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2.- Planificacin de Proyectos

Departamento de Expresin Grfica y Proyectos de Ingeniera Escuela Universitaria de Ingeniera de Vitoria-Gasteiz

Tema 2:

Planificacin de Proyectos

Autores: Jenaro Fernndez, Karle Olalde, Alfredo Martnez

ndice:

Planificacin de Proyectos 1.- Qu se entiende por planificacin de proyectos? 2.- Herramientas de planificacin de proyectos 3.- Fases de la planificacin de proyectos 3.1.- Descomposicin del proyecto. Hitos, Sucesos, Actividades, Tareas 3.2.- Relaciones entre las actividades. Ligaduras 3.3.- Construccin del grafo. Programa base 3.4.- Asignacin de tiempo a las actividades 3.5.- Tiempos Early y Last 3.6.- Holgura 3.7.- Camino crtico 3.8.- Holgura libre y holgura independiente 3.9.- Calendario de ejecucin 4.- Asociacin del coste a las actividades. Los recursos 4.1.- Costes directos 4.2.- Costes indirectos 4.3.- Tipos de recursos

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1.- Qu se entiende por planificacin de proyectos? Todo proyecto conlleva la realizacin de una serie de actividades para su desarrollo. La distribucin en el tiempo de dichas actividades y la consideracin de los recursos necesarios son las funciones a desarrollar en la planificacin de proyectos. El objetivo de la planificacin de proyectos es obtener una distribucin de las actividades en el tiempo y una utilizacin de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecucin, tecnologa a utilizar, recursos disponibles, nivel mximo de ocupacin de dichos recursos, etc. Por tanto la planificacin de proyectos es una programacin de actividades y una gestin de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por nuestro cliente.

N Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Descripcin Tareas Estudio de mercado Estudio de viabilidad Especificaciones Ingeniera conceptual Ingeniera bsica Ingeniera de desarrollo Fabricacin Distribucin

Inicio

Final Actividad: 1 Estudio de mercado (Recursos) Cod. Descripcin Unidad 31 Economista 2 10 Ing. de Organizacin 2 1.001 Secretaria 5 2.010 Encuestados 300 3.101 Ordenador 10 100 Despacho 10

2.- Herramientas de planificacin de proyectos. La programacin de actividades debe aportar al director de proyecto un calendario de ejecucin del proyecto donde se refleje la fecha de inicio y finalizacin de las distintas actividades en que se ha descompuesto el proyecto.
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Para poder definir dicho calendario se hace necesario conocer la duracin de cada actividad y su orden, as como la fecha de inicio del proyecto. De esta forma podremos crear la siguiente tabla:
N A B C D E F G H I Descripcin Estudio de mercado Definicin de objetivos Estudio de viabilidad Especificaciones Ingeniera conceptual Ingeniera bsica Ingeniera de desarrollo Fabricacin Distribucin Siguiente Duracin B 3 D 5 D 2 E 3 F, G 8 H 5 H 6 I 9 --3 Inicio 0 3 0 8 11 19 19 25 34 Final 3 8 2 11 19 24 25 34 37

Fecha de inicio del proyecto 0. Para empezar D tienen que acabar B y C. B es la que ms tarde acaba, por tanto, el inicio de D ser 8. F y G no empezaran hasta que no acabe E, por tanto su inicio ser 19. Fecha final del proyecto 37. La informacin contenida en esta tabla puede representarse grficamente en un diagrama llamado "Diagrama de Gantt", que es la herramienta grfica tradicionalmente utilizada en la programacin de proyectos y todava hoy elemento indispensable para la transmisin de informacin en dicho campo. Una de las deficiencias bsicas de dicho diagrama estriba en que en aquellos proyectos de larga duracin, sometidos a incidencias y modificaciones, el diagrama de Gantt construido en un cierto momento deja rpidamente de ajustarse a la realidad hasta tal punto que pierde su utilidad. Se precisa la confeccin de un nuevo diagrama actualizado, y su construccin exige casi tanto trabajo como cost el diagrama inicial. Este problema hoy da se solventa con el uso del ordenador. Un intento de aprovechar una parte importante de los esfuerzos, ya realizados en las sucesivas actualizaciones, consiste en considerar una estructura del proyecto con mayor persistencia a lo largo de su desarrollo que las duraciones o las fechas de realizacin. Esta estructura del proyecto puede modelizarse mediante la utilizacin de diagramas orientados o grafos.

La gestin de recursos es la de administracin ptima de los mismos. Para ello el director del proyecto
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debe saber en cada instante cual es la demanda de cada uno de los recursos que han puesto bajo su control.

Si a las actividades se les asocian (asignan) los recursos necesarios para realizarlas, al realizar la programacin de actividades simultneamente obtendremos una programacin de los recursos. Esta programacin de recursos ser la informacin bsica para que el director del proyecto realice la gestin de los recursos. Aunque los grafos permiten realizar eficientemente la programacin de lo recursos, la transmisin de los resultados y su anlisis suele expresarse grficamente a travs de un Gantt de recursos y de las grficas de carga.

Por ultimo, si somos capaces de valorar los recursos, podemos utilizar la programacin del proyecto para realizar la programacin de los costes, conectando la planificacin de proyectos con el control de costes. Esta posibilidad se considero desde un principio, pero las empresas siguieron utilizando sus mtodos contables paralelamente con lo que se creaban ms problemas de los que resolva y, en consecuencia, fue abandonado. Actualmente la utilizacin de sistemas informticos que incluso pueden conectar la gestin de proyectos con la contabilidad ha hecho que se retome la posibilidad de llevar la contabilidad del proyecto apoyndose en la programacin.

3.- Fases de la planificacin de proyectos

La planificacin de proyectos comprende las siguientes etapas:

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La programacin del proyecto aparece como una de las fases ms comunes de la planificacin de proyectos. Esta es una descomposicin de esta operacin en SUB-ETAPAS.

3.1.- Descomposicin del proyecto. Hitos, Sucesos, Actividades, Tareas Como es sabido, el proyecto (o su realizacin) se descompone en la ejecucin de una serie de actividades, tambin llamadas tareas. Las actividades juegan el papel de operaciones elementales, y son las entidades que se programarn y controlarn. El grado de finura en la descomposicin del proyecto en actividades lo marcarn los objetivos de la planificacin y control. Dicha descomposicin exige, en general, el uso de conocimientos de la o las tecnologas propias del proyecto, as como de las tcnicas de modelizacin y planificacin, lo que implica una interaccin activa entre el programador y los tcnicos. Por motivos de operatividad, en la mayora de las ocasiones, hacemos que las actividades comiencen y terminen en lo que denominamos sucesos. Que no son mas que puntos de referencia en los programas y como tales no consumen tiempo. En ocasiones existen sucesos por los que debe pasar todo el desarrollo del proyecto, y que adems suelen tener una gran relevancia. Estos sucesos que suelen representar una salto cualitativo en el desarrollo del
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proyecto se denominan hitos y sus fechas suelen estar sometidas a un fuerte control. 3.2.- Relaciones entre las actividades. Ligaduras La ejecucin de las actividades no puede realizarse, en general, en un orden y de una forma cualquiera, sino que debe satisfacer a un conjunto de restricciones o condicionantes, que denominaremos "ligaduras", las cuales formalizan las exigencias impuestas por: n La tecnologa (una actividad no puede comenzarse hasta que otras hayan terminado o llegado a un cierto grado de realizacin). n La mano de obra (la plantilla de cierta especialidad esta limitada por lo que no puede realizarse simultneamente muchas actividades que precisen de dicha especialidad). n El equipo (una maquina no puede, en general, realizar dos actividades distintas simultneamente). n n Los aprovisionamientos (hasta la recepcin de los materiales no pueden realizarse actividades que los precisen). Las ventas o aspectos comerciales o contractuales (ciertas actividades deben haberse realizado antes de una fecha determinada para cumplir los plazos, no incurrir en penalizaciones, o poder atender cierto tipo de solicitud).

n La climatologa (ciertos trabajos exteriores no pueden realizarse en determinadas pocas de calor o fro), etc. Los condicionantes o ligaduras a que hemos aludido en el apartado anterior son de naturaleza diversa, lo que puede llevar a clasificarlas en tres tipos de ligaduras: las potenciales , las acumulativas y las disyuntivas. Las ligaduras potenciales son aquellas que delimitan la posicin en el tiempo de las actividades, bien en forma absoluta (respecto al calendario), bien en forma relativa, respecto a otras actividades. Responderan a sentencias del tipo siguiente: "No podemos empezar a fabricar hasta el 15 de mayo" "Las pruebas podrn empezar 2 das despus de acabar el prototipo" "El condicionado final debe realizarse antes de que pasen dos horas de la salida del tratamiento trmico" Las ligaduras acumulativas son producidas por la limitacin de los recursos disponibles (especialmente la mano de obra). Se formula estableciendo que la suma de los recursos de cierto tipo consumidos por todas las actividades que se realizan simultneamente no deben superar un cierto valor (constante o variable en el tiempo) que es la disponibilidad de dicho tipo de recursos. Las ligaduras disyuntivas estn asociadas generalmente al equipo e instalaciones, y traducen el hecho de que una mquina slo puede estar dedicada a una actividad; entre dos actividades existe una ligadura disyuntiva si no pueden realizarse simultneamente. En el fondo parece que las ligaduras disyuntivas son un caso particular de las acumulativas, sin embargo las peculiaridades impuestas por el origen de cada una de ellas, y por tanto la mayor flexibilidad de las acumulativas frente a la rigidez de las disyuntivas, lleva a tratamientos diferenciados, lo que aconseja su distincin. En todos los proyectos existen condicionantes que podran llevar a formular ligaduras de los tres tipos, sin embargo, dadas las dificultades que presenta el tratamiento de las ligaduras acumulativas y disyuntivas, si ello es posible se reduce la problemtica a la consideracin nicamente de las potenciales modelizando el proyecto slo con ellas (adems, mientras el calculo sea manual, reducidas a las de sucesin mnima, final-inicio (First;Start;FS).
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Para obviar las ligaduras acumulativas se realiza una asignacin "a priori" de recursos a las actividades, de acuerdo con las costumbres y la intuicin, con lo que queda definida su duracin, calculando a continuacin el programa correspondiente y el consumo de recursos asociado a lo largo del tiempo, y corrigiendo la asignacin si los resultados no son los deseados. Para obviar las ligaduras disyuntivas se elige un orden razonable de las actividades entre las que existe disyuncin, con lo que se transforman en potenciales. 3.3.- Construccin del grafo. Programa base Con las relaciones entre actividades definidas, y con las duraciones de las mismas estimadas es posible definir un programa de realizacin del proyecto plasmando los clculos en una tabla. Sin embargo, es til recurrir inicialmente para ello a representaciones grficas que nos ayudarn a visualizar la relacin del proyecto y la problemtica inherente a su programacin. Entre las diferentes representaciones grficas del proyecto debemos destacar el Diagrama de Gantt y los diagramas basados en la teora de grafos (PERT, CPM, Roy, Gert, etc.). El diagrama de Gantt es la herramienta grfica tradicionalmente utilizada en la programacin de proyectos y aunque en proyectos sometidos a incidencias y modificaciones ha si superado por los diagramas basados en grafos, pues estos son ms fcilmente readaptados, sigue siendo un instrumento muy til para transmitir informacin sobre el programa vigente en un momento dado. Un grafo es el par formado por un conjunto finito y una relacin de dicho conjunto con sigo mismo. Este concepto matemtico se puede representar por un conjunto de puntos, representados por crculos, y las relaciones entre dichos puntos, entre los puntos que existe relacin se traza un arco. As pues, podemos construir un grafo del proyecto sin ms que, por ejemplo, representar las actividades por crculos y sus precedencias definirn las relaciones. En el tema siguiente se dar una visin detallada de las distintas tcnicas para la construccin de grafos. 3.4.- Asignacin de tiempo a las actividades Entre el inicio de una actividad y su finalizacin transcurre un determinado periodo de tiempo, periodo de tiempo que no conoceremos con exactitud hasta que no finalice dicha actividad. Si planificar es fundamentalmente prever se hace imprescindible realizar una previsin, estimacin, del tiempo que transcurrir entre el inicio y el final de cada una de las actividades que componen el proyecto al objeto de confeccionar el programa del proyecto "a priori". Existe una tcnica, de base estadstica, para la estimacin del tiempo de ejecucin de una actividad. En esta tcnica se consideran tres tipos de tiempos: duracin Optimista = O, duracin Pesimista = P, duracin Ms probable = M, de los que se obtienen el tiempo que se utilizara en el programa y que se basa en cubrir el 50% de probabilidad de que se de esa duracin, utilizando la formula estadstica de: TPERT=(1XOp+4XM+1XP)/6

