SISTEMA DE GESTION HSEQ

CONTROL DE DOCUMENTOS Cdigo: HSEQ-P01 Vigencia desde: 22/08/13 Versin: 1 Pagina: 1 de 8

! O"#ETIVO Determinar las pautas para la elaboracin de documentos que sean requeridos en el sistema de HSEQ !dem"s de las acti#idades relacionadas con la elaboracin$ modi%icacin & eliminacin de documentos $! ALCANCE

Debe aplicarse a todos los documentos que estable'can procedimientos relacionados con el sistema de ase(uramiento de HSEQ de la or(ani'acin Se aplica solo para los documentos desarrollados en el interior de la or(ani'acin & no cubre la presentacin de documentos e)ternos %! RESPONSA"LES

*oda persona que necesite elaborar$ re#isar$ aprobar$ distribuir$ modi%icar$ eliminar & controlar procedimientos documentados &! DE'INICI(NES

Ca)idad: +a totalidad de las caracter,sticas de una entidad que le otor(an su aptitud para satis%acer necesidades establecidas e impl,citas En*idad: !l(o que se puede describir & considerar en %orma indi#idual 'or+a*o: Documento en el cual se consi(na in%ormacin re%erente a una acti#idad reali'ada Para e%ectos de control lo m,nimo que debe contener es el nombre de la empresa &/o lo(o s,mbolo$ el nombre del %ormato$ el cdi(o & #ersin Ins*r,c*i-o: Documento que describe detalladamente la %orma como debe e-ecutarse una acti#idad Con*ro) de doc,+en*os: Es el procedimiento principal que de%ine los lineamientos para elaborar todas las dem"s normas de la empresa P)an de PHSEQ: .n documento que enuncia las pr"cticas$ los recursos & la secuencia de las acti#idades relacionadas con salud ocupacional$ se(uridad$ medio ambiente & /alidad$ que son espec,%icas a un producto$ un pro&ecto o un contrato particular Procedi+ien*o: .na manera detallada de e%ectuar una acti#idad

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DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Codi/icacin

0 1 1 Para e%ectos de codi%icacin$ a continuacin se relacionan las posibles combinaciones de dependencia & tipo de documento1 +a presentacin se debe 2acer colocando primero el proceso$ se(uido del tipo de documento & posteriormente el n3mero Para el caso de %ormatos$ & planes de HSEQ se le a(re(ara al cdi(o 45-6 & 4PHSEQ6 respecti#amente & el n3mero del %ormato o plan de PHSEQ E-emplo1 HSEQ0P1.0'. Donde 4HSEQ6 representa el proceso de se(uridad industrial$ salud ocupacional$ ambiente & calidad$ 4P6 representa que este documento pertenece aun procedimiento 4006 el consecuti#o del procedimiento & 4506 que este documento es el quinto %ormato del procedimiento respecti#o +os planes de se(uridad industrial$ salud ocupacional$ ambiente & calidad tienen su codi%icacin propia e independiente E-emplo1 PHSEQ01. Donde 4PHSEQ6 representa que el documento pertenece a un plan de se(uridad industrial$ salud ocupacional$ ambiente & calidad$ 4006 representa el consecuti#o de los planes de se(uridad industrial$ salud ocupacional$ ambiente & calidad Ta2)a N3 SIGLA HSEQ Proceso Procesos Se(uridad 7ndustrial$ Salud 8cupacional $ ambiente & calidad

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Ta2)a N3 $ SIGLA M P PG I ' PHSEQ TIPO DE DOCUMENTO 9anual Procedimiento Pro(rama 7nstructi#o 5ormato Plan del sistema de (estin de Se(uridad 7ndustrial$ Salud 8cupacional $ ambiente & calidad

.!$!

Versiones

0 2 1 - +a #ersin de todo documento$ comen'ar" con el n3mero uno : ;$ escrito en n3mero ar"bi(o ! medida que se realicen modi%icaciones$ este numero incrementara consecuti#amente & se actuali'a la %ec2a de #i(encia .!%! P)an*i))a de 4rocedi+ien*o!

0 3 1 Para la reali'acin de documentos del sistema de (estin HSEQ se 2a dise<ado la 4plantilla de documento6 HSEQ-P01-52 en la cual se establece todos los elementos de encabe'ado$ estructura & pie de pa(ina %inal 0 3 2 T5*,)os 4rinci4a)es: Se utili'ar"n ma&3sculas 6Negri*a7 para el te)to & se ordenar"n con n3meros ar"bi(os correlati#os1 1 $ 2 $ 3 $ etc 0 3 3 T5*,)os sec,ndarios: Se iniciar"n con ma&3sculas & continuar"n con min3sculas 6Negri*a7$ & se ordenar"n con el mismo n3mero del t,tulo principal se(uido de n3meros ar"bi(os correlati#os1 = 1 $ = 2 $ = 3 $ etc 0 3 = O*ros *5*,)os sec,ndarios: Se iniciar"n con ma&3sculas & continuar"n con min3sculas$ & se ordenar"n con el mismo n3mero del t,tulo principal se(uido de n3meros ar"bi(os correlati#os en el primer ni#el & en el se(undo1 = 1 1 $ = 1 2 $ = 1 3 $ etc 0 3 0 8*e+s den*ro de o*ros *5*,)os sec,ndarios 1 Se iniciar"n con ma&3sculas & continuar"n con min3sculas$ & se ordenar"n con la misma letra del t,tulo principal se(uido de n3meros ar"bi(os correlati#os en el primer ni#el & en el se(undo$ correspondiendo a los ,tems letras min3sculas correlati#as1 = 1 1 a $ = 1 1 b $ = 1 1 c $ etc

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.!&!

Mane9o de )a doc,+en*acin

0 = 1 *oda la documentacin del sistema HSEQ$ estar" disponible en la carpeta %,sica con la persona responsable 0 = 2 .na copia %,sica de todos los documentos #i(entes reposar" en >estin HSEQ ?er +ista 9aestra de Documentos & re(istros HSEQ-P01-51 0 = 3 Si obedece a una modi%icacin se en#iara el documento de la #ersin anterior a la carpeta de documentos obsoletos :en medio ma(n@tico; & se reempla'ara el documento nue#o en la carpeta correspondiente en el equipo ser#idor en la carpeta de HSEQ 0 = = +os documentos obsoletos %,sicos ser"n destruidos para e#itar su uso no intencionado Siempre & cuando (estin de HSEQ no estime cons@r#alos para mantener la e#idencia de al(una (estin o para una re#isin posterior$ cuando suceda esto se identi%icara los documentos con el sello de obsoleto .!.! Co4ias con*ro)adas

0 0 1 El sello que identi%icara las copias controladas es el si(uiente1

0 0 2 /uando se requiera modi%icaciones en los documentos del sistema de (estin HSEQ$ el coordinador de HSEQ$ con aprobacin por el representante por la direccin podr" 2acerlos$ cuando a criterio personal considere que no es necesario la reali'acin de comit@s o de autori'acin de instancias superiores 0 0 3 Para el control de los documentos e)ternos se cuenta con el %ormato HSEQ-P0151 4+ista 9aestra de Documentos & Ae(istros6 En el cual se re(istran todos los documentos de ori(en e)terno de or(ani'acin o de cada uno de los pro&ectos 0 0 = !l reali'ar a-ustes & actuali'aciones a los di%erentes procedimientos$ los cambios reali'ados se deben consi(nar en el cuadro ubicado al %inal del procedimiento 0 0 0 En el pie de p"(ina de la 3ltima p"(ina de los documentos quedaran re(istrados1 el nombre$ la %ec2a$ el car(o & la %irma de quienes elaboran$ re#isan & aprueban estos documentos

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0 0 B +a solicitud de elaboracin$ modi%icacin o eliminacin de documentos se reali'ara utili'ando el %ormato HSEQ-P01-53 4Solicitud De Elaboracin$ Eliminacin 8 /ambios En Documentos6 0 0 C Se emplea el %ormato de acta de comit@ HSEQ-P01-5= para de-ar e#idencia de las reuniones de obras & administrati#as .!:! Es*r,c*,ra 7nstructi#o

P: Procedimiento I: Ta2)a N3 %

ESTRUCTURA 8b-eti#o & alcance Aesponsables De%iniciones Desarrollo del procedimiento Descripcin de la instruccin Elementos a utili'ar :si aplica; Ae%erencias !ne)os & re(istros 8bli(atorio1 ; .!< E)a2oracin de ,n 4rocedi+ien*o

P D D 8 D E! 8 D D

I D 8 8 D D 8 8 E! Eo !plica1 NA

8pcional1 O

0 C 1 /ontenido de los procedimientos +os procedimientos tendr"n las si(uientes secciones en este orden & con el si(uiente si(ni%icado$ de acuerdo con la *abla EF 3 :#er numeral 0 B; ! O"#ETIVO +o(rar un enunciado conciso de lo que se quiere con el documento $! ALCANCE De%ine el campo de accin en el que #a a aplicarse$ puede ser no solo indicati#o sino tambi@n restricti#o %! RESPONSA"LES

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Se indicar" quien o quienes son responsables de la reali'acin del procedimiento$ instructi#o o de sus partes Eo se utili'ar"n nombres propios$ en cambio se usar" el car(o o %uncin del que debe lle#ar a cabo las tareas &! DE'INICIONES Se consi(nar"n1 +as de%iniciones no usuales para la pro%esin u o%icio +as indicati#as que sean necesarias para 2acer inequ,#oca la aplicacin del plan de calidad o procedimiento +os s,mbolos$ si(nos$ (r"%icos$ etc que est@n in#olucrados$ incluidos los con#encionales relati#os a la pr"ctica Se indicar"n con detalle las abre#iaturas & si(las que se utili'ar"n en la redaccin .! DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Se 2ar" una descripcin detallada & secuencial de los pasos que constitu&en la tarea o traba-o a reali'ar Para este e%ecto se podr" reali'ar la descripcin en %orma de te)to$ dia(ramas de %lu-o o ambos En el caso que se utilicen dia(ramas de %lu-o se deber"n codi%icar se(3n se establece en este procedimiento Esta porcin es el cuerpo del procedimiento o instructi#o$ & si bien debe ser completa no debe e)tenderse con un ni#el de detalle que 2a(a en(orroso el uso *odos los documentos del sistema de (estin de Se(uridad 7ndustrial$ Salud 8cupacional$ ambiente & calidad est"n 2ec2os para personas que tienen un (rado de conocimiento del o%icio o pro%esin que e-erce la tarea Si bien los documentos del Sistema de (estin de Se(uridad 7ndustrial$ Salud 8cupacional$ ambiente & calidad son un complemento de la capacitacin en los modos & %ormas del traba-o$ no son los 3nicos & completos instrumentos que deben utili'arse & debe 2aber conocimientos pre#ios de las bases del o%icio o pro%esin para aplicarlos Se 2ar" una descripcin detallada & secuencial de los pasos que constitu&en la tarea o traba-o a reali'ar Para este e%ecto se podr" reali'ar la descripcin en %orma de te)to En el caso que se utilicen dia(ramas de %lu-o se deber"n codi%icar se(3n se establece en este procedimiento Esta porcin es el cuerpo del procedimiento o instructi#o$ & si bien debe ser completa no debe e)tenderse con un ni#el de detalle que 2a(a en(orroso el uso *odos los documentos del sistema de (estin de Se(uridad 7ndustrial$ Salud 8cupacional$

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ambiente & calidad est"n 2ec2os para personas que tienen un (rado de conocimiento del o%icio o pro%esin que e-erce la tarea Si bien los documentos del Sistema de (estin de Se(uridad 7ndustrial$ Salud 8cupacional$ ambiente & calidad son un complemento de la capacitacin en los modos & %ormas del traba-o$ no son los 3nicos & completos instrumentos que deben utili'arse & debe 2aber conocimientos pre#ios de las bases del o%icio o pro%esin para aplicarlos :! ELEMENTOS A UTILI=AR Se indicar"n las 2erramientas$ dispositi#os au)iliares & equipos necesarios para lle#ar adelante el procedimiento$ incluidos los equipos de se(uridad necesarios :En los casos que se requiera$ se 2ar" la descripcin detallada de los elementos de proteccin personal necesarios & de los elementos au)iliares #inculados a (aranti'ar la se(uridad de las operaciones a reali'ar1 E)tintores$ equipos de proteccin$ equipos para mediciones; <! RE'ERENCIAS Se indica la normati#idad &/o documentos asociados al procedimiento >! ANE;OS ? REGISTROS Se incluir"n1 5ormatos$ dia(ramas$ listas de control$ re(istros$ etc debidamente codi%icados$ que 2a(an parte del procedimiento$ pero que por sentido pr"ctico con#en(a que se presenten en 2o-as separadas$ &a sea para su uso como tal$ o que se trate de listas que requieren una modi%icacin o actuali'acin a tiempos impredecibles :! ELEMENTOS A UTILI=AR

Ho-as tama<o carta$ equipos de o%icina <! ANE;OS ? REGISTROS

HSEQ-P01 51 +ista maestra de documentos & re(istros HSEQ-P01 52 Plantilla de procedimiento HSEQ-P01-53 Solicitud de creacin modi%icacin o eliminacin de documentos del sistema HSEQ HSEQ-P01-5= !cta de comit@

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NOM"RES E)a2oro: Re-iso: A4ro2: !n(ela /ristina 5orero 9ar(arita ?illalobos !nibal 5 Duque 9

CARGOS /oordinador de HSEQ Sub(erente >erente >eneral

'ECHA 10/08/13 22/08/13 22/08/13

'IRMAS

?EAS78E
1

AES.9EE DE+ /!9G78

primera #ersin