UNIVERSIDAD CATLICA DEL NORTE

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ORGANIZACIN A. Elementos de la etapa organizacin B. Importancia de la organizacin. C. Tipos de organizacin - Organizacin formal - Organizacin informal D. Tipos de departamentalizacin a) Departamentalizacin por nmeros simples b) Departamentalizacin por tiempo c) Departamentalizacin por funcin empresarial d) Departamentalizacin territorial o geogrfica e) Departamentalizacin por tipo de clientes f) Departamentalizacin por procesos o equipos g) Departamentalizacin por productos E. Organizacin matricial F. Unidades estratgicas de negocios (U.E.N). G. Funciones de asesora o staff dentro de la organizacin

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ORGANIZACIN

La organizacin es el establecimiento de la estructura necesaria para una sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Resulta obvio que aun personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn mucho ms efectivamente si conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, sicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura organizacional. As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea entendible por todos los que deben realizar una tarea determinada y debe quedar claro cules son las responsabilidades de cada persona. De esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa. A. Elementos de la etapa organizacional Los elementos que se deben considerar en esta etapa son (Gibson, Ivancevich y Donnely. 1996): Divisin del trabajo: consiste principalmente en separar las distintas tareas que se deben realizar en la empresa por parte de las personas que la componen, de tal manera que cada funcionario pueda cumplir de forma cmoda, efectiva y eficiente la tarea que le ha sido asignada, contribuyendo en forma ptima a los resultados esperados por la empresa. Para llevar a cabo dicha divisin es necesario seguir una secuencia que involucra dos etapas: la jerarquizacin y la departamentalizacin. Especializacin: surge como consecuencia de la divisin del trabajo, debido a que cada unidad de trabajo tendr un nivel de especializacin. Este nivel de especializacin es mucho mayor que si
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todas las personas de la empresa realizaran todas las tareas y actividades para hacerla funcionar; de esta ltima afirmacin se puede concluir que la principal ventaja de la divisin del trabajo y en consecuencia de la especializacin, es la eficiencia que logran los trabajadores de la empresa realizando un nmero reducido y especfico de funciones dentro de la empresa -funciones similares o congruentes dentro de un rea funcional- ya que se lleva a cabo un aprendizaje constante en la prctica. stas son las razones principales por las cuales la divisin del trabajo, la especializacin y la organizacin en general adquieren tanta importancia dentro del proceso administrativo; una empresa puede crecer mucho en eficiencia si sabe aplicar bien el proceso de organizacin. Jerarqua: desde tiempos muy remotos las empresas han adquirido una forma estructural con base en escalas de autoridad, donde los niveles ms altos dentro del organigrama, es decir, los que poseen mayor poder de decisin dentro de la empresa, tienen un mayor nivel de autoridad en ella. A partir de la jerarqua surgen los conceptos de cadena de mando1 y tramo de control administrativos2, ya que estn directamente ligados al orden jerrquico que tienen las funciones y actividades dentro de la empresa. Dichos conceptos sern analizados con profundidad ms adelante. Departamentalizacin: es la combinacin de las tareas (ya divididas) de forma lgica y consecuente con los objetivos de la empresa y con las caractersticas de las personas que ocuparn dichos cargos dentro del organigrama. Es decir, es la agrupacin de funciones por departamentos en la empresa a partir de variados criterios que permitan diferenciar o agrupar las actividades que se desempearn en la organizacin. sta adquiere singular importancia en la gestin y administracin de la empresa, debido a que determina la estructura jerrquica de las funciones y actividades de la empresa.

Coordinacin: es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez en el desarrollo de los objetivos.

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Es el plan que esquematiza quin depende de quin en la organizacin. Se define como el nmero de subordinados que dependen directamente de un gerente determinado. 4

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Estructura: la organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematizacin: las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades: en la organizacin surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. Simplificacin de funciones: uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. B. Importancia de la organizacin Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son: Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades.

