Manual de Project Avanzado

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Gerenci a de Desarrol l o Humano
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Gerenci a de Desarrol l o Humano
Curso Aanzado
Microsoft Project
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Copyright 2003 CORPORACIN MEXICANA DE INVESTIGACIN EN MATERIALES, S.A. DE C.V.
Todos los derechos reservados
Microsoft PROJECT
CURSO AVANZADO

Microsoft Project es una herramienta de administracin que permite crear planes de proyectos, comunicar
esos planes con otros y administrar cualquier cambio al proyecto.

Objetivos:
Al finalizar el curso los participantes sern capaces de:
Planear y administrar proyectos, generar reportes acerca de los proyectos con la ayuda Microsoft Project.

Temario: Pginas

Capitulo 1 Diferentes Vistas (Presentaciones) de La Programacin y Filtros 3
Conceptos Bsicos
Tipos de Vistas
Filtros personalizados

Capitulo Seguimiento del Progreso del Proyecto 7
Conceptos Bsicos
Configuracin de un Plan Previsto
Actualizacin de Informacin
Introduccin de las Fechas reales de Comienzo y Fin de una Tareas
Indicacin del Progreso de una Tarea en Forma de Porcentaje
Seguimiento del Proyecto

Capitulo 3 Trabajo con Proyectos Mltiples 11
Consolidacin de archivos de proyecto
Proyecto Principal y subproyectos
Consolidacin de proyectos para crear un fondo de recursos
Comparticin de recursos entre proyectos
Creacin de una plantilla

Capitulo 4 Importacin y Exportacin de Archivos 16
Conceptos Bsicos
Apertura de un archivo de otra aplicacin
Guardar un Archivo de Proyecto con un Formato de Archivo Diferente
Conversin de Archivos

Capitulo 5 Copia y Desplazamiento 20
Conceptos Bsicos
Copia y Desplazamiento de un campo
Copia de la informacin de un campo a Mltiples campos
Copia o desplazamiento de una fila
Copia o desplazamiento de una columna
Copia de la informacin de otras aplicaciones
Copia de informacin de tipo texto de otra aplicacin
Copia de una imagen de otra aplicacin
Copia de texto de Microsoft Project en otra aplicacin
Copia de una imagen de Microsoft Project en otra aplicacin

GERENCIA DE DESARROLLO HUMANO
Curso Aanzado
Microsoft Project
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Capitulo 6 Objetos Vinculados e Incrustados 31
Conceptos Bsicos
Vinculacin e Incrustacin de objetos en Microsoft Project
Vinculacin e Incrustacin de objetos desde Microsoft Project
Manipulacin de objetos
Edicin de objetos

Capitulo 7 Automatizacin del Trabajo 36
Conceptos Bsicos
Creacin y Eliminacin de una Macro
Ejecucin e Interrupcin de una Macro
Asignacin y Anulacin de Teclas de Mtodo Abreviado de una Macro

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Microsoft Project
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CAPITULO
Diferentes (Presentaciones) Vistas de la Programacin y
Filtros

A) Conceptos Bsicos.

En Microsoft Project, se utilizan las presentaciones para introducir, cambiar y mostrar la informacin acerca
de las tareas y recursos del proyecto. Utilizando diversas presentaciones, podr ver la misma informacin del
proyecto de maneras distintas mientras se organiza el proyecto, las tareas de la programacin y los recursos,
y el seguimiento del progreso.
Las presentaciones predefinidas de Microsoft Project incluyen formatos utilizados tradicionalmente por los
profesionales de la administracin de proyectos, como diagramas de Gantt y diagramas PERT, as como
formatos especializados para la entrada de datos y su visualizacin. Podr trabajar con las presentaciones
predefinidas o crear sus propias presentaciones para usos especficos.

Utilizando la presentacin que satisfaga sus necesidades, podr realizar muchas tareas de administracin de
proyectos de manera ms eficaz. Por ejemplo, podr:

Introducir y editar tareas e informacin de recursos en una lista, en un formato o grficamente.
Ajustar con precisin la programacin utilizando representaciones visuales de las asignaciones de tareas
y recursos.
Realizar el seguimiento del proyecto utilizando presentaciones especializadas.
Mostrar e imprimir exactamente la informacin que desee revisar.
Producir diagramas, grficos y tablas de alta calidad para mostrar informacin especfica acerca del
proyecto.
Microsoft Project viene con una amplia variedad de presentacin de tareas y presentacin de recursos.
Utilice una presentacin de tareas cuando desee introducir, mostrar o imprimir informacin acerca de una
tarea. Utilice una presentacin de recursos cuando desee introducir, mostrar o imprimir informacin acerca
de un recurso.

Para crear una presentacin ajustada exactamente a sus necesidades, podr cambiar la informacin
presentada o modificar su aspecto. Por ejemplo, podr mostrar un subjuego de tareas o recursos de un
proyecto, resaltar la informacin especfica y cambiar el nivel de detalle que se muestra.

B) Tipos de Vistas

En Microsoft Project, podr utilizar tres tipos bsicos de presentaciones para mostrar la informacin del
proyecto:

Una presentacin de hoja se parece a una hoja de clculo o a una tabla de informacin.

HojadeTareas
HojadeRecursos
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Una presentacin de diagrama o de grfico muestran la informacin de manera grfica.

Una presentacin de formulario facilita la introduccin de informacin acerca de tareas y recursos
especficos.

Diagrama de Gantt: presentacin hbrida que
muestra una hoja y un diagrama
Form
Formulario de Recursos
ulario de Tareas
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El diagrama de Gantt y la presentacin Uso de recursos incluyen, ambas, presentaciones de hoja.

Una presentacin que ocupe toda la ventana Project es una presentacin de seccin nica. Puede combinar
dos presentaciones de seccin nica para crear una presentacin combinada, en la que dos presentaciones
comparten la ventana Project. La presentacin Entrada de tarea, que consta del diagrama de Gantt por
encima del formulario de tareas, es un ejemplo de una presentacin combinada. En una presentacin
combinada, la informacin de la seccin inferior slo est relacionada con la tarea o recurso seleccionados en
la seccin superior.

C) Filtros Personalizados

En Microsoft Project, podr controlar la informacin que se muestra en la presentacin.
Para cada presentacin de hoja, diagrama y grfico, excepto el diagrama PERT, hay un filtro que determina
qu tareas o recursos resalta Microsoft Project. Un filtro contiene instrucciones, llamadas criterios, que
especifican las condiciones bajo las cuales aparecer una tarea o recurso. Podr cambiar el filtro aplicando a
una presentacin cuando desee ver una informacin diferente en el formato actual.

Microsoft Project suministra filtros de tareas (que el usuario sol podr aplicar a las presentaciones de
tareas), y filtros de recursos (que el usuario sol podr aplicar a las presentaciones de recursos). Cuando
aplique un filtro, Microsft Project aplicar el filtro nuevo en lugar del filtro antiguo.

Una presentacin de hoja, que contiene una lista de tareas o recursos, queda ms definida en una tabla. Una
tabla es un grupo de columnas de informacin relacionadas. Por ejemplo, la Tabla de Costos est compuesta
por columnas relacionadas con los costos del proyecto. La columna que se ve en la presentacin de hoja
depende de la tabla que se aplique.

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Hoja de Tareas
Tabla de Entrada
Tabla de Costos
Tabla de Seguimiento
Tabla de trabajo

Microsoft Project suministra tablas de las tareas (que el usuario slo podr aplicar a presentaciones de
tareas), y a tablas de recursos (que el usuario slo podr aplicar a las presentaciones de recursos). Cuando
aplique una tabla, Microsoft Project aplicar la tabla nueva en lugar de la antigua.

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CAPITULO
Seguimiento del Progreso del Proyecto

2
A) Conceptos Bsicos

Crear la programacin es slo el primer paso para la administracin exitosa del proyecto. En Microsoft
Project, tambin puede seguir el progreso del proyecto.

Mediante el seguimiento del progreso se puede:

Identificar y resolver los problemas que se produzcan.
Generar informes de estado para la administracin y los participantes en el proyecto.
Conservar datos histricos que le ayuden a planificar proyectos futuros de una manera ms precisa.

En Microsoft Project, puede seguir la informacin acerca de la programacin con diferentes niveles de
detalle. Si slo est interesado en las fechas programadas, puede seguir solamente las fechas de comienzo y
fin de sus tareas. Por ejemplo, puede guardar hasta cinco planificaciones previstas para comparar las fechas
programadas. La informacin de planificacin provisional es til para el mantenimiento de datos histricos,
a fin de poder planificar proyectos futuros similares con ms exactitud. Si est interesado en otros aspectos
del proyecto, como los costos y el uso de los recursos, puede seguir el proyecto con un mayor grado de
detalle.

El seguimiento del proyecto es un proceso que consta de tres pasos:

Crear una planificacin prevista basada en la programacin preliminar.
Actualizar peridicamente la programacin para reflejar el progreso del proyecto.
Comparar la informacin actualizada de la programacin con la planificacin prevista para determinar
hasta que punto se ajusta el progreso del proyecto a lo planificado.

Cuando compare la programacin actual con el plan previsto en forma regular, podr identificar las
discrepancias, conocidas como variaciones entre el progreso planificado y el actual. Si detecta las
variaciones en un momento poco avanzado del proceso, podr ajustar los problemas de la programacin
antes que se conviertan en crticos.

La planificacin prevista proporciona una base para la comparacin de costos, trabajo y fechas programadas
que permiten seguir el progreso del proyecto. Mediante la comparacin entre el plan previsto y la
informacin actual, puede seguir el progreso del proyecto para asegurarse de que las tareas cumplen la
programacin, los recursos realizan el trabajo en el tiempo asignado y los costos no exceden el presupuesto.

Cuando se establece un plan previsto, Microsoft Project guarda la informacin del proyecto en los campos
correspondientes a las fechas, costos y trabajos previstos. Por ejemplo, cuando configuran el plan previsto,
Microsoft Project copia la informacin de los campos Comienzo y Fin en los campos Comienzo
previsto y Fin previsto.
Despus de crear un plan previsto, puede modificarlo para ajustar los cambios del proyecto como la
combinacin, adicin y eliminacin de tareas.

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B) Configuracin de un Plan Previsto

Una vez completado el proceso inicial de creacin de la programacin introduccin de tareas,
establecimiento de las relaciones, asignacin de recursos y verificacin y ajuste de la programacin estar
preparado para configurar el plan previsto. Mediante la comparacin de la informacin del plan previsto con
la programacin hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver discrepancias, y planificar de forma
ms precisa proyectos futuros.

1) En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, elija Guardar lnea de base.
2) Asegrese de que se ha seleccionado el botn Proyecto completo.
3) Elija Aceptar.

C) Actualizacin de Informacin.

Despus de crear una programacin y establecer un plan provisional, podr actualizar la programacin tan
frecuentemente como desee para seguir el progreso. Para actualizar la programacin, evale el estado de
cada tarea y actualice la informacin pertinente de la programacin. Puede seguir toda la informacin
incluida en el plan provisional, mnimamente o en detalle.
Seguimiento mnimo Si slo desea seguir las fechas de comienzo o de fin de cada tarea, compare las fechas
de comienzo o de fin con las fechas previstas de comienzo y de fin.

Seguimiento detallado Si precisa seguir la programacin con cierto grado de detalle, puede seguir algunas o
todas las siguientes variables del proyecto:

Fechas de comienzo y de fin de las tareas
Porcentaje completado de cada tarea
Duracin de las tareas
Costo del proyecto, de las tareas individuales y de los recursos
Horas de trabajo en que se ha completado cada tarea

Los resultados de la informacin del seguimiento detallado pueden usarse para seguir el progreso de las
tareas, controlar los costos y planificar el personal del proyecto, as como para planificar futuros proyectos
ms eficazmente.

Barras de Progreso

Cuando actualice la duracin real de una tarea, el porcentaje de la tarea completada o la duracin restante de
la tarea, Microsoft Project actualizar los otros dos valores automticamente. Por lo tanto, slo necesita
introducir informacin de uno de estos valores por cada tarea.

D) Introduccin de las Fechas reales de comienzo y fin de una tarea.
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Es importante realizar un seguimiento de si las tareas comienzan o finalizan a tiempo. Las tareas que
comienzan o terminan tarde puede desorganizar la programacin al retrasar las fechas de comienzo o fin de
las tareas relacionadas. Las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que
pueden trabajar en otras tareas posteriores de la programacin. En cualquier caso, asegrese de comprobar la
disponibilidad de los recursos asignados a las tareas para que puedan comenzar antes, ya que esos recursos
pueden haberse asignado a otras tareas al mismo tiempo.

Al introducir una fecha real de comienzo o fin de las tareas, la correspondiente fecha de la tarea cambia. Las
fechas previstas, en cualquier caso, no se ven afectadas por los cambios en las fechas reales o programadas.

1) En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desee actualizar.
2) En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, elija Actualizar Tareas.
3) En Estado Real, escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin,
4) Elija Aceptar.

Si algunas tareas comenzaron o finalizaron en el tiempo previsto, puede configurar la informacin real de
comienzo y fin de todas ellas a la vez. Seleccione las tareas que hayan comenzado o finalizado al mismo
tiempo. En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, Actualizar Proyecto. Seleccione el
botn de opcin Tareas seleccionadas y, a continuacin elija Aceptar.

D) Introduccin del Progreso del Proyecto de una Tareas en Forma de Porcentaje

Es posible indicar cunto se ha progresado en una tarea mediante la introduccin del porcentaje que ha sido
completado con respecto a la duracin total de la tarea. En aquellas tareas con una duracin relativamente
corta, el seguimiento del progreso no merece ser efectuado en detalle; aunque en las tareas de duracin ms
extensa, la indicacin del porcentaje de la tarea que se ha completado es una ayuda para seguir el grado de
progreso real frente al plan previsto.
Una tarea con cero por ciento completado significa que no ha comenzado y con un 100 por ciento
completado significa que ha concluido.

Microsoft Project calcula el porcentaje completado de una tarea de resumen segn el grado de progreso de
sus subtareas.

1) En la tabla de Gantt, seleccione la tarea en la que desee actualizar el grado de progreso.
2) Haga clic en el botn Informacin de la barra de herramientas Estndar. O elija Informacin acerca de
la tarea en el men Insertar.
3) En el cuadro Porcentaje Completado, escriba un nmero entero comprendido entre 0 y 100.
4) Elija Aceptar.

De manera predeterminada, Microsoft Project indicar el porcentaje de la tarea que se ha completado en
el diagrama de barras de Gantt, en forma de una lnea delgada y negra, horizontal justo en medio de cada
barra de tarea.

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Para indicar el progreso en una tarea repetitiva, agregue una columna de % Completado a la tabla de Gantt y
escriba el nmero en esa columna.

Puede usar el mouse (ratn) para introducir el porcentaje completado aproximado de una tarea en el
diagrama de barras de Gantt. Desplace el puntero hacia el margen izquierdo de la barra de tareas hasta que se
transforme en un signo de porcentaje. Arrastre hacia la derecha hasta alcanzar el porcentaje completo que
desee.
Es posible cambiar el porcentaje completado de una tarea arrastrando la barra de progreso.
Puede usar los botones de la barra de herramientas seguimiento para actualizar el progreso de una tarea y
realizar otras funciones de seguimiento. En el men Ver, elija Barras de Herramientas. En el cuadro Barras
de herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuacin, elija el botn Mostrar.

F) Seguimiento del Progreso.

Cuando se configura una planificacin prevista y despus se actualiza la programacin, es posible comparar
la planificacin prevista con el grado de progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones
previenen acerca de aquellas reas del proyecto que no se comportan como estaba planeado. Aqu se
muestran algunas variaciones que deben buscarse cuando se compare la programacin actualizada con la
planificacin prevista:

Las tareas que no comienzan o acaban en su debido momento.
Las tareas que no progresan al ritmo esperado.
Las tareas que precisan ms o menos trabajo del programado.
Las tareas que estn por encima o por debajo del presupuesto.

Fechas Reales de comienzo y fin
Porcentaje
Completado
de la Tarea
Presentacin
de Gantt y
Seguimiento
Fechas de Comienzo
y fin de Previstas
100%
50%
Mediante el uso de una planificacin prevista, tambin es posible identificar variaciones comparando los
costos previstos con los costos programados a medida que el proyecto avanza. Los costos programados
reflejan la imagen del costo ltimo a medida que el proyecto progresa.
Puede utilizar la informacin de lnea de base para realizar una proyeccin de los costos. Esto le ayudar a
detectar potenciales desfases de los costos antes de que se conviertan en crticos.
Las variaciones en la programacin pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo del tipo de
gravedad de la variacin. El que una tarea que empiece o termine antes de lo programado, por ejemplo, es
normalmente una buena noticia, pero tambin puede indicar que los recursos no estn asignados de la forma
ms eficaz.

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Cuando encuentre variaciones en la programacin, ajstela de varias maneras para recoger las diferencias
entre su estimacin original y el progreso real. Por ejemplo, puede:

Ajustar las relaciones entre tareas.
Asignar horas de recursos adicionales.
Reasignar los recursos.
Aumentar la disponibilidad de los recursos.
Eliminar o combinar algunas tareas.
Ajustar el presupuesto.
Aumentar la duracin de las tareas.
Extender los lmites.

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CAPITULO
Trabajo con Proyectos Mltiples

3
A) Conceptos Bsicos

Con Microsoft Project, existen varias formas de trabajar eficazmente con proyectos mltiples, dependiendo
de sus necesidades.
Si necesita revisar u obtener informes de un cierto nmero de proyectos individuales, puede consolidar
varios proyectos en una sola ventana. Tambin puede modificar el formato de la informacin de los
proyectos consolidados, resaltando la informacin que desee enfatizar, sin modificar el formato de los
archivos de los proyectos originales. Puede imprimir la informacin consolidada y guardar el archivo con el
proyecto consolidado si necesita usarla de nuevo.

