ORGANIZACIN-B2

Palencia Blanco Cristian Giovanny Reyes Rodrguez Karina Rincn Suarez Nelson Eduardo Rodrguez Arrieta Mayra Alejandra Rodrguez Lache Erika Lucia Santamara Cadena Cristian Andrs Vecino Rincn Leslie Johanna Velandia Ramrez Jairo Andrs

1. CONCEPTO La organizacin es la segunda etapa del proceso administrativo tiene que ver esencialmente con la estructuracin del trabajo y las relaciones entre una y otras posiciones para alcanzar los objetivos fijados por la planeacin Es aqu donde se definen las reas, crea los niveles de autoridad, comunicacin, delegacin, divide el trabajo, crea mtodos y asigna los recursos para el logro de los objetivos. Por ejemplo, una empresa se va a dedicar a comercializar ropa, necesita un rea de compras, ventas, recursos humanos, pero adems requerimos saber qu actividades debe cumplir cada rea y persona; ah es donde se definen los jefes, niveles de autoridad, comunicacin y coordinacin. Si no efectuamos una adecuada organizacin podemos tener empleados confundidos porque no tienen bien identificado el propsito de la empresa, del departamento, quin es su jefe y, sobre todo, las actividades a realizar, que generar cuellos de botella, una duplicidad de funciones, cargas de trabajo o tiempos muertos.

2. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son: Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin.

Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

3. ERRORES DE LA ORGANIZACIN

4. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN. Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guan al dirigente en el acto de construir una organizacin. Para explicar los principios tomaremos como base una tienda departamental, se pueden enumerar de la siguiente forma: Del objetivo. Las actividades que se establecen se relacionan con los objetivos del puesto. Ejemplo: acomodar la mercanca, realizar el cobro a clientes son actividades que efecta el vendedor, cuyo objetivo es atender al cliente. Especializacin. El trabajo se elaborar de manera ms sencilla si se divide. Entre ms especfico y menor sea el campo de accin de un empleado, mayor eficiencia y destreza se obtendr. En tiendas departamental es se divide el trabajo por reas, creando vendedores para el rea de damas,

caballeros, electrnica, entre otros, creando la especializan en su rea. Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad para supervisar que se realice el trabajo y se tomen decisiones para solucin de problemas. Existen jefes de departamento, gerentes de tienda. Igualdad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad se debe establecer una autoridad. Un vendedor slo tiene la autoridad de cambiar la prenda por talla o color, en caso que un cliente quiera cambiar su mercanca por otra, el vendedor no puede realizarlo, la responsabilidad y autoridad para hacerlo la tienen el jefe de departamento o el gerente de tienda. Unidad de mando. El empleado slo puede tener un nico jefe. Si el vendedor est en el rea de caballeros, su jefe es el de esa rea y no el de electrnica. Difusin. Las responsabilidades y autoridades deben publicarse y ponerse por escrito. Anteriormente se usaban los manuales impresos, ahora se hace por medio de intranet, donde se difunden los manuales, que contienen las polticas, procedimientos, descripciones de puestos y comunicados de la empresa. Adems tambin se usan folletos. Amplitud o tramo de control. Debe de existir un lmite en el nmero de subordinados. (Lyndall Urwick dice que no debe ser mayor a seis subordinados). En caso del centro de distribucin (bodega central) existe el jefe de bodega, pero como son muchos empleados en esa rea, se crearon los supervisores para que puedan vigilar correctamente las actividades de los subordinados. De la coordinacin. Los departamentos deben estar coordinados para llegar a los objetivos de la empresa. El departamento de compras se debe coordinar con ventas para identificar cules son los productos que ms se venden para seguirlos comprando. Compras con tesorera para establecer pagos a proveedores, entre otros. Continuidad. Una vez establecida la organizacin se debe mantener, actualizar y difundir. Cuando se elabora el organigrama, manuales (con polticas y procedimientos), se deben de actualizar para que no pierdan su efecto, adems difundir para que sean del conocimiento de los empleados y puedan realizar sus actividades de acuerdo a los objetivos de la empresa. Moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad, colaboracin y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivo como subalterno.

