1. Qu es la organizacin administrativa? Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organizacin.

Luego se debe de disear la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. Es crear una estructura; es disear el tipo de institucin que se desea.; es agrupar, dividir el trabajo, especializar, asignar tareas y recursos a personas especficas, jerarquizar, normar la conducta mediante cdigos y reglamentos, que estipulan lo lcito o ilcito. Es tambin establecer los conceptos de orden, clasificacin, simbolizacin, mnemotecnias y el anlisis, valuacin y descripcin de puestos. 2. Cul es la importancia de la organizacin administrativa? * Es de carcter continuo, jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (Expansin, contraccin, nuevos productos). * Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. * Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. * Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. * Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzo, al delimitar las funciones y responsabilidades. 3. Que es o cual es la organizacin formal? Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organizacin planeada; la que est en el papel. Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales de organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada. 4. Qu es una funcin administrativa? Conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organizacin los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operacin institucional. Actividad preponderante que desarrolla la Administracin Pblica en el ejercicio de sus atribuciones. Conjunto de actos administrativos realizados en cumplimiento de normas o leyes llevadas a cabo por un rgano responsable del sector pblico. 5. Caractersticas de la organizacin formal: Divisin del trabajo: Es la automatizacin de la actividad humana basada en la repeticin constante de la misma tarea. La aceptacin y divulgacin se debi a la estandarizacin y simplificacin de las actividades de los obreros y del personal de nivel ms elevado, mayor especializacin y especificacin de las tareas, mejor aprovechamiento del trabajo especializado mediante la departa mentalizacin. Especializacin: Como consecuencia de la divisin del trabajo cada rgano pasa a ejercer funciones especficas y especializadas. La especializacin del trabajo constituy una manera de elevar la eficiencia y de reducir los costos de produccin. Jerarqua: Una de las consecuencias de la divisin del trabajo es la diversificacin funcional. La organizacin necesita una estructura jerrquica que se encargue de dirigir las operaciones de los niveles que le estn subordinados. Cuanto ms grande

sea la organizacin, mayor ser el n de niveles jerrquicos de su estructura. Distribucin de la autoridad y de la responsabilidad: la jerarqua de la organizacin formal representa la distribucin de la autoridad y de la responsabilidad entre los diversos niveles de la estructura. Para los clsicos autoridad es el poder de mandar a otros para que ejecuten o dejen de ejecutar algo, la autoridad se entiende como un poder formal. Racionalismo de la organizacin formal: en las organizaciones formales sus miembros se comportan racionalmente. 6. Por su objeto Por su contenido Por su rea Organigrama Funcionales Especiales Generales Departamentales Analticos Esquemticos Estructurales Muestra solo la estructura administrativa. Indica en el cuerpo d la grfica adems de las unidades y sus relaciones las principales funciones de los departamentos. Se destaca alguna funcin especial Presentan toda la organizacin se llaman tambin cartas. Representan la organizacin de un departamento o seccin. Contienen solo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no contienen detalles. Son ms detallados. Herramientas de la organizacin formal: 7. Razones para modificar una organizacin formal: Una organizacin formal es conveniente modificarla, cuando su estructura es violada por la misma empresa u organizacin, es decir ya no cumple con el estndar que en un principio estaba pensado. 8. Qu es una organizacin no formal? Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que establecen entre s como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal. La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organizacin formal para el desempeo de los cargos. La organizacin no formal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organizacin formal. 9. Cules son las organizaciones informales? Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la

organizacin formal. Este tipo de organizacin se puede observar en cinco niveles diferentes: 1. Organizacin Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre s. 2. Constituida en grupos mayores de opinin o de presin sobre algn aspecto particular de la poltica de la empresa 3. Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados ms o menos ntimamente. 4. Grupos pequeos de tres y cuatro personas relacionados ntimamente. 5. Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales. 10. Qu es un organigrama, sus caractersticas y sus ventajas? Es la representacin grfica de la estructura de una empresa u organizacin. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin. El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organizacin. Tiene una doble finalidad: * Desempea un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organizacin y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus caractersticas generales. * Es un instrumento para realizar anlisis estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las particularidades esenciales de la organizacin representada. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin, para conocer como es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos: * Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarqua, y la relacin entre ellos. * Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar. * Debe contener nicamente los elementos indispensables. Ventajas del uso de organigramas. * Obliga a sus autores aclarar sus ideas. * Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. * Muestra quin depende de quin. * Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles. * Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. * Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen. * Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin. 11. Qu es la autoridad administrativa? Es un rgano de gestin nacional designado por cada Parte que e encarga de aplicar la convencin en su pas, y es el nico que puede conceder permisos o certificados en nombre de esa Parte. 12. Qu es la responsabilidad administrativa? Se llama responsabilidad administrativa a aquella responsabilidad que surge de la comisin de una contravencin administrativa propia de quien ejerce cargos directivos en una organizacin pblica o privada.

