Mdulo 1

Unidad 3
Lectura 6

Control de la Documentacin Laboral

Materia: Derecho del Trabajo y la Seguridad Social Profesora: Patricia Sansinena

CONTROL DE LA DOCUMENTACION LABORAL DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO

Dentro de las obligaciones del empleador, se encuentra la necesidad de llevar la documentacin laboral obligatoria con total respeto de las previsiones reglamentarias que se disponen para fijar las condiciones en que deber cumplimentar .

Este deber es obligatorio, pues de no cumplirlo se encuentra en riesgo de ser sometido a la aplicacin de multas conforme lo dispone la ley 25212.

1. - SEGURO DE VIDA OBLIGATORIO: Decreto N 1.567/74 : 1.1.- Copia del contrato de la vigencia de la pliza del seguro. 1.2.- Recibos de los pagos de la pliza 1.3.- Listados del personal incorporado al seguro, emitido por la compaa de seguro, por los menos trimestral para el caso de grandes movimientos ( altas-Bajas), caso contrario, una vez al semestre. 1.4.- Comunicacin de la Altas ( por ingreso del trabajador) del personal 1.5.- Comunicacin de las BAJAS ( Por renuncia despido muerte) del Trabajador 1.6.- Formulario de la designacin de beneficiarios, para el cobro en caso de muerte del trabajador, firmado por el trabajador titular.

2.- LEY DE RIEGO DEL TRABAJO N 24.557 ART : 2.1.- Copia del contrato vigente, suscripto con el empleador, con indicacin expresa de: DerechodelTrabajoylaSeguridadSocial Profesora:PatriciaSansinena|2

 2.1.1.- Perodo de la vigencia; 2.1.2.- La tarifa alcuotas- fija ($) ( monto fijo por cada empleado) y del porcentaje variable (%) ( sobre las remuneraciones brutas mensuales ). 2.1.3.- Clusula especial de la inclusin o no, de los Exmenes en Salud, de la Resolucin N 43 de la SRT. 2.2.- Fijacin del nivel del Plan de Mejoramiento ( v del N 1- mayor riesgo- al N 4 menor riesgo, el ptimo- , calificacin esta numrica en funcin del mayor riesgo , condiciones de inseguridad y el de menor actos inseguros ). Por ende , la tarifaalcuota est en funcin del N del nivel calificado por la ART.2.3.- Entrega de los afiches ( medida aproximada de 0,60 x 0,45 ) con el nombre , logo de la ART y Nmero de telfonos para la atencin o consulta en caso de accidente. Este afiche, el empleador, lo debe colocar en un lugar bien visible para que todo el personal, diariamente y continuamente lo mire. 2.4.- Exigir a la ART el listado de la direccin y lugar de los centros de atencin, establecimientos , instituciones y de los prestadores asistenciales y mdicos, adheridos a la ART , para que los empleados en caso de accidentes, reciban la atencin mdica, segn el Art. 24 de la Reglamentacin del art. 31 pto.1), inc.e) de la Ley 24.557.2.5.- Exmenes en salud: Fijacin de Cronograma anual en materia de los exmenes peridicos.2.6.- Cumplimiento en materia de capacitacin, programas de prevencin y mejoramiento, materiales de apoyo por medio de videos, programa en higiene y seguridad, etc., segn lo dispuesto en la Reglamentacin de la Ley 24.557, Art. 18, 19, 20 y 21 del Decreto 170/96.2.7.- Carn o tarjeta de identificacin de la ART, y del N de contrato, para los trabajadores.2.8.- Manual operativo para en caso de accidentes laborales, tanto para la empresa como para los trabajadores. 2.9.- Formularios de Solicitud de Atencin ( Datos a completar por el Empleador) y de Denuncia de Accidentes de Trabajos o Enfermedades Profesionales ( Datos a completar por el Empleador)., debern ser entregados por la ART y estar disponible siempre en el Empleador, segn lo dispuesto por la R(SRT) 204.2.10.- En caso de denuncia de accidentes o enfermedades profesionales, la ART deber emitir-confeccionar los siguientes formularios de: DerechodelTrabajoylaSeguridadSocial Profesora:PatriciaSansinena|3

