad de buscar ese algo ms por el cual los clientes nos prefieran antes de la competencia, entonces la solucin es tener un servicio al cliente de calidad, mas all de entregar solo un producto o realizar un servicio dar un extra, buscando lograr la satisfaccin total del cliente. Tratamos temas de importancia como las caractersticas, los elementos, componentes, etc. del servicio al cliente estrategias para tener un servicio al cliente de calidad, TQM (total quality magnament), Pasamos a desarrollar el tema esperando sea de su agrado y de su utilidad. Los autores
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MARCO TERICO
SERVICIO AL CLIENTE Y ESTRATEGIAS
1. CONCEPTO DE SERVICIO AL CLIENTE:
El servicio de atencin al cliente o simplemente servicio al cliente es el servicio que proporciona una empresa para relacionarse con sus clientes. Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. Se trata de una herramienta de mercadeo que puede ser muy eficaz en una organizacin si es utilizada de forma adecuada, para ello se deben seguir ciertas polticas institucionales. Servicio al cliente es la gestin que realiza cada persona que trabaja en una empresa y que tiene la oportunidad de estar en contacto con los clientes y generar en ellos algn nivel de satisfaccin. Se trata de un concepto de trabajo y una forma de hacer las cosas que compete a toda la organizacin, tanto en la forma de atender a los clientes (que nos compran y nos permiten ser viables) como en la forma de atender a los Clientes Internos, diversas reas de nuestra propia empresa.
2. ELEMENTOS DE SERVICIO AL CLIENTE:
Cada uno de los elementos, nos servirn de herramientas en la adopcin del modelo aunque no en la misma proporcin. Nos basamos en estos elementos para transformarlos en herramientas y busca lograr lo que queremos.
a) El contacto cara a cara: Entre cuyos factores o atributos encontramos desde los saludos, forma y modo de trato con el cliente. Si el trato cara a cara con el cliente es un
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problema, es casi seguro que la empresa tiene otros problemas ms profundos. En dnde residen y cules son esos problemas es algo que slo se puede saber mediante su diagnstico. Christopher Lovelock sugiere que el contacto directo con la gente es la esencia del servicio al cliente. El mejoramiento de este contacto, no puede conseguirse aisladamente. Como en una "sonrisa estereotipada" que muestre un gesto de desatino. Sobre todo se debe incidir en el adecuado contacto cara a cara, conocedores que el cliente se comunica con el No- Cliente: No importa cunto, todos deben respetar a sus clientes. Segn Peel Malcolm "saber escuchar es una habilidad en s misma tan difcil, por lo menos como el saber hablar" El contacto cara a cara representa la primera herramienta del servicio al cliente y su estrategia. En la que debemos considerar entonces, de acuerdo a los autores citados las siguientes prestezas (o atributos): a) Respeto a las personas, b) Sonrisa al momento de conversar con el cliente, c) Tcnicas adecuadas de conversacin (de acuerdo con la cultura del medio que rodea a la empresa), d) Ofrecer informacin y ayuda, e) Evitar actitudes emotivas en este contacto; f) Nunca dar rdenes al cliente o mostrar favoritismos con ellos. Sobre eso, que es "lo que tenemos", en la estrategia diseamos "lo que queremos". Este elemento puede ayudar o perjudicar a nuestra empresa, si est satisfecho evitaremos que el cliente cambie de marca rpidamente, por el contrario si queda insatisfecho no solo estaramos perdiendo un cliente si no a muchos ms, puesto que este cliente puede influir en otros clientes sin experiencia en cuanto a nuestro producto servicio.
b) Relacin con el cliente difcil: SHIFFMAN considera que el personal de atencin al cliente debe estar consciente de que es probable que un cliente aparentemente difcil, sufre de diversos tipos de complejos o minusvalas como las sorderas, parlisis o mal humor entre otros; que hacen "difcil" su atencin, por lo que en lo posible, cada empleado debe servir al cliente de este tipo, de la manera ms natural posible. Muchas empresas se vern afectadas por la mala educacin de algunos clientes y su irresponsabilidad al usar los servicios de
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la compaa, pero el personal de estas organizaciones deben comprender el verdadero arte de "tratar" con estas personas, consideradas difciles, por ningn motivo se debe cambiar la forma de trato con ellos. Cada situacin representa para nosotros, un atributo de esta herramienta.
c) El contacto telefnico: Desde el punto de vista de Lovelock, tambin representa un factor trascendental en el servicio que se ofrece al cliente. No importa si una compaa est diseando cualquier sistema de servicio al cliente; los planificadores deben abordar los aspectos clave, desde el modo de la atencin por telfono hasta el tiempo en el que se debe establecer la comunicacin, especialmente si se trata sobre el tiempo que se tarda en atender una llamada, as como en la cuestin de recibir llamadas telefnicas sin presencia fsica; tal el caso de los mensajes telefnicos, que deben ser recibidos conforme a todas las actitudes positivas de "servir al cliente", para que el individuo que recibe o emite un mensaje, quede consiente que fue comprendido. LOVELOCK asegura que un cliente al otro lado telefnico, puede darse cuenta con cuanta disposicin es atendido por el empleado o telefonista de la empresa y enfatiza en el temor por parte de ste, al momento de hacer una llamada despus de que el telfono timbra ms de lo debido.
d) La comunicacin por correo: Representa otro elemento del servicio al cliente. Citado en este caso por PEEL, Schiffman y LOVELOCK. Quienes han delineado mecanismos de servicio por este medio. Aunque el mundo empieza a comunicarse eficientemente gracias al avance de la tecnologa, es imprescindible en el tema, avocarnos al mercado domstico de las empresas donde se instale esta estrategia para el que, como se mencion, es necesario establecer una estrategia. Si se pone nfasis en este elemento, en discrepancia con GAITHER estamos seguros que puede establecerse un adecuado servicio al cliente. PEEL sugiere que una carta enteramente cordial acerca ms al cliente, porque incluso queda documentada en ella el compromiso de servicio de la institucin. Por eso concluimos que la correspondencia analizando a los autores, debe dirigirse a cada cliente de forma particular y no entregada como folletos o similares; lo que sin duda, gracias a los
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modernos procesadores de texto es muy comn ahora, tal como lo demuestra peel. Por ningn motivo debe considerarse al cliente, como un nmero ms al que hay que enviarle correspondencia, al contrario, al momento de hacerlo se debe pensar en que a travs de eso, se llegara tambin al no- cliente, porque es probable que el cliente actual se lo comunique.
e) La atencin de reclamos y cumplidos: Es otro punto donde convergen los autores estudiados. Atender una queja sin duda, conlleva a una mejor comunicacin con el cliente interno y externo; de hecho, Schiffman afirma que un cliente insatisfecho, puede representar una amenaza para la empresa, debido a que ste se comunica con el No Cliente y al mencionarle su insatisfaccin, implcitamente le sugiere a ste que se aleje de ella. Por eso, una queja o un cumplido del cliente, debe ser considerado como elemento de la estrategia de servicio, que debe atenderse con prontitud ya sea en el afn de solucionar un problema o para comunicar que los errores cometidos en contra del cliente no volvern a repetirse. PEEL, por ejemplo asegura que "cien quejas recibidas en la empresa, es mejor que un cumplido", porque as ser ms fcil darse cuenta en qu nos equivocamos y lo que se puede hacer al respecto. El recibir quejas o cumplidos, por eso, debe contemplar una forma especial de atencin, o bien para que sean comunicadas en el personal involucrado, o bien para que fluya en la conciencia organizacional.
f) Instalaciones: Representan de acuerdo con LAMB principalmente, uno de los principales elementos del servicio al cliente, el exterior de los edificios, los patios y jardines y la recepcin pueden hacer de la estada del cliente en la empresa lo ms placentero o desagradable posible. Asintiendo lo mencionado por LAMB, tomamos este elemento como parte de las herramientas para la posicin terica. Aunque obviamente habr que dirigirnos a la esttica y arquitectura local, contemplando la complejidad urbana no muy desarrollada en nuestra ciudad, por ser provincia, aunque ltimamente estamos viendo una masificacin de edificios y construcciones modernas, como es el caso de la conocida Real Plaza.
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3. CARACTERISTICAS DE SERVICIO AL CLIENTE:
a) Fiabilidad. Los clientes desean que las empresas realicen el servicio deseado de forma fiable, precisa y consistente. Se detect que una de las mayores causas de insatisfaccin de los clientes son las promesas no cumplidas.
b) Capacidad de respuesta. Las empresas deben mostrar una actitud de ayuda y el ofrecimiento de un servicio rpido.
c) Seguridad. Los clientes dicen que los empleados deberan conocer todos los detalles de su trabajo, mostrarse corteses y proyectar confianza en el servicio que ofrecen.
d) Elementos tangibles. Las instalaciones fsicas y los equipos deben ser atractivos y estar limpios y los empleados deben tener una buena apariencia fsica.
e) Empata. Los clientes desean empresas que les ofrezcan un servicio personalizado y que les escuchen. Las personas desean ser tratados como individuos. Desean ser conocidos y reconocidos.
