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LECCIN N 01

LA CONTABILIDAD
CONCEPTO DE LA CONTABILIDAD. La palabra contabilidad se deriva del verbo latino computare que significa contar o computar. La contabilidad tiene dos significados: Aritmtico: se refiere a hacer cuentas. Literario: se refiere a hace cuentos Por lo tanto se resume que la contabilidad cuenta valores y cuenta la historia de las empresas. La Contabilidad como ciencia tiene como finalidad de informar y controlar los hechos econmicos que realiza la empresa en un determinado periodo de tiempo. Existen muchas definiciones al respecto, debido a que la contabilidad como ciencia avanza vertiginosamente en relacin con el adelanto de las decisiones financieras de las empresas buscando mejorar el campo econmico y social de las mismas. La contabilidad a travs del tiempo ha ido refinando sus normas y principios, de igual forma su conceptualizacin ha sufrido modificaciones diversas, conforme a los acontecimientos modernos de la globalizacin econmica de estos ltimos tiempos. El concepto de la contabilidad se desarrollo desde dos puntos de vista: Tcnico y cientfico: Segn el Instituto Latinoamericano de Contadura tcnicamente dice que: Contabilidad: es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en trminos monetarios, transacciones que son de carcter financiero Sin embargo la contabilidad no slo registra e informa sino que sirve de gestin y perspectiva econmica, lo que ha dado lugar a la siguiente conceptualizacin cientfica: Contabilidad: es la ciencia que a travs del anlisis e interpretacin de los registros contables nos permite conocer la verdadera situacin econmica y financiera de la empresa teniendo como objetivo una mejor toma de decisiones. La contabilidad al coordinar y disponer en registros contables lasa operaciones efectuadas por una empresa tiene como fin saber: La situacin econmica: Cmo est? El resultado obtenido por la entidad econmica: Cunto obtuvo? Las causas del resultado: Por qu se obtuvo? Como podemos observar el objetivo final de todo sistema contable es dar a conocer la ganancia o prdida de todo negocio y a travs de que mecanismos han sido obtenidos as como tambin las obligaciones fiscales de las empresas. La contabilidad no se considera una disciplina aislada, sino que est en constante movimiento y en relacin con otras materias de las que se alimenta de los diferentes cambio que requiere el mundo de los negocios como son la globalizacin y la competitividad. Al ingresar a un mundo de constante flujo de recursos econmicos y financieros, la contabilidad no puede estar ajena a ella, es por ello que debe tender a cambios que el proceso de informacin le exige mediante un flujo de datos constantes y precisos para una mejor toma de decisiones. MISION DE LA CONTABILIDAD: La ciencia contable cumple una de las misiones ms notables en la organizacin de toda empresa, minimizando costos mediante la supresin de las perdidas y desgaste, aplicando el principio de diversificacin y control, registrando en libros y formularios todas las operaciones del ente econmico en forma cronolgica con sujecin a las normas vigentes. La contabilidad mediante mtodos y tcnicas, controla y visualiza a travs de los Estados Financieros, la informacin oportuna clara y veraz de todos los recursos de la empresa para la toma de decisiones. Por tanto la misin de la contabilidad no slo se circunscribe a la evolucin del beneficio obtenido, sino que debe suministrar datos que permiten comprobar la evolucin de la empresa a travs del tiempo.

OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD: a. Informar a los que dirigen la empresa sobre el activo, pasivo y capital de la misma, b. Registrar, procesar y analizar las operaciones mercantiles en forma cronolgica, como herramienta de trabajo para la toma de decisiones de la gerencia. c. Medir los cambios ocurridos en activos y pasivos, como resultado de las acciones administrativas que busca lograr los objetivos propuestos por la empresa. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD: a. La contabilidad representa la historia de la empresa expresada en nmeros, sus anotaciones permiten evaluar el futuro y utilizarlas cuando sea necesario. b. Valoriza el patrimonio mediante las anotaciones estadstica en los registros contables. c. Las empresas actan en el mbito econmico teniendo en como meta el equilibrio entre lo que necesita y su disponibilidad, sean estos recursos materiales o financieros. d. Todo lucro se mide a travs de las variaciones de su patrimonio los cuales se reflejan en la contabilidad. e. Basndose en la contabilidad se puede conocer la eficacia o deficiencia de la administracin y su funcin econmico social que lleva a cabo. f. El proceso contable cumple un papel ejecutivo en el sentido de propiciar las recomendaciones para corregir las diferencias que se producen en la gestin econmica de la empresa, entre lo que el empresario planea y que realmente sucede. g. Comunica al usuario la informacin econmica y financiera til y oportuna para una mejor toma de decisiones. FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD La contabilidad se muestra en su actuacin mediante distintas fases de su trabajo, que toman el nombre de funciones contables. Entre estas distintas funciones la teora ha destacado las siguientes: a. Funcin histrica: Se manifiesta por el registro cronolgico de los hechos que van apareciendo en la vida de la empresa. b. Funcin estadstica: Es el reflejo de los hechos econmicos en cantidades que dan una visin real de la forma como queda afectada por ellos la situacin del negocio. c. Funcin econmica: Estudia el proceso que se sigue para la obtencin del producto. d. Funcin financiera: Analiza la obtencin de los recursos dinerarios, para hacer frente a los compromisos de la empresa. Ejemplo: Ver con que efectivo cuenta la empresa; conocer los plazos de cobranza de clientes y los compromisos de pago con los acreedores para poder en todo momento disponer de efectivo para hacer frente a los pagos comprometidos y evitar la situacin anormal del negocio. e. Funcin fiscal: Es saber como afectan las disposiciones fiscales, mediante las cuales se fija su contribucin considerada como cargas de la empresa. O sea conocer los impuestos f. Funcin legal: Conocer las disposiciones legales relacionados con el giro del negocio llamase Cdigos Tributario, Comercial, y otras conexas. PRINCIPIOS GENERALES DE CONTABILIDAD 1. EQUIDAD Es el principio fundamental que debe orientar la accin del profesional contable en todo momento y se enuncia as: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en contabilidad, puesto que los que sirven de, o realizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que los intereses

artificiales se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses. 2. PARTIDA DOBLE Los hechos econmicos y jurdicos de la empresa, se expresa en forma cabal aplicando sistemas contables que registran los dos aspectos de cada acontecimiento, cambios en el activo y el pasivo (participaciones), que dan lugar a la ecuacin contable. 3. ENTE: Los estados financieros se refieren siempre a un ente, donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto del de persona ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad. 4. BIENES ECONOMICOS: Los estados financieros se refieren siempre a bienes econmicos, es decir, bienes materiales e inmateriales que posean valor econmico y por ende susceptibles de ser valuados en trminos monetarios 5. MONEDA COMUN DENOMINADOR Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogneos a una expresin, que permita agruparlos y compararlos fcilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad. Generalmente se utiliza como comn denominador, la moneda que tiene curso legal en el pas en que funciona el ente. En el Per, de conformidad con disposiciones legales, la contabilidad se lleva en moneda nacional. 6. EMPRESA EN MARCHA. Salvo indicacin expresa en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una Empresa en marcha, considerndose que el concepto que informa la mencionada expresin, se refiere todo organismo econmico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyeccin. 7. VALUACION AL COSTO. El valor de costo adquisicin o produccin constituye el criterio principal y bsico de valuacin, que condiciona la formulacin de los estados financieros llamados de situacin, en correspondencia tambin con el concepto de Empresa en Marcha, razn por la cual esta norma adquiere el carcter de principio. Esta afirmacin no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicacin de otros criterios, debe prevalecer el costo adquisicin o produccin concepto bsico de valuacin. Por otra parte las fluctuaciones de valor de la moneda comn denominador, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituye, asimismo alteraciones al principio expresado sino que, en sustancia, constituye simples ajustes a la expresin numeraria de los costos. 8. PERIODO: En la empresa en marcha es necesario medir el resultado de la gestin de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administracin, legales, fiscales, o para cumplir con compromisos financieros. El lapso que media entre una fecha y otra que llama periodo. Para los efectos del Plan Contable General, este periodo es de doce meses y recibe el nombre de ejercicio. 9. DEVENGADO Las variaciones patrimoniales que se deben de considerar para establecer el resultado econmico son las que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se ha cobrado o pagado durante dicho periodo. 10. OBJETIVIDAD

Los cambios en el activo, pasivo y en la expresin contable del patrimonio neto, se deben de reconocer formalmente en los registros contables, tan pronto como se ha posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en trminos monetarios.

11. REALIZACION Los resultados econmicos solo se deben computar cuando sean realizados o sea cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Se debe establecer como carcter general que al concepto realizado participa del concepto de devengado. 12. PRUDENCIA Significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento del activo, normalmente se debe optar por el ms bajo, o bien que una operacin se contabilice de tal modo que la participacin del propietario sea menor. Este principio general puede expresar tambin diciendo: Contabilizar todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado. La exageracin en la aplicacin de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentacin razonable de la situacin financiera y del resultado de las operaciones. 11. UNIFORMIDAD Los principios generales cuando fueren aplicables y las normas particulares principios de valuacin utilizados para formular los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Se debe sealar por medio de una nota aclaratoria, el efecto de los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicacin de los principios generales y de las normas particulares principios de valuacin. Sin embargo el principio de uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares principios de valuacin que las circunstancias aconsejen sean modificados. 13. SIGNIFICACION O IMPORTANCIA RELATIVA Al ponderar la correcta aplicacin de los principios generales y normas particulares se debe necesariamente actuar con sentido prctico. Frecuentemente se presenta situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una lnea demarcatoria que fije los lmites de lo que es y no es significativo, consecuentemente, se debe aplicar el mejor criterio para resolver lo que corresponde en cada caso, de acuerdo a las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en el activo, pasivo, patrimonio o en el resultado de las operaciones. 14. EXPOSICION Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente, a que se refieren. EL PLAN CONTABLE GENERAL REVISADO Y SU CLASIFICACION El resultado econmico de las operaciones mercantiles significa la informacin para los directivos de una empresa, por ello la necesidad de implantar la clasificacin de un plan de cuentas que basado en los principios generalmente aceptados de contabilidad pueda resolver las formas ms convenientes para un mejor desarrollo de los negocios. Toda actividad relacionada con la empresa debe contar con una informacin permanente sobre la situacin econmica y financiera de la empresa, por este motivo se ha confeccionado un Plan de Cuentas que responda a una comunicacin constante entre, los Accionistas de la Empresa, Estado, Directivos, Proveedores, Clientes, etc. La Comisin Nacional Supervisora de Empresas y Valores CONASEV mediante la resolucin No 006-84EF/94.10 en uso a sus atribuciones, modifica el anterior Plan Contable General dado en el ao 1973, con el fin de adaptarlo a las circunstancias actuales y a las necesidades de informacin contable. La clasificacin del Plan de Cuentas General Revisado responde generalmente a 4 aspectos: Situacin inicial de la empresa

Variaciones producidos durante el ejercicio econmico Estado general al final del ciclo econmico y Resultado econmico financiero. ESTRUCTURA DEL PLAN CONTABLE GENERAL REVISADO GRUPO CUENTAS DE BALANCE CUENTAS DE GESTION O RESULTADOS SALDOS INTERMEDIOS DE GESTION CONTABILIDAD ANALTICA CUENTAS DE ORDEN CLASES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 NOMINACION Activo Activo Activo Pasivo Patrimonio Gastos por Naturaleza Ingresos por Naturaleza Relaciona Gastos e Ingresos Registra costos y gastos Cuentas de Control CUENTAS 10 al 19 20 al 29 31 al 39 40 al 49 50 al 59 60 al 69 70 al 79 80 al 89 90 al 99 00 a 00

CLASFICACION ORGANICA DE LAS CUENTAS DE BALANCE SEGN EL PLAN CONTABLE GENERAL REVISADO

Disponible Exigible Corriente (Circulante) Realizable

Caja y Bancos Clientes Cuentas por cobrar Mercaderas Productos terminados Materias Primas Envases Embalajes Suministros, etc Inversin en valores Edificios Maquinarias Vehculos Muebles Enseres, etc Patentes Marcas Pagos por adelantado

Activo

Financiero

Material No Corriente (Fijo)

Inmaterial Diferido

Corriente Pasivo (1) No Corriente

Tributos Remuneraciones Proveedores Cuentas por pagar Beneficios Sociales, etc. Capital Reservas Utilidades, etc.

(1) Es importante sealar que el P.C.G.R. considera como Pasivo Corriente al Pasivo propiamente dicho y como no corriente al patrimonio e la empresa como son: Capital, Reservas, Utilidad, etc., sin embargo de acuerdo a la funcin que desempean las cuentas, la clasificacin orgnica toma por separado al pasivo y el patrimonio, slo el pasivo se subdivide en corriente y no corriente. Pues bien ambas clasificaciones tienen validez ya que no se altera el sentido conceptual de los elementos y bienes patrimoniales.

CLASIFICACION ORGANIZA DE LAS CUENTAS SEGN SU DESARROLLO OPERATIVO O FUNCION

Disponible Exigible Corriente (Circulante) Realizable

Caja y Bancos Clientes Cuentas por cobrar Mercaderas Productos terminados Materias Primas Envases Embalajes Suministros, etc Valores Edificios Maquinarias Vehculos Muebles Enseres, etc Patentes Marcas Pagos por adelantado

Activo

Inversiones

Fijos Tangibles No Corriente (Fijo) No fijos Intangibles Diferidos

Corriente Pasivo No Corriente

Tributos Remuneraciones por pagar Proveedores Cuentas por pagar diversas Cuentas por pagar diversas Beneficios Sociales Provisiones diversas Ganancias diferidas Se refiere al aporte de los socios y por los cuales tienen derecho a la Utilidad

Patrimonio

Capital social Capital adicional Reservas Utilidades

LECCIN N 02

DOCUMENTACIN MERCANTIL
Desde tiempos remotos, el comercio era una de las actividades ms importantes del ser humano, siendo el trueque una de las formas elementales de realizacin mercantil. Conforme fue evolucionando el ser humano en su relacin con el sistema productivo mercantil, tambin fue desarrollando su forma de intercambio en las cosas: entonces se cre la moneda. El hombre de esta forma cambia objetos por su representacin de valor. Al hacerse notorios los adelantos y descubrimientos cientficos, tambin se tenia que avanzar en las formas de intercambio para ello se crearon documentos mercantiles que avalaran una determinada relacin comercial. Por tanto la documentacin mercantil es una disciplina especializada que nos da a conocer las caractersticas fundamentales y requisitos primordiales que debe reunir toda documentacin a emplearse en cada actividad mercantil.

Los documentos mercantiles a utilizarse darn fe de la actividad comercial, y servirn a su vez para asentar dichas operaciones en registros especiales y su posterior control por parte de la contabilidad. El llenado de los documentos mercantiles requiere de un aspecto tcnico legal, es decir fundamentadas en el arte de su confeccin y en las leyes que la rigen. CLASIFICACION a) Documentos exigidos legalmente por la SUNAT b) Documentos empleados legalmente por todo sistema comercial financiero. A) DOCUMENTOS EXIGIDOS POR LA SUNAT Mediante el Decreto Ley 25632 y su reglamento difundido por la administracin tributaria ha establecido normas en el sistema de registro documentario a fin de que exista una mejor organizacin y control de la actividad tributaria. COMPROBANTES DE PAGO Es todo documento que acredita la transferencia de bienes, entrega en uso o prestacin de servicios, calificado como tal por la SUNAT. El comprobante de pago es un documento formal que avala una relacin comercial o de transferencia en cuanto a bienes y servicios se refiere. DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMPROBANTES DE PAGO a) b) c) d) e) f) Facturas Recibos por Honorarios Boletas de Venta Liquidaciones de Compra Tickets o Cintas emitidos por Mquinas Registradoras Gua de Remisin.

FACTURA Es un documento que permite sustentar gastos- costos y detalla en forma clara los bienes y el importe de los mismos, los servicios prestados, descuentos, condiciones de venta, etc. Con este documento el vendedor se ver en la obligacin de cobrar el importe fijado y el comprador de pagar el importe exigido o registrado, as como demostrar la propiedad del bien o servicio comprado. Este documento se emitir a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro nico de Contribuyente (RUC). RECIBO POR HONORARIOS Documento que debe ser entregado por toda persona que ejerce una profesin u oficio. Este es utilizado para sustentar gastos y costos para efectos tributarios, ejemplo: mdicos, abogados, contadores, electricistas, gasfiteros, etc. siempre y cuando no estn asociados en sociedades civiles u otros. BOLETA DE VENTA Documento otorgado a consumidores o usuarios finales, en ella se consignan el valor de la venta mas no se detalla el IGV. No otorgan derecho a crdito fiscal, ni pueden ser utilizados para sustentar gasto o costo, salvo el 3% del total de los comprobantes de pago que otorgan el derecho a deducir costo y gasto. LIQUIDACIN DE COMPRA Es documento emitido por el comprador, su empleo permite nicamente cuando el vendedor es una persona natural productora y/o acopiadora de productos primarios derivados de actividades como: agricultura, pesca artesanal, artesana, etc.

Permite ejercer el derecho al crdito fiscal, siempre que el impuesto sea retenido y pagado por el comprador, pudiendo ser empleadas para sustentar gasto o costo para efecto tributario. Quedando el comprador designado como agente de retencin de los tributos que grava la operacin. TICKETS O CINTAS DE MAQUINA REGISTRADORA Son documentos emitidos como comprobantes de pago en operaciones con consumidores finales y en operaciones realizadas por los sujetos del Rgimen nico Simplificado, cuando el comprador necesita utilizar el crdito fiscal ser necesario identificarlo con su No RUC as como con sus apellidos y nombres, o denominacin o razn social, se emitan como mnimo en original y una copia, adems de la cinta testigo, as como se discrimine el IGV que afecta a la compra. Los vendedores debern efectuar una liquidacin diaria de las operaciones realizadas por cada mquina registradora.

LECCIN N 03
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analtica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa en un determinado periodo de tiempo. Los Libros de Contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administracin ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinar diariamente el volumen de su negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que afectan el valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada es fundamental, porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley. IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida econmica del pas. Desde el punto de vista jurdico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas; en lo econmico en base a los datos que nos proporcionan se podrn realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherentes; en lo funcional nos conduce a la realizacin de una buena administracin. Su importancia radica en que: a. Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa b. Da a conocer el estado financiero y econmico de la empresa hasta un periodo de tiempo determinado. c. Sirve de sustento y prueba de las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar. d. En lneas generales representan la fotografa de los acontecimientos mercantiles de la empresa.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD El cdigo de comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad. Se clasifican desde el punto de vista legal y tcnico contable.

Clasificacin Legal:

Obligatorios (Por Ley)

Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja Registro de Ingresos Registro de Ventas Registro de Compras Planilla de Sueldos y Salarios Transferencia de Acciones Libro de Retenciones Libro de Activos Fijos Actas (Acuerdos de Sociedades y Asociaciones Libro Caja Chica Libro Bancos Registro Clientes Registro Proveedores Registro de Almacn Registro Letras por Cobrar Registro Letras por Pagar, etc.

Voluntarios (Potestativos)

Clasificacin Tcnico Contable Libro Inventario y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Letras por Cobrar Registro de Letras por Pagar Planilla de Sueldos y Salarios Libro de Importaciones Libro de Exportaciones Libro bancos Registro de Caja Chica, etc.

Principales

Auxiliares

PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD De acuerdo a la Ley de Profesionalizacin del Contador, los comerciantes con intervencin de un Contador Pblico Colegiado sern los que supervisen y rubriquen los libros de contabilidad segn sea el caso, algunos libros o en forma completa. La SUNAT, como administradora de tributos podr exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y operaciones en libros especiales a fin de asegurar la verificacin de su situacin impositiva. Los contribuyentes del impuesto a la renta podrn mantener la documentacin sustentatoria e informacin relativa a sus operaciones contables bajo sistema de microfilmado en la forma, plazo y condiciones que establezca la SUNAT. De acuerdo al Artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta estn obligados a llevar contabilidad las personas indicadas en el cuadro de siguiente, segn rgimen tributario a que pertenecen. Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refiere al ejercicio gravable anterior y la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus actividades en el 2004, por ejemplo deber considerar sus Ingresos Brutos y la UIT correspondiente al mismo ao.

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LIBROS DE CONTABILIDAD CATEGORA RENTA


TERCERA A. B.

SUJETOS OBLIGADOS
Personas Jurdicas Personas Naturales Sucesiones Indivisas Asociaciones en participacin Sociedades de Hecho Joint Ventures Consorcios Comunidad de Bienes Hasta 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales

LIBROS QUE DEBEN LLEVAR


Contabilidad Completa

Inventarios y Balances Ingresos y Gastos Registro de Compras Registro de Ventas Libro de Retenciones Planillas de Pago Contabilidad Completa

C.

Ms de 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales

Rgimen Especial Personas Naturales y Jurdicas que realicen actividades de Extraccin, Manufactura y Comercializacin, Produccin de Bienes y Venta de Servicios. Rgimen nico Simplificado

Registro de Compras Registro de Ventas Planilla de Pagos

D.

CUARTA A. Personas Naturales

Planilla de Pagos Libro de Ingresos

Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es un valor de referencia que puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles, deducciones, limites de afectacin y dems aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas interesadas. LA TRIBUTACIN Y LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Con la finalidad de cumplir con las obligaciones del impuesto a la renta se han creado regmenes y categoras tributarias, como los de 3ra y 4ta., quienes tienen relacin con los libros de contabilidad. a. Rgimen General: Involucra a todas aquellas personas jurdicas o naturales, preceptoras de rentas de tercera categora obligadas a cumplir con el impuesto a la renta en base a la tasa del 30% sobre las utilidades operativas de la empresa. b. Rgimen Especial de Impuesto a la Renta RER: Es un rgimen de cumplimiento voluntario que obliga a los contribuyentes que generan rentas de 3ra categora a cumplir con el impuesto a la renta teniendo en cuenta que sus ingresos brutos anuales no sean mayores al lmite establecido por la SUNAT. c. Rgimen nico Simplificado RUS: Es un rgimen que simplifica el pago de los impuesto de aquellos contribuyentes de menores ingresos o sustituye al IGV y al Impuesto a la Renta.

d. Impuesto a la Renta de 4ta categora: Se refiere a aquellos preceptores de rentas que laboran en forma independiente como: abogados, mdicos, ingenieros, etc. Los regmenes tributarios antes sealados permiten una mejor accin por parte del Estado, teniendo a los registros contables como su mejor aliado. En el campo tributario, una de las obligaciones formales ms importantes es la de llevar registros contables. De ello depende que la administracin tributaria tenga una informacin adecuada sobre la marcha de los 1 negocios, las operaciones o las actividades del contribuyente.

Superintendencia Nacional Tributaria, Revista Tributaria No 45, Octubre 1994, Lima, pg. 3

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La administracin tributaria ha tratado de simplificar la obligacin de los tributos, es por ello que los libros de contabilidad exigidos varan segn la naturaleza de las personas (natural o jurdica), la categora de renta que generan y el nivel de ingresos que perciben. La SUNAT en su funcin fiscalizadora de las obligaciones tributarias exige a los deudores tributarios la exhibicin de los libros y registros contables sustentatorios, a fin de que se cumpla con los dispositivos tributarios vigentes. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LAS OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS.

De acuerdo al Artculo 87 del Cdigo Tributario, los deudores tributarios estn obligados a facilitar las labores de fiscalizacin y determinacin que realice la Administracin Tributaria y en especial debern: a. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional. b. Los libros registrados en moneda extranjera debern sujetarse a la forma y condiciones que establezca la Administracin Tributaria. El pago de tributos se realizar en moneda nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotizacin de oferta y demanda que publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efecte el pago. c. Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado. LEGALIZACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad deben ser legalizados debidamente, ante Notario Pblico o Juez de Paz Letrado. La legalizacin consiste en un constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicacin del nmero de folios de que consta y si est llevada en forma simple o doble; sello y firma del 2 Notario Pblico o Juez de Paz Letrado. Todos los folios llevarn sello notarial. A qu se denomina folio? Se denomina folio a la numeracin correlativa de cada una de las pginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliacin: Foliacin Simple: Cada registro tiene su propia numeracin y van de uno en uno. Ejemplo 1, 2, 3, 4, etc. Foliacin Doble: La numeracin correlativa de las pginas van de dos en dos. Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, etc. Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Los registros auxiliares sirven de control interno y son potestativos se usan de acuerdo a la caracterstica de cada empresa, no necesitan ser legalizados. Al legalizar los libros contables se abonarn los derechos notariales ms el Impuesto General a las Ventas respectivo. De acuerdo con la Ley de Profesionalizacin del Contador, para iniciar el Registro de las Operaciones, es necesario que el Notario o Juez de Paz Letrado certifique la legalizacin de los Libros Contables. Si se desea legalizar un segundo libro u hojas sueltas es necesario acreditar haber concluido el anterior o demostrar en forma fehaciente su prdida. El tiempo que deben conservarse los libros ser mientras el tributo no est prescrito, referente al atraso mximo que deben tener los Registros de Ventas y Compras en cuanto a su registro, ste deber ser de 10 das hbiles siguientes a la emisin del comprobante de pago respectivo. EL PROCESO CONTABLE: SECUENCIA DE LOS HECHOS REGISTRADOS: Todo proceso contable, tiene un sistema de integracin, donde se entrelazan todos los libros de contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales estn conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lgica de acuerdo a sus funciones que cada uno de ellos tiene. A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los elementos contables segn las caractersticas patrimoniales que han intervenido en ellos como son causa y efecto. La secuencia cronolgica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente esquema:

Revista El Asesor No 02, Febrero 1996, Lima, pg 26

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REGISTRO DE COMPRAS

REGISTRO DE VENTAS

BALANCE GENERAL

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR HOJA DE TRABAJO

ESTADO DEL PATRIMONIO NETO

LIBRO CAJA

OTROS

ESTADO DE FLUJOS EN EFECTIVO HOJA DE ENLACE O COMPROBACION

LIBROS DE CONTABILIDAD

ESTADOS FINANCIEROS

Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor representan la columna vertebral de todo sistema contable. Los auxiliares como Registro de Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable segn la importancia o potestad que se les de en la empresa. La hoja de trabajo representa la hoja de enlace entre los libros contables y los estados financieros. Los Estados Financieros nos demuestran el resumen general de todo ejercicio contable, en ellos se reflejan si la empresa obtuvo prdidas o ganancias y en que condiciones patrimoniales se encuentra. Todo proceso contable se basa en un periodo econmico de tiempo determinado, el cual se inicia el 1 de enero de cada ao, con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y termina el 31 de diciembre del mismo ao, con la formulacin de los Estados Financieros. LAS INFRACCIONES Y LOS LIBROS CONTABLES: El Artculo 175 del Cdigo Tributario especifica las infracciones relacionadas con la obligacin de llevar libros y registros contables: Omitir llevar libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos en la forma y condiciones establecidas por las normas correspondientes. Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos grabados o registrados por montos inferiores. Usar comprobantes o documentos falsos, adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad y otros registros contables. Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de contabilidad y otros registros contables. No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad, y otros registros contables excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos, as como, los sistemas programas computarizados de contabilidad, los soportes magnticos o los micro archivos. LIBROS DE CONTABILIDAD Y LOS METODOS CONTABLES: Mtodo Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con la Contabilidad Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (clase 1 a 5), Cuentas de Gestin (clases 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestin (clase 8), junto con las cuentas de la Contabilidad Analtica de Explotacin o de Costos (Clase 9). Al registrar las operaciones mercantiles se utiliza un solo juego de libros para las contabilidades financiera o analtica, cuya relacin se efecta a travs de la cuenta Cargas imputables a cuentas de costos (cuenta 79) lo que da como resultado el registro de los asientos por naturaleza y destino.

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Mtodo Dualista: Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las cuentas de la contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad analtica de explotacin. CLASIFICACION DE LIBROS DE CONTABILIDAD 1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES ESTRUCTURA ECONOMICA Y FINANCIERA DE UNA EMPRESA Para lograr los fines propuestos la empresa necesita bienes materiales los cuales deben ser obtenidos a travs del financiamiento de los dueos o de terceras personas. Los bienes materiales estn determinados por los bienes y derechos que tiene la empresa y ello se adquiere mediante el financiamiento que se obtuvo de terceras personas como son: proveedores, acreedores, etc., o por parte de los mismos propietarios ya sea dinero en efectivo, bienes materiales o beneficios obtenidos. ESTRUCTURA ECONOMICA MEDIOS MATERIALES ESTRUCTURA FINANCIERA FINANCIACION DE TERCEROS FINANCIACION PROPIA (DUEOS)

La estructura financiera es la base que da lugar a la estructura econmica. La estructura econmica representa a los bienes materiales que la empresa tiene por lo tanto se le conoce como Activo y la estructura financiera representa el financiamiento que obtuvo de terceras personas, o dueos es decir lo que debe la empresa, por lo tanto se le conoce como Pasivo y Patrimonio. Entonces el nuevo esquema estructural quedara de la siguiente forma: ESTRUCTURA ECONOMICA ACTIVO Conjunto de bienes y derechos ESTRUCTURA FINANCIERA PASIVO Obligaciones con terceros PATRIMONIO Obligaciones con los dueos

De lo anterior se desprende que estructura econmica es igual a la estructura financiera, dicho de otra manera: Activo = Pasivo + Patrimonio De esta forma se cumple con el principio de la dualidad econmica y financiera: toda operacin o hecho tiene una doble afectacin ya sea en el activo, pasivo y patrimonio. EL INVENTARIO EN LOS NEGOCIOS El inventario viene a ser el recuento de lo que se tiene y delo que se debe. Es la relacin detallada y pormenorizada de los bienes y derechos as como las obligaciones y deudas que tiene la empresa. El valor monetario de un inventario est determinado por el conteo y ste se realiza al inicio o al final de un periodo econmico. El objetivo que persigue todo inventario es controlar la veracidad de los datos contables, de forma que pueda establecerse la correcta situacin patrimonial, segn el tiempo que sea factible y cuantificar el resultado obtenido durante el ejercicio econmico. NECESIDAD DE UN INVENTARIO Bien sabemos que la contabilidad mide la actividad econmica y las variaciones que se producen en el patrimonio durante un cierto periodo de tiempo. Valorar el patrimonio significa poder analizar las relaciones que se tiene con terceras personas o socios. Todo inventario o recuento debe de estar expresado en unidades fsicas y monetarias, de acuerdo a ello el negocio que uno posee podr ser valorado patrimonialmente es decir al finalizar un determinado periodo de tiempo, se conocer si se perdi o gan, de acuerdo a los bienes, derechos y obligaciones y como variaron estos cuantitativamente.

