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Cmo hacer un RFP (Request for Proposal)
Posted by aaleman on Apr 8, 200 !n "ar#et!n$ % & 'omments
(a queja m)s com*n de las a$enc!as es El cliente no sabe lo que quiere y bueno, en
muchas ocas!ones es c!erto.
'uando trabajamos en mar#et!n$ d!$!tal del lado del cl!ente es necesar!o frecuentemente real!+ar
procesos de l!c!tac!,n para selecc!onar a la a$enc!a que nos pueda pro-eer del ser-!c!o, y para ello se
desarrolla un documento donde se sol!c!ta una propuesta de soluc!,n a una neces!dad espec.f!ca.
/l Request for Proposal es prec!samente el documento que nos perm!t!r) e0pl!car a las a$enc!as cu)l
es el entorno en el que estamos actualmente como cl!entes, cu)les son nuestras neces!dades y cu)les
nuestras e0pectat!-as.
1!n embar$o, en las empresas no siempre existe la gente que sepa hacer un RFP que $arant!ce que
las a$enc!as entender)n nuestras neces!dades y por ende que re$resar)n con soluc!ones atract!-as. (as
caracter.st!cas de este documento ob-!amente -ar.an de acuerdo al proyecto en cuest!,n pues se puede
sol!c!tar al$o demas!ado espec.f!co como el desarrollo de un m,dulo para un s!t!o web, hasta el
desarrollo de una estrate$!a completa de mar#et!n$ d!$!tal.
/n cualqu!era de los casos, es recomendable ase$urarse que el documento por lo menos consta de los
s!$u!entes elementos:
2. Introduccin
/n las empresas normalmente creemos que nuestra marca es conoc!da por todos, y qu!+) sea
c!erto, pero lo que 34 es -erdad es que todo mundo la /356/37/. /n esta secc!,n del 89P es
recomendable poner una bre-e !ntroducc!,n a la empresa, la marca y sus caracter.st!cas,
ase$ur)ndose de !nclu!r aspectos como los valores, personalidad, target. /sto s,lo de manera
$en:r!ca para ase$urar que los creat!-os de las a$enc!as ent!enden perfectamente el mensaje que
queremos transm!t!r al consum!dor y puedan ut!l!+arlo para $enerar sus propuestas.
/sta secc!,n es de -!tal !mportanc!a s! se est) trabajando con a$enc!as nue-as, o !nclus!-e s! se
trata de una a$enc!a que ya conoces y que !n-!tas a part!c!par en proyectos para otra marca de la
empresa.
2. Servicios Solicitados
/n esta secc!,n e0pl!caremos qu: neces!tamos y para ello pr!meramente debemos e0poner cu)l
es la s!tuac!,n actual de la marca, el entorno y los objet!-os a alcan+ar.
"! recomendac!,n es que se procure contar por lo menos con la s!$u!ente !nformac!,n:
a. Antecedentes del proecto
Aqu. plantearemos el entorno actual y e0pl!caremos las neces!dades que nos lle-an a
sol!c!tar una propuesta de soluc!,n. /s !mportante !nd!car s! antes se ha desarrollado al$o
o s! es que se parte de cero.
/n caso de ser una empresa transnac!onal y queremos al!nearnos o tomar como
referenc!a lo que se ha hecho en otros pa.ses, debemos espec!f!carlo aqu..
b. !"#etivos del proecto
(a queja m)s com*n de las a$enc!as es El cliente no sabe lo que quiere y bueno, en
muchas ocas!ones es c!erto. ;na -e+ que establec!mos el marco de referenc!a puntual del
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proyecto en el !nc!so anter!or, estableceremos qu: es lo que queremos alcan+ar con el
proyecto.
/ste !nc!so es part!cularmente del!cado pues debemos e0pl!car qu: es lo que
perse$u!mos, y esto podr.a ser desde !ncrementar el n*mero de -!s!tas al s!t!o hasta
!ncrementar el share de nuestro producto en el mercado, o !nclus!-e perse$u!r un
objet!-o mayor.
$s mu importante de#ar "ien claros los o"#etivos pues :stos son una de las maneras
en las que la a$enc!a se podr) med!r a s. m!sma y est!mar los recursos que neces!ta para
alcan+ar nuestra meta o !ncluso, en al$unos casos lle$ar a determ!nar s! t!enen o no la
capac!dad requer!da para real!+ar el proyecto.
Aqu. en $eneral ha que ser realistas como cl!ente, y entender el !mpacto real que
podr.a tener el proyecto web de acuerdo a las caracter.st!cas de nuestro producto o
ser-!c!o. Si no est%s seguro de qu& puedes alcan'ar con Internet qui'% no est%s listo
para emprender el via#e online, y m! consejo ser.a acercarte a plat!car con al$una
a$enc!a o con al$u!en del med!o antes de comen+ar un proceso de l!c!tac!,n.
