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UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZN HUNUCO

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

PROGRAMA DE PROFESIONALIZACIN

MONOGRAFIA --------------------------------------------------------------------------REALIDAD DE UN SISTEMA INFORMTICO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS EN EMPRESAS PUCALLPA - 2012

--------------------------------------------------------------------------BACHILLER : RAMIREZ FUCHS, Li

PARA OPTAR EL T!TULO PROFESIONAL DE: CONTADOR P"BLICO

HUNUCO # PER"

2012

DEDICATORIA
A mi familia por los constantes Apoyos profesional. en mi superacin

AGRADECIMIENTO

El

agradecimiento

de

mi

Monografa

es

principal

a Dios quien me a guiado y me a

dado la fortaleza de seguir adelante. A los catedrticos de la UNHE A! por quienes "e llegado a o#tener los conocimientos necesarios para poder desarrollar la Monografa

INDICE
DEDICATORIA AGRADECIMIENTO INDICE INTRODUCCION

CAPITULO I MARCO TEORICO

$.$ Antecedentes%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% $.& 'eoras fundamentales%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% $.( Definicin de t)rminos #sicos%%%%%%%%%%%%%%%%%%.

CAPITULO II MARCO METODOLOGICO

&.$ *ro#lemtica%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%.. &.$.$ *ro#lema +eneral%%%%%%%%%%%%%%%%%%%. &.$.& *ro#lemas Especficos%%%%%%%%%%%%%%%%% &.& ,#-eti.os%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%. &.&.& ,#-eti.o +eneral%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%. &.&.& ,#-eti.os Especficos%%%%%%%%%%%%%%%%%%. &.( Hiptesis%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% &.(.$ Hiptesis +eneral%%%%%%%%%%%%%%%%%%% &.(.& Hiptesis Especificas %%%%%%%%%%%%%%%%% &./ M)todos%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%..

5 &.0 ')cnicas de recopilacin de datos%%%%%%%%%%%%%%%%. &.1 2nstrumentos de recopilacin de datos%%%%%%%%%%%%%%.. &.3 Ni.el de 2n.estigacin%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%... &.4 'ipo de 2n.estigacin%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% &.4 *o#lacin y muestra%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%..

CAPITULO III TRATAMIENTO DE DATOS

(.$ 5ituacin actual%%%%%%%%%%%%%..%%%%%%%%%% (.& 6rea o unidad de in.estigacin%%%%%%%%%%%%%%%%%. (.( Descripcin +eneral y Especifica (./ *rocesamiento e 2nterpretacin de Datos %%%%%%%%%%%% 7,N7!U52,NE5 8E7,MENDA72,NE5 929!2,+8A:;A ANE<,5 N,'A 92,+86:27A

INTRODUCCION
!os sistemas de informacin son un con-unto de procedimientos ordenados que= al ser e-ecutados= proporcionan informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en las entidades. !a informacin se define como una entidad tangi#le o intangi#le que permite reducir la incertidum#re acerca de alg>n estado o suceso. !os sistemas de informacin administrati.a estn .ol.i)ndose indispensa#les= a gran .elocidad= para la planificacin= toma de decisiones y el control. !a .elocidad y e?actitud con que los directi.os pueden reci#ir informacin so#re lo que est funcionando #ien o lo que est funcionando mal determinarn= en gran medida= la eficacia que tendrn los sistemas de control. Dado que sistemas de informacin desempe@an un papel tan importante en la administracin de entidades= a"ora es fundamental que los directi.os entiendan cmo de#en dise@ar aplicar mane-ar tales sistemas. Ante las presiones econmicas y de inscripciones que las empresas enfrentan en estos tiempos= la importancia de los sistemas de informacin administrati.a saltar a la .ista= todos los das. En #ase a lo anterior en este tra#a-o se lle.a a ca#o un peque@o #osque-o so#re los temas informtica administrati.a su concepto= relacin con la administracin y sus campos de accin= del anlisis y dise@o de sistemas de informacin su concepto= o#-eti.os y etapas como de #ases de datos su conceptos tipos de usuarios= gestores de #ases de datos= tipos #ases de datos y modelos de #ases de datos.

7 L$ A%&'($

CAPITULO I MARCO TERICO

1)1)- ANTECEDENTES) *ara poder realizar la presente monografa se "a "ec"o indagacin #i#liogrfica en *ucallpa= se mencionan los ms rele.antesA B 5o#re un proyecto tituladoA C5istema para el 7ontrol de Entrada y 5alida de #ienes de las empresasC $= el autor propone un programa computarizado de in.entario que lle.e a ca#o todos los registros de manera segura para poder preser.ar ms tiempo en el depsito sin perder el control de lo que all se encuentra. B :igueroa= ela#or un proyecto tituladoA CDise@o de un 5istema 7omputarizado para el *roceso de :acturacin de la Empresa 2n.ersiones BELMON PARR, C)A) *ropone un sistema que lle.e el control de la facturacin de forma ms segura= con cla.es >nicas de acceso para cada facturador aplicando e implementando las modernas t)cnicas de control. D as poder garantizarle a la empresa la tranquilidad y el rendimiento de las empresas. B Medina= M. E&FF4G= ela#or un proyecto tituladoA C5istema Desarrollo de un 5istema de 2nformacin para el 8egistro y 7ontrol de los
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Arias= H.=B *royecto de 2n.estigacin

8 Materiales y Equipos de la Empresa en el cual propone un sistema automatizado que de apoyo a la gestin administrati.a de la empresa= la cual consta con el dise@o e implantacin de una aplicacin que lle.e los registros y controles de todos los materiales y equipos de la empresa peruanas de 7onstrucciones. El estudio se fundamenta en la sistematizacin de in.entarios y en forma muy especial en control de los ingresos y egresos en las empresas= proponer un dise@o de un sistema informtico que permita medir los anlisis de la operacin actuales= para sistematizar el control de los in.entarios en ingresos y egresos que pueda tener una empresa) El principal o#-eti.o est enfocado en proponer un dise@o de un sistema informtico que permita medir los anlisis de la operacin actuales= para sistematizar el control de los in.entarios en ingresos y egresos que pueda tener una empresa , lo que implica poner )nfasis en los resultados. 1)2)- TEOR!AS FUNDAMENTALES: *ara la presente monografa se indica los siguientesA A)- LA INFORMTICA: Es la ciencia aplicada que a#arca el estudio y aplicacin del tratamiento automtico de la informacin= utilizando dispositi.os electrnicos y sistemas computacionales. 'am#i)n est definida como el procesamiento automtico de la informacin 2nformtica es estudio que esta#lece las relaciones entre los medios datos=

9 informacin necesaria para la toma de decisiones. El t)rmino 2nformtica .iene de EinformatiqueG ciencia de la informacin. !os sistemas informticos de#en realizar las siguientes tres tareas #sicasA E*&($+$: 7aptacin de la informacin digital. P(',-.': 'ratamiento de la informacin. S$/i+$: 'ransmisin de resultados #inarios. B)- EL SISTEMA: Es un con-unto de partes o elementos organizados y relacionados que interact>an entre s para lograr un o#-eti.o. !os sistemas reci#en EentradaG datos= energa materia del am#iente y pro.een EsalidaG informacin= energa o materia. Un sistema puede ser fsico o concreto Euna computadora= un tele.isor= un "umanoG o puede ser a#stracto o conceptual Eun softIareG. 7ada sistema e?iste dentro de otro ms grande= por lo tanto un sistema puede estar formado por su#sistemas y partes= y a la .ez puede ser parte de un s>per sistema. C)- EL SISTEMA INFORMTICO Es un con-unto de partes que funcionan relacionndose entre s con un o#-eti.o preciso. 5us partes sonA "ardIare= softIare y las personas que lo usan. Un sistema informtico puede formar parte de un sistema de informacinJ en esta >ltima informacin= uso y acceso a la misma= no necesariamente est informatizada. *or e-emplo= el sistema de arc"i.o de #ienes de las empresas y su acti.idad en

10 general es un sistema de informacin. 5i dentro del sistema de

informacin "ay computadoras que ayudan en la tarea de organizar el in.entario de la empresa= entonces ese es un sistema informtico. D)- CONTROL DE INVENTARIOS) El control del in.entario es uno de los aspectos de la conta#ilidad que para la micro y peque@a empresa en muy pocas .eces atendido= sin tenerse registros fe"acientes= un

responsa#le= polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. 2n.entarios son #ienes tangi#les que se tienen para la .enta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de #ienes o ser.icios para su posterior comercializacin. !os in.entarios comprenden= adems de las materias primas= productos en proceso y productos terminados o mercancas para la .enta= los materiales= repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de #ienes fa#ricados para la .enta o en la prestacin de ser.iciosJ empaques y en.ases= y los in.entarios en trnsito. !a #ase de toda empresa es la compra y .enta de #ienes o ser.iciosJ de aqu la importancia del mane-o del in.entario por parte de la misma. Este mane-o conta#le permitir a la empresa mantener el control oportunamente= as como tam#i)n conocer al final del perodo conta#le un estado confia#le de la situacin econmica de la empresa.

11 A"ora #ien= el in.entario constituye las partidas del acti.o corriente que estn listas para la .enta= es decir= toda aquella mercanca que posee una empresa en el almac)n .alorada al costo de adquisicin= para la .enta o acti.idades producti.as. E)- M0TODO DE CONTROL DE INVENTARIOS !as funciones de control de in.entarios pueden apreciarse desde dos puntos de .istaA C'*&('/ O1-($&i2' 3 C'*&('/ C'*&$4/-) E/ ,'*&('/ '1-($&i2', aconse-a mantener las e?istencias a un ni.el apropiado= tanto en t)rminos cuantitati.os como

cualitati.os= de donde es lgico pensar que el control empieza a e-ercerse con antelacin a las operaciones mimas= de#ido a que si compra si ning>n criterio= nunca se podr controlar el ni.el de los in.entarios. A este control preBoperati.o es que se conoce como 7ontrol *re.enti.o. C'*&('/ ,'*&$4/-, *ara una compa@a comercial= el in.entario comprende todas las mercancas de su propiedad= que se tiene para la .enta en el ciclo regular comercial. El 2n.entario final de un a@o es tam#i)n el in.entario inicial del pr?imo a@o. *or tanto= un error de in.entario de fin de a@o afecta el estado de resultados de los dos a@os consecuti.os. *or e-emplo= una so#reestimacin del in.entario final causara una so#reestimacin del ingreso neto de este a@o y una su#estimacin compensatoria del ingreso neto del a@o siguiente. El in.entario significa la suma

12 de aquellos artculos tangi#les de propiedad personal los cuales estn disponi#les para la .enta en una operacin ordinaria comercial y estn en un proceso de produccin para tales .entas. As como estarn disponi#les para el consumo corriente en la produccin de #ienes y ser.icios disponi#les para la .enta. F)- SISTEMA DE INFORMACIN) Un sistema de informacin se puede definir como un con-unto de funciones= componentes o elementos que interact>an entre s con la finalidad de apoyar la toma de decisiones= coordinacin= anlisis de pro#lema= .isualizacin de aspectos comple-os y el control de los in.entarios en las empresas. a. Ci,/' +- Vi+$ +-/ D-.$(('//' +-/ S'5&6$(-) Un sistema de informacin tiene un origen EnacimientoG generalmente

ocasionado por necesidades= a partir de las cuales emprende su desarrollo que .a desde la definicin del proyecto "asta la puesta en operacin EcrecimientoGJ seguidamente se inicia su operacin y mantenimiento por un periodo mayor a los dems= durante el cual alcanza el m?imo rendimiento posi#le EmaduracinG. !uego= factores tales como la dinmica de la organizacin= los a.ances tecnolgicos y las personas internas o e?ternas .uel.en o#soletos o ineficaz al sistema EdecaimientoG= lo cual origina su paralizacin EmuerteG. En )ste >ltimo se toma la decisin de