Existe la responsabilidad administrativa por todo perjuicio o dao causado a terceros por la accin u omisin de un acto administrativo. La responsabilidad administrativa es propia de quienes ejercen cargos directivos, de quienes tomas las decisiones que luego causan los perjuicios, y son las consecuencias jurdicas de sus actos las que configuran la responsabilidad administrativa la que bien puede tener implicaciones penales o civiles. 13. Cul es la relacin autoridad y responsabilidad administrativa? La delegacin efectiva debe de definir perfectamente la autoridad y responsabilidad exigida. Si la autoridad excede a la responsabilidad, se pueden crear grandes problemas que no condicen con el buen desarrollo de la actividad de la organizacin. Si la responsabilidad excede a la autoridad, ser materialmente imposible poder llevar adelante el compromiso. El punto ideal es: autoridad y responsabilidad en proporcin de igualdad. 14. Qu significa delegar autoridad? La definicin de delegacin es dar de una persona a otra la jurisdiccin que tiene por su oficio para que haga unas tareas o conferirle su representacin. Otra posible direccin sera el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concedindole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado. La delegacin implica al mismo tiempo la obligacin de rendicin de cuentas al superior de las tareas que han sido delegadas. 15. Importancia de la delegacin: Se incrementa la eficiencia del trabajo del dirigente, ya que su capacidad, tanto fsica como intelectual, resulta multiplicada y le permite entonces concentrar la atencin en las tareas de mayor importancia. As mismo, los resultados de la actividad resultan beneficiados por la incorporacin de ms participantes y ms iniciativas al proceso de direccin, anlisis y ejecucin, as como un mayor grado de especializacin del trabajo. La delegacin de autoridad influye positivamente en la motivacin de los subordinados, a la vez que contribuye a desarrollar su sentido de responsabilidad, todo lo cual repercute favorablemente en la formacin de los cuadros al poner de manifiesto cualidades y deficiencias de los subordinados no advertidos anteriormente. 16. Formas de delegar: Ser concreto claro y directo, asegurarse de comprobar que la persona ah recivido de manera correcta la delegacin. 17. Recomendaciones al delegar: * Conozca a sus empleados. * Dedique tiempo a hablar claramente con ellos. * Sea concreto cuando orienta. * Delegue pero no abdique. * Analice la tarea que pretende delegar. * Delegue tareas importantes. * Delegue tareas agradables. * Recuerde que todas las cosas necesitan tiempo. * No delegue siempre en los ms competentes, permita que el resto demuestre si iniciativas. * Confe en sus subalternos, no los subvalore. * Delegue el objetivo, no el procedimiento. * Haga que sus subordinados se planifiquen.

* Permita que sus subordinados cometan errores. * Pida a los subordinados soluciones, no problemas, los problemas son los que usted delega para que ellos solucionen. * Ceda los mritos, asuma los reproches. * Perfeccione los conocimientos de sus empleados, capactelos. 18. Tipos de autoridad y sus caractersticas. * Formal: Cuando es conferida por la organizacin, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser: * Lineal: Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo. * Funcional: Ejercida por uno o varios jefes, sobre funciones distintas. * Autoridad personal: Es la que se ejerce u obtiene gracias a una serie de conocimientos, experiencia, competencias o preparaciones. Es una autoridad reconocida por el grupo. 19. Qu es una estructura organizacional? Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organizacin en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organizacin se pueden estructurar, formalmente, en tres formas bsicas: * Organizacin Funcional: La organizacin por funciones rene, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones. Por ejemplo, una organizacin dividida por funciones puede tener departamentos para produccin, mercadotecnia y ventas. El gerente de ventas de dicha organizacin sera el responsable de la venta de todos los productos manufacturados por la empresa. * Organizacin por producto / mercado: La organizacin producto/mercado, con frecuencia llamada organizacin por divisin, rene en una unidad de trabajo a todos los que participan en la produccin y comercializacin de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que estn en cierta zona geogrfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente. * Organizacin Matricial: La estructura matricial, en ocasiones llamada "sistema de mando mltiple", es un producto hbrido que trata de combinar los beneficios de los dos tipos de diseo, al mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes. Una organizacin con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de manso es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las grficas que anteceden. El segundo es una disposicin horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para a formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o grupo, que es experto en el campo de especializacin asignado al equipo. 20. Cul es la diferencia entre caracterizacin y descentralizacin administrativa? Es el agrupamiento de las funciones y actividades, en grupos especficos con base en similitudes entre los integrantes de dichos grupos. 21. Que es la departamentalizacin? Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. El trmino departamento hace referencia a un rea, divisin o segmento de una empresa; es utilizado para obtener homogeneidad en las tareas de cada rgano, teniendo en cuenta el tamao y complejidad de las organizaciones y de las operaciones que esta desempee. 22. Medios para departamentalizar?

El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres maneras distintas, originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a saber: La departamentalizacion resulta de la divisin del trabajo y del deseo de obtener unidades organizacionales de tamao manejable y para utilizar la habilidad administrativa. Los principales medios de departamentalizacion son por: 1. Funcional: Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin principal. 2. Por producto: Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si. 3. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcin consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes. 4. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportar eficiencia y ahorro de tiempo. 5. Por Secuencia: Utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos, para controlar cada uno de os turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o letras. 23. Recomendaciones para departamentalizar: Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: * Listar todas las funciones de la empresa. * Clasificarlas. * Agruparlas segn un orden jerrquico. * Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas. * Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos. * Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos. * El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas.