Instituto Tecnolgico Superior de Huetamo

INFORME FINAL DE RESIDENCIA PROFESIONAL

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRATIVO

RESIDENTES
NOMBRE

No. CONTROL CARRERA

RODRIGUEZ MARTINEZ JONATHAN

04070045

ISIC

EMPRESA DONDE SE REALIZO

UNIVERSIDAD VICENTE GUERRERO A. C.

ASESORES
EXTERNO
INTERNO

LIC. PEDRO FRANCISCO ALBARRAN ALONSO

ING. ADRIAN ARELLANO GONZALEZ

Huetamo, Mich. Febrero del 2009.

CONTENIDO

Pgina
I. Introduccin

II. Justificacin

III. Objetivos: generales y especficos

IV. Caracterizacin del rea en que particip

V. Problemas resueltos priorizados

VI. Alcances y limitaciones

11

VII. Fundamento terico

12

VIII. Procedimiento y descripcin de las actividades realizadas

22

IX. Resultados

24

X. Conclusiones y recomendaciones

45

XI. Referencias bibliogrficas

47

Anexos

48

I. INTRODUCCIN
Un sistema de base de datos, hoy en da es una necesidad en cualquier empresa, ya que
gracias a ella se realizan una infinidad de procedimientos. Ya que se considera una entidad importante
donde se puede almacenar datos de manera estructurada. Con la finalidad de que los datos puedan
ser administrados por algn usuario.
La Universidad Vicente Guerrero, dio inicio el 7 de octubre del 2002, abriendo inscripciones y
aceptando alumnos, hasta el momento hay algunos alumnos en proceso de titulacin. La ubicacin de
la institucin es Av. Lzaro Crdenas N 1008, en Cd. Altamirano Gro. Donde actualmente tiene a su
cargo un aproximado de 116 alumnos, y con el personal capacitado para el beneficio de los alumnos
ya que su lema es Excelencia Acadmica Educacin del Siglo XXI.
La institucin cuenta con polticas en el mbito (financiero y datos personales del alumno),
pero por motivos de confidencialidad no se puede dar a conocer, ya que es una institucin privada.
Anteriormente la Universidad Vicente Guerrero, no contaba con ningn sistema de ayuda para
el manejo de la informacin, para llevar el control y automatizacin de la institucin. Sin embargo
surge una necesidad muy importante, la cual consiste en implementar un software que nos permita
llevar el Control de las Licenciaturas, Docentes, Alumnos, Semestres, Materias, Pagos y
Calificaciones.
El sistema con el que contaban anteriormente para llevar el registro de un alumno y sus
calificaciones, al momento de registrarse en la institucin, se hace de manera manual en una
computadora, las operaciones que realiza el administrador son las siguientes:

Llenado de una ficha de Inscripcin. (registra el alumno, despus borra los datos para
reutilizar el mismo formato).

Comprobante de pago de Inscripcin. (registra el alumno, despus borra los datos para
reutilizar el mismo formato).

Comprobante de pago de Colegiaturas. (registra el alumno, despus borra los datos para
reutilizar el mismo formato).

Calificaciones de Boletas, Actas de Evaluacin y Kardex. (lo hacen verificando las

calificaciones entregadas por los docentes, y manualmente hacen el llenado de las Boletas,
Actas de Evaluaciones y Kardex).

Para cubrir la necesidad que tiene la institucin se crea el SCEA (Sistema de Control Escolar
Administrativo), con la finalidad de administrar y controlar la informacin, desde almacenar hasta crear
los reportes utilizados por la institucin. Permitiendo de esta manera mayor rendimiento en el trabajo
de usuario final. En este caso el administrador que realiza todas estas operaciones es el
Departamento de Servicios Escolares. Por lo que se considera que ella junto con el Jefe del rea de
Control Escolar de la institucin, son los nicos usuarios finales que existirn en el sistema, ya que
ellos son los nicos miembros encargados de esta rea, y por lo tanto tienen mayor conocimiento
referente a este tipo de operaciones.

Este software es elaborado en un lenguaje de programacin que se trata de Borland C++

Builder en su versin 6, adems el uso de un Gestor de Base de Datos MySQL, el cual nos permite
crear una Base de Datos donde nos almacena la informacin. Tambin fue necesario implementar un
Conector entre el lenguaje de programacin y el Gestor de Base de Datos, tratndose de MySQL
Connector ODBC en su versin 3.5.

II. JUSTIFICACIN
Anteriormente la Universidad Vicente Guerrero, realiza las Fichas de Inscripcin,
Comprobante de Pago de Inscripcin y Colegiatura, adems de la Boletas de Calificaciones, Actas de
Evaluacin y Kardex de manera manual, por lo que no se cumple de manera satisfactoria una de
tantas necesidades con las que cuenta la institucin, por ello es necesario la implementacin de un
nuevo software, el cual cumpla con el objetivo primordial que se requiere para el control de dicha
informacin, permitiendo mayor comodidad y confiabilidad en la informacin que se maneja.
El SCEA (Sistema de control Escolar Administrativo), se elabor con la finalidad de ahorrar
tiempo y trabajo especficamente en el Departamento de Servicios Escolares de la institucin, ya que
es ah donde se llevan a cabo las diferentes operaciones del manejo de la informacin de los alumnos
y sus calificaciones, y de esta manera facilitar el uso de Fichas de Inscripcin, Recibos de Pagos,
Boletas de Calificaciones, Actas de Evaluacin y Kardex.
Las Fichas de Inscripcin y Recibos de Pagos son de suma importancia en la institucin, ya
que cada vez que se inscribe realiza un pago de colegiatura el alumno, el operador no tendr que
borrar los datos del alumno que registro anteriormente para volver a utilizar el mismo formato.
Los reportes de calificaciones como son Boletas, Actas de Evaluacin y Kardex, no tendrn
que estar guardando los formatos de calificaciones de cada alumno. Ya que gracias a este nuevo
software las operaciones sern mucho ms fciles y rpidas, ya que con este sistema ser ms
eficiente realizar todas estas operaciones, lo que motivar al usuario, adems de que con este
sistema la institucin tendr una imagen ms a la vanguardia. Otra de las razones por la que se
decide elaborar este software, es con la idea de que la informacin sea clara, concisa y libre de
errores, permitiendo adems mayor seguridad en el manejo de la informacin.
Anteriormente no se tena la seguridad adecuada en los datos, puesto al ser llenado los
formatos de manera manual, y ser guardados en archiveros, se tena el pendiente de que algn da
por motivos de descuidos, estos expedientes desaparecieran de la institucin. Ahora con el uso de
este nuevo software se tendr mayor confiabilidad en los datos.
Con el uso del Sistema de Control Escolar Administrativo, el operador podr hacer el respaldo
de la Base de Datos, sin la necesidad de contratar una persona especializada, y la institucin se
estara ahorrando dinero y tiempo. Son algunas de las ventajas que tendran la institucin y el
operador al implementar este software. Adems que tiene un diseo amigable para el usuario, y es
muy sencillo de utilizar.

III. OBJETIVOS: GENERALES Y ESPECFICOS

General

Elaborar un Sistema de Control Escolar Administrativo para la Universidad Vicente Guerrero

A.C. en donde se registre todas las calificaciones de los alumnos, dicho sistema tambin
administrar las colegiatura de los alumnos que estudian en la institucin. El sistema emitir
reportes de Ficha de Inscripcin, Pagos de Colegiaturas, Boletas de Calificaciones, Acta de
Evaluacin y Kardex. Logrando as agilizar las operaciones mediante un sistema
computarizado, para que la informacin pueda ser administrada y controlada de forma
automatizada por el usuario final.

Especficos
Registrar las Licenciaturas de la institucin.
Llevar el registro de los Docentes que estn laborando en la institucin.

Controlar las calificaciones de cada alumno.

Generar reportes de Ficha de Inscripcin y Pagos de inscripcin reinscripcin, de cada
alumno en particular.