Las duraciones Optimista, Pesimista y Mas probable se obtiene de la consulta a los tcnicos responsables de las actividades en base a su experiencia. Otra posibilidad se basa en el tratamiento Heurstico (simulacin Monte-carlo) o Experimental de la informacin proveniente de otros proyectos, de forma que podamos obtener cual es el tiempo medio empleado en realizar un metro de zanja en terreno cohesivo duro, o cuanto tiempo cuesta disear una placa de circuito
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impreso con 100 patillas. Como es lgico la dispersin de estos valores varia considerablemente en funcin del tipo de actividad, pero siempre es mejor planificar el proceso, con la correspondiente previsin, que estar sometido al devenir del proyecto sin ningn criterio de referencia. 3.5.- Tiempos Early y Last Asignadas las duraciones a las distintas actividades que componen el proyecto estamos en disposicin de calcular las fechas de inicio y finalizacin de cada una de las actividades. Inicialmente tomamos como punto de referencia el inicio del proyecto al que asignamos el valor de cero en la escala de tiempos. Posteriormente, asignando una fecha concreta al inicio del proyecto y considerando un calendario con sus domingos y festivos podremos transformar los valores relativos de las fechas en valores absolutos (fechas concretas en el calendario). En trminos generales, relaciones FE, para que pueda iniciarse una actividad es necesario que hayan terminado todas las precedentes, y transformando esto en fechas podemos decir que: la fecha de inicio de una actividad vendr fijada por la fecha mxima de finalizacin de las actividades que la preceden. A esta fecha se le denomina Tiempo Early. Podemos tambin definir un Tiempo Early para el proyecto y coincidir con la fecha ms temprana en que se puede finalizar el proyecto Si una vez fijada la fecha de finalizacin del proyecto consideramos cual es la fecha ms tarda en la que una actividad puede acabar sin que se modifique fecha final del proyecto estaremos definiendo el Tiempo Last de finalizacin de una actividad. Por ejemplo: Si tenemos que terminar el proyecto en 14 y la cadena mxima de actividades posteriores a la actividad en estudio tiene una duracin de 8 la fecha ms tarde en que puede acabar la actividad sin que afecte a la fecha de terminacin del proyecto ser 6. 3.6.- Holgura Que ocurre en una situacin como la siguiente: La actividad A debe de finalizar antes de que puedan comenzarse las actividades B y C . A su vez, la actividad D solo podr comenzar cuando las actividades B y C se hayan finalizado. Las duraciones de las actividades son 20, 30, 35, 10 respectivamente. Cual ser la duracin total del proyecto? 1.- El proyecto finalizara cuando se termine la actividad D (Ttotal = 10 + ....) 2.- Para que se realice D deben finalizar B y C. - La finalizacin de B ser la fecha ms temprana de inicio + duracin B (Ttotal = 10 + 30 + ...) - La finalizacin de C ser la fecha ms temprana de inicio + duracin C (Ttotal = 10 + 35 + ...) 3.- La fecha ms temprana de inicio de B ser la de inicio de A + duracin A (Ttotal = 10 + 30 + 20 + ...) 4.- La fecha ms temprana de inicio de C ser la de inicio de A + duracin A (Ttotal = 10 + 35 + 20+ ..) 5.- La fecha de inicio de A la consideramos 0 como inicio de proyecto
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(Ttotal = 10 + 30 + 20 + 0 = 60) (Ttotal = 10 + 35 + 20 + 0 = 65) La fecha ms temprana en que se puede terminar el proyecto es 35 unidades, pues en 30 unidades el camino formado por las actividades ACD estara inconcluso. La diferencia de duracin entre el camino ABD y ACD abre la posibilidad de modificar las fechas de inicio y finalizacin de algunas de las actividades del camino ABD siempre que estas modificaciones no hagan la duracin del camino superior a 35 unidades. En este caso decimos que el camino ABD tiene holgura. Dentro de este camino no todas las actividades disponen de las mismas posibilidades de modificacin. 3.7.- Camino crtico El camino que determina la duracin del proyecto se denomina Camino Critico, y a las actividades que forman parte de este camino Actividades Criticas. Dicho de otra forma, sern actividades criticas todas aquellas en las que un retraso en su ejecucin signifique un retraso en la fecha de finalizacin del proyecto. Por esta caracterstica las actividades criticas deben estar sometidas a un especial control que evite retrasos. Durante el desarrollo de un proyecto puede ocurrir que demoras en la realizacin de algunas actividades cambien el camino critico, con lo que actividades que anteriormente no eran criticas en un instante dado pasarn a ser criticas y a necesitar de un control adicional. En funcin del retraso que pueda acumular una actividad sin que pase a ser critica podemos definir un orden de criticidad de las actividades, este ndice de criticidad es otra forma de llamar a la holgura de las actividades. Puede comprobarse fcilmente que la holgura de todas las actividades del camino crtico es cero.
Cuadro de actividades , prelaciones y duraciones Actividad A B C D E F G H Precedencia B C, D, E F F G G H --Duracin 10 12 16 20 16 20 18 22