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REQUISITOS FUNDAMENTALES DE TODO INVENTARIO La fijacin o designacin de los elementos patrimoniales o inventarios. Descripcin de los mismos. Una vez que se conozcan los elementos patrimoniales, hay que reunirlos en grupos que sean homogneos en un sentido econmico. Valoracin de los elementos patrimoniales. CONCEPTO Es el primer Libro de Contabilidad, con l se inicia el registro de todo proceso contable por lo tanto: Es un libro obligatorio y principal de foliacin simple, en el cual se registran todos los bienes y valores, deudas u obligaciones que posee y contrae una empresa natural o jurdica. Refleja el estado de situacin financiera referente al activo, pasivo y patrimonio de todo negocio. Sirve de base para la toma de decisiones en el campo administrativo tomando en cuenta lo que tiene o debe la empresa. Este libro nos da a conocer la situacin patrimonial del negocio una vez finalizado el ejercicio econmico. ASPECTO LEGAL: De acuerdo al cdigo de comercio todo comerciante empezar sus operaciones con el inventario inicial el cual contendr: a. Relacin exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real, constituyendo de esta forma el Activo. b. Relacin exacta de todas las deudas y obligaciones contradas, constituyendo de esta forma el Pasivo. c. Se fijar la diferencia entre el Activo y Pasivo dando como resultado el Patrimonio. Es obligatorio para toda persona jurdica, as como para algunas personas naturales, segn los ingresos brutos medidos en unidades impositivas tributarias (UIT) tal como lo establece el Artculo 65 del Impuesto a la Renta. Este libro debe ser legalizado ante un Notario Pblico o Juez de Paz Letrado. CLASES DE INVENTARIOS Los inventarios son fsicos y monetarios. Los primeros se obtienen en base al recuento de bienes o valores que se realiza al inicio o al final de cada periodo. Los segundos son los valores monetarios expresados en moneda nacional o extranjera segn sea el caso: Inventario Inicial o de Apertura: Es el que prepara la empresa al iniciar el periodo contable econmico para conocer el estado de situacin de los mismos. Se realza al inicio de las operaciones de la empresa. A. Inventario de Cierre: Es el registro que se hace despus de un periodo determinado con el fin de conocer el estado patrimonial del comerciante o empresa y conocer la utilidad o prdida obtenida. Puede realizarse cada fin de mes o al final del ao. B. Inventario de Situacin: Se efecta en cualquier poca del ao, segn lo determinen en ese momento los dueos motivados por la fusin, transformacin o liquidacin de la empresa. Supongamos que un comerciante desea realizar un inventario al final de su ejercicio econmico, fijndose el 31 de diciembre, Tendra que determinar el dinero que posee en Bancos o en Caja de la empresa, el valor del edificio si es propio, as como acciones que posiblemente tenga, etc. As tambin deber especificar las deudas que contrajo con terceras personas o el dinero que aport para la formacin de la empresa. Pues bien si personificamos a la empresa como un ente econmico separado de los dueos, llegaremos a la conclusin, que el comerciante determinar el resultado patrimonial de su empresa una vez terminado su inventario, el que debe tener la igualdad expresada siguiente: Todo lo que tiene la Empresa = a todo lo que debe la Empresa PARTES QUE COMPRENDE EL LIBRO DE NVENTARIOS Y BALANCES: Lo explicamos en base a los siguientes cuadros sinpticos:

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A. INVENTARIO

I ACTIVO (Lo que posee la Empresa) II PASIVO (Lo que debe la Empresa) III RESUMEN (Activo Pasivo = Patrimonio) Relacin entre las cuentas del Activo y las cuentas de Pasivo Patrimonio, dando como resultado una igualdad.

B. BALANCE DE

FASES SECUENCIALES DE UN INVENTARIO Como dijimos el Inventario es el recuento de los bienes, derechos y obligaciones que tiene un negocio. El recuento fsico monetario debe ser registrado en el activo, pasivo y patrimonio, segn sea el caso. Antes de dar a conocer el rayado o modelo de un inventario, primeramente desarrollaremos las fases del mismo con son: el Activo, Pasivo y Resumen. I. ACTIVO: En efecto la palabra activo significa el conjunto de bienes y derechos con valor econmico que una empresa posee. Cmo nace el Activo? Lo explicaremos mediante un ejemplo. El seor Julio Velarde desea formar una empresa, para ello cuenta con un capital de 20,000 soles, despus de efectuar los trmites de ley le pone como nombre Velarde S.R.Ltda.. Con los 20,000 soles realiza las siguiente operaciones. 1. Deposita dinero en cuenta corriente del Banco Sur 2. Compra Mercaderas por 3. Compra un inmueble para la venta de sus productos por 4. Compra una camioneta para el traslado de productos por TOTAL S/. 3 000 1 500 12 500 3 000 20,000

Pues bien diremos entonces que la empresa Velarde S.R.Ltda. posee: Dinero en cuenta corriente del Banco Sur, el cual toma como nombre, Activo disponible. Mercaderas, considerndosele como un activo realizable. Un inmueble y una camioneta a los cuales se les considera activos fijos. Analizando la naturaleza de estos elementos podemos observar que todos tienen relacin: el dinero disponible en cuenta corriente, el cual servir para cualquier ocasin, ya sea para pagar sueldos, comprar mercaderas, pagar servicios, etc., el inmuebles y la camioneta sirven para ofrecer y transportar la mercadera que es la razn de ser todo negocio. Los 2 ltimos, son elementos que se encuentran en la empresa de una manera permanente, no varan continuamente de ah su nombre de Activos Fijos; la mercadera es un activo realizable que puede transformarse en disponible al venderse y el dinero depositado en cuenta corriente puede convertirse en realizable al comprar mercaderas. Estos 2 ltimos, varan continuamente su movimiento, los cuales permitirn un resultado econmico favorable o desfavorable. Todas las acciones mercantiles son registradas en las cuentas que establece el Plan Contable General Revisado (PCGR) tales como: Activo Corriente Clase 1 Clase 2 Activo no Corriente Clase 3 II. PASIVO:

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Se llama as a la relacin detallada de todas aquellas cuentas que representan deudas u obligaciones que toda empresa tiene con terceras personas. El pasivo representa la fuente de donde se obtienen los fondos necesario para adquirir los bienes y valores del activo. As tenemos que el pasivo est integrado por toda la clase 4 del Plan Contable General Revisado como son: Deudas que se tiene con los proveedores. Crditos o prstamos obtenidos de los bancos. Deudas que se tiene a los trabajadores. Obligaciones que se tiene con el Estado en forma de impuesto, etc.

Como se ve, estos elementos tienen mucho en comn, sus deudas son dinero que no pertenecen a la empresa, son fondos ajenos, son obligaciones que deben reponerse, es decir deudas contradas que exigen su devolucin. En otras palabras podemos decir que el Pasivo es lo que debe la empresa. As tenemos por ejemplo, si la empresa Velarde S.R.Ltda.. se presta dinero del Banco Continental por un valor de S/. 3 000 con el cual compra mercadera por un valor de S/. 2 000, significa que ahora la empresa posee S/. 3 000 ms en mercadera y debe S/. 3 000 a terceras personas en este caso al Banco Continental. Diremos entonces que los S/. 3 000 soles de mercaderas representan al activo de la empresa y los S/. 3 000 de prstamo, el pasivo disponible de la misma. Segn el Plan Contable General Revisado, el pasivo esa conformado por las cuentas de la clase 4. III. RESUMEN: Viene a ser el resultado entre el Activo y el Pasivo: As tenemos: Activo Pasivo = Patrimonio

De cuya frmula se puede deducir: Pasivo + Patrimonio = Activo Activo Patrimonio = Pasivo Qu es el Patrimonio? Pues bien ahora conceptualizaremos lo que significa el patrimonio. Como se ha podido apreciar en la ecuacin: Activo Pasivo = Patrimonio Se reemplaz la palabra Capital (como muchos autores lo nombran) por el de patrimonio en vista de que el PCGR al Capital lo considera como una cuenta principal del Patrimonio, en otras palabras el Patrimonio es el todo y el Capital la parte. El Capital representa el conjunto de valores mensurables en dinero u objetos de que se dispone para dar inicio a las operaciones de la empresa, por consiguiente: EL PATRIMONIO: Est representada por rodos los derechos y obligaciones que toda actividad econmica adquiere. Est conformado en s por el conjunto de bienes econmicos materiales e inmateriales pertenecientes a una unidad econmica. Algunos autores consideran al Capital igual que al Patrimonio, aqu lo tenemos que tratar desde un punto de vista econmico, el cual hace que ambos trminos sean diferentes. El Patrimonio de la empresa entraa pues, en trminos contables, un conjunto productivo que podemos describir atendiendo a su significado instrumental o genuinamente econmico (ACTIVO) o atendiendo al origen de los valores, es decir, las fuentes de financiamiento u obligaciones (PASIVO). El patrimonio viene a representar la deuda u obligaciones que la empresa contrae con los dueos del capital. De lo descrito podemos determinar que:

ACTIVO

PASIVO =

PATRIMONIO + (CAPITAL)

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Por lo tanto llegaremos a la conclusin que: Lo que debe la Empresa a terceros + Lo que debe la Empresa a los dueos del capital

Lo que posee la Empresa

De hecho puede parecer una anomala que el patrimonio figure como lo que debe la empresa, pero sta impresin desaparece si se examina la cuestin detenidamente. En efecto la cuenta capital representa a la persona que puso el capital en la empresa, por lo tanto la cuenta capital se convierte en acreedor y la empresa en s en deudora, por ello que contablemente es preciso separar la personalidad del dueo y la personalidad de la empresa considerndolos conceptos distintos. Como sea que un inventario es inventario de la empresa y no de los dueos, por tanto la cuenta capital debe figurar como deuda de la empresa hacia sus dueos. Si tomamos en cuenta la empresa Velarde S.R.Ltda., anteriormente tratada, diremos que el dinero que el seor Velarde aport a la empresa se considera como Capital, es decir, que la empresa Velarde S.R.Ltda. le debe al Seor Velarde S/. 20 000 soles a pesar de que este ltimo es el gestor o propietario del negocio. El Inventario final de la Empresa Velarde S.R.Ltda. tomando en cuenta el Activo, Pasivo y Resumen seran: I. Activo : Dinero en Cuenta Corriente Mercadera Inmuebles Camioneta TOTAL ACTIVO II. Pasivo : Deuda contrada con el Banco Continental TOTAL PASIVO III. Resumen : 3,000 3 4,500 12,500 3,000 23,000 3,000 3,000

Activo 23,000 Pasivo 3,000 Patrimonio (Capital) 20,000 Segn el caso se tiene un patrimonio positivo de 20,000 Por consiguiente la ecuacin quedara as: Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital) 23 000 = 3 000 + 20 000 (-) BALANCE DE INVENTARIO Viene a ser el resultado del inventario referente a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio las que deben tener una igualdad o estas balanceadas, tal como se demostrar posteriormente en la parte prctica: CLASIFICACION DEL PATRIMONIO: De acuerdo a las ecuaciones descritas anteriormente podemos clasificar el patrimonio en: A. Patrimonio Positivo: Cuando el activo es mayor que el pasivo. Activo Pasivo = Patrimonio 100 40 = 60 B. Patrimonio Negativo: Cuando el activo es menor que el pasivo. Activo Pasivo = Patrimonio 70 80 = -10 C. Patrimonio Nulo: Cuando el activo es igual que el pasivo.
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La mercadera est compuesta de la siguiente forma: S/.1,500.00 pertenecen al capitalista que aport S/. 20,000.00 y S/. 3,000.00 al banco Continental que la empresa se prest, con los cuales compr S/.3,000.00 en mercadera lo que hace un total de S/. 4,500.00.

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Activo Pasivo = Patrimonio RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES: El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente: 1 2 3 4 5 6 7

Para el inventario: Se anota el ttulo y la fecha. Puede decir: Inventario Inicial al 1 de Enero de 2004 Se anota el cdigo de la cuenta a nivel de 2 dgitos. Se anota el sub-cdigo de las subcuentas a nivel de 3 dgitos. Se anota el nombre de las cuentas y subcuentas correspondiente al Activo, Pasivo, as como tambin las cantidades fsicas. 5. Llamada columna falsa sirve para anotar los precios o valores unitarios. 6. Llamada columna auxiliar destinada al registro de importes parciales de las subcuentas. As como el resumen correspondiente. 7. Columna que sirve para anotar los valores totales correspondientes a cada cuenta. Tambin se anota el valor total del Activo y Pasivo. Para el Balance del Inventario: 1. Se anota el ttulo y la fecha, puede decir: Balance de Inventario al 1 de Enero del 2003. 2. Se anota el cdigo de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. 3. Se anota el sub-cdigo de las sub-cuentas correspondientes a cada cuenta. 4. Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. 5. Se anota el importe de las sub-cuentas. 6. Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo. 7. Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio). Nota: Ambas columnas del Debe y Haber deben tener una igualdad. 1. 2. 3. 4.

EJERCICIO PRACTICO 1 La empresa los Arces S.A. inicia sus operaciones comerciales el 1 de Enero del 2007 con los siguientes valores: 1. Posee dinero en efectivo en caja por 600.00 2. Posee en cuenta corriente del Banco Sur 400.00 3. Tienen letras por cobrar a Carsa por 500.00 4. Posee mercaderas por 700.00 5. Posee un inmueble valorizado en 1 000.00 6. Debe facturas a Rios S.A por 500.00 7. Debe letras a la Empresa El Sol S.A. por 800.00 8. Debe un pagar al Banco Continental por 300.00 Tomando como referencia las cuentas del Plan Contable General Revisado procedemos a elaborar: El Inventario Inicial, y El Balance de Inventario. EMPRESA LOS ARCES S.A. Inventario Inicial al 1 de Enero del 2007 I ACTIVO Caja y bancos 10 101 Caja 600 104 Cuentas Corrientes 400 104.1 Banco del Sur 400 12 Clientes

1000

500

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123 Letras o efectos por cobrar Mercaderas 201 Almacn 33 Inmuebles Maquinaria y Equipo 332 Edificios y otras construcciones Total Activo II PASIVO Proveedores 42 421 Facturas por pagar 423 Letras (o efectos) por pagar 46 Cuentas por Pagar diversas Prstamos de terceros 461 4611 Pagar Banco Continental 20 Total Pasivo III RESUMEN Total Activo Total Pasivo Patrimonio (Capital)
Moquegua, 1 de Enero del 2003.

500 700 1000

700 1000 ________ 3200 1300 300 ________ _ 1600

500 800 300 300

50

3200 1600 1600

GERENTE

CONTADOR

Balance de Inventario al 1 de Enero del 2007 10 Caja y bancos 101 Caja 104 Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes 123 Letras o efectos por cobrar Mercaderas 201 Almacn Inmuebles Maquinaria y Equipo 332 Edificios y otras construcciones Proveedores 421 Facturas por pagar 423 Letras (o efectos) por pagar Cuentas por Pagar diversas 461 Prstamos de terceros Capital 501 Capital Social Moquegua, 1 de Enero del 2003. GERENTE CONTADOR EJERCICIO PRACTICO No 2 La Empresa Los Arces S.A. luego de operar el ao 2006, obtiene el siguiente resultado: Posee dinero en efectivo Posee dinero en cuenta corriente del Banco Crdito Posee letras por cobrar por Posee mercadera por Posee un edificio por Tiene facturas por pagar por Tiene letras por pagar por Nota: El capital permanece inalterable por 1 600; realice el Inventario Final y Balance de Inventario. 600 400 500 700 1000 500 800 300 1600 3200.00 1000.00

12 20 33 42 46 50

500.00 700.00 1000.00 1300.00 300.00 1600.00 3200.00

20

10

101 104 123 201 332

12 20 33

Inventario Final al 31 de Diciembre del 2006 I ACTIVO Caja y bancos Caja 300 Cuentas Corrientes 200 104.1 Banco Crdito 200 Clientes Letras o efectos por cobrar 1000 Mercaderas Almacn 1200 Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones 1200 Total Activo

500

1000 1200 1200 ________ _ 3900 900 ________ _ 900

42

50 59

II PASIVO Proveedores 421 Facturas por pagar 423 Letras (o efectos) por pagar Total Pasivo III RESUMEN Total Activo Total Pasivo Patrimonio - Capital - Resultados Acumulados Moquegua, 31 de Diciembre del 2004. GERENTE CONTADOR

400 500 3900 900 3000

1600 1400

Balance de Inventario Final al 31 de Diciembre del 2006 10 Caja y bancos 101 Caja 104 Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes 123 Letras o efectos por cobrar Mercaderas 201 Almacn Inmuebles Maquinaria y Equipo 332 Edificios y otras construcciones Proveedores 421 Facturas por pagar 423 Letras (o efectos) por pagar Capital 501 Capital Social Resultados Acumulados 591 Utilidades no distribuidas
Moquegua, 31 de Diciembre del 2004.

300 200 1000 1200 1200 400 500 1600 1400

500

12 20 33 42 50 59

1000 1200 1200 900 1600 1400 3,200 3,200

GERENTE

CONTADOR

2. LIBRO DIARIO CONCEPTO: Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de l giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralizacin en el libro mismo.