Emitir reportes de Boleta de Calificaciones, Acta de Evaluacin y Kardex, de cada alumno que
est estudiando en la institucin.
Registrar los semestres de cada Licenciatura.
Registrar las materias de cada Licenciatura.

IV. CARACTERIZACIN DEL REA EN QUE PARTICIP

La Universidad Vicente Guerrero A.C. fue fundada el 07 de Octubre del ao 2002,
asignndose un registro en la SEG, obteniendo la clave: 12PSU0066Z, ubicndose en Av. Lzaro
Crdenas No. 1008 en Cd. Altamirano Gro. Donde actualmente se encuentra atendiendo un promedio
de 163 alumnos y con un personal capacitado para el beneficio de los alumnos, ya que su lema es
Excelencia Acadmica Educacin del Siglo XXI.
Actualmente la Universidad Vicente Guerrero A.C. esta dirigido por:

Rector: LIC. Daniel Vega Campos.

Jefe del rea de Control Escolar: PROFR. Jorge Luis Andrade Lazos.

INTRODUCCION DE LA UNIVERSIDAD VICENTE GUERRERO A.C.

La Universidad Vicente Guerrero A.C. tiene la firme VISION de ser, en una dcada, la
Institucin lder de educacin superior en el Estado de Guerrero con tica, calidad, prestigio y
reconocimiento, haciendo uso de los recursos cientficos y tecnolgicos de punta, con un crecimiento
planificado y personal docente de alto nivel acadmico.
La Universidad Vicente Guerrero A.C. tiene como MISION, formar a profesionistas
competentes que sean capaces de disponer del potencial de sus recursos humanos y materiales con
un alto sentido social, a fin de generar, aplicar y acrecentar el conocimiento cientfico y tecnolgico,
para contribuir al desarrollo sustentable de la regin, del estado y del pas, a travs de la
investigacin, extensin y difusin del conocimiento y la cultura.
Se ofertan cinco Licenciaturas que son:
Ciencias de la Comunicacin.
Ciencias de la Educacin.
Contadura Pblica.
Informtica.
Psicologa.
Cuenta con una planta de 24 docentes, que brindan el servicio educativo a 163 alumnos en
dos modalidades de estudio que son la Escolarizada y Semi-Escolarizada. Tiene 12 grupos en el
sistema Escolarizado y 9 en el sistema Semi-Escolarizado.

Se trabajan talleres opcionales que son:

Msica.
Danza.
Tecnologa Educativa, entre otros.
Actualmente han egresado 68 profesionistas de las generaciones 2002 y 2003. Y en fecha
prxima reciente, habrn de graduarse 33 profesionistas ms de la generacin 2004-2009. Se han
titulado 23 egresados y 14 ms estn programados para la sustentacin profesional en los meses de
febrero y marzo del 2009.
La Universidad Vicente Guerrero A.C. contribuye da con da al desarrollo armnico, educativo
y profesional sustentable de la Tierra Caliente del Estado de Guerrero, parte Sur del Estado de Mxico
y Regin Oriente del Estado de Michoacn.
AREA EN QUE SE PARTICIPO
La Universidad Vicente Guerrero A.C. cuenta con un espacio dedicado al rea Administrativa,
en donde se llevan a cabo diferentes actividades Administrativas y Escolares como son:

Internas Cotidianas
Asistencia del personal, docentes y alumnos.
Cobro de Colegiaturas.
Pago a Maestros.

Externas Cotidianas
Pago de servicios: Luz, Telfono, etc.
Pago de Impuestos: Estatales y Federales, IMSS, SAR, INFONAVIT.

Internas Espordicas
Rendicin mensual de Estadsticas a INEGI.
Seguimiento de Servicio Social (Interno y Externo)
Seguimiento de Egresados.
Tramites de titulacin (Seminarios, Exmenes Recepcionales y Ttulos).

Reportes de Evaluacin a la SEG.

Entrega de Boletas a alumnos.

Coordinacin Interinstitucional
Actividades de participacin social-comunitaria (de tipo Cvico y Cultural).
Actividades de difusin y promocin para la captacin de alumnos.
Exactamente fue en el rea Administrativa de la Institucin, con la que se presento mayor

comunicacin, puesto de que ella es la que maneja todos los archivos de los alumnos como son
Fichas de Inscripcin, Comprobante de Pagos y Reportes de Calificaciones, y por lo tanto tiene mayor
conocimiento en ese ambiente.

Figura 1.- Croquis de la Universidad Vicente Guerrero A.C.

El rea Administrativa de la Universidad Vicente Guerrero A.C. fue exactamente el rea en

donde se llevo a cabo el proyecto de residencia, el cual fue asignado por el Jefe del rea de Control
Escolar, en apoyo del Rector de la Institucin.

V. PROBLEMAS RESUELTOS PRIORIZADOS

Al observar al usuario como manejaba anteriormente la informacin de la institucin, se
detectaron varios problemas que fueron las siguientes:
1.- Uso inadecuado de la informacin.
Para que el usuario haga todas las operaciones que se requieren necesarias en su trabajo, lo
tienen que hacer manualmente en una computadora, y le es muy tedioso llevarlo a cabo, ya que la
forma en que llena los formatos de Fichas de Inscripcin, Comprobante de Pagos y reporte de
calificaciones, no es la adecuada, ya que el usuario final cuando registraba a un alumno, tena que
borrar los datos ya registrados para volver a utilizar el mismo formato.
Gracias al Sistema de Control Escolar Administrativo, el llenado de los formatos es muy fcil,
ya que al momento de registrar un alumno, se borran los datos de los campos, para as mismo volver
a registrar otro alumno. Adems el sistema imprime la Ficha de Inscripcin de forma automtica,
ahorrando al usuario final en tener que imprimir el formato. En el sistema existen los mdulos que
utiliza cada formato (Ficha de Inscripcin, Comprobante de Pago Y Reportes de Calificaciones).
2.- Dificultad en la manera de administrar los datos.
Este problema se obtiene ya que en el rea Administrativa, no se tiene un buen control de las
operaciones que el usuario realiza, ya que la informacin que maneja dicha institucin es muy
extensa, y por motivos de descuido de cansancio se cometen algunos errores en la captura de los
datos de los alumnos.
Este problema fue resuelto ya que el sistema tiene la ventaja de corregir los datos de forma
rpida, ya que la informacin esta almacena en la base de datos, adems el usuario ahorra tiempo y
el esfuerzo es menor, ya que el sistema es fcil de manejar.
3.- Acceso tardo a la consulta de los datos.
Este problema se presenta muy a menudo, debido a la mala organizacin ya que la
informacin recabada es muy extensa, y hacer este tipo de consultas es muy tardado para el
operador.
El Sistema de Control Escolar tiene la prioridad, de poder tener acceso a todos los datos
almacenado en la dase de datos. Ahorrndole al operador tiempo y esfuerzo.

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En forma general el sistema le ayudara al usuario final a realizar todas aquellas operaciones,
que realizaba de manera manual, pero ahora de forma automatizada, permitindole seguridad en los
datos y agilidad en los procesos, sin temor a equivocarse.
4.- Generacin de informacin en archivo muerto.
Este problema se presentaba en la institucin, debido a la documentacin intensa que se
llevaba en el manejo de los datos de los alumnos, ya que la informacin tena que ser almacenado en
archiveros. A veces por cuestiones de descuido se extraviaba la informacin o se maltrataba.
Gracias al sistema propuesto, la informacin es ms fcil y segura de administrar y controlar
todas las operaciones que realizaba el usuario final.
5.- Tiempo y gestin en los procedimientos de las inscripciones.
El procedimiento que se lleva en el manejo de las fichas de inscripcin, se presentaba muy
inadecuado, porque al momento de inscribir un alumno el operador tena que borrar los datos para
volver a utilizar el mismo formato, todo esto se haca de forma manual en una computadora. Todo este
procedimiento consuma mucho tiempo, y era un poco desgastante para el operador cuando haba
varios alumnos por inscribirse.
Todo este procedimiento se resolvi con el Sistema de Control Escolar, ya que el operador no
tiene que estar borrando los datos de los formatos, ni estar configurando la hoja de impresin. Ya que
el sistema tiene el formato listo para imprimirse.
6.- Tiempo y esfuerzo en los procedimientos de las calificaciones.
El procedimiento en las calificaciones era muy tedioso ya que tena que hacer tres tipos de
formatos que son: Boletas de Calificaciones, Acta de Evaluacin y Kardex, y la forma en cmo los
llenaba era un poco inadecuado, ya que llenaban el formato de acta de evaluacin, para despus
llenar la boleta de calificaciones y por ltimo el Kardex. Esto les ocasionaba mucha prdida de tiempo
y esfuerzo, para el rea Administrativa.
Este problema fue resuelto ya que en el sistema se encuentra un modulo de calificaciones, en
donde se capturan las calificaciones de cada alumno, y una vez capturadas se llenan
automticamente los reportes de Boleta de Calificaciones, Acta de Evaluacin y Kardex.
7.- Tiempo y gestin en los procedimientos de pagos de colegiaturas.
Este problema fue resuelto por el sistema, ya que el operador no tiene que estar borrando la
informacin del formato de pagos de colegiaturas de cada alumno. Ya que dentro del sistema se
encuentra un modulo de pagos, la cual le ayuda al operador a registrar los pagos de cada alumno de
forma rpida ya que el formato ya est listo para imprimirse y el operador no tiene que estar
configurando la hoja de impresin.

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12

VI. ALCANCES Y LIMITACIONES

Alcances.
El sistema que se desarroll mediante el transcurso de las residencias profesionales, que
tena un periodo de 5 meses, los alcances que tuvo el sistema son los siguientes:
Registrar las Licenciaturas de la institucin.
Llevar el registro de los Docentes que estn laborando en la institucin.
Controlar las calificaciones de cada alumno.
Generar reportes de Ficha de Inscripcin y Pagos de inscripcin reinscripcin, de cada
alumno en particular.
Emitir reportes de Boleta de Calificaciones, Acta de Evaluacin y Kardex, de cada alumno que
est estudiando en la institucin.
Registrar los semestres de cada Licenciatura.
Registrar las materias de cada Licenciatura.

Limitaciones.
Algunas de las limitaciones que presenta el sistema son las siguientes:
El Sistema propuesto, es un sistema centralizado, solamente puede estar operando en una
computadora.

La maquina en donde se instalara el sistema, tiene que ser S.O. Windows XP y Windows
vista.
Para que el sistema trabaje eficientemente, la computadora tiene que tener los siguientes
requerimientos como mnimo:
o

Procesador de 1.8 Ghz.

Disco Duro de 20 GB.

Memoria RAM de 256 MB.

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 Incorporar un mtodo de encriptamiento por falta de tiempo.

VII. FUNDAMENTO TERICO
1. Base de Datos.
Para comenzar a elaborar el Sistema de Control Escolar, se busco un concepto que pudiera
ser entendido, por personas que no tienen conocimiento en que es una base de datos, en lo particular
pareci ms entendible el siguiente: es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de
manera estructurada, con la menor redundancia posible, con la finalidad que los datos puedan
ser utilizados por algn usuario.
2. Gestor de Base de Datos.
Para realizar el sistema se tuvo que usar el MySQL, el cual es un gestor de base de datos, en
el cual se crea la base de datos y se puede agregar, acceder y procesar informacin en la misma. Se
ha considerado que el MySQL es un sistema de gestin de base de datos relacional, y que se
caracteriza a muy grandes rasgos por disponer que toda la informacin debe estar contenida en
tablas, y las relaciones entre datos deben ser representadas explcitamente en esos mismos datos.
Esto aade mayor velocidad y flexibilidad.

Figura 2.- Logotipo de gestor de base de datos MySQL.

MySQL se puede descargar desde internet y usarlo sin hacer ningn tipo de pago ya que usa
el GPL (Licencia Publica General) y de esta manera definir que se puede y no hacer con el software
en diferentes situaciones, por esta razn cualquier persona puede estudiar el cdigo fuente y de este
modo cambiarlo y adecuarlo a sus principales necesidades.
Hoy en da MySQL es muy rpido, confiable y robusto y fcil de usar tanto para informacin
muy grande o pequea. MySQL ofrece un rico y muy til conjunto de funciones, la conectividad,
velocidad y seguridad hace de MySQL altamente conveniente para accedes a bases de datos.

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Cada columna en una tabla est hecha de un tipo de datos. Hay tres tipos generales de datos:
tipos numricos, tipos de fecha y hora y tipos de cadenas de caracteres. En los siguientes ejemplos se
muestran los tipos de datos ms usados comnmente. Donde el tamao mximo de despliegue es
255.
INT.- Un entero de tamao normal. El rango con signo es -2147483648 a 2147483648. El
rango sin signo es 0 a 4294697295. Ejemplo:
FLOAT.- Un numero de punto flotante de precisin simple. No puede ser sin signo. Se
permiten valores entre -3. -3.402823466E+38 y -1.175494351E-38.
Los nmeros de punto flotante estn hechos para ser muy precisos. Si se especifica
FLOAT(6,2), entonces se permitirn seis nmeros a la izquierda del punto decimal y 2 a la derecha.
DATE.- Una fecha. El rango soportado es 1000-01-01 a 9999-12-31, MySQL despliega las
fechas en formato YYYY-MM-DD, pero permite asignar valores a columnas DATE usando cadenas o
nmeros. Ejemplo: today DATE.
TIME.- Este rango es -838:59:59 a 838:59:59. MySQL despliega las horas en formato
HH:MM:SS, pero permite asignar valores para columnas TIME usando cadenas o numero. Ejemplo:
now TIME.
CHAR.- Son cadenas de caracteres de longitud fija a la que se aade espacios a la derecha,
hasta llegar a la longitud que se especifico. El tamao mximo es de 255 caracteres. Ejemplo:
CHAR(50);
VARCHAR.- Como el nombre sugiere estas cadenas son de longitud variable. Todos los espacios
extra se removern cuando el valor sea almacenado en la base de datos. Esto es importante cuando
se tiene espacio limitado en el disco duro, pero puede ser un problema de velocidad. Puede perder
hasta 50% de velocidad de su base de datos por usar estas cadenas. La explicacin es que en
realidad se carga la longitud mxima y guarda todo en memoria. Esto puede causar un retraso en el
desarrollo. La longitud mxima es de 255 caracteres. Ejemplo: nombre VARCHAR(50);

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3. Comandos de Base de Datos (SQL).

Existe dos tipos de comandos SQL:
DLL.- Nos permite crear y definir nuevas bases de datos, campos e ndices.
o

CREATE.- Utilizado para crear una nueva tabla o base de datos

DROP.- Empleado para eliminar tablas o base de datos

ALTER.- Utilizado para modificar las tablas agregndole campos cambiando la

definicin de los campos.

DML.- Nos permite generar consultas para ordenar, filtrar y extraer datos de la base de datos.

SELECT.- Utilizado para consultar registros de la base de datos.

INSERT.- Utilizado para cargar lotes de datos en la base de datos.

UPDATE.- Empleado para modificar los valores de los campos y registros.

DELETE.- Utilizado para eliminar registros de una tabla.

COMANDOS DLL
o

CREATE

Para crear una base de datos en MySQL, primeramente se tiene que observar que los
comandos de MySQL finalizan con un punto y coma (;).
Creamos una base de datos llamada uvg. Para crearla debemos escribir:
mysql> create database uvg;
Para comenzar a usar la base de datos se escribe:
mysql> use uvg;
Ahora se ha creado la base de datos uvg, en ese momento se encuentra lista para agregarle
las tablas que sern necesarias, cuando se crean las tablas, se especifican las columnas y sus tipo de
datos.
Se muestra el ejemplo de cmo se crea una tabla dentro de la base de datos.
mysql> CREATE TABLE USUARIOS(nombre varchar(15), password varchar(5), primary
key(nombre)) type=InnoDB;
o

DROP

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Para eliminar alguna tabla de la base de datos es necesario verificar, cual de ella es la que se
quiere eliminar, pues muchas veces se elimina la que no se deseaba, a continuacin se muestra la
forma en cmo se elimina una tabla por completo de la base de datos.
mysql>DROP TABLE USUARIOS;
o

ALTER

Para alterar alguna tabla de la base de datos es necesario verificar, cual es para que no haya
algn error, ya que esta instruccin cambia la definicin de los campos, a continuacin se muestra un
ejemplo de cmo podemos cambiar el nombre de la tabla usuarios por el nombre de personas.
mysql>ALTER TABLE PERSONAS RENAME USUARIOS;

COMANDO DML
o

SELECT

La instruccin select se utiliza para mostrar el contenido de una tabla o varias tablas, a
continuacin se muestra un ejemplo de cmo utilizar este comando.
mysql>SELECT * FROM USUARIOS;
Con esta instruccin nos mostrara toda la informacin que contiene la tabla USUARIOS.
mysql>SELECT * FROM USUARIO WHERE NOMBRE=JONATHAN;
Con esta instruccin solamente mostrar la informacin de JONATHAN.
o

INSERT

Para insertar datos a la tabla USUARIOS que se ha creado en la base de datos uvg, se tiene
que especificar en cual tabla se va insertar el valor, la sintaxis es la siguiente:
mysql>INSERT INTO USUARIOS VALUES(JONATHAN,12345);
o

UPDATE

Para modificar los datos de la tabla USUARIOS la sintaxis es la siguiente:

mysql>UPDATE

USUARIOS

SET

NOMBRE=JONA,

PASSWORD=54321

WHERE

NOMBRE=JONATHAN;
Con esta instruccin estamos cambiando los datos de JONATHAN, puesto que ahora es
JONA.
o

DELETE

En cambio cuando solo se quiere eliminar el contenido de una tabla, entonces se tiene que
teclear la siguiente sintaxis.
mysql>DELETE FROM USUARIOS;

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Y de esta forma el contenido de la misma se elimina por completo y la tabla queda para
despus volver a ser llenada con informacin nueva.

4. Software de Aplicacin (C++ Builder).

Figura 3.- Interfaz del Lenguaje de Programacin C++ Builder.

C++ Builder fue el lenguaje de programacin que se uso para el desarrollo del proyecto de
residencias, no hubo muchos problemas ya que lo que se utiliz en el sistema fue lo bsico, y que
anteriormente fue aprendido en el transcurso de semestres anteriores, en lo que se batall fueron en
los reportes de calificaciones como son Boletas, Actas de Evaluacin y Kardex, dichas dudas se
investigaron y se saco adelante todo el trabajo.
C++ Builder es una aplicacin Windows que proporciona un entorno de trabajo visual, para
construir aplicaciones Windows, que integra distintos aspectos de la programacin en un entorno
unificado o integrado. La integracin y facilidad del manejo hace que sea una herramienta
indispensable para el desarrollo rpido de aplicaciones.
A continuacin se muestra el entorno que nos ofrece C++ Builder, en el se apreciara lo
siguiente: en la parte superior se coloca la ventana principal, que contiene el men principal, la barra
de herramienta a la izquierda y la paleta de componentes a la derecha. Debajo de la ventana principal,
y a la izquierda se coloca el inspector de objetos. A la derecha del inspector de objetos, est el rea de
trabajo de C++ Builder, que inicialmente muestra el diseador de formularios, y atrs aparece el editor
de cdigo.

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Figura 4.- Entorno principal del lenguaje de programacin C++ Builder.

La ventana principal de C++ Builder cuenta con el men principal, la barra de herramientas y
la paleta de componentes.
Men principal

Barra de herramientas

Paleta de componentes

Figura 5.- Ventana principal del lenguaje de programacin C++ Builder.

El men principal es el que permite acceso a todas las operaciones y posibilita la
configuracin del programa, tambin cuenta con una barra de herramientas, que nos permite un
acceso rpido a las operaciones que se realizan con mayor frecuencia, adems nos ofrece una paleta
de componentes, que nos ayuda en agrupar los componentes que pueden incluirse en las
aplicaciones.

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Los componentes son elementos genricos con una finalidad muy concreta, cuya nica
finalidad es la reutilizacin. Cada uno de ellos est destinado a realizar una tarea tpica. Son muchos
tipos de componentes que nos ofrece la paleta de componentes pero solo mencionare algunos, que
fueron los que utilice en el sistema y son los ms conocidos.
Standard.- Incluye los componentes comunes y ms habituales de los programas Windows.

Additional.- Los componentes de esta pestaa son controles especializados propios de C++
Builder.

Win32.- Componentes de cuadros de dilogos propios de Windows 95/NT.

System.- Esta pestaa incluyen controles muy especializados para interaccin con el sistema.

Data Access.- Componentes especializados para el acceso a la base de datos.

Data Controls.- Componentes especializados para acceso a la base de datos.

DBE.- Componente para el uso de tablas, consultas y base de datos, muy comn para
conectar las bases de datos.

QReport.- Componentes para disear rpidamente reportes e informes.

El inspector de objetos se encarga de cambiar las propiedades de los objetos que forman la
aplicacin y seleccionar los eventos a los que deben responder la aplicacin.

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Figura 6.- Inspector de objetos que aparece en el entorno de C++ Builder.

El diseador de formularios es una ventana cuadriculada sobre el que se disponen los
componentes para disear las ventanas que formaran la aplicacin.

Figura 7.- rea de trabajo donde se desarrollan las aplicaciones de C++ Builder.
El editor de cdigo es un editor de texto multiventana para ver y editar el cdigo de las
aplicaciones.

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Figura 8.- Editor de cdigo de C++ Builder, es donde se desarrolla el sistema.

Las propiedades son los elementos del componente que configuran su aspecto y controla su
comportamiento. Muchos componentes tienen propiedades en comn, por ejemplo, todos los
componentes visuales tienen las propiedades Top y Left que controlan la posicin del componente en
el formulario tanto en tiempo de diseo como en el tiempo de ejecucin.
Los mtodos son funciones asociadas al componente que puede invocarse para que el
componente realice distintas acciones, por ejemplo, los componentes visuales tienen un mtodo
llamado Show() para mostrarlos y otro llamado Hide() para ocultarlo.
Un evento es cualquier suceso que puede ocurrirle a un componente (movimiento de mouse,
pulsacin de algn botn del mouse, pulsacin de una tecla del teclado, desplazamiento de una
ventana, etc.) que puede condicionar el comportamiento y apariencia del programa. Un evento es
manejado mediante los gestores o manipuladores de eventos.
Ahora despus de que se ha explicado el gestor de base de datos de MySQL y el lenguaje de
base de datos C++ Builder, que se ha utilizado en la creacin del Sistema de Control Escolar
Administrativo, para la Universidad Vicente Guerrero A.C. tambin se debe especificar, que fue
necesario realizar la conexin de la base de datos entre el gestor de base de datos y C++ Builder, y
esto fue posible gracias al conector de base de datos ODBC.

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5. Software de Aplicacin (Connector/ODBC).

Figura 9.- Nombre del conector que se ha utilizado (ODBC).

La conectividad abierta de la base de datos (ODBC), es una interfaz de uso programacin
extensamente aceptado para el acceso de la base de datos. Se basa en la especificacin del interfaz
y el lenguaje de interrogacin estructurado en las aplicaciones SQL como su lengua del acceso de
base de datos.
ODBC (Open Database Connectivity Conectividad abierta de la base de datos), ofrece una
interfaz para poder interactuar con las bases de datos, ya que dicha interfaz es ampliamente usada,
para la programacin de aplicaciones de acceso a bases de datos. La idea del ODBC, es que una
misma aplicacin pueda acceder a diferentes manejadores de la base de datos, es decir, que un
mismo programa pueda usarse como MySQL, PostgreSQL, Oracle etc.
El requisito bsico para usar el ODBC es tener el controlador (driver), apropiado para la base
de datos que se vaya a utilizar, en el caso de la base de datos de MySQL, tal controlador es llamado
Connector/ODBC, y se puede obtener de manera gratuita

del sitio web de MySQL, el

Connector/ODBC se conoce tambin como MyODBC.

6. Software de Aplicacin (InstallShield).

Figura 10.- Nombre del Instalador que se implemento.

El InstallShield es un popular programa de instalacin para Windows de Macrovisin
Corporation. Installshield fue uno de los primeros programas comerciales que se ha desplegado y
utilizado para instalar cientos de millones de aplicaciones en todo el mundo. Permitiendo crear
instaladores para varios lenguajes de programacin.

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7. VIII. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Se ordenaron las actividades de acuerdo a los requerimientos previos que se obtuvieron de
las entrevistas realizadas, tomando en cuenta la prioridad de cada una de ellas y las actividades
quedaron de la siguiente manera:
Anlisis y Definicin de los Requisitos.
Diseo del Proyecto.
Codificacin y Construccin del Software.
Instalacin.
Evaluacin y Pruebas del Cliente.
1.- Anlisis y Definicin de los Requisitos.
Dentro de este punto se analizo las herramientas que habran de utilizarse, mediante una
entrevista que se le realiz a la institucin. Donde se define el desarrollo e implementacin del
sistema. Se define el alcance total del sistema as como los requisitos para su desarrollo. Tambin se
le dio nombre al proyecto de residencias profesionales llamado Sistema de Control Escolar
Administrativo, que fue otorgado por el Jefe del rea Administrativa.
De esta manera y mediante un anlisis se verifica la viabilidad tanto del proyecto, as como el
tiempo de desarrollo, que se implementara el sistema. Las actividades que se realizaron en este
procedimiento fueron las siguientes:

Se realizo una entrevista para conocer las necesidades de la institucin.

se defini el nombre del proyecto.

Se implemento los anlisis y requerimientos del sistema.

2.- Diseo del Proyecto.

En esta actividad se estableci la estructura que tendra el sistema, como son los mdulos y
las vistas. A dems al elaborar esta actividad no fue tan fcil ya que se tuvo que investigar, la
utilizacin de un nuevo software que me permitiera realizar diseos de vistas, con las que el usuario
final tendra que interactuar. Dicho software es de la paquetera Adobe y se trata especficamente de
PhotoShop.

24

Las actividades que se realizaron fueron las siguientes:

Los mdulos que tendra el sistema.

La creacin de la base de datos.

El diseo de las vistas del sistema.

3.- Codificacin y Construccin del Software.

Dentro de esta actividad se implemento la base de datos que fue creado gracias a una
herramienta case, que se denomina PowerDesigner. Tambin se eligi el lenguaje de programacin
que se tena que implementar. Y se escogi el lenguaje de programacin C++ Builder, ya que nos
permite de una manera ms fcil, la utilizacin de los reportes, a dems los grficos que maneja son
muy amigables para el usuario final.
4.- Instalacin.
En esta actividad se utiliz un nuevo software, que me permitiera crear un setup, para as
mismo poder instalar el Sistema de Control Escolar Administrativo, en cualquier equipo de cmputo. El
software que se utilizo es el InstallShield.
5.- Evaluacin y Pruebas del Cliente.
Se procede a realizar las pruebas correspondientes, bajo la supervisin del Jefe del rea de
Control Escolar y tambin del asesor externo.

25

IX. RESULTADOS
En base a los conocimientos adquiridos en la carrera, aplique la ingeniera de software, para
obtener los resultados que tendra el sistema. Aplicando el modelo de cascada que es uno de los
modelos que ms se aplican en la actualidad. Las fases del modelo en cascada son las siguientes:
Anlisis de Requisitos.
Diseo del Sistema.
Diseo del programa.
Codificacin.
Pruebas.
Implantacin.
1.- Anlisis de Requisitos.
En esta actividad se logr rescatar todo lo necesario para tener una idea previa, de las
actividades que realiza el personal de la Universidad Vicente Guerrero A.C. en el cual se desarrolla el
proyecto de residencias profesionales.
La primera actividad que se desarroll fue una entrevista, para conocer las necesidades que
tena la institucin, esta actividad fue de mucha importancia ya que la institucin careca de muchas
cosas, pero tenan una necesidad primordial, que era la elaboracin de un sistema de control escolar,
ya que todas las operaciones que realizaban, lo hacan de forma manual. De acuerdo con el Jefe del
rea de Control Escolar, se le dio un nombre al proyecto que fue Sistema de Control Escolar
Administrativo, y se dieron a conocer las limitaciones que tendra el sistema.
El resultado que obtuvo la entrevista fue, la informacin que maneja la Universidad Vicente
Guerreo A.C., que fue la siguiente:

26

Figura 11.- Formato de Ficha de Inscripcin.

Figura 12.- Se muestra las claves de las Licenciaturas y sus Nombres.

27

Figura 13.- Comprobante de Pago de Colegiatura y es el mismo formato para Pagos de

Inscripcin y Reinscripcin.

Figura 14.- Formato de Boletas de Calificaciones.

28

Figura 15.- Formato de Acta de Resultados de Evaluacin

29

Figura 16.- Formato del Kardex de Calificaciones.

30

 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA ACTUAL.

Figura 17.- Diagrama de Flujo del sistema actual de forma general.

31

2.- Diseo del Sistema.

Fue muy importante haber realizado la entrevista, porque gracias a esto se dio una idea de
cmo quedara estructurado cada uno de los mdulos en el sistema, se complico un poco ya que la
institucin, no tena un conocimiento previo de lo que realmente quera que hiciera el sistema. Pero
con la informacin otorgada por el rea Administrativa de la institucin, se fueron mostrando como
quedara estructurado el sistema.
Ya estructurados los mdulos, y teniendo la autorizacin de la institucin el sistema estara
estructurado de la siguiente manera:

Usuarios

Licenciaturas.

Docentes.

Alumnos

Inscribir Alumno.

Actualizar Alumno.

Consulta General de Alumno.

Registrar Alumno.

Reinscribir Alumno.

Pagos.

Calificaciones.

Boletas.

Actas de Evaluacin.

Kardex.

Regularizacin.

3.- Diseo del Programa.

En esta actividad se estableci la estructura interna que tendra el sistema, y tambin como
tena que funcionar de forma general, para esto se realizaron 4 etapas importantes que fueron las
siguientes:
Diseo del modelo conceptual del sistema.
Diccionario de Datos.

32

 Diseo fsico del proyecto y la creacin de la base de datos, utilizando la herramienta

PowerDesigner.
Elaborar un diagrama de flujo muy general, para mayor comprensin para la
NOMBRE DEL USUARIO
CONTRASEA
TIPO
institucin y del sistema.

NOM_USUA
PASSWORD
TIPO

VARCHAR
VARCHAR
CHAR

20
20
15

PK

CLAV_CAR
NOM_CAR
ABREVIADO

CHAR
VARCHAR
VARCHAR

14
40
5

PK

CHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
CHAR

15
40
40
40
15
9

PK

CHAR
VARCHAR

8
40

PK

MODELO CONCEPTUAL
CLAVE DE LA CARRERA
NOMBRE DE LA CARRERA
ABREVIATURA DE LA CARRERA

USUARIOS
RFC
NOMBRE DEL DOCENTE
PROFESION
DIRECCION
TELEFONO
SEXO

RFC
NOM_DOC
PROFESION
DIRECCION
TELEFONO
SEXO
CARRERAS

CLAVE DE LA MATERIA
NOMBRE DE LA MATERIA

CLAV_MAT
NOM_MAT
DOCENTES
MATERIAS
MATERIASXALUMNO

33

ALUMNOS
INSCRIPCIONES

CLAVE DE LA MATERIA
CVE DEL ALUMNO
CLAVE DEL SEMESTRE
CALIFICACION ORDINARIO
LETRA DE LA CALIFICACION
ACREDITADO
CICLO DE ESCOLARIDAD
FECHA
NIVELACION
CLAVEDE
DEL
ALUMNO
CALIFICACION
NIVELACION
CLAVE DELDE
SEMESTRE
LETRA DE CONDONACION
LA CALIFICACION DE NIV.
FECHA DEL EXTRAORDINARIO
CALF. DE EXTRAORDINARIO
LETRA DE LA CALF. DEL EXTRA.
FECHA DEL ESPECIAL
CALIFICACION DEL ESPECIAL
LETRA DE LA CALF. ESPECIAL

CLAV_MAT
CVE_ALUMNO
CLAV_SEM
CALFICACION
LETRA
ACREDITADO
CICLO_ESCO
FECHA1
CVE_ALUMNO
CALIF1
CLAV_SEM
LETRA1
CONDONACION
FECHA2
CALIF2
LETRA2
FECHA3
CALIF3
LETRA3

CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR

8
5
3
2
10
3
10
105
23
1011
10
2
10
10
2
10

PK
PK
FK

PK
PK

34

SEMESTRE
CLAVE DEL SEMESTRE
NOMBRE DE LA MATERIA
CLAVE DEL ALUMNO
GRADO
CLAVE DE LA CARRERA
GRUPO DE ESCOLARIZADOS
MATRICULA
GRUPO DE SEMI-ESCOLARIZADOS
NOMBRE DEL ALUMNO
PERIODO
ESCOLARIZADA
SEMI-ESCOLARIZA
EDAD
SEXO
CLAVE
DEL ALUMNO
DIRECCION
CLAVE
DEL
SEMESTRE
COLONIA
MENSUALIDAD
CIUDAD
CONCEPTO
ESTADO
PRECIO Y LUGAR
FECHA DE NACIMIENTO
OCUPACION DEL ALUMNO
TELEFONO DEL ALUMNO
CELULAR DEL ALUMNO
NOMBRE
CLAVE DEL
DEL TITULAR
ALUMNO
EDAD
DEL
TITULAR
NOMBRE DEL
SEMESTRE
DESCRIPCION DEL TITULAR
TELEFONO DEL TITULAR
CELULAR DEL TITULAR
OCUPACION DEL TITULAR
NOMBRE DEL BACHILLERATO
DIPLOMADO
CERTIFICADO ORIGINAL
ACTA DE NACIMIENTO
CURP
CERTIFICADO MEDICO
FOTOGRAFIAS
CICLO
FECHA DE LA INSCRIPCION
CIUDAD DEL ALUMNO
ESTADO DEL ALUMNO

CLAV_SEM
NOM_SEM
CVE_ALUMNO
GRADO
CLAV_CAR
GRUPO
MATRICULA
GRUPO1
NOM_ALUM
PERIODO
ESCOLARI
SEMI_ESCO
EDAD
SEXO
CVE_ALUMNO
DIRECCION
CLAV_SEM
COLONIA
MENSUALIDAD
CIUDAD
CONCEPTO
ESTADO
PRECIO
FEC_NAC_LUG
OCUPACION
TEL_PART
TEL_MOVIL
NOM_TITULAR
CVE_ALUMNO
EDAD1
CLAV_SEM
DESCRIPCION
TEL_TRABAJA
TEL_MOVI
TITU_OCUPA
NOM_BACHILLERATO
DIPLOMADO
CERT_ORIGINAL
ACTA_NAC
CURP
CERT_MEDI
FOTOGRAFIAS
CICLO
F_INSCRIPCION
EST_CIUDAD
EST_ESTADO

CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
VARCHAR
VARCHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
VARCHAR
CHAR
VARCHAR
DATE
VARCHAR
CHAR
VARCHAR
CHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
CHAR
CHAR
CHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
CHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR

3
8
5
10
14
8
8
4
40
20
2
2
2
9
405
253
20
11
20
505
20
15
15
405
23
30
15
15
30
40
2
2
2
2
2
2
10
50
20
20

PK
PK
FK

PK
FK
PK

FK
FK

COLEGIATURAS
ALUMXSEM

DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA.

USUARIOS
NOMBRE
NOM_USUA

TIPO
Nombre del usuario

DESCRIPCION
Se refiere al nombre de la
persona que ya est registrada
en la institucin.

35

PASSWORD

Contrasea del usuario

TIPO

Tipo de Usuario

Es una frase confidencial con el

cual se puede acceder al
sistema.
Este determina la vista del
sistema, ya si es el
administrador o un usuario
normal.

CARRERA
NOMBRE
CLAV_CAR

TIPO
Clave de la carrera

NOM_CAR

Nombre de la carrera

ABREVIADO

Abreviado de la carrera

DESCRIPCION
Se refiere a la clave de la
licenciatura que se est
registrando
Corresponde al nombre de la
licenciatura que se est
registrando.
Se refiere a las inciales de las
licenciatura, que se quiere
registrar.

ALUMNOS

36

NOMBRE
CVE_ALUMNO

TIPO
Clave del alumno

CLAV_CAR

Clave de la carrera del alumno

MATRICULA

Matricula del alumno

NOM_ALUM

Nombre del alumno

ESCOLARI

Escolarizado del alumno

SEMI_ESCO

Semi-escolarizado del alumno

EDAD

Edad del alumno

SEXO

Sexo del alumno

DIRECCION

Direccin del alumno

COLONIA

Colonia del alumno

CIUDAD

Ciudad del alumno

ESTADO

Estado del alumno

FEC_NAC_LUG
OCUPACION

Fecha de nacimiento y lugar

del alumno
Ocupacin del alumno

TEL_PART

Telfono particular del alumno

TEL_MOVIL

Telfono mvil del alumno

NOM_TITULAR

Nombre del titular

EDAD1

Edad del titular

DESCRIPCION

Descripcin del titular

TEL_TRABAJA

Telfono donde trabaja el

titular

DESCRIPCION
Es una clave consecutiva que
se le otorga a un alumno.
Clave de la licenciatura que
escoja el alumno.
Es la clave que se le asigna a
un alumno y es otorgada por la
institucin.
Es el nombre del alumno que
se registra en la institucin.
Es la modalidad que escoja el
alumno, esta modalidad es de
lunes a viernes.
Esta modalidad es de sbados
a domingo.
Se refiere a la edad que tiene el
estudiante a registrar.
Se refiere al sexo del
estudiante, que formara parte
de la institucin.
Corresponde a la direccin del
alumno que se registra para
formar parte de la institucin.
Corresponde a la colonia del
alumno que se registra en la
institucin.
Se refiere a la ciudad que
pertenece el alumno.
Se refiere al estado en donde
pertenece el alumno.
Es la fecha de nacimiento y
lugar en donde naci el alumno.
Se refiere a la ocupacin del
alumno, si trabaja o es
estudiante.
Corresponde a registrar el
telfono del alumno.
Corresponde a registrar el
celular con el que cuenta el
alumno
Se refiere al nombre del titular
que se registrara en la
institucin.
Corresponde a la edad del
titular el responsable del
alumno.
Corresponde a registrar
cuantas personas estn a cargo
del titular.
Se refiere al telfono donde
trabaja el titular.

37

TEL_MOVI

Telfono mvil del titular

TITU_OCUPA

Ocupacin del titular

NOM_BACHILLERATO

Nombre del bachillerato donde

estudio el alumno

DIPLOMADO

Diplomado del alumno

CERT_ORIGINAL

Certificado original del alumno

ACTA_NAC

Acta de nacimiento del alumno

CURP

CURP del alumno

CERT_MEDI

Certificado mdico del alumno

FOTOGRAFIAS

Fotografas del alumno

CICLO

Ciclo del alumno

F_INSCRIPCION

Fecha de inscripcin del

alumno

EST_CIUDAD

Ciudad del alumno

EST_ESTADO

Estado del alumno

Corresponde a registrar el
telfono con el que cuenta el
titular para registrarse.
Corresponde a la ocupacin
con la que cuenta el titular para
registrarse.
Es el nombre de la institucin
de donde proviene el
estudiante.
Se refiere si el estudiante tomo
algn diplomado independiente
de la escuela.
Corresponde al certificado
original del estudiante a
registrar en la institucin.
Corresponde al acta de
nacimiento del estudiante, para
registrarse en la institucin.
Corresponde a registrar el
CURP del nuevo estuante a
registrarse en la institucin.
Certificado mdico a registrar
en la institucin.
Se refiere a las fotografas del
estudiante a registrarse en la
institucin.
Se refiere al ciclo en que se
registra el nuevo estudiante a la
institucin.
Corresponde a registrar la
fecha de inscripcin el
estudiante ingresado.
Corresponde a registrar de qu
ciudad proviene el estudiante.
Se refiere a registrar el estado
que proviene el estudiante,
ingresado en la institucin.

DOCENTES
NOMBRE
RFC

TIPO
RFC del docente

NOM_DOC

Nombre del docente

PROFESION

Profesin del docente

DIRECCION

Direccin del docente

DESCRIPCION
Es el numero que les otorga la
SEP, para que puedan trabajar
y que tiene que ser agregado
para verificar que sea
verdadero
Se refiere al nombre de la
persona que se registra y que
inicia como parte del personal
de la institucin.
Se refiere a registrar en la
profesin en la que est
especializado.
Corresponde a la direccin con
la que cuenta la persona, que

38

TELEFONO

Telfono del docente

SEXO

Sexo del docente

se registra para formar parte de

la institucin.
Corresponde a registrar el
telfono, con el que cuenta el
docente para registrarse.
Se refiere al sexo de la persona
que forma parte del personal de
la institucin.

MATERIAS
NOMBRE
CLAV_MAT

TIPO
Clave de la materia

NOM_MAT

Nombre de la materia

DESCRIPCION
Es el numero de la clave de la
materia, la cual tiene que
registrase
Se refiere al nombre la materia
que se tiene que registrar.

MATERIASXALUMNO
NOMBRE
CLAV_MAT

TIPO
Clave de la materia

CVE_ALUMNO

Clave del alumno

CLAV_SEM

Clave del semestre

CALFICACION

Calificacin ordinaria

LETRA

Calificacin en letra

ACREDITADO

Acreditacin del alumno

CICLO_ESCO

Ciclo escolar del alumno

FECHA1

Fecha de la calificacin de
nivelacin

CALIF1

Calificacin de nivelacin

LETRA1

Calificacin en letra de
nivelacin

FECHA2

Fecha de calificacin del

extraordinario

DESCRIPCION
Se almacena la clave de la
materia del alumno.
Se registra la clave consecutiva
del alumno.
Se almacena la clave del
semestre que est cursando el
alumno.
Registra la calificacin ordinaria
del alumno.
Se registra la calificacin
ordinaria del alumno, en letra.
registra si el alumno fue
acreditado no.
Se almacena el ciclo escolar
que est cursando el alumno.
Almacena la fecha de la
calificacin del alumno en
nivelacin.
Registra la calificacin en
nmero de nivelacin
Se almacena la calificacin del
alumno en letra, pero en
nivelacin.
Registra la fecha en que fue
otorgada la calificacin
extraordinaria.

39

CALIF2

Calificacin del extraordinario

LETRA2

Calificacin en letra del

extraordinario
Fecha de la calificacin
especial

FECHA3
CALIF3

Calificacin del especial

LETRA3

Calificacin en letra del

especial

Almacena la calificacin en
nmero, en extraordinario del
alumno.
Registra la calificacin en letra
del alumno en extraordinario.
Registra la fecha en que fue
otorgada la calificacin en
extraordinario.
Almacena la calificacin en
nmero del alumno en especial.
Almacena la calificacin en
letra del alumno.

SEMESTRE
NOMBRE
CLAV_SEM

TIPO
Clave del semestre

NOM_SEM

Nombre del semestre

GRADO
GRUPO

Grado del semestre

Grupo de escolarizado

GRUPO1

Grupo semi-escolarizado

PERIODO

Periodo del semestre

DESCRIPCION
Registra la clave consecutiva
del semestre.
Almacena el nombre del
semestre.
Registra el grado del semestre.
Almacena el grupo en
modalidad escolarizado.
Registra el grupo en modalidad
semi-escolarizado.
Almacena el periodo de cada
uno de los semestres.

INSCRIPCIONES
NOMBRE
CVE_ALUMNO
CLAV_SEM

TIPO
Clave del alumno
Clave del semestre

CONDONACION

condonacin

DESCRIPCION
Se registra la clave del alumno.
Almacena la clave del
semestre.
Registra si algn alguno tiene
condonacin, si tiene
condonacin, no paga
inscripcin.

ALUMXSEM
NOMBRE
CVE_ALUMNO

TIPO
Clave del alumno

CLAV_SEM

Clave del semestre

DESCRIPCION
Almacena la clave del alumno
de forma temporal y se va
actualizando conforme el
alumno va cambiando de
semestre.
Registra la clave del semestre
de forma temporal, y se va
actualizando conforme el
alumno va ascendiendo de
semestre.

40

COLEGIATURAS
NOMBRE
CVE_ALUMNO

TIPO
Clave del alumno

CLAV_SEM

Clave del semestre

MENSUALIDAD

Mensualidad de la colegiatura

CONCEPTO

Concepto de la colegiatura

PRECIO

Precio de la colegiatura

DESCRIPCION
Registra la clave del alumno
en el sistema.
Almacena la clave del
semestre en la base de datos.
Registra la mensualidad en
que el alumno pago su
colegiatura.
Almacena el concepto si es:
inscripcin, reinscripcin,
colegiaturas.
Almacena el precio de la
colegiatura de cada alumno.

MODELO FISICO DEL SISTEMA.

Figura 18.- Modelo Fsico del Sistema de Control Escolar Administrativo.

41

 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA PROPUESTO.

42

Figura 19.- Diagrama de Flujo Muy General del Sistema de Control Escolar Administrativo

Al elaborar esta actividad no fue tan sencillo, ya que se tuvo que investigar a fondo la
utilizacin de un nuevo software, que permitiera realizar diseos de vistas, con las que el usuario final
tendra que interactuar, dicho software es de la paquetera Adobe y se trataba especficamente de
Adobe Photoshop.
En esta actividad se estableci la estructura que tendra el sistema, y que era especficamente
el diseo de todas aquellas vistas o ventanas, con las que el usuario final iba atrabajar directamente.
Adems se implementa el lenguaje de programacin C++ Builder, y el gestor de base de datos que es
MySQL.
4.- Codificacin.

43

As mismo se estableci el diseo y se le mostro al rea Administrativa de la institucin ya que

era ella quien tena que interactuar con el sistema, y el diseo fue de su agrado y por lo tanto fue el
que se asigno para la realizacin del proyecto.

Figura 20.- Pantalla Principal del Sistema de Control Escolar Administrativo.

La codificacin es la actividad ms importante, ya que es aqu donde realmente se aplican
todos aquellos conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera. Fue muy importante realizar
esta actividad ya que se comprendi de una manera mejor el cdigo que se utilizo para llevar a cabo
el Sistema de Control Escolar Administrativo.

Figura 21.- Actividad que nos ofrece el acceso al sistema.

A continuacin se muestra el cdigo que se empleo para realizar esta actividad, del acceso al
sistema. Recordando que el cdigo que a continuacin mostrare esta hecho en C++ Builder.

44

//--------------------------------------------------------------------------#include <vcl.h>
#pragma hdrstop
#include "password.h"
#include "datamodule.h"
#include "bienvenida.h"
#include "menup.h"
//--------------------------------------------------------------------------#pragma package(smart_init)
#pragma resource "*.dfm"
Tcontrasena *contrasena;
//--------------------------------------------------------------------------__fastcall Tcontrasena::Tcontrasena(TComponent* Owner)
: TForm(Owner)
{
}
void agregar(void){
DataModule2->usuario->SQL->Clear();
DataModule2->usuario->SQL->Add("select * from usuarios where nom_usua=:p and
password=:p1");
DataModule2->usuario->ParamByName("p")->AsString=contrasena->Edit1->Text;
DataModule2->usuario->ParamByName("p1")->AsString=contrasena->Edit2->Text;
DataModule2->usuario->Open();
if(!DataModule2->usuario->IsEmpty()){
contrasena->Label4->Caption=DataModule2->usuario->FieldByName("tipo")->AsString;
menu->ShowModal();
}else{
Application->MessageBoxA("<<< ERROR EN LA AUTENTIFICACION >>>",":: ERROR
::",MB_ICONERROR);
contrasena->Edit1->Text="";
contrasena->Edit2->Text="";
contrasena->Edit1->SetFocus();
}
}
void teclea(void){
DataModule2->usuario->SQL->Clear();

45

DataModule2->usuario->SQL->Add("select * from usuarios where nom_usua=:t and password=:t1");

DataModule2->usuario->ParamByName("t")->AsString=contrasena->Edit1->Text;
DataModule2->usuario->ParamByName("t1")->AsString=contrasena->Edit2->Text;
DataModule2->usuario->Open();
if(!DataModule2->usuario->IsEmpty())
contrasena->BitBtn1->Visible=true;
else
contrasena->BitBtn1->Visible=false;
}
//--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::FormActivate(TObject *Sender)
{
Edit1->SetFocus();
DataModule2->usuario->SQL->Clear();
DataModule2->usuario->SQL->Add("select * from usuarios");
DataModule2->usuario->Open();
if(DataModule2->usuario->IsEmpty())
bienvenido->ShowModal();
}
//--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::BitBtn2Click(TObject *Sender)
{
Application->Terminate();
}
//--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::BitBtn1Click(TObject *Sender)
{
agregar();
}
//--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::Edit1Change(TObject *Sender)
{
teclea();
}
//--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::Edit2Change(TObject *Sender)
{

46

teclea();
}
//--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::Edit1KeyPress(TObject *Sender, char &Key)
{
Key=toupper(Key);
if(Key==13)
Edit2->SetFocus();
}
//--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::Edit2KeyPress(TObject *Sender, char &Key)
{
Key=toupper(Key);
if(Key==32)
Key=0;
if(Key==13)
agregar();
}
//--------------------------------------------------------------------------Este es solo un ejemplo de que en esta actividad se haban obtenido resultados muy
satisfactorios, ya que no se tuvo problema alguno en introducir el cdigo.
En esta actividad se elaboro el Instalador del Sistema de Control Escolar Administrativo, no
fue muy fcil, ya que el software que se implemento, no se tena un conocimiento previo, ya que tuve
que investigar la utilizacin de un nuevo software llamado InstallShield, que me permitiera hacer el
instalador en disco. Para as mismo poderlo instalar en cualquier equipo de computo.

Figura 22.- Software que se implemento para generar el instalador del sistema

47

Los resultado en la implementacin de este software, fueron favorables ya que brinda muchas
facilidades para generar el setup del sistema, para as mismo poderlo instalar en cualquier equipo de
computo.
5.- Pruebas.
Los elementos ya programados se ensamblaron para componer el sistema y se comprob el
funcionamiento correcto que tena el Sistema de Control Escolar Administrativo.
Las pruebas del sistema se llevaron a cabo bajo la supervisin del Usuario final, en este caso
el Jefe del rea de Control Escolar y el asesor externo de la Universidad Vicente Guerrero. Debo de
sealar que los resultados que obtuve fueron ms que nada parte de un buen trabajo elaborado
durante el desarrollo de las residencias profesionales, y gracias a los maestros del Tecnolgico por los
conocimientos que impartieron durante el transcurso de la carrera.
6.- Implementacin.
La implementacin del sistema elaborado durante el transcurso del semestre y que consista
en residencias profesionales, denominado Sistema de Control Escolar Administrativo, fue de tal
agrado para mi asesor externo, ya que cumpli realmente con la necesidad principal que tenia la
institucin y de este manera trabajar de manera eficiente. El SCEA fue implementado en el rea
Administrativa de la institucin.
Al culminar con los resultados de esta actividad propuesta se garantiza que el software del
Sistema de Control Escolar Administrativo, quedo funcionando al 100% en la Universidad Vicente
Guerrero A.C. y que hasta el momento ha cumplido satisfactoriamente con los resultados.

48

X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Despus de haber desarrollado el proyecto de residencia se tiene en mente lo importante que
fue esta fase en la carrera, ya que aparte de poner en prctica los conocimientos y habilidades
adquiridas anteriormente se enfrenta a la realidad de las cosas, y a veces da miedo desafiarlo ya que
no se sabe cul ser el resultado.
En lo particular estoy satisfecho por este logro, ya que aparte de haberse finalizado el objetivo
propuesto del sistema, se tuvo la convivencia con las personas de la Universidad en el mbito laboral
y eso es muy importante, porque aprendes a cmo desarrollarte y descubrir diferentes ideas de otras
personas.
Es muy importante que se llevara a cabo el Sistema de Control Escolar Administrativo, pues
gracias a l, se vienen a solucionar distintos problemas que se haban ocasionado, en los llenados de
los distintos formatos, y gracias a este software prctico y fcil de manejar, incluso al rea
Administrativa de la institucin a pesar que no tiene conocimiento en base de datos, se le hizo fcil de
operarlo.
El papel de un Ingeniero en Sistemas Computacionales es muy extenso, y a pesar de ello
nunca est a la perfeccin, ya que con el transcurso del tiempo las actualizaciones afectan el rol que
poseen, por eso es necesario seguir buscando nuevas estrategias, para estar siempre al da con las
mejores actualizaciones.
La utilidad de una residencia profesional es muy enorme, puesto que se tiene que poner en
prctica, todos y cada uno de los conocimientos que se adquirieron durante el transcurso de la
carrera, y as de esta manera depender el xito fracaso que obtengamos como resultado, ya que
implica una responsabilidad muy grande realizar un sistema.
RECOMENDACIONES
Es muy importante mencionar que el usuario final que va interactuar con el sistema sea el
encargado del rea Administrativa el Jefe del rea de Control Escolar, ya que muchas veces al estar
cambiando constantemente de personal, afecta algunos cambios por falta de capacitacin o de
prctica, y entonces vienen los problemas y lamentaciones. Ya que al estar solamente las personas
capacitadas al frente del sistema, esto se volver ms eficiente y mayor confiabilidad al momento de
manejar el sistema.

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Las personas encargadas que van a interactuar con el sistema, tienen que hacerlo con
responsabilidad, y ser muy cuidadosos en la captura de los datos. Si la Secretaria de Educacin
Guerrero cambia algunos de los formatos como son las Actas de Evaluacin, entonces es cuando
viene afectar el Sistema de Control Escolar Administrativo de la institucin, puesto que el sistema va
necesitar de una mejora, y como el sistema no tiene la capacidad de cambiar por s solo, entonces es
cuando se va tener la necesidad de cambiar por completo dicho sistema solamente modificarlo.
En general son todas las recomendaciones que se pueden hacer, la Universidad Vicente
Guerrero A.C. cuenta con personal capacitado, y la institucin cuenta con muchas ms necesidades,
que tal vez se puedan realizar en un futuro con residentes profesionales.

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XI. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

http://es.kioskea.net/contents/bdd/bddintro.php3

08/09/2008

http://www.programacionfacil.com/cpp_builder/start

15/09/2008

http://www.programacionfacil.com/cpp_builder/qreport 10/10/2008

http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/es/index.html

20/10/2008

http://www.mygnet.net/manuales/c++builder

02/11/2008

http://www.webtaller.com/manual-mysql/indice_manual_mysql.php 23/11/2008

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ANEXOS

Fotografa 1.- Vista de la fachada principal de la Universidad Vicente Guerrero A.C.

Fotografa 2.- rea de la Direccin General.

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Fotografa 3.- rea Administrativa donde se implemento el software

Fotografa 4.- Realizando avances en el Sistema de Control Escolar.

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Disco del Manual del Sistema en Formato PDF.

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Disco del Instalador del Sistema

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