2012

Inga
Luca Zeledn Quirs

Informe de Fin de Gestin
Unidad de Desarrollo
Organizacional
2010-2012
PRESENTACIN
La Unidad de Desarrollo Organizacional es una unidad organizativa
dependiente de la Direccin de Desarrollo Estratgico Institucional cuyo
principal objetivo es apoyar el alineamiento de la organizacin con el marco
estratgico institucional mediante el diseo y optimacin de procesos, anlisis
y diseo de la organizacin, entre otras, de forma que el Ministerio de Salud
pueda responder a las necesidades del entorno.
De enero del 2010 a agosto del 2012 he asumido la jefatura de la Unidad de
Desarrollo Organizacional, el principal compromiso que adquir fue la
implementacin y fortalecimiento de las funciones de dicha unidad
organizativa.
Los principales logros se enfocan en la desconcentracin y diseo de procesos
por medio del acompaamiento y criterios tcnico a las distintas unidades
organizativas. As como en el apoyo a la Direccin General de Salud en la
coordinacin de proyectos de ndole institucional como la capacitacin de los
funcionarios en rectora de la salud (segunda etapa) y la supervisin
capacitante jerrquica a las Direcciones Regionales de Rectora de la Salud.
A la vez la unidad organizativa ha brindado apoyo en la coordinacin del
proyecto de mejoras al proceso de registro de productos de inters sanitarios.
Se destaca que el trabajo de la Unidad de Desarrollo Organizacional es
fundamental para dar una respuesta adecuada a las necesidades de los
clientes internos y externos as como a los cambios que ocurren en nuestro
entorno.

INFORME DE FIN DE GESTIN:
INGA. LUCA ZELEDN QUIRS- JEFE UNIDAD DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL

I. LABOR SUSTANTIVA DE LA UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
De acuerdo al Manual de Organizacin y Funciones de la institucin, se
destaca que la Unidad de Desarrollo Organizacional ejecuta el proceso de
desarrollo organizacional. Sus funciones especficas son:
1. Mantener las funciones, los productos, procesos y sistemas de la
organizacin congruentes con lo requerido para facilitar el cumplimiento del
marco estratgico institucional.
2. Disear la cultura organizacional que facilite la adopcin de valores,
conductas, hbitos y costumbres por parte de los funcionarios del Ministerio
de Salud acordes con lo requerido para el cumplimiento del marco estratgico
institucional.
3. Facilitar a la cima estratgica la propuesta de estructura organizacional
que desarrolle de manera ms eficiente y eficaz los procesos identificados para
el Ministerio.
4. Mantener actualizada la plantilla de perfiles de puestos con los ms
idneos para desempearse en las diferentes unidades organizativas y obtener
los productos del Ministerio con la mejor calidad posible.
5. Mantener los manuales institucionales actualizados para que faciliten la
obtencin de los productos institucionales.
6. Evaluar el cumplimiento de los procedimientos institucionales.
II. CAMBIOS EN EL ENTORNO DURANTE EL PERIODO DE GESTIN
Los principales cambios en el entorno de la organizacin se encuentran:

Claridad conceptual del quehacer del Ministerio de Salud como el ente
rector de la salud.
Claridad del rumbo estratgico de la institucin por medio de la
declaracin de la misin, visin, valores, estrategia maestra, polticas
de gestin institucional, objetivos estratgicos y plan estratgico.
Claridad en las funciones y responsabilidades de las diferentes
unidades organizativas, as como instrumentos para desarrollarlas.
Fortalecimiento de los conocimientos de los funcionarios en sus
mbitos de accin.
Fortalecimiento de la cultura de Planificacin institucional
Reforzamiento de controles por medio de la implementacin del Sistema
de Control Interno Institucional, el Sistema Especfico de Valoracin del
Riesgo, procedimientos de control de vacaciones, control de asistencia,
rendicin de cuentas por medio del Instrumento de Programacin de
Actividades, evaluacin del desempeo, entre otras.
Reforzamiento de valores institucionales en funcionarios de la
institucin.
Mejoramiento en las condiciones de infraestructura de algunas
Direcciones de reas Rectoras de Salud y Direcciones Regionales de
Rectora de la Salud.
Disponibilidad de recursos humanos y materiales para poder cumplir
con la misin de la Institucin.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL Y AUTOEVALUACIN DE
CONTROL INTERNO
La Unidad de Desarrollo Organizacional realiz las autoevaluaciones de
control interno de los periodos 2009-2010, 2010-2011 correspondientes a la
unidad organizativa las cuales, posteriormente, son integradas a los informes
que se genera por parte de la Direccin de Desarrollo Estratgico
Institucional.
Para este tema se cont con un funcionario que trabaj como enlace hasta
febrero del 2012, debido a su traslado a otra unidad organizativa. Asimismo
los funcionarios han sido integrados en la elaboracin de la autoevaluacin de
control interna.
A continuacin se presenta un resumen de los resultados de control interno
para la unidad para los periodos del 2009-2010 y 2010-2011, se destaca que
no se cuenta con la autoevaluacin para la Unidad de Desarrollo
Organizacional de periodo del 2008-2009, ya que en dicho periodo la
responsable de la unidad organizativa fue otra funcionaria, por lo cual no se
podrn mostrar los datos relacionados a ese perodo.
Datos del 2009-2010
Nmeros Porcentuales
Componente/Cumplimiento Cumplimiento Incumplimiento Cump. Parcial TOTAL
Deberes Generales 17% 0% 83% 100%
Ambiente de Control 100% 0% 0% 100%
Valoracin del Riesgo 82% 0% 18% 100%
Actividades de Control 81% 8% 12% 100%
Sistemas de Informacin 52% 8% 40% 100%
Criterios de Seguimiento 67% 17% 17% 100%
TOTAL 66% 5% 28% 100%

Se destaca que como parte de las medidas tomadas de los resultados
obtenidos de la autoevaluacin del 2009-2010 se:
Entregaron de forma digital toda la informacin relacionada con control
interno a cada uno de los funcionarios y se les indic como realizar el
acceso a los mismo.
Se realizaron sesiones de sensibilizacin del tema y de revisin de la
documentacin relacionada, por lo cual se inici una etapa de madurez
de conceptos por parte del equipo de trabajo.
Se definieron y comunicaron los controles que se implementaron en la
unidad organizativa.
Se definieron los criterios de calidad que se solicitara a cada uno de los
funcionarios en los documentos que generaban.

Datos del 2010 2011
Nmeros Porcentuales
Componente/Cumplimiento Cumplimiento Incumplimiento Cump. Parcial TOTAL
Deberes Generales 78% 11% 11% 100%
Ambiente de Control 48% 14% 38% 100%
Valoracin del Riesgo 67% 23% 10% 100%
Actividades de Control 73% 20% 7% 100%
Sistemas de Informacin 59% 16% 25% 100%
Criterios de Seguimiento 75% 13% 13% 100%
TOTAL 67% 16% 17% 100%

Como se mencion anteriormente, gracias al estudio y revisin de la
informacin relacionada con el tema se logr madurar en los conceptos y
realizar con mayor conocimiento la autoevaluacin de control interno del
2010-2011. Como se muestra el cuadro anterior el grado de cumplimiento
creci en relacin al periodo anterior en un 1%, esto se debe a las mejoras
implementadas, sin embargo no es significativo y se debe a que algunos de los
aspectos que inicialmente se haban colocado como cumplimientos pasaron a
incumpliendo ya que se cont con mayor claridad en el tema.
Se destaca que para dicha autoevaluacin se mantena una confusin entre
cuando se deba tomar un aspecto como cumplimiento y cuando como
cumplimiento parcial, dicha confusin fue solventada posterior al ejercicio,
sin embargo se mantienen los resultados originales.
Entre las acciones realizadas segn el plan de mejora definido para solventar
las debilidades se:
Inform a los funcionarios sobre la publicacin, en la pgina web, de
informes de rendicin de cuentas. Para lo cual se les facilit el link.
Se informaron los controles de calidad que se retomaran en la unidad
organizativa.

