La Tecnologa de Informacin ITSM

Instituto Tecnolgico Superior de Misantla

Alumno: Vctor Manuel Lambert Ochoa Materia: Logstica y Cadena de Suministros Nm. de Control: 102T0361 Docente: Dr. Gregorio Fernndez Lambert

La Tecnologa de Informacin

Vctor Manuel Lambert Ochoa

05 de Diciembre, 2013

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ndice
1. 2. Impacto de la tecnologa de informacin en la logstica. ......................................... 3 Planeacin de recursos de la empresa (ERP) y la logstica. ................................... 5 2.1 Qu es planeacin de los recursos de la empresa? ................................................. 5 2.2 Ventajas de un ERP ..................................................................................................... 6 2.3 Desventajas de un ERP................................................................................................ 6 2.4 Consejos para lograr el xito en la implantacin de un ERP ...................................... 7 3. Tipos de transacciones propiciadas por la tecnologa de informacin ................. 9 3.1 Compras........................................................................................................................ 9 3.2 Abastecimiento ........................................................................................................... 11 Requerimientos logsticos ............................................................................................. 11 Requerimientos de fabricacin...................................................................................... 12 Requerimientos de adquisicin ..................................................................................... 12 3.3 Ventas ......................................................................................................................... 13 3.4 Transporte ................................................................................................................... 13 a) RFID .......................................................................................................................... 13 b) GPS ........................................................................................................................... 14 c) TMS ........................................................................................................................... 15 3.5 Almacenaje ................................................................................................................. 16 a) b) c) Escaneo o cdigo de barras ...................................................................................... 16 Rastreo del producto ................................................................................................. 17 Sistema de radiofrecuencia ....................................................................................... 17

Bibliografa .......................................................................................................................... 19

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1. Impacto de la tecnologa de informacin en la logstica.
La creciente competitividad econmica, una de las caractersticas destacables de la globalizacin, el desarrollo tecnolgico y la gran variedad de productos junto con la escasez de recursos humanos y naturales, estn haciendo que las organizaciones busquen, de forma continua, la supervivencia en el mercado a travs del desarrollo de sistemas de mejora que aseguren una mayor competitividad. Segn Kaplan (1998), no debemos quedarnos tranquilos con el desempeo actual, aunque sea satisfactorio. El conocimiento surge en las organizaciones con base en la informacin. De ese conjunto surge el crecimiento econmico. El uso que se hace de la Tecnologa de Informacin (TI) demanda un anlisis de las posibilidades de la aplicacin de la misma en las empresas. Como afirman Mooney, Gurbaxani y Kraemer (1995), el valor obtenido por la TI es un fenmeno que conjuga tecnologa y organizacin; as, una investigacin de ese fenmeno requiere perspectivas tericas tanto de la tecnologa como de la organizacin y su interaccin. De cada uno de los diferentes papeles en la organizacin, la informacin puede ser presentada en una gran variedad de tipos y caractersticas, pudiendo ser transmitida (comunicada) de diferentes maneras y utilizando diferentes tecnologas. Tecnologa de la Informacin es una expresin muy utilizada actualmente. Por ser una expresin cotidiana, varias definiciones le son atribuidas, en gran parte definiciones erradas, precipitadas o confusas. Para entender el escenario de la TI es importante entender dos conceptos fundamentales: La tecnologa de la informacin y el sistema de informacin. Esos conceptos muchas veces se confunden, de ah la importancia de entenderlos en su singularidad. Rezende y Abreu (2000) conceptan a la TI como recursos tecnolgicos y computacionales para la generacin y uso de la informacin. La TI no se restringe a equipamientos (hardware), programas (software) y comunicacin de datos. Existen tecnologas relativas a la planificacin de informtica, al desarrollo de sistemas, al soporte del software, a los procesos de produccin y operacin y al soporte de hardware. El sistema de informacin como todo sistema posee entrada, tratamiento y salida, su objetivo es tratar los datos para que se transformen en informacin y conocimiento. Segn Turban (2003), un sistema de informacin recolecta, procesa, almacena, analiza y

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distribuye informaciones con un propsito especfico. Turban propone trabajar la informacin a travs del uso de la TI ms adecuada a su finalidad. La gerencia logstica se ha convertido en una herramienta estratgica, debido a su impacto en la generacin de flujo de caja y en la calidad de los servicios. Los procesos de transformacin y entrega de bienes y servicios requieren una visin estratgica de las relaciones entre manufactura, compras y mercadeo, con consideraciones de tecnologa de informacin, de organizacin y ambientales. La estrategia logstica de las empresas se preocupa principalmente de la integracin de la cadena de suministros: relaciones de largo plazo con clientes y proveedores, servicios de posventa y fiabilidad de entrega, (vase figura 1). La eficacia (implcita en los plazos de respuesta rpidos) se prefiere a la eficiencia (implcita en bajos costos de transporte).

