La Gestin de Inventarios de las Cadenas en el Sector Farmacutico Peruano.

Carlos Surez Castaeda La gestin de inventarios comienza cuando la actividad de la compra que requiere cada cadena de farmacias para sus operaciones y estas compras son mayoritariamente con grandes volmenes para obtener grandes descuentos. Por eso la eficaz gestin del proceso global (logstica interna y externa) requiere que sea con mayor inters en la gestin de inventarios. La optimizacin de la gestin de recursos trae consigo implementar las medidas que sean necesarias para mantener su seguridad y control administrativo-contable, con el propsito de preservar su integridad fsica ante los riesgos propios como robos, fraudes, deterioros, etc. (1) La finalidad de una buena administracin de inventario, es mantener la cantidad suficiente para que no se presenten faltantes (stockouts) ni excesos de existencias (overstock). (3) Con el objetivo de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, debe encontrarse el equilibrio ideal, brindndoles al mayor nivel de servicio posible con el menor inventario. (3) Es importante mantener en todas las fases de la logstica un nivel ptimo de materiales y productos para incrementar al mximo la rentabilidad de los recursos financieros que se ha invertido en las cadenas. (1) Para esto se debe tener 3 objetivos claros: (a) Garantizar a los clientes la calidad del servicio deseado, (b) mantener en los niveles ms bajos los productos inmovilizados en el almacn y (c) gestionar la funcin con los ms bajos costes posibles para la empresa. Desde estos puntos de vista de la cadena lder del mercado su ventaja competitiva son sus precios (mejor descuento por la compra de grandes volmenes), pero vemos en estos das una disminucin de clientes por la inadecuada atencin al mismo cambindole la mayora de veces el producto

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sintindose as el cliente engaado midiendo el valor agregado del servicio como deficiente, donde ya los precios no varan tanto como antes que fluctuaba entre cinco y los diez soles por producto ahora es un sol a tres soles, que hace la cadena lder en el mercado peruano para mellar la cada de clientes; coloca ms tiendas en diferentes sitios del mismo lugar para no perder participacin de mercado vindose su estrategia corporativa cada da en desventaja frente a la guerra de precios que ha implantado la Qumica Suiza S.A.; mueve a los colaboradores a estas tiendas para seguir manteniendo los costos fijos y solamente pagar los costos de alquiler de los locales, el ahorro est en que no lo tiene inmovilizado el producto en el centro de distribucin lo tiene listo para la venta, pero como es que este producto est de nuevo en los almacenes de los locales se debe a una buena gestin de pedidos, just in time, al sistema informtico SAP, a un sistema de realizar pedidos en los locales en una fecha sealada y reponer mercadera cada 3 das ahorrando tiempo y costo de transporte, costo de la gestin de inventariar diario en los almacenes, para una mejor percepcin de valor agregado debera de frugalizar la ltima etapa de la cadena de valor, la dispensacin con protocolos de actuacin farmacutica, no promoviendo la automedicacin de antibiticos, pero si los de OTC (sin prescripcin mdica), etc. El sistema de inventarios est dado por: (a) Plazos de entrega (tiempo promedio en que trascurre entre el pedido y la entrega), (b) ciclo temporal del producto (cuando se tarda en elaborar los productos), (c) nivel de existencia en el Inventario (materias primas, materiales, semielaborados, productos terminados) y (d) Previsin de ventas (promedio de venta al mes) pero mantiene un costo los cuales son: costos financieros, costos de conservacin (personal, alquiler de locales), costos de gestin (personal directivos o supervisores), costes de riesgo (seguros, obsolescencia, daos, relocalizacin, etc.) como lo hemos visto anteriormente entonces cuanta ms alta la rotacin de productos existentes en el inventario, menores los costos de

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posesin y gestin, por eso es muy importante la vinculacin estrecha entre el rea de compras, ventas y la cadena de aprovisionamiento. (1) (3) Pero lo mejor que realizan las cadenas de boticas, en especial la lder del mercado, es haber encontrado el punto de reorden, momento que es necesario volver a colocar un pedido, ya que sabe mantener el mayor equilibrio posible los picos (momento en que ingresaban los productos comprados) y valles (donde el stock llegaba a cero a medida que van saliendo al rea de ventas) que se producen en el volumen de sus inventarios. (1) ya que saba las estaciones de los productos a travs de la ayuda de los laboratorios por el producto de mayor prescripcin que se supervisaban en los locales conocidos como oro (mayor rotacin). Como decamos la buena gestin de inventarios es predecir antes de llegar a los valles y poder hacer el punto de reorden en el momento adecuado para evitar la ruptura de stock, entonces las acciones que sinergizan con la estrategia corporativa es tener el producto en el anaquel, pero se complementa con su stock de seguridad que se tiene que tener en los productos de altsima rotacin por si hay una compra extraordinaria en ese lapso de tiempo y marketing y los departamentos de ventas de las cadenas simulan con un concurso la venta de los productos claves que debera vender cada local mes a mes de gran rentabilidad, casi siempre se necesitaba un pedido extra de estos productos lo cual se manejaba con el controlador logstico de la zona. El tipo de inventario que manejan las cadenas es producto terminado listo para la venta. El sistema logstico de las cadenas funciona con tres reas que se interrelacionan muy

estrechamente compras, marketing y ventas y contable-financiero, estos a su vez crean flujos, los cuales son: flujos de efectivo (desembolsos y cobros), flujos de compra de productos (medicina) y flujos de pedidos (rdenes de pedido de cada local). Su deficiente gestin puede ocasionar: imposibilidad de vender, problemas de cashflow, cuellos de botella en el proceso, costes

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innecesarios, etc. Para esto se tiene que implementar un sistema informativo donde se pueda tener informacin constante y fluido que permita la adecuada planificacin y control de todo el flujo de materiales, productos, efectivo e informacin que se genera en el sistema para tener claro los objetivos de la gestin eficaz de inventarios: generar economas de escala, equilibrar la oferta y la demanda, proteccin contra fluctuaciones en el abastecimiento de materias primas, proteccin contra desajustes entre las reas que intervienen en el proceso, mejorar el servicio al cliente. (1) Una estrategia eficaz sera la de concentrar la empresa: reestructurar el portafolio de productos de la empresa con el fin de centrarlo en los productos que realmente generan niveles adecuados de rentabilidad, esto con el fin de eliminar los productos de baja rotacin para primero reducir los costes operativos del rea y segundo liberar recursos que podrn destinarse a otras inversiones ms rentables. Esto conlleva a realizar las estrategias: de eliminar o suspender la ejecucin de nuevos proyectos, eliminar productos o servicios del portafolio de la empresa, reorganizar la red de ventas para centrar sus esfuerzos con las reas de mayor potencial e inters, eliminar a los clientes que sean menos rentables, abandonar a los canales de distribucin que son pocos rentables o eficientes, pero que consumen esfuerzos y recursos de la empresa, restructurar internamente la empresa a sus nuevos objetivos. (1) Las cadenas de boticas cada da estn reestructurando las estrategias para mejorar su rentabilidad y las concentran en los proyectos de mejor rentabilidad, por ejemplo: Arcangel concentra en los consultorios de bienestar social, Inkafarma en eliminar productos de baja rentabilidad y adquirir productos con buena rentabilidad, Qumica Suiza (BTL, FASA, MI FARMA) en cambiar los logos y uniformizar en la tienda que tendr mejor recordacin en el cliente y est centrada en la cadena de los descuentos, Boticas y Salud SA concentra su estrategia en los productos con bonificacin con sus alianzas

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estratgicas con algunos laboratorios, Farmacia Universal concentra en los productos de Formulacin Magistral (preparados magistrales), etc. Otra de la estrategia de una buena gestin de inventario es desarrollar el instrumento conocido como Anlisis ABC, tambin conocido como la ley 80:20, que es el 80 por 100, en dinero, de las ventas de una empresa es generado por el 20 por 100 de los productos existentes en tu portafolio. (1) Lo cierto despus de todo lo expuesto es que las ventas no esperan y si no estn en los anaqueles es una venta perdida, no se guarda para maana una venta, es por ello muy importante saber con cierta certeza la rotacin de inventarios, es por ello que una estrategia es hacer administracin por categoras de productos farmacuticos, como bebs, perfumera, medicamentos, etc. y poder clasificar a los proveedores ya que los todos productos son clasificados con el sistema informtico del SAP con el anlisis ABC; nos dice cules pueden ser eliminados, tomando en cuenta aspectos importantes como: si de ser necesario mantener en anaqueles una lnea completa de productos, aunque algunos no se vendan mucho, el potencial de crecimiento del mercado al que se dirigen los productos, posibilidad de recuperacin del ritmo de ventas por medio de acciones de marketing, necesidad de productos en determinados mercados para la empresa. (3) Como complemento del anlisis de ABC se pueden construir los escategramas de demanda y rentabilidad de cada producto como herramientas adicionales para la categorizacin de tems y anlisis de continuidad de los productos; se aplica a definicin de polticas de nivel de servicio, exclusin de portafolio de productos, cambio de lugares desde los que se realizan Es muy importante tener una poltica de inventarios, para gestionar el logro de dos objetivos: mantener unos niveles de inventarios suficientes para satisfacer las necesidades del

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cliente con calidad y precios competitivos y mantener la inversin lo ms baja posible, pero que sea consistente con los requerimientos del servicio. Segn Mora Garca, va ms all y dice que debemps tener en cantidad: disponer del producto en la cantidad necesaria, oportunidad, tener los productos en el momento y lugar deseado, garantizar una calidad conveniente del bien en el momento de ser utilizado, disfrutar del artculo con los requisitos anteriores y el precio ms econmico (3). Las cadenas mantienen esta poltica de precios la cadena lder tienen inventarios con productos de mayor rentabilidad, eliminando productos llamados comerciales los de mayor rotacin y gestionando los descuentos de stos los ms atractivos para su departamento de compras, la segunda cadena orientada a establecer unos descuentos en la mayora de productos comerciales ya que una estrategia competitiva es su distribuidora (Qumica Suiza S.A.) la cual exporta y maneja otro tipo de descuentos que los traslada ya no a los farmacias pequeas sino a las distribuidoras regionales y sus locales Fasa, BTL, Mi Farma ahora se llamarn MI FARMA, la otra gran cadena es Arcangel que traslada toda su estrategia encaminada a productos destinados a ser prescritos en los Centros de Bienestar Familiar (consultorios), Boticas y Salud S.A. hace los mismo que Qumica Suiza pero a travs de su espalda financiera como es DECO una distribuidora y duea de Boticas y Salud S.A. pero bonificando productos en todos sus puntos a nivel nacional (se ha acortado este proceso de entrega de bonificaciones: compra-llama al call center- distribuidora beneficio, por compra-beneficio en el mismo local) como vemos el mercado peruano es variado en productos y la necesidad de los pacientes-clientes son distintas entonces lgicamente el valor agregado de cada uno de ellos es diferente al momento de adquirir el servicio de la dispensacin a nivel nacional, as mismo el valor percibido por el cliente hace que el valor agregado de la cadena lo mida de distinta manera, ya no hay precios con mucha

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diferencia como lo haba hace 4 aos atrs; el servicio de la dispensacin va a entrar a medirse en todas los servicios de las cadenas y creo que algunas tienen que estructurar procesos del servicio y post venta, por lo tanto la cadena de suministros tiene que ser la mejor en cada una de ellas ya que lo que no vend hoy, lo vender maana es una falacia ya que los clientes no esperan habiendo tantas boticas alrededor de ellas, hoy en da se producir el fenmeno las ventas que no se hicieron hoy, no se hacen maana, maana se harn otras ventas, pero no las de hoy. (1) Si un bien no est disponible en el momento en que el cliente lo solicita, se perder la venta , y en algunas circunstancias, posiblemente las ventas futuras (3); por eso va a ser muy importante hoy en da el just in time (producir y servir productos acabados justo a tiempo de ser vendidos) (2) el punto de reorden, reestructuracin de la logstica en las empresas, el anlisis ABC (3), Polticas de inventarios, optimizar la gestin de los recursos como reducir los costos de los inventarios, la integracin de finanzas, marketing y ventas y compras para que la cadena de valor que perciba en la dispensacin y la misma sea muy alta y la percepcin que genere el valor agregado sea el ptimo para poder fidelizar al cliente esto implica ser mejor entre los mejores para ello impulsar la filosofa de Kaizen (mejora continua de los procesos a efectos de ser los mejores entre los mejores) (2) en este mercado tan competitivo del sector farmacutico.

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Referencias bibliogrficas: 1. Compras e Inventarios. 11 ed. Mxico D.F., Mxico: Cengage. Pp. 89-120 2. Mauricio Len; Lefcovich. Just in Time: en la bsqueda de la ventaja competitiva. Pp.1-16. 3. Mora Garca, Luis Anbal. Gestin Logstica integral: las mejores prcticas en la cadena de abastecimientos. Edi. Ecoe Ediciones. Colombia. 2010. Pp. 70-93