Minuta de Reunin de Trabajo

Tema de la reunin | Segunda reunin Semanal con Usuarios Clave de los Mdulos del Sistema Integral de Administracin (SIA) Lugar y Fecha | Lugar: Sala de Usos Mltiples DEA Hora: 18:00 hrs. Fecha: 26/02/10
ASISTENTES

Nombre Jimmy Zadigue Zigault Mario Rosales Franco Enrique Nez Arzate (DRMS) Luis Miguel Cervantes Lpez Oscar Taboada Ramrez (DRMS) Arturo Crdenas Enrile (DRMS) Arlette Meja Corona (DRMS) Juan Leonel Anguiano Lpez (DRF) Mauricio Garduo (DRF) Lder de ciclo Financieros Lder de ciclo Personal Usuario clave de Activos Fijos [Oracle Assets] y de Inventarios [Oracle Inventory] Usuario de Activos Fijos [Oracle Assets] y de Inventarios [Oracle Inventory] Usuario de Activos Fijos [Oracle Assets] y de Inventarios [Oracle Inventory] Usuario clave de Compras [Oracle Purchasing] y Licitaciones Abasto [Oracle Sourcing] Usuario clave de Contratos de Compra [Oracle Procurement Contracts] Usuario clave de Administracin de Efectivo [Oracle Cash Management] Usuario clave de Contabilidad y Presupuestos /Multiorg Estructura [Oracle General Ledger] Usuario clave de Contabilidad y Presupuestos /Multiorg Estructura [Oracle General Ledger]

Siglas JZZ MRF ENA

Firma

LMCL

OTR

ACE

AMC JLAL MG

Sandra Gonzlez Ponce (DRF)

SGP

Documento de referencia: Contrato 095/2009

Pgina 1 de 6

Minuta de Reunin de Trabajo

Nombre Ernesto Rosales Franco (DRF) Gildardo lvarez Velzquez (DP) Aarn Valencia (DRF) Juan Carlos Prez Hernndez (DP) Guillermo Pin Chavero (DP) Rodolfo Torres Velzquez Azalia Rodrguez Abundis Ricardo Lozano Coln Miguel ngel Bolaos Francisco Javier Chabl Gmez Roberto Hernndez Brcenas Jos Juan Gutirrez Ruiz Anselmo Cortes Mndez Rafael Altamirano Delgado Carlos Ontiveros Santillan Nancy Gonzlez Peralta Julia Leticia Bermdez Martnez Usuario clave de Planeacin de Presupuesto [Hyperion Planning ] Usuario de Planeacin de Presupuesto [Hyperion Planning ] Usuario clave de Cuentas por Pagar [Oracle Payables] Usuario clave de Recursos Humanos [Oracle Human Resources] Usuario clave de Nmina [Oracle Payroll] Coordinacin de Servicios de Informacin Coordinacin de Servicios de Informacin Coordinacin de Servicios de Informacin Coordinacin de Servicios de Informacin Coordinacin de Servicios de Informacin Coordinacin de Servicios de Informacin Coordinacin de Servicios de Informacin Coordinacin de Servicios de Informacin Coordinacin de Servicios de Informacin Coordinacin de Servicios de Informacin Coordinacin de Servicios de Informacin Gerencia Oracle