Cuando los proyectos comparten los mismos recursos, es posible consolidar los proyectos para crear un
fondo de recursos comn, de manera que se eviten los conflictos entre recursos. Por ejemplo, cuando se
combinan los recursos en un fondo comn, es posible observar cundo se ha programado que un recurso
trabaje en dos proyectos al mismo tiempo. (Tambin puede compartir los recursos entre proyectos sin
necesidad de consolidarlos, especificando que un proyecto use recursos de otro proyecto.)

Ocasionalmente, puede trabajar con un proyecto extenso y complejo que tenga un cierto nmero de fases.
Una forma de organizar este tipo de proyectos consiste en crear un archivo de proyecto separado para cada
fase y, a continuacin, hacer referencia de estos subproyectos en otro proyecto denominado proyecto
principal. Puede consultar la informacin de resumen acerca de cada subproyecto en el proyecto principal o
consultar la informacin detallada del proyecto consultando las tareas individuales de cada subproyecto.

Tambin es posible usar los subproyectos cuando ciertas tareas se repiten en varios proyectos. Puede crear un
proyecto plantilla que contenga esas tareas rutinarias y, a continuacin, usar la plantilla para crear un
subproyecto en cada nuevo proyecto que precise esas tareas. Una plantilla es un archivo de proyecto que
contiene la informacin bsica de la programacin. Personalcela para ajustarla a las necesidades especficas
de cada proyecto.
Por ltimo, si sus proyectos son similares, puede crear un archivo plantilla del proyecto (o use el archivo
plantilla proporcionado con Microsoft Project), como punto de partida de futuros proyectos.

B) Consolidacin de Archivos de Proyectos

Con Microsoft Project, puede consolidar los archivos de proyectos individuales en una sola ventana, de
forma que sea posible consultar la informacin acerca de los proyectos que administra como si se tratara de
un solo proyecto. Por ejemplo, consolide los proyectos cuando desee dar formato e imprimir un diagrama de
Gantt que incluya todos los objetos de sus proyectos, o cuando necesite administrar recursos que trabajen en
varios proyectos.
Puede crear y guardar un archivo de proyecto consolidado como un nuevo archivo de proyecto con vnculos
a los proyectos origen. Si un proyecto se vincula a sus proyectos origen, los cambios en la informacin del
archivo del proyecto consolidado se reflejarn en los correspondiente archivos fuente. Igualmente, si cambia
la informacin en un archivo origen, la informacin correspondiente en el archivo consolidado tambin
cambiar.

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El cambio de formato de un proyecto consolidado no afecta a los proyectos origen.

Cuando se vincula un proyecto consolidado a sus
proyectos de origen , las tareas mantienen su
numeracin original y sus nmeros de identificacin
Cuando un Proyecto consolidado tiene copias
de sus proyectos de origen, las tareas se renumeran.

Si no desea que los cambios en el archivo del proyecto consolidado afecten a los archivos origen, cree y
guarde un archivo de proyecto consolidado que contenga copia de la informacin de los archivos origen.
Despus de crear el archivo de proyecto consolidado puede desvincular los archivos origen o consolidar
copias de ellos desde un principio. Cuando un archivo de proyecto consolidado contiene copias de los
archivos origen, los cambios realizados en el archivo del proyecto consolidado no se reflejarn en los
archivos origen.

Consolide los archivos de proyecto cuando desee consultar varias programaciones simultneamente o
administrar recursos compartidos entre varios proyectos. Los archivos de proyectos consolidados aparecen
en una ventana a pesar de que cada proyecto es independiente.
Puede vincular un archivo de proyecto consolidado con sus archivos de origen para conseguir que los
cambios realizado por el proyecto consolidado se reflejen en los archivos de origen.
Cuando guarde el proyecto consolidado como un nuevo archivo, los vnculos con los archivos de origen se
mantendrn. Tambin es posible crear un archivo con copias de la informacin de los archivos de origen. En
este caso, el archivo del proyecto consolidado no estar vinculado con los archivos de origen.

1) En el men Herramientas, elija Proyectos mltiples y, a continuacin, elija Consolidar proyectos.
2) En el cuadro Nombre de archivo:, escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de cada archivo de
proyecto que desee combinar.
O elija el botn Examinar, seleccione los archivos de proyectos y, a continuacin, elija el botn
Agregar.
3) Si desea cambiar el orden en el que se consolidarn los archivos de proyecto en la lista, seleccione un
nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en una flecha de desplazamiento.
Los proyectos se consolidarn secuencialmente segn el orden indicado en la lista.
4) Elija Aceptar.
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5) Si desea guardar los proyectos consolidados en un solo archivo de proyecto, haga clic en el botn
Guardar de la barra de herramientas Estndar. elija Guardar en el men Archivo.

6) Escriba el nombre del archivo del proyecto consolidado.
7) Elija Guardar.

C) Proyecto Principal y Subproyectos

Puede organizar su proyecto en componentes ms pequeos y manejables mediante el uso de subproyectos.
Un subproyecto es un grupo de tareas que tiene su propio archivo de proyecto, pero que es representado por
una sola tarea dentro de un proyecto mayor, denominado proyecto principal.

Use los subproyectos para:
Mantener los detalles de un proyecto separados por el proyecto principal, de forma que pueda
concentrarse en la informacin de resumen.
Reutilizar en varios proyectos las tareas relacionadas. Cree un proyecto plantilla que contenga tareas
relacionadas y, a continuacin, use esa plantilla para crear un subproyecto para cada uno de los
proyectos que la precise, en lugar de introducir las tareas varias veces.
Delega ciertas partes de un gran proyecto a otros administradores de proyectos.
Ahorra memoria de trabajo al mantener cerrados los subproyectos con los que no necesite trabajar.
Cuando un subproyecto est cerrado, Microsoft Project calcula solamente la informacin del proyecto
principal, con lo que se reduce la demanda de memoria de su equipo.

Los subproyectos se pueden configurar cuando se crea una nueva programacin o despus, si el proyecto es
difcil de manejar.
En el proyecto principal un subproyecto aparece como una tarea. La tarea del subproyecto resume la
informacin acerca del subproyecto.
En Microsoft Project, puede usar tambin los subproyectos dentro de otros subproyectos.

D) Consolidacin de Proyectos Para Crear un Fondo de Recursos

Cada proyecto que cree puede tener su propio fondo de recursos o compartir el fondo de recursos de otros
proyectos. Cuando administre los recursos que trabajen en ms de un proyecto al mismo tiempo o administra
proyectos que comparten recursos, puede agrupar esos recursos en un fondo de recursos comunes.

Mediante la comparticin de recursos entre proyectos, puede:

Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rpidamente.
Revisar el uso de los recursos y los costos en los proyectos.
Identificar los recursos sobreasignados y corregir la causa de la sobreasignacin.
Imprimir los informes de recursos que proporcionen informacin acerca del uso de los recursos en los
proyectos.

Puede crear fondos de recursos de dos formas en Microsoft Project: puede guardar un fondo de recursos
como un archivo independiente cuando se consolidan los proyectos, o pueden crear un fondo de recurso
dentro de un archivo de proyectos y guardarlos como parte del proyecto.

Cuando se trabaja con varios proyectos que usan un conjunto comn de recursos, puede combinar los
proyectos para crear un fondo de recursos. Microsoft Project sigue los recursos de todos los proyectos
consolidados en un fondo de recursos, de forma que pueda mantener la informacin precisa acerca del uso de
los recursos mientras permanecen como proyectos independientes.
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1) En el men Herramientas, elija Proyectos mltiples y, a continuacin, elija Consolidar proyectos.
2) En la columna Nombre de archivo:, escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de cada archivo de
proyecto que desee combinar. elija el botn Examinar, seleccione los archivos que contengan los
recursos que desee consolidar y, a continuacin, elija el botn Agregar archivos.
3) Si desea cambiar el orden en el cual los archivos sern consolidados, seleccione un nombre de archivo y,
a continuacin, haga clic en la flecha de desplazamiento.
4) En Opciones, seleccione Combinar fondos de recursos.
Si interrumpe esta opcin, necesitar seleccionar Adjuntar a proyectos de origen en Opciones y, a
continuacin, seleccionar Combinar fondos de recursos.
5) Elija Aceptar.

Puede guardar los proyectos consolidados como un nuevo archivo haciendo clic en el botn Guardar en la
barra de herramientas Estndar. Cuando guarde un archivo de proyecto consolidado, tambin puede guardar
el fondo de recursos como un archivo separado.

E) Comparticin de Recursos entre Proyectos

Cada proyecto que cree puede tener su propio fondo de recursos o compartir el fondo de recursos de otros
proyectos. Cuando administre los recursos que trabajen en ms de un proyecto al mismo tiempo o administra
proyectos que comparten recursos, puede agrupar esos recursos en un fondo de recursos comunes.

Mediante la comparticin de recursos entre proyectos, puede:

Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rpidamente.
Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos.
Identificar los recursos sobreasignados y corregir la causa de la sobreasignacin.
Imprimir los informes de recursos que proporcionen informacin acerca del uso de los recursos a lo
largo de los proyectos.