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El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha informacin a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que: EL LIBRO DIARIO : Es un libro obligatorio y principal de foliacin simple en el que se anotan todas las operaciones mercantiles que efecta la empresa da por da y en forma cronolgica. En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados periodos de tiempo, segn como decidan, los que la dirigen: De acuerdo al Cdigo de Comercio se debe llevar un diario nico, pero muchas empresas por la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de compras, ventas, etc.) de los cuales se obtienen resmenes generales que debern ser centralizados en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras. El Libro Diario representa as el ms utilizado por disposicin diaria, Las operaciones contables son anotadas segn sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento. En sus folios destacan los hechos econmicos a medida que stos se van produciendo tratando de drseles una interpretacin conforme ocurren los mismos. Las anotaciones en el Libro Diario tiene significacin o sentido matemtico, en efecto stas se hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda operacin debe existir una o varias cuentas deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble. En lneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas da a da por la empresa. REGIMEN LEGAL: De acuerdo al D.L. 774 del Impuesto a la Renta, se considera como un libro principal y obligatorio para todas las empresas jurdicas y naturales que superen las 100 UIT de ingresos brutos anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad completa. El libro diario debe ser legalizado por el Juez de Paz Letrado de la localidad donde se encuentre la empresa o un Notario Pblico. RAYADO DEL LIBRO DIARIO: El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y Balances, lgicamente con una funcin diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas en el libro diario, pero la ms usual es el siguiente: Folio B C H a. Se registra el ttulo: Libro Diario 1 de Enero del 2004. b. Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario fueron trasladadas al Libro Mayor. c. Se registra el cdigo de las cuentas deudoras o acreedoras. d. Se anota el nmero del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas deudoras y acreedoras, sub cdigo y nombre de las sub cuentas. e. En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas cuando se requiera. f. Se registra el importe de la cuenta deudora g. Se anota el importe de las cuentas acreedoras. h. Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la operacin mercantil y que est expresada en un asiento contable. A --------------- D ---------------E DEBE F HABER G

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EL ASIENTO CONTABLE: En la prctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada informacin y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en s hechos econmicos que tiene una empresa, por tal motivo debern ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra cada documento mercantil debern ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado: ASIENTO que viene a ser un medio que traduce el hecho econmico sealado en el documento 4 mercantil a un lenguaje contable Segn Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que Asiento viene a ser la anotacin hecha en un libro de contabilidad referente a una operacin determinada. En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se realiza en el Libro Diario. PRINCIPIO BASICO DEL ASIENTO: Cada asiento debe ser registrado en el libro como su nombre lo indica, diariamente, segn la caracterstica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del Debe por lo tanto se dir que estn cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas en la columna del Haber por lo tanto se dir que estn abonadas. Segn el mtodo de la partida doble, sta permite que en cada operacin mercantil existan valores iguales cuyos importes sern registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la cantidad de cuentas que la integran. PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO; Con un ejemplo prctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos al lector poner especial atencin en el estudio y desarrollo de los ejemplos. La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/ 2 000.00 por la compra de mercaderas, obteniendo una Factura No 001-07213 el 3 de Mayo del 2006. El producto mercaderas representa una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble, diremos que la cuenta 60 Compras (sub cuenta 601) segn el Plan Contable General Revisado, cuyo valor est representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una cuenta deudora registrndose en el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta 421) cuyo valor est representado tambin por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta acreedora en vista de que toda persona o cuenta que da o entrega es acreedora, representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la columna del Haber. Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42 Proveedores por el mismo valor S/. 2 000.00 soles. Si tomamos en cuenta la disposicin contable descrita anteriormente en el rayado del libro diario el asiento por la compra sera: Folio 4 Libro Diario al 31 de Mayo del 2006 --------------- 1 ---------------60 Compras 601 Mercaderas 2000 42 Proveedores 421 Facturas por pagar 2000 31/05 Por la compra de mercaderas al contado segn factura No 001-07213 DEBE 2000.00 2000.00 HABER

La Tcnica Contable, Faruk Jadue, Leonel Diaz, Ed. Universitaria, Santiago Chile, pg. 66.

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Otra forma de Registro: En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo contador para la utilizacin de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operacin de compra realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y cuando se cumpla con el principio de la partida doble: no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor. Folio 4 60 42 Libro Diario al 31 de Mayo del 2006 --------------- 1 ---------------Compras 601 Mercaderas 2000 Proveedores 421 Facturas por pagar 2000 31/05 Por la compra de mercaderas al contado segn factura No 001-07213 DEBE 2000.00 2000.00 HABER

REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO: a) Entre las columnas del Debe y Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualesquiera sea la cantidad de cuentas que la integran. b) El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible. c) Las cuentas deudoras se registran en la columna izquierda llamada DEBE y las acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER. d) Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja. e) Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra A que significa Abono. f) La lnea de separacin entre un asiento y otro debe ser interconectado por el nmero del asiento. CLASES DE ASIENTOS: Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos: A. Por el nmero de cuentas que intervienen: Asientos simples Asientos compuestos Asientos mixtos B. Por la naturaleza y destino de sus resultados: Asientos por naturaleza Asientos por destino C. Por la funcin que desempean: Asientos de Apertura Asientos de Operacin Asientos de Centralizacin Asientos de Ajuste Asientos de Regularizacin Asientos de Cierre Asientos de Reapertura A. POR EL NUMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENEN: 1. ASIENTOS SIMPLES: Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir una cuenta cargada contra una cuenta abonada. Ejemplo: Se paga el 5 de Mayo de 2006. S/.1500.00 en efectivo la factura No 001-47414. Fecha Contabilizacin DEBE HABER --------------- 1 ---------------42 Proveedores 1500.00 421 Facturas por pagar 1500 10 Caja y Bancos 1500.00 101 Caja 1500 05/05 Por la cancelacin de la factura No 001-47414. 2. ASIENTOS COMPUESTOS:

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Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o ms cuentas deudoras contra dos o ms cuentas acreedoras. Corresponden a la frmula: Varios a Varios. Es decir dos o ms cuentas cargadas contra dos o ms cuentas abonadas. Ejemplo: Se contabiliza la planilla de sueldos de un conjunto de empleados que estn afiliados a ESSALUD. El sueldo total bsico es de 1000 soles. PLANILLA DE SUELDOS AL 30 ABRIL Descuentos al Neto a Aportes de la Empresa Bsico Pagar Total Aporte Trabajador 13% SNP 1000.00 130.00 870.00 Contabilizacin --------------- 1 ---------------62 Cargas de Personal 621 Sueldos 627 Seguridad y Previsin Social 6271 RPS 90.00 64 Tributos 647 Cotizacin con carcter de tributo 6471 IES 17.00 40 Tributos por pagar 403 Contribuciones a Instit. Pblicas 4031 SNP 130.00 4032 RPS 90.00 4037 IES 17.00 41 Remuneraciones y Participac por Pagar 411 Remuneraciones por pagar Por contabilizacin de Plla de sueldos. 3. ASIENTOS MIXTOS: Son aquellos asientos en cuyas operaciones intervienen una cuenta deudora contra dos o ms cuentas acreedoras o viceversa. Ejercicio Prctico: Se contabiliza el servicio telefnico del mes de Mayo por 354 soles incluido IGV. Contabilizacin --------------- 1 ---------------63 Servicios Prestados por terceros 631 Correos y Telecomunicaciones 40 Tributos por pagar 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a la Ventas 40111 IGV 54 46 Cuentas por pagar 469 Otras cuentas por pagar diversas. 30/05 Por la contabilizacin del servicio telefnico, mes de Mayo. DEBE 300 57 357.00 300.00 57.00 HABER 1000 90 17.00 17 237.00 237 9% RPS 1.7% IES(*) 90.00 17.00 DEBE 1090.00 107.00 HABER

870.00 870

B. POR LA NATURALEZA Y SU DESTINO DE SUS OPERACIONES Antes haremos un previo anlisis al respecto y ello tiene que ver con la clase 6 del Plan Contable General Revisado la que est conformada de la siguiente manera: CLASE 6

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CUENTA 60

CUENTAS 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69

Como vemos agrupa a cuentas que representan compras, gastos incurridos y provisionados que se incrementan durante el ejercicio contable. Analicemos el caso separadamente: 1. Cuenta Compras (60) se refiere a las existencias clasificadas por su naturaleza tales como: 601 Mercaderas 604 Materias Primas 605 Envases y embalajes 606 Suministros diversos 609 Gastos vinculados a las compras Las existencias segn el Plan Contable General Revisado se muestran en las cuentas 20 a 28 de la clase 2. 20 Mercaderas 21 Productos terminados 22 Sub productos desechos y desperdicios 23 Productos en proceso 24 Materias Primas y Auxiliares 25 Envases y embalajes 26 Suministros diversos 28 Existencias por recibir Como se observa las existencias guardan relacin con las compras y por supuesto con las ventas, toda compra aumenta las existencias y toda venta la disminuye. Como resultado de lo anteriormente dicho, podemos apreciar que en las Compras (60) se incluyen bienes que deben ser comercializados, consumidos o que se destinan a la produccin, dichos bienes son registrados en la sub cuentas 601, 604, 605, 606. En la sub cuenta 609 (gastos vinculados con las compras) como su nombre lo indica, se registran los gastos adicionales que tengan relacin con las compras, as tenemos: los fletes, seguros, comisiones, derechos aduaneros, etc. Todos ellos forman parte del costo de los bienes adquiridos. 2. En cuanto a las dems cuentas de la clase 6 (Cuentas 61 a 69) se refiere a las que representan servicios, variacin de existencias, provisiones del ejercicio y costo de los artculos vendidos, en otras palabras se refiere a los gastos o cargas en que incurre la empresa (a excepcin de las cuentas 61 y 69). Todas las cuentas de gastos estn relacionadas con la naturaleza misma del negocio, es decir lo que da origen a cada operacin mercantil. 3. Cuentas de destino reflejadas en la contabilidad financiera y/o analtica de explotacin: Una vez realizados los asientos referidos a compras, gastos y provisiones, stos deben reflejarse posteriormente en las cuentas de contabilidad financiera y analtica de explotacin, stas son: 61 Variacin de existencias 71 Productos almacenada (o desalmada) 72 Produccin inmovilizada 79 Cargas imputables a cuentas de costos Veamos cada una de ellas: a. Cuenta 61 Variacin de Existencias: Muestran los cambios de los saldos de existencias en un periodo determinado. Se mide en base a la comparacin de las existencias finales con las registradas al inicio del periodo considerado. Sirve de control de las existencias y entre ellas tenemos: 61.1 Mercaderas, 61.4 Materias Primas, 61.5 Envases y embalajes y 61.6 Suministros diversos. En ellas se refleja la variacin de los saldos referentes a los bienes mencionados. Se dice que la variacin de existencias es positiva cuando al comprar bienes, estos no son vendidos ni utilizados, por lo tanto incrementan el stock. Se dice que es negativa cuando al comprar bienes stos no cubren la venta de los productos en dicho periodo, por lo tanto se tiene que recurrir al Inventario Inicial para cubrir la diferencia, de esta forma disminuyen las existencias o el stock, esta diferencia es considerada como carga a nivel de resultados.

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b. Cuenta 71 Produccin Almacenada o (desalmacenada): A diferencia de la cuenta 61 que rene los bienes adquiridos, la cuenta 71 rene a los bienes adquiridos o que tienen que ver con los bienes producidos como: 711 Variacin de productos terminados, 712 Variacin de productos desechos y desperdicios, 713 Variacin de productos en proceso, 715 Variacin de envases y embalajes. Estas sub cuentas nos demuestran las variaciones que han sufrido los productos anteriormente en un periodo determinado. En cuanto a que si la cuenta es positiva o negativa, tiene el mismo tratamiento que la cuenta 61 en vista de que ambas cuentas registran los movimientos que se generan en sus correspondientes cuentas de la clase 2 y que al cierre de un periodo determinado reflejan las variaciones de 5 existencias (aumentos o disminucin de stocks) pudiendo ser stas negativas o positivas. c. Cuenta 72 Produccin Inmovilizada: Registra el costo de los trabajados hechos por la empresa para si misma. Comprende la construccin de Inmuebles, Maquinaria y equipo y el desarrollo de Intangibles. El costo se registrar segn su naturaleza en la clase 6 luego sern transferidas a las cuentas 33 34 con abono a l cuenta 72. Sus divisiones son: 721 Inmuebles Maquinaria y Equipo 721 Intangibles d. Cuenta 79 Cargas imputables a cuentas de costos: Permite la interrelacin de la contabilidad financiera con la contabilidad analtica de explotacin. Su saldo no constituye ingreso ya que funciona como una cuenta intermedia o de transferencia e entre la clase 6 y la clase 9. las sub cuentas de la cuenta 79 se determinan segn el sistema de contabilidad que se adopta en cada empresa. Pues bien frente a lo dicho realizamos el esquema siguiente, teniendo como ejemplo una empresa comercial. CLASE 6: COMPRAS Y GASTOS Compra de Bienes Cuenta 60 Sub cuentas 601 604 605 - 606 61 Existencias Stock 20 24 25 26 Costo Compra de Servicios Provisiones Cuentas 62 63 64 65 66 67 68 Sub Cuentas Varias 79 Clase 9 90 91 94 95 97 Gastos

Previo al anlisis del esquema, es necesario especificar lo que significa COSTO y GASTO. COSTO: Es el monto medido en unidades monetarias. Es el valor que representa los bienes y valores que compra la empresa tales como los destinados a la venta o produccin as como los bienes fijos y diferidos. GASTO: Son los desembolsos que realiza la empresa al momento de pagar un servicio por ejemplo llmese sueldos, alquileres, seguros, etc., cuyos resultados expiran al momento del pago. De igual forma el costo de los activos fijos o existencias se convierten en gasto cuando se deterioran o venden, son productos o bienes que expiran por lo tanto ya no generan ingresos. Ahora bien, veamos el esquema antes descrito; tanto negocio tiene mltiples compras en el momento de su iniciacin o a lo largo de su vida econmica. As tenemos que comprar bienes o pagar servicios como sueldos, luz, agua, telfono, etc., son elementos necesarios para el desarrollo normal de la actividad econmica. Toda compra de bienes y servicios determina un ciclo, veamos por ejemplo. Al comprar bienes estos se registran en la cuenta 60, posteriormente se dirigen al almacn con determinado costo incrementando las existencias (cuenta 20-24-25-26) del negocio, es decir su destino es el stock o
5

Comentarios y Aplicacin del Plan Contable General Revisado, CONASEV, Lima, Ed. 1988, pg. 24

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almacn. La cuenta 61 Variacin de existencias contablemente sirve de intermediaria entre la cuenta 60 Compras y las Existencias. De igual forma cuando se paga un servicio como sueldos, agua, electricidad, etc., dichos gastos se registran en las cuentas 62, 63 65 respectivamente por la naturaleza u origen de sus operaciones, siendo luego su destino final el registro de sus valores en las cuentas de GASTOS. Por lo tanto la cuenta 79 Cargas imputables a cuentas de gastos se encarga de ser intermediaria entre las cuentas 62, 63, 64, 65, 67, 68 y 90, 91, 94, 95, 97. Es necesario recalcar que la cuenta 66 no tiene destino, ya que va directamente a resultados. Una vez que los bienes salen del Almacn ya sea como venta, perdida o deterioro stos se convierten en gasto. En cambio cuando se paga sueldos, agua o publicidad son servicios que no ingresan al almacn como tampoco se pueden vender, por lo tanto su valor se registra directamente en gastos, ya que sirven de complemento a los bienes y servicios relacionados con el giro del negocio. COMPRA DE: Mercaderas Materia Prima Envases Suministros PAGO DE: Luz Agua Sueldos Publicidad, etc

ALMACEN COSTO

Venta Prdidas Deterioro, etc. GASTO

Ahora si podemos decir qu significa los asientos por naturaleza y destino: I. Asientos por Naturaleza: Son los asientos en que se registran todas las operaciones referidas a compras, gastos y provisiones generados durante el ejercicio. Los cargos se registran en las cuentas: 60 Compras 62 Cargas de Personal 63 Servicios Prestados por terceros 64 Tributos 65 Cargas diversas de gestin 66 Cargas excepcionales (no tiene destino) 67 Cargas financieras 68 Provisiones del ejercicio Su uso permite proporcionar una informacin al Estado con el fin de elaborar las cuentas nacionales. II. Asientos por Destino: Son los asientos en que se registran todas las operaciones que se derivan de las compras, gastos y provisiones. As las cuentas 60, 62, 63, 64, 65, 67 y 68 se reflejan en las cuentas de contabilidad analtica de explotacin (cuentas de la clase 9), de acuerdo al origen de las cargas, con abono a: 61 Variacin de Existencias 71 Produccin almacenada y desalmacenada 72 Produccin inmovilizada 79 Cargas imputables a cuentas de costos EJERCICIOS DE APLICACIN 1. Se compra mercaderas por S/. 1000.00 soles, en efectivo ms IGV, segn Factura No 001-472321. Asiento por Naturaleza

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60 40

42

42 10

Contabilizacin --------------- 1 ---------------Compras 1000 601 Mercaderas Tributos por pagar 401 Gobierno Central 190 4011 Impuesto a la Ventas 40111 IGV Proveedores 1190 421 Facturas por Pagar 04/06 Por la compra de mercadera segn factura 001-472321 --------------- 2 ---------------Proveedores 421 Facturas por pagar Caja y Bancos 101 Caja 04/06 Por la cancelacin de la Factura No 001-472321.

