Fecha: Julio del 2005

CURSO VIRTUAL ISO 9000 MODULO Auditora del Sistema de Gestin de la Calidad Aspectos Bsicos y Alcances de la Auditor a de Calidad

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CRIT!RIOS D! AUDITORIA " AS#!CTOS B$SICOS

%& CRIT!RIOS D! AUDITORIA Con#unto de $olticas% $rocedimientos o re&uisitos utili'ados como re(erencia $ara lle)ar a ca*o la auditora. %&%& Identi'icaci(n de las 'uentes de criterios de auditoria +as (uentes de criterio de auditoria son determinadas $or todo el (undamento le!al% normati)o u o$erati)o &ue re!ula u orienta las di)ersas reas su#etas de e,amen. +as cuales el auditor identi(ica mediante la re)isin de los $ro-ectos in)olucrados en el $roceso de auditora. +as (uentes de criterio entre otras $ueden ser: . +e-es% re!lamentos% instructi)os - dem s normati)a &ue re!ule el (uncionamiento de la entidad. . /anuales 0$erati)os - de $rocedimientos de la 1ntidad. . +iteratura relacionada con el tema su#eto de e,amen 2+i*ros% 3esis% Guas% Folletos% etc.4 . Plan de Go*ierno Central %&)& Identi'icaci(n de criterios *enerales de auditoria +os criterios de auditoria $ro$orcionan normas ra'ona*les $ara la e)aluacin del dise5o - el rendimiento de los sistemas. 1l Je(e de 1&ui$o% de*er cerciorarse de &ue se identi(i&uen criterios adecuados de auditora. +os criterios de auditora de*en: . Suministrar $autas 6tiles $ara la e)aluacin del mane#o de los recursos (sicos% humanos - (inancieros en t7rminos de economa% e(iciencia% e(icacia% e(ecti)idad% e&uidad% e,celencia - )aloracin de costos am*ientales . . Suministrar un medio o herramienta de e)aluacin $ara e)aluar el desarrollo de $rocedimientos administrati)os en la entidad. . Construir las *ases de e)aluacin de la estructura or! nica de la entidad. Por otra $arte% cuando no e,isten criterios% el e&ui$o de auditora los desarrolla se!6n las circunstancias del caso. Ante la ausencia de criterios e,$lcitos% el auditor $odr a$licar su #uicio - conocimiento $ro(esional $ara desarrollar criterios a$lica*les a situaciones $articulares.

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)& AS#!CTOS B$SICOS D! AUDITORIA 3oda em$resa &ue en el $resente esta o$erando - decide no solo $ermanecer en los mercados con&uistados% sino en !anar otros% de*e $restarle atencin a como se est dando la calidad en ella% en sus $rocesos% adem s de &ue la !erencia sa*e &ue es necesario im$lantar un modelo de calidad% $uesto es se5al de &ue la em$resa tiene el $ro$sito de mantenerse en el mercado% ser com$etiti)a% $rote!er los intereses de los accionistas% cuidar la (uente de tra*a#o - me#orar la calidad de )ida de su $ersonal. Por tanto% no nos e,tra5e &ue se se5ale% &ue im$lantar modelos de calidad tiene como o*#eti)o $rinci$al &ue las em$resas desarrollen sistem ticamente% $roductos% *ienes - ser)icios de me#or calidad - cum$lan con las necesidades - deseos de los clientes. 3am$oco no nos de*e sor$render &ue se nos se5ale% &ue alcan'ar el 7,ito en cuanto a la calidad se re(iere% es un com$romiso &ue se desarrolla todos los das% la e,celencia slo se lo!ra mediante el com$romiso% )al!a la redundancia% &ue im$lica darle cada )e' m s de lo me#or al cliente. 8e a&u% &ue no ca*e la menor duda de &ue cuando ha- una identi(icacin $lena con la auditora de la calidad% la !erencia sa*e &ue con ello se a esta*lecer - me#orar sus $olticas% o*#eti)os% est ndares - otros re&uerimientos de calidad. Adem s es sa*ido% &ue auditora de la calidad es un $roceso sistem tico% documentado - de )eri(icacin o*#eti)a $ara o*tener - e)aluar la e)idencia de la auditoria - determinar cuales acti)idades es$eci(icas% e)entos% condiciones% sistemas !erenciales% de calidad o in(ormacin re(erente a estos as$ectos% cum$len con los criterios de auditora% - la comunicacin de los resultados de este $roceso al cliente. +a auditora de la calidad interna nos $ermite hacer una e)aluacin de &ue manera la !erencia est utili'ando sus recursos% sus $rocesos de (a*ricacin% cmo se ha inter$retado los re&uerimientos &ue los clientes hacen con res$ectos a las satis(acciones de sus necesidades% cmo la !erencia de mercadeo lo inter$reta $resenta estas in&uietudes a $roduccin. 9ecuerde% &ue el auditor des$u7s de adentrase en donde est n las de*ilidades de la or!ani'acin con res$ecto a calidad - $roducti)idad% de tener un $re)io dia!nstico% $rocede a esta*lecer un $lan de accin &ue (a)ore'ca el lo!ro de una calidad altamente com$etiti)a. La realizacin de dicho plan comprende:

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+Reco*ida de e,idencias0*tencin de in(ormacin: A tra)7s de la reali'acin de entre)istas% el e,amen de documentacin% la o*ser)acin de las acti)idades e instalaciones de las reas a auditar% $or $oner al!unos e#em$los. Se trata de la *6s&ueda del hecho contrastado% la e)idencia o*#eti)a &ue $on!a al descu*ierto las $osi*les de*ilidades del sistema. + Contraste de la in'or.aci(n- /ediante (uentes o*#eti)as como la o*ser)acin (sica% las mediciones - los re!istros. + Re*istro de los indicios de no con'or.idades& 1s necesario ;8ocumentar< hacerlo de manera clara - $recisa. + Re,isar las o/ser,aciones $ara determinar las &ue $ueden considerarse como no con(ormidades. + Basar las no con'or.idades detectadas en e,idencias o/0eti,as& 8esde lue!o $uesto en accin el $lan% el auditor de*e reunirse con todas a&uellas $ersonas in)olucradas% a (in de or o$iniones - como los e,$ertos indican% (ormular recomendaciones $ara la me#ora% $ro$oner acciones correcti)as o $re)enti)as. 1sto no si!ni(ica &ue el auditor sea el res$onsa*le de im$lantar tales recomendaciones% res$onsa*ilidad &ue ha de asumir el auditado. =o de*e descuidarse tam$oco% &ue entre los o*#eti)os de la auditora interna est n los de e(icacia% e(iciencia - los de me#ora. +a e,$eriencia nos demuestra. &ue cuando se )an hacer cam*io ante las recomendaciones &ue se $ueden su!erir% de*en las $ersonas a(ectadas a tenerlos $resente - e)it rsele resistencia% aclararles% el alcance% las re$ercusiones )enta#as% as como tam*i7n tener *ien clara la )isin &ue somos un e&ui$o

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inte!rado - no indi)idualidades aisladas% recordar &ue las (unciones de tra*a#o *ien inte!radas dan resultados altamente $ositi)os. Por 6ltimo% el auditor de*e ela*orar un in(orme (inal &ue de*e $resent rselo a los !erentes in)olucrados en los $rocesos de trans(ormacin en $ro de o$timi'ar la calidad - $roducti)idad % adem s se de*en (ormular recomendaciones $ara la me#ora% $ro$oner acciones correcti)as o $re)enti)as. 1sto no si!ni(ica &ue el auditor sea el res$onsa*le de im$lantar tales recomendaciones% res$onsa*ilidad &ue ha de asumir el auditado. Considere adem s% &ue entre los o*#eti)os de la auditora interna est n los de e(icacia% e(iciencia - los de me#ora. 1l re$orte de*e re(le#ar todos los as$ectos de la auditora% tanto del contenido como la (orma en &ue se ha lle)ado a ca*o. > >

!l contenido del in'or.e se a0ustar1 en *eneral1 a lo si*uiente-

0*#eti)o - alcance de la auditora. ?denti(icacin del e&ui$o auditor. Personas res$onsa*les del rea auditada. 8etalles del $lan de auditora. ?denti(icacin de los documentos de re(erencia en *ase a los cuales se ha lle)ado a ca*o la auditora. 8esarrollo de la auditora - #uicio del e&ui$o auditor del !rado de cum$limiento. +as o*ser)aciones de no con(ormidades. +ista de distri*ucin del in(orme. A todo lo anterior se $uede a!re!ar &ue es correcto cuando se se5ala% &ue el auditado% #unto al res$onsa*le de calidad% ser n los encar!ados de iniciar las acciones correcti)as necesarias $ara $aliar las no con(ormidades detectadas durante la auditora. Am*os tam*i7n lle)ar n a ca*o el se!uimiento - $osterior cierre de dichas acciones correcti)as% una )e' ha-an com$ro*ado su e(icacia. =o lo descuide.