Puede crear fondos de recursos en Microsoft Project de dos formas: puede guardar un fondo de recursos
como un archivo separado cuando se consolidan los proyectos o puede crear un fondo de recursos dentro de
un archivo de proyecto y guardarlo como parte del proyecto

Mediante la creacin de un fondo de recursos, puede identificarse y resolver los conflictos que puedan
producirse cuando los recursos son asignados a ms de un proyecto: Puede usar los recursos del fondo de
recursos en cualquier proyecto.

Puede compartir los recursos de otro proyecto tanto si consolida o no los proyectos, o si crea un archivo del
fondo de recursos independiente.

1) En el men Herramientas, elija Proyectos mltiples y, a continuacin, elija Compartir recursos.
2) Elija el botn de opcin Utilizar recursos propios y seleccione el archivo de proyecto que contenga los
recursos que desee usar en el archivo de proyecto activo.

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Si no puede seleccionar un archivo de proyecto, necesitar abrir el proyecto que contenga los recursos
que desee usar.

3) Si desea que la informacin del archivo de proyecto activo tenga prioridad cuando el archivo activo y el
archivo del fondo de recursos contienen calendarios con el mismo nombre o recursos con los mismos
nombres, seleccione el botn de opcin El proyecto compartidor tiene prioridad.
4) Elija Aceptar.

Ahora los recursos estn disponibles en el archivo de proyecto activo y puede asignarlos de la misma forma
en que asignara cualquier otro recurso. Si su proyecto ya tena sus propios recursos, se combinarn los
recursos de ambos proyectos.

F) Creacin de una Plantilla

Una plantilla es una copia de un conjunto tpico de tareas y otras informaciones. Una plantilla es como
cualquier otro proyecto, a excepcin de que se usa como punto de partida para crear un nuevo proyecto.
Cuando los elementos de una programacin se repiten en uno o ms proyectos, puede usar las plantillas para
reducir el tiempo que se tarda en crear un nuevo proyecto y mejorar la precisin y la coherencia. Microsoft
Project proporciona archivos de plantillas de muestra, aunque tambin puede guardar cualquier proyecto
existente como plantilla.

Tambin se puede usar el asistente de plantillas para crear una nueva programacin a partir de la plantilla de
programacin.
Usar una plantilla con varios proyectos:

Usa una estructura similar de tareas.
Solicita requisitos de calendario similares.
Usa un conjunto de recursos similares.

Use las plantillas para administrar varios proyectos en el que uno de ellos tenga una estructura, unos
requisitos de calendario o requisitos de recursos, similares a los dems. Guarde cualquiera de ellos como
plantilla.

1) En el men Archivo, elija Guardar como.
2) Escriba un nombre para la plantilla en el cuadro Nombre de archivo:
3) Seleccione Plantilla en el cuadro Guardar como tipo:
4) Elija Aceptar.

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CAPITULO
Importacin y Exportacin de Archivos

A) Conceptos Bsicos

Puede usar la informacin acerca de la administracin de proyectos almacenada en otras aplicaciones, como
hojas de clculo, bases de datos o documentos procedentes de procesadores de texto, mediante la
importacin de archivos guardados en formatos de archivo diferentes. Puede tambin exportar archivos de
Microsoft Project a otros formatos para poder utilizarlos en otras aplicaciones. Adems, es posible convertir
los archivos creados con versiones diferentes de Microsoft Project.

MPX es un archivo de texto en formato ASCII que puede transferir fcilmente entre aplicaciones que
acepten el formato del archivo MPX. MPX es capaz de traducir los siguientes tipos de informacin:

Tareas
Asignaciones de recursos y calendarios de recursos
Calendarios Base
Configuraciones predeterminadas
Proyectos completados

Dado que MPX contiene toda la informacin necesaria para crear un proyecto completo, trabaja
especialmente bien en otras aplicaciones de administracin de proyectos, MPX puede incluso traducir
informacin acerca de proyectos que no aparecen en la presentacin de hoja, como la informacin detallada
acerca de la asignacin de los recursos, la informacin del calendario o la del resumen del proyecto.
Los formatos de archivo distintos de Microsoft Project, como el formato ASCII o el formato de archivos de
Microsoft Excel, convierten la informacin de una tarea o de una tabla de recursos de uno a otro formato de
archivo y de una sola vez.

B) Apertura de un Archivo de Otra Aplicacin

Mediante la importacin de un archivo, puede incorporar a Microsoft Project informacin creada con otra
aplicacin, de forma similar a como se abre un archivo, sin tener que volver a escribir toda la informacin.
Por ejemplo, puede importar informacin acerca de los costos desde Microsoft Excel a Microsoft Project e
insertarla en la presentacin adecuada de Microsoft Project.

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Es posible importar informacin de una hoja de Microsoft Excel...

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....a una programacin de Microsoft Project.

Con Microsoft Project para Windows 95, puede abrir archivos creados con otras aplicaciones guardados en
alguno de los siguientes formatos de archivo.

Tambin es posible abrir archivos guardados mediante la utilidad de base de datos de Microsoft Project en
formato Microsoft Access (.MDB). Para obtener ms informacin acerca del uso de los archivos de Access
con Microsoft Project para Windows 95, consulte el archivo BASEDATO.WRI.
Para obtener ms informacin acerca del uso del formato de archivo MPX, consulte en pantalla el archivo
MPXARCH.WRI. Este archivo se puede abrir en Ayuda. En el men Ayuda, elija Temas de Ayuda de
Microsoft Project y, despus, seleccione la ficha Contenido. En la ventana de Ayuda, haga clic en
Informacin de referencia, haga clic en Informacin tcnica y, a continuacin, haga clic en Usar formato de
archivo MPX.

C) Guardar un Archivo de Proyecto con un Formato de Archivo Diferente

Mediante la Exportacin de un archivo de Microsoft Project, puede usar la informacin acerca del proyecto
se su programacin en otras aplicaciones, sin tener que volver a escribirla. Dependiendo del formato de
archivo que especifique, esta informacin podr ser leda en otras aplicaciones de administracin de
proyectos que usen diferentes tipos de informacin, como hojas de clculo, procesadores de texto o
programas de bases de datos.

Es posible exportar informacin de una programacin de Microsoft Project...

...a una hoja de Microsoft Excel.

Si desea incluir informacin de una programacin de Microsoft Project en un documento diferente, como
una hoja de clculo o una base de datos, puede exportar una copia del archivo de proyecto en un formato de
archivo. distinto de Microsoft Project.
Los formatos distintos de Microsoft Project usan tablas para transferir la informacin entre aplicaciones.
Cuando use formatos de este tipo, deber preparar primero una tabla de recursos o tareas que contenga la
informacin especfica que desee exportar.

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Si selecciona un formato de archivo para una aplicacin que use nmeros en sus clculos, como una hoja de
clculo o una base de dato, los campos numricos se cambiarn a las unidades predeterminadas y se
exportarn sin las abreviaturas de las unidades temporales. De esta forma, el anlisis numrico de los
nmeros podr ser llevado a cabo en la aplicacin de destino.

D) Conversin de Archivos

Si tiene archivos que hayan sido creados con versiones anteriores de Microsoft Project, puede convertirlos a
la versin 4.1 y 4.0. Si desea transferir archivos de la versin 4.1 y 4.0 de Microsoft Project, puede
convertirlos a una versin anterior. Tambin podr:

Convertir un archivo de la versin 4.1 o 4.0 de Microsoft Project a la versin 3.0
Convertir un archivo de presentacin o un archivo de calendario de la versin 3.0 de Microsoft Project a
un nuevo archivo de proyecto de la versin 4.1 o 4.0.
Convertir archivos de proyectos entre las versiones 1.0 de Microsoft Project y la versin 4.1 para
Windows 95 o 4.0 para Windows 3.11.
Convertir un archivo de Microsoft Project para MS-DOS a un archivo de Microsoft Project para
Windows 95 o Microsoft Project para Windows 3.11

Puede abrir automticamente archivos de Microsoft Project creados en la versin 3.0 en la versin 4.1 o 4.0,
sin necesidad de llevar a cabo ningn proceso de conversin especial.

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CAPITULO
Copia y Desplazamiento

A) Conceptos Bsicos

Con Microsoft Project, podr:

Copiar y desplazar informacin entre los campos, filas y columnas.
Copiar informacin entre diferentes aplicaciones.

Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o columnas adyacentes, en grupo. Copiar es una forma
rpida y fcil de introducir informacin en una presentacin de hoja de Microsoft Project. Dado que es
posible que varias tareas y recursos tengan un contenido similar, su copia puede agilizar el proceso de
introducir informacin en la programacin. En lugar de tener que volver a escribir entradas semejantes, copie
la informacin y edtela a continuacin como sea necesario.

Es posible copiar Informacin

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... y pegarla en otras ubicaciones de la programacin.