4. IMPORTANCIA DE SERVICIO AL CLIENTE:
Teniendo los elementos ms significativos del servicio al cliente y conscientes de que es necesario en su uso, el adquirir un propsito para el modelo vemos que a medida que los negocios en general se vuelven ms competitivos; se agudiza la necesidad de una diferenciacin competitiva significativa. Por ello, asumimos el propsito propio del servicio al cliente, cuya diferenciacin se aboca en la determinacin de actividades dirigidas a la satisfaccin del cliente. Cada vez ms esta diferenciacin incluye una bsqueda de un desempeo superior, no slo del servicio fundamental,
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sino de los elementos complementarios del servicio. El logro de esto requiere la formalizacin y la integracin de las actividades del servicio al cliente en una funcin profesionalmente administrada, cuyo propsito segn CHARLES LAMB, no slo nos conducir a satisfacer las necesidades de los clientes, sino ms bien a incrementar la rentabilidad y prestigio de la empresa. El servicio al cliente es importante por eso precisamente para LOVELOCK pero si incluimos en ello una estrategia especial esta trascendencia se da porque: La empresa se orienta a tipos de clientes especficos, para quienes se equipa de la mejor manera en cuanto a la prestacin de sus servicios porque una estrategia conoce el modo de hacerlo. La empresa selecciona las tcnicas especiales para cada tipo de cliente. Se reduce la tensin dentro de la organizacin al permitir mayor desenvolvimiento en las actividades de los empleados, quienes representan la "clientela interna"
a) Ventaja competitiva La clientela insiste con toda razn en obtener el producto o servicio que ha comprado, ya sea un vaso limpio, la habitacin impecable en un hotel, una buena comida en el hospital, entrega oportuna o cortesa en el lugar de compra.
Las empresas que pretendan triunfar debern reconocer este fenmeno y ofrecer normas de la ms alta calidad en cuanto a servicio. Para cualquier negocio o institucin -pblico o privado, con o sin nimo de lucro, orientado hacia el servicio o hacia el producto- es tiempo de aprovechar esta ventaja competitiva.
Toda empresa debe analizar y revaluar sus relaciones con dos grupos cruciales: sus clientes internos (empleados) y sus clientes externos (quienes adquieren sus bienes o servicios). Ambos son fundamentales e inseparables. Esta medida preventiva de no ser tomada a tiempo, podr conducir cuesta abajo a la empresa haciendo disminuir sus ventas, sus utilidades y su participacin en el mercado en forma irreversible.
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Sin importar el tamao de la empresa, el hecho es que no se puede competir nicamente con base en los factores precio o producto. Por otra parte, la diferenciacin de producto se vuelve cada vez ms difcil. Veamos las aerolneas, los hoteles, los restaurantes de comidas rpidas, los bancos, las empresas de alquiler de autos, etc. En qu forma pueden crear una diferencia perceptible que las haga destacar en medio de la multitud? Generalmente no lo hacen mediante superioridad en el producto. La clave es servicio, atencin a la clientela. El servicio es una nueva norma que sirve para medir el desempeo de una organizacin. No se trata de una ventaja competitiva. Se trata de la ventaja competitiva.
b) Alto coste de un cliente insatisfecho En este mercado violentamente competitivo, ninguna empresa puede sobrevivir sin clientes satisfechos. Analicemos algunos hechos significativos tomados de un estudio de asuntos del consumidor, de acuerdo con un informe presentado por el Research Institute of America: El 96% de los clientes insatisfechos nunca se queja de trato descorts o rudo, pero: El 90% de los clientes no satisfechos con el servicio recibido no vuelven a comprar: peor an, Cada uno de estos clientes descontentos relatar su experiencia negativa por lo menos a nueve personas; Un 13% de los ex clientes descontentos contar su historia a ms de veinte personas.
c) Lo acertado Darnos cuenta de lo importante que es integrar a una empresa la cultura del servicio al cliente. Buscando la mayor satisfaccin posible de sus necesidades. Lo acertado es que las organizaciones se orienten al cliente.
d) Lo incorrecto Casi todas las empresas afirman estar en estrecho contacto con el cliente, pero en realidad pocas lo estn. Esto se puede ver repetidamente, analizando cmo se ganan o se pierden batallas al nivel ms sencillo de contacto con la clientela, el punto de compra, lugar con frecuencia
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atendido por empleados que devengan salarios mnimos. Si pudiramos realizar una "autopsia" a todas las empresas que han fracasado, tengo la certeza de que como causa de su defuncin encontraramos el servicio descorts o inadecuado. Por qu lo que recibimos con tanta frecuencia no corresponde a lo prometido? Hay una gran tendencia al olvido en muchas organizaciones, tanto grandes como pequeas. Es muy frecuente relegar la funcin de servicio al cliente a los niveles ms bajos de la organizacin. Entonces se atiende esta funcin con empleados novatos poco entrenados.
5. PRINCIPIOS DE SERVICIO AL CLIENTE:
a) Accesibilidad Nuestros clientes nos pueden transmitir sus quejas, solicitudes de informacin, sugerencias o satisfaccin directamente a nosotros a travs de diversos canales de contacto disponibles en nuestra empresa.
b) Disponibilidad de la Informacin Nuestros clientes pueden acceder a la informacin solicitada en la forma ms rpida posible.
c) Intercambio Rpido de Informacin Prestamos mucha atencin a responder a todas las solicitudes presentadas por los clientes en el menor tiempo posible.
d) Orientacin a la Solucin Tratamos de satisfacer las necesidades de nuestros clientes a travs de la produccin de soluciones rpidas y eficaces.
e) Objetividad Todas las aplicaciones presentadas a nuestra compaa son evaluadas a travs de un enfoque objetivo que se tiene en cuenta tambin en el proceso de solucin.
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f) Confidencialidad El uso de la informacin personal obtenida durante el proceso de aplicacin est limitado por la ley de acuerdo con el principio de confidencialidad.
g) Orientacin al Cliente Nuestra empresa ha adoptado una poltica de orientacin al cliente que ofrece las mejores instalaciones de servicio y reclamaciones que cumplen con todas las expectativas de nuestros clientes.
h) Tomar la Iniciativa Con el fin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes en el menor tiempo posible y mantener la satisfaccin del cliente al ms alto nivel, nuestro personal est autorizado a tomar iniciativas cuando sea necesario.
6. ESTRATEGIAS DE SERVICIO AL CLIENTE:
a) Estrategias especficas:
Estrategias de atraccin: Son acciones o actividades que buscan atraer nuevos clientes. Incluyen: Ejecutivos capacitados para conquistar nuevos clientes. Promociones y publicidad. Medios electrnicos que atraigan la atencin de nuevos clientes
Estrategias de retencin: Son acciones o actividades que buscan conservar clientes. Incluyen: Promociones y publicidad Descuentos, regalas y ofertas. Seguimiento por medio de call center y Ejecutivos Tarjetas de cliente frecuente. Preferencias en la atencin.
Estrategias de recuperacin: Son acciones o actividades que buscan recuperar clientes que se han marchado. Incluyen: Condiciones favorables Ejecutivos de cuenta para
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atencin personalizada. Accesos electrnicos a la operacin Visitas de Gerentes Visitas a la empresa
Estrategias de mantenimiento: Son acciones o actividades que buscan mantener a los clientes actuales. Incluyen: Procedimientos y trmites poco engorrosos. Buen trato del personal. Buen servicio post venta Capacitacin al personal de servicio
Estrategias de fidelizacin: Son acciones o actividades diseadas para ciertos clientes que se desea fidelizar. Incluyen: Tarifas preferenciales. Devoluciones (dinero o productos) por sus compras Ejecutivos exclusivos Tarjetas V.I.P.
b) Estrategias generales:
El cliente por encima de todo: Es la razn de ser de nuestro servicio.
No hay nada imposible cuando se quiere: A pesar de que muchas veces los clientes solicitan cosas casi imposibles, con un poco de esfuerzo, inteligencia y deseos de atenderlo adecuadamente, se puede lograr lo que l desea.
Cumplir todo lo que prometas: Son muchas las empresas que tratan, a partir de engaos, de efectuar ventas o retener clientes. Pero, Qu pasa cuando el cliente se da cuenta? Son las ventas de un da y con ello el cliente de un da que por otra parte difundir una mala imagen de la misma.
Solo hay una forma de satisfacer al cliente, darle lo que espera: El cliente se siente satisfecho cuando recibe lo que espera, y esto se logra conocindolo bien y enfocndonos en sus necesidades y expectativas.
Para el cliente, t marcas la diferencia: Las personas que tienen contacto directo con los clientes tienen una gran responsabilidad, pueden hacer que un cliente regrese o que jams quiera
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volver, ellos hacen la diferencia. Puede que todo funcione a las mil maravillas, pero si la persona que est frente al cliente falla, probablemente la imagen que el cliente se lleve de todo el negocio ser deficiente.
Fallar en un punto significa fallar en todo: Como se expresa en el punto anterior, puede que todo funcione a la perfeccin, que tengamos todo controlado, pero qu pasa si fallamos en el tiempo de entrega, si la mercanca llega averiada o si en el momento de empacar los zapatos nos equivocamos y le damos un nmero equivocado. Sencillamente todo el esfuerzo se va al piso y el resultado es fatal.
Un empleado insatisfecho genera clientes insatisfechos: Los empleados propios son el primer cliente de una empresa (clientes internos). Si no se les satisface a ellos, como pretender satisfacer a los clientes externos. Las polticas de recursos humanos deben ir a la par de las estrategias de marketing.
El juicio sobre la calidad del servicio lo hace el cliente: Aunque existan indicadores de gestin elaborados dentro de la empresa para medir la calidad del servicio, la realidad es que son los clientes quienes, en su mente y su sentir, hacen su valoracin. Si la calidad les satisface regresan y no regresan si no lo es.
Por muy bueno que sea el servicio, siempre se puede mejorar: Aunque se hayan alcanzado las metas propuestas en el servicio y satisfaccin del cliente, es necesario plantearse nuevos objetivos, la competencia no da tregua.
Cuando se trata de satisfacer al cliente, todos somos un equipo: Los equipos de trabajo no solo deben funcionar para detectar fallas o para plantear soluciones y estrategias. Cuando as se requiera, todas las personas de la organizacin deben estar dispuestas a trabajar en pro de la satisfaccin del cliente, trtese de una queja, de una peticin o de cualquier otro asunto. La atencin al cliente es una herramienta estratgica de marketing, orientada a que los errores sean mnimos y se pierda el menor nmero de clientes posibles, lo cual se convierte en un
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sistema de mejora continua en la empresa orientada a mejorar la calidad de servicio.
El liderazgo de la alta Gerencia es la base de la cadena. La calidad, adems de ser definida por los clientes externos de la empresa, tiene que tomar en cuenta la propia visin empresarial que parte del seno mismo de la organizacin. Por ello es importante que el clima interno fluya de manera satisfactoria para todos.
La calidad interna impulsa la satisfaccin de los empleados. Cmo pueden ser motivados los empleados, sino es con una entera satisfaccin de sus propias necesidades, por ello ciertos motivadores, adems de su remuneracin tienen que ser puestos en marcha para conseguir el compromiso del personal.
La satisfaccin de los empleados impulsa su lealtad. Si un empleado se halla perfectamente motivado como para elevar su responsabilidad y eficiencia, tambin es posible que ayude a elevar su propia productividad.
La lealtad de los empleados impulsa su productividad. Quin sino el mismo empleado de la organizacin, puede brindarle mayor valor al servicio que presta a sus clientes, apoyndose en su responsabilidad, pulcritud y sobre todo en su propia motivacin. Esta motivacin ser factible si el flujo de comunicacin interna es dinmico y real dentro de la organizacin.
La productividad de los empleados impulsa el valor del servicio. El cliente se encontrar realmente satisfecho si el servicio que recibe tiene calidad y si puede ser considerado por l como el mejor. El valor del servicio como tal se ver incrementado si el personal de la entidad que lo provea, utiliza en sus actividades las herramientas adecuadas; estas son, como lo vimos: el contacto cara a cara, las relaciones con clientes difciles; el contacto telefnico, el contacto por correo y las instalaciones.
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El valor del servicio impulsa la satisfaccin del cliente. Si un cliente se encuentra realmente satisfecho con las oportunidades o servicios que le ofrece una organizacin, destinados a satisfacer las necesidades bsicas de mejor atencin al usuario (y posible usuario) por supuesto, stos volvern a buscarlos. LOVELOCK asegura que si por el contrario, existen clientes tan descontentos con el servicio hablan muy mal al respecto, cada vez que tienen oportunidad de hacerlo. Esto queda demostrado con la afirmacin de PEEL ("cien quejas son mejor que un cumplido").
La satisfaccin del cliente impulsa la lealtad del cliente.
La lealtad del cliente. Impulsa las utilidades y la consecucin de nuevos pblicos.
7. FORMAS DE SERVICIO AL CLIENTE:
Existen diferentes tipos de atencin al cliente, en funcin del criterio que se utilice para su clasificacin. Se trata de diferentes maneras en las que se da la interaccin con nuestro cliente, teniendo en cuenta distintas variables.
a) Por la manera como se da la relacin y el medio.
Atencin presencial: En este caso, se produce un encuentro fsico con el cliente, sin las barreras ni interferencias que ocasiona el trato telefnico o a travs de otras vas, como el correo electrnico. Se da contacto visual y el lenguaje no verbal juega un papel muy importante.
Atencin telefnica: Este tipo de atencin al cliente exige que se cumplan una serie de normas no escritas si usted desea lograr su plena satisfaccin. El hecho que no podamos observar las posibles reacciones del interlocutor hace que tengamos que poner ms esfuerzos y demostrar una actitud diferente a la presencial.
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Atencin virtual: Con la entrada de las nuevas tecnologas y el auge del comercio electrnico, se est imponiendo una va alternativa para efectuar las compras. Ya sea por correo electrnico o a travs de la misma web donde se ofrecen los productos, el cliente, en este caso, valora la atencin recibida por otros parmetros, como el correcto funcionamiento de la pgina, el sistema de pago y de entrega, la premura en la respuesta ante dudas va correo electrnico, etc.
7.2. Por la intencin que puede existir en el contacto con el cliente.
Atencin proactiva: Cuando buscamos crear necesidades en el cliente y motivar la compra de nuestro producto o servicio, contactamos directamente, sin esperar a que l lo haga. Exige una alta tolerancia a la frustracin, ya que debemos tener una actitud positiva hacia el rechazo.
Atencin reactiva: En cambio, cuando el sentido del contacto entre las partes se da del cliente hacia nosotros, simplemente estamos dando respuesta a la demanda, sin tratar de despertar, de entrada, necesidad alguna en el cliente.
7.3. Por el papel que juega la persona en la compra.
Atencin directa: Cuando el interlocutor es la persona que expresa la necesidad y adems es el que decide acerca de la compra, se trata de una atencin directa, sin intermediarios. Dado que los roles se concentran en una nica persona, toda nuestra energa se dirige tambin a un nico interlocutor.
Atencin indirecta: Por contra, cuando la persona que hace la demanda no es la que toma la decisin final en la compra, podemos hablar de una atencin indirecta. Es importante identificar cada uno de los roles para satisfacer las necesidades de todos los actores que intervienen en la transaccin.
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8. PLANIFICACION DEL SERVICIO AL CLIENTE:
En cada perodo la empresa debe concretar las acciones para brindar un servicio competitivo a sus clientes y para ello debe elaborar su Plan de Servicio al Cliente que garantice satisfacer las demandas concretas que prev recibir de sus clientes potenciales.
Este plan constituye la base para el resto de los planes de la empresa y se elabora a partir de estudiar el mercado que es objetivo de la empresa y estimando cules son las verdaderas necesidades, demandas y deseos de los clientes en dichos mercados. Este plan no puede ser un plan pasivo frente a un entorno cada vez ms competitivo por lo que requiere contemplar la comunicacin con los clientes antes de recibir el servicio (hay que comunicarle a los clientes potenciales que los servicios que ellos demandan son ofertados por la empresa con una diferenciacin con relacin a los otros competidores), durante la prestacin del servicio (se necesita interactuar con el cliente para lograr satisfacer sus deseos y no esperar al final del servicio para comprobar si el cliente qued satisfecho o no) y despus del servicio como elemento de retroalimentacin y comprobacin de que se alcanzaron los indicadores del nivel de servicio planificados).
El Plan de Servicio al Cliente se elabora para distintos perodos (semana, mes, trimestre, ao). En cada uno de los perodos se deben asegurar capacidades, recursos, entrenamiento del personal y campaas de promocin especficos que van asegurando el satisfactorio cumplimiento en cada uno de los intervalos.
El contenido del Plan de Servicio al Cliente es el siguiente:
a) Nomenclatura de los servicios ofertados b) Demanda de cada uno de los servicios ofertados c) Indicadores de nivel de servicio a alcanzar d) Nivel de recursos demandados e) Niveles de inventarios requeridos f) Definicin de los proveedores de los recursos g) Alianzas necesarias para brindar un servicio ms integral al cliente
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h) Magnitud de la capacidad requerida para brindar el servicio i) Costo del servicio j) Comunicacin con el cliente: antes, durante y despus del servicio (tcnicas, medios, contenido y forma de desarrollar la comunicacin)
En el Plan de Servicio al Cliente (PSC) se incluyen los servicios ya diseados, aunque en el propio proceso de planificacin surge la necesidad de disear nuevos servicios para satisfacer determinadas necesidades o expectativas de los clientes.
El estudio del mercado y del comportamiento de los clientes potenciales permite ofrecer al proceso de planificacin la informacin sobre las magnitudes y caractersticas de las demandas de servicios existentes en el mercado para el que se trabaja.
Un diseo flexible y modular de los servicios permite de forma inmediata disear o redisear nuevos servicios en el propio proceso de planificacin o incluso en el plano operativo.