5. TIPOS DE ORGANIZACIN 5.1 ORGANIZACIN FORMAL Est basada en la divisin del trabajo, es aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de organigramas, manuales de organizacin, descripcin de puestos, reglas, y procedimientos. Es la organizacin formalmente oficializada.

5.1.1 Caractersticas

Objetivos y polticas fijadas Fcil coordinacin de diversas actividades con autoridad y responsabilidad Establece la relacin de autoridad lgica pues los trabajadores tienen un lugar definido en la organizacin debido a una estructura jerrquica, que es inherente a cualquier organizacin formal. Permite la aplicacin del concepto de la especializacin y divisin del trabajo, de acuerdo a las capacidades y especializacin del trabajador y as crear ms cohesin del grupo. Status Limitacin de las actividades de la persona La estricta observancia del principio de coordinacin

5.2 ORGANIZACIN INFORMAL Es la que se origina de manera espontnea y natural entre las personas que realizan una labor en la organizacin formal y desde las relaciones establecidas entre s como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo y representa una forma de actividad ajena a la red de autoridad y al sistema de flujos de informacin regulados, son centros de poder car entes de reconocimiento oficial. 5.2.1 Caractersticas Crea una dinmica propia: los grupos informales crean sus propias posiciones y papeles, promueven normas, aplican sanciones para hacerlas cumplir y disean mtodos y procedimientos de trabajar y divertirse ajenos a las prcticas oficiales de la organizacin formal, por ejemplo: no sobrepasar un determinado ritmo de trabajo, no perjudicar a otro miembro. Las personas adquieren una posicin ms elevada y mayor prestigio en la organizacin informal que en la formal, mientras que otras tienen menos. En muchas ocasiones, los miembros intercambian tareas o ayudan a alcanzar el nivel de produccin establecido a los empleados ms lentos, o protegen a los ms dbiles. Pueden facilitar o interferir en los intereses de la organizacin, influyendo en el logro de sus objetivos como empresa.

5.2.2 Aspectos positivos de la organizacin informal Ayuda a los individuos a satisfacer determinadas necesidades que la organizacin formal no puede (afiliacin, estima, seguridad). Colaboran en hacer ms eficiente la organizacin formal. Facilita la cooperacin interdepartamental y el flujo de informacin, que muchas veces, la estructura formal no tiene en cuenta. Las satisfacciones y las recompensas brindan a los individuos a mejorar el clima laboral, reduciendo absentismo. La amistad y el trato social mejoran la eficacia del trabajo y contribuyen a que las ideas y la informacin fluyan mejor, facilitando la circulacin de informacin excluida en el sistema formal, que suele centrarse en datos cuantitativos y objetivos.

5.2.3 Aspectos negativos de la organizacin informal En algunas ocasiones, la gente no obedece al sistema regulado, para dar prioridad a sus necesidades personales. Puede manipular informacion en su beneficio, retienen informacion a los directivos o revelan datos de cierta importancia a personas ajenas Pueden establecer sus propios estandares de trabajo , ignorando los programas establecidos. Al crear y aplicar sus normas, minan la autoridad formal y hacen inutil el sistema de control de la organizacin. Uno de los propositos del grupo informal es establecer su cultura de grupo, si para lograrlo deben ignorar lo que conviene a la organizaccion, es evidente que lo haran.

6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Es el medio del que se sirve una empresa para conseguir sus objetivos. Es la que da orden a una empresa. Su finalidad es definir los papeles que han de desarrollar los miembros de una empresa para trabajar juntos de una manera ptima, con el fin de alcanzar los objetivos propuestos.

