Archivstica.

Manejo y organizacin de archivos (Manual del archivero)

0. Presentacin
1. Manejo de archivos y documentos. Introduccin
. !ocumento. "once#to y ti#os de documentos
$. Archivo% conce#to. Administracin de documentos
&. 'rganizar archivos. Procesos t(cnicos en la administracin de archivos
). 'rganizacin de documentos. !escri#cin y seleccin documental
*. "onservacin de documentos% instalaciones+ control+ manejo y medidas de seguridad
,. -ervicios archivsticos (administracin de archivos). Medidas y u.icacin de estanteras
/. -istema nacional de archivos% 0inalidad. 1ormas (ticas del archivero
!escargar el curso en P!2
Captulo 2:
!ocumento. "once#to y ti#os de documentos
1. !'"3M415'
67u( es un documento8
Un documento es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es
producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus
actividades. 4s+ #or tanto+ un testimonio de la actividad humana.
Los documentos pueden ser tetuales !manuscritos, mecanografiados o impresos", iconogr#ficos !mapas, planos,
dibu$os, fotografas, diapositivas, etc.", sonoros !discos, cintas magnetofnicas, discos compactos", audiovisuales
!cintas de video, pelculas cinematogr#ficas", electrnicos !disquetes, C%.&'(, bases de datos, etc.", virtuales
!)ebs, blogs, etc.", y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera plantear en el futuro.
67u( es un documento archivstico8
%ebe tenerse en cuenta que no todos los documentos eistentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte,
necesariamente, del arc*ivo institucional. +or e$emplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios,
publicaciones peridicas, etc., si bien son documentos, ,' -., /0%' +&'%UC0%'/ +'& L. 0,/101UC02,,
por lo que no es documentacin original y permanecen all a efectos eclusivamente de apoyo informativo, por lo
que se conservarn slo mientras nos sean tiles. 3stos documentos deben separarse de nuestro arc*ivo.
En consecuencia, un documento archivstico es aquel que es producido, recibido y conservado por una
institucin y contiene informacin relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta
institucin desarrolla.
67u( son los ti#os documentales8
/on las unidades de informacin contenidas en los documentos. /e clasifican en:
4estin %ocumental 0C%ocs %igitalice y acceda a sus documen5 tos de forma eficiente y segura.
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5IP' !'"3M415A9 -IMP94
6ormado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. 3$emplos: el oficio, la
carta, el memorando, un libro de registro, un libro de ca$a, recibo, etc.
5IP' !'"3M415A9 "'MP34-5'
6ormado por dos o m#s tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de
informacin. /e le conoce com7nmente como 8epediente9. 3$emplos: el comprobante de pago, tr#mites para
licencias, etc.
67u( es una serie documental8
3s el con$unto de documentos que tiene caractersticas comunes: el mismo tipo documental o el mismo asunto y
que, por consiguiente, es arc*ivado, usado, transferido o eliminado como unidad. 3$emplos: &esoluciones,
/upervisiones, Lega$os de personal, +lanillas, 2rdenes de compra, etc.
67u( es una seccin documental8
3s el con$unto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades org#nicas o dependencias
de la (unicipalidad +rovincial de 1ambopata. 3$emplos: .lcalda, 4erencia (unicipal, /ecretara 4eneral,
4erencia de .dministracin y 6inanzas, 4erencia de +lanificacin, &egistro Civil, ;efatura de +ersonal, 1esorera,
etc.
67u( es un 0ondo documental8
3s el con$unto total de los documentos producidos y recibidos por una institucin p7blica o privada en el e$ercicio
de sus actividades. 3$emplos: (inisterio de 1ransportes y Comunicaciones, 4obierno &egional de (adre de %ios,
0nstituto ,acional de Cultura, (unicipalidad +rovincial de 1a*uamanu, etc.
. A:";I<'
67u( es un archivo8
Un arc*ivo es el con$unto de documentos producidos por personas naturales o $urdicas durante el e$ercicio de sus
actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la informacin contenida
en ellos. 1ambi<n se denomina arc*ivo al espacio fsico o a la institucin.
6Para =u( son >tiles los archivos8
Los arc*ivos sirven a favor de:
9a administracin #>.lica, para lograr una mayor eficiencia y una transparencia de la gestin y como un
antecedente y testimonio de sus funciones.
9a ciudadana, para la defensa de sus derec*os, la fiscalizacin de los actos p7blicos y como garanta de la
transparencia administrativa que debe eistir en todo 3stado de %erec*o.