9. TECNICAS DE ATENCION AL CLIENTE:
En cualquier empresa y muy especialmente en aquellas cuyo objeto de su actividad es la venta de productos y servicios, la productividad se mide en trminos de satisfaccin del cliente, y el grado de esta satisfaccin va ms all de la calidad del servicio, pues en su valoracin entra en juego un factor dominante: La atencin al cliente. Actualmente la mayora de productos y servicios existentes en el mercado, poseen caractersticas muy similares. Esta homogeneidad dificulta enormemente los esfuerzos de las empresas por diferenciar sus productos o servicios respecto a los competidores. La atencin al cliente es el nexo de unin de tres conceptos: Servicio al cliente, satisfaccin del cliente, y calidad en el servicio. Mediante el esmerado trato en la prestacin del servicio, el cuidado de los detalles, la
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disposicin de servicio que manifiestan los empleados, el cumplimiento de servicios, etc se logra complacer y fidelizar al cliente. Es una filosofa que no tiene resultados inmediatos, pero es un objetivo permanente de toda la empresa y de todo el personal. En la atencin al cliente uno de los aspectos ms importantes es la comunicacin, pues es la base de todas nuestras relaciones, sta consiste en la transmisin de informacin desde un emisor, hasta un receptor, por medio de un canal, utilizando un cdigo compartido conocido. En la comunicacin con el cliente debemos prestar atencin tanto a la comunicacin verbal como a la no verbal. Comunicacin verbal: La comunicacin verbal utiliza palabras habladas o escritas para transmitir el mensaje, sta debe ser coherente con la "va oral" y debe cuidar los siguientes aspectos:
La calidad de la voz: La voz chillona denota ordinariez; la quebradiza, tristeza; la serena equilibrio, seguridad y compresin; la fuerte, autoridad. El volumen o intensidad de la voz: Al gritar se producen sonidos muy desagradables, cuando la intensidad de la voz disminuye, el ambiente se hace confidencial e ntimo. Es conveniente cambiar sutilmente de intensidad de voz, de acuerdo con lo que se dice, para animar al interlocutor. Nunca se hablar en voz demasiado alta. El acento: Ha de utilizarse para pronunciar con claridad. El tono y la entonacin: No es conveniente mantener el mismo tono en la conversacin, cada momento requiere cierta entonacin predominante. La diccin, pronunciacin y fluidez: Determina la forma de hablar. Hay que vocalizar correctamente, articular y acentuar bien los sonidos, y evitar tics y coletillas en las frases, as como palabras de relleno (bueno, pues, mmm, u otros). Velocidad en la pronunciacin: Una velocidad moderada ahorra repeticin y evita falsas interpretaciones. Tiempo de habla: El tiempo de habla no ha de ser escaso ni descompensado, tanto para el cliente, como para el profesional, debe repartirse al 50%. Es muy importante dejar al cliente que se exprese sin agobiarle. Esto nos ayudar a detectar sus necesidades.
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El uso del lenguaje: No es conveniente utilizar tecnicismos o vulgarismos con el cliente. Utilizando el lenguaje correctamente, hemos de adaptarnos a su vocabulario y colocarnos a su nivel, sin superioridad ni demagogia. Saber escuchar: Escuchar no consiste simplemente en callarse y or. Una escucha eficaz es un medio para establecer el clima de confianza entre el cliente y el profesional, pues indica una actitud receptiva que el cliente agradecer. Las interferencias: Hay que eliminarlas en lo posible. Agradecer el volumen de la msica, evitar hablar con el secador encendido, etc Comunicacin no verbal: Este tipo de comunicacin llamado "lenguaje corporal", se produce en situacin cara a cara, ya que no nos comunicaremos solamente por palabras, sino que los gestos forman parte de nuestra comunicacin, expresando emociones y sentimientos. Ambas formas de comunicacin van inseparables y se utilizan simultneamente e influyen notablemente en la impresin que podemos dar a otras personas.
Los mensajes no verbales pueden cumplir varias funciones:
Reemplazar las palabras. Repetir lo que se dice (decir adis con palabras y mano). Enfatizar el mensaje verbal. Regular la conversacin (con una mirada se puede regular el turno de palabras).
Tambin debemos aprender a comunicar y expresar nos positivamente con nuestros gestos y posturas:
Expresin facial: Es el principal sistema de seales para mostrar las emociones. Para el profesional siempre es conveniente conservar la sonrisa, pues demuestra acuerdo y entendimiento entre quienes la intercambian.
Contacto ocular: La mirada puede abrir o cerrar los canales comunicativos. Slo con que dos personas se miren directamente a los
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ojos existe comunicacin. Establecer contacto ocular con otra persona, es una seal de comunicacin, mientras que variar la mirada, significa a menudo querer evitar el contacto. Una mirada directa, pero no insistente, ni fija, puede ser un gran apoyo en la situacin de comunicacin con el cliente.
Gestos y movimientos con el cuerpo: De todas las partes del cuerpo las manos son las que ms amplan la expresividad del rostro, ya que a veces contribuyen a esclarecer en mensaje verbal poco claro. -Dirigir el dedo ndice al interlocutor, indica amenaza o ria, por lo que no es conveniente este gesto con un cliente. -Las manos abiertas indican aceptacin, si estn cerradas, rechazo o nerviosismo. - Los brazos cruzados, pueden indicar superioridad, indiferencia o actividad de defensa. - Si se mueve mucho, actitud de nerviosismo.
Postura corporal: Refleja actitudes sobre uno mismo y su relacin con los dems. - Estar de pie cuando se recibe a una persona indica buena disposicin. - Estar de perfil o de espaldas, rechazo. - Mantener la verticalidad en la postura, ya sea sentada o de pie, indica seguridad y profesionalidad.
Distancia/proximidad: En una situacin de comunicacin se diferencian 4 zonas en el denominado "espacio personal" (rea en la que no pueden entrar intrusos): - ntima (0-45 cm.): Zona de la familia y pareja. - Personal (45-120 cm.): Personas ms allegadas. - Social (120-365 cm.): Compaeros. - Pblica (ms de 365 cm.): Pblico desconocido.
Es necesario saber mantener la distancia adecuada a la situacin. Al peinar, sin duda, la distancia es muy estrecha, invadimos el espacio personal del cliente, por ello debemos hacer todo lo posible para que el acercamiento no produzca tensin en l: Una sonrisa abierta, mantenimiento del contacto ocular, y una entonacin de la voz
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adecuada, contribuirn a ello; sin embargo eso no quiere decir que podamos acercarnos tanto cuando mantenemos una conversacin con el cliente.
Otros aspectos a tener en cuenta
Evitar tensin en el cliente, mediante la actitud del profesional. ste vigilar sus movimientos para que el cliente perciba soltura y profesionalidad a travs de ellos.
Trataremos de que el cliente se relaje, evitando comentarios que puedan contrariarles, as como temas polmicos en la conversacin.
No entablaremos conversaciones con los compaeros ni atenderemos al telfono mientras estemos con el cliente.
No debemos mostrar a la clientela que tenemos prisa por acabar el trabajo.
10. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIN AL CLIENTE:
i. El cliente puede solicitar informacin por diferentes medios de comunicacin, internet, telefnico, por correo y personalmente. Lo primero es saludarlo cortsmente y presentarnos. ii. Escuche su peticin con atencin, sino tiene la respuesta, y su solicitud es en persona indquele, clara y cortsmente, la unidad donde le darn respuesta a su solicitud. Si la consulta es telefnica, transfiralo a la unidad respectiva. Sino est seguro(a) No lo deje esperando en lnea! Si es posible, pdale un nmero para devolverle la llamada. Investigue rpidamente y llmelo. iii. Algunos clientes son aprehensivos, sobre todo cuando deben realizar trmites en las oficinas pblicas. En este caso, controle sus emociones, y haga uso de su vocacin de servicio. Recuerde, somos servidores pblicos. Aydelo a sentirse cmodo, atendiendo su solicitud en forma diligente.
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iv. Dele un valor agregado al cliente. Haga un poco ms de lo que se espera de nosotros. La atencin no debe ser un mero trmite, sino una atencin personalizada, deferente, respetuosa y agradable para l (la). v. Si debe atender una solicitud de servicios explquele claramente los requisitos que debe cumplir y los tiempos mnimo y mximo que puede tomar el trmite solicitado. No debe excederse del tiempo establecido. vi. Si hubo algn inconveniente, por parte nuestra, y se dilat el proceso, asuma la responsabilidad, no invente excusas para "engaarlo". Subsane lo ms rpido posible la dificultad y cumpla con la solicitud. vii. No acepte regalos ni obsequios por su atencin. Ya somos remunerados para cumplir con nuestro trabajo. Un muchas gracias, es suficiente. viii. Cumpla siempre con los procedimientos establecidos en su Direccin, para la atencin de trmites. No intente beneficiar a alguno en particular, en perjuicio de otros. Todos nuestros clientes se merecen el mejor trato. ix. Al recibir quejas, situmonos en el lugar del cliente. Eso ayuda a entender su enojo. Demos respuesta a la misma. x. Recuerde siempre, el Cliente no depende de nosotros; nosotros dependemos del Cliente.
11. CONTROL DE PROCESOS DE ATENCIN AL CLIENTE:
Cualquier empresa, debe mantener un estricto control sobre los procesos internos de atencin al cliente. El seguimiento continuo de las polticas de atencin, de sus mecanismos y del capital humano involucrado es necesario para mantener un nivel de calidad del servicio siempre superior a la competencia.
