AREA AUDITORIA AREA AUDITORIA

C O N T E N I D O

VIII
I N . O R M E E S P E C I A L

Veamos algunos ejemplos:

IN.ORME ESPECIAL Los Papeles de Trabajo de Auditora (Parte .inal) ........................... VIII-1
Debilidad de control interno Ref. No se realizan peridicamente conciliaciones bancarias. Las compras se contabilizan y dan de alta cuando se recibe y comprueba el gnero recibido. No se realizan arqueos de caja por persona diferente al cajero. Varias personas disponen de firma individual en las cuentas bancarias de la empresa. Recomendacin Recomendamos que por lo menos una vez al ao y coincidiendo con el cierre se realicen conciliaciones bancarias. Recomendamos que la contabilizacin de la compra y el alta en inventario tenga lugar con la transferencia de la propiedad. Recomendamos practicar arqueos de caja sorpresivos al menos una vez al ao. La disponibilidad de saldo debera ser siempre colectiva de al menos dos personas en cualquier cuenta bancaria.

Los Papeles de Trabajo de Auditora (Parte .inal)

PAPELES RELACIONADOS CON LA PREPARACIN Y .ORMULACIN DE SU OPININ: a) Como el "Resumen de ajustes y reclasificaciones". Comprende todos los ajustes y reclasificaciones detectados con posibles efectos en la opinin.
Empresa Aries SA Resumen de ajustes y reclasificaciones Ref. Balance Gral. Ajustes y Reclasificaciones D (H) 21/12/2003 GyP D (H) AG-20 Rdos. Ejerc. Anter. D (H)

Totales Hecho por:

4.- ADMINISTRACIN DEL TRABAJO Los papeles de trabajo se archivan y organizan en dos tipos de archivos: Archivos de los papeles del ejercicio Archivo permanente 1.- Archivos de los papeles del ejercicio Son aquellos papeles que tienen utilidad para el periodo auditado. A su vez se desglosa en otras dos clases de archivos: Archivo general (AG) Archivo de los estados financieros (AE.) A) Archivo general Contiene los siguientes papeles de trabajo del ejercicio:
ndice El primer P de T del AG suele ser un ndice de todos los papeles que integran este archivo. Contiene la referencia del lugar donde se encuentran los diferentes P de T. Plan global de auditora Recoge por escrito la planificacin del trabajo. La planificacin se realiza cada ao segn las caractersticas de la empresa, del sector, reas de riesgo, nivel de materialidad. Cuentas anuales a auditar Las cuentas anuales objeto de la auditora (balance general estado de ganancias y prdidas y memoria) se solicitan a la compaa y se archivan en una carpeta del AG. Tambin se incluyen las del ejercicio anterior a efectos comparativos. Informe de auditora Una vez confeccionado el informe, una copia referenciada a los papeles de trabajo del AE. se incluye en el AG. Informe de control interno Es donde el auditor manifiesta las debilidades de control interno de la empresa. Es un trabajo obligado para los auditores que se dirige la direccin de la compaa. Resumen de ajustes y reclasificaciones Recoge todos los ajustes y reclasificaciones detectados durante el transcurso del trabajo con una posible incidencia en el informe de auditora. Segn el tipo y la importancia de los ajustes y reclasificaciones el informe de auditora ser de una manera u otra. Resumen de asuntos que afectan a la opinin Recoge todas las incidencias detectadas diferentes a los ajustes y reclasificaciones que posiblemente tendrn incidencia en la opinin. Por ejemplo, incertidumbre, limitaciones al alcance. Carta de manifestaciones Una copia de la misma debe incluirse en este archivo. Actas examinadas Un resumen o fotocopia de las actas examinadas: del Consejo de Administracin y de la Junta de Accionistas. Control horas reales y previstas AG 1

b) Otro P de T es el "Resumen de asuntos que afectan a la opinin", que recoge todas las incidencias detectadas diferentes a los ajustes y reclasificaciones que posiblemente tendrn incidencia en la opinin.
Empresa Aries SA Resumen de ajustes y reclasificaciones Asunto Ref. 21/12/2003 AG-20

AG 2

Disposic. del gerente

AG 3

AG 4

Veamos algunos ejemplos:

Asunto La compaa no ha permitido que circularicemos a los clientes La compaa no ha incluido en la Memoria la propuesta de distribucin de beneficios La empresa ha infringido la legislacin medioambiental Se ha cambiado del .I.O al PMP en la valoracin de la rotacin de existencias Ref. Disposicin del Gerente Limitacin al alcance Salvedad por omisin de informacin Salvedad por incertidumbre Mencin en el informe de auditora por cambio de principio contable.

AG 5

AG 6

c) "Resumen de incidencias de control interno", que recoge todas las debilidades de control interno detectadas y que constituirn el contenido de la carta de recomendaciones.
Resumen de puntos de control interno Debilidad Recomendacin Refer. AG-20

AG 7

AG 8 AG 9

AG 10

A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N 57

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SEGUNDA QUINCENA - .EBRERO 2004

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IN.ORME ESPECIAL
1.- Archivo general ndice AG 1 Plan global de auditora AG 2 Cuentas anuales a auditar AG 3 La numeracin de los documentos 2.- Archivo permanente Hoja ndice Estatutos de la sociedad AP 1 AP 2 Convenio colectivo AP 3

Supone comparar las horas que se haban previsto con las reales con el fin de: Determinar la rentabilidad de la auditora. Ser un referente para auditoras futuras. En el ANEXO I mostramos un modelo. B) Archivo de los estados financieros Contiene los papeles de trabajo del ejercicio:
Sumarias Desglose de las sumarias Pruebas realizadas Evidencia obtenida Ajustes y resto de incidencias detectadas, que luego se trasladarn al AG. Conclusiones de las reas

que ocupan ms de una hoja se hace de la siguiente manera: AG 3 1/5, AG 3 2/5,, AG 3 5/5; o bien AG 3/1, AG 3/2,, AG 3/5;

Los P de T se encuentran clasificados en rea:

Caja y bancos Clientes y otras cuentas a cobrar Existencias Activo fijo Proveedores y otras ctas. a pagar Deudas a largo plazo Capital y reservas Resultado del ejercicio

2.- Archivo permanente El archivo permanente contiene todos aquellos documentos y papeles de trabajo que necesitan ser consultados de forma continua, ao tras ao. Puesto que sirve para la auditora de diferentes aos, este archivo tendr que actualizarse.
Hoja ndice El primer P de T del archivo permanente suele ser un ndice de todos los papeles que integran este archivo. Contiene la referencia del lugar donde se encuentran los diferentes P de T. Estatutos de la sociedad Cada vez que se modifiquen los estatutos de la sociedad habr que actualizar este apartado. Convenio colectivo En general vara poco de ao a ao, sobre todo aspectos como las vacaciones o aspectos sociales. Los cambios suelen venir en relacin con las subidas salariales. Contratos y escrituras - Contratos de compra venta de elementos de activo fijo - Escrituras de constitucin - Escrituras de adquisicin de inmuebles (terrenos, edificios.) - Escrituras de hipoteca - Escrituras de aumento de capital - Escrituras de plizas de seguro Organigrama de la empresa Es de inters para saber cules son las personas que constituyen la cpula de la empresa: - Director general - Responsable financiero - Responsable de contabilidad - Responsable de administracin - Responsable del departamento comercial - Responsable del rea de informtica - Jefe de almacn. Manuales de procedimientos y autorizaciones AP 1

3.- Archivo de los estados financieros Las referencias cambian un poco porcuentas a pagar E AA que no van acompaadas de las inicia- Deudas a largo plazo . BB les del archivo al que corresponden. Capital y reservas H DD A las partidas se les asigna una letra Resultado del ejercicio I EE alfabticamente por su orden de apa- ricin en el balance. Si queremos insertar hojas entre dos Caja y bancos A A que llevan referencias consecutivas se Clientes y otras realiza as: cuentas a cobrar B B Entre A 5 y A 6, pondramos A 5/1, Existencias C C A 5/2, A 5/3 Activo fijo D D Entre A 5/1 y A 5/2, pondramos A Proveedores y otras 5/1/1, A 5/1/2

LOS CRUCES DE RE.ERENCIA Sirven para relacionar dos papeles de trabajo que pueden estar en una misma rea o reas diferentes.
Empresa Aries SA Sumaria de existencias
Cuentas Comerciales Materias primas Productos en proceso Productos terminados Totales Hecho por Revisado por Saldos

31/12/2003
Ref C5 C 10 C 15 C 20 AG 3/2

AP 2

AP 3

Empresa Aries SA Desglose de productos terminados

Cuentas Saldos

31/12/2003
Ref C 21 C 22 C 23 C 24 C

C-20

AP 4

Productos terminados A Productos terminados B Productos terminados C Productos terminados D Totales Hecho por Revisado por

AP 5

AP 6

Estos documentos aunque pueden ser objeto de actualizacin, pueden servir durante varios aos. 4.- RE.ERENCIAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Estn compuestas por letras y nmeros y van siempre en rojo:
La letra corresponde a un captulo o seccin de los P de T. El nmero representa la secuencia de los P de T dentro de la seccin.

Los P de T se referencian por dos motivos:

Para que se encuentren organizados por reas Para que se puedan localizar fcilmente

Las referencias ms tpicas para los diferentes archivos son:

INSTITUTO
DE

5.- MARCAS DE COMPROBACIN Tambin denominados tildes y tick marks. Son smbolos que documentan los P de T, dotndoles de significado y dejando constancia de parte del trabajo realizado. A. EJEMPLOS: Con balance de sumas y saldos Con papeles de trabajo del ao anterior W Verificadas operaciones aritmticas No obstante, el significado de los tildes es variable y hay que acudir al pie de pgina de los P de T donde a modo de leyenda se explica lo que representan. B. VENTAJAS 1. Pueden anotarse rpidamente en los P de T. 2. Eliminan la necesidad de duplicar explicaciones. 3. .acilitan un examen rpido y eficiente de los P de T C. NORMAS PARA LA UTILIZACIN 1. Deben escribirse en rojo. 2. Deben ser claras y perfectamente distinguibles. 3. Deben ser sencillas y, cuando sea posible, estar normalizadas para todos los P de T. 4. No debe inundarse un P de T con tildes, haciendo imposible seguir el flujo de trabajo. 5. Las explicaciones deben estar en la misma cdula de la tilde. 6. Las explicaciones deben ser precisas en la descripcin del trabajo realizado.

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INVESTIGACIN EL PAC.ICO