DEBE 1000.00 190.00

HABER

1190.00

1190.00 1190.00

Asiento por Destino --------------- X ---------------20 Mercaderas 1000 201 Almacn 61 Variacin de Existencias 1000 611 Mercaderas 04/06 Por el destino de la mercadera comprada segn factura 001472321

1000.00 1000.00

Nota: Para el registro del asiento de destino se toma en cuenta, el costo de la mercadera ms no el impuesto ya que este ltimo no forma parte del costo. Se recepciona el recibo de luz No 0134721 por S/. 500.00 ms IGV. Asiento por Naturaleza --------------- 1 ---------------Servicios Prestados por Terceros 636 Electricidad y agua 500 Tributos por pagar 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a la Ventas 95 40111 IGV Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas 595 04/06 Por la contabilizacin del recibo de luz No 0134721. --------------- 2 ---------------Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas Caja y Bancos 101 Caja 04/06 Por la cancelacin de la Factura No 001-472321.

63 40

500.00 95.00

46

595.00

46 10

595.00 595.00

Asiento por Destino --------------- X ---------------94 Gastos administrativos 94634 Energa Elctrica 1000 79 Cargas imputables a cuenta de costos 794. Gastos Administrativos 1000

1000.00 1000.00

29

16/11 Por el destino del servicio de luz NOTA: En el asiento por Destino se forma en cuenta el gasto por el servicio elctrico ms no el impuesto en vista de que este ltimo no forma parte del gasto. De igual forma es necesario sealar que el saldo de la cuenta 79 ser igual al saldo de las cuentas de la clase 9. POR LA FUNCION QUE DESEMPEAN. 1. ASIENTO DE APERTURA: Viene a ser el primer asiento que se registra en el libro diario, una vez que se haya constituido la empresa, tambin se le conoce como Asiento Inicial. Est representado por el Balance de Inventario del Libro de Inventarios y Balances el cual debe ser trascrito idnticamente al primer asiento. EJEMPLO PRCTICO Folio 1 10 101 104 123 201 332 421 423 461 501 Contabilizacin ---------------- 1 ----------------Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderas Almacn Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Cuentas por Pagar diversas Prstamos de terceros Capital Capital Social 2/1 Por el Activo, Pasivo y Patrimonio al inicio del ejercicio econmico. DEBE 600 400 500 700 1000 500 800 300 1600 1000 HABER

12 20 33 42 46 50

500 700 1000 1300 300 1600

ASIENTOS OPERACIONALES: Son los asientos que se registran diariamente y que provienen como producto de las operaciones que realiza en la empresa en sus actividades mercantiles relacionadas o no al giro del negocio. Se anotan en los registros auxiliares o directamente en el libro diario. Ejemplo Prctico: La empresa comercial Los Andes S.A. compra en efectivo acciones del Banco de Crdito por S/. 1000.00 el da 3 de Mayo. Folio 5 Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------31 Valores 1000.00 1000 311 Acciones 10 Caja y Bancos 1000 101 Caja 3/5 Por la compra de acciones del Banco de Crdito..

1000.00

ASIENTOS DE CENTRALIZACIN: Son los asientos que se trasladan de los registros auxiliares (llmese registros de compras, ventas, caja, etc.) al libro diario. Es decir se centralizan los resultados finales de los mencionados registros.

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Ejemplo Prctico: La empresa comercial Royal S.A. realiza las siguientes operaciones en el mes de Mayo del ao 2004: Fecha 4: Vende Mercaderas por 2,000 soles al cliente Juan Perez (RUC 10164321072) extendindosele la Factura No 001-43215. Fecha 15: Vende Mercaderas por 8,000 soles a la Empresa Comercial El Sol S.A. (RUC 20224477892) extendindosele la Factura 001-43311. La Mercadera est exonerada del IGV. REGISTRO DE VENTAS
Fecha Tipo de Docu ment o Comprobante de Pago Serie Nmer o Nota De Dbito Nota De Crdito N RUC 10164321072 20224477892 Cargo Cliente Juan Perez El Sol S.A. Abono Base Exone Clientes I.G.V. Imponible rado 12 40 70 70

04-05-2004 15-05-2004

001 001

43215 43311

2 360 8 000 10 360

2 000 2 000

8 000 8 000

380 380

Folio 3

Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------12 Clientes 10380.00 10360 121 Facturas por Cobrar 40 Tributos por Pagar 380.00 380 4011 IGV 70 Ventas 10000.00 10000 701 Mercaderas 31/5 Por la Centralizacin del registros de ventas.

ASIENTOS DE AJUSTE: Tienen por objeto regularizar algunas cuentas y crear provisiones necesarias antes de elaborar los Estados Financieros. Son asientos que posibilitan la regularizacin de las cuentas, es decir que en estas se debe observar su saldo real que permitan presentar con razonabilidad los EE.FF. al final del ejercicio contable, teniendo como objetivo un alto grado de confiabilidad. Los asientos de ajuste se registran despus de los asientos operativos. Ajuste por Depreciacin: Todo activo fijo a excepcin de los terrenos va perdiendo su valor a travs del tiempo por el uso u obsolescencia, debido a que el costo de dicho activo debe extinguirse poco a poco considerndose por lo tanto la depreciacin como gasto, durante la vida til del mismo. Esta declinacin funcional de los activos se produce en forma gradual a travs de los diferentes periodos en que se utilizan en la empresa. En otras palabras la depreciacin es la prdida de valor econmico del activo fijo como resultado del uso o accin de otras fuerzas fsicas y que tributariamente debe ser compensado mediante una deduccin en su costo (art. 38 DL 774). La depreciacin no representa desembolsos de efectivo protegiendo a la empresa contra impuesto rebajando sus utilidades gravables. Mtodo de Aplicacin: Para depreciar se emplea varios mtodos. Entre los ms usuales tenemos: Depreciacin en lnea recta: Es el valor de mayor aceptacin en la empresa privada, as como por la SUNAT a efectos de aplicar el impuesto a la renta. Consiste en dividir el valor del Activo entre el nmero de aos de vida til. La frmula es la siguiente: Costo o Valor del Activo Depreciacin = ------------------------------Vida til

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Ejemplo prctico: El 30 de Octubre se compra una computadora en S/. 3000. Su uso se realiza a partir del 1 de Noviembre. Se calcula una vida til de 5 aos. 3 000 ------- = 600 5 Por consiguiente al cierre del ejercicio contable, el 31 de Diciembre, la depreciacin por los 2 meses de vida til, Noviembre y Diciembre sera: Depreciacin = 600 12 X 2 meses = 100 Depreciacin Nov Dic.

De acuerdo a este resultado el nuevo valor de la computadora sera: Valor del Activo Fijo 3 000.00 (-) Depreciacin ( 100.00) Valor en libros al 31-12-200x 2 900.00 Por lo tanto el asiento que debe efectuarse por la depreciacin es el siguiente: Folio 3 Contabilizacin Libro Diario --------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio 681 Depreciacin de Inmuebles Maquinaria y Equipo. 39 Depreciacin y Amortizacin Acumulada 393 Depreciacin de Inmuebles, Maquinaria y Equipo. 31/12 Por la depreciacin del ejercicio. DEBE 100.0 0 100.0 0 100.00 100.00 HABER

Depreciacin en lnea recta con el valor residual Su frmula es: Costo de adquisicin Valor Residual Depreciacin Anual = ---------------------------------------------Vida til Qu es el valor residual? Es la cantidad recibida despus de desechar un activo de larga vida al final de su vida til. Pues bien el costo que se le asigna al activo fijo est dado por el valor depreciable que viene a ser el costo total de adquisicin y el valor residual pronosticado. Al valor residual tambin se le conoce como valor de desecho, valor terminal, valor de salvamento, etc. Ahora bien prosigamos, reemplazando datos tomando en cuenta el mismo ejercicio anterior tendramos: 3000 - 100 Depreciacin Anual = ---------------- = 580 5 Depreciacin Anual = 580 Ajuste por costo de ventas: El costo de ventas viene a ser el valor (costo) de los bienes objeto del giro del negocio y transferidos a ttulo oneroso. Se determina de acuerdo a la siguiente frmula: Costo de Ventas = Inventario Inicial + Compras Inventario Final El ajuste de dicho costo mediante su asiento permite especificar la salida de la mercadera vendida determinando el verdadero saldo de la cuenta mercadera y en compensacin crear la cuenta resultados (prdida) llamada COSTO DE VENTAS, generalmente este asiento se realiza al final de cada ao siempre y cuando no se efecten inventarios permanentes. Ejercicio Prctico: Se compra 500 camisas a S/. 60.00 c/u. Luego se vende 300 camisas a S/. 140.00 c/u. La disponibilidad que se tiene en stock es de: 500 x 60 c/u = 30 000 Al vender 300 camisas el stock disminuye por lo tanto es necesario saldar la cuenta mercaderas de acuerdo al costo con que sali de almacn.

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Folio 3

300 x 60 c/u = 18 000 Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------69 Costo de Ventas 18000.00 18000 691 Mercaderas 18000.00 20 Mercaderas 18000 201 Camisas 31/5 Por el costo de la Mercadera vendida

Ajuste por cuenta de cobranza dudosa: Mediante este asiento se cubren prdidas que pueda tener la empresa ocasionada por ciertos clientes morosos cuyas letras o cuentas por cobrar resultan como cobro dudoso (incobrables). Ejercicio: El 2 de junio se vende al crdito a Juan Linares 20 pantalones Polystel a S/. 70 c/u, nos firma la letra 104789 a 90 das vista. (20 x 70 + 18% = 1652) Folio 3 Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------12 Clientes 1666.00 1666 121 Facturas por Cobrar 40 Tributos por Pagar 266.00 266 4011 IGV 70 Ventas 1400.00 1400 701 Mercaderas 31/1 Por la venta de Mercaderas al crdito El cliente debi pagar su deuda el 1 de septiembre al cumplir con 3 meses de plazo,. Pero posteriormente a esa fecha se comprueba que la letra firmada por el cliente es incobrable. Se realiza entonces un asiento de ajuste: Folio 68 19 Contabilizacin Libro Diario --------------- 1 ---------------Provisiones del Ejercicio 684 Cuentas Incobrables Prov. Para Ctas de cobranza dudosa 192 Clientes 31/12 Letra 104789 de Juan Linares --------------- 2 ---------------Gastos Administrativos Cargas imputables a Ctas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones. DEBE 1666 1666 1666.00 1666.00 HABER 1666.00 1666.00

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Al ser provisionada la letra, se acepta el castigo de cuentas incobrables una vez agotadas las acciones legales. Folio Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------19 Provisiones para cuentas de cobranza 1666.00 dudosa 1666 192 Clientes 12 Clientes 1666.00 1666 Letras por cobrar 31/12 Por el castigo de la letra 104789 Ajuste por desvalorizacin de existencias: Cuando una empresa al realizar los inventarios de existencias comprueba que existen productos obsoletos, faltantes o deteriorados por otras circunstancias, debe realizar un asiento de ajuste para corregir el valor de las existencias.

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Ejercicio prctico: La Empresa Los Andes S.A. el 31 de diciembre del 2006, realiza un inventario de su mercadera y comprueba que existen 5 licuadoras deterioradas no aptas para la venta. El costo de cada una de ellas es de 200 soles. El asiento de ajuste sera: (5 x S/. 220 = 1 100) --------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio 685 Desvalorizacin de Existencias 19 Provisin para desvaloriz. de existencias 291 Licuadoras
31/12 Por el monto existencias. desvalorizado

1100
de 1100

1100.00 1100.00

--------------- 2 ---------------Gastos Administrativos Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones. --------------- 3 ---------------29 Provisin para desvalorizacin de existencias 291 Licuadoras 20 Mercaderas 201 Licuadoras 31/12 Castigo de existencias deterioradas. 94 79

1100.00

1100.00

1100.00 1100.00

Ajuste por fluctuacin de valores: Cuando una empresa compra valores (acciones) corre el riesgo de perder o ganar por accin de la oferta y demanda. Al perder se registra la prdida mediante un asiento de ajuste. Ejercicio Prctico: La empresa Flores S.A. compra acciones por un valor de 2,000 soles, despus de un tiempo su cotizacin en bolsa esta en 1800 soles registrndose una prdida de 200. El asiento sera: En este caso la provisin se transfiere al gasto registrndose en el Balance General el nuevo valor de las cuentas 31 valores. Valor de las acciones 2 000 (-) Provisiones ( 200) Valor en libros 1 800 Folio Contabilizacin Libro Diario --------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio 683 Fluctuacin de valores 31 A Valores 319 Provisin para fluctuacin de valores --------------- X ---------------Gastos Administrativos A Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones. DEBE 200 200 200.00 200.00 HABER 200.00 200.00

31/12 Para registrar la prdida de valor de las acciones

94 79

Ajuste por cargas diferidas: Toda empresa a veces realiza pagos adelantados que posteriormente deben convertirse en gasto, tales como: cancelacin de una pliza de seguros, alquileres pagados por adelantado, adelanto de remuneraciones, etc. Normalmente estas operaciones se irn devengando mensualmente durante el periodo de cobertura. Ejercicio Prctico: Una empresa comercial asegura su mercadera contra todo riesgo ante la Compaa de Seguros El Sol por 1200 soles anuales. El importe total se paga por adelantado en efectivo segn pliza de seguro 103799. Dicho contrato entra en vigencia a partir del 1 de Octubre. El Asiente por la provisin del seguro pagado por adelantado sera:

34

Folio

Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------38 Cargas diferidas 1200.00 1200 382 Seguros pagados por adelantado 40 Tributos por pagar 228.00 228 4011 IGV 46 A Cuentas por pagar diversas 1428 469 Otras cuentas por pagar diversas 1/10 Por la provisin del seguro pagado por
anticipado

1428.00

--------------- 2 ---------------Cuentas por pagar diversas 1428 469 Otras cuentas por pagar diversas 10 A Caja y Bancos 1428 101 Caja 1/10 Por la cancelacin de la pliza de seguros. 46

1428.00 1428.00

El asiento de ajuste correspondiente a los meses de Oct, Nov, y Dic., sera de acuerdo al siguiente clculo: 1 200 12 meses x 3 = 300 Folio Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------65 Cargas diversas de gestin 300.00 300 654 Seguros 38 A Cargas diferidos 300.00 300 382 Seguros pagados por anticipado 31/12 Por los seguros pagados por anticipado. 94 --------------- 2 ---------------300.00 300.00 79 Gastos Administrativos A Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Por Transferencia de Provisiones. Ajuste por Amortizacin: Los activos intangibles o inmateriales son por lo general activos de larga vida. Los intangibles se centralizan como un activo fijo y se amortizan a lo largo de su vida til por la prdida de valor de los mismos. El ajuste se aplica a los activos intangibles (llmese: patentes, marcas, derechos de llaves, etc.) cuyos gastos deben ser explotados en varios aos hasta un mximo de 10. Ejercicio Prctico: La empresa El Sol S.A. realiza proyectos de investigacin para ampliar su oferta productiva en el mercado, gastando 10,000 soles. Se contabiliza el asiento por el gasto: Folio Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------34 Intangibles 10000.00 343 Gastos de investigacin 10000 10 A Caja y Bancos 10000.00 101 Caja 10000 1/10 Por el pago que ocasiona el proyecto de investigacin.