13 reno.ar el sistema= lo que origina un nue.o ciclo de .ida= o desec"arlo por completo= lo cual marca su fin definiti.o. b. Vi.%$/ B$.i, Es un lengua-e de programacin desarrollado por Ala 7ooper para Microsoft. El lengua-e de programacin es un dialecto de 9A527= con importantes a@adidos. 5u primera .ersin fue presentada en $KK$ con la intencin de simplificar la programacin completamente utilizando grfico un que am#iente facilitara la de desarrollo de

creacin

interfaces grficas y en cierta medida tam#i)n la programacin misma. Desde el &FF$ Microsoft "a propuesto a#andonar el desarrollo #asado en la A*2 Lin(& y pasar a tra#a-ar so#re un frameIorM o marco com>n de li#reras independiente de la .ersin del sistema operati.o= NE' :rameIorM= a tra.)s de isual 9asic .NE' Ey otros lengua-es como 7. 5"arp E7NG de fcil transicin de cdigo entre ellosG que presenta serias incompati#ilidades con el cdigo isual 9asic e?istente. G)- ACCESO DE BASE DE DATOS 7DAO8 !os gestores de #ases de datos son= un con-unto de funciones capaces de realizar cuantas tareas son precisas para la manipulacin de los datos que guardan las empresas. isual 9asic gestiona los datos a tra.)s de lo que se conoce como motor HE' para #ases de datos. Este motor dispone de unas funciones que se encargan de comunicarse con la aplicacin= mientras que otro

14 grupo de funciones gestiona el acceso a los controladores de la #ase de datos. !a parte accesi#le de este motor HE' es lo que se conoce con el nom#re de 2DA*2 E*rograma 2nterfaz 2ntegrado para Aplicaciones de #ases de datos O 2ntegrated Data #ase Aplication *rogram 2nterfaceB. Este interfaz posi#ilita el acceso a #ases de datos a gestores como Microsoft Access= *arado?= De #ase y ,tros. H)- BASE DE DATOS Y VISUAL BASIC !as mayoras de las aplicaciones precisan de alg>n modo de poder almacenar y manipular todos los datos que poseen las empresas. isual 9asic proporciona un grupo de "erramientas que

cu#ren estas necesidades= siendo las mas utilizadas las que acompa@an a los controles de acceso a datos. Algunas de estas "erramientas solo estn disponi#les en la .ersin profesional y en la de empresa. 9ien es cierto que el uso e?clusi.o de los controles para gestin de datos lo limita la operati.idad para la manipulacin de los registros. *ara poder gestionar los datos de una #ase de datos con un control completo so#re las posi#les operaciones= isual 9asic dispone del lengua-e de programacin a tra.)s del cual se puede conseguir una completa operati.idad so#re los datos. I)- BASE DE DATOS

15 8amez= E. E&FF&G= se@ala que CUna #ase de datos es un con-unto de datos relacionados entre s. *or datos se denominan los "ec"os conocidos que pueden registrarse. Una #ase de datos representa alg>n aspecto del mundo real= es un con-unto de datos relacionados= con cierto significado in"erente. 'oda #ase de datos se dise@a= construye y pue#la con datos para un propsito especfico. Est dirigida a un grupo de usuarios. Un 5istema de +estin de 9ase de Datos E5+9DG es un con-unto de programas que facilitan la definicin= construccin y manipulacin de #ase de datos. 9)- MODELO ENTIDAD RELACIN) !os diagramas o modelos entidadBrelacin son una

"erramienta para el modelado de datos de un sistema de informacin. Estos modelos e?presan entidades rele.antes para un sistema de informacin= sus interrelaciones y propiedades. El Modelo EntidadB8elacin es un concepto de modelado para #ases de datos= propuesto por *eter 7"en= mediante el cual se pretende .isualizar los o#-etos que pertenecen a la 9ase de Datos como entidades las cuales tienen unos atri#utos y se .inculan mediante relaciones. !os componentes de un diagrama entidadBrelacin sonA

16 a. E*&i+$+: es cualquier o#-eto discreto so#re el que se tiene informacin. 5e representa mediante un rectngulo o Cca-aC etiquetada en su interior mediante un nom#re. #. R-/$,i:*: descri#e cierta interdependencia Ede cualquier tipoG entre entidades. 5e representa mediante un rom#o etiquetado en su interior mediante un .er#o. Adems= dic"o rom#o de#e unirse mediante lneas con las entidades que relaciona Ees decir= los rectngulosG. c. A&(i4%&'.: son propiedades rele.antes propias de una entidad yPo relacin. 5e representan mediante un crculo o elipse etiquetado mediante un nom#re en su interior. 7uando un atri#uto es identificati.o de la entidad se suele su#rayar dic"a etiqueta. ;)- MANE9ADOR DE BASE DE DATOS El sistema mane-ador de #ases de datos es la porcin ms importante del softIare de un sistema de #ase de datos. Un D9M5 es una coleccin de numerosas rutinas de softIare interrelacionadas= cada una de las cuales es responsa#le de alguna tarea especfica. $) L$. 5%*,i'*-. 1(i*,i1$/-. +- %* DBMS .'*: 7rear y organizar la 9ase de datos.