(as agencias que entienden del negocio aceptar%n conversar contigo sin
compromiso alguno <en esto tampoco abuses= y te ayudar)n a entender el med!o para
poder est!mar metas reales. 1!n embar$o, al acercarte a una a$enc!a para plat!car s!empre
hay que dejar claro que no por eso ser)n la a$enc!a ele$!da para real!+ar el proyecto,
pues se deber)n someter a un proceso de l!c!tac!,n.
c. Servicios solicitados
;na -e+ que ent!endes qu: es lo que neces!tas y lo has plasmado en el documento es
f)c!l hacer una l!sta de los ser-!c!os sol!c!tados <ej. 7esarrollo, host!n$, adm!n!strac!,n
de conten!dos, desarrollo de arte, e-ma!l mar#et!n$, ad-ert!s!n$, 1/4, 1"4, etc=.
/s !mportante e0pl!car a detalle cada uno de los ser-!c!os que se sol!c!tan y aqu. no hay
que ol-!dar !nclu!r, s! se requ!ere, un ser-!c!o de soporte y en su caso sol!c!tar tamb!:n
un 1(A <1er-!ce (e-el A$reement=.
d. $ntrega"les
/n el caso de los entre$ables se debe espec!f!car qu: es lo que esperamos rec!b!r como
parte del desarrollo del proyecto <s!t!o web, propuesta de campa>a onl!ne, e-ma!ls,
manual de uso/!nstalac!,n de la soluc!,n web, c,d!$o fuente, reportes de tr)f!co o
campa>a, etc=.
/stos entre$ables son los del proyecto en su total!dad, no los del proceso de l!c!tac!,n.
e. )a"la de tiempos del proecto
Aqu. deber)s e0pl!car cu)les son las fechas que has del!m!tado para lan+ar el proyecto.
/s dec!r, ?cu)ndo es el @o-(!-eA ?'u)ndo son las fechas de re-!s!,n !nternaA ?1e
requ!ere someter a al$*n proceso de autor!+ac!,n pre-!o al lan+am!entoA
/n este punto no ol-!des que se$u!mos hablando del proyecto, no del proceso de
l!c!tac!,n.
f. Presupuesto
/ste aspecto es un arma de doble f!lo.
3ormalmente las a$enc!as lo sol!c!tan para estimar el alcance de la propuesta, s!n
embar$o 34 /1 4B(6@A54864 que lo !ncluyas, anque s!nceramente en al$unos casos
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s. ayuda a las a$enc!as a d!mens!onar qu: clase de propuesta te pueden entre$ar y no
C-olarse la bardaD con al$o que te costar) E -eces lo que t!enes as!$nado.
&. !rgani'acin del proecto
/n esta secc!,n deber)s e0pl!car s! es que la a$enc!a selecc!onada deber) estar colaborando con
otras a$enc!as o con al$*n equ!po de desarrollo !nterno.
/s muy *t!l colocar un or$an!$rama y espec!f!car c,mo se da la toma de dec!s!ones.
F. Proceso de Seleccin de Proveedor
/n esta parte deber)s !nd!car los aspectos adm!n!strat!-os del proceso de l!c!tac!,n, es dec!r,
c,mo se har) el proceso, qu: pasos se se$u!r)n, c,mo estar) conformado el $rupo que e-aluar)
las propuestas, qu: documentac!,n deben !nclu!r junto con sus propuestas las a$enc!as para ser
cons!deradas en el proceso.
Aqu. no hay que ol-!dar colocar las fechas del proceso: 9echa de entre$a de br!ef, etapa de
pre$untas y respuestas, etapa de desarrollo de propuestas, entre$a, presentac!,n, selecc!,n de
a$enc!a, not!f!cac!,n. /ntre m)s clara est: esta secc!,n les ser) m)s f)c!l a todos. /n este punto
ob-!amente deber)s apoyarte de tu 7epartamento de 'ompras.
/n este punto recom!endo ampl!amente !nclu!r como requisito del proceso el que las a$enc!as
llenen un formato que te perm!ta evaluar el costo de la propuesta. Aqu. debes establecer
par)metros que te perm!tan comparar por ejemplo, cu)nto te est) cobrando por un 7esarrollador
9lash la a$enc!a G -s. la a$enc!a H. ?'u)nto cobra por hora de creat!-oA, ?'u)nto cobra por
hora de l.der de proyectoA 7e esta forma tendr)s una manera justa y transparente de e-aluar
cada cot!+ac!,n, que en real!dad no lo es todo en un proceso de l!c!tac!,n, pero ob-!amente s. es
un factor muy !mportante.
Iay al$unas a$enc!as que te d!r)n *o no te co"ro por el desarrollo+ te co"ro por toda la
creatividad la estrategia+ esa no la puedo poner en horas,J en este caso su$!ero que te
manten$as f!rme en que deben llenar el formato, y tamb!:n perm!t!rles que entre$uen la
cot!+ac!,n en el formato que ellos manejen hab!tualmente.
E. Aclaraciones (egales
9!nalmente es necesar!o !nclu!r cualqu!er aspecto que tu 7epartamento (e$al o de 'ompras te
!nd!que, como la conf!denc!al!dad del proyecto, del br!ef, el car)cter !rre-ocable de la dec!s!,n,
etc.
'omo d!je al pr!nc!p!o, la estructura de un documento de esta naturale+a podr.a -ar!ar depend!endo del
proyecto, pero en todos los casos, el desarrollo de un buen 89P ayudar) a ambas partes a establecer un
conte0to en com*n para el an)l!s!s de propuestas y es fundamental para $arant!+ar que las neces!dades
de la marca se sat!sfa$an.
P)$. &