Siglas ERF GAV AV JCPH GPCH RTV ARA RLC MAB FJCG RHB JJGR ACM RAD COS NGP JLBM

Firma

Documento de referencia: Contrato 095/2009

Pgina 2 de 6

Minuta de Reunin de Trabajo

AGENDA

1. Lista de asistencia. 2. Lectura y, en su caso, aprobacin de la minuta de trabajo de la primera reunin semanal con Usuarios Clave de los Mdulos del Sistema Integral de Administracin (SIA), celebrada el 18 de febrero de 2010. 3. Avance del proyecto a. Activos Fijos [Oracle Assets] b. Inventarios [Oracle Inventory] c. Contratos de Compra [Oracle Procurement Contracts] d. Compras [Oracle Purchasing ] e. Licitaciones Abasto [Oracle Sourcing] f. Administracin de Efectivo [Oracle Cash Management] g. Contabilidad y Presupuestos /Multiorg Estructura [Oracle General Ledger] h. Cuentas por Pagar [Oracle Payables] i. Gastos [Oracle Internet Expenses] j. Planeacin de Presupuesto [Hyperion Planning ] k. Recursos Humanos [Oracle Human Resources] l. Nmina [Oracle Payroll] 4. Asuntos generales BREVE NARRATIVA Y ACUERDOS Lista de asistencia 1. Se verific la asistencia de los participantes. Lectura y, en su caso, aprobacin de la minuta de trabajo de la primera reunin semanal con Usuarios Clave de los Mdulos del Sistema Integral de Administracin (SIA), celebrada el 18 de febrero de 2010 2. El Dr. Rodolfo Torres Velzquez coment que se recibieron observaciones por parte del C. Mauricio Garduo y del C. Mario Rosales, mismas que fueron retomadas en la versin final de la minuta. 3. Se aprob y firm la minuta sin ms observaciones. Avance del proyecto 4. El Dr. Rodolfo Torres Velzquez, coment que la elaboracin y revisin del documento RD020 de cada uno de los mdulos, est al 100%, excepto el mdulo de Recursos Humanos que se encuentra en revisin y se espera que el lunes se proceda a la firma del mismo 5. El C. Mario Rosales Franco, lder de ciclo de Personal, coment que falta la revisin de cuatro temas del proceso para terminar y proceder a la firma del documento RD020 del mdulo de Recursos Humanos. 6. El Dr. Rodolfo Torres Velzquez inform que los documentos RD020 que ya se encuentran firmados son de los siguientes mdulos: Licitaciones
Documento de referencia: Contrato 095/2009 Pgina 3 de 6

Minuta de Reunin de Trabajo

Lista de asistencia Compras Contrato Inventarios Nomina Payroll 1. Activos Fijos 2. Cuentas por Pagar 3. Contabilidad-Presupuesto 4. Administracin de Efectivo En cuanto al mdulo de Gastos de viajes, se coment que an no se ha firmado el documento RD020; sin embargo, se mencion que el documento ya ha sido revisado y se ha dado el visto bueno por parte del usuario, para proceder a la firma, que se llevar a cabo una vez que el usuario regrese de vacaciones. El Dr. Rodolfo Torres Velzquez, coment que los mdulos: Activos Fijos [Oracle Assets], Administracin de Efectivo [Oracle Cash Management], Inventarios [Oracle Inventory], Compras [Oracle Purchasing ] y Licitaciones Abasto [Oracle Sourcing], reportan un avance del 100% en la elaboracin y revisin del documento RD020 de cada mdulo. Posteriormente, se coment que se esta trabajando en la identificacin de los reportes de cada mdulo, el Dr. Rodolfo Torres Velzquez, enfatiz que la emisin de reportes se realizar con la herramienta Discoverer, herramienta que ser utilizada por los usuarios finales. Asimismo, se coment que los usuarios clave debern identificar los reportes crticos para que Oracle ayude a su desarrollo, en virtud, de que los dems reportes podrn ser elaborados por los usuarios con la herramienta mencionada. Es importante destacar, que dicha herramienta est contemplada dentro del proyecto y se puede obtener la capacitacin correspondiente. Tambin, se coment que con la elaboracin de los reportes por parte de los usuarios, se podrn aprovechar los recursos para procesos que se necesitan y que se requiere el desarrollo de una interface. La C. Julia Leticia Bermdez Martnez, gerente del proyecto de Oracle, coment que ya se revisaron los reportes estndar de los mdulos. Por otra parte, el Dr. Rodolfo Torres Velzquez coment que se est trabajando tambin en la elaboracin de los BR100 de cada mdulo y que se reporta el siguiente porcentaje de avance: 5. Activos Fijos Contratos Inventarios Compras Licitaciones Administracin Efectivo 6. ContabilidadPresupuesto 7. Multiorg
Documento de referencia: Contrato 095/2009

7.

8.

9.

10.

11. 12. 13.

70% 30% 20% 30% 75% de 70% 50% 100%

Pgina 4 de 6

Minuta de Reunin de Trabajo

Lista de asistencia 8. Cuentas por Pagar Nomina Payroll 9. Gastos

.