17 Esta#lecer y mantener las trayectorias de acceso a la #ase de datos de tal forma que los datos puedan ser accesos rpidamente. Mane-ar los datos de acuerdo a las peticiones de los usuarios. 8egistrar el uso de las #ases de datos. 2nteraccin con el mane-ador de arc"i.osA Esto a tra.)s de las sentencias en DM! al comando del sistema de arc"i.os. As el Mane-ador de #ase de datos es el responsa#le del .erdadero almacenamiento de los datos. 8espaldo y recuperacinA 7onsiste en contar con mecanismos implantados que permitan la recuperacin fcilmente de los datos en caso de ocurrir fallas en el sistema de #ase de datos. 7ontrol de concurrenciaA 7onsiste en controlar la

interaccin entre los usuarios concurrentes para no afectar la inconsistencia de los datos. 5eguridad e integridadA 7onsiste en contar con

mecanismos que permitan el control de la consistencia de los datos e.itando que estos se .ean per-udicados por cam#ios no autorizados o pre.istos. L)- MICROSOFT ACCESS

18 *osi#lemente= la aplicacin ms comple-a de la suite Microsoft ,ffice= sea Access= una #ase de datos .isual. 7omo todas las modernas #ases de datos que tra#a-an en el entorno LindoIs= puede mane-arse e-ecutando unos cuantos clicM de mouse so#re la pantalla. Access contiene "erramientas de dise@o y programacin reser.adas a los usuarios con mayor e?periencia= aunque incluye #ases de datos listas para ser usadasJ estn preparadas para tareas muy comunes= que cualquiera puede realizar en un momento determinado O ordenar li#ros= arc"i.ar documentacin= entre otros.

M)- S<L) El !engua-e de 7onsulta Estructurado E5tructured Query !angua-eG es un lengua-e estndar de comunicacin con #ase de datos relacionales que permite especificar di.ersos tipos de operaciones so#re las mismas. *ermite proyectar consultas a fin de presentar informacin de inter)s de una #ase de datos. 5eg>n +arca= A. E&FF(G= C5Q! es un lengua-e de #ase de datos normalizado= utilizado por los diferentes motores de #ases de datos para realizar determinadas operaciones so#re los datos o so#re la estructura de los mismosC.&
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+arca= A. E&FF(G

19 5Q! es el lengua-e normalizado que permite con cualquier tipo de lengua-e EA5*= *H*= etc.G en com#inacin con cualquier #ase de datos EAccess= 5Q! 5er.er= My5Q!= etc.G por lo que se con.ierte en la actualidad en el estndar de la mayora de los 5+9D comerciales. 5Q! posee un lengua-e declarati.o de alto ni.el= permite la concesin y denegacin de permisos= implementa restricciones de integridad y controles de transaccin= adems que se encuentra orientado a un con-unto de registros y no a registros indi.iduales. 1)=)- DEFINICIN DE T0RMINOS BSICOS SISTEMA COMPUTARIZADO: Un sistema de conta#ilidad

computarizado se .ale de computadoras para lle.ar a ca#o los mo.imientos conta#les de las cuentas= mane-ndolas "asta producir las informaciones finales= #sicamente los Estados :inancieros. .EL SOFT>ARE: 5e conoce como .'5&6$(-= al equipamiento lgico o soporte lgico de una computadora digitalJ comprende el con-unto de los componentes lgicos necesarios que "acen posi#le la realizacin de tareas especficas= en contraposicin a los componentes fsicos del sistema= llamados "ardIare. SOFT>ARE DE SISTEMA: 5u o#-eti.o es des.incular

adecuadamente al usuario y al programador de los detalles de la computadora en particular que se use= aislndolo especialmente del
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Diccionario de la lengua espaola (2010). wordre erence.co! (ed.)" #so $ware% (diccionario). &spasa'(alpe.

20 procesamiento referido a las caractersticas internas deA memoria= discos= puertos y dispositi.os de comunicaciones= impresoras= pantallas= teclados= Etc. SOFT>ARE DE PROGRAMACIN: Es el con-unto de "erramientas que permiten al programador desarrollar programas informticos= usando diferentes alternati.as y lengua-es de programacin= de una manera prctica. SOFT>ARE DE APLICACIN: Es aquel que permite a los usuarios lle.ar a ca#o una o .arias tareas especficas= en cualquier campo de acti.idad suscepti#le de ser automatizado o asistido= con especial )nfasis en los negocios. SOFT>ARE CONTABLEA 5e llama as a los programas de conta#ilidad o paquetes conta#les= destinados a sistematizar y simplificar las tareas de conta#ilidad empresarial. LO> END: El loI end del mercado de los negocios= es la aplicacin de costos #a-os del softIare conta#le permiten que se realice la mayora de la conta#ilidad de los negocios. HIGH END: Es el ms comple-o y costoso softIare de conta#ilidad de los negocios es frecuentemente parte de un e?tenso -uego de softIare muc"as .eces conocido como *lanificacin de recursos empresariales. EL SUBSISTEMA F!SICO. !ugar fsico donde el sistema realiza el tratamiento de los datos.

21 EL SUBSISTEMA DE DATOS: 7on-unto de datos a partir de los cuales el sistema o#tendr= tras un tratamiento adecuado= informacin de salida >til. Estos datos se encontrarn en arc"i.os= fic"eros y #ase de datos. ELEMENTOS HUMANOS: 5e incluye al personal t)cnico= del departamento de sistema de informacin= sean e?ternos a la empresa y a los usuarios del sistema de informacin= tanto internos como e?ternos. SUBSISTEMA DE PROCEDIMIENTOS: 2nstrucciones que dictan qu) tratamiento realizar so#re los datos. !os procedimientos son pautas de conductas id)nticas e?"i#idas ante circunstancias similares y repetiti.as.

CAPITULO II MARCO METODOLOGICO

2)1) PROBLEMTICA) 'eniendo en cuenta el desarrollo del pensamiento "umano en el tiempo y espacio= el ser "umano di.ersos de satisfaccin= dentro de ellas enfocado al tema de la monografa puedo indicar la necesidad de aplicar controles con la finalidad de esta#lecer sistemas adecuados para poder tener una #uena organizacin y mane-o del sistema de almacenes Dentro de los almacenes el control es de .ital importancia= porque de ese modo nos .a a permitir minimizar las p)rdidas y mermas que se puede presentar cuando se tiene un mal mane-o de