El asiento de ajuste por la amortizacin durante el primer ao sera de acuerdo al siguiente clculo: 10% de 10,000 = 1,000 Contabilizacin Libro Diario --------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio 682 Amortizacin de intangibles 39 Depreciacin y Amortiz. Acumulada 394 Amortizacin de Intangibles. 31/12 Por la amortizacin de intangibles. --------------- 2 ---------------Folio DEBE 1000 1000 1000.00 200.00 HABER

35

94 Gastos Administrativos 79 Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones. --------------- 3 ---------------39 Depreciacin y Amortizacin Acumulada 1000 394 Amortizacin de Intangibles. 34 Intangibles 1000 343 Gastos de Investigacin 31/12 Por la amortizacin de intangibles seg. clculo.

1000.00

1000.00

1000.00 1000.00

Ajuste por Beneficios Sociales: El beneficio social constituye el derecho que le corresponde a los trabajadores de acuerdo a las normas laborales vigentes. Generalmente son aquellos pagos adicionales que obtiene el trabajador por su valor remunerativo. Se califica como benfico social los pagos efectuados al trabajador por: 1. Compensacin por Tiempo de Servicios CTS 2. Indemnizacin por despido arbitrario 3. Pago por vacaciones truncas Ejercicio Prctico: Un empleado labora desde 1 de enero ganando S/.1200.00 mensuales. Realice asientos de ajuste de la CTS por los meses de Noviembre y Diciembre. Es importante sealar que los pagos de la CTS se realizan 2 veces al ao en Mayo y Noviembre correspondiente en cada caso a un semestre, por lo tanto es necesario provisionar lo de Noviembre y Diciembre por los pagos que se deben efectuar el prximo ao junto a los meses de Enero, Febrero, Marzo y Abril. Para ello se ajusta la provisin de Noviembre y Diciembre en base al clculo siguiente: Sueldo Bsico 1/6 de la ltima gratificacin Total Folio Contabilizacin --------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio 686 Compensacin por Tiempo de 47 Servicios Beneficios Sociales de los trabajadores 471 Compensacin por tiempo de servicios 94 31/12 Provisin de la CTS meses de Nov. Y Dic. 79 --------------- 2 ---------------Gastos Administrativos Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Por Transferencia de Provisiones. 1 200 200 1 400 12 x 2 = 233 DEBE 233 233 233.00 233.00 HABER

233.00

233.00

Ajuste por las Ganancias Diferidas: Se debe realizar este asiento por las ganancias diferidas o adelantadas, con el fin de que se refleje un saldo verdadero en el Balance General, ya que si no se regulariza esta operacin, la empresa est sujeta a cumplir con la obligacin. Ejercicio Prctico: El da 1 de Octubre se vende mercaderas por 1200 ms IGV. Se cobra una inicial de 216 soles, por el saldo firma 12 letras. El costo de la mercadera vendida es de 660 soles. Folio Contabilizacin por la Venta --------------- 1 ---------------216 1212 228 DEBE 1428.00 228.00 900.00 HABER

12 Clientes 121 Facturas por cobrar 123 Letras por cobrar 40 Tributos por pagar 401 Gobierno central 4011 IGV 49 Ganancias Diferidas

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491 Ventas diferidas 900 70 Ventas 300.00 701 Mercaderas 300 1/10 Por las ventas diferidas --------------- 2 ---------------69 Costo de Ventas 165.00 691 Mercaderas 49 Ganancias Diferidas 495.00 492 Costos Diferidos 660.00 20 Mercaderas 1/05 Por el costo diferido Nota: Los S/. 300.00 de la 70 Ventas corresponde a los 3 meses (Oct., Nov., Dic.) ASIENTOS DE REGULARIZACION: Se denomina as a aquellos asientos de diario en donde se registran las cuentas que dieron utilidad o prdida en base a las cuentas denominadas saldo intermediarios de gestin. Las empresas comerciales, de servicios e industriales para su regularizacin determinarn: el margen comercial, valor agregado, excedente bruto de explotacin, resultados antes de participaciones e impuestos, resultado del ejercicio y finalmente la transferencia del resultado neto a la cuenta 59 Resultados Acumulados. Los asientos de regularizacin se registran despus de la Hoja de Trabajo. Existen 3 mtodos para registrar los asientos de regularizacin en el Libro Diario: Mtodo A utilizando las cuentas 80 a 89 Mtodo B utilizando la cuenta 87 Mtodo C utilizando la cuenta 89 El primer mtodo es el ms usual, tal como se presenta en el siguiente cuadro ordenado en base al Plan Contable General Revisado, segn lo expuesto por Jos Caldern M., en su libro Contabilidad General Bsico I.

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ASIENTOS DE REGULARIZACION
CONCEPTO
Traslado del Inventario final de productos en proceso

EMPRESAS COMERCIALES
23 71

EMPRESAS INDUSTRIALES
Productos en proceso Produccin Almacenada (o desalmacenada) 713 Variacin de productos en proceso X X

Cancelacin cuenta de 69

de

la 61 para de /

Variacin de existencias 611 Mercaderas Costo de Ventas 691 Mercaderas

X X

71

Produccin

almacenada

(o X

desalmacenada) 711 Variacin de productos terminados 69 Costo de Ventas 692 Productos terminados Cargas imputables a cuentas de costos. X X X 93 94 95 Costo de Produccin Gastos de Administracin Gast6s de Ventas

determinar la variacin 69 existencias mercaderas productos terminados. Cancelacin cuenta 79 de las 79 94 95 97

Cargas

imputables

a X

79

cuentas de la clase 9 y

cuentas de costos. Gastos de Administracin Gast6s de Ventas Gastos Financieros Ventas 701 Ventas Margen Comercial Margen Comercial Compras 601 Mercaderas 609 Gastos vinculados con las compras 61 Variacin existencias(1) 611 Mercaderas 74 Descuentos Concedidos Produccin Inmovilizada * Produccin Ejercicio* del de

X X X X

Margen Comercial Transferencia saldo de divisionaria 701 Transferencia saldo y 611. de las del

70 la 80 80 del 60

X X X X

divisionarias 601, 609

X X

Produccin Ejercicio

del 72 81

X X

70 71 72 81

Ventas 702 Productos terminados Produccin almacenada (o desalmacenada) (2) Produccin Inmovilizada Produccin del ejercicio

Valor de la produccin del periodo que se ha vendido, almacenado o inmovilizado.

X X

X X

(1) De acuerdo al saldo que registra antes del cierre se pude cargar o abonar contra la cuenta 69 (2) Igualmente, se puede cargar o abonar contra la cuenta 81 * Se utiliza excepcionalmente, cuando la empresa realiza trabajos para si misma, a efectos de incluirlos como parte del patrimonio.

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CONCEPTO
80 Valor Agregado Transferencia del 81 margen comercial y 82 produccin del ejercicio. Transferencia de los saldos de la cuenta 60 (excepto 601) y saldos deudores de las cuentas 61 y 63. 82 60 61 63

EMPRESAS COMERCIALES
Margen Comercial Produccin del Ejercicio Valor Agregado X X X 81 82

EMPRESAS INDUSTRIALES
Produccin del ejercicio Valor agregado X

X Valor Agregado Compras Variacin de Existencias Servicios Prestados por terceros Variacin de existencias Valor agregado X

X X X

82 60 61 63 61 82

X Valor Agregado Compras Variacin de Existencias Servicios prestados por terceros Variacin de Existencias Valor Agregado X

X X X

61 Transferencia de los 82 saldos acreedores de la cuenta 61 Excedente (o 82 insuficiencia) bruto 83 de explotacin Transferencia del valor agregado 83 Transferencia de los 62 saldos de las cuentas 64 62 y 64 Resultado de 83 Explotacin Transferencia del 84 Excedente bruto de explotacin (1) 84 Transferencia de los 65 saldos de las cuentas 65 y 68 68 73 Transferencia de los saldos delas cuentas 75 73, 75, 78 78 84 Resultado antes de 84 participaciones e 85 impuestos Transferencia del resultado de 76 explotacin (1) 77 85 Transferencia de los saldos de las cuentas 76 y 77 85 Transferencias de los saldos de las cuentas 66 67 66 y 67 Resultado del 85 Ejercicio Transferencia del 89 resultado antes de participaciones e impuestos (1)

X Valor Agregado Excedente (o insuficiencia) bruta de explotacin Excedente (o insuficiencia) bruta de explotacin Cargas de Personal Tributos Excedente (o insuficiencia) bruta de explotacin Resultado de explotacin Resultado de explotacin Cargas diversas de gestin Provisiones del Ejercicio Descuentos, rebajas y bonificaciones obtenidos Ingresos diversos Cargas cubiertas por provisiones Resultado de explotacin Resultado de explotacin Resultado antes de participaciones e impuestos Ingresos excepcionales Ingresos financieros Resultados antes de participaciones e impuestos Resultado antes de participaciones e impuestos Cargas excepcionales Cargas financieras Resultado antes de participaciones e impuestos Resultado del ejercicio X

82 83

Valor Agregado Excedente insuficiencia) explotacin

X bruto (o de

83 X X 62 64 83 X 84

Excedente (o insuficiencia X bruta de explotacin Cargas de personal Tributos Excedente (o insuficiencia X bruta de explotacin Resultado de Explotacin X Resultado de Explotacin Cargas diversas de gestin Provisiones del Ejercicio Descuentos rebajas y X bonificaciones obtenidos X Ingresos diversos Cargas cubiertas por X provisiones Resultado de explotacin Resultado de explotacin Resultado antes participaciones impuestos X de e

X X

X X

84 65 68

X X

X X X X X

73 75 78 84

84 85

X X

76 77 85

X X X X X

85 66 67 85 89

X Ingresos Excepcionales X Ingresos Financieros Resultado antes de participaciones de impuestos Resultado antes de X participaciones e impuestos Cargas excepcionales Cargas financieras Resultado antes de X participaciones e impuestos Resultado del ejercicio

X X

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(1) En caso de resultado negativo, el asiento se registra en forma inversa. CONCEPTO EMPRESAS EMPRESAS INDUSTRIALES COMERCIALES
Afectacin resultado ejercicio la renta de y al 89 del 88 la del Resultado del ejercicio Impuesto a la renta X X 89 86 Resultado del ejercicio Distribucin legal de la renta neta 861 Particip. De trabajadores 862 863 Particip. Laboral Particp. trabajadores 864 Investigacin cientfica y tecnolgica. Impuesto a la renta Cuentas derivadas por e pagar 88 la 40 Impuesto a la renta Tributos por pagar 4017 Impuesto a la renta X X 88 40 86 Distribucin legal de la renta X neta Impuesto a la renta Tributos por pagar 4017 Impuesto a la renta 403 Contrib. a Inst. Publicas 41 Remuneraciones participaciones pagar 46 55 413 Participaciones por pagar Cuentas diversas 468 Comunidades laborales Accionariado Laboral 559 emitir Clculo de la reserva 89 legal y transferencia 58 del resultado neto del ejercicio a la cuenta 59 59: 591 Transferencia del resultado neto del ejercicio a la cuenta 59 cuando es prdida. 89 Revaluacin de los 33 39 58 59 Resultado del ejercicio Reservas 582 Reserva Legal Resultados Acumulados Utilidades no X X 59 89 distribuidas Resultados Acumulados Prdidas acumuladas Resultado Ejercicio Inmuebles maquinaria y X equipo Depreciacin amortizacin acumulada. Excedente revaluacin de y X 39 57 33 Inmuebles equipo Depreciacin Excedente e revaluacin. y X X amortizacin acumulada maquinaria y X bienes del activo dijo. del Resultados acumulados 592 Prdidas acumuladas Resultado del Ejercicio X X X 59 X X 59 58 Resultados del ejercicio Reservas 582 Reserva Legal Resultados Acumulados 591 Utilidades no distribuidas X X X Acciones laborales por por pagar X X y por X X X X Patrim. De Comunidad X X

distribucin legal de impuesto a la renta:

distribucin legal e la renta y del impuesto a a renta:

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ASIENTO DE CIERRE: Es el ltimo asiento que se registra en todo ejercicio contable. Aqu las cuentas que conforman el balance de situacin deben quedar saldadas y cerradas, ello se consigue despus de haber transferido el resultado neto de la cuenta 59 Resultados acumulados, mediante un asiento previo al que hemos descrito como de regularizacin. Finalmente al llegar al asiento que nos ocupa, cargamos las cuentas de inventarios que 6 tienen saldo acreedor y abonamos las cuentas que tienen saldo acreedor. Como resultado final la cuenta 59 ser parte del activo o pasivo segn la prdida o ganancia que hubo respectivamente. ASIENTO DE REAPERTURA Es el registro que se realiza en el Libro Diario al reiniciar las operaciones mercantiles de un negocio. Se reinvierte el asiento de cierre, las cuentas cargadas deben ser abonadas y a las cuentas abonadas deben ser cargadas. Este asiento tiene el mismo tratamiento tcnico que el asiento de apertura o inicial. ASIENTOS DE CORRECCION En el registro de los asiento no puede existir agregados, enmendaduras, correcciones, etc. Todo ello se debe corregir mediante el registro de otro asiento justo en el momento que se descubre el error, por ello es importante dar una explicacin en la glosa indicando el motivo y la fecha de la emisin. Entre los casos de errores ms frecuentes tenemos: Sustitucin de una cuenta por otra: Se realiza un contra asiento para anular la cuenta equivocada o incorrecta Registrar un cargo por un abono y viceversa Se realiza un contra asiento para anular el asiento equivocado o incorrecto Registrar un cifra o importe por otra: Cuando la cifra equivocada es mayor que la correcta Cuando la cifra equivocada es menor que la correcta TOTALIZACIN DE LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS DEL LIBRO Una vez terminado de registrar los folios, se deben sumar las columnas del debe y del Haber, para ello se coloca en el ltimo rengln la palabra VAN que significa sigue. El registro del folio siguiente continua con la palabra VIENEN en el primer rengln que significa continua o viene del folio x. Las sumas del Debe y Haber del Libro Diario deben ser comparadas con las sumas del Debe y Haber del libro Mayor, cuyos saldos deben ser equivalentes; de esta forma, la equiparacin nos permitir comprobar si las cuentas fueron registradas correctamente o no. 3. LIBRO MAYOR Es un libro principal y obligatorio, de foliacin doble, que sirve como depositario de todos los valores registrados en el Libro Diario. Registra las cuentas deudoras y acreedoras que provienen del Libro Diario, considerndose de esta forma como un clasificador de cuentas que a manera de fichero anota por separado, en forma cronolgica y ordenada todos los valores que representan los movimientos de cada cuenta. Las operaciones mercantiles registradas diariamente en el Libro Diario son trasladadas al Libro Mayor y en l se refleja las cuentas individualmente con independencia unas de otras; de esta forma nos da a conocer las diversas posiciones que adopta cada cuenta en virtud de las operaciones realizadas. No puede efectuarse anotacin alguna en este libro si previamente no se ha realizado un asiento en el Libro Diario. Es un libro intermedio entre el Libro Diario y el Balance de Comprobacin. SITUACIN LEGAL: Segn el Cdigo de Comercio en su Artculo 39 establece que las cuentas de cada objeto o persona en particular se registrarn en el Debe y Haber del Libro Mayor, por consiguiente las cuentas del libro diario se trasladarn por orden riguroso de fechas a cada una de las cuentas del libro mayor. Por lo tanto diremos que