Grafo tipo Roy (Actividad en el nodo) A.O.N.

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3.8.- Holgura libre y holgura independiente La holgura libre de una actividad nos indica la cantidad de holgura disponible despus de haber realizado la actividad, si todas las actividades de proyecto han comenzado en sus tiempos early. Es decir, la holgura libre es la parte de la holgura total que puede ser consumida sin perjudicar a las actividades siguientes. La holgura independiente de una actividad nos indica la cantidad de holgura disponible despus de haber realizado la actividad, si todas las actividades del proyecto han comenzado en sus tiempos last. Esta holgura es escasa y a veces negativa. Representa la holgura de las actividades si el proyecto evoluciona de la forma ms desfavorable posible.

3.9.- Calendario de ejecucin Los anteriores conceptos proporcionan una informacin de gran utilidad para que el responsable encargado de la ejecucin del proyecto pueda optimizar sus recursos. Pero el instrumento operativo de cara a la definicin ejecucin del proyecto es el Calendario de ejecucin. En este calendario, que tambin puede tener representacin grfica mediante un diagrama de Gantt, se definen las fechas previstas de inicio y finalizacin de las distintas actividades, al da de la fecha.
Actividad A B C D E F G H Calendario de ejecucin Fecha de comienzo Fecha de finalizacin 22 Mayo 3 Junio 5 Junio 20 Junio 21-24 Junio 11-14 Julio 21 Junio 18 Julio 21 Junio-21 Julio 11 Julio-20 Septiembre 19 Julio 20 Septiembre 21 Septiembre 17 Octubre 18 octubre 15 Noviembre

Podemos definir un calendario con ms informacin si en el se reflejan las fechas de inicio y finalizacin mas tempranas y ms tardas. Es necesario valorar la necesidad de esta informacin adicional que en ocasiones puede llevar a equvocos La validez del calendario esta limitada por el periodo de tiempo entre modificaciones de la programacin.

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4.- Asociacin del coste a las actividades. Los recursos En el presupuesto de toda obra hay que tener en cuenta la existencia de dos tipos de costes: Costes directos Costes indirectos 4.1.- Costes directos Son los correspondientes a los distintos elementos que intervienen directamente en la ejecucin de cada una de las unidades de obra. Estar constituido por: 4.1.1.- Mano de obra 4.1.2.- Materiales 4.1.3.- Maquinaria 4.1.1.- Clculo del coste de la mano de obra: Horas/ao segn convenio = 1.784 h/ao Horas perdidas (Absentismo) por: accidentes, enfermedad, climatologa, etc. = 112 h/ao Total de horas efectivas al ao = 1672 h/ao TOTAL de jornadas efectivas al ao (1672/8) = 209 jornadas/ao
DESGLOSE COSTE MANO DE OBRA [ 1] Salario Base [ 2] Plus de actividad [ 3] Plus extrasalarial [ 4] Paga de vacaciones [ 5] Paga extra [ 6] Paga de beneficios [ 7] Dietas (media dieta x 209 das =60 x209) [ 8] Seguros Sociales ( 37,4% s/[1]+[2]+[3]+[4]+[5]+ [6]+[7]) [ 9] Indemnizaciones fin de obra ( 4,5% s/[1]+[2]+[5]) [ 10] TOTAL COSTO ANUAL [ 11] TOTAL COSTE HORA ( [10] / 1672 h.) [ 11] TOTAL COSTE HORA ( [10] / 1672 h.) en Oficial 1 682.895 707.189 150.550 125.759 185.593 80.391 224.466 806.659 70.905 3.034.407 1.814 Oficial 2 617.580 620.866 150.550 112.212 177.530 76.437 224.466 740.385 63.718 2.783.745 1.664 Pen esp. 556.451 588.794 150.550 103.739 161.388 69.534 224.466 693.740 58.798 2.607.461 1.559 Pen 553.520 578.899 150.550 102.564 153.314 69.059 224.466 685.307 57.857 2.575.537 1.540

10,9

10

9,37

9,26

Datos obtenidos de la Base de Datos del Gobierno Vasco en pesetas 4.1.2.- Precios

de los materiales El coste de los materiales se calcula a pie de obra. Incluyen los siguientes conceptos: - Precios de origen. - Transporte a pie de obra. - Seguros de transporte. - Carga y descarga. - Almacenamiento. - Mermas, roturas y perdidas (incluye no solo las que se producen en el transporte sino tambin durante la ejecucin y manipulacin). 4.1.3.- Precios de la maquinaria El coste de la maquinaria se calcula sobre el total del coste horario. Incluyen los siguientes conceptos: 4.1.3.1.- Coste intrnseco (Valor del equipo) - Amortizacin. - Intereses de la inversin. - Seguros, impuestos y almacenaje.
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- Mantenimiento. - Reparaciones. 4.1.3.2.- Coste complementario (Personal de manipulacin y consumos) - Coste hora del chofer o conductor. - Consumos principales (gasleo, gasolina, energa elctrica). - Consumos secundarios (lubricantes, accesorios ). 4.1.3.3.- Transporte y montaje -Transporte de la maquinaria (ida + vuelta). - Mano de obra (Montadores, desmontadores, maquinaria si es preciso para montaje y desmontaje). 4.2.- Costes indirectos Son los derivados de la ejecucin de la obra, pero no imputables a una unidad de obra concreta. Se pueden clasificar en dos grupos: 4.2.1.- Gastos de instalacin de oficinas a pie de obra, comunicaciones, edificacin de almacenes, laboratorios, gras, andamios, etc. 4.2.2.- Los sueldos de encargados, personal tcnico y administrativo adscrito exclusivamente a la obra. Suele tambin englobarse aqu una partida que pretende recoger los posibles imprevistos que puedan surgir. Los costes indirectos normalmente se cifran en un porcentaje de los costes directos, igual para todas las unidades de obra. Fijndose simblicamente en la cuanta del 1%; no obstante el tcnico autor del proyecto, adaptar en cada caso la cuanta conveniente a la vista de la naturaleza de las obras, de la importancia de su presupuesto y del plazo de ejecucin.

4.3.- Tipos de recursos Los recursos pueden ser de tres tipos:

Recursos Humanos En este apartado entran a formar parte todos el personal que de una manera directa o indirecta va a afectar al desarrollo del proyecto y sobre los cuales va a recaer alguna labor o tarea especifica del proyecto y que habr que valorar su coste tal como hemos visto anteriormente.

Recursos Materiales Bajo este epgrafe se encuentran todos los materiales, tales como, cemento, aceros, latones, cables elctricos, grifos, etc.. que se requieran para llevar a efecto una actividad en si misma.

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Recursos de equipos Aqu, entran a formar parte todos aquellos equipos auxiliares que pueden ayudar a al personal para elabora una tarea o actividad, como por ejemplo, un equipo de soldadura, un torno, un taladro , un ordenador, etc,

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