22 in.entarios de los insumos que e?isten en nuestros almacenes= ya que las entradas y salidas es constante= y por ellos es que se plantea tener un sistema para poder disminuir el riesgo de p)rdidas que puedan e?istir dentro de los almacenes= con el sistema se podr lle.ar un me-or control de los ingresos y egresos en nuestros in.entarios. El control es una etapa primordial en todas las empresas que mane-an insumos en sus almacenes= consiste en tener un sistema de registros y reportes en los que se consignan datos so#re 2ngresos y salidas de #ienes del almac)n= lo que no se esta cumpliendo como es de#ido= entendiendo que los registros y reportes se ela#orarn en forma manual y mediante procesos automticos de datosJ en el primer caso se emplear tar-etas y formularios y en el segundo se utilizar el dise@o de los mismos. El 8egistro y control de e?istencias se realiza en los documentos siguientesA 'ar-etas de control .isi#le de almac)n 8esumen mensual del mo.imiento de almac)n 7onciliacin mensual del mo.imiento de los almacenes !os Documentos fuente para efectuar los registros sonA +uas de 8emisin O recepcin de #ienes Notas de requisicin El almacenamiento es un proceso t)cnico de a#astecimiento en la cual consiste la recepcin de los alimentos pues consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento

23 que los almacenes "an llegado al almac)n= pre.ia .erificacin Ecantidad= peso= medida= etc.G= la recepcin se efect>a teniendo a la .ista los documentos de reci#o E+uas de 8ecepcin > otro documento anlogoG. !as operaciones concernientes a la recepcin se e-ecutarn de acuerdo a lo siguienteA e?aminar= .erificar E7antidad= *eso= Medidas= etc.G en presencia de la persona responsa#le de la entrega de los #ienes= a fin de informar so#re cualquier anormalidad. 7ontrolar= contar= pesar y asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en documentos de reci#o= con una nota de aclaracin yPo ocurrencia seg>n sea el caso= ello permite anotar en la documentacin de reci#oA Nom#re de la persona que "ace la entrega= Nom#re de la persona que reci#e la mercadera= N>mero de placa del .e"culo. El 8egistro y 7ontrol en la cual de#en estar u#icados los #ienes en las zonas de almacena-e= se proceder a registrar su ingreso en la 'ar-eta de 7ontrol isi#le E9incardG= la misma que ser colocada -unto al grupo de #ienes registrados. El in.entario fsico de almac)n es una forma de .erificacin fsica que consiste en constatar la e?istencia y presencia real de los #ienes almacenados= apreciar su estado de conser.acin o deterioro y condiciones de seguridad. El personal encargado realizara in.entarios inopinados peridicamente a los almacenes= con el fin de e.itar las p)rdidas= esta es la parte mas sensi#le de una empresa que requiere implantar sistemas informticos de control= lo cual es la

24 preocupacin del presente tra#a-o monogrfico de esta#lecer lineamientos slidos que permitan mane-ar los almacenes. :rente a esta realidad se plantea los siguientes pro#lemasA 2)1)1 PROBLEMA GENERAL: R7ul es el ni.el de incidencia del planteamiento de un sistema informtico para el control de in.entarios en las empresas de *ucallpaS 2)1)2 PROBLEMAS ESPECIFICOS: a. ?7ul es la realidad del control de in.entarios de los ingresos y egresos en los almacenes de las empresas en la ciudad de *ucallpa@ #. ?De qu) manera el sistema informtico en el control de in.entarios permite alcanzar los estndares de control

deseados en los almacenes de las empresas en la ciudad de *ucallpa@ c. ?7ules son las estrategias .lidas para el control de in.entarios en los almacenes de las empresas comerciales de la muestraS 2)2) OB9ETIVOS: 2)2)1) OB9ETIVO GENERAL Esta#lecer la necesidad de implementar un dise@o informtico que permita medir los anlisis de las operaciones de in.entarios y proponer un sistematizar el control de los in.entarios adecuado a su realidad empresarial )

25 2)2)1) OB9ETIVOS ESPEC!FICOS a. Diagnosticar y analizar los procedimientos de control de in.entarios= para identificar= corregir errores que repercuten en el mane-o de almacenes de las empresas de la muestra. #. Descri#ir y sistematizar el control interno en los in.entarios para -ustificar el uso de estndares deseados en las empresas y #uscar la eficiencia de control de in.entarios. c. Esta#lecer lineamientos de control de in.entarios= que permitan sistematizadamente= #uscar la efecti.idad de del control de materiales en los almacenes de la muestra.

2)=) HIPOTESIS) 2)=)1) HIPTESIS GENERAL) 5i se aplica un sistema informtico estrat)gico en el control de los in.entarios en los ingresos y egresos en las empresas= entonces se propender la me-ora y #uen mane-o del sistema de in.entarios. 2)=)2) HIPOTESI ESPEC!FICAS: a. 5i se conoce la realidad de los ingresos y egresos que pueda tener la empresa= se esta#lecer lineamientos de me-ora #. 5i se conoce el sistema informtico de control de in.entarios en #ase a estndares deseados. !as empresas esta#lecen un

26 manual de organizacin de control de in.entarios para sus almacenes. c. 5i se esta#lecen estndares de ingresos y egresos en la #ase de datos que permite un control eficiente de los almacenes dentro de la empresa. 2)A) VARIABLES) 2)A)1) VARIABLE INDEPENDIENTE: 5istema 2nformtico 2)A)2) VARIABLE DEPENDIENTE: 7ontrol de 2n.entarios 2)B M0TODOS 2)B)1) M0TODO DESCRIPTIVO !a metodologa que se utiliz en la in.estigacin monogrfica es el m)todo descripti.o B e?plicati.o= para descri#ir el comportamiento de las .aria#les del tra#a-o monogrfico= as como la necesidad de aplicar el softIare en sus diferentes fases de la conta#ilidad. Este m)todo implica la recopilacin y

presentacin sistemtica de datos= as como la descripcin de la aplicacin del softIare en LindoIs. 2)B)2) METODO ANALITICO 5e "a aplicado el m)todo analtico= porque est dirigido a modelar el o#-eto mediante la descomposicin del sistema en sus mnimas partes y .ice.ersa de los datos ms especficos a