Est comprobado que ms del 20% de las personas que desisten de comprar un producto o servicio, declinan su decisin de compra debido a fallas de informacin o de atencin cuando se interrelacionan con las
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personas encargadas de atender y motivar a los compradores. Ante esta realidad, se hace necesario que la atencin al cliente sea de la ms alta calidad, con informacin concreta y precisa, con un nivel de atencin adecuado para que la persona que recibe la informacin, no solo tenga una idea de un producto, sino adems de la calidad del capital humano y tcnico con el que va a establecer una relacin comercial.
A continuacin los cinco elementos bsicos a valorar para mantener un eficiente control sobre los procesos de atencin al cliente.
Elementos: a) Determinacin de las necesidades del cliente o consumidor. b) Ciclos de servicio. c) Encuestas. d) Evaluacin de servicio de calidad. e) Anlisis de recompensas y motivacin.
a) Las necesidades del consumidor: La primera herramienta para mejorar y analizar la atencin de los clientes es simplemente preguntarse como empresa lo siguiente: Quines son mis clientes?: Determinar con qu tipos de personas va a tratar la empresa. Qu buscarn las personas que voy a tratar?: Consiste en tratar de determinar las necesidades bsicas (informacin, preguntas, material) de la persona con que se va a tratar. Qu servicios brinda en este momento mi rea de atencin al cliente?: Determinar lo que existe Qu servicios fallan al momento de atender a los clientes?: Determinar las falencias mediante un ejercicio de auto evaluacin. Cmo contribuye el rea de atencin al cliente en la fidelizacin de la marca y el producto y cul es el impacto de la gestin de atencin al cliente?: Determinar la importancia que el proceso de atencin al cliente tiene en la empresa. Cmo puedo mejorar?: Diseo de polticas y estrategias para mejorar la atencin.
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Este anlisis genera una base interna de informacin inicial, que servir para analizar posteriormente y con ms detalle el sistema de atencin al cliente de la empresa.
b) Anlisis de los ciclos de servicio: Consiste en determinar dos elementos fundamentales. a. Las tendencias temporales de la necesidad de atencin de los clientes: (cada cuanto piden ayuda, en qu pocas del ao se necesita mayor atencin etc.) Un ejemplo claro es el turismo, en donde dependiendo de la temporada se hace ms necesario invertir mayores recursos humanos y fsicos para atender a las personas. b. Determinar las necesidades del cliente, bajo parmetros de ciclos de atencin. Un ejemplo es cuando se renuevan suscripciones a revistas, en donde se puede mantener un control sobre el cliente y sus preferencias. Importante: "Cuando se tiene informacin adecuada sobre las preferencias de atencin del cliente, es ms factible ofrecerle nuevos productos o servicios"
c) Encuestas de servicio con los clientes: Este punto es fundamental. En muchas ocasiones las empresas colocan simples buzones de quejas, pensando que con esto van a mejorar su servicio de atencin integralmente. Un correcto control de atencin, debe partir de informacin ms especializada, en lo posible personal y en donde el consumidor pueda expresar claramente sus preferencias, dudas o quejas de manera directa. Siempre debe existir una persona responsable, de controlar, atender e investigar sobre las preferencias, molestias, reclamos o aclaraciones de los usuarios. Un consejo: Cuando se presente una queja, no enviarla a travs de todos los departamentos, para encontrar a la persona con la informacin adecuada. No vacilar al usuario. Cualquier persona debe estar en condiciones de atender y arreglar una queja o reclamo y debe estar en capacidad de atender. d) Evaluacin del comportamiento de atencin: Tiene que ver con la parte de atencin personal del cliente: Reglas importantes para la persona que atiende: a) Mostrar atencin.
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b) Tener una presentacin adecuada. c) Atencin personal y amable. d) Tener a mano la informacin adecuada. e) Expresin corporal y oral adecuada. El trato personalizado, es la mejor manera de "amarrar" y "fidelizar clientes".
e) Motivacin y recompensas: La motivacin del trabajador es un factor fundamental en la atencin al cliente. El nimo, la disposicin de atencin y las competencias, nacen del dos factores fundamentales: Valoracin del trabajo: Hay que saber valorar el trabajo personalizado. Instrumentos: Remuneracin monetaria adicional, sistemas de bonos o comisiones etc. Motivacin: Se deben mantener motivadas a las personas que ejercen la atencin del trabajador. Instrumentos: Incentivos en empresa, condiciones laborales mejores, talleres de motivacin, integracin, dinmicas de participacin etc. La constante retroalimentacin entre clientes y trabajadores, perfeccionar paulatinamente todos los procesos de atencin. Los elementos anteriores garantizarn un mayor control sobre la atencin del cliente en un comienzo y un mejor servicio de atencin en el mediano plazo.
12. 10 COMPONENTES BASICOS DEL BUEN SERVICIO AL CLIENTE:
Si no se cuida lo bsico, de nada servirn los detalles y los extras
a) Seguridad.- Es bien cubierta cuando podemos decir que brindamos al cliente cero riesgos, cero peligros y cero dudas en el servicio.
b) Credibilidad.- Hay que demostrar seguridad absoluta para crear un ambiente de confianza, adems hay que ser veraces y modestos, no sobre prometer o mentir con tal de realizar la venta
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c) Comunicacin.- Se debe mantener bien informado al cliente utilizando un lenguaje oral y corporal sencillo que pueda entender, si ya hemos cubierto los aspectos de seguridad y credibilidad seguramente ser ms sencillo mantener abierto el canal de comunicacin cliente-empresa
d) Comprensin.- del cliente.- no se trata de sonrerle en todo momento a los clientes sino de mantener una buena comunicacin que permita saber que desea, cuando lo desea y como lo desea en un caso sera por orientarnos en su lugar.
e) Accesibilidad.- Para Dar un excelente servicio debemos tener varias vas de contacto con el cliente, buzones de sugerencias, quejas y reclamos, tanto fsicamente en sitio, hay que establecer un conducto regular dentro del organizacin para este tipo de observaciones, no se trata de crear burocracia son de establecer acciones reales que permitan scales provecho a las fallas que nuestros clientes han detectado.
f) Cortesa.- tensin, simpata, respecto y amabilidad del personal, como dicen por ah, la educacin y las buenas maneras no pelean con nadie. Es ms fcil cautivar a nuestros clientes si les damos un excelente trato y brindarlos una gran atencin.
g) Profesionalismo.- pertenencias de las destrezas necesarias y conocimiento de la ejecucin del servicio, de parte de todos los miembros de la organizacin, recuerda que no solo las personas que se encuentran en el frente hacen el servicio si no todos.
h) Capacidad de respuesta.- Disposicin de ayudar a los clientes y proveerlos de un servicio rpido y oportuno.
i) Fiabilidad.- Es la capacidad de nuestra organizacin de ejecutar el servicio de forma fiable, sin contraer problemas. Este componente se ata directamente a la seguridad y a la credibilidad. j) Elementos tangibles.- Se trata de mantener en buenas condiciones las instalaciones fsicas, los equipos, contar con el personal adecuada y los materiales de comunicacin que permitan acrcanos al cliente
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13. OCHO TIPS PARA DAR UNABUENA ATENCIN AL CLIENTE:
Muchos lderes concuerdan en que el mal servicio al cliente es el asesino de muchos negocios, especialmente en trminos de prdida de clientes, reduccin de ganancias y disminucin de la moral. Sin embargo, la percepcin de la experiencia del consumidor contina a la baja. Y muchos dueos de negocios, a pesar de su pasin, dejan al margen la calidad en el servicio al cliente.
Es un trabajo difcil, y los empresarios novatos comnmente no saben por dnde empezar ni cmo. Chip Bell y Ron Zemke, expertos en el campo, comparten ocho consejos para mejorar en esta rea tan crucial para el xito de un negocio:
1. Encuentra y retn personal de calidad: Debes empezar por contratar a personas que estn dispuestas a ofrecer un excelente servicio al cliente. Asegrate de que sepas y comuniques exactamente qu quieres decir con un buen servicio al cliente. Entrena a tu personal, dales autoridad, hazlos confiables y motvalos a satisfacer a los consumidores.
2. Conoce ntimamente a tus clientes: Esto significa escucharlos de manera personal, entenderlos y responder a sus necesidades y expectativas cambiantes. Despus, asegrate de que todos en tu equipo hagan lo mismo y que estn motivados a conseguirlo. Busca a los clientes que se han quejado o que han dejado de comprarte para entenderlos y evitar las mismas actitudes en el futuro.
3. Construye una visin de servicio que todos vean claramente: Esto significa articular y vivir la mentalidad de servicio al cliente, tanto frente de ellos como en su ausencia. Tu visin de servicio debe ser fcil de entender, estar escrita y ser verificable. Tambin debe contar con mtricas para hacerla real y compararse con la de la competencia.
4. Haz feliz tu proceso de entrega de servicio:
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Un proceso de entrega de servicio bien diseado har que sea ms fcil hacer negocios contigo. El proceso debe ser amigable con los empleados y con los clientes, as como contar con mecanismos de retroalimentacin para corregir los malos resultados. Si tus empleados encargados del servicio no estn felices, el proceso an no funcionar.