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C. Tipos de organizacin Si se observa la organizacin como una estructura de funciones y recursos, es decir una empresa, se puede distinguir la presencia de dos tipos de organizaciones: la organizacin formal y la organizacin informal. a) Organizacin formal Koontz y Weihrich (1998) describen la organizacin formal como la estructura intencional de funciones en una empresa organizada de manera formal. Toda empresa constituida de manera tradicional cuenta con una organizacin formal, sin embargo, no significa necesariamente que no exista flexibilidad dentro de ella por el hecho de ser formal. b) Organizacin informal Las organizaciones informales son inherentes a toda organizacin o a toda empresa sea cual sea su giro o su naturaleza. La organizacin informal surge a partir de la formacin de grupos dentro de la empresa, independiente de los cargos ocupados en el organigrama3 mediante la convivencia y comunidad de intereses entre las distintas personas que conforman la empresa; por ejemplo, es probable que las personas fumadoras de la empresa formen una relacin de amistad compartiendo en el receso para el almuerzo, o en los recesos para fumar, dependiendo de la poltica de la empresa. En este sentido se puede afirmar que las organizaciones informales nacen como respuesta a una actividad humana organizada, ya que las personas establecen lazos producto de intereses comunes o de actividades compartidas dentro o fuera de la empresa. Una organizacin informal puede estar compuesta por personas que ocupan cargos a distintos niveles en el organigrama (ver figura 8) como por ejemplo las personas que componen el equipo de ftbol de la empresa; en este caso, pueden ser personas de los departamentos A, D, F y H por ejemplo.

Por el momento se describir un organigrama como la estructura jerrquica bsica de los cargos y funciones de la empresa, es decir, desde el Gerente o Presidente de la compaa hasta el cargo con menos responsabilidad dentro de la empresa. Ms adelante, se tratar con ms profundidad este tema. 6

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Figura 8: Relaciones Informales A

Fuente: Adaptado de Koontz y Weihrich, 1998.

Si bien las organizaciones informales no son recogidas por la organizacin formal, es decir, sta no las reconoce, su efecto positivo o negativo en la gestin de una empresa puede ser preponderante. D. Tipos de departamentalizacin Como se mencion anteriormente, la organizacin es el establecimiento de una estructura bsica que permite el funcionamiento ms fluido de la empresa, tanto con sus recursos como con sus funciones. Existen variados criterios utilizados por las organizaciones para realizar la departamentalizacin, es decir, agrupar las funciones y actividades en unidades que deben operar dentro de la empresa. De acuerdo a estos criterios es posible clasificar los siguientes tipos de departamentalizacin: a) Departamentalizacin por nmeros simples Este tipo de departamentalizacin se basa en el supuesto de que el xito de las actividades desarrolladas por las personas que conformen la unidad o departamento depender exclusivamente del nmero de personas que integren el grupo.

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La organizacin por nmeros simples ha perdido fuerza en su aplicacin durante los ltimos aos debido a los cambios que se han suscitado en las empresas como, por ejemplo, los avances tecnolgicos que ya no permiten a una empresa organizar slo en base a nmeros, justo que se deben considerar factores como la capacitacin de los integrantes de los grupos de trabajo, la especializacin que posean, por mencionar algunos. Una de las razones de su decreciente uso es que slo resulta til en el nivel ms bajo de la estructura organizacional. ( Koontz y Weihrich, 1998). b) Departamentalizacin por tiempo Esta clase de organizacin es frecuente en empresas que, tanto por su naturaleza como la de sus procesos productivos, requieren organizar un sistema de turnos que les permita continuar con sus labores de manera ininterrumpida. Los ejemplos ms citados son los hospitales, cuerpos de bomberos, entre otras. Es importante sealar que la estructura funcional basada en el tiempo permite a la empresa disminuir costos relacionados con el aprovechamiento de posible capacidad ociosa principalmente en las instalaciones y maquinarias. Por otra parte representa un riesgo asociado a la baja probabilidad de realizar un proceso de supervisin y apoyo ptimo para los integrantes del departamento o del turno en horarios no tradicionales, como los turnos en das festivos. c) Departamentalizacin por funcin empresarial En la organizacin por funciones se agrupa por departamentos a todas las personas y recursos destinados hacia una misma funcin dentro de la empresa, por ejemplo en finanzas, marketing, produccin, etc. En general el mtodo de departamentalizacin es el ms utilizado actualmente por las empresas, y el motivo es principalmente porque se mantienen las funciones ms relevantes para la organizacin; la mantencin de la jerarquizacin de las funciones de la empresa es crucial, ya que considera las unidades funcionales que adquieren mayor importancia en el funcionamiento organizacional para cada empresa en particular; por ejemplo, una empresa de servicios es difcil que tenga un departamento de produccin, de modo que es fcil intuir que este departamento no formar parte de su organigrama.

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Figura 9: Departamentalizacin Funcional

Presidente Asistente Personal

Comercializacin

Ingeniera

Produccin

Finanzas

Investigacin de mercados Publicidad y promocin Ventas

Diseo preliminar Empaque

Compras

Contabilidad general Presupuestos

Montaje

Control de calidad

Produccin general

Contabilidad de costos

FUENTE: Adaptado de Koontz y Weihrich, 1998.

d) Departamentalizacin territorial o geogrfica Como su nombre lo expresa, la departamentalizacin territorial es la formacin de unidades en la empresa a partir de la locacin geogrfica en la que se encuentren. Es comn ver este tipo de organizacin en empresas que se han expandido geogrficamente, de modo que operan en zonas lejanas, como por ejemplo, Falabella. Su principal ventaja es la descentralizacin, ya que a travs de esta organizacin se le da mayor importancia a las actividades propias de cada zona. Sin embargo, para que este propsito se cumpla eficientemente, debe existir una coordinacin entre los objetivos locales y los objetivos de la empresa matriz; esta coordinacin, generalmente, se realiza a travs de un administrador cuyo cargo representa la agrupacin y asignacin de las actividades de su zona geogrfica.

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Figura 10: Departamentalizacin Territorial o Geogrfica

Presidente

Comercializacin

Personal

Compras

Finanzas

Regin occidente

Regin suroeste

Regin central

Regin sureste

Regin este

Personal

Ingeniera

Produccin

Contabilidad

Ventas

Fuente: Adaptado de Koontz y Weihrich,1998.

e) Departamentalizacin por tipo de clientes Este tipo de organizacin es utilizada en empresas que cuentan con grupos muy bien definidos de clientes, lo que les permite reunir las actividades que irn destinadas a satisfacer las variadas necesidades de cada uno de estos grupos en forma ptima, mediante la entrega de productos o servicios especializados. La principal ventaja de la organizacin por clientes es que orienta las actividades y los objetivos de la empresa hacia la satisfaccin del cliente, lo que en el mercado es muy bien recompensado. Sin embargo, el punto dbil de este sistema es que por lo general es difcil distinguir y definir claramente los grupos de clientes.

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Figura 11: Departamentalizacin por tipos de clientes.

Presidente

Banca comunitaria

Banca empresarial

Banca institucional

Prstamos inmobiliarios

Banca agrcola

FUENTE: Adaptado de Koontz y Weihrich, 1998.

f) Departamentalizacin por procesos o equipos Es comnmente utilizada en empresas manufactureras. Esta organizacin consiste bsicamente en formar departamentos en base a las caractersticas propias de los equipos o procesos que se encuentren dentro de la produccin de la empresa. Es decir, rene personas y recursos en un departamento para que desarrollen operaciones orientadas hacia una determinada etapa del proceso productivo de la empresa. A travs de este tipo de organizacin, las empresas obtienen una ventaja econmica a partir de ahorros en la simplificacin de la capacitacin de personal y del uso eficiente de las habilidades de los funcionarios y de la tecnologa adquirida para sus procesos productivos.