9a investigacin y la di0usin cultural+ como un repositorio de la memoria de la ,acin. 1odos los documentos
producidos por las instituciones que se vinculan con los ciudadanos forman parte del Patrimonio ultural
!rchivstico de la "acin+ que se encuentra protegido por la legislacin arc*ivstica vigente. %e all que los
arc*iveros, o quienes sean responsables de administrar la documentacin arc*ivstica, est#n obligados a
conservarlos y protegerlos: a no apropiarse de ellos, entreg#ndolos a quienes los sucedan en sus funciones y a no
eliminarlos sin autorizacin de la administracin competente: el .rc*ivo 4eneral de la ,acin o los .rc*ivos
&egionales de sus respectivas $urisdicciones.
"iclo vital de los documentos
Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a su vez dan lugar a diferentes niveles de arc*ivo.
P:IM4:A 45APA
%urante esta etapa el documento es de circulacin y tramitacin por los canales regulares, en busca de respuesta y
solucin al asunto que le *a dado origen y adem#s *ay un mane$o frecuente de parte del funcionario responsable de
su tramitacin. 3sta documentacin forma parte del ?A:";I<' !4 @4-5IA1B y, en algunos casos, del
denominado ?A:";I<' P4:I2C:I"'B.
-4@31!A 45APA
Una vez recibida la respuesta o solucin al asunto iniciado, el documento que la sustenta *a de seguir siendo
guardado. 3n este perodo formar# parte del ?A:";I<' "415:A9B.
54:"4:A 45APA
6inalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o *istrico, restringi<ndose su consulta a su
car#cter cultural e informativo, principalmente con fines de investigacin. /u arc*ivamiento y conservacin ser#
definitivo en el ?A:";I<' ;I-5A:I"'B.
Captulo =:
'rganizar archivos. Procesos t(cnicos en la administracin de archivos
$. P:'"4-'- 5C"1I"'-
6"mo organizamos nuestros archivos8
(uy a menudo y en todas partes, los arc*ivos presentan inconvenientes que se relacionan con el poco personal
eistente, la escasa capacitacin del mismo, locales inadecuados, deficiencia logstica, abultada documentacin y
un flu$o insuficiente de documentos.
/i nos *acemos cargo de un arc*ivo que se encuentra desorganizado, optaremos por seguir los siguientes pasos:
5 3mpezaremos por revisar el organigrama de la institucin, lo cual nos permitir# conocer sus divisiones o
secciones internas particulares: alta direccin, rganos de lnea, rganos de asesoramiento, rganos de apoyo, etc.:
as como gerencias, sub5gerencias, $efaturas, etc.
5 %ebemos informarnos acerca de la *istoria de la (unicipalidad !fec*a de creacin, antig>edad de las
dependencias, variaciones en las funciones institucionales, etc."
5 &evisaremos los documentos de gestin institucional !&'6, ('6, 1U+., directivas internas, etc."
5 &espetando el origen y la forma cmo *an sido dispuestos originalmente los documentos.
3s importante elaborar un diagnstico situacional que nos permita conocer la realidad de nuestro arc*ivo, previa
evaluacin de las condiciones de infraestructura, volumen y caractersticas de la documentacin y personal, etc.
6inalmente, por Ley, es funcin arc*ivstica la gestin de documentos desde su elaboracin *asta su eliminacin o
conservacin permanente, de acuerdo a su ciclo vital. +ara ello eiste un con$unto de procesos t<cnicos
arc*ivsticos normados y reglamentados que detallaremos a continuacin:
A!MI1I-5:A"IA1 !4 A:";I<'-
&esulta necesario que en cada institucin se constituya un /istema 0nstitucional de .rc*ivos, tal como estamos
proponiendo en nuestro caso: el Argano de Administracin de Archivos (=ue en adelante se identi0icarD con
las siglas '.A.A.)+ el mismo que est# integrado por los !rchivos de #estin, los !rchivos Perif$ricos !cuando
<stos eistan" y por el !rchivo entral. +recisamente, este 7ltimo ser# el que conduzca las labores arc*ivsticas con
el desarrollo de un traba$o normativo a nivel institucional.
Los ob$etivos de esta etapa implican:
5 %eterminar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia de la administracin de arc*ivos.
5 ?rindar servicios de informacin al 3stado, a la ciudadana y a la investigacin.
