1 SISTEMAS DE ANLISIS DE PUESTOS

El Anlisis del Puesto es el proceso de reunir, analizar y registrar informacin relativa a los puestos dentro de una organizacin. Dicha informacin se registra en lo que comnmente se denomina Descripciones y Especificaciones el Puesto. Pero antes de seguir con el desarrollo de este proceso, es necesario tener bien en claro qu significa tener un "puesto" o a los que algunos denominan tambin "cargo" dentro de una organizacin. n PUESTO es un con!unto e funciones con posici"n efini a entro e la estructura organizacional. bicar un puesto en el organigrama implica definir cuatro aspectos! nivel "er#rquico #rea o departamento en que est# localizado superior "er#rquico y, los subordinados $a Descripci"n el Puesto se refiere a las tareas o funciones, los deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que la Especificaci"n el Puesto se ocupa de los requisitos que el aspirante deber%a cumplir para ocupar ese cargo. &ientras la descripcin del cargo presenta al contenido de manera impersonal, la especificacin suministra la percepcin que tiene la organizacin respecto de las caracter%sticas humanas que se requieren para e"ecutar el traba"o. #DE $UI%N ES LA &ESPONSA'ILIDAD( 'eneralmente, en las medianas y grandes empresas e(iste un Departamento de Personal que es el principal responsable del programa de an#lisis de puestos, pero en las empresas m#s peque)as en las que no e(iste esta divisin en su estructura, puede ser un administrador o el due)o el que realice esta actividad. $o que hay que tener siempre en cuenta es que aunque este proceso est a cargo de un departamento o de una sola persona, para que el programa tenga (ito deber# recibir la cooperacin de los supervisores y subordinados del puesto, quienes ser#n los encargados de suministrar informacin sobre el mismo. ETAPAS DEL ANLISIS DE UN PUESTO n programa de an#lisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas! )* Etapa e Planeaci"n+ en esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo el traba"o de an#lisis de cargos para minimizar cualquier tipo de resistencia. Dependiendo de la situacin en que se encuentra la empresa, pueden darse los siguientes pasos! Deter,inaci"n e los cargos -ue .an a escri/irse+ deben e(aminarse cuidadosamente cu#les son los cargos que van a describirse e incluir sus caracter%sticas. Ela/oraci"n el organigra,a+ al colocarse el puesto en el organigrama, se obtiene informacin adicional. Ela/oraci"n el cronogra,a e tra/a!o+ especificando los tiempos y por donde se iniciar# el programa de an#lisis. El (ito de un programa puede verse afectado si el programa se inicia durante un per%odo de incertidumbre econmica o intranquilidad laboral, ya que los empleados podr%an considerar al programa como una amenaza para su seguridad. Es importante que el programa se introduzca en el departamento en que los supervisores y empleados estn m#s dispuestos a cooperar. Elecci"n e los ,0to os e an1lisis -ue se aplicar1n+ los mtodos se escogen segn la naturaleza y las caracter%sticas del cargo. Selecci"n e los factores e especificaciones+ se realiza sobre la base de dos criterios, * Criterio de generalidad: abarca aquellos factores que deben estar presentes en la totalidad de los cargos. * +riterio de variedad o diversidad! comprende los factores que deben variar segn el cargo. Di,ensiona,iento e los factores e especificaciones+ $os factores de especificacin constituyen un con"unto de medidores que sirven para analizar un cargo, por lo que se

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hace necesario dimensionarlos para establecer que segmento de su totalidad servir# para analizar un determinado con"unto de cargos. 2ra uaci"n e los factores e especificaciones+ un factor de especificacin se grada para facilitar y simplificar su aplicacin. $a graduacin consiste en asignarles valores que representan segmentos de su amplitud de variacin.

3* Etapa e Preparaci"n+ en esta etapa se renen a las personas y se preparan los esquemas y materiales de traba"o. Esta fase comprende las siguientes actividades! &ecluta,iento, selecci"n y entrena,iento e las personas -ue confor,ar1n el e-uipo e tra/a!o+ las personas a cargo del proyecto deben comprender los propsitos que se persiguen y cmo se obtendr#n con ob"eto de poder e(plicar el programa a otros miembros de la organizacin. Preparaci"n el ,aterial e tra/a!o+ confeccin del material impreso para que ayude al personal a familiarizarse con los propsitos y beneficios del an#lisis de puestos. Disposici"n el a,/iente &ecolecci"n pre.ia e atos 4* Etapa e E!ecuci"n+ en esta etapa se proceder# a recolectar los datos relativos a cada uno de los cargos que se analizar#n y luego se redactar# el an#lisis. n detalle de las actividades que se realizar#n en esta etapa son! &ecolecci"n e los atos+ el analista obtiene la informacin del puesto segn el mtodo escogido. Para que el an#lisis de puestos cumpla los ob"etivos, los datos proporcionados deben ser precisos. $as personas responsables de reunir y revisar los datos deben estar atentas a la omisin de hechos importantes, la inclusin de declaraciones imprecisas, la tendencia a e(agerar la dificultad o importancia del cargo. Selecci"n e los atos o/teni os &e acci"n pro.isional el an1lisis Presentaci"n e la re acci"n pro.isional+ $as descripciones provisionales de cada puesto se entregan al supervisor inmediato para que las compruebe y apruebe 5 &e acci"n efiniti.a el an1lisis Presentaci"n e la re acci"n efiniti.a el an1lisis+ para la aprobacin por el organismo responsable de su oficializacin en la empresa. LA DES6&IP6I7N DE PUESTOS $a descripcin es un proceso que consiste en enumerar las tareas que conforman un cargo y que lo diferencian de los dem#s puestos que e(isten en la empresa, es la enumeracin detallada de las atribuciones del cargo, la periodicidad de la e"ecucin, los mtodos aplicados para la e"ecucin y los ob"etivos del mismo. Estructura e la Descripci"n e un Puesto El siguiente es un e"emplo de la estructura que podr%a tener una descripcin de puestos! IDENTI8I6A6I7N DEL PUESTO /ombre de la 0rganizacin! /ombre del puesto! Departamento! -. /ivel 1er#rquico del puesto! 2ubordinacin! +omunicaciones colaterales! DES6&IP6I7N 2ENE&AL 3 . ... DES6&IP6I7N DETALLADA 4 . ...

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) 9 Secci"n e i entificaci"n el puesto+ mediante el t%tulo del puesto y otros datos de identificacin, ayuda a distinguir un puesto entre los dem#s de la organizacin. 3 9 Secci"n e resu,en el puesto o Esta/leci,iento el puesto+ sirve para proporcionar una visin general que deber# ser suficiente para identificar y diferenciar las obligaciones de ese puesto. 4 9 Secci"n e e/eres el puesto+ deben ser descriptos por declaraciones breves, en las que debe indicarse! $o que hace el traba"ador +mo lo hace Por qu lo hace 5erramientas y equipos utilizados, materiales empleados y procedimientos a seguir. LA ESPE6I8I6A6I7N DE PUESTOS El an#lisis del cargo pretende estudiar y determinar todos los requisitos, responsabilidades comprendidas y condiciones que el cargo e(ige para poder desempe)arlo de manera adecuada. Es una verificacin comparativa de las e(igencias que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante. Estructura e la Especificaci"n e un Puesto El siguiente es un e"emplo de la estructura que podr%a tener una especificacin de puestos! &E$UISITOS INTELE6TUALES 6nstruccin b#sica! E(periencia! - . 7daptabilidad al puesto! 6niciativa necesaria! 7ptitudes necesarias! &E$UISITOS 8:SI6OS Esfuerzo f%sico necesario! 3 . 5abilidades! ... &ESPONSA'ILIDADES IMPL:6ITAS 4 . ... 6ONDI6IONES DE T&A'A;O 8. 7mbiente de traba"o! ...

8actores e Especificaci"n $os factores de especificaciones son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera ob"etiva, son instrumentos de medicin, construidos de acuerdo con la naturaleza de los cargos e(istentes en la empresa. El an#lisis de cargos se refiere a estos factores de especificaciones, que pueden aplicarse a cualquier tipo o nivel de cargo. ) 9 &e-uisitos intelectuales+ incluye los siguientes factores de especificaciones Requerimientos educacionales: incluyen la educacin formal m%nima, cursos especiales o el entrenamiento tcnico considerado necesario. Experiencia: la m%nima cantidad y tipo de e(periencia requerida para que un empleado ocupe un puesto, generalmente puede e(presarse en trminos ob"etivos y cuantitativos. Requerimientos de conocimientos especficos: pueden incluir un conocimiento sobre ciertos asuntos particulares, que no pueden cubrirse con los requerimientos educacionales o la e(periencia.

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Adaptabilidad al cargo: habilidad requerida en un individuo para enca"ar en una situacin particular y para traba"ar armoniosamente con otros. Iniciativa necesaria. Aptitudes necesarias.

3 9 &e-uisitos f<sicos+ Esfuerzo fsico necesario: incluye la cantidad de esfuerzo f%sico requerido para desempe)ar un puesto, el tipo de esfuerzo y la duracin en tiempo en que debe mantenerse tal esfuerzo. Capacidad visual. estreza o !abilidad: pueden tener que definirse en trminos de cantidad, calidad o naturaleza del traba"o que debe desempe)arse, o en trminos de la puntuacin m%nima que debe ser alcanzada en ciertas pruebas. Complexi"n fsica necesaria. 4 9 &esponsa/ili a es i,pl<citas+ es pr#ctica comn, sumarizar los diferentes tipos de responsabilidades que el empleado puede requerir! 2upervisin de personal &aterial, herramientas o equipos Dinero, t%tulo o documentos +ontactos internos o e(ternos 6nformacin confidencial = 9 6on iciones e tra/a!o+ Ambiente de traba#o: se refiere al medio f%sico dentro del cual debe desempe)arse el puesto. Riesgos: consiste en enumerar los riesgos que pudieran ocasionar da)o f%sico. $a especificacin de los riesgos puede ayudar a asegurar que las personas asignadas a puestos peligrosos cuenten con las calificaciones mentales y f%sicas necesarias para desempe)ar el traba"o en forma segura. $eneficios: incluye +apacitacin 9emuneracin +arrera, etc. MANTENIMIENTO DEL ANLISIS 2iempre es necesario tener en cuenta que los puestos son de naturaleza din#mica, de manera que las descripciones y especificaciones de cargos deben revisarse conforme ocurran cambios o ante la solicitud de empleados o supervisores. 7lgunas empresas cuentan con la pol%tica de revisar anualmente todos los puestos, lo que ayuda a asegurar que las descripciones y especificaciones permanezcan actualizadas.