 a.- Notificacin de la Aseguradora, cuyo objetivo es notificar al Empleador y al Trabajador, de la aceptacin o rechazo por parte de la ART, de la condicin laboral del accidente o profesional de la enfermedad; y b.- Alta Mdica, cuyo objetivo es de notificar al Trabajador e informar al Empleador de las condiciones del damnificado al momento del alta mdica. 2.11.- Requerimiento a la ART, para el caso de escasa rotacin del personal de un Empleador, un listado semestral del personal incorporado en la ART. Para el caso de alta rotacin del personal, se puede requerir el listado, cada tres meses.-

3.- LEY DE HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO N 19.587. Modificado por el Decreto 1338/96 En cumplimiento al art. 5 inciso a) de la Ley 19587, los establecimientos que ocupen 150 o ms trabajadores en proceso de produccin, con exclusin de tareas administrativas y/o en aquellos establecimientos que ocupen 300 o ms trabajadores en actividades que no sean de produccin, debern crear los Servicios de Higiene y Seguridad en el Trabajo, y el Servicio de Medicina del Trabajo, de carcter preventivo y asistencial. Los objetivos fundamentales de los servicios, consiste en prevenir todo dao que pudiera causarse a la vida y a la salud de los trabajadores, por las condiciones de su trabajo y protegerlos en su actividad y ambiente contra los riesgos. Las prestaciones de dichos servicios, debern ser realizadas bajo la responsabilidad de graduados universitarios.

El Servicio de Medicina del Trabajo tiene como misin fundamental promover y mantener el ms alto nivel de salud de los trabajadores, ubicndolos en tareas de acuerdo a sus aptitudes psicofsicas, adaptando el trabajo al hombre y este a su trabajo. Las funciones del Servicio de Medicina del Trabajo sern de carcter preventivo, sin perjuicio de la prestacin asistencial inicial de las enfermedades presentadas durante el trabajo y de las emergencias mdicas ocurridas en el establecimiento, coincidente con su horario de actividad, cesando tal responsabilidad al hacerse cargo el servicio asistencial que corresponda. Para el cumplimiento de tales fines, existen las siguientes categoras de servicios: a.- Servicio de Medicina del Trabajo Interno.b.- Servicio de Medicina del Trabajo Externo.c.- Medico del Trabajo o de Fbrica. DerechodelTrabajoylaSeguridadSocial Profesora:PatriciaSansinena|4

El Servicio de Higiene y Seguridad en el Trabajo tiene como misin fundamental determinar, promover y mantener adecuadas condiciones ambientales en los lugares de trabajo y el ms alto nivel de seguridad. Su funcin es controlar el cumplimiento de las normas de Higiene y Seguridad en el Trabajo, en coordinacin con el Servicio de Medicina del Trabajo, adoptando las medidas preventivas adecuadas a cada tipo de industria o actividad, especialmente referidos a: Condiciones ambientales; Equipos; Instalaciones; Mquinas; Herramientas y Elementos de trabajo; Prevencin y Proteccin contra incendio. Tambin deber especificar las caractersticas y controlar las condiciones de uso y conservacin de los elementos de proteccin personal, de almacenamiento y transporte de material, de produccin, transformacin, distribucin u uso de energa y todo aquello relacionado con estudios y proyectos sobre instalaciones, modificaciones y ampliaciones en el rea de su competencia.. Dichas funciones se pueden llevar a cabo por: a.- Servicio de Higiene y Seguridad en el Trabajo Interno.b.- Servicio de Higiene y Seguridad en el Trabajo Externo.-