1I<494- !4 A:";I<'
3l !%&'() *E #E+,'-", es com7nmente conocido como el .archivo de oficina/ y est# ba$o la
responsabilidad y mane$o directo de cada dependencia o unidad administrativa de una institucin. 3ste arc*ivo est#
formado por la documentacin producida recientemente, es decir, la que se est# a7n tramitando, as como tambi<n
la de uso frecuente dentro de cada dependencia. 1iene plena vigencia $urdica y administrativa.
3l !%&'() E",%!0, tambi<n es denominado 8arc*ivo administrativo9 y es el que est# conformado por la
documentacin proveniente de las transferencias recibidas de las distintas oficinas de la institucin. 3ste arc*ivo
centraliza la documentacin que ya no es ob$eto de uso frecuente en los arc*ivos de oficina, pero cuyo valor
administrativo a7n no *a prescrito y todava podra ser ob$eto de consultas por parte de la propia administracin o
de los ciudadanos. 3l !rchivo entral suele ubicarse fsicamente en los locales del arc*ivo y est# ba$o la
responsabilidad del .rc*ivero de la 0nstitucin.
3l !%&'() PE%'12%'), se constituye opcionalmente como producto de la comple$idad de funciones, nivel
de especializacin y ubicacin fsica de las unidades org#nicas de una institucin que as lo requiera. !3n nuestro
caso, estamos proponiendo 8arc*ivos perif<ricos9 para reforzar el traba$o de 4%U& y 4.6, entre otros, por su
misma comple$idad".
3l !%&'() &'+,-%'), est# encargado de concentrar, custodiar y@o conservar documentos de valor
permanente y que ya perdieron gran parte de su valor administrativo y cuentan con m#s de treinta aAos de
originados. /us principales fines son la investigacin y la difusin cultural.
Captulo B:
'rganizacin de documentos. !escri#cin y seleccin documental
':@A1IEA"IA1 !4 !'"3M415'-
3s un proceso t<cnico arc*ivstico que consiste en el desarrollo de un con$unto de acciones orientadas a clasificar,
ordenar y signar los documentos de cada entidad. 3n esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series
y sub5series documentales.
5 lasificar documentos3 /ignifica separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub5
divisiones, teniendo en cuenta la estructura org#nica y@o las funciones institucionales.
5 )rdenar documentos3 /e entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema m#s
conveniente: ordenamiento alfab<tico, num<rico, alfanum<rico, cronolgico, etc.
5 +i4nar documentos33s asignarles smbolos de codificacin para su r#pida identificacin !por unidades
org#nicas, por series documentales, etc.". +ueden ser letras o n7meros o la combinacin de ambos.
!4-":IP"IA1 !'"3M415A9
3s un proceso t<cnico arc*ivstico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres eternos e
internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auiliares o instrumentos descriptivos !guas,
inventarios, cat#logos", que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. 3sto
nos permitir# brindar adem#s un eficiente y eficaz servicio de informacin.
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-494""IA1 !'"3M415A9
3s un proceso t<cnico arc*ivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas
en una institucin. 3sto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines
administrativos y cu#les otras *an de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines
culturales. 3ste proceso permite programar las transferencias de documentos, adem#s de la eliminacin peridica
de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:
a5 ,ransferencia de documentos3 . trav<s de este proceso arc*ivstico evitamos que los documentos que se
producen a diario se acumulen en los primeros niveles de arc*ivo en forma indefinida. 3sto permite adem#s
disponer de un mayor espacio fsico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservacin del
+atrimonio %ocumental. +e recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente
foliados.
b5 Eliminacin de documentos3 3ste proceso arc*ivstico consiste en la destruccin de los documentos
considerados innecesarios, previa autorizacin del .rc*ivo 4eneral de la ,acin o los .rc*ivos &egionales en el
#mbito de su competencia. +ara ello es necesario conformar un omit$ Evaluador de *ocumentos 6E*5, que se
constituye en la m#ima autoridad arc*ivstica en cada institucin.
'7P)%,!",E.8 +ara proponer una eliminacin de documentos se requiere:
5 !cta del E*
5 'nventarios de eliminacin
7uestras de las series documentales a eliminarse.
Captulo C:
"onservacin de documentos% instalaciones+ control+ manejo y medidas de seguridad
"'1-4:<A"IA1 !4 !'"3M415'-
La conservacin de documentos es un proceso arc*ivstico que consiste en mantener la integridad fsica del soporte
y de la informacin contenida en los documentos, a trav<s de la implementacin de medidas de preservacin y
restauracin. .l respecto, se debe tomar en cuenta el aioma que dice: .siempre ser mejor preservar que
restaurar/.
3iste un con$unto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad fsica de nuestros documentos.