5. Entrena continuamente: Las empresas que entregan un excelente servicio al cliente usan entre el tres y el cinco por ciento de los ingresos en entrenar a los miembros del equipo, tanto a los nuevos como a los ms experimentados. Los lderes han descubierto que mantener a todos actualizados en tecnologa, competencia y demandas del cliente es crtico para el negocio. Y la gente encargada del servicio al cliente requiere apoyo del resto del equipo.
6. Involucra, empodera e inspira: Involucra a los miembros de tu equipo en el arreglo de los problemas de los clientes, as como en componer los procesos defectuosos que generan estos problemas. Empodralos a ver ms all de simples reglas, hbitos y rutinas para solucionar cosas. La inspiracin es el proceso de crear emocin y compromiso a travs de tu pasin y tus acciones.
7. Reconoce, recompensa, incentiva y celebra: Por naturaleza humana, a la gente le gusta hacer un buen trabajo. Y el mejor incentivo es tambin darles algo bueno a cambio. Esto debe iniciar con una retroalimentacin constructiva y sealndoles qu pueden hacer para mejorar. No olvides reconocer los logros y los esfuerzos.
8. Establece el tono y predica con el ejemplo: Te guste o no, eres el modelo a seguir para todos en tu status. La forma en que ven cmo hablas y lidias con proveedores, socios, miembros del equipo y clientes les dice cules son las reglas a seguir en cuanto a servicio al cliente.
14. 10 MANDAMIENTOS PARA LA ATENCIN DEL CLIENTE: 1. el cliente por encima de todo:
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Este es el smil del primero de los diez mandamientos de Dios "Amar a Dios sobre todas las cosas", en este caso es el cliente a quien debemos tener presente antes que nada. 2. no hay nada imposible cuando se quiere: A pesar de que muchas veces los clientes solicitan cosas casi imposibles, con un poco de esfuerzo y ganas de atenderlo muy bien, se puede conseguir lo que l desea. 3. cumple todo lo que prometas: Este s que se incumple (ms que el de "No desears a la mujer del prjimo", creo yo), son muchas las empresas que tratan, a partir de engaos, de efectuar ventas o retener clientes, pero qu pasa cuando el cliente se da cuenta? 4. solo hay una forma de satisfacer al cliente, darle ms de lo que espera: Es lgico, yo como cliente me siento satisfecho cuando recibo ms de lo que esperaba. Cmo lograrlo? conociendo muy bien a nuestros clientes y enfocndonos en sus necesidades y deseos. 5. para el cliente, tu marcas la diferencia: Las personas que tienen contacto directo con los clientes tienen una gran responsabilidad, pueden hacer que un cliente regrese o que jams quiera volver, ellos hacen la diferencia. Puede que todo "detrs de bambalinas" funcione a las mil maravillas pero si una dependiente falla, probablemente la imagen que el cliente se lleve de todo el negocio ser deficiente. 6. fallar en un punto significa fallar en todo: Como se expresaba en el punto anterior, puede que todo funcione a la perfeccin, que tengamos controlado todo, pero qu pasa si fallamos en el tiempo de entrega, si la mercanca llega averiada o si en el momento de empacar el par de zapatos nos equivocamos y le damos un nmero diferente, todo se va al piso. Las experiencias de los consumidores deben ser totalmente satisfactorias.
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7. un empleado insatisfecho genera clientes insatisfechos: Los empleados propios son "el primer cliente" de una empresa, si no se les satisface a ellos, cmo pretender satisfacer a los clientes externos, por ello las polticas de recursos humanos deben ir de la mano de las estrategias de marketing. 8. el juicio sobre la calidad de servicio lo hace el cliente: Aunque existan indicadores de gestin elaborados dentro de las empresas para medir la calidad del servicio, la nica verdad es que son los clientes quienes, en su mente y su sentir, quienes lo califican, si es bueno vuelven y no regresan si no lo es. 9. por muy bueno que sea un servicio, siempre se puede mejorar: Aunque se hayan alcanzado las metas propuestas de servicio y satisfaccin del consumidor, es necesario plantear nuevos objetivos, "la competencia no da tregua" 10. cuando se trata de satisfacer al cliente, todos somos un equipo: Los equipos de trabajo no slo deben funcionar para detectar fallas o para plantear soluciones y estrategias, cuando as se requiera, todas las personas de la organizacin deben estar dispuestas a trabajar en pro de la satisfaccin del cliente, trtese de una queja, de una peticin o de cualquier otro asunto.
15. PECADOS CAPITALES DEL SERVICIO:
Segn K. Albrecht, la satisfaccin del cliente est en funcin a sus expectativas, es decir SC (Satisfaccin al Cliente) = P (desempeo) - E (Expectativas). Si stas son altas, el desempeo de la empresa ofertante tiene que ser ms alto para lograr una satisfaccin positiva - pleonasmo. Si las expectativas bajan, entonces las empresas se esfuerzan menos ya que el buen rendimiento no es exigido por sus clientes.
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Para mejorar tu desempeo y ofrecer ms de lo que te piden evita caer en estos pecados de la atencin al cliente:
a) Apata: Si entra un visitante a tu local, o te contacta, prstale atencin. No es necesario que lo abordes o lo llenes de preguntas. Pero acrcate a l con una sonrisa. Una demostracin de desgano por parte del empleado(a) transmite al cliente una total falta de inters, y por lo tanto frustras desde el inicio una opcin de compra. b) Desaire: Este pecado ocurre cuando un trabajador trata de sacudirse o deshacerse de un cliente. Por ejemplo: un empleado est cerrando la tienda 10 minutos antes del horario y si llega un cliente, le dice que no tiene la mercanca o cuando le pidan que busque un producto simplemente asegura que no la tiene.
c) Frialdad: Tratar a los clientes con poco inters, especialmente en momentos en los que necesitan ayuda para resolver un problema es otro error que repite constantemente el personal, cuando no sudan la camiseta del negocio. Hay que compartir la visin de la empresa y ver quin quiere ayudarte y quin no.
d) Aire de superioridad: Otro pecado capital es atender al comprador usando lenguaje tcnico sobre tus productos o servicios y hacerlo sentir como ignorante solo para que vea que "t conoces el negocio". Mucho menos se te ocurra gritar a personas de edad y/o a quienes no hablan bien el idioma, y apartar a los nios.
e) Robotismo: "Buenas tardes, mi nombre es "..." y en esta oportunidad le vengo a contar sobre el nuevo quitamanchas". Este discurso mecanizado, no llega al cliente que desea un trato ms preferencial, ms cercano, etc.
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f) Reglamento: Hay que tener mucho criterio cuando atiendes a los clientes, no todo est en los manuales. Si una seora desea que la ayuden a cargar un paquete y no est disponible ningn trabajador de logstica, por qu una persona de administracin no podra hacerlo. Cuida a tu cliente!
g) Evasivas: "Seora, eso no lo vemos nosotros, vaya al primer piso". Luego: "tiene que ir al quinto piso" y de ah la pasarn al cuarto piso". "Pasarse la pelota" no solo har que el cliente pida el libro de reclamaciones, sino que puede generar todo un escndalo y si ests en las redes sociales el impacto ser mayor.