Figura 1. Consideraciones claves de la estrategia logstica

La integracin de todas las reas y sus funciones dentro de la empresa se facilita mediante la flexibilidad y rapidez de la informacin en el sistema logstico. Los sistemas de informacin son el conjunto de procedimientos encaminados a proporcionar los elementos de juicio necesarios en los procesos de coordinacin, control y toma de decisiones en una organizacin. Actualmente se cuenta con grandes desarrollos informticos para mejorar el flujo de informacin de manera adecuada y eficiente.

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2. Planeacin de recursos de la empresa (ERP) y la logstica.
Con la globalizacin y la creacin de herramientas para facilitar la comunicacin y el control de datos para toma de decisiones, es indispensable estar alertas ante cualquier cambio. El ERP es un sistema que integra la informacin de todas las operaciones de la empresa, siguiendo el objetivo de manejo y control de informacin actualizada para la toma de decisiones. Como empresarios, catedrticos, estudiantes o personas individuales es importante conocer las herramientas que existen en el mercado y son el apoyo para convertir cualquier empresa que produce o genera un servicio, capaces de responder al ritmo de los cambios y a las necesidades de sus clientes, con informacin veraz y actualizada. 2.1 Qu es planeacin de los recursos de la empresa? El nombre corto se deriva de las siglas en ingles ERP, Enterprise Resource Planning, traducido al espaol: Planeacin de los Recursos de la Empresa. Es un sistema que busca satisfacer las demandas de gestin empresarial, basado en el concepto de una solucin que permita a las empresas unificar diferentes reas (departamentos) de productividad. Las empresas desarrollan sus actividades o estn organizadas por departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y se genera a partir de sus procesos. Con esto, las empresas tienen un cmulo de sistemas incompatibles que no permiten una visin global de la totalidad de los procesos de las empresas en el tiempo necesario para la toma ptima de decisiones. Todos los componentes de un ERP, contabilidad, logstica, compras, ventas, son ya piezas de la gestin empresarial. Una de las necesidades por las que hoy da se exige la adquisicin de un sistema con estas caractersticas, es porque el mercado se hace ms grande, las fronteras se eliminan (globalizacin), interaccin con clientes y proveedores de todas partes del mundo, las barreras comerciales desaparecen y las empresas se ven forzadas a incrementar su catlogo se productos y servicios. Con estos sistemas, se administra de forma eficiente las bases de datos y se obtiene informacin en lnea, actualizada y exacta al momento en que se est realizando cualquier operacin.

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Esto es importante para la toma de decisiones, se conoce la situacin actual y se puede identificar la situacin futura, permitiendo elaborar planes estratgicos que permitan ser competitivos, conocer la situacin financiera, adquirir tecnologa de punta, establecer polticas de personal, mejoramiento continuo, etc. 2.2 Ventajas de un ERP Aumento de productividad de la planta o negocio, esto incluye el incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes, y conocimiento de la demanda. Reduccin de inventarios, comprar slo lo necesario, buscando niveles ptimos de materiales para la operacin de la empresa. Adems de presentar informacin actualizada de inventarios fiables en tiempo real. Las transacciones requieren de menor tiempo, estandariza, simplifica y acelera los procesos de la empresa, reduciendo costos. El departamento financiero puede invertir ms tiempo realizando trabajo con mayor valor agregado, integra y permite acceso a la informacin financiera en el tiempo. Los ejecutivos quienes toman las decisiones son capaces de prestar mayor atencin a otros aspectos financieros que surjan en cualquier lugar que se presente alguna necesidad. Estandarizar la informacin, entre otras, de Recursos Humanos. Se obtiene una ventaja competitiva a travs de la correcta explotacin de los datos que provee. Incrementa la eficiencia en los tiempos de la organizacin. Informacin disponible para la organizacin, de forma rpida y fcil, mejorando la administracin de la misma. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias Base de datos centralizada, comn. Los datos se ingresan slo una vez y son consistentes, completos y comunes. Calidad de informacin accesible en todos los niveles de la empresa. Acceso a informacin histrica. Posibilidad de utilizar mltiples divisas. Integracin de la cadena de suministros, produccin y procesos administrativos, integrando todas las partes de la organizacin, teniendo ms control. Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial. Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio. Los directivos conocen la situacin de la empresa, como situacin de la planta de produccin, almacn de productos terminados, almacn de materia prima, informacin financiera, en el tiempo.

2.3 Desventajas de un ERP La duracin de la implantacin del sistema se prolongar ms del tiempo inicialmente proyectado.

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Puede darse el caso de aparicin de vacos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionar deficiencias en su ejecucin. Actualizaciones del software por parte del proveedor, sern difciles debido a que ya est personalizado al cliente y las actualizaciones requerirn trabajo extra y reestructura del cdigo fuente con el fin de ajustarlo a la nueva versin. Costos agregados al software: entrenamiento y capacitacin a usuarios, adquisicin de equipo de cmputo y software complementario, servicios de consultara, propio paquete de software, costos de mantenimiento, actualizacin y optimizacin, conversin y anlisis de datos, entre otros. Cambio de cultura, hbitos, resistencia al cambio. Modificacin de procesos, cambio de cultura, resistencia al cambio, sensacin de poco control sobre las instalaciones. Alta dependencia del proveedor del sistema. Garantas de confidencialidad y seguridad de los datos. No existe flexibilidad en cuanto a la elaboracin y personalizacin de algunos reportes En algunos casos, se hace lento el proceso de obtencin de informacin. Existe dificultad de para integrar la informacin de otros sistemas independientes o bien que estn en otra ubicacin geogrfica. Consume recursos. Es tan complejo que muchas empresas no pueden ajustarse al sistema. En el mercado, los expertos en ERP son limitados.

2.4 Consejos para lograr el xito en la implantacin de un ERP a) Evaluar en el mercado varias posibilidades de ERP. b) Armar dentro de la empresa el Equipo de Implementacin (usuarios clave), quienes tienen la responsabilidad de conocer el total funcionamiento del sistema a adquirir, as como la necesidad de hardware y software. Dedicados 100% a esta funcin mientras dure el proyecto de implantacin. c) Contratar un asesor externo, de preferencia experto en ERP que tiene la misin de ser nuestro representante ante el proveedor del sistema o nuestro gua si se elabora a la medida. d) Solicitar al proveedor que, en un ambiente de pruebas, arme un ejemplo del funcionamiento de la empresa, con todas las variables posibles, para evaluar de mejor forma el ERP. e) Crear, dentro de la empresa, un experto en aspectos tcnicos del ERP, as como un experto dentro del rea del funcionamiento del ERP, evitando gran porcentaje de dependencia del proveedor.

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f) No escatimar en costos ni tiempos relacionados a la capacitacin y entrenamiento de los usuarios clave. g) Aseguramiento del personal, es decir, luego de capacitaciones, la completa identificacin con la empresa. h) Negociar licencias de cada usuario y mantenimiento del software anual, antes de cerrar la compra. i) Completo convencimiento y total patrocinio al equipo implementados por parte de los Dueos o Junta Directiva de la empresa. j) Personal convencido de los beneficios de un ERP.

El principal motivo del fracaso de un ERP suele ser el no involucramiento de la alta gerencia. Esto significa que los gerentes, dueos, directores deben estar convencidos de la utilizacin de un sistema de este tipo, as como de las ventajas y desventajas del mismo. Se debe crear un equipo evaluador antes de tomar la decisin de compra. Se debe estar consciente del trabajo que esto conlleva (mientras dura la implementacin). Algunas veces son noches de desvelo, horas extras de trabajo, doble papeleo, cambio en culturas de trabajo, resistencia al cambio, discusiones, disgustos, cambios en la forma de hacer las cosas, en fin, no es sencillo ni fcil implementar un sistema de esta ndole, pero si se conocen los beneficios futuros, luego de este tiempo de trabajo, no se deben escatimar esfuerzos para cumplir con la correcta implementacin.

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3. Tipos de transacciones propiciadas por la tecnologa de informacin
Un sistema de procesamiento de transacciones est basado en el uso de la computadora, es el ms importante y el ms utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa. Existen cinco tipos de transacciones: De compras De abastecimiento De ventas De transporte De almacenaje

3.1 Compras El rea de informacin de compras debe permitir un control exhaustivo en la gestin de aprovisionamiento, abarcando desde las peticiones de compra realizadas por los departamentos, hasta la confirmacin de la factura del proveedor y su posterior contabilizacin.