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De manera similar, el desplazamiento es un mtodo fcil de transferir informacin de una posicin a otra. La
finalidad de desplazar una tarea puede ser, por ejemplo, corregir la secuencia de las tareas o desplazar una
asignacin de recursos de una tarea a otra.

Es posible copiar informacin...

...y pegarla en otra ubicacin de la programacin.

En cualquier presentacin de hoja es posible copiar o desplazar la informacin acerca de las tareas o los
recursos introducida en los campos, filas o columnas. A continuacin, puede pegar esa informacin en otros
campos, filas o columnas dentro de la misma presentacin de hoja o en otra diferente. Tambin es posible
pegar la informacin en otros archivos de Microsoft Project o en otras aplicaciones, como Microsoft Excel o
Microsoft Word.

Existen dos mtodos para copiar y desplazar informacin de Microsoft Project. Uno de los mtodos usa el
mouse para arrastrar y colocar la informacin; el otro usa comandos. Con cualquiera de estos mtodos, puede
copiar, desplazar y pegar la informacin de una posicin a otra.

Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o columnas de informacin de recursos o tareas. La
informacin seleccionada puede copiarse o desplazarse dentro de la presentacin de hoja o entre
presentaciones de hoja en un archivo del proyecto. Tambin es posible mover o copiar informacin entre
diferentes archivos del proyecto.

Si pega campos o columnas en una nueva posicin, la informacin se situar en el rea seleccionada,
remplazando cualquier informacin existente. Si pega una fila entera, sta se insertar entre las filas
existentes.
Es posible desplazar o copiar mltiples campos, filas o columnas adyacentes, en grupo. Tambin es posible
copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en un cierto nmero de campos bajo l.
Es posible utilizar el mouse para arrastrar la informacin en los campos, filas o c0olumnas de una posicin
a otra. Arrastrar proporciona el mismo resultado que copiar o desplazar y pegar con los comandos.
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No es posible reordenar en columnas usando el mtodo de edicin de arrastrar y colocar ni con los botones
Cortar, Copiar y Pegar de la barra de herramientas Estndar. Para reordenar las columnas, debe definir una
nueva tabla o usar el comando Insertar Columna de men Insertar. A continuacin arrastre o copie y pegue el
contenido de una columna existente en la nueva columna.

B) Copia y Desplazamiento de Campos, Filas y Columnas

Es posible copiar o desplazar un campo individual o un grupo de campos en cualquier presentacin de hoja
de Microsoft Project. Los mltiples campos seleccionados deben ser adyacentes.
A continuacin es posible pegar la informacin en otra posicin de la misma presentacin de hoja, en una
presentacin de hoja diferente o en otros archivos de Microsoft Project. Si pega la informacin en los
campos existentes que haya seleccionado, Microsoft Project reemplazar toda la informacin que hubiera en
esos campos. No es posible insertar nuevos campos cuando se pega.

En los campos que contienen valores, es posible pegar solamente aquellos campos que acepten valores
introducidos o predeterminados. No es posible pegar en aquellos campos que contengan valores calculados,
tales como los campos calculados de una tabla de costos.
Pegar es lo mismo que escribir la informacin en una tabla y, por consiguiente, otros campos de la tabla
pueden cambiar. Si pega el nombre de una tarea, Microsoft Project crear una nueva tarea con ese nombre y
la rellenar con valores predeterminados. Pegar una fecha en un campo de fecha es igual que escribir una
fecha en el campo y puede constituir una delimitacin para la tarea.

Es posible desplazar los campos de informacin entre las presentaciones de recursos y las de las tareas,
siempre que el tipo de informacin de los campos copiados coincida con el tipo de informacin de los
campos en los cuales se va a pegar. Se puede pegar texto en los campos de texto, valores en los campos de
valores, fechas en los campos de fechas y as sucesivamente.

1) Si copia o desplaza campos a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la
posicin de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en pantalla.

Si va a copiar o desplazar campos a otra tabla del mismo archivo del proyecto, resultar ms sencillo si
utiliza los botones Cortar, Copiar y Pegar de la barra de herramientas Estndar.
2) Seleccione los campos adyacentes que desee copiar o desplazar.
3) Seale al borde de la seleccin hasta que el puntero se convierta en una flecha.
4) Arrastre la seleccin a la nueva posicin.
Si arrastra dentro de la misma presentacin, la ventana se desplazar si fuera necesario.
Si arrastra entre dos ventanas, la seleccin se copiar automticamente.

En Microsoft Project para Windows, si desea copiar (en lugar de desplazar) una seleccin dentro del mismo
archivo del proyecto, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

Para copiar o desplazar campos usando los comandos del men contextual, seleccione la informacin.
En Microsoft Project para Windows, haga clic en el botn secundario del mouse (ratn), y elija Cortar o
Copiar en el men contextual. A continuacin, seleccione el campo en el que desee pegar la informacin,
haga clic en el botn secundario del mouse y elija Pegar.
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Si prefiere no utilizar el mtodo de arrastrar y colocar, es posible desactivarlo. En el men Herramientas,
elija Opciones y, a continuacin, seleccione la ficha Edicin. Desactive la casilla de verificacin Permitir
arrastrar y colocar.

Copia de la Informacin de un Campo a Mltiples Campos

Es posible copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en los campos que estn directamente
bajo l con un solo comando. Por ejemplo, es posible copiar la informacin acerca de los costos de un campo
y rellenar con ella un cierto nmero de campos de recursos seleccionados a los que aplique dicha
informacin. Para rellenar mltiples campos, la informacin que desee copiar debe estar en la fila superior de
la seleccin.

Slo es posible rellenar o pegar en aquellos campos que acepten entradas o valores predeterminados. No es
posible rellenar con informacin aquellos campos que contengan valores calculados, tales como los valores
calculados de la tabla de costos. Pegar es lo mismo que escribir informacin en una tabla, y por consiguiente,
otros campos de la tabla pueden cambiar.

Es posible rellenar campos no adyacentes con la informacin copiada. Cada campo que seleccione se
rellenar con la informacin de la fila superior del primer rango seleccionado.

1) Seleccione el campo o el rango de campos (incluso la fila entera) que desee copiar, y todos los campos
por debajo de l que desee rellenar con la misma informacin.

El campo que desee copiar debe estar en la fila superior de la seleccin.
En Microsoft Project, es posible seleccionar campos no adyacentes manteniendo presionada la tecla
CTRL mientras los selecciona.

2) En el men Edicin, elija Llenar hacia abajo.
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Es posible eliminar la informacin con la que se ha rellenado inmediatamente despus de hacerlo, eligiendo
el comando Deshacer Llenar hacia abajo del men Edicin.

Copia o Desplazamiento de una Fila

Si copia y pega filas enteras de informacin entre dos presentaciones de hoja, estas presentaciones de hoja no
necesitan tener las mismas columnas, pero deben ser del mismo tipo. Slo es posible pegar la informacin
acerca de los recursos en una presentacin de hoja con una tabla de recursos aplicada y, slo pegar
informacin acerca de las tareas en una presentacin de hoja con una tabla de tareas aplicada.
Si pega una tarea o inserta nuevas tareas entre una serie de tareas con relaciones fin a comienzo, las
relaciones entre tareas se restablecern automticamente.

Orden de tareas y relaciones entre tareas

Las relaciones entre tareas se ajustan
Automticamente cuando se desplaza una tarea.

Con las filas se copia o desplaza tambin la siguiente informacin:

Las subtareas de las tareas de resumen de las filas seleccionadas, sean o no visibles dichas tareas.
Las notas adjuntas a las tareas de la filas seleccionadas.
Los objetos vinculados o los objetos incrustados adjuntos a las tareas de las filas seleccionadas.
La informacin acerca del subproyecto asociada con las tareas de las filas seleccionadas.
Las relaciones predecesora y sucesora entre las tareas de las filas seleccionadas.

1) Si copia o desplaza filas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la
posicin de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.
2) Seleccione las filas adyacentes que desee copiar o desplazar presionando MAYSCULAS y haga clic
en el N de tarea o en el N de recurso de las filas.
3) Seale el N de tarea o el N de recurso, o el borde de seleccin hasta que el puntero se convierta en una
flecha.
4) Arrastre la seleccin hasta la primera fila en la que desee situarla.
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Si arrastra ms all de lo que muestran las filas en el mismo archivo del proyecto, la presentacin se
desplazar.
Si arrastra entre dos ventanas, la seleccin se copiar automticamente.
En Microsoft Project para Windows, si desea copiar (en lugar de desplazar), una seleccin dentro del
mismo archivo del proyecto, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

Para copiar o desplazar filas usando los comandos del men contextual, seleccione la informacin. En
Microsoft Project para Windows, haga clic en el botn secundario del mouse (ratn), y elija Cortar o Copiar
en el men contextual. Despus, seleccione la fila en la que desee pegar la informacin, haga clic en el botn
secundario del mouse y elija Pegar.

Cul es el Problema? No deseo desplazar las relaciones de tareas cuando copio o desplazo filas
Si copia o desplaza filas en Microsoft Project, la accin predeterminada es la de cambiar y restablecer el
orden secuencial de las relaciones entre tareas. Para que esto ocurra, debern coincidir todos los criterios
siguientes:
Que las tareas sean parte de una serie de tareas vinculadas consecutivamente.
Que las relaciones entre tareas sean de tipo fin a comienzo.
Que la casilla de verificacin Vincular automticamente las tareas insertadas o desplazadas est activada
en la ficha Programacin del cuadro de dilogo Opciones.

No obstante, es posible mantener las relaciones entre tareas entre cualquier tarea predecesora y sucesora,
independientemente de la posicin a la que se desplace la tarea. Para hacer esto, debe aplicar, al menos, uno
de los siguientes criterios:

Que la tarea no est siendo desplazada desde o pegada en una serie de tareas vinculadas
consecutivamente.
Que la tarea que est siendo desplazada contenga relaciones entre tareas distintas de la de fin a
comienzo.
Que la casilla de verificacin Vincular automticamente las tareas insertadas o desplazadas no est
activada en la ficha Programacin del cuadro de dilogo Opciones.

De manera predeterminada, la casilla de verificacin Vincular automticamente las tareas insertadas o
desplazadas est activada.

Copia o Desplazamiento de una Columna
Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o columnas de informacin de recursos o tareas. La
informacin seleccionada puede copiarse o desplazarse dentro de la presentacin de hoja o entre
presentaciones de hoja en un archivo del proyecto. Tambin es posible mover o copiar informacin entre
diferentes archivos del proyecto.
Si pega campos o columnas en una nueva posicin, la informacin se situar en el rea seleccionada,
reemplazando cualquier informacin existente. Si pega una fila entera, sta se insertar entre las filas
existentes.

Es posible desplazar o copiar mltiples campos, filas o columnas adyacentes, en grupo. Tambin es
posible copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en un cierto nmero de campos bajo l.
Es posible utilizar el mouse para arrastrar la informacin en los campos, filas o columnas de una
posicin a otra. Arrastrar proporciona el mismo resultado que copiar o desplazar, y pegar con los
comandos.

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Si desea agregar columnas a la tabla, use el comando Insertar Columnas del men Insertar.
Si desea cambiar la definicin de la columna, haga doble clic en el ttulo de sta. Si desea cambiar la
definicin de la tabla, por ejemplo, agregar nuevas columnas o eliminar columnas existentes, elija Tabla
en el men Ver y, a continuacin, elija Ms Tablas. Seleccione la tabla que desee cambiar y elija el
botn Editar.

Si desplaza una columna de informacin, Microsoft Project borrar los valores de algunos campos, pero
los remplazar por otros valores calculados o predeterminados, si pueden aplicarse.

No es posible reordenar las columnas usando el mtodo de edicin de arrastrar y colocar ni con los
botones Cortar, Copiar y Pegar. Para reordenar las columnas, debe definir una nueva tabla o usar el
comando Insertar columna del men Insertar. A continuacin, arrastre o copie y pegue el contenido de
una columna existente en la nueva columna.

1) Si necesita definir una nueva columna en la que pegar la informacin de la columna, elija Insertar
Columna en el men Insertar.
2) En el cuadro Nombre de Campo, seleccione un campo que sea compatible con el tipo de
informacin que vaya a pegar, que puede ser texto, de fecha, de nmero, etctera. A continuacin,
elija Aceptar.
3) Si copia o desplaza columnas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que tanto
la posicin de origen como la de destino, sean al menos parcialmente visibles en la pantalla.
4) Haga clic en el ttulo de la columna para seleccionar la columna que desee copiar.
5) Seale al borde de seleccin hasta que el puntero se convierta en una flecha.
6) Arrastre la seccin hasta la columna de destino dentro de la misma presentacin de hoja o un
archivo del proyecto separado. Si arrastra ms all de las columnas mostradas en el archivo del
proyecto, la presentacin se desplazar.

Si desea desplazar (en vez de copiar) la seccin en el mismo archivo del proyecto, mantenga
presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

C) Copia de Informacin de otras Aplicaciones

Adems de copiar informacin entre diferentes presentaciones de hoja y archivos del proyecto de Microsoft
Project, es posible copiar texto o informacin grfica entre Microsoft Project y otras aplicaciones.
Es posible copiar informacin de otra aplicacin en Microsoft Project. La informacin que se importa a
Microsoft Project se puede colocar bien en una rea grfica o bien en una presentacin de hoja. Si se copia y
pega la informacin de otra aplicacin en una rea grfica, se convertir en una imagen esttica. Las reas
grficas de Microsoft Project son:

Diagrama de barras de Gantt
Cuadro de objetos del Formulario de tareas
Cuadro de objetos del Formulario de recursos

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Microsoft Project
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Si se copia y pega informacin de texto de otra aplicacin en una presentacin de hoja, dicha informacin se
comportar como si hubiera sido escrita en Microsoft Project. Las presentaciones de hoja incluidas en
Microsoft Project son:

Porcin de la tabla de Gantt
Hoja de tareas
Hoja de recursos
Porcin de la tabla de presentacin Uso de recursos

La copia y el pegado son diferentes de la vinculacin y la incrustacin proporcionados por la Vinculacin e
incrustacin de objetos (OLE). Cuando se copia y pega la informacin entre aplicaciones, no existe ningn
vnculo con la informacin original.

Copia de Informacin de Tipo Texto de otra Aplicacin
Si tiene informacin de texto de otra aplicacin que desee usar en un archivo del proyecto, es posible
copiarla en Microsoft Project.
La informacin tipo texto se puede pegar en cualquier presentacin de hoja, concretamente en la:

Porcin de la tabla del diagrama de Gantt
Hoja de tareas
Hoja de recursos
Porcin de la tabla de presentacin de Uso de recursos

La informacin pegada en el archivo del proyecto debe coincidir con el tipo de informacin de la
tabla. De acuerdo con esto, prepare primero el archivo del proyecto para recibir la informacin
copiada. Asegrese de que el orden y el tipo de las columnas de la tabla coinciden con el orden y el
tipo de la informacin pegada.

De los campos que contienen valores, slo es posible pegar en aquellos campos que acepten valores
introducidos o predeterminados. No es posible pegarlos en campos que contengan valores
calculados, como los valores calculados de la tabla de costos. Pegar es lo mismo que escribir
informacin en una tabla, por consiguiente, otros campos de la tabla pueden cambiar.

Es posible copiar informacin de un documento de Microsoft Word...

...y pegarla en una programacin de Microsoft Project.
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Si copia la informacin tipo texto en filas vacas, Microsoft Project considerar la informacin como nuevos
recursos o nuevas tareas. Si copia la informacin en campos que ya contienen informacin, Microsoft Project
reemplazar la informacin de estos campos por la informacin pegada.

1) Abra la aplicacin de origen y determine el tamao y el tipo de la informacin que desee copiar en
Microsoft Project.
2) Seleccione y copie la informacin al Portapapeles usando el equivalente en esa aplicacin del comando
Copiar.
3) Abra Microsoft Project, el proyecto y la presentacin de hoja en la que desee pegar dicha informacin.
4) Si fuera necesario, aplquela en una tabla con columnas que coincidan con el orden y el tipo de la
informacin copiada.
5) Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando el nmero de filas que va a insertar y, a
continuacin, en el men Insertar, elija Insertar tarea o Insertar recurso.

Las filas pegadas reemplazarn a las filas existentes.

6) Para copiar informacin en nuevos campos o filas, seleccione el primer campo o la primera fila vaca. O
seleccione el primer campo de la primera fila vaca tras la ltima tarea o recurso.
O bien, para reemplazar la informacin existente, seleccione el primer campo en el que desee copiar las
filas con la nueva informacin.
7) Haga clic en el botn Pegar de la barra de herramientas Estndar.
O elija Pegar en el men Edicin.

Copia de una Imagen de otra Aplicacin

Si tiene una imagen o cualquier otro tipo de informacin grfica en otra aplicacin que desee incluir en un
archivo de Microsoft Project, copie la informacin en el Portapapeles y pguela en Microsoft Project.
La informacin pegada en una rea grfica de Microsoft Project desde otra aplicacin se convierte en una
imagen esttica. Las reas grficas de Microsoft Project son:

El diagrama de barras de Gantt
El cuadro de objetos del Formulario de tareas
El cuadro de objetos del Formulario de recursos

Es posible copiar informacin de un documento de Microsoft Paint

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...y pegarla en una programacin de Microsoft Project.

1) Abra la aplicacin de origen y seleccione la informacin que desee copiar en un rea grfica de la
programacin.
2) Copie la informacin en el Portapapeles usando el equivalente en aquella aplicacin del comando
Copiar.
3) Abra Microsoft Project y el archivo del proyecto en el que desee pegar la informacin.
4) Muestre la rea grfica en la que desee pegar la imagen.