A fecha quedan pendientes las siguientes actividades:
Informar a nivel institucional para socializar los mecanismos utilizados
para las evaluaciones peridicas de la estructura
Sistematizar un mecanismo permanente para la verificacin de los
procedimientos
Dar a conocer el plan de gestin integral de la informacin a los
funcionarios
Adicionalmente, se debe nombrar un nuevo enlace de control interno en dicha
unidad organizativa.
III. PRINCIPALES LOGROS

Los principales logros de la Unidad de Desarrollo Organizacional se
encuentran asociados al fortalecimiento de la gestin institucional para
mejorar la calidad y eficiencia de la prestacin de los servicios de la
institucin, entre los cuales se encuentran:
Desconcentracin y estandarizacin de procesos: por medio de la
capacitacin y apoyo continuo a las unidades organizativas del nivel central
en el diseo y mejora de procesos se han desarrollado procesos y protocolos
que estandarizan el trabajo que se debe realizar para obtener producto o
servicio deseados, asimismo promover la desconcentracin de las funciones
aspecto fundamental para poder llegar al modelado organizacional que se han
propuesto. Dichos procesos y protocolos abarcan los tres niveles de gestin,
promoviendo as la entrega de servicios y productos estandarizados a los
clientes internos y externos independientemente de punto geogrfi co en el que
se encuentren, asimismo mejora su calidad.
Entre los procedimientos que se desarrollaron, se ajustaron o estn en proceso de
oficializacin se encuentran:
Supervisin capacitante entre niveles de gestin
Emisin y Control de Procedimientos
Revisin del alineamiento estratgico de las propuestas de procedimiento
Alineamiento estratgico de proyectos de reglamentos y normas elaboradas
por el Ministerio de Salud
Mejora continua
Actualizacin de la norma cero para el diseo de procedimientos
Conferencia de prensa
Seguimiento de noticias de medios de prensa escrita
Organizacin de eventos institucionales
Registro y control de asistencia, puntualidad y permanencia de
funcionarios en sus labores
Programacin y control de vacaciones
Dedicacin exclusiva
Emisin de constancias de salarios
Reconocimiento de tiempo extra/tiempo a compensar
Fondo reembolsable
Trmite de adelanto y liquidacin de viticos y transporte dentro del pas
Certificacin de la Calidad de Agua Residual ,versin 1.2
Seguimiento de Trmites, versin 1
Certificacin Constancia de Salarios
Desglose de Salarios
Programacin de Citas de Inspeccin
Anlisis de resultados y verificacin de reporte de cumplimiento de metas y
autoevaluacin de control interno, versin 1
Registro de proveedores (actualizacin)
Recepcin de solicitudes para el Sorteo de Plazas para el Servicio Social
Obligatorio (actualizacin)
Otorgamiento de Certificado Internacional de vacunacin contra la Fiebre
Amarilla (actualizacin)
Certificacin Constancia de Salarios(actualizacin)
Desglose de Salarios(actualizacin)
Programacin de Citas de Inspeccin(actualizacin)
Preparacin de Inspecciones, versin 2
Como elaborar un protocolo? Norma 0,versin 4
Recepcin de notificacin de acceso de planos constructivos digitales,
versin 1
Traslado de Documentos, versin 2
Informacin y Orientacin al Cliente, versin 2
Recepcin de Reportes Operacionales y Notificacin del Certificado de
Calidad del Agua Residual, versin 2
Autoevaluacin de Control Interno Institucional, versin 2
Recepcin y Entrega de Ordenes Patronales versin1.1
Atencin de denuncias contra actuaciones de los funcionarios y quejas


Coordinacin del proyecto de formacin y capacitacin de los funcionarios
del Ministerio de Salud en rectora. Con la finalidad de alinear
conceptualmente a los funcionarios de la Institucin, en los tres niveles de
gestin, sobre la rectora de la salud, se apoy a la Direccin General de
Salud en la coordinacin de la segunda etapa del curso, en la cual los
directores hicieron una rplica del curso recibido al 100% de los funcionarios,
no capacitados en la primera etapa. Dicha coordinacin implic realizar el
levantamiento de la informacin para la conformacin de grupos, definicin de
cronograma de ejecucin, elaboracin, seguimiento a la ejecucin del plan de
capacitacin y diseo, aplicacin y control de las evaluaciones realizadas.