27 una situacin general= determinando de esta manera la eficiencia y eficacia en economicidad de tiempo= en el proceso y en la o#tencin de resultados de las .aria#les principales relacionadas= por un lado la estructura del programa o softIare y por otro su dinmica en el control de in.entarios. 2)C T0CNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIN DE DATOS) 2)C)1 TECNICAS *ara la recopilacin de datos se "an recurrido a la t)cnica de anlisis documental con la finalidad de recopilar datos= as como recopilar informacin de la fuente primaria. As mismo= se "a aplicado la t)cnica de la o#ser.acin participante , en el Estudio 7onta#le moti.o de la muestra con la finalidad de tener conocimiento del funcionamiento de la organizacin y de la aplicacin de tipo de programas en el proceso conta#le de las empresas. 'am#i)n se "a aplicado la t)cnica de la entre.ista= para conocer la eficiencia y eficacia que proporciona el programa electrnico referido. 2)C)2 INSTRUMENTOS *ara las fuentes secundarias que sustentan el marco terico de la presente monografa se "an utilizado los instrumentos fic"as te?tuales y fic"as de resumen. As mismo= se

28 "a tenido como instrumento medio los programas de LindoIs= Microsoft ,ffice Lord= Microsoft ,ffice E?cel= y otros programas informticos aplicados a la computacin. 2)D TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIN Es de tipo y de ni.el descripti.o= en .ista que en la presente monografa= se descri#en los procedimientos de la aplicacin del softIare en sus diferentes fases y en las diferentes reas de la

conta#ilidadJ adems= descri#e la relacin de las .aria#les en todo el proceso y su aplicacin. !a utilizacin de este tipo de in.estigacin= comprende el anlisis y la aplicacin correspondiente de cada una de las t)cnicas y operaciones que se realizan en las diferentes fases que es aplicado el programa= que requiere de un conocimiento #sico de informtica= para facilitar la comprensin de las t)cnicas a aplicarse por cada operacin. 2)E POBLACIN Y MUESTRA 2)E)1 POBLACION !a po#lacin del estudio est conformada por las empresas comerciales principales de *ucallpa= cuya

caracterstica #sica es que sean mayoristas. En total la po#lacin de tra#a-o lo constituyen cinco empresas principales. 2)E)1 MUESTRA !a seleccin de la muestra es intencionada y esta representado por las Empresas 7omerciales y usuarios= donde se

29 "a entre.istado a 1F unidades de anlisis entre administradores= empleados y usuarios.

CAPITULO III TRATAMIENTOS DE DATOS

=)1)- SITUACION ACTUAL De acuerdo a la naturaleza del presente tra#a-o= la monografa es una in.estigacin de campo= porque tiene como caracterstica principal u#icar al in.estigador en contacto con el o#-eti.o o su-eto in.estigado= para la e-ecucin del fin la cual se constituy en las empresas de la ciudad de *ucallpa. Este tipo de in.estigacin monogrfica se apoya en informaciones que pro.ienen

30 entre otras= de entre.istas= cuestionarios= encuestas y o#ser.aciones. D se adapta a la modalidad que se necesita= la cual presenta una solucin .ia#le a un pro#lema planteado y su dise@o Cno e?perimentalC puesto que las .aria#les de in.estigacin sern estudiadas en su conte?to empresarial natural= sin ning>n tipo de interferencia= para e.aluar su realidad empresarial en el control de in.entarios. *ara el dise@o del sistema informtico se inicia con una in.estigacin preliminar tpica del ciclo de .ida del desarrollo del softIare y luego con la aplicacin de las fases de la metodologa propuesto es una metodologa gil #asada en cuatro principiosA simplicidad= comunicacin= retroalimentacin y .alor. Adems=

orientada por prue#as y refactorizacin= se dise@a e implementan las prue#as antes de programar la funcionalidad. =)2)- REA O UNIDAD DE INVESTIGACIN Analizado la realidad de la in.estigacin monogrfica corresponde fundamentalmente al rea de almac)n= corresponde la unidad de in.estigacin para esta#lecer los lineamientos #sicos de control de mo.imiento de materiales= con el fin de esta#lecer la necesidad de implementar un sistema conta#le informtico que permita efecti.izar dic"o sistema de control= que fa.orecer a la empresa de la muestra como me-ora en su sistema de control =)=)- DESCRIPCIN GENERAL Y ESPEC!FICA $) GENERAL

31 El Desarrollo de la presente in.estigacin nos "a permitido identificar y descri#ir acerca del 5istema de 2nformacin 7onta#le de la empresa de la muestra de *ucallpa. !a situacin actual es un tanto comple-o ya que muc"os de las empresas comerciales no tienen un adecuado sistema de informacin conta#le= porque no tienen el adecuado conocimiento de la importancia que estos pudieran tener en el control de in.entarios. El control de in.entarios lo lle.an no en forma sistematizado= por no se adecuan al r)gimen normati.o y a las leyes esta#lecidas. A causa de ello lle.an un sistema desorganizado que no es adecuado para medir el estado en que se encuentran la empresaJ por lo tanto no e?isten instrumentos #sicos que sir.en para una adecuada toma de decisiones. 5e pudo o#ser.ar a la .ez que la mayora de las empresas comerciales no tienen la intencin de in.ertir en tecnologa computarizada. 4) ESPEC!FICA !a presente in.estigacin monogrfica= especficamente me "a permitido identificar algunas de#ilidades del control de acti.os y de almacenes. Estas deficiencias tienen que corregirse dando cumplimiento a disposiciones legales .igentes. Hec"os di.ersos so#re control sistematizados de in.entarios= requiere contar con un sistema de informacin conta#leJ tal es as que como resultado de nuestra in.estigacin podemos afirmar la

32 influencia de )stas a las empresas comerciales en *ucallpa= arro-ando los siguientes resultadosA El suministro de datos se da a tra.)s de las anotaciones en forma detallada en un cuaderno de registros= a .eces se #asan en compro#antes de pago que los emiten sus pro.eedores. En su mayora las empresas prefieren lle.ar un registro de ingresos y salidas diario de los almacenes y otros registros. El resumen de sus operaciones los realizan a tra.)s del consolidado que re.elan sus li#ros au?iliares= estos

generalmente lo "acen en forma mensual En su mayora los responsa#les son personas que no "an cursado estudios superiores y no estn capacitados. En su gran proporcin lle.an un sistema de 2nformacin 7onta#le en forma manual.

