Taller de Mapeo de Procesos

TALLER DE MAPEO DE PROCESOS
TALLER DE MAPEO DE PROCESOS / GESTIN DE CALIDAD
Bienvenida y Organizacin del Curso
Descansos Comunicaciones Dinmicas durante el curso
Evaluaciones
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ITINERARIO Y REGLAS BSICAS
Duracin: 2 horas Horario del Curso: 16:00 - 18:00 Recesos: 17:00 - 17:10 Puntualidad Celulares Dudas al final de cada tema
OBJETIVOS
Al finalizar la sesin, los participantes sern capaces de comprender:
Los 8 principios de gestin de la calidad.
La funcin del SGC enfocado a procesos. La metodologa para la identificacin de los procesos del SGC.
La metodologa para identificar las interacciones y secuencia de los procesos de la organizacin.

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CONTENIDO
1. LOS 8 PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA
CALIDAD
2. INTRODUCCIN AL MAPEO DE PROCESOS 3. IDENTIFICACIN DE PROCESOS DEL NEGOCIO
4. ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS 5. MEDICIN Y MONITOREO DE PROCESOS

LOS 8 PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA CALIDAD
1.6 Si los laboratorios de ensayos y de calibracin cumplen con los requisitos de esta norma mexicana (17025), actuarn bajo un sistema de gestin de la calidad para sus actividades de ensayo y de calibracin que tambin cumplir los principios de la norma NMX-CC-9001-IMNC.
PRINCIPIO 1 ENFOQUE AL CLIENTE
Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberan:

comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes Satisfacer los requisitos de los clientes y Esforzarse en exceder las expectativas de los clientes
PRINCIPIO 2 LIDERAZGO
Los lderes establecen la unidad de propsito y la unidad de la organizacin. Ellos deberan crear y mantener un ambiente interno, en el cul el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organizacin.
PRINCIPIO 3 PARTICIPACIN DEL PERSONAL
El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organizacin y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas en beneficio de la organizacin.
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PRINCIPIO 4 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
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QUE ES UN PROCESO?
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados (ISO 9000:2005).
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EL ENFOQUE PROCESOS
Procesos Estratgicos (Alta Direccin)
Clientes/ Partes interesadas
ENTRADAS
Procesos Clave (de Realizacin)
SALIDAS
Clientes/ Partes interesadas
Procesos de Soporte (de Apoyo)
Procesos Estratgicos incluyen, por ejemplo: Planificacin Estratgica, Asignacin de Recursos, Revisin por la Direccin, etc. Procesos Clave incluyen por ejemplo: Ventas, Servicio al Cliente, Diseo y Desarrollo, Produccin, Entrega del Servicio, Compras, Distribucin, etc. Procesos de Soporte incluyen, por ejemplo : Entrenamiento, Mantenimiento, Sistemas, Mediciones, etc.
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ACTIVIDAD
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IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN

MACROPROCESOS DE GAMMA CONSULTORES S.A. DE C.V
PROCESOS ESTRATGICOS
REQUISITOS
PROCESOS CLAVE
PRODUCTOS
INFORMES DE RESULTADOS
PROCESOS DE SOPORTE
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EL CICLO P-H-V-A Y EL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
ACTUAR
Cmo Mejorar la
PLANIFICAR
Qu hacer?
Cmo hacerlo?
prxima vez?
Cmo medirlo?
VERIFICAR
Las cosas se
hicieron segn lo
HACER
Hacer lo
planificado
planificado?
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PRINCIPIO 5 ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIN
Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacin en el logro de sus objetivos.
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PRINCIPIO 6 MEJORA CONTINUA
La mejora continua del desempeo global de la organizacin debera ser un objetivo permanente de sta
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PRINCIPIO 7 ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIN
Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los datos y la informacin.
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PRINCIPIO 8 RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR
Una organizacin y sus proveedores son interdependientes, y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
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1.INTRODUCCIN AL MAPEO DE PROCESOS
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INTRODUCCIN
CONSIDERACIONES(1)
La ausencia de un proceso definido con claridad hace que cualquier actividad quede sujeta a una forma de ejecucin arbitraria, y que el desempeo del producto o resultado est sujeto a variaciones imprevisibles.
Si lo analizamos con detenimiento, una organizacin es un conjunto de procesos que tienen una relacin bsica proveedor cliente. Esto es, cada cliente est afectado por uno o varios procesos en un momento cualquiera.
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INTRODUCCIN
CONSIDERACIONES(2)
Antes de preguntarnos Cmo podemos hacer ms rpidamente lo que hacemos?, Cmo podemos hacer mejor lo que hacemos?, Cmo podemos hacer a menor costo lo que hacemos?, debemos preguntarnos:
Por qu estamos haciendo esto?
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INTRODUCCIN
IMPORTANCIA DEL MAPEO DE PROCESOS