4.- LIBRO DE SUELDOS Y JORNALES: Se llevar un libro especial, registrado y rubricado ante la Subsecretara de Trabajo, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio. Sus formalidades y contenido estn establecidos por el art. 52 de la Ley de Contrato de Trabajo N 20.744. Se debern transcribir a cada liquidacin , ya sean quincenales o mensuales. El tiempo de conservacin caduca a los Diez (10) aos posterior al cese de la actividad del empleador.-

5.- PLANILLA DE HORARIOS: Segn el art. 197 de la Ley de Contrato de Trabajo N 20.744, ...... se deber registrar la distribucin de las horas de trabajo y la diagramacin de los horarios, sea por el sistema de turnos fijos o bajo el sistema rotativo del trabajo por equipos. Se deber hacerlo conocer mediante la colocacin en lugar visible dentro del establecimiento, para el conocimiento pblico de los trabajadores. La distribucin de la jornada de trabajo, es una facultad privativa del empleador, y no est sujeta a la previa autorizacin administrativa de la Subsecretara de Trabajo....... El art. 6 de la Ley 11.544 establece que cada empleador deber: a) Hacer conocer por medio de avisos colocados en lugares visible en su establecimiento, las horas en que comienza y termina el trabajo, o si el trabajo se efecta por equipos.b) Hacer conocer de la misma manera, los descansos acordados durante la jornada de trabajo y que no se computan en ella. DerechodelTrabajoylaSeguridadSocial Profesora:PatriciaSansinena|5

 c) Inscribir en un registro todas las horas suplementarias de trabajo hechas efectivas.

6.- EXAMENES MEDICOS EN SALUD:

7.- INSCRIPCIN COMO EMPLEADOR ANTE LA AFIP DGI ; OBLIGACION DE TRAMITAR LA APERTURA DE CUENTA BANCARIA PARA ACREDITACION SUELDOS DEL PERSONAL y SOLICITAR CERTIFICADO DEL CBU DE CADA UNO DE LOS TRABAJADORES

8.- INSCRIPCIN COMO EMPLEADOR OBRA/S SOCIAL/ES QUE CORRESPONDAN

ANTE

LA/S

9.-SOLICITAR EL CUIL Y TRAMITAR LA CLAVE DE ALTA TEMPRANA (CAT) DE CADA TRABAJADOR ANTE LA AFIP, PREVIO A LA FECHA DE INGRESO LBORAL:

10.- LEGAJO DEL PERSONAL:

11.-DECLARACIN JURADA IMPUESTOS A LAS GANANCIAS DE LA RENTA DEL TRABAJO : Form 572 de la AFIP.-

12.- TRABAJADOR JUBILADO QUE REINGRESA A TRABAJAR: Art. 34 de la Ley N 24.241.-

13.- SALARIO FAMILIAR: Al inicio de la relacin laboral se deber requerir del trabajador:

a.- Declaracin Jurada de cargas de familia para la percepcin de asignaciones familiares. Form PS.2. del ANSES y notificacin de las normas legales del rgimen de asignaciones familiares. DerechodelTrabajoylaSeguridadSocial Profesora:PatriciaSansinena|6

b.- Declaracin Jurada para la percepcin de asignaciones familiares . Form. PS.2.5 del ANSES.

las

MEMORANDUM INFORMATIVO N

170/2002

- Diciembre 2002

LA RESOLUCION S.T. 168/02 Y LA CENTRALIZACION DE LA DOCUMENTACION LABORAL.-(*) No pocos problemas, traen a las empresas que tienen su personal ubicado en distintas zonas de trabajo, el destino de la documentacin laboral que puede ser requerida a los efectos de su inspeccin por la Autoridad de Aplicacin, ya sea nacional o provincial. EL CASO MAS TIPICO ES EL DE LOS BANCOS, CON UNA CASA CENTRAL Y MULTIPLES OFICINAS DESCENTRALIZADAS, SUCURSALES Y DELEGACIONES, DISPERSAS MUCHAS VECES A LO LARGO Y ANCHO DEL PAIS. Sin llegar a este extremo, tambin hay casos, donde por razones impositivas o contables la planta o lugar de produccin de una empresa se encuentra en un sitio y su domicilio legal en otro, donde precisamente no est la documentacin laboral por razones obvias, ya que todo el movimiento de la administracin del personal est donde se encuentra aquel.

