Gestin de Procesos de Negocio

Workflow: flujo de trabajo

Qu es Workflow? Cmo se aplica a la gestin y al control de los procesos de negocio empresariales? Cmo nos ayudan las aplicaciones o sistemas Workflow a agilizar la gestin de los procesos? Encuentre todas las respuestas.

Qu es Workflow?
Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecucin de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definicin y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralizacin de las actividades administrativas y comerciales. La evolucin de Workflow consiste en buscar la mxima automatizacin de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la informacin o las tareas pasan de un participante a otro, segn unas normas o procedimientos previamente definidos. A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestin de imagen, sistemas de gestin de documentos, sistemas de correo electrnico o de bases de datos.

Aplicaciones/Sistemas Workflow, flujos de trabajo eficaces

Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecucin del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestin del flujo de trabajo. Un sistema Workflow va ms all y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integracin con sistemas de informacin actuales: bases de datos, gestin documental, mensajera, ERP, etc., permitiendo la ampliacin de un workflow, de un simple proceso a la integracin de varios procesos de negocio interrelacionados. En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicacin, Workflow Documental y Workflow de Produccin. Algunos de ellas se limitan a su rea en particular y otras permiten la comunicacin con aplicaciones externas de manera sncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta ms adelante). En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo en grupo" que incluyen piezas claves de automatizacin de procesos administrativos (Workflow) y de gestin de documentacin. Actualmente es muy importante acceder a la informacin de forma gil y eficaz. Por regla general la informacin suele estar en diferentes formatos, segn sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la informacin es mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la informacin relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una reduccin importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad. Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores, mediante el "motor de Workflow" situado en el servidor de la red, los expedientes son dirigidos segn

unas reglas determinadas facilitando as las tareas de los usuarios. Los documentos que son escaneados y almacenados pueden ser recuperados para su anlisis o gestin de forma sencilla y rpida gracias a las diversas utilidades que ofrece el sistema.

Beneficios del Workflow o flujo de trabajo

Segn los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:

Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatizacin de muchos procesos de negocio. Mejora del control de procesos a travs de la normalizacin de los mtodos de trabajo. Mejor atencin y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes. Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales. Optimizacin de la circulacin de informacin interna con clientes y proveedores. Integracin de procesos empresariales. Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, tambin conocidos como BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas de Gestin de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas, procesos y mquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realizacin del trabajo. Facilitan tambin la automatizacin de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias concretas.

Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa

Veamos cmo un importante laboratorio farmacutico ubicado en Barcelona se beneficia del Sistema de Workflow en sus procesos de negocio. Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro de Barcelona, posee varios locales y dos centros de produccin en el extrarradio de la ciudad. El laboratorio subcontrata tres empresas para la fabricacin de ciertos componentes de su gama de productos y dos empresas externas para la limpieza de sus instalaciones y el servicio de seguridad. Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y produccin, que abarcan desde flujos de trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios complejos e interrelacionados. Algunos nicamente se describen como procedimientos de trabajo manuales, pero la gran mayora se definen de manera centralizada en su motor de Workflow, automatizando al mximo su ejecucin y control. Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de un pedido proveniente de un mayorista. A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo; sobre todo en papel, por lo que lo primero que debe hacer la empresa es digitalizar toda la informacin que le llegue y capturar los datos importantes, para as almacenarlos y archivarlos en un formato capaz de ser ledo por otros programas. Para poder permitir una gestin controlada, cada ubicacin escanea los documentos localmente, extrae informacin predefinida y se almacena en la base de datos central de su motor de Workflow. No queremos decir que haya que digitalizar toda la documentacin de la empresa, tanto interna como externa, sino que deben/pueden digitalizarse nicamente la informacin necesaria, para su posterior gestin, automatizacin y optimizacin permitiendo as un seguimiento completo de su flujo de trabajo. En nuestro caso, el formulario de pedido est estandarizado y, al digitalizarlo, se puede extraer automticamente la informacin necesaria, as como el nmero de mayorista, los productos y las cantidades pedidas. A este mayorista se le enva la mercanca los martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes.

1. 2.

El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock. A los productos que hay en almacn les resta los pedidos y los marca como reservados para este cliente. A continuacin la aplicacin enva un email al departamento de envo de mercancas. Este, por su parte, procesa el envo consultando los productos marcados para este mayorista, genera el albarn automticamente y prepara el envo para el martes. La lectura de los cdigos de barras de los productos enviados cambia el estado del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han procesado los productos todava, el Workflow enva un aviso a una estancia superior.

3.

El motor de Workflow, adems, consulta dnde se fabrica cada producto, de modo que actualiza tambin automticamente la planificacin para cada centro de produccin, y enva los emails con la informacin de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.

4.

A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la base de datos los lunes y mircoles para verificar si ha entrado la mercanca en el almacn para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los pasos 1 y 2. Si pasado un plazo definido no se ha recibido la mercanca en el almacn, el sistema ejecuta los procesos definidos para cada caso. P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione se actualiza la base de datos, a travs de la lectura de los cdigos de barras de cada producto, cuando este entra en el almacn. En el caso de las empresas subcontratadas, se digitaliza el albarn y se extrae la informacin para actualizar el stock.

5.

Naturalmente, tambin la facturacin y los pagos de facturas aprovechan la informacin del proceso almacenado en la base de datos del sistema Workflow. Cuando el importe de la mercanca enviada supera cierto lmite, se genera automticamente una factura para una serie de envos. Por otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada, se comparan automticamente los datos del albarn correspondiente y, si no hay discrepancias, se enva un email al responsable para la aprobacin de pagos. La aprobacin, a su vez, genera el envo de otro email para avisar del pago pendiente. Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de mercancas afecta a varios departamentos internos y a partes externas de la empresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran parte automatizado. Podra automatizarse ms si los clientes efectuasen los pedidos directamente desde una aplicacin en Internet. Y todo ello, sin modificar el flujo de trabajo definido en el motor de Workflow. El laboratorio debe pagar a las dos empresas que tiene subcontratadas, para la limpieza de los edificios la seguridad. Para ello aprovecha mdulos de los flujos de trabajo ya definidos, agilizando, de esta manera, los trmites necesarios y aumentando la eficiencia de la empresa. Otros muchos procesos pueden beneficiarse de la implantacin del Workflow. Pixelware le ofrece una solucin, basada en componentes de Workflow, cuyas ventajas principales se centran en el aumento del rendimiento y la productividad del trabajo de su empresa, un incremento en el control del proceso a travs de un seguimiento de los flujos de trabajo de la empresa y una mayor agilidad de todos los procesos de negocio. Pixelware ha creado diferentes Soluciones de Negocio que se integran tecnologa de Workflow para cumplir con las ms diversas demandas de negocio adecuadas a sus necesidades: