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Facturando Electrnicamente con Aspel-SAE 4.6

El sistema Aspel SAE 4.6 est capacitado para generar Comprobantes Fiscales Digitales, de
acuerdo a las especificaciones tcnicas previstas en el rubro C del Anexo 20 de la Resolucin
Miscelnea. El sistema maneja todos los elementos de seguridad necesarios para la generacin de
CFD, para ello, realiza las siguientes tareas:

Manejo y control de folios asignados por el SAT.
Generacin del CFD de acuerdo a las disposiciones, clculo de la cadena original y
formacin del Certificado de Sello Digital de cada comprobante.
Entrega del CFD al cliente, ya sea en formato xml o impreso.
Generacin de reporte mensual para el SAT.
Registro del movimiento en Aspel-COI.
Consulta de los CFDs asociados a las operaciones de compras y ventas.

Qu se debe hacer para facturar electrnicamente?
Una vez que se tienen los folios digitales y las plantillas de Addenda
1
necesarias (en caso de
requerirlo), se est en posibilidad de emitir comprobantes, a travs de Aspel-SAE, para ello se
debe:

1. Instalacin del sistema Aspel-SAE 4.6

a) Instalar Aspel-SAE 4.6 (en caso de que as se requiera) y corroborar el acceso al
sistema.
b) Actualizar al ltimo re-instalable, lo cual se realiza ingresando a la opcin Ayuda /
Servicio de actualizacin en lnea y solicitar la actualizacin con la tecla de funcin F4.

2. Ubicando el certificado digital

a) Si se encuentran en periodo de pruebas, se deber contar con los certificados que
otorga el SAT para tal efecto, para obtenerlos, se pueden descargar en la siguiente
direccin:
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15564.html
b) Descompactar el archivo descargado en el punto anterior y copiar los archivos del
certificado de sello digital de prueba en un directorio del disco duro.
Sugerencia: Crear una carpeta de nombre Certif en C:\Archivos de programa \
Archivos comunes \ Aspel \ Comprobantes y ah depositar los archivos del certificado,
los cuales son:

Llave privada (*.key )
Certificado de Sello Digital (*.cer)

AL terminar el periodo de pruebas, se debe configurar el Certificado de Sello Digital que
emite el SAT para la empresa.


1
Addenda: Elemento que forma parte de una factura electrnica dentro del archivo XML, el cual contiene
informacin comercial como Claves, lugares de entrega, etc., los cuales no se encuentran regulados por el
SAT. La informacin y el formato, es definida por el cliente que la solicita.


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NOTA: Al configurar Aspel-SAE con los certificados de la empresa, se debe tener
mucho cuidado con no confundir los archivos del Certificado de Sello Digital, con los de
la Firma Electrnica Avanzada (Fiel), ya que cuentan con la misma extensin.


3. Configuracin de Aspel-SAE

Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin
En la seccin de facturas
Para que el sistema, pueda emitir comprobantes fiscales digitales, hay que definir los siguientes
parmetros:

a) Sellos digitales: se deber de indicar la ruta donde se almacenan los archivos del
certificado de sello digital, el de la llave privada, as como escribir la contrasea.





















b) Direccin fiscal detallada y Lugar de Expedicin: Definir los datos fiscales de la
empresa y, en caso de emitir la Factura Electrnica desde una sucursal, se debe
indicar el lugar de expedicin. Se sugiere ESCRIBIR TODO CON LETRAS
MAYSCULAS.

Figura 3-1. Configurando el Certificado de Sello Digital
Archivo del
certificado *.cer
Archivo de la llave
privada *.key
Contrasea
del Certificado
Anotar la direccin
fiscal detallada
Se debe escribir
el RFC de la
empresa SIN
GUIONES
El sistema
muestra la
vigencia de los
certificados


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c) Definicin de folios digitales para Facturas: En la seccin Por documento, definir
los folios que se van a utilizar, pulsando el botn y posteriormente indicar la
informacin necesaria como es:
La serie que va a utilizarse para las facturas digitales.
Tipo de comprobante Digital (al pulsar esta opcin, mostrar una ventana en
donde se definirn los siguientes puntos).
o Nmero de aprobacin.
o Ao de aprobacin.
o Nmero de folios solicitados.
Formato de impresin.
Figura 3-2. Ejemplo de los datos fiscales detallados de la empresa.
En caso de que el CFD se
emita desde una sucursal,
agregar esta informacin,
de lo contrario se deben
dejar vacos los campos


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NOTA: Aspel-SAE 4.6 permite emitir tanto facturas digitales como de forma tradicional
impresa, slo hay que configurar las series para cada caso.
Figura 3-4. Definicin de datos para folios digitales
Figura 3-3. Definicin de folios para Facturas Digitales.

Se recomienda
que la serie no
sea mayor a 2
caracteres


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d) Definicin de folios digitales para Notas de Crdito: Si se van a emitir notas de
crdito digitales, se debe de configurar las series y folios para ste tipo de documentos
en la opcin de Devoluciones, dicha configuracin es muy similar a la de las facturas
y se debe tener una serie diferente para estos documentos. Un ejemplo de esto, se
puede observar en la siguiente figura:








































En la seccin de Inventarios

Se debe verificar que las etiquetas de los impuestos, se muestren en el orden correcto, es decir,
el IEPS siempre ser el impuesto 1, para los impuestos 2 y 3, pueden ser utilizados para las
retenciones de ISR e IVA respectivamente, indicando el porcentaje con valor negativo,
finalmente el IVA ser el impuesto 4, stos podrn tener los porcentajes respectivos que se
manejen en la empresa.
Figura 3-6. Definicin de datos para folios digitales.
Figura 3-5. Definicin de folios para Notas de Crdito.



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4. Verificacin de esquemas de impuestos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catlogo de Esquemas de Impuestos

Se debe verificar que los impuestos que se van a utilizar se encuentren aplicados de forma
correcta, para ello se debe:
a) Seleccionar el esquema que se vaya a utilizar y pulsar el botn .
b) Definir el porcentaje que se va a aplicar para cada impuesto.
c) Indicar sobre que precio se va a aplicar o de lo contrario, seleccionar la opcin Exento si
no se maneja ese impuesto.
d) Guardar los cambios.



















Figura 4-1. Verificando impuestos
Si el impuesto
IEPS no se utiliza,
se debe indicar
como Exento
Figura 3-7. Verificando impuestos


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En caso de manejar retenciones, se recomienda dar de alta un nuevo esquema de impuestos
que se utilizar con la retencin, para ello se debe indicar en el impuesto 2 (Ret. ISR), el
porcentaje de impuesto de retencin a manejar CON SIGNO NEGATIVO, el porcentaje de IVA
y los otros impuestos, debern configurarse como Exentos, como se muestra en la figura 4.2:





















Si se encuentran en periodo de pruebas, al finalizar stas (si este es el caso), se deber de realizar
la configuracin pertinente del sistema en el rea de produccin con los sellos, folios e informacin
real.

A partir de ste punto Aspel-SAE tiene la informacin suficiente para generar comprobantes
fiscales digitales, sin embargo, antes de hacerlo podemos especificar las caractersticas de cada
cliente y datos adicionales que ste pudiera requerir.

5. Definicin de datos comerciales

Dado que algunos clientes solicitan datos adicionales en el Addenda de las facturas (por ejemplo,
el lugar de entrega, cdigos adicionales del producto, etc.), es necesario tener registrada en Aspel-
SAE dicha informacin.

Datos del cliente
Ruta de Acceso: Mdulos / Clientes y CxC y/o el icono

En este catlogo se debe identificar al cliente que se le va a facturar electrnicamente, en dicho
registro se debe verificar que se tengan capturados como Direccin, Colonia, CP, das de
Crdito, datos adicionales (en caso de que el cliente as lo requiera), as como indicar si el
comprobante fiscal digital se le va a enviar por correo electrnico o se va a imprimir.


Figura 4.2 Ejemplo de la creacin del nuevo esquema de impuestos


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Datos del Consignatario

Algunos clientes requieren para su Addenda datos del lugar de entrega (centro de distribucin o
bodega), a estos datos se les conoce como DATOS DEL CONSIGNATARIO (en Aspel-SAE
cada lugar donde se entrega mercanca se debe agregar como un cliente ms), lo anterior
evita volver a capturar dicha informacin cada vez que se elabora la factura.





















Figura 5.2 Ejemplo de un consignatario
Figura 5.1 Capturando los datos del cliente
Indicar si el CFD se va a
imprimir o enviar por E-
mail a la cuenta definida
en esta seccin



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Datos de Inventarios
Ruta de Acceso: Mdulos / Inventarios y/o el icono

Se debe verificar que la informacin de los inventarios sea la correcta, ya que algunos clientes
requieren informacin adicional del producto como cdigos, unidades de medida especficos,
etc.
































6. Configuracin de la Plantilla de Addenda

Aspel-SAE genera las Addendas a travs de plantillas, dichas plantillas se puede descargar desde:
http://www.aspel.com.mx/bbase o puede solicitarla a su asesor. Las plantillas PUBLICADAS NO
TIENEN NINGUN COSTO EXTRA y siempre se incluye un documento de implementacin, en
donde se explica en qu campos se deben capturar ciertos datos, en caso de que se requiera
hacer modificaciones en el Addenda, consulte a su asesor de Soporte. En caso de que la plantilla
para un cliente especfico no se encuentre publicada en www.aspel.com, su generacin puede
implicar un costo adicional o el usuario puede crearla por su cuenta.

Cabe destacar, que las Addendas se configuran nicamente para aquellos clientes que as lo
soliciten, ya que no es indispensable para que el CFD emitido sea vlido fiscalmente.
Figura 5-2. Verificando la informacin de los inventarios.

Algunos clientes
requieren informacin
adicional del producto


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7. Generacin de CFDs

Elaboracin de la factura digital
Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores y el icono .

Para la elaboracin de la factura se tiene que realizar el siguiente procedimiento:
a) Si el folio que se utiliza para la generacin de facturas digitales no es el predefinido, se
puede seleccionar el tipo de folio con la tecla F9 pulsando el cono . (La definicin de
un folio como predefinido se realiza en la opcin de Utileras / Perfiles de Usuario).












b) Revisar la informacin que aparece en los campos de la factura (como fecha del documento,
clave del cliente, descuentos, etc.).
c) Anotar el resto de la informacin como cantidad, precios, etc.
























Figura 7.1 Seleccionando el folio electrnico
Figura 7-2 Ejemplo de la elaboracin de una factura con folio digital


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d) Al guardar la factura, el sistema muestra una ventana en donde es posible revisar la
informacin fiscal del cliente y verificar que los datos se encuentran en el campo correcto
(con el botn modificar puede corregirse algn dato), al momento de pulsar el botn grabar,
los posibles cambios quedarn almacenados en los campos correspondientes, en ese
momento se genera el comprobante fiscal digital.



























Elaboracin de Notas de Crdito
Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores y el icono .

Para generar una nota de crdito, se utiliza la opcin de Devoluciones y el proceso es muy
similar a la elaboracin de una factura, slo basta tomar en cuenta lo siguiente:
Haber configurado la plantilla para Nota de Crdito como se indic en el paso 6, inciso
c.
Enlazar la devolucin a la factura (si as se requiere).
Indicar un folio digital para devoluciones.
Verificar que el resto de la informacin sea la correcta.
Grabar el documento.

Figura 7-3 Verificando la informacin Fiscal del cliente.