Contabilidad General Bsica, Jos Caldern M. Lima, 1989, 1ra Edicin, pg. 106

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este libro tiene una funcin bsica: recopilar sistemticamente las operaciones inscritas anteriormente en el 7 Libro Diario. Su obligatoriedad se establece en el Artculo 65 del D.L. 774 del Impuesto a la Renta: toda persona jurdica est obligada a llevar contabilidad completa as como todas aquellas personas naturales cuyos ingresos brutos anuales superen las 100 UIT. Este libro se debe legalizar ante un Juez de Paz Letrado o un Notario Pblico, puede ser utilizado empastado o en hojas sueltas segn el requerimiento de la empresa. RAYADO DEL LIBRO MAYOR: El libro mayor adopta varias formas de rayado siendo los ms conocidos, el rayado de saldos y el rayado corriente. Veamos sus modelos: a. Rayado de Saldos: Es de foliacin simple, generalmente se le utiliza en los sistemas mecanizados, mediante hojas sueltas, posteriormente son empastados.
CODIGO FECHA DIA MES NOMBRE DE LA CUENTA DETALLE DEBE HABER SALDOS DEUDOR ACREEDOR

b. Rayado Corriente: Es el ms usual, est representado por una letra T. En la lnea horizontal superior se anota el nombre de la cuenta. El lado izquierdo representa al Debe y el lado derecho al Haber. Por situaciones metodolgicas emplearemos este modelo para el conocimiento de la mayorizacin prctica. (A) 3 Debe (B) Cdigo y nombre de la cuenta (B) Haber 3
Fec ha Concepto Folio del Diario Sub Total Total Fecha Concepto Folio del Diario Sub Total Total

A. B. C. D. E. F. G.

Se anota el nombre de la cuenta, de acuerdo al Plan Contable General Revisado. Representa el saldo deudor o acreedor de la cuenta respectiva. Se registra la fecha del asiento del diario Se anota el nombre o detalle de la contra cuenta Representa el nmero del folio del libro diario Se registra los sub totales Se registra los totales

TRASLADO DE LAS CUENTAS DEL DIARIO AL MAYOR: El pase de las anotaciones registradas en el Libro Diario al Libro Mayor es considerado como una tarea de transcripcin. Las cuentas que se encuentran cargadas en el libro Diario deben trasladarse como cargo y transcribirse en el Debe del libro Mayor con el mismo importe, las cuentas que se encuentran abonadas en el libro Diario deben trasladarse como abono y transcribirse en el Haber del libro Mayor con el mismo importe, a sta accin se le llama mayorizacin que es un procedimiento manual y tcnico de Contabilidad cuyas anotaciones en el libro mayor se hacen en forma sucesiva, por lo tanto podramos decir que: PASAR O TRASLADAR: Es el procedimiento de llevar los cargos y abonos que parecen en el libro Diario a las cuentas del Mayor. El pase o traslado de los asientos al Mayor se debe realizar en forma cronolgica; tcnicamente deben pasar los asientos en el mismo orden en que estn anotados en el Libro Diario. CASOS DE MAYORIZACIN: Existen 3 casos fundamentales de mayorizacin: Mayorizacin de asientos simples. Mayorizacin de asientos compuestos Mayorizacin de asientos mixtos.

Manual Prctico de Contabilidad, Antonio Goznes. Ed. Ocano, Barcelona, 1995, pg 87

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Mayorizacin de Asientos Simples: Los asientos simples estn compuestos por una cuenta deudora y una cuenta acreedora. El traslado de las cuentas del diario se registra de la siguiente forma: El importe de la cuenta deudora del libro diario pasar al debe del mayor, de igual forma se registra la fecha y la contracuenta (cuenta acreedora del diario) precedida de la letra a as como el No del folio del libro diario donde se registra el asiento. El importe de la cuenta acreedora del libro pasar al haber del mayor, de igual forma se registra la fecha y la contracuenta (cuenta deudora del diario) precedida de la palabra por as como el No del folio del libro diario donde se registr el asiento. A su vez en forma simultnea e coloca en la primera columna del asiento del libro diario el No del folio del libro mayor correspondiente a cada cuenta registrada previamente. Mayorizacin de Asientos Compuestos: La mayorizacin de estas cuentas se refiere a los asientos que tienen dos o ms cuentas deudoras y dos o ms cuentas acreedoras. Responde a la frmula Varios a Varios. Las cuentas del diario se mayorizan de la siguiente forma: Se apertura las cuentas del libro diario en el libro mayor El importe de la primera cuenta deudora del diario pasar al debe de la cuenta respectiva del libro mayor, as como la fecha, el folio y las contracuentas (cuentas acreedoras del libro diario) precedidas de las palabras a Varios, en vista de que las cuentas acreedoras son ms de dos. La segunda cuenta deudora del diario se registrar en el libro mayor siguiendo el mismo procedimiento que la primera cuenta deudora. El importe de la primera cuenta acreedora del diario se registrar en el haber de la cuenta respectiva del libro mayor, de igual forma la fecha, el folio y las constracuentas (Cuentas deudoras del libro diario) precedidas de las palabras Por varios en vista de que las cuentas deudoras son mas de dos. La segunda cuenta acreedora del diario se mayorizar tan igual que la primera cuenta acreedora. Se registrar en cada cuenta del asiento del diario el folio respectivo del libro mayor correspondiente a cada cuenta. Mayorizacin de Asientos Mixtos: La mayorizacin de estas cuentas se refieren al registro de dos o ms cuentas deudoras y una cuenta acreedora o viceversa. Estn sujetas a la frmula tal a varios o varios a tal. El procedimiento para el traslado de las cuentas del diario al mayor es el mismo que los tratados en la mayorizacin de los asientos simples y compuestos. EL SALDO DE LAS CUENTAS DEL LIBRO MAYOR: El saldo de una cuenta en el libro mayor est dada por la diferencia entre la suma de los importes del Debe y Haber. Cuando las sumas del debe son mayores que las del haber se dice que el saldo es deudor, si las sumas del haber son mayores que las sumas del debe se dice que el saldo es acreedor. Si ambos sumas son iguales se dice que la cuenta est saldada. CIERRE DE LAS CUENTAS DEL MAYOR: Es importante especificar que no es lo mismo decir que una cuenta est saldada que una cuenta cerrada. Una cuenta saldada presenta un saldo igual a cero pero continua abierta es decir que es posibles seguir anotando nueva partidas. Sin embargo en una cuenta cerrada una no puede anotarse ms partidas a menos que se proceda a la reapertura de dicha cuenta. Para cerrar una cuenta es importante tomar como referencia la mayorizacin de los asientos de regularizacin y cierre del libro diario, as de esta forma las cuentas quedarn cerradas en ambos lados, ya sea los importes del debe y del haber. Si una de las partes resulta menor, para igualarla a la otra parte se registra el saldo, colocando las palabras A varios o Por varios segn sea el caso. TRASLADO DE UN FOLIO A OTRO: Si una de las partes de la cuenta se termina y no existe un espacio ms los siguientes registros en necesario pasar el resultado acumulado a otro folio del libro mayor, para ello se suma el lado de la cuenta que se

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culmin ponindole luego a su costado la palabra Van al folio No ... De igual forma en el otro lado debe trazarse una lnea diagonal trasladando el importe total al folio correspondiente. REAPERTURA DE LAS CUENTAS DEL MAYOR: Una vez finalizado el ejercicio econmico de un determinado periodo se procede a abrir o reaperturar la cuenta en el siguiente periodo para ello se proceder a redactar un asiento de apertura en el libro diario colocando el saldo en el debe o haber segn corresponda. Posteriormente se registrar en el libro mayor siguiendo las siguientes normas. Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue deudor registrado en el haber, para el siguiente periodo dicho importe se asentar en el debe colocando a un costado la palabra saldo. Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue acreedor registrado en el debe, para el siguiente periodo dicho importe se asentar en el haber colocando a un costado la palabra saldo. ERRORES EN EL LIBRO MAYOR: Los errores que se presentan al registrar una cuenta deben ser corregidos en el momento sin realizar enmendaduras ni borrones para ello se siguen reglas que enmiende el error, veamos: Cuando una cantidad es mayor o menor que la real, se debe anular el registro incorrecto encerrando la cifra en un parntesis con tinta roja, tomando en cuenta dicho importe para el resultado final. Cuando se abona una cuenta en vez de cargarse o viceversa, se rectifica el error anulndolo con parntesis,. Se anula el valor registrado en el haber con parntesis asentando luego correctamente el mismo valor en el debe o viceversa. LA CUENTA T : Es un mecanismo que permite determinar saldo en forma rpida, consiste en registrar slo el importe sea este cargo o abono. De esta forma se puede conocer inmediatamente el resultado econmico y financiero de la empresa. INDICE DEL MAYOR: Consiste en que los ttulos de las cuentas se distribuyan en forma alfabtica, expresando el nmero del folio que cada una de ellas ocupa. Tiene como objeto encontrar fcilmente cada cuenta en el Mayor. 4. LIBRO CAJA De acuerdo al Cdigo de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliacin doble. Segn las disposiciones legales vigentes. Tiene por objeto registrar las operaciones que significan movimiento de dinero en efectivo, cheques o valores representativos de dinero. En otras palabras se registran los ingresos y egresos que la empresa realiza en forma diaria y cronolgica como consecuencia de sus variadas y mltiples operaciones mercantiles que realiza. Algunos autores le llaman tambin LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS IMPORTANCIA: Porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la empresa, llmese dinero en efectivo, cheques representativos de valor, para luego determinar su saldo disponible. ASPECTO LEGAL: De acuerdo al Artculo 65 de la ley del impuesto a la renta estn obligadas a llevar este libro todas las personas jurdicas para efectos del impuesto a la renta as como las personas naturales cuyos ingresos brutos anuales sobrepasan las 100 UIT. Debe ser legalizado ante el Juez de Paz Letrado o ante un Notario Pblico para que tenga los efectos que la ley le confiere. RAYADO Y FOLIACION Cada empresa adecuada el Libro Caja de acuerdo a sus propias caractersticas. La foliacin del libro Caja es doble, as 2 - 2, 3 - 3, 4 - 4, etc. Cada fin de mes de cierra y se centraliza en el Libro Diario. Sea cual fuere las clases de libro caja este consta de 2 partes: Debe y Haber. Debe Haber

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Parte Izquierda Parte Derecha Ingreso Egresos Cada una de estas partes consta de columnas especiales donde se anotarn las fechas, cuentas que intervienen, valores o importes, etc. EL REGISTRO EN EL LIBRO CAJA: El registro contable llamado tambin asiento est conformado por los ingresos y egresos que originaron tal accin, los cuales estarn representadas en sus respectivas cuentas y sub cuentas segn sea el caso. Todos los registros contables deben estar sustentados por los documentos enumerados, tales como: facturas, letras, pagars, boletas de pago, remuneraciones, depsitos bancarios, etc. CLASES: La clasificacin responde segn sea el rayado del libro caja, as como tenemos: a. Caja Italiana b. Caja Americana c. Caja Bancos a. CAJA ITALIANA: Considerada como de Registro Simple. Es utilizada generalmente por las empresas pequeas porque su preparacin es simple y fcil. 1. Rayado: Es parecido a libro Diario solo que su aplicacin es diferente. El modo es el siguiente: 2 DEBE A HABER 2 D E F G B C D E F B C

2. Registro: a. Se escribe el ttulo o encabezado (Caja mes de ... del 200..) b. Fecha en que se realiza la operacin. c. Cdigo y sub cdigo de las cuentas que representan ingreso o egreso d. Ttulo de las cuentas que se debitan o acreditan y el detalle de la operacin. e. Nmero del documento o folio del mayor, algunos la consideran como columna falsa. f. Se registra el importe parcial de las operaciones g. Se registra el saldo inicial y final de las operaciones realizadas mensualmente. Las operaciones registradas en el libro caja estn sujetas a una serie de modalidades entre las principales tenemos: 3. Resumen de Caja: Consiste en que al final de cada mes (puede ser semanal o quincenal) debe ser cerrado, para ello se suman las cantidades del DEBE y HABER establecindose as el saldo para el prximo mes el cual debe ser registrado en la columna del Haber, de esta forma ambas columnas resultaran iguales las que se colocaran a la misma altura. 4. Reapertura de Caja: Una vez efectuado el cierre, al da siguiente se procede a efectuar la reapertura de Caja colocando en el DEBE el saldo que qued del mes anterior. Es necesario precisar que aparte del libro caja existe un fondo de caja chica el cual permite registrar en l todos los gastos menudos o pequeos como la compra de escobas, detergentes, tiles de escritorio, movilidad, etc. La modalidad consiste en que el encargado del fondo de caja chica recibida de tesorera una cantidad de dinero para la realizacin de dichos gastos, una vez agotado el mismo, volver a solicitar una suma igual o menor o mayor que la anterior, previa entrega de los gastos realizados anteriormente, sustentados con documentos permitidos por ley. Dichas operaciones mercantiles posteriormente sern registradas en forma conjunta en el Libro Caja. Una vez determinados los asientos de ingresos y egresos se centralizarn en el libro diario. Las cuentas de cargo se registrarn en las columnas del debe y las cuentas del abono en la columna del Haber, resultando de esta forma un asiento compuesto.

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CAJA AMERICANA: Llamada tambin Caja Tabular. En este libro se registran las operaciones que significan entrada o salida de dinero, cheques u otros documentos valorados. La caja americana o tabular es ms utilizada que la caja italiana. 1. Rayado: Su rayado es de forma columnar, dividindose en dos partes: una para el registro de las cuentas en el DEBE y la otra para el registro de las cuentas en el HABER tal como se observa en el siguiente modelo: CAJA TABULAR AMERICANA DEBE
VARIOS Cta Importe Docu Cuenta Cuenta mento Fec ha Sub
Cuenta Concepto

HABER
Sub
Cuenta Cuenta Cuenta

VARIOS Cta Importe

Como se ve, el modelo de la Caja Tabular es diferente de la Caja Italiana, la Caja Americana utiliza una columna para cada cuenta, sea esta de ingresos o egresos, as como ciertas columna para el concepto o detalle, fecha de la operacin, cdigo de las sub cuentas y cuentas varias. En las columna del Debe se anotar todas las cuentas cargadas y en las columnas del Haber las cuentas abonadas.

LECCIN N 05 APLICACIN DEL PROCESO CONTABLE

LA PARTIDA DOBLE GENERALIDADES: Previa a la apartida doble, apareci la partida simple, la cual careci de fundamento cientfico para cumplir con el objeto y fines de la Contabilidad. La partida doble surgi a principios del siglo XIV segn consta en algunos registros comerciales aparecidos en pergaminos encontrados en Miln Italia. Sin embargo fue Fray Lucas Pacciolo, monje franciscano, quien puntualiz y divulg los procedimientos contables en base a la Partida Doble, la cual tiene carcter de UNIVERSALIDAD, teniendo como pilares de sustento contable: EL DEBE y EL HABER. En base a la partida doble se consigui la verdadera sistematizacin de la contabilidad y constituye el sistema ms conocido y comnmente empleado, ya que todo hecho contable debe ser registrado Doblemente. Lucas Pacciollo pudo determinar en sus diferentes escritos una ecuacin de primer grado: A=B+C 20 = 12 + 8 De ella se deriva si con cantidades iguales se verifican operaciones iguales, los resultados sern iguales. Por lo tanto da lugar a una ecuacin fundamental de la partida doble: A=P+C Activo = Pasivo + Capital Por lo tanto reemplazando la palabra capital por patrimonio se tiene: Pasivo = Activo Patrimonio Patrimonio = Activo - Pasivo

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Toda transaccin comercial basada en el mtodo de la partida doble, cualesquiera que sean sus propsitos y fines, no es ms que el cambio de un valor por otro, as tenemos: las compras, ventas, cobros, pagos, descuentos, etc., a todos se les atribuye un idntico valor. Por ejemplo, una venta al contado de mercadera representar para el vendedor una entrega de bienes (mercadera) y la recepcin de una suma equivalente de dinero; por parte del comprador significar la recepcin de la mercadera que compr y la entrega del efectivo correspondiente, es decir el cambio de un valor por otro. La accin de comprar y vender mercaderas afectar dos cuentas fundamentales: CAJA y MERCADERIAS, ya que al venderse disminuye mercadera y aumenta caja por el dinero recibido. Estos hechos opuestos deber expresarse en la contabilidad en el mismo sentido en que se han producido y guardando la misma relacin matemtica. De lo dicho anteriormente podemos deducir que en toda operacin mercantil intervienen por lo menos dos personas, una que recibe y otra que entrega. Toda empresa posee bienes patrimoniales que representan sus activos, as como los elementos patrimoniales que vienen a ser las fuentes de donde se obtienen los fondos necesarios para adquirir los bienes activos si nos basamos en la ecuacin general, es decir: Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital) Se puede representar en forma prctica lo que se dijo anteriormente.: Si existe una variacin en uno de los elementos referentes al activo, pasivo y patrimonio, entonces dicha accin tiene contrapartida, as tenemos que, si se modifica el activo, posiblemente se modifica el activo mismo o el pasivo. Por ejemplo, si una persona aporta una determinada cantidad de dinero (500 soles en efectivo) para la formacin de su propia empresa, por consiguiente su posicin inicial sera: Caja Activo 500 Total Pasivo Capital Pasivo Patrimonio --500 ---------500

Total Activo

---------500

Total Pasivo y Patrimonio

Como se observa un elemento patrimonial (capital) dio lugar a un bien patrimonial (caja). Si el dueo compra mercadera por 200 soles en efectivo y 100 soles al crdito, entonces los datos observados cambian de posicin, tendra 300 en mercadera y debera 100 soles a su proveedor. Como vemos se da una modificacin en el activo y otra en el pasivo: Caja Mercadera Contado Crdito Total Activo Activo 200 100 300 300 Proveedores Patrimonio Capital Total Pasivo y Patrimonio Pasivo 100 500 ---------600

---------600

Con ello podemos decir que no existe anotaciones unidimensionales. Siempre existen anotaciones que representan la causa y el efecto. Este es el fundamento de la partida doble. Es decir todas las partidas se anotan dos veces, una por lo que sale y otra por lo que ingresa. Lo anterior indica que el principio fundamental que rige a la contabilidad por partida doble, es la oposicin de los valores, en otras palabras el 8 balance de las cifras. Combinacin que se realiza automticamente por el engranaje de las cuentas. Quiere decir que las operaciones mercantiles de una empresa dan lugar siempre a una igualdad como si fueran 2 valores iguales en ambos platillos de una balaza; en nuestro caso es de 600 soles. DETERMINACIN DEL DEUDOR Y EL ACREEDOR.