Para pegar la imagen en el diagrama de barras de Gantt, elija Diagrama de Gantt en el men Ver.
Para mostrar el cuadro Objetos, seleccione una presentacin de tareas o recursos. En el men Ventana,
elija Dividir. Haga clic en la presentacin de formulario de la seccin inferior. En el men Formato, elija
Detalles y, a continuacin, elija Objetos.
5) En el men Edicin, elija Pegado Especial
6) En el cuadro Como, seleccione Imagen.
7) Elija Aceptar

Si el diagrama de Gantt est activo, la imagen se pegar en el rea superior izquierda visible del diagrama de
barras de Gantt. Si hay activo un cuadro Objetos, el objeto se pegar en la parte superior izquierda del
mismo.

D) Copia de Texto e Imgenes de Microsoft Project en otras Aplicaciones

Si tiene campos de informacin de las tareas o de los recursos de Microsoft Project que desee pegar en otra
aplicacin, copie la informacin en el Portapapeles y pguela en la otra aplicacin.
Si copia informacin tipo texto para pegarla en otra aplicacin, copie los campos de la parte de la hoja de una
presentacin. Si copia la informacin desde la presentacin Uso de recursos, tambin puede incluir
informacin de la parte de la escala temporal de la presentacin.

Es posible copiar informacin de una programacin de Microsoft Project...

...y pegarla en una hoja de Microsoft Excel.

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Microsoft Project
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1) En Microsoft Project, muestre la presentacin y aplique la tabla que contiene la informacin que desee
copiar en la otra aplicacin.
2) Seleccione los campos que desee copiar.
3) Haga clic en el botn Copiar de la barra de herramientas Estndar.
O elija Copiar en el men Edicin.
4) Abra el documento de destino en el que desee pegar la informacin de Microsoft Project.
5) Seleccione la rea en la que desee insertar los campos.
6) Pegue la informacin usando el equivalente en la aplicacin del comando Pegar.

Copia de una Imagen de Microsoft Project en Otra Aplicacin
Es posible copia la informacin en forma de imagen esttica desde la presentacin activa de Microsoft
Project en el portapapeles y, a continuacin, pegarla en otra aplicacin. Es posible copiar la imagen de la
presentacin completa o seleccionar y copiar una parte de la misma.

...y pegarla en un documento de Microsoft Word

Es posible copiar y pegar presentaciones completas de Microsoft Project o informacin acerca de las
presentaciones seleccionada, en cualquier aplicacin capaz de mostrar informacin grfica en forma de
imagen. Aunque no sea posible copiar y pegar informacin seleccionada desde el diagrama PERT de tareas
ni desde los formularios de tareas o los formularios de recursos, puede hacerlo desde cualquier otra
presentacin.

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1) En Microsoft Project, seleccione la informacin que desee copiar.
2) Haga clic en el botn Copiar de la barra de herramientas Estndar.
3) Si desea copiar la informacin seleccionada tal y como ser impresa, seleccione el botn de opcin Para
impresora y, a continuacin, elija Aceptar.
La manera predeterminada es copiar la informacin para que aparezca en pantalla.
4) Cambie al documento de destino en el que desee pegar la informacin de Microsoft Project.
5) Pegue la informacin usando el equivalente del comando Pegar en la aplicacin destino.

Copiar una Imagen Esttica en otra Aplicacin
1) En Microsoft Project, seleccione la informacin que desee copiar.
2) Haga clic en el botn de copiar de la barra de herramientas Estndar. O elija Copiar en el men
Edicin.
3) Cambie al documento de destino en el que desee pegar la informacin de Microsoft Project.
4) Pegue la informacin usando el equivalente del comando Pegado Especial en la aplicacin de destino.

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CAPITULO
Objetos Vinculados e Incrustados

6
A) Conceptos Bsicos

Existen diversos mtodos para intercambiar informacin entre Microsoft Project y diferentes aplicaciones y
documentos. Podr, por ejemplo:

Vincular o incrustar informacin en forma de objeto desde otra aplicacin en Microsoft Project, o bien
desde Microsoft Project a otra aplicacin.
Editar la informacin vinculada o incrustada, cambiando su contenido.
Manipular el objeto vinculado o incrustado de diversas maneras, por ejemplo incluyendo el objeto en un
informe impreso; desplazando o copiando el objeto; convirtiendo el objeto en un objeto de tipo
diferente.

Es posible vincular informacin con cualquier informacin que acepte vinculacin e incrustacin de objetos
(OLE) o intercambio dinmico de datos (DDE).
Un objeto es un conjunto de informacin que suele estar generado por otra aplicacin, denominada
aplicacin servidora, que se presenta en la aplicacin contenedora. El objeto puede aparecer representado en
la pantalla en forma de texto, de grfico o de icono.

Al vincular un objeto, la informacin que aparece en el documento contenedor reside en realidad en el
documento servidor separado. Cada vez que la informacin en el documento servidor cambia, la informacin
vinculada en el documento contenedor refleja dichos cambios de acuerdo con las opciones de actualizacin
que se hayan seleccionado.

Por el otra parte, al incrustar un objeto la informacin del objeto existe slo en el documento contenedor de
Microsoft Project; es decir, no es un documento separado al que se pueda tener acceso de manera
independiente. Este objeto slo puede activarse y editarse abriendo la aplicacin servidora desde dentro del
archivo de Microsoft Project en el que dicho objeto existe.
Ejemplo: Uso de objetos incrustados y vinculados
Los cambios que se efectan en un objeto incrustado no cambian en ningn documento servidor original del
cual pueda haberse copiado el objeto. De la misma manera, los cambios efectuados en el documento servidor
no se reflejan en el objeto incrustado, ya que no existe ningn vnculo entre ellos.

Es posible incluir objetos vinculados o incrustados casi en cualquier lugar de la programacin. La
presentacin resultante del objeto depender de:

El tipo de informacin y la aplicacin servidora.
La manera en que el objeto haya sido copiado o generado en la aplicacin servidora.
La manera en que el objeto haya sido pegado en Microsoft Project.
En qu presentacin de Microsoft Project ha sido incluido el objeto.

En Microsoft Project, un objeto se representa grficamente (teniendo el aspecto de una imagen de la
aplicacin servidora) en el caso de ser insertado en cualquiera de las siguientes reas grficas:

Un diagrama de barras de Gantt.
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El cuadro Objetos en el formulario de tareas
El cuadro Objetos en el formulario de recursos

Al vincularlo a una presentacin de hoja, un objeto puede representarse textualmente; es decir, con el mismo
aspecto y comportamiento que si el propio usuario hubiera escrito al informacin en la programacin.
B) Vinculacin e Incrustacin de Objetos en y desde Microsoft Project

Es posible trasladar a Microsoft Project informacin creada en otras aplicaciones incluyndola como un
objeto vinculado o incrustado en el archivo del proyecto, el documento contenedor. Podr entonces:

Vincular, o incrustar, un objeto de otra aplicacin en un rea grfica de Microsoft Project.
Vincular un objeto desde otra aplicacin a una presentacin de hoja de Microsoft Project.
Insertar un documento entero creado en otra aplicacin en un archivo de Microsoft, en forma de objeto
vinculado o incrustado.
Crear un nuevo objeto e incrustarlo en un archivo de Microsoft Project.

Algunos campos son calculados por Microsoft Project y, as como no podr escribir informacin dentro de
los mismos, tampoco podr copiar ningn objeto en ellos. Si la seleccin en la que est copiando incluye
campos calculados, en esos campos no podr copiarse ninguna informacin.

El tipo de informacin que se vincule a un archivo de proyecto deber corresponder al tipo de informacin
de la presentacin que acepte al objeto. Por consiguiente, prepare primero la programacin para que coincida
con la informacin vinculada y, a continuacin, copie y vincule la informacin.

Un objeto puede estar representado en forma de imagen si se lo incluye en un rea grfica de Microsoft
Project:

Un diagrama de barras de Gantt
El cuadro Objetos en el formulario de tareas
El cuadro Objetos en el formulario de recursos

Objeto en el diagrama de barras de Gantt
Objetos en el cuadro Objetos del formulario de tareas
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Un objeto puede estar representado en forma de texto si se lo incluye en una presentacin de hoja de
Microsoft Project:

Una tabla de Gantt
Una hoja de tareas
Una hoja de recursos
Tabla en la presentacin Uso de recursos

Objeto en la tabla de Gantt u hoja de
presentacin de tareas
Objeto en la
Hoja de Recursos
Objeto en la presentacin
Uso de Recursos
Es posible vincular informacin de texto con otra aplicacin si sta acepta la vinculacin e incrustacin de
objetos (OLE) o el intercambio dinmico de datos (DDE).

Vinculacin e Incrustacin de Objetos desde Microsoft Project

Es posible incluir informacin creada en Microsoft Project dentro de otra aplicacin, copindola en forma de
objeto vinculado o incrustado desde el archivo del proyecto al documento contenedor. Utilizando objetos
ser posible:

Copiar informacin seleccionada de Microsoft Project, o incluso una presentacin entera, y
pegarla en forma de objeto en el documento contenedor.
Vincular informacin entre archivos del proyecto o entre diferentes reas dentro de un archivo
del proyecto.
Arrastrar informacin de Microsoft Project en forma de objeto hasta la aplicacin contenedora.