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8. Visualizacin del CFD

De forma impresa

Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores / Reportes / Emisin de Documentos

Para visualizar la factura electrnica en su representacin impresa, al momento de guardar el
documento el sistema pregunta si se desea imprimir o bien, se puede re-imprimir a travs de la
emisin de documentos y seleccionando el formato Emisin de facturas digitales.qr2, de esta
forma se puede entregar la impresin a los clientes que no soliciten el archivo, como una factura
tradicional, la cual, cumple con todas las disposiciones que marca el SAT.










































Figura 8.1 Vista preliminar de una Factura Electrnica impresa.
Certificado digital
Nmero de Certificado del sello digital
Cadena original
Leyenda
Serie, folio, ao
y nmero de
aprobacin
Fecha y hora de
elaboracin


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Con el visor de Aspel.
Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores y el icono

Despus de guardar el documento, se puede consultar el archivo XML de la factura o nota de
crdito con el visor de Aspel, seleccionando dicho documento y pulsando el botn antes
mencionado. Tambin se puede guardar una copia del archivo en otra ubicacin y con el
nombre que se requiera pulsando el botn . Tambin es posible visualizar
Facturas digitales recibidas an cuando stas no hayan sido generadas con Aspel-SAE.























Desde el archivo XML

Los archivos de la factura electrnica, se generan con la extensin XML y se almacenan
generalmente en la ruta del DAC en: \Comprobantes\SAE\Empresa nn\aaaa\mm\dd (en donde:
nn=nmero de empresa, aaaa=ao, mm=mes y dd=da).

















Figura 8-2. Visualizando el CFD con el visor de Aspel.
Figura 8-3. Ejemplo de la ruta en donde generalmente se almacena el archivo xml.



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Desde la ruta anterior, se puede abrir el archivo XML con el Bloc de Notas de Windows o Internet
Explorer para revisar su contenido, el cual aparecera como se muestra en la figura siguiente:
































9. Reporte mensual de Folios utilizados al SAT

Ruta de Acceso: Mdulos / Facturacin / Reportes / Reporte Mensual al SAT.

Para cumplir con el obligacin del contribuyente que indica que se debe generar un reporte
mensual de los CFDs expedidos en el periodo, el sistema genera un archivo que atendiendo a las
caractersticas tcnicas previstas en el rubro A del Anexo 20 de la Resolucin, cuenta con la
informacin y estructura necesaria, para ser ledo por el SICOFI.
Figura 8-4 Ejemplo del detalle de un archivo XML de Factura Electrnica
rea
regulada
por el SAT
Addenda


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En este dialogo se podr indicar el mes y ao de emisin, as como la ruta donde se generar el
archivo con los datos de los CFDs generados en el periodo sealado.
Posteriormente, el sistema mostrar un mensaje en el que indica que el archivo fue creado
exitosamente:








Y se podr visualizar dicho archivo desde el bloc de notas:










10. Contabilizacin de los CFDs

Ruta de Acceso: Utileras / Interfase COI.

Para cumplir con las disposiciones fiscales referentes al tema de la facturacin electrnica, al
momento de grabar una factura o devolucin queda marcado el registro internamente, para su
contabilizacin, con las versiones 5.0, 5.5, 5.6 y 5.7 de Aspel-COI la contabilizacin de los
movimientos generados en Aspel-SAE se realiza de forma electrnica desde ste ltimo, sin
necesidad de entrar al programa de COI.
Figura 9-1 Reporte mensual de facturas al SAT.
Figura 9-2 Mensaje despus de generar el reporte de facturas
Figura 6-3 Consulta del reporte mensual de facturas al SAT.


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Desde la ventana de Interfase COI, con la opcin Agregar se podrn generar las plizas:
























Mismas que al contabilizarse afectars las cuentas contables de Aspel-COI.






















Figura 10-1 Alta de plizas

Se debe indicar que el
detalle ser por documento
Se guardar el
registro hasta que se
realice el proceso de
contabilizar
Figura 10-2 Pliza de ventas.