40% 30% 10%

14.

Posteriormente, el Dr. Rodolfo Torres Velzquez explic las caractersticas de los ambientes contratados con On Demand para la implementacin del proyecto, y se dijo que son tres ambiente: Dev (Desarrollo), Test (Pruebas) y Prod (Produccin). 15. Al respecto del punto anterior, se coment que habr un evento formal, en el que participar la Contralora para verificar la carga de los datos en el ambiente de Produccin. 16. El Mtro. Ricardo Lozano Coln, pregunt a los usuarios si tuvieron problemas con sus cuentas de usuario para acceder al ambiente DEV. 17. El C. Enrique Nez Arzate, usuario clave de Activos, coment que entr a la aplicacin pero que a la fecha no han visto nada. 18. El C. Mauricio Garduo (DRF), usuario clave de Contabilidad y Presupuestos /Multiorg Estructura, coment que tuvo problemas que se resolvieron en su momento sin contratiempos. 19. En otro sentido, el C. Jimmy Zadigue Zigault, lder del ciclo Finanzas, pregunt si en el ambiente se van a cargar los dos libros contables. 20. La C. Julia Leticia Bermdez Martnez, gerente del proyecto de Oracle, coment que an no han incluido los dos libros en el CRP1 y que el consultor lo est construyendo. 21. Posteriormente, el Dr. Rodolfo Torres Velzquez, coment que en la reunin semanal directiva se coment que los usuarios clave tienen la responsabilidad de las definiciones de cada mdulo, por lo que solicit a los usuarios que, en caso de requerir que sus superiores validen dichas definiciones lo hagan en el momento y no esperen al final de la revisin de cada etapa, en virtud de que se puede provocar un retraso en la actividad. 22. En cuanto a las definiciones entre DEA-DESPE, se dijo que se podrn resolver en las reuniones mensuales con el Secretario Ejecutivo. 23. Respecto al mdulo de Planeacin de Presupuesto (Hyperion), se coment que se llevar a cabo la misma mecnica para reportar el avance del plan de trabajo que se viene llevando a cabo con el plan de trabajo de los otros mdulos. 24. Se plantearon diversas dudas en cuanto a la planeacin y presupuestacin del captulo 1000 en el mdulo y se sugiri dar espacio a los consultores, para que hagan las definiciones correspondientes y posteriormente verificar su funcionalidad. Asuntos Generales 25. El Dr. Rodolfo Torres Velzquez, coment que el personal de Oracle ya se cambi al 4 Piso pero que an falta mobiliario que se ir incorporando. Especific que solo hay red inalmbrica y que los nodos para los equipos personales( PC) se activarn en el transcurso de la siguiente semana. 26. El C. Jos Juan Gutirrez Ruiz, coment que en el mdulo de Gastos, no ve reflejado la parte de boletos de avin ni la distribucin de vales de gasolina. En
Documento de referencia: Contrato 095/2009 Pgina 5 de 6

Minuta de Reunin de Trabajo

Lista de asistencia ese sentido, se coment que e sistema registra la compra, el gasto pero no la distribucin. 27. La C. Arlette Meja Corona (DRMS), usuario clave del mdulo Contratos de Compra, mencion que la compra se cubre en la elaboracin del contrato. 28. Por otra parte, la C. Nancy Gonzlez Peralta, plante algunas dudas en relacin con las adquisiciones en moneda extranjera. 29. Al respecto del punto anterior, el C. Mauricio Garduo (DRF), usuario clave de Contabilidad y Presupuestos /Multiorg Estructura, coment que se tiene analizar el trato de la diferencia cambiara 30. Finalmente, se coment que los planteamientos anteriores debern tratarse en reuniones especificas.
SEGUIMIENTO A TEMAS PENDIENTES DE REUNIONES PREVIAS

Actividades Realizadas/Status 1. Envi del calendario de reuniones a los usuarios clave, va correo electrnico.

Responsa ble CTIA

Fecha lmite de entrega 25/02/201 0

Estatus Concluida

Documento de referencia: Contrato 095/2009

Pgina 6 de 6