Mtodo Superior de Contabilidad. Julio de la Canal, Ed. De la Canal, Mxico, pg. 10

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En todo sistema de la partida doble se expresa en los registros contables cual es la cuenta que recibe y cual es la cuenta que entrega. Anteriormente dijimos que DEUDOR es el que recibe un valor por el solo hecho de recibirlo Y ACREEDOR es el que entrega un valor por el solo hecho de entregarlo. La partida doble se fundamenta en el hecho de que en toda operacin mercantil deber siempre existir un Deudor y un Acreedor, lo que da lugar a un principio elemental: No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor Cualquier operacin mercantil cuenta con 2 partes: una que recibe llamada Deudora y otra que entrega llamada Acreedora. La parte que recibe y la que entrega estn representadas por 1 o ms cuentas, tratando de que exista igualdad de valores entre lo que se recibe y se entrega, teniendo en cuenta el otro principio de la partida doble. Todo lo que sale debe ser igual a todo lo que ingresa Es evidente que en una opresin mercantil existe una persona que entrega y otra que recibe, un valor que sale y otro que ingresa. En otras palabras al comprar un producto debe existir una persona que compra y otra que vende. Ejemplo, si Carlos entrega a Pepe 100 soles en calidad de prstamo se determina lo siguiente: para distinguir el deudor del acreedor es necesario trazar una lnea vertical y escribir a la izquierda la palabra RECIBE y a la derecha la palabra ENTREGA. Recibe Entrega Pepe S/. 100.00 Carlos S/. 100.00 En este caso Pepe es el deudor porque recibe, y Carlos es acreedor porque entrega. Otro ejemplo: si Pepe le devuelve en su totalidad el prstamo a Carlos, entonces: Recibe Carlos S/. 100.00 Entrega Pepe S/. 100.00

En este caso Carlos sera el deudor porque recibe y Pepe sera acreedor porque entrega. PERSONIFICACIN DE LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS: La contabilidad no solo se propone establecer la situacin patrimonial de una empresa en determinado tiempo, sino que tiene la misin de registrar constante y continuamente las diversas modificaciones o alteraciones que afectan a cada cuenta ponindolas en diversas posiciones en cuanto a valores se refiere. Ante ello existe la necesidad de que la contabilidad registre las relaciones entre una y otra cuenta mediante LA PERSONIFICACIN de las mismas, tratando de que stas fueran como una persona para as adoptar la posicin de DEUDORAS o ACREEDORAS. Realmente no se tiene inconveniente en admitir la personificacin de aquellas cuentas que representan efectivamente a personas, proveedores, acreedores, clientes, etc., pero la objecin se presenta cuando se trata de personificar cuentas realmente impersonales como: caja, mercaderas, materias primas, valores, etc., es decir como si stas fueran personas. Las operaciones que la empresa efecta, ocasionan la entrada y salida de valores de toda clase. Personificando las cuentas diremos que cuando una cuenta recibe un valor de los que a ella corresponde, se dice que esta cuenta es deudora. Cuando una cuenta entrega un valor que a ella corresponde, se dice que esta cuenta es creedora. Con un ejemplo comprenderemos mejor: Si una empresa compra mercaderas, pagando en efectivo llegamos a un resultado: ingresa mercaderas y sale dinero en efectivo, por lo tanto la cuenta mercaderas es deudora ya que ingres a la empresa y recibi un valor. La cuenta caja que representa al dinero en efectivo es acreedora ya que sali de la empresa con un determinado valor. Lo expresado quedara representado de la siguiente forma:

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Mercaderas Caja

Cuenta Deudora Cuenta Acreedora

Empleando los trminos Debe, Haber, Cargo y Abono determinamos que: todo valor que recibe una persona se registra en el debe y se dice que es cargo, y todo valor que se entrega a una persona se registra en el haber y se dice que es Abono. Dicho en otra forma: toda cuenta que ingresa puede ser mercadera, dinero en efectivo, compras varias, etc., se registra en el debe y se dice que es el cargo y toda cuenta que sale puede ser dinero en efectivo, letras por pagar, mercaderas, ventas, etc., se registra en el haber y se dice que es abono. Un ejemplo har entender mejor el asunto: un cliente nos cancela su letra firmada un mes antes. Dicha accin la registramos de la siguiente manera: Caja y Bancos Clientes Debe XX Haber XX

Por lo tanto la cuenta Caja y Bancos es una cuenta deudora registrada como cargo en el Debe. La cuenta Clientes es una cuenta acreedora registrada como Abono en el Haber. REGLAS PARA DETERMINAR LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS: Todo estudioso de la contabilidad tropieza conciertas dificultades como son: no saber determinar el principio de la partida doble; en su inicio no distingue las partidas deudoras de las acreedoras, para ello es importante saber los siguientes aspectos: Se carga o Adeuda Se Abona o Acredita 1. A toda persona que recibe un valor 2. Todo valor u objeto que ingresa 3. A las prdidas en su concepto respectivo. 1. A toda persona que entrega un valor 2. Todo valor u objeto que sale 3. A las ganancias en su concepto respectivo

Las reglas que sirven de base para la partida doble y que son aplicables a personas, cosas y resultados son: I. PARA PERSONAS Toda persona que recibe es Deudora. Toda persona que entrega es Acreedora PARA COSAS Y VALORES Todo valor que ingresa es Deudor Todo valor que sale es Acreedor PARA RESULTADOS Toda prdida es Deudora Toda ganancia es Acreedora PREGUNTA Quin recibe? Quin entrega o da? PREGUNTA Qu valor ingresa? Qu valor sale? PREGUNTA Existe prdida? Existe ganancia?

II.

III.

Con las preguntas respectivas el estudioso podr determinar las cuentas deudoras y acreedoras. Si realmente llegas a entender las reglas de la partida doble habrs avanzado un amplio trecho en la difcil tarea de aprender contabilidad. Suerte. EJERCICIO DE APLICACIN Para una mejor comprensin se aplicar la pregunta, luego la respuesta, posteriormente la cuenta respectiva y finalmente el valor y as sucesivamente para todos los ejercicios. Cabe mencionar que la cuenta ir acompaado de la sub cuenta respectiva. 1. Se cobra en efectivo una letra valorizada en S/. 5 000 soles

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Pregunta Qu ingresa? Qu sale?

Respuesta Dinero en efectivo Letras

Cdigo - Cuenta 10 Caja y Bancos 101 Caja 12 Clientes

Nominacin Cuenta Deudora Acreedora

Valor Debe Haber 5 000 5 000

2. Se compra una vitrina para la exposicin de la mercadera por S/. 2 000 soles en efectivo. Pregunta Respuesta Cdigo - Cuenta Nominacin Valor Cuenta Debe Haber Qu cosa Vitrina 33 Inmuebles, Deudora 2 000 ingresa? Maquinaria y Equipo 335 Muebles y Enseres Qu valor sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora 2 000 101 Caja 3. Se paga una letra por S/. 3 000 en efectivo Pregunta Respuesta Cdigo - Cuenta Qu valor ingresa? Qu valor sale? Una letra Dinero Nominacin Cuenta Valor Debe Haber 3 000 3 000

42 Proveedores Deudora 421 Letras por pagar 10 Caja y Bancos Acreedora 101 Caja Nominacin Cuenta

4. Se compra mercaderas por S/. 3 000 en efectivo. Pregunta Respuesta Cdigo - Cuenta Qu ingresa? Una compra

60 Compras Deudora 601Mercaderas Qu sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora 3 000 101 Caja 5. Se paga el mantenimiento de la camioneta de la empresa por S/. 1 000 soles en efectivo. Pregunta Respuesta Cdigo - Cuenta Nominacin Valor Cuenta Debe Haber Qu ingresa? Un servicio 63 Servicios prestados Deudora 1 000 por terceros 634 Mantenimiento Qu sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora 1 000 101Caja 6. Se paga sueldo por S/. 1 500 en efectivo Pregunta Respuesta Cdigo - Cuenta Qu ingresa? Un servicio Nominacin Cuenta Valor Debe Haber 1 500 1 500

Valor Debe Haber 3 000

62 Cargas de Personal Deudora 621 Sueldos Qu sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora 101Caja 7. Se vende mercadera por S/. 1 000 soles en efectivo. Pregunta Qu ingresa? Qu sale? Respuesta Dinero Una venta Cdigo - Cuenta 10 Caja y Bancos 101 Caja 70 Ventas 701 Mercaderas Nominacin Cuenta Deudora Acreedora

Valor Debe Haber 1 000 1 000

8. Se deposita dinero en efectivo por S/. 10 000 soles en nuestra cuenta corriente del Banco Santander.

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Pregunta Qu ingresa?

Respuesta Cuenta Corriente

Cdigo - Cuenta

Nominacin Cuenta

10 Caja y Bancos Deudora 104 Cta. Corriente Qu sale? Dinero Efectivo 10 Caja y Bancos Acreedora 10 000 101 Caja Pues bien, despus de haber realizado los ejercicios prcticos sobre la partida doble es necesario dar a conocer que todo ingreso y gasto como producto de ventas o compras realizadas al contado o al crdito, estn en relacin directa con las cuentas de Activo y Pasivo respectivamente. Al comprar o vender bienes y servicios, esta accin mercantil afecta necesariamente al activo o pasivo de la empresa por lo tanto debe reflejarse en la partida doble. EL BALANCE DE COMPROBACIN Y LA HOJA DE TRABAJO Se sabe muy bien que los dbitos y los crditos de los asientos de un diario deben ser siempre iguales unos a los otros y estos asientos balanceados son a la vez pasados al libro mayor donde los saldos deudores de las cuentas debern igualar al total de los saldos acreedores. La igualdad de los dbitos y crditos se resume en el Balance de Comprobacin, por lo tanto diremos que el: BALANCE DE COMPROBACIN viene ser un conjunto de cuentas cuyos nombres aparecen en el Mayor a una fecha determinada y donde los importes registrados en el Debe y en el Haber deben ser iguales. Segn lo expresado nos indica que el Balance de Comprobacin representa las sumas del debe y el haber del Diario, los cuales tiene que ser equivalentes a las sumas del debe y el haber del libro mayor; es decir mediante el Balance de Comprobacin se comprueba o verifica si los importes de ambos libros coinciden. Este hecho indica que por cada cargo existe una cantidad igual de abono. As de esta forma el Balance de Comprobacin sirve para resumir la informacin que el libro mayor da en detalle. Este resumen se prepara siempre al final del periodo contable, proporcionndonos de esta manera los elementos necesarios para determinar los estados financieros. RAYADO E IMPORTANCIA DEL BALANCE DE COMPROBACIN Con el objeto de hacer ver prcticamente la forma de redactar el Balance de Comprobacin y la disposicin que ste adopta ponemos a continuacin unos datos que resumen en s los saldos de las cuentas que fueron pasadas del diario al libro mayor. CREACIONES LOS ANDES S.A. BALANCE DE COMPROBACIN 31 de Diciembre 2003 Sumas del Mayor Saldos del Mayor Debe Haber Deudor Acreedor 2 000 1 500 500 3 000 1 200 1 800 6 000 3 000 3 000 . . . . . .. . . . .. . . . . 1 500 1 500 1 250 1 250 33 700 33 700 28 000

Valor Debe Haber 10 000

Cdigo 10 12 20 . .. . . . 94 95

Denominacin Cuentas Caja y Bancos Clientes Mercaderas . . .. . . Gastos administrativos Gastos de Ventas TOTAL

. . . . .. .

28 000

Como se ve, el Balance de Comprobacin est compuesto por el Balance de las Sumas y el Balance de los Saldos. Algunos autores consideran solo el Balance de las Sumas como el Balance de Comprobacin. Nosotros consideramos ambas columnas. Para determinar los saldos en las sumas del Mayor en el balance de Comprobacin tomaremos como ejemplo dos cuentas: 10 Caja y Bancos y 42 Proveedores, ambas tienen el siguiente registro en el libro Mayor: D 10 Caja y Bancos -------------------------------------H D 42 Proveedores -------------------------------------H

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1 200 1 000 1 100 300 200 700 500 300 50 -------------------------------------- ------------------------------------2 000 1 500 1 850 ======================= ====================== Como se observa la cuenta 10 Caja y Bancos tiene un saldo deudor de S/. 2 000.00 y un saldo acreedor de S/. 1 500.00, dichos saldos fueron registrados en el debe y el haber delas columnas referentes a sumas del mayor. De igual forma la cuenta 42 Proveedores tiene un saldo acreedor de S/. 1 850.00 el cual se registra en el haber de la misma columna. As sucesivamente se procede al registro de las dems cuentas en el Balance de Comprobacin, especificando los importes de debe y haber en las sumas del Mayor. Una vez distribuidos los importes de todas las cuentas del mayor en el balance de Comprobacin se procede a sumar las columnas del debe y haber, si ambos totales son iguales, es evidente que los cargos y abonos asentado en el libro mayor tambin son iguales demostrando de esta forma el correcto registro de la cuentas. En nuestro caso dicha suma es de 33 700, posteriormente se procede a determinar los saldos del mayor para ello se apertura dos columnas, una para los saldos deudores y otro para los saldos acreedores, algunos autores la llaman tambin Balance de Saldos. La columna de los saldos representan un Anexo o ampliacin a las columnas del Balance de Comprobacin o sumas del mayor. Dichos saldos se obtienen en base a la diferencia establecida entre los importes del debe y el haber de cada cuenta. Como se dijo antes, si los importes del debe o cargo son mayores a los importes del haber o abono diremos que el saldo es deudor, si los importes del haber o abono es mayor a los importes del debe o cargo, diremos que el saldo es acreedor y si ambos son iguales se dir que el saldo es nulo. Una vez registrado los saldos se procede a sumar ambas columnas, el saldo deudor debe ser igual al saldo acreedor, en el caso en mencin es de 28 000 soles. La determinacin de los saldos permite en general conocer la situacin aproximada de la empresa; no la situacin exacta, puesto que ser preciso proceder a la regularizacin de las cuentas. PERIODICIDAD DEL BALANCE DE COMPROBACIN La prctica usual es hacer un balance de comprobacin cada ao sin embargo se puede reducir el periodo a un mes, un trimestre o un semestre segn la caracterstica econmica y financiera de la empresa. El Balance de Comprobacin ha de comprender la totalidad de los asientos anotados desde el