Los avances en la tecnologa de la informacin han mejorado en una forma muy notoria la eficiencia y efectividad en las adquisiciones. Se espera que los cdigos de barras y el intercambio electrnico de datos reduzcan los costos de adquisicin.

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Avances en la tecnologa de la informacin: a) b) c) d) e) Cdigo de barras E-fulfillment Intercambio de datos electrnicos EDI Mensaje EDI XML

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3.2 Abastecimiento La rpida interaccin mencionada en la seccin anterior se puede obtener mediante el uso del Internet, Intranet y Extranet. Se muestra grficamente el proceso de la cadena de abastecimiento y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet (Figura 2). Obra que poner especial atencin en el factor tiempo ya que es un elemento clave en la toma de decisiones, entregas y respuestas. La aplicacin de tecnologas de informacin en conceptos como la transferencia electrnica de fondos (EFT), el sistema de intercambio electrnico de datos (EDI), tarjetas electrnicas para clientes, correo electrnico , inventarios compartidos, catlogos electrnicos, comunicacin electrnica con proveedoras, etc. Han ayudado a lograr ventajas competitivas en diferentes organizaciones. Estos sistemas ayudan a la reduccin de costos y a establecer barreras tecnolgicas para competidores potenciales. Requerimientos logsticos Entre los requerimientos logsticos estn las fases de la planta, el equipo, la mano de obra y los recursos del inventario necesarios para lograr la misin logstica. Los requerimientos logsticos deben sincronizarse dentro de las restricciones de capacidad y la capacidad de fabricacin para lograr un desempeo ptimo del sistema; de lo contrario, se acumula el inventario de artculos terminados al final de la lnea de produccin.

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Requerimientos de fabricacin Los requerimientos de fabricacin programan los recursos de produccin e intentan resolver los atascos diarios en la capacidad dentro del sistema de administracin de materiales. Requerimientos de adquisicin Los mdulos de requerimientos de adquisicin programan las liberaciones de pedidos de compra de materiales, los embarques y las recepciones. Los requerimientos de adquisicin acumulan las restricciones de capacidad, los requerimientos logsticos y los de fabricacin, para determinar los requerimientos de materiales a largo plazo y los programas de liberacin. Despus, el requerimiento y el programa de liberacin se utilizan para la negociacin de las compras, la contratacin, la coordinacin del equipo de transporte y el programa de entregas.

Figura 2. Proceso de la cadena de abastecimiento y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet

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3.3 Ventas La interaccin que existe entre el vendedor y el comprador acenta la posibilidad de desarrollar un procedimiento adecuado y eficaz para llevar a cabo el proceso de ventas, el cual vara de acuerdo a las caractersticas de los clientes, de los vendedores, etc. Sin embargo, se sigue un proceso general cuando se trata de vender productos; este proceso consta de los siguientes pasos. 1. Actividades de preventa 2. Localizacin de clientes potenciales 3. Estrategias de ventas 4. Financiamiento de las ventas 5. Costos y Presupuestos de Ventas 6. Estudio de mercado 7. Promociones de venta y publicidad 8. Planeacin de Ventas 3.4 Transporte Transacciones y tecnologa a) RFID Es una segunda forma de tecnologa de radiofrecuencia. Puede ser utilizada para identificar un contenedor o su contenido mientras avanza por la planta o se encuentra en el transporte, esto mediante la implantacin de un chip con un cdigo electrnico en el contenedor o caja. Los chips RFID pueden ser activos o pasivos. 1. Activos- Emiten sin cesar ondas de radios para localizar el producto en un almacn o tienda y emplean receptores ubicados en todo el inmueble. La tecnologa de chips activos es buena para localizar los productos en una planta, al igual que para identificar cuando entran y salen de esta. 2. Pasivos- Solo responden cuando reciben un estmulo electrnico al pasar el producto por una puerta relativamente pequea que tiene scanner incorporados. Actualmente, la aplicacin ms importante de RFID es la logstica de transporte. El uso de esta tecnologa permitira tener localizado cualquier producto dentro de la

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cadena de suministro. En lo relacionado a la trazabilidad, las etiquetas podran tener gran aplicacin ya que las mismas pueden grabarse, con lo que se podra conocer el tiempo que el producto estuvo almacenado, en que sitios, etc. De esta manera se pueden logra importantes optimizaciones en el manejo de los productos en las cadenas de abastecimiento teniendo como base el mismo producto, e independizndose prcticamente del sistema de informacin.

b) GPS El Global Positioning System ( GPS ) o Sistema de Posicionamiento Global (ms conocido con las siglas GPS ; su nombre ms correcto es NAVSTAR GPS ) es un Sistema Global de Navegacin por Satlite (GNSS) el cual permite determinar en todo el mundo la posicin de un objeto, una persona, un vehculo o una nave, con una precisin hasta de centmetros usando GPS diferencial, aunque lo habitual son unos pocos metros. El sistema fue 29 desarrollado e instalado, y actualmente es operado, por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos. Actualmente se utilizan los sistemas GPS para localizar camiones con la carga. Es una de las tecnologas ms usadas actualmente.

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c) TMS La mayora de los responsables en la toma de decisiones estn muy ocupados pensando en sus clientes y productos para preocuparse an ms sobre cmo efectan el transporte de un punto a otro. En los ltimos tiempos esto ha cambiado, a pesar de todo, por razones que le son muy familiares a cualquier persona que tenga un automvil. Los crecientes costes del combustible generan tasas de transporte cada vez ms altas y ansiedad sobre los gastos derivados del mismo entre los directivos. Lo que muchos ejecutivos estn aprendiendo, no obstante, es que un poco ms de rigor en la planificacin y ejecucin de los envos pueden reportar satisfactorios beneficios.

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3.5 Almacenaje a) Escaneo o cdigo de barras Este es el mtodo de identificacin del producto que ms se utiliza en la actualidad. Un cdigo de barras es un grupo de lneas verticales solidas que se imprimen juntas sobre una etiqueta (Imagen A). El ancho entre el espacio de las lneas puede variar para crear as un cdigo nico; es decir, el ancho de los espacios y su disposicin se usa para representar una letra, un smbolo o un nmero. Un escner que hace pasar un haz de luz intensa a lo largo de la etiqueta lee el cdigo de barras. Los espacios entre las barras reflejan la luz, los detectores la interpretan para obtener informacin til y se transmitir a un computador o un controlador para que este a su vez ejecute la accin de rastreo. Hay una gran variedad de scanner en el mercado. Entre los cuales estn: 1. Laser de helio-nen 2. Diodo laser 3. Infrarrojo
Imagen A. Etiqueta

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b) Rastreo del producto El rastreo del producto es el desarrollo lgico que surge de combinar la tecnologa de identificacin de productos con las extensas capacidades de almacenamiento de registros, anlisis y procesamiento de datos que tienen las computadoras (Imagen B).

Imagen B. Como se usa la identificacin del producto para controlar el movimiento

c) Sistema de radiofrecuencia Un sistema de gestin de almacenes con radiofrecuencia, diseado de acuerdo a los actuales retos logsticos, y verdaderamente automtico, transforma radicalmente la explotacin del almacn instalando un modelo logstico nuevo y avanzado, basado en la planificacin continua, el seguimiento de la actividad y el inventario en tiempo real, la organizacin basada en un organigrama plano, la optimizacin de la actividad y la prctica desaparicin de las actividades administrativas. Los principales beneficios obtenidos con la implantacin de un sistema de gestin de almacenes con radiofrecuencia son: Reduccin de trabajos administrativos, la eliminacin de documentos de trabajo (listados de preparacin, reposicin,), reduce los trabajos administrativos al desaparecer las tareas de emisin-distribucin de los mismos. Disminucin de errores por: a. Claridad en las rdenes. b. Control total de cada tarea (chequeo con lector lser de pallet y/o ubicacin).

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c. Seguimiento pormenorizado de la actividad de cada operario. Lo que producir una reduccin de: a. Las anomalas y trabajos generados por errores en la ubicacin de referencias. b. El coste de supervisin de pedidos. c. Las reclamaciones de clientes.

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Bibliografa

Daz Matalobos, A., & Prez Costela, C. (2002). Estrategias y prcticas logsticas y de tecnologa de informacin: el caso de Venezuela. Revista Latinoamericana de Administracin , 5-26. Graniel, G. (2011). La tecnologa de la informacin como factor competitivo: un estudio en el APL cosecha metal-mecnico Santa Rosa/Horizontina, RS, Brasil. Visin de Futuro. Lozzi, M., Maggiolini, P., & Salvador Valls, R. (2003). El desarrollo de sistemas ERP: elementos para un enfoque por procesos. Revista PRODUCAO . Padilla, L. (s.f.). Planeacin de los Recursos de la Empresa: ERP. Guatemala: Universidad Rafael Landivar.

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