Para evitar las multas que los inspectores pueden aplicar por no encontrar la respectiva documentacin en el domicilio legal de la empresa, a donde corresponde que se dirijan, con fecha 24 de octubre de 1991, el Ministerio de Trabajo de la Nacin dict la Resolucin 113/91 que sobre la base del PROTOCOLO ADICIONAL SOBRE RUBRICA DE DOCUMENTACION Y RECIPROCIDAD aprobado por el Consejo Federal de Adminitraciones Provinciales del Trabajo permite que la documentacin laboral sujeta a inspeccin, pueda tenerse en un solo lugar, a designar previamente por el empleador, y trmite mediante.

As en el artculo cuarto del protocolo, al que haban adherido la mayora de las provincias, se sealaba que "......en aquellos casos que los empleadores desarrollen su actividad en mas de una jurisdiccin, podrn centralizar la documentacin laboral en el domicilio legal de la empresa cuando se trate de una sociedad, asociaciones o entidades legalmente constituidas......."

Con fecha 03.09.02 se publica en el Boletn Oficial, la Resolucin S.T. 168/02 que DerechodelTrabajoylaSeguridadSocial Profesora:PatriciaSansinena|7

 aprueba el nuevo texto de aquel PROTOCOLO ADICIONAL SOBRE RUBRICA DE DOCUMENTACION Y RECIPROCIDAD previamente aprobado por el Consejo Federal del Trabajo en reunin plenaria de las Administraciones Laborales de todo el pas y deroga en su artculo segundo, la mencionada RES. S.T. 113/91. A travs de un ANEXO UNICO, en general se establece lo siguiente:

Los elementos de contralor exigidos por las leyes laborales sern rubricados por la Autoridad de Aplicacin en cuya jurisdiccin se encuentre el establecimiento en el cual desempean sus tareas los trabajadores. Estos elementos (lase libro de sueldos por ejemplo) slo podrn ser utilizados en la jurisdiccin correspondiente a la Autoridad que los rubric; "....excepto que se hubiera optado por el mecanismo fijado en el artculo 4 del presente; ello sin perjuicio de su posible utilizacin como prueba instrumental ante la justicia o autoridad administrativa en todo el territorio nacional que pudiera corresponder...." Tampoco en los referidos elementos podrn asentarse trabajadores que se desempeen en establecimientos de la misma empresa que se encuentren en otra jurisdiccin, salvo que tambin se opte por el mismo mecanismo.

En el artculo cuarto se prev la posibilidad de "centralizar" la rubricacin en una jurisdiccin, lo cual tambin significa "centralizar" el lugar donde se encuentra la documentacin laboral que debe exhibir un empleador ante una inspeccin.

As se sostiene que en los casos de aqullos empleadores que desarrollen su actividad en ms de una jurisdiccin, podrn centralizar la rbrica de la documentacin laboral cuando se trate de sociedades, asociaciones o entidades regularmente constituidas en el domicilio legal de la empresa o dnde sta tenga el asiento principal de sus negocios o la sede de su administracin, siempre que en dicha jurisdiccin preste efectivo servicio al menos el VEINTE POR CIENTO (20%) del personal de la empresa al momento de solicitarse la centralizacin de la rbrica. Cuando se trate de sociedades irregulares o personas fsicas podrn centralizar la rbrica de la documentacin laboral en el asiento principal de sus negocios......."