Coordinacin del Proyecto de Supervisin Capacitante Jerrquica de la
Direccin General de Salud 2011: Con la finalidad de cumplir con el rol de
supervisor capacitante que tiene como responsabilidad los niveles central y
regional, se apoy a la Direccin General de Salud en el desarrollo de los
procedimientos necesarios y en la coordinacin de la ejecucin del plan de
supervisin capacitante del 2011, el cual cubra las nueves Direcciones
Regionales de Rectora de Salud. La coordinacin contemplaba realizar el plan
de supervisin capacitante, apoyar en la logstica para la actividad, coordinar
el grupo de trabajo durante la semana, recolectar y consolidar la informacin
generada y colaborar en la elaboracin del informe final.
Coordinacin y seguimiento a la ejecucin del plan de mejora del proceso de
registro de productos de inters sanitario: Se ha brindado apoyo a la
Direccin General de Salud en la coordinacin y seguimiento del plan de
trabajo para la implementacin de mejoras en el proceso de registro de
productos de inters sanitarios, desarrollando herramientas y mejoras en el
proceso. Para lo cual se ha contado con la participacin de la Direccin de
Atencin del Cliente, Direccin de Regulacin de la Salud y la Direccin de
Desarrollo Estratgico Institucional, mejorando as el desempeo y
organizacin de dicho proceso. Todo lo anterior con la finalidad de mejorar la
eficiencia del servicio que se le brinda a la poblacin en este tema.
ESTADO DE LOS PROYECTOS MS IMPORTANTES Y SUGERENCIAS PARA LA BUENA
MARCHA DE LA INSTITUCIN

A continuacin se presentan las actividades iniciadas por la Unidad de
Desarrollo Organizacional y las acciones recomendadas para darle
continuidad:

Proyecto Estado Sugerencias para la buena marcha
Estimacin de
tiempo de
actividades
Iniciado
Iniciar y dar seguimiento la ejecucin de las
actividades definidas en el plan de trabajo.
Posterior a la fase 1, continuar con las otras fases,
contemplando una mayor porcin de tiempo para la
toma de observaciones que se vayan a realizar a los
procesos seleccionados.
Retroalimentar a las unidades organizativas del
nivel central con los resultados de los mapeos y
toma de tiempos, con la finalidad de que sean
insumo para el desarrollo o mejora contina de los
procesos que tienen a cargo.
Desconcentracin y
estandarizacin de
procesos
En proceso
permanente
Dar seguimiento al avance en el diseo de los
proceso de las unidades organizativas de nivel
central.
Capacitar constantemente a las unidades
organizativas responsables del diseo de procesos.
Brindar apoyo tcnico en la construccin, ajuste y
mejora continua de los procedimientos.
Realizar el alineamiento estratgico de las
propuestas de procedimiento, incorporando la
retroalimentacin de los responsables del diseo.
Informar a los tres niveles de gestin de las
actualizaciones que se realicen en el Manual de
Procedimientos y Protocolos Institucional.
Impulsar la participacin de los tres niveles de
gestin en el diseo y actualizacin de los
procedimientos, cuando corresponda.

Proyecto Estado Sugerencias para la buena marcha
Implementacin del
proceso de Registro
de productos de
inters sanitario
En proceso
Que la Direccin de Atencin al Cliente verifique la
implementacin de las guas de ventanilla y de las
guas de evaluacin por parte del personal de esa
unidad organizativa y el personal externo que se
contrata para la evaluacin de expedientes.
Continuar el seguimiento al desempeo y realizar
el control de calidad de las evaluaciones que
realizan el personal externo contratado.
Apoyar a la Direccin de Atencin al cliente en
elaborar la propuesta de compra de servicios de
manejo de documentos para los expedientes de
medicamentos.
Actualizacin de la
Declaracin de la
Cultura
Organizacional


En proceso
Retomar las observaciones de la Unidades de
Desarrollo Estratgico Institucional y realizar el
ajuste pertinente.
Verificacin de la
implementacin de
los procedimientos
en los tres niveles de
gestin
Iniciado
Al obtener la aprobacin de la Direccin General de
Salud, elaborar el plan de verificacin y dar
seguimiento a su implementacin.


IV. ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

Esta Unidad Organizativa no administr recursos.

V. OBSERVACIONES SOBRE ASUNTOS DE ACTUALIDAD

El diseo de proceso se podra complementar con herramientas informticas
que permita facilitar la automatizacin de los flujos de los procesos en la
organizacin o como base para el diseo de un sistema informtico aislado.

VI. ESTADO ACTUAL DE DISPOSICIONES DE LA CONTRALORA GENERAL DE
LA REPBLICA
No existen disposiciones pendientes.

VII. ESTADO ACTUAL DE LAS DISPOSICIONES EMITIDAS POR RGANOS DE
CONTROL EXTERNO

No existen disposiciones pendientes.

VIII. ESTADO ACTUAL DE LAS DISPOSICIONES DE LA AUDITORA INTERNA
No existen disposiciones pendientes.