=)A)- PROCESAMIENTO E INTERPRETACIN DE DATOS !a presentacin= procesamiento e interpretacin de los resultados se "a realizado teniendo en cuenta los pro#lemas identificados= especficamente so#re la #ase de las "iptesis planteadas y los o#-eti.os esta#lecidos para la presente in.estigacin monogrficaA $) I*&-(('F$*&-. (-/$,i'*$+$. $ /$ (-$/i+$+ +-/ ,'*&('/ +i*2-*&$(i'. -* /$. -G1(-.$.)

33

TABLA NH 01 REALIDAD PORCENTEUAL DEL CONTROL DE INVENTARIOS P(-F) 1 2 3 4 5 I*&-(('F$*&-.

REl 5istema de control de in.entarios esS REl control de ingresos y egresos a los almacenes esS R7mo e.al>a el control .isi#le de su empresaS REl sistema de control informtico de la empresa esS R7ul es el ni.el de preocupacin en el control de in.entarios por el responsa#leS )*+,&D-+"

A
4 $3 &( $0 K

B 17
(/ $K &0 &$

C
(4 (0 (F &K &0

D
$( $$ K $3 $F

E 24
( $K $/ (0

14

23

16

12

19

:uenteA Encuesta TA 7Muy EficienteG= B EEficienteG= C E8egularG= D EDeficienteG= E ENo ,pinoG

GRAFICO N')01 REALIDAD PORCENTUAL DEL CONTROL DE INVENTARIOS

INTERPRETACION)

34 5e puede indicar de acuerdo a la encuesta los resultados referido a U 7ontrol de 2n.entarios EmpresarialU que en promedio el &(V indica que el control de in.entarios y de almac)n es UEficienteU uno de los factores es porque constituye patrimonio empresarial y capital de tra#a-o material de la empresa= mientras el $KV en promedio prefieren no opinar= quiz esto se de#a a no quererse comprometer con la empresa o simplemente se a#stienen a no opinar= el otro $1V de los encuestados considera U8egularU al respecto= mientras el $/V en promedio que el control es UMuy EficienteU y el ultimo sesgo encontrado es decir el $&V opina que simplemente es UDeficienteU este control de los acti.os= quiz eso se de#a a la falta de utilizar tecnologa de punta para estos controles. 4)- I*&-(('F$*&-. (-/$,i'*$+'. $ .i.&-G$&i $,i:* +-/ ,'*&('/ i*&-(*' +i*2-*&$(i'. -G1(-.$(i$/ -* -/ %.' +- -.&I*+$(-. +- ,$/i+$+)

TABLA NH 02 SISTEMATIZACION: CONTROL PORCENTUAL DE INVENTARIOS E IMAGEN EMPRESARIAL P(-F) 1 2 3 4 5 I*&-(('F$*&-.

REmiten compro#antes de pago como 9oletas de .enta yPo facturasS R!os acti.os fi-os= mercaderas de almac)n= estn computarizados conta#lemente REl 7ontrol de sus compras utiliza un *rograma 5istematizado 7onta#ilidad alS R8egistra todas las p)rdidas Etales como ro#os= mermas= multas= etc.GS REn tu empresa ela#oran el 9alance de 7ompro#acin computarizadoS )*+,&D-+"

A
&$ $& $( $4 $$

B 24
$3 &( $( $0

C 17
&( $3 $0 &3

D 11
&& K $F $3

E 27
&1 (4 // (F

15

18

20

14

33

:uenteA Encuesta TA 7A/ 100JG= B EAl 30VG= C EAl 0FVG= D EAl &0VG= E EDesconozcoG

35 GRAFICO N')02 SISTEMATIZACION: CONTROL PORCENTUAL DE INVENTARIOS E IMAGEN EMPRESARIAL

INTERPRETACION) 8eferido a 5istematizacin computarizada del control de in.entarios se puede afirmar a ni.el promedio que el ((V de los encuestados se a#stienen a opinar o que simplemente no conocen= mientras el &FV opina que la sistematizacin del control de in.entarios es del orden de los 0FV= el $4V considera que ello las empresas lo "an realizado al 30V y el otro $/V de los encuestados nos indican que solo se "a realizado en el orden de los &0V en cuanto se refiere a este aspecto. ,)- I*&-(('F$*&-. .'4(- -5-,&i2i+$+ +-/ ,'*&('/ +- G$&-(i$/-. +- /'. $/G$,-*-.)

36 TABLA NH 0= EFECTIVIDAD DEL CONTROL DE MATERIALES P(-F) 1 2 3 4 5 I*&-(('F$*&-.

R!os almacenes tienen u#icacin adecuadaS R!os materiales en los almacenes tienen seguridad industrial y sanitariaS R!a empresa tiene control sanitarioS REl personal que mane-a los almacenes est capacitado y entrenadoS R!os propietarios se preocupan por el almac)n de materialesS )*+,&D-+"

A
$& $( 0 & (

B 21
&( $0 &0 &$

C 26
(( ($ (3 (&

D 18
$4 $3 &$ &&

E 23
$( (& $0 &&

21

32

19

21

:uenteA Encuesta T A 7A/ 100JG= B EAl 30VG= C EAl 0FVG= D EAl &0VG= E EDesconozcoG

GRAFICO N')0= EFECTIVIDAD DEL CONTROL DE MATERIALES

INTERPRETACION:

37 En cuanto se refiere a Efecti.idad de control de materialesU se puede inferir que= el (&V de los encuestados consideran que la efecti.idad est en el orden de los 0FV que corresponde empresarialmente a regular= as mismo el &$V de los encuestados consideran que la efecti.idad es del orden del 30V por una parte y el otro 30V que corresponde a los que no desean opina al respecto= mientras el 3V de los encuestados dicen que si la efecti.idad es al $FFV en el aspecto de control de materiales. D teniendo en cuenta el o#-eti.o general= la consolidacin se resumen en el presente cuadro que se presenta. O4K-&i2' G-*-($/: Esta#lecer la necesidad de implementar un dise@o informtico que permita medir los anlisis de las operaciones de in.entarios y proponer un sistematizar el control de los in.entarios adecuado a su realidad empresarial) TABLA NH 0A DISELO INFORMATICO E INVENTARIOS EMPRESARIAL P(-F) 1 2 3 I*&-(('F$*&-.
8ealidad porcentual de control de in.entarios 5istematizacin control porcentual in.entarios e imagen empresarial Efecti.idad del control de materiales )*+,&D-+" de

A
$/ $0 3

B 21
$4 &$

C 32
&F (&

D 19
$/ $K

E 21
(( &$

12

20

28

17

25

:uenteA Encuesta T A 7A/ 100JG= B EAl 30VG= C EAl 0FVG= D EAl &0VG= E EDesconozcoG

38 GRAFICO N')0A DISELO INFORMATICO E INVENTARIOS EMPRESARIAL

INTERPRETACION) 5e puede inferir a ni.el general= so#re 8ealidadB5istematizacinB Efecti.idadJ que el &4V de los entre.istados consideran que es W8egularX= el &0V de los encuestados a ni.el general dicen no

conocer o simplemente no opinan= el &FV dice que es WEficienteX= mientras el $3V considera que es deficiente y por >ltimos el $&V considera que es Wmuy eficienteX

39

CONCLUSIONES
Despu)s de analizar y o#ser.ar las realidades empresariales= para el control efecti.o de in.entario= se manifest la necesidad de implementar un sistema informtico para el registro de in.entario de los ingresos y egresos que pueda tener el almac)n o depsito de la empresa. A tra.)s del estudio realizado= se detect que el sistema actual era de forma mi?ta manual y computarizado lo que traa como consecuencia que la e-ecucin de las operaciones realizadas sean lentas= tediosas y poco confia#les. El sistema implementado= que me-orara el proceso de registro e in.entario y equipos de computacin que operaran en esta empresa=

40 darn a conocer con e?actitud la cantidad de equipos e?istentes y el status de cada uno de ellos. A tra.)s de la utilizacin de "erramientas como encuestas y entre.istas se determinaron los requerimientos de los usuarios= para luego desarrollar un esquema lgico que permitiera me-orar la eficacia= eficiencia y operati.idad de las funciones= reducir el tiempo de e-ecucin= as como los costos operati.os= desempe@ados. 5e diagnostic= oriento la necesidad de implementacin integral del sistema informtico para el registro e in.entario= para optimizar las la#ores realizadas a la "ora de registrar para el control interno= de tal manera que el operador del sistema con solo indicarle al mismo los reportes que se desean= este realiza la #>squeda automticamente y o#tenga los registros de la #ase de datos. Mediante el proceso de normalizacin de la #ase de datos se pudo o#tener el me-oramiento de la informacin a la "ora de realizar las #>squedas= reportes y almacenamiento. 5e determin la .eracidad de la informacin para e.itar redundancia de los datos. *ara la seguridad e integridad de los datos= se recomienda esta#lecer cla.es de accesos al sistema= los cuales garantizan e.itar correr cualquier tipo de riesgos que puedan surgir por las alteraciones o actualizaciones no permitidas en la informacin.

41 !a imagen empresarial es medianamente aceptada en el mercado comercial= lo que es necesario contar con un programa informtico de >ltima generacin para el control de in.entarios= especialmente de los almacenes de la empresa.

RECOMENDACIONES
5e recomienda a las empresas de la ciudad de *ucallpa la implementacin integral del sistema informtico para el control de sus in.entarios en general= especialmente de los ingresos y egresos de los almacenes= ayudar a resol.er de manera inmediata los pro#lemas actuales. De#e contar la empresa con personal especializado del rea informtico= para dar mayor performance a las operaciones de control en la empresa.

42 5era importante una #anda de sensi#ilizacin al personal de la empresa para dar a conocer la importancia del control de in.entarios que cumple la empresa y .er el ni.el de responsa#ilidad de cada uno de ellos y dar a conocer los reglamentos que de#en cumplir. Es necesario destacar que en la actualidad e?isten muc"os m)todos de almacenamiento de informacin contra todo tipo de da@os al sistema= tanto fsico como lgicos por ello es con.eniente y recomenda#le crear respaldos peridicamente para mantener en resguardo una copia actualizada de la #ase de datos= e.itando as p)rdida de informacin. En lo que se refiere al sistema= es necesario que se "aga un mantenimiento yPo actualizacin en la #ase de datos= para que este pueda arro-ar informacin confia#le. 5e recomienda realizar mantenimiento pre.enti.o a los equipos.

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44

ANEMOS

45

NOTA BIOGRAFICA Depto. 5AN MA8'2N= *ro.. 'A8A*,',= Dist. 'A8A*,',= &(

A+,5', del $K4K= Esc. *rim. 1/FK1= Esc. 5ec. 7,!E+2, NA72,NA! DE DA82NA7,7HA W7NDX= 5uperior UN2 E852DAD A!A5 *E8UANA5 WUA*X= 8AM28E[ :U7H5 !2[.= /044(&K/= H8. 2quitos N /(F Darinacoc"a. 'ra#a-a en el 9AN7, A['E7A DE! *E8U 5.A. *adres HE8MAN 8AM28E[ 'UANAMA=,,$$0$11= Depto. 5AN MA8'2N= *ro.. 'A8A*,',= Dist. 'A8A*,',=

46 9ED2'H :U7H5 A! A= FF$$0$10= Depto. 5AN MA8'2N= *ro.. 'A8A*,',= Dist. 'A8A*,',