3stos son: el factor climatol4ico, contaminacin ambiental, contaminacin biol4ica, siniestros,
almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc. +or ello es recomendable observar las siguientes
recomendaciones respecto a:
a) 4l local de archivos
3l local deber# estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y tambi<n lu4ares
excesivamente hmedos. +referentemente se debe decidir por locales construidos con material noble, evit#ndose el
revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables !tapizones, alfombras, etc."
3l local de arc*ivo debe tener b#sicamente tres ambientes: rea de trabajo t$cnico y administrativo, depsitos y
rea de atencin al usuario 6oficina5.
3s fundamental tener en cuenta que las instalaciones el<ctricas y sanitarias deber#n conservarse en perfecto estado
y el mobiliario arc*ivstico !estantes, arc*ivadores verticales, mapotecas, etc." deben ser preferentemente de metal.
.) 4l control de los 2actores 4Fternos
/e debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentacin, as como ventilar
por medios naturales o mec#nicos, sobre la base de la utilizacin racional de puertas y ventanas, con el empleo de
m#quinas !ventiladores, aire acondicionado, etractores de aire, etc."
,os debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminacin ambiental. 3n este caso, se recomienda
fumigar el local slo en casos de etrema infestacin biolgica. .simismo, se debe evitar la incidencia directa de la
luz natural o artificial sobre los documentos. /lo se epondr#n los documentos durante el tiempo necesario y
evitar la oscuridad completa en los depsitos.
c) 4l manejo de los documentos
/e recomienda encarecidamente ") 9+!% cintas adhesivasy evitar el uso excesivo de elementos metlicos
64rapas, clips, etc.5. Los documentos deben ser protegidos en unidades de instalacin6cajas, folders o cualquier
otro elemento similar5. En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos qumicos
6insecticidas, bactericidas, fun4icidas, etc.5 y menos rociar directamente sobre los documentos.
Los documentos deteriorados por agentes biolgicos !insectos, *ongos, bacterias, etc." deber#n separarse de la
documentacin en buen estado y restringir su servicio. +e debe evitar cualquier tipo de restauracin emprica.
d) Medidas de -eguridad
D %estrin4ir el in4reso a los depsitos a personas no autori:adas. Se debern adoptar las medidas convenientes
para evitar la sustraccin de documentos.
D "o fumar, comer o beber en los depsitos, #reas de traba$o o en cualquier otro lugar donde eistan documentos.
*esconectar los servicios el$ctricos y cerrar la llave 4eneral del a4ua al t$rmino de de la jornada laboral y
revisarlos peridicamente.
D "o mantener en el !rchivo materiales inflamables64asolina, petrleo, cera, etc.5. *isponer de extintores de
polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo mane$o debe ser conocido suficientemente por el personal de
arc*ivo.
Captulo E:
-ervicios archivsticos (administracin de archivos). Medidas y u.icacin de estanteras
-4:<I"I'- A:";I<G-5I"'-
3n realidad, el objetivo principal de todo archivo es brindarse permanente al servicio de la 'nstitucin y de los
administrados. %ebemos de estar prestos a poner a disposicin de los usuarios la documentacin de cada entidad
con fines de informacin, mediante la consulta, bsqueda, lectura, pr$stamos, expedicin de copias, etc. 3s
pertinente remarcar que todos los documentos que son custodiados en los arc*ivos integrantes del /istema ,acional
de .rc*ivos son accesibles al p7blico en general, de acuerdo a las normas administrativas vigentes, con excepcin
de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la se4uridad nacional, o contra la privacidad o intimidad
personal.
M4!I!A- :4@9AM415A:IA- H 3II"A"IA1 !4 4-5A154:GA
'bservando las siguientes recomendaciones podremos orientar correctamente nuestras acciones para contar con
una estructura conveniente y segura al interior del .rc*ivo:
5 3l largo de cada cuerpo deber# ser de F.GF a H.2F mts.
5 La altura m#ima de la estantera ser# de 2.HF a 2.IF mts.
5 La resistencia de cada balda, seg7n sea el largo, deber# ser de HFF Jilos como mnimo.
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5 Los espacios entre baldas ser#n de acuerdo al tamaAo de los documentos que se quieran instalar.
5 3l espacio del piso a la primera balda deber# ser de, mnimo, HB cm.
5 Cada estante debe tener amarre a la pared o a otro estante para que no pierda estabilidad.
5 La distancia de la 7ltima balda al tec*o ser# de IF cm., como mnimo.
5 3n las esquinas superiores e inferiores de los estantes se colocar#n #ngulos de soporte !refuerzos".