Permite la identificacin de los procesos del negocio. Permite la identificacin de las interrelaciones entre
procesos. Es la base para la determinacin de la documentacin

del SGC. Facilita la medicin y monitoreo del SGC.
Permite la mejora continua y agrega valor al negocio de

la organizacin, con la medicin de procesos a partir de indicadores.
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INTRODUCCIN
DEFINICIONES(1)
PROCESO:
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados (ISO 9000:2005).
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INTRODUCCIN
DEFINICIONES(2)
PROVEEDOR:
Organizacin o persona que proveen un producto. (ISO 9000:2005).

Nota 1: Un proveedor puede ser interno o externo a la organizacin. Nota 2: En una situacin contractual un proveedor puede denominarse "contratista".
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INTRODUCCIN
DEFINICIONES(3)
CLIENTE:
Organizacin o persona que reciben un producto. (ISO 9000:2005).

Nota: Un cliente puede ser interno o externo a la organizacin.
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INTRODUCCIN
DEFINICIONES(4)
PRODUCTO:
Resultado de un proceso (ISO 9000:2005).
Nota: En la Norma ISO 9001:2008 el trmino producto se aplica al producto intencionado para, o requerido por un cliente y cualquier producto intencionado que resulta de los procesos de realizacin de producto.
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INTRODUCCIN
NORMA ISO 9001:2008(1)
0.1 GENERAL
El diseo e implantacin del SGC est influenciado por necesidades cambiantes, objetivos particulares, productos suministrados, procesos empleados as como por el tamao y estructura de la organizacin.
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INTRODUCCIN
NORMA ISO 9001:2008(2)
0.2 ENFOQUE DE PROCESO:

Un resultado deseado se alcanza ms fcilmente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso.
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INTRODUCCIN
NORMA ISO 9001:2008(3)
0.2 ENFOQUE DE PROCESO:
Es necesario identificar y administrar numerosas actividades interrelacionadas. El enfoque de procesos enfatiza: El entendimiento y cumplimiento de requisitos. La necesidad de considerar a los procesos en trminos de un valor agregado. La obtencin de resultados del desempeo y efectividad de los procesos. El mejoramiento continuo de los procesos basado en mediciones objetivas.
Se puede aplicar la metodologa P-H-V-A.
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INTRODUCCIN
MODELO DE UN SGC BASADO EN PROCESOS

Mejoramiento Continuo del Sistema de Gestin de Calidad
C L I E N T E
R E Q U E R I M I E T O S
5.- Responsabilidad de la Direccin
6.- Gestin de Recursos
8.- Medicin, anlisis y mejora
S A T I S F A C C I O N
C L I E N T E
7.- Realizacin del Producto

Entrada
Producto Salida
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2. IDENTIFICACIN DE PROCESOS DEL NEGOCIO
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IDENTIFICACIN DE PROCESOS DEL NEGOCIO
Es importante saber que:
Un cliente recibe el resultado de una

secuencia de actividades y/o servicios generados por la empresa durante la prestacin del servicio / entrega del producto.
El resultado de un proceso pasa a uno o

varios de los procesos que identificados en la organizacin. han sido
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Diversos procesos pueden interactuar, siendo la salida de uno la entrada del otro
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formando una cadena de proveedores.
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Para cada proceso se debe considerar:
Proveedor(es)
Cliente(s)
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Los procesos pueden estar conformados en varios niveles, considerando la definicin de su objetivo y responsable.
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ACTIVIDAD
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Propsito del Proceso de Direccin
Dueo del Proceso
Proveedor(es) del proceso
Cliente(s) del proceso
Diagrama secuencial de Actividades
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3. ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS
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ESTRUCTURA DE UN PROCESO
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Etapa 1: Determinacin del alcance del proceso.
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Insumos: En este campo se identifican las entidades, procesos o departamentos que proporcionan entradas al proceso tales como materiales, componentes, informacin, gente, etc., que se requieren para ser integrados al producto. Para cada insumo se deben indicar las especificaciones o requisitos que deben satisfacer y deben ser medibles.
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Producto: Corresponden a un resultado de un proceso Cada salida debe indicar las especificaciones o requisitos que debe satisfacer.
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Etapa 2: Establecimiento de las actividades del proceso.
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Las actividades pueden estar representadas con diagramas de flujo se elaboran con smbolos fcilmente reconocibles. Los smbolos comnmente utilizados son:
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La definicin de las actividades del proceso permiten identificar: Los elementos de verificacin, inspeccin y ensayo / pruebas especficas para el producto. Dispositivos de seguimiento y medicin. Los registros que sea necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realizacin y el producto cumplen con los requisitos.
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MEDICIN:
Corresponde a determinar la magnitud espacial o cantidad (de algo) mediante la aplicacin de algn objeto de tamao conocido por medio de comparacin con alguna unidad fija.
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MONITOREO:
Accin realizada a intervalos definidos, relacionada con observar, supervisar, mantener bajo revisin o verificacin (una actividad o entidad), especialmente para regulacin o control.
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Etapa 3: Establecimiento de los recursos necesarios
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Para cada proceso es necesario determinar: El personal que interviene en las actividades del proceso. Equipo para los procesos (tanto hardware como software). Servicios de apoyo (como transporte, comunicacin o sistemas de informacin).
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Etapa 4: Establecimiento de los documentos necesarios
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Determinar los considerando:
documentos
necesarios
El tipo de actividades. La complejidad del proceso y sus interacciones. La competencia del personal.
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Etapa 5: Establecimiento de indicadores
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La determinacin de los indicadores debe estar en funcin del propsito del proceso.
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Indicadores Uno de los principios fundamentales para la toma adecuada de decisiones es basarse en hechos y datos que brinden informacin precisa para la toma de acciones.
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Suponiendo que existe un proceso que ha de ser controlado, igualmente se presuponen una serie de variables clave o vitales, para las cuales se han establecido previamente unos valores deseados.
P.C P.C
SALIDA ENTRADAS
PROCESO
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Los indicadores se convierten en los signos vitales de una organizacin, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos sntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades.
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4. MEDICION Y MONITOREO DE PROCESOS
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ELEMENTOS DE MEDICIN
Gastos de comercializacin Asertividad en cumplimiento de pronsticos en tiempo
VENT AS
Asertividad en cumplimiento de pronsticos en costo
Asertividad en cumplimiento de pronsticos en cantidad % satisfaccin al cliente

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# Solicitudes atendidas
Costos de entrega
COMPRAS
Tiempos de entrega
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# Materiales ocupados
Horas hombre
PRODUCCIN
% de cumplimiento Con ordenes de produccin
Tiempos muertos
Mermas
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% de rotacin
ALMACENAJE
% de productos caducos
% de desperdicios
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# de Notas de crdito
F ACTURACIN
Tiempos de Cobro
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Una ves identificados los:
PROCESOS del Sistema de Gestin de GAMMA y los RESPONSABLES O DUEOS DE LOS PROCESOS se les har entrega del formato para su llenado. siguiente
68
GRACIAS POR SU ATENCIN!
69

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La metodologa para identificar las interacciones y secuencia de los procesos de la organizacin.

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4. ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS 5. MEDICIN Y MONITOREO DE PROCESOS

LOS 8 PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA CALIDAD

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PRINCIPIO 1 ENFOQUE AL CLIENTE

Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberan:

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PRINCIPIO 3 PARTICIPACIN DEL PERSONAL

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PRINCIPIO 4 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

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Clientes/ Partes interesadas

Procesos Clave (de Realizacin)

Clientes/ Partes interesadas

Procesos de Soporte (de Apoyo)

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IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN

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EL CICLO P-H-V-A Y EL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

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PRINCIPIO 5 ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIN

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PRINCIPIO 6 MEJORA CONTINUA

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PRINCIPIO 7 ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIN

Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los datos y la informacin.

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PRINCIPIO 8 RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR

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1.INTRODUCCIN AL MAPEO DE PROCESOS

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Por qu estamos haciendo esto?

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IMPORTANCIA DEL MAPEO DE PROCESOS

procesos. Es la base para la determinacin de la documentacin

Permite la mejora continua y agrega valor al negocio de

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Organizacin o persona que proveen un producto. (ISO 9000:2005).

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Organizacin o persona que reciben un producto. (ISO 9000:2005).

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NORMA ISO 9001:2008(1)

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NORMA ISO 9001:2008(2)

0.2 ENFOQUE DE PROCESO:

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0.2 ENFOQUE DE PROCESO:

MODELO DE UN SGC BASADO EN PROCESOS

5.- Responsabilidad de la Direccin

6.- Gestin de Recursos

8.- Medicin, anlisis y mejora

7.- Realizacin del Producto