16. LA SATISFACCION DEL CLIENTE:
La Mercadotecnia encierra la satisfaccin de las necesidades del cliente como elemento impulsor de sta, por ello debe ser importante referirnos a este trmino, analizndolo estrechamente, para cimentar an ms esa posicin a la que sealamos y en cuyo tenor descansa adems, la "Triloga de Investigacin e Hiptesis" En este entendido, primeramente examinamos el significado de necesidad. Para Kotler por ejemplo; "la necesidad humana es el estado en el que se siente la carencia de algunos satisfactores bsicos" Por su parte, Mc Clelland asume que una necesidad "es un motivo natural por el que un individuo precise, requiera o demande algo" Este concepto, pude servirnos en nuestro anlisis como indicacin de que "algo" de lo que est en busca un cliente puede ser "algo" de lo que tenemos para satisfacerlo. Otros Autores han ido ms all, investigando y descubriendo el significado de las necesidades; tales como Abraham Maslow. Quien incluso, ha creado una Teora de las necesidades, induciendo que: "una persona estar motivada, conforme trate de satisfacer sus necesidades". Para ello, Maslow jerarquiz las necesidades de los individuos en cinco tipos: 1) Necesidades Fisiolgicas; 2) Necesidades de Seguridad; 3) Necesidades de
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Pertenencia; 4) Necesidades de Estima y 5) Necesidades de Autorrealizacin. Si analizamos la perspectiva de Maslow, las personas tendrn motivos para satisfacer cualquiera de las necesidades que le resulten ms predominantes o poderosas, en un momento dado. Necesidad para Maslow, es "la carencia de algo que impide llevar una vida fructfera" Al respecto encontramos a HERZBERG, otro autor estudioso de las necesidades y, aplicando el concepto de Maslow, tambin induce que las necesidades, son "un elemento en lo que satisfacerlas ser gratificante no slo para el individuo, sino para los de su entorno, en este caso menciona a la organizacin" Seguros de entender este concepto, se hace imprescindible comprender tambin lo que significa el trmino Satisfaccin. De este modo, podremos estar cada vez ms cerca de la cimentacin de nuestro modelo. Satisfaccin, (del latn satis = bastante + facere = hacer) -aunque definido por el Diccionario de la lengua Espaola como "El estado que resulta de la realizacin de lo que se peda o deseaba"- debe ser entendido - especficamente en nuestro anlisis relacionado con la Mercadotecnia o el servicio al cliente - y de acuerdo a la idea de James STONER, como "Los Factores que pueden alcanzar o colmar aquello de lo que se careca Ahora bien, con lo sealado podemos deducir que cada institucin, especialmente las de servicio, pueden brindar un tipo de satisfactores que vengan a colmar las expectativas de sus clientes, no precisamente satisfaciendo las necesidades bsicas enunciadas por Maslow, sino aquellos intereses o factores, de los cuales se pueden carecer con la competencia e incluso con la misma organizacin, en la que sin embargo, es posible descubrir las necesidades y entregar sus satisfactores. En el caso de los bancos por ejemplo; que representa nuestro campo, las necesidades de los clientes se vern reflejadas por los requerimientos econmicos, pero tambin se vislumbrarn por la demanda de un adecuado servicio, fluida informacin, comodidad, rapidez, autorrealizacin, etc. Para las cuales, deben existir como satisfactores, las diferentes operaciones que se realizan en estas instituciones. 17. PERFIL DEL CLIENTE DEL SIGLO XXI:
La importancia de conocer las tendencias de consumo
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Si bien es cierto que las tendencias varan dependiendo de las regiones geogrficas, los sectores industriales, el nivel socioeconmico, entre otros, existen ciertos patrones generalizados a nivel mundial. En pleno siglo XXI, en donde la constante es el cambio continuo, es crucial para las empresas monitorear las tendencias sobre los hbitos de los consumidores para que stas puedan adaptar de manera oportuna sus productos o servicios, as como sus procesos para proporcionarlos, o inclusive hasta su modelo de negocio. Y la razn es que la rapidez con la que las empresas detecten y satisfagan las nuevas necesidades est asociada directamente con la participacin que pueda llegar a tener la organizacin dentro del mercado. Dicho de otra forma, si una compaa no tiene la capacidad de ir identificando las caractersticas de los consumidores modernos estar destinada a tener una participacin marginal en los mercados o inclusive hasta desaparecer de los mismos.
Teora de la difusin de las innovaciones
En los aos 60 un socilogo llamado Everett Rogers plante en su Teora de Difusin de las Innovaciones los factores que afectan la adopcin y divulgacin de las nuevas ideas. En trminos generales, Rogers determina que los nuevos conocimientos o innovaciones son adoptados de formas distintas entre cinco diferentes grupos de personas: Innovadores. Son personas que buscan, crean o promueven las nuevas ideas o productos. Adoptadores tempranos. Son gente respetable o los lderes de opinin que prueban nuevos conceptos pero de manera cuidadosa. Mayora temprana. Es gente racional o pragmtica que acepta probar los nuevos conocimientos slo si son recomendados por los lderes de opinin (adoptadores tempranos). Asimilan el cambio ms rpidamente que el promedio de la poblacin. Mayora tarda. Son individuos conservadores que slo emplearn las nuevas ideas cuando la mayora de la poblacin lo est utilizando. Rezagados. Son personas muy tradicionales que le gustan las viejas formas, critican las innovaciones y slo las acepta si stas ya son parte del comportamiento generalizado o inclusive ya son costumbre.
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Una conclusin importante a la que llega Rogers es que es intil tratar de convencer de manera rpida y masiva a la poblacin en general de la adopcin de una innovacin. Es mejor tratar de focalizarse en el grupo de visionarios (innovadores y adoptadores tempranos) que pueden representar un 16% del total de la poblacin, mismos que una vez que adopten una nueva idea la permearn al 84% restante de la gente.
La teora de Rogers es extrapolable al campo de los productos y servicios requeridos por los consumidores. Si las compaas detectan las tendencias sobre los gustos y preferencias de los compradores visionarios (al menos una vez que lleguen al nivel de los adoptadores tempranos) estarn en mejores posibilidades de tomar decisiones oportunas, que les permitan adaptar sus productos y servicios implicando a que conserven o incrementen su participacin dentro del mercado. De lo contrario se incorporarn en momento donde los competidores ya hayan obtenido una penetracin de mercado importante que los deje con beneficios marginales o fuera del mismo.
Ocho tendencias del consumidor moderno:
A continuacin se presentan algunas de las tendencias clave a nivel mundial que se empiezan a marcar como un patrn generalizado entre los consumidores y que pueden representar reas de oportunidad en los negocios para las empresas mexicanas. Cabe sealar que estos patrones implican cambios de comportamientos, valores o actitudes en un grupo amplio de personas sin ser necesariamente universales. Inclusive en algunos casos pudieran llegar a ser contradictorias.
a) Ecolgico. Cada vez hay una mayor conciencia en el cuidado del medio ambiente, por lo que los consumidores buscan productos de materiales orgnicos o que puedan ser reciclables y tengan un bajo impacto en el entorno, ya sea durante su produccin, uso o degradacin. En este sentido existe una creciente aparicin de productos con adjetivos como verde, amigable con el medio ambiente, biodegradable, que no contribuye al calentamiento global, etctera.
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b) Socialmente responsable. Ya no basta slo con las cualidades y precios de los servicios ofertados. Hoy en da el consumidor est interesado en el origen del producto. Es decir, buscan que las personas que participaron durante toda la cadena de valor hayan recibido el pago justo por su trabajo y gocen de condiciones laborales adecuadas. Ha habido casos recientes en los que grandes empresas trasnacionales han perdido popularidad y aceptacin entre los consumidores por escndalos relacionados a las condiciones de trabajo en las que sus proveedores laboraban. Por el contario, se ha observado que los consumidores recompensan con una mayor lealtad a aquellas empresas que contribuyen con la sociedad contratando personas con capacidades diferentes. c) Saludable. El bienestar como filosofa de vida est al alza, aun cuando exista alguna contradiccin con lo que ocurre en la realidad. Aquellos productos o servicios que favorezcan la salud fsica y emocional tienen mayores posibilidades de competir contra aquellos que no lo son. En este sentido, hay que recordar que la esperanza de vida se ha incrementado del siglo XX al XXI de entre dos y 10 aos segn la regin a la que se pertenezca (segn cifras de la World Health Organization). La gente vive ms y tiende a tener menos hijos por lo que el gasto promedio en productos de belleza, cuidado personal, productos bajos en grasa y colesterol, orgnicos, as como servicios asociados a la mejora de la imagen o al esparcimiento se estn incrementando. d) Soltero. Se estima que en los pases desarrollados alrededor del 25% de los hogares son unipersonales, es decir, estn habitados por una sola persona. Lo anterior ha llevado a las compaas a modificar la propuesta de sus servicios y productos. Por ejemplo, se ve con mayor frecuencia la reduccin del tamao de los empaques y la oferta de atenciones dirigidos a una sola persona. e) Conectado. El incremento de penetracin, velocidad y seguridad en internet, as como la reduccin en sus costos y el ritmo de vida cada vez ms acelerado, ha propiciado que los consumidores prefieran consultar o comprar a travs de este medio.
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Existe una mayor presin para que las compaas coloquen canales de informacin y venta de productos en lnea que resulten amigables e intuitivos. Hoy, si su empresa no se est en internet pierde visibilidad de manera significativa. f) Informado. Contamos ahora con consumidores ms escpticos de la publicidad y que buscan consejo con otros clientes antes de comprar o contratar. En este sentido, los foros y las redes sociales han jugado un papel crucial en la recomendacin o crtica de boca en boca de los propios usuarios finales. Hay una mayor demanda de mtricas sobre el xito que tienen los nuevos productos o lneas lanzados al mercado por las compaas, desde mercancas tradicionales (pelculas, libros, consumibles, etctera.) hasta los ms novedosos gadgets. g) Cauteloso. El perodo del 2008 a la fecha ha sido turbulento para las economas del mundo. Sin embargo, poco a poco los consumidores se han sentido ms confiados para comprar todo aquello que haban pospuesto durante la crisis. Los clientes han aprendido que la estabilidad puede perderse rpidamente, por lo que ahora buscan con mayor cautela los productos que van a consumir. h) Feminista. Cada vez hay ms mujeres que juegan un rol ms importante dentro de las economas de los pases (mayor nmero de fminas econmicamente activas y con mayores ingresos) por lo que existe un tamao de mercado enorme a nivel global que requiere productos y servicios especficos para ellas.
Es importante que las compaas revisen su operacin con el fin de evaluar si cuentan con mecanismos especficos que les permitan: un monitoreo continuo de las necesidades del mercado, una comunicacin bilateral con sus clientes y prospectos, que no slo les proporcione informacin sobre los productos y servicios ofertados, sino que tambin recojan opiniones, datos, sugerencias, expectativas, y procesos de investigacin y diseo que traduzcan con mayor efectividad y eficiencia la informacin recabada del mercado en una mejor atencin para nuestros clientes.