5 Las baldas pueden ser de doble faz o seg7n tamaAo de los documentos o seg7n necesidad de su ubicacin.
5 Un solo estante no debe tener m#s de HF cuerpos.
Los estantes no deben colocarse pegados a la pared.
Captulo M:
-istema nacional de archivos% 0inalidad. 1ormas (ticas del archivero
4l -istema 1acional de Archivos
2inalidad
3l /.,... tiene por finalidad integrar estructural y funcionalmente los arc*ivos de las entidades p7blicas eistentes
en el #mbito nacional mediante la aplicacin de principios, normas, t<cnicas y m<todos de arc*ivo, garantizando
con ello la defensa, conservacin organizacin y servicio del +atrimonio %ocumental de la ,acin. 3l /istema
,acional de .rc*ivos est# integrado por:
Archivo @eneral de la 1acin (A@1)
3s un 'rganismo +7blico %escentralizado y m#ima autoridad del /istema ,acional de .rc*ivos.
Archivos :egionales
/on 'rganismos %escentralizados de los 4obiernos &egionales, dependientes t<cnica y normativamente del .4,
que conducen las actividades del /,. en su $urisdiccin.
Archivos P>.licos
/on los arc*ivos pertenecientes a la administracin estatal !poderes del 3stado, entes autnomos, instituciones
p7blicas descentralizadas, empresas estatales de derec*o p7blico y privado, empresas mitas con la participacin
accionaria del 3stado, gobiernos regionales, locales y las notaras", dependiendo t<cnica y normativamente del
.4,. !Cabe aclarar que nuestro arc*ivo institucional est# incluido en este rubro".
'.ligaciones =ue esta.lece el -1A
Kivatia 3mpresa lder en digitalizacin Captura L +rocesamiento de datos
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Los arc*ivos integrantes del /istema ,acional de .rc*ivos estn obli4ados a cumplir las directivas, normas,
disposiciones y lineamientos de poltica dictados por el r4ano rector del +istema.
Los funcionarios p7blicos, sea cual fuere su nivel, no podrn conservar en su poder documentos 4enerados en el
ejercicio de sus funciones, estando obli4ados a remitirlos al archivo correspondiente.
:eglamento de A#licacin de -anciones del A@1
Los arc*iveros debemos tener en cuenta que mediante la &esolucin ;efatural ,N EC52FFM5.4,@;, se aprob el
.%e4lamento de aplicacin de sanciones administrativas por infracciones en contra del Patrimonio *ocumental
!rchivstico y ultural de la "acin/, el mismo que tiene por finalidad regular el procedimiento sancionador y
establece las escalas, criterios de gradualidad y dem#s requisitos para la aplicacin efectiva de sanciones por
infracciones cometidas en contra de las normas establecidas por el /istema ,acional de .rc*ivos, la Ley 4eneral
del +atrimonio Cultural de la ,acin y las dem#s normas coneas.
). 1ormas Cticas del Archivero
5 3l arc*ivero tiene ante s la enorme responsabilidad de administrar y custodiar los documentos que son un
valioso tesoro que la ciudadana le *a confiado. %ebe tener siempre presente que la informacin pertenece a la
ciudadana y debe estar siempre al servicio de ella en las me$ores condiciones posibles.
5 Los documentos deben ser mane$ados con sumo cuidado porque de lo contrario se deterioraran y finalmente
acabaran perdi<ndose irremediablemente. +or eso, cuando ocurre un robo de piezas documentales, o un desglose
de lega$os, o cuando se eponen los documentos ante la *umedad, la insolacin, o cuando se les epone ante los
destructores biticos !bacterias, *ongos, insectos y roedores" se consuma una p<rdida irreparable.
5 1odos los actos realizados por los arc*iveros est#n su$etos a reglamentos y normas legales, por lo que nadie
puede obligarlos a ir en contra de la Ley, es decir, a ocultar, desaparecer o, sin escr7pulos, vender documentos ba$o
su custodia.
5 3l arc*ivero debe procurar constantemente la formacin de una conciencia arc*ivstica en el p7blico, a fin de
que <ste interprete cabalmente la funcin de los arc*ivos y el papel de los propios arc*iveros.
5 +or 7ltimo, los arc*iveros por su propia condicin de servidores p7blicos est#n pro*ibidos de mantener
intereses de conflicto, obtener venta$as indebidas, realizar actividades de proselitismo poltico, *acer mal uso de
informacin privilegiada y de presionar y@o acosar.