D) Manipulacin de Objetos

Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de proyecto, ser posible manipularlo de diversos modos.
Podr, por ejemplo:

Imprimir un informe que incluya un objeto de un cuadro Objetos.
Buscar un objeto en un rea grfica.
Copiar y desplazar un objeto dentro del archivo de proyecto.
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Convertir el tipo de objeto.
Cancelar el vnculo entre un objeto vinculado y su documento servidor.

E) Edicin de Objetos

Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de proyecto, tendr posibilidad de:

Editar el contenido del objeto.
Actualizar un objeto vinculado.
Eliminar el objeto.

La edicin de objetos incrustados no tiene efecto alguno sobre el documento servidor original desde el que
fue copiado. De igual modo, los cambios efectuados en el documento servidor original no se reflejarn en el
objeto incrustado en Microsoft Project.

Un diagrama de Microsoft Excel incrustado en Microsoft Project

Puede abrirse y editarse sin cambiar el documento servidor original de Microsoft Excel.

Por otra parte, si se edita un objeto vinculado se cambiar el documento servidor original, as como el objeto
vinculado en la aplicacin contenedora.
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Pgina 37


Un objeto vinculado de Microsoft Excel en Microsoft Project...

...puede abrirse y editarse en Microsoft Excel .
Los cambios se mostraran tanto en la aplicacin servidora como en la aplicacin contenedora.

Si desea editar un objeto vinculado en una presentacin de hoja, deber editar la informacin desde la
aplicacin servidora, o bien cancelar el vnculo y, a continuacin, editar la informacin, que ya no ser un
objeto vinculado, en el archivo del proyecto.

Para mantener el vnculo, edite la informacin desde dentro de la aplicacin servidora. De esta manera,
la aplicacin contenedora aceptar las actualizaciones en la informacin vinculada segn las opciones de
actualizacin correspondientes.
Al cancelar el vnculo se eliminar la relacin servidor-contenedor, aunque la informacin se mantendr
intacta. A partir de ese momento podr efectuar cualquier tipo de cambios en el contenido.

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CAPITULO
Automatizacin de Trabajo

7
A) Conceptos Bsicos

Trabajando con Microsoft Project, observar que es posible realizar determinadas tareas de manera rutinaria.
Por ejemplo, con frecuencia podr dar formato a las programaciones de acuerdo con directrices de estilo
especificas, o bien imprimir varios informes predefinidos, repitiendo tareas que requieren la ejecucin de una
serie de acciones. Podr ahorrar tiempo y esfuerzo automatizando las tareas repetitivas con una macro.
Para comenzar a trabajar con macros en necesario aprender a:

Crear y Ejecutar una macro para automatizar una secuencia de tareas y agilizar el trabajo.
Integrar una macro con Microsoft Project para que funcione como un comando incorporado.

B) Trabajo con Macros

Automatizando las tareas comunes con macros podr mejorar la eficacia general de trabajo. Toda tarea que
se repita peridicamente es buena candidata para una macro. Algunas de las tareas cotidianas que pueden
automatizarse con macros son:

Apertura de un Proyecto
Edicin de un campo
Dar formato a una programacin
Impresin de un informe

Para crear una macro, es necesario grabar una serie de acciones en Microsoft Project. El proceso de
grabacin de acciones en Microsoft Project es similar a grabar sonidos con una grabadora. As como este
aparato graba sonidos en una cinta, Microsoft Project graba las acciones en una macro.
Ms tarde podr ejecutar la macro, dando instrucciones a Microsoft Project para que se reproduzca las
acciones que fueran grabadas.
La informacin que Microsoft Project almacena en una macro es un cdigo de Visual Basic. Si est
familiarizado con la programacin de computadoras quiz desee perfeccionar este cdigo con Visual Basic
para aplicaciones. Tambin se puede crear directamente una macro utilizando Visual Basic para
aplicaciones.

C) Creacin y Eliminacin de una Macro

Con Microsoft Project es posible crear una macro grabando una serie de acciones.
Al describir una macro, asegrese de que la descripcin incluya detalles acerca de cualquier requisito previo
necesario para su ejecucin. Por ejemplo, la descripcin puede ayudar a recordar que debe elegir una
presentacin, seleccionar un campo o ejecutar otras acciones necesarias antes de ejecutar la macro.
Si ya no utiliza una macro podr eliminarla. Al eliminar una macro:

Permitir que su tecla de mtodo abreviado quede disponible para asignarla a otra macro.
Reducir el nmero de macros en el cuadro de dilogo Macros, facilitando la bsqueda de macros que se
utilicen con frecuencia.

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Para crear una macro, es necesario grabar una serie de acciones en Microsoft Project. El proceso de
grabacin de acciones es similar a grabar sonidos con una grabadora. As como este aparato graba sonidos en
una cinta, Microsoft Project graba las acciones en una macro.

Ms tarde podr ejecutar la macro, dando instrucciones a Microsoft Project para que reproduzca las acciones
que fueran grabadas

Grabar una Macro...
...es como grabar
sonidos en una grabadora
Ejecutar Macro...
Es como reproducir sonidos en una
grabadora

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La informacin que Microsoft Project almacena en una macro es un cdigo de Visual Basic. Si est
familiarizado con la programacin de computadoras quiz desee perfeccionar este cdigo con Visual Basic
Para Aplicaciones. Tambin se puede crear directamente una macro utilizando Visual Basic para
aplicaciones.

Crear Macro
1) Haga clic en el botn Grabar macro de la barra de herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Grabar macro en el men Herramientas.
2) En el cuadro Nombre de macro:, escriba un nombre para la macro.
El nombre de una macro puede contener letras, nmeros y subrayados. Debe comenzar con una letra
o un subrayado, pero no puede contener espacios ni signos de puntuacin.
3) En el cuadro Descripcin:, escriba la descripcin de la macro.

Si tiene previsto grabar acciones que impliquen la seleccin de campos en una hoja de tareas o de
recursos, quiz desee configurar referencias predeterminadas para la macro. Elija el botn
"Opciones" y, a continuacin, seleccione las opciones de referencias absolutas y relativas de su
preferencia en Referencias de fila y Referencias de columna.
4) Elija Aceptar.
5) Ejecute las acciones que desee grabar.
Las acciones pueden incluir elegir comandos y seleccionar texto.
6) Al terminar de grabar acciones, haga clic en el botn Detener grabacin de la barra de
herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Detener grabacin en el men Herramientas.

Eliminar una Macro
1) En el men Herramientas, elija Macros.
2) En el cuadro Nombre de macro:, seleccione la macro que desee eliminar.
3) Elija el botn Eliminar.

D) Ejecucin e Interrupcin de una Macro

Al ejecutar una macro, Microsoft Project efectuar automticamente las acciones almacenadas en dicha
macro. Podr ejecutar una macro que haya creado para suplir necesidades especficas o alguna de las que
proporciona Microsoft Project para automatizar tareas comunes.

Para obtener ms informacin acerca de las macros que proporciona Microsoft Project, vea el archivo en
pantalla MUESTRAS.WRI.

Si ejecuta una macro por error, o bien si una macro efecta acciones no previstas, es muy fcil interrumpir la
macro.

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Ejecutar Macro
1) Haga clic en el botn Ejecutar macro de la barra de herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Macros en el men Herramientas.
2) En el cuadro Nombre de macro:, seleccione la macro que desee ejecutar.
3) Elija el botn Ejecutar.

Interunpir Macro
1) Presione ESC.
2) Elija el botn Detener.

E) Asignacin y Anulacin de Teclas de Mtodo Abreviado de una Macro

Uno de los mtodos ms eficaces para ejecutar una macro es utilizando las teclas de mtodo abreviado. Se
pueden asignar teclas de mtodo abreviado a una macro que se desee ejecutar rpidamente, especialmente si
dicha macro no est asignada a un botn de la barra de herramientas.
Microsoft Project limita el nmero de teclas de mtodo abreviado que pueden asignarse a las macros. En
consecuencia, cuando haya utilizado todas las combinaciones posibles de teclas de mtodo abreviado, quiz
desee anular las teclas de mtodo abreviado de las macros que menos utilice. Las teclas de mtodo abreviado
que anule quedarn inmediatamente disponibles para ser asignadas a otras macros.

Asignacin de Mtodo Abreviado
2) En el cuadro Nombre de macro:, seleccione la macro a la que desee asignar teclas de mtodo
abreviado de la lista.
3) Elija el botn Opciones.
4) Seleccione una letra para el mtodo abreviado.
Escriba una letra en el cuadro Ctrl+.
5) Elija Aceptar.
6) Elija el botn Cerrar.

Algunos comandos utilizan teclas de mtodo abreviado incorporadas. Por ejemplo, para crear un nuevo
proyecto podr presionar CTRL+U. Por consiguiente, no es posible asignar estas teclas de mtodo
abreviado a una macro.

Anulacin de Mtodo Abreviado
2) En el cuadro Nombre de macro:, seleccione una macro.
3) Elija el botn Opciones.
4) En Asignar a, desactive el cuadro Mtodo abreviado.
5) Elija Aceptar.
6) Elija el botn Cerrar.

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