18. GESTIN DE CALIDAD TOTAL:
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El objetivo perseguido por la Gestin de Calidad Total es lograr un proceso de mejora continua de la calidad por un mejor conocimiento y control de todo el sistema (diseo del producto o servicio, proveedores, materiales, distribucin, informacin, etc.) de forma que el producto recibido por los consumidores este constantemente en correctas condiciones para su uso (cero defectos en calidad), adems de mejorar todos los procesos internos de forma tal de producir bienes sin defectos a la primera, implicando la eliminacin de desperdicios para reducir los costos, mejorar todos los procesos y procedimientos internos, la atencin a clientes y proveedores, los tiempos de entrega y los servicios post-venta. La Gestin de Calidad involucra a todos los sectores, es tan importante producir el artculo que los consumidores desean, y producirlos sin fallas y al menor coste, como entregarlos en tiempo y forma, atender correctamente a los clientes, facturar sin errores, y no producir contaminacin. As como es importante la calidad de los insumos y para ello se persigue reducir el nmero de proveedores (llegar a uno por lnea de insumos) a los efectos de asegurar la calidad (evitando los costos de verificacin de cantidad y calidad), la entrega justo a tiempo y la cantidad solicitada; as tambin es importante la calidad de la mano de obra (una mano de obra sin suficientes conocimientos o no apta para la tarea implicar costos por falta de productividad, alta rotacin, y costos de capacitacin). Esta calidad de la mano de obra al igual que la calidad de los insumos o materiales incide tanto en la calidad de los productos, como en los costos y niveles de productividad. La calidad no es menos importante en reas tales como Crditos y Cobranzas. La calidad de ello es fundamental para la continuidad de la empresa. De poco sirve producir buenos productos y venderlos si luego hay dificultades en el cobro o estos son realizados a un alto costo. Calidad y productividad son dos caras de una misma moneda. Todo lo que contribuye a realzar la calidad incide positivamente en la productividad de la empresa. En el momento en que se mejora la calidad, disminuye el costo de la garanta al cliente, al igual que los gastos de revisin y mantenimiento. Si se empieza por hacer bien las cosas, los costes de los estudios tecnolgicos y de la disposicin de mquinas y
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herramientas tambin disminuyen, a la vez que la empresa acrecienta la confianza y la lealtad de los clientes.
Existen dos factores que tienden a reducir costes con el control de calidad: 1. La parte de la produccin que antes se desechaba es vendible. 2. La produccin puede aumentarse utilizando el mismo equipo.
Pensemos en lo que sucede cuando conducimos un coche por una carretera en mal estado. Obviamente, tenemos que reducir la velocidad, mientras que en una autopista bien pavimentada se puede circular ms deprisa. As es como es; pero hay que experimentar la mejora para comprenderla de verdad. El control de calidad puede hacer maravillas en una empresa y el xito de muchos productos japoneses da fe de este hecho. La mecanizacin se ocupa de las cosas, mientras la especializacin se ocupa de los recursos humanos. La combinacin efectiva de personas y cosas es competencia de la direccin. Podemos tener instalaciones similares y gente parecida, pero segn como dirijamos estos dos factores, los resultados pueden ser bastante diferentes. Dos empresas pueden fabricar el mismo tipo de productos, con instalaciones y equipos prcticamente idnticos y con un nmero de trabajadores parecido. Segn la empresa, no obstante, los productos acabados pueden ser bastante distintos en lo referente a calidad, coste y productividad.
John Heldt, consultor de empresas en sistemas de Coste de Calidad dijo: La reduccin del coste de mala calidad incrementar su beneficio global ms que si se duplicara las ventas. Y aadi: La mayora de las empresas gastan en mala calidad ms de tres veces lo que sacan de beneficios. Reduzca a la mitad su coste de la mala calidad y, por lo menos, duplicar sus beneficios
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19. MOMENTOS DE LA VERDAD:
Es el preciso instante en que el cliente se pone en contacto con nuestro servicio y sobre la base de este contacto se forma una opinin acerca de la calidad del mismo. Un momento de la verdad, no necesariamente lo determina el contacto humano. Cuando el cliente llega al lugar del servicio y entra en contacto con cualquier elemento de la empresa (infraestructura, sealamientos, oficinas, etc.), es tambin un momento de la verdad. Para poder ofrecer un mejor servicio al cliente, se requiere controlar cada momento de la verdad. El cliente desconoce las estrategias, procesos, sistemas, reas, departamentos, problemas y xitos de la empresa, slo conoce lo que la empresa hace por l en ese momento y a partir de ello califica la calidad del servicio. El servicio debe buscar como estrategia que todos esos momentos se dirijan a la satisfaccin de las necesidades prcticas y personales del cliente. Cuando las necesidades del cliente no son satisfechas en un momento de la verdad, se le conoce como momento crtico de la verdad. Para Karl Alprecht un Momento de la Verdad es un episodio en el cual el cliente entra en contacto con cualquier aspecto de la empresa y se crea una impresin sobre la calidad de su servicio. A partir que el cliente se expone a un momento de la verdad comienzan a formarse las percepciones. Ejemplos: - Presencia y atencin del personal de la empresa --Limpieza, orden y exhibicin - Fachada, iluminacin y cartelera en perfectas condiciones. - Qu? Cmo? Dnde? Se comunican las promociones y beneficios. - Servicio de atencin al cliente para todas las consultas y reclamos.
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CONCLUSIONES
A continuacin enumeramos las conclusiones a la que el grupo ha llegado sobre el tema, estas son:
El servicio de atencin al cliente es el servicio que proporciona la empresa para relacionarse con sus clientes. De esta manera se logra un resultado eficaz para la organizacin.
El empresario debe estar preparado para el mercado laboral altamente competitivo, porque cada accin que tome conllevara a una serie de resultados que deben ser positivos.
Las empresas de hoy requieren poner ms nfasis en los servicios del cliente, utilizando las estrategias y tcnicas necesarias y adecuadas para cada tipio de labor y clientes al que pretenden llegar.
Se concluye que el servicio al cliente es una estrategia o herramienta de gran importancia en el manejo de una empresa, porque el mundo empresarial gira en torno a los clientes que deben estar satisfechos de las necesidades que requieran.
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NDICE
1. concepto de servicio al cliente .. 4 2. elementos de servicio al cliente..4 2.1. el contacto cara cara..4 2.2. relacin con el cliente difcil..5 2.3. el contacto telefnico.6 2.4. comunicacin por correo 6 2.5. la atencin de reclamos y cumplidos.7 2.6. instalaciones.7 3. caractersticas de servicio al cliente 3.1. fiabilidad..8 3.2. capacidad de respuesta..8 3.3. seguridad..8 3.4. elementos tangibles8 3.5. empata8 4. importancia al servicio al cliente...8 4.1. ventajas competitivas....9 4.2. alto coste de un cliente insatisfecho..10 4.3. la acertado...10 4.4. lo incorrecto ....10 5. principios de servicio al cliente..11 a) accesibilidad11 b) imposibilidad de la informacin...11 c) intercambio rpido de la informacin...11 d) orientacin a la solucin....11 e) objetividad...11 f) confiabilidad.11 g) orientacin al cliente..12 h) tomar la iniciativa.12 6. estrategia de servicio al cliente ..12 a) estrategias especficos ....12 estrategia de atraccin.12 estrategias de retencin..12 estrategias de recuperacin.................................................12
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estrategias de mantenimiento....13 estrategias de fidelizacin...13 b) estrategias generales..13 1. el cliente por encima de todo13 2. no hay nada imposible cuando se quiere....13 3. cumplir todo lo que prometes..13 4. solo hay una forma de satisfacer al cliente, darle lo que espera...13 5. para el cliente, tu marcas la diferencia..13 6. fallar en y un punto significa fallar en todo...14 7. un empleado insatisfecho genera clientes insatisfechos.14 8. el juicio sobre la calidad del servicio lo hace el cliente..14 9. por un muy bueno que sea el servicio siempre se puede mejorar..14 10. cuando se trata de satisfacer al un cliente todo somos un equipo14 11. el liderarnos de la alta gerencia es la base de la cadena ....14 12. la calidad interna impulsa la satisfaccin de los empleados..15 13. la satisfaccin de los empleados impulsa su lealtad.15 14. la lealtad de los empelados impulsa su productividad...15 15. la productividad de los empleados impulsa el valor del servicio....15 16. el valor de servicio impulsa la satisfaccin del cliente15 17. la satisfaccin del cliente impulsa la lealtad del cliente .15 18. la lealtad de cliente15 7. formas de servicio al cliente.16 7.1. por la manera conoce da la relacin y el miedo16 8. la planificacin de servicio al cliente..17 9. tcnicas de atencin al cliente19 10. procedieron ser la atencin al cliente 23 11. control de procesos de atencin al cliente....24 12. 10 componente del buen servicio al cliente..27 13. 8 tipos para dar una buena atencin al cliente ..29 14. 10 mandamientos para la atencin del cliente 15. pecados capitales del servicio...33 16. la satisfaccin del cliente.....34 17. perfil del cliente del siglo XXI...36 18. gestin de calidad total ....40 19. momentos de la verdad...42
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