6.1 BASES DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La estructura organizacional, representa la figura organizacional de una empresa, la cual permitir cumplir los objetivos, los planes de desarrollo y los respectivos controles. Una estructura bien diseada, proporciona las bases y directrices para la planificacin, direccin y control de las organizaciones. De esta forma las bases de la estructura organizativa serian: Alta direccin: est formada por las personas que deciden el presente y futuro de la organizacin. Altos ejecutivos: est formada por las personas que ejecutan las polticas, estrategias y procedimientos de la alta direccin. Departamentalizacin: est formada por las personas que conforman los equipos de las secciones, divisiones operativas o administrativas cuyas actividades son homogneas. Funciones: est formado por las personas que aplican y cumplen los procesos establecidos para cumplir los objetivos.

6.2 NIVELES DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Una organizacin debe tener en cuenta los procesos administrativos que implican decisiones ejecutivas, administrativas y operativas las cuales influirn en los diferentes equipos de trabajo, como el personal de fabricacin o de publicidad. Para llevar a cabo este proceso se crearon los niveles organizativos, los cuales estn conformados por un rgano deliberante, un nivel directivo, un nivel ejecutivo, un nivel administrativo y un operativo.

6.3 ASPECTOS PARA ORGANIZACIONAL

LLEVAR

CABO

UNA

ESTRUCTURACION

Jerarquizacin de puestos: crear una cadena de mando, asignando responsabilidad y autoridad. Divisin del trabajo: a travs de la agrupacin de puestos. Definicin de puestos: se lleva a cabo una definicin clara de los puestos, tomando en cuenta actividades especficas. Asignacin de tareas: a travs de separacin de funciones, y actividades dentro de la empresa. 6.4 DIVISIN DEL TRABAJO La departamentalizacin o agrupacin de actividades en unidades organizacionales permite a la empresa crecer y resolver el dilema del administrador de no tener a todos los empleados de su empresa como subordinados directos suyos, al crear estas unidades reduce su rea de administracin con lo cual mejora su capacidad de gestin, la departamentalizacin surge con el propsito de incrementar la eficiencia y la calidad del trabajo. Departamentalizacin funcional: Se fundamenta en agrupar por las funciones, las cuales se separan estructuralmente formando cada rea administrativa independiente. Las funciones de una empresa como producir, vender, financiar, son la base de este tipo de agrupacin, este tipo de organizacin se aplica a todo tipo de empresa como de produccin comercializacin, a un banco un hospital, etc. Departamentalizacin Geogrfica: Las empresas cuando crecen deben adecuar su estructura a la nueva dimensin de sus operaciones; especialmente cuando esa expansin se orienta a nuevos mercados, la forma de organizacin geogrfica es la ms adecuada. La esencia de esta forma de departamentalizacin est en que las actividades a realizar en una zona

determinada sern agrupadas y coordinadas en un solo punto en la estructura general; es decir, quedan bajo responsabilidad de alguien y se localizan en un determinado nivel del organigrama. Departamentalizacin por producto o servicio: Cuando las empresas basan su expansin en una diversificacin de sus productos o lneas de productos, esta forma de organizacin puede ser ahora la ms aconsejada debido a que permite concentrar en un solo jefe (punto de coordinacin) la responsabilidad del producto o la lnea, de esta manera se obtienen ventajas del uso de los recursos especializados del conocimiento ms a fondo de la lnea por parte de los vendedores, etc. Departamentalizacin por clientes: Esta organizacin centrada en el cliente permite especializar el conocimiento sobre necesidades especficas, formas de negociacin, canales de negociacin, canales de comercializacin, etc. de grupos de clientes definidos. Departamentalizacin por proceso: Esta forma es usada en empresas industriales en los niveles operativos; en este caso es el proceso el que determina la departamentalizacin. Departamentalizacin matricial: Es un intento por combinar la organizacin funcional y por producto en una misma organizacin. Esta forma responde a la necesidad de especializar las actividades de los departamentos funcionales y la necesidad de tener unidades que integren las actividades de estos departamentos en un proyecto o producto. En general cada organizacin en matriz incluye varios gerentes o directores del proyecto. Departamentalizacin Mixta: Difcilmente se encuentra la aplicacin pura de un solo criterio de organizacin de una empresa. Solamente la pequea empresa es probable que est organizada funcionalmente.

TIPO

VENTAJAS

DESVENTAJAS

Funcional

- Mayor eficiencia en el uso de los recursos humanos. - Se refuerzan sentimientos Concentra tareas hacia la funcin y no hacia la especializadas en un empresa como un todo. departamento funcional.

Regional

- Permite medir ms fcilmente la -Fortalece la especializacin y concentracin de la zona a la desestimula la lealtad hacia la rentabilidad general de la empresa. empresa. - Facilita la innovacin. -Desarrolla lealtad hacia el la producto y no tanto hacia la los empresa. -Puede generar competencia interna por las exigencias de atencin de los clientes.

Productos

-Fija ms claramente responsabilidad por resultados. -Permite mayor atencin clientes determinados.

Clientes

7. TCNICAS DE ORGANIZACIN: Son las herramientas utilizadas para poder llevar a cabo la organizacin racional de una empresa, siendo esenciales para realizar el proceso de organizacin y deben aplicarse de acuerdo a las necesidades de la empresa. Entre las principales tcnicas utilizadas se encuentran: 7.1 ORGANIGRAMAS Segn Munch Galindo Son representaciones graficas de la estructura formal de una organizacin, muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad existente dentro de ella Pueden clasificarse como: Lineal o militar: basa la organizacin en la autoridad dentro de la empresa y la responsabilidad de cada parte, se soporta principalmente en los jefes por lo que puede causar problemas y ser poco flexible pero es una estructura clara sencilla; normalmente se usa en las micro empresas. Organizacin funcional o de Taylor: se organiza en departamentos, de esta manera se logra una mayor eficiencia y una adaptacin rpida a los cambios pero no se define una autoridad y la responsabilidad de cada jefe. Organizacin lineal staff: y la organizacin se basa en el modelo lineal pero se asignan asesores especialistas en cada materia, se origin principalmente a partir de las grandes empresas y el avance tecnolgico, lo que implica la necesidad de ayuda en detalles puntuales.

De igual manera pueden estar distribuidos de distintas maneras, entre los ms usados estn:

7.2 MANUALES Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa, es decir las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad. Los manuales permiten que se pueda controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa, brindando la informacin necesaria al personal para que realice las tareas de la manera correcta y de esta manera se aumenta la eficacia en los procesos. Deben ser hechos con el mayor cuidado ya que cualquier error implica problemas en el desarrollo de la operacin y deben estar actualizados para que la informacin brindada sea la adecuada. Los manuales pueden ser de distintos tipos, entre los que destacan: manual de procedimientos, manual departamental, manual de polticas, manual de organizacin entre otros.

7.3 DESCRIPCIN DE PUESTOS Consiste en dar una descripcin detallada de las labores que debe desempear una unidad de trabajo especfica y que lo diferencian de los dems cargos en la empresa; incluye lo que se debe hacer en dicho puesto, los deberes, responsabilidades, periodicidad y objetivos as como las aptitudes y conocimientos necesarios para el personal que lo desempea. Para esto se debe conocer muy bien las tareas y los requisitos que tiene determinado puesto, de esta manera se

logra una supervisin de las actividades a realizar y el desempeo del personal a cargo.

7.4 DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO O FLUJO Son representaciones graficas que muestran los pasos a seguir dentro de un procedimiento y los departamentos involucrados para su realizacin. Para su realizacin se deben tener en cuenta todas las actividades relacionadas al proceso que se desea describir, su secuencia cronolgica y su respectivo smbolo en el diagrama, adems de acuerdo al nivel de detalle requerido se pueden definir actividades menores. La principal ventaja es la facilidad de comprensin de la actividad a realizar y la posibilidad de identificar oportunidades para mejorar el proceso.

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