Para ello el empleador deber cumplir los siguientes requisitos, bajo pena de sancin:

a) Solicitar la centralizacin de rbrica de documentacin a la Autoridad de Aplicacin del lugar, acreditando la personera invocada y CUIT, acompaando basicamente la nmina de los lugares de trabajo que involucran la centralizacin de rbrica y el detalle del personal ocupado en cada uno de ellos. DerechodelTrabajoylaSeguridadSocial Profesora:PatriciaSansinena|8

 b) Obtenida la aprobacin del trmite de Centralizacin de Rbrica, deber comunicar a la Autoridad de Aplicacin de la jurisdiccin en la que exista personal cuyo registro y documentacin ha sido centralizado, acompaando copia del acto administrativo que aprob el trmite de centralizacin de rbrica y de una descripcin del personal centralizado con asiento en la jurisdiccin. c) Deber asimismo mantener en el lugar de trabajo copia autenticada de la documentacin laboral cuya rbrica ha sido centralizada, donde conste el personal que presta servicios en cada establecimiento con asiento en la Provincia, como as tambin del acto administrativo que aprob dicho trmite. Registro Unificado: El MTESS deber llevar un registro que funcionar dentro de su mbito, en el que se asentar la rubricacin del Libro Especial de Sueldos y Jornales del artculo 52 de la ley de Contrato de Trabajo en todo el pas. Tambin comprender cualquier otro libro en el que se deba registrar personal, que resulte de otras normas. A tales fines las autoridades laborales provinciales comunicarn mensualmente al MTESS las rubricaciones realizadas. Adems se asentarn las "centralizaciones" practicadas. Se prohibe el doble juego de libros laborales en una misma jurisdiccin (hay acciones penales y sanciones administrativas). El hecho de haber "centralizado" la documentacin laboral no exime al empleador de tener en cada lugar de trabajo la documentacin que, por imperio legal, deba encontrarse en el mismo. En especial, cada jurisdiccin conservar respecto del personal cuyo registro se ha centralizado, la facultad de autorizar y/o verificar sus planillas de horarios y descansos. Se excepta adems del trmite de centralizacin de rbrica, a toda aqulla documentacin laboral que sea establecida como obligatoria en forma exclusiva en cada jurisdiccin, la que se seguir rubricando en la misma. En los casos en que se efecten inspecciones en establecimientos con personal respecto del cual se haya centralizado la rbrica de su documentacin laboral en otro establecimiento perteneciente al mismo empleador y ubicado en otra jurisdiccin, el inspector actuante podr solicitar la realizacin de la inspeccin complementaria al inspector de la otra jurisdiccin que deber realizarla en un plazo no mayor de TREINTA (30) das. El inspector podr requerir del empleador inspeccionado el traslado de la documentacin laboral cuya rbrica ha sido centralizada, al lugar en que se encuentra el establecimiento sujeto a inspeccin, que podr sustituirse por fotocopias certificadas por la Autoridad de Aplicacin del lugar de rubricacin de la misma. Pero realizada la "centralizacin" no hay posibilidades de multas por no encontrarse los libros laborales en el respectivo lugar de trabajo del personal interesado. Buenos Aires, 12 de Diciembre - HARTENECK-QUIAN & ASOCIADOS

(*) El presente Memorandum fue elaborado por el Dr. Ricardo I. Orlando, socio del Estudio Orlando & Asociados - Asesores Laborales.

c.- Notificar a los trabajadores de que la empresa se encuentra inscripta en el SUAF y del cumplimiento que deber efectuar los trabajadores en materia de notificar las novedades de las asignaciones familiares.

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 http://www.harteneck-quian.com/hqtg/es/memos/memo_170.html

Bibliografa Lectura 6
Orlando, R. (2002) LA RESOLUCION S.T. 168/02 Y LA CENTRALIZACION DE LA DOCUMENTACION LABORAL. Disponible en: http://www.harteneck-quian.com/hqtg/es/memos/memo_170.html

www.uesiglo21.edu.ar

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