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Figura 12: Departamentalizacin por Procesos o Equipos

Presidente

Ingeniera

Produccin

Comercializacin

Finanzas

Personal

Galvanoplasta

Troqueles

Soldadura

FUENTE: Adaptado de Koontz y Weihrich, 1998.

g) Departamentalizacin por productos La organizacin por productos o lneas de productos surge como parte de la evolucin en las empresas, ya que stas llegan a un punto en el que le es difcil llevar una departamentalizacin funcional, debido al gran nmero de productos que elaboran o por las diversas necesidades que estos productos significan para la empresa. Es decir, cada producto tiene distintas necesidades de promocin, administracin, procesos productivos, entre otras. La departamentalizacin por productos consiste en agrupar en una unidad de trabajo a todas las personas y los recursos destinados a la fabricacin y comercializacin de un producto especfico o un grupo relacionado de productos. Esta organizacin le proporciona a las empresas la oportunidad de diversificar sus productos y/o lneas de productos, aunque se ve limitada por la necesidad de encontrar personal habilitado para las gerencias en la empresa, as como la posible prdida de la coordinacin entre dichas lneas y los objetivos corporativos.

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Figura 13: Departamentalizacin por Productos

Presidente

Comercializacin

Personal

Compras

Finanzas

Divisin de instrumentos

Divisin de luces indicadoras

Divisin herramientas industriales

Divisin medicin electrnica

Ingeniera Ingeniera

Contabilidad

Contabilidad

Produccin

Produccin

Ventas

Ventas

FUENTE: Adaptado de Koontz y Weihrich, 1998.

E. Organizacin matricial La estructura matricial, tambin llamada sistema de mando mltiple, es una combinacin de dos tipos de sistemas: el primero consiste en cadenas de mando, producto de las divisiones que se presentan en los organigramas tradicionales; el segundo consiste en una red donde se combina a las personas de los distintos departamentos a travs de un jefe o gerente de grupo o proyecto, formando un equipo de proyecto o negocio.

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En esta estructura se requiere una gran coordinacin porque el gerente del proyecto A debe tener muy claro cual es su mbito de accin frente a cada uno de los jefes de ingeniera. No debe olvidarse que en la estructura matricial siempre hay trabajadores que dependen de dos reas directamente, como por ejemplo en la grfica se puede apreciar que un trabajador tendr subordinacin directa tanto del rea de ingeniera como del rea proyecto, lo que si no es bien coordinado puede ocasionar un conflicto.
Figura 14: Organizacin Matricial

Director de ingeniera

Jefe diseo preliminar

Jefe ing. mecnica

Jefe ing. elctrica

Jefe ing. hidrulica

Jefe ing. metalrgica

Gerente del proyecto A

Gerente del proyecto B BB Gerente del proyecto C

Gerente del proyecto D

FUENTE: Adaptado de Koontz y Weihrich, 1998.

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F. Unidades Estratgicas de Negocios (U.E.N.) Son unidades funcionales que operan de forma independiente dentro de la misma empresa, con el fin de administrar los recursos relacionados con un producto o una lnea de productos en especial. La compaa impulsora de este novedoso sistema de administracin fue General Electric, donde el sistema surgi de la necesidad de obtener resultados con respecto al funcionamiento y promocin de los distintos productos de forma idntica, como si cada producto fuese desarrollado, producido y comercializado por una empresa diferente. Las U.E.N. se pueden definir como pequeas empresas independientes dentro de la misma compaa; por este motivo, deben satisfacer ciertos criterios inherentes a las unidades empresariales, como: (1) Poseer una misin propia, diferente a las misiones de las otras unidades; (2) contar con grupos definibles de competidores; (3) contar con sus propios planes de integracin, elaborados dentro de la misma unidad; (4) administrar sus recursos en reas claves; y (5) establecer ciertos lmites en su operacin que sean consecuentes con su alcance dentro de la empresa y como unidad. G. Funciones de asesora o staff dentro de la organizacin A menudo se tiende a pensar en las funciones de staff como un tipo de departamentalizacin, sin embargo, este concepto no se relaciona con la agrupacin por departamentos, ya que la condicin de lnea o de staff se distingue por las relaciones de autoridad y la incidencia que tienen las funciones realizadas con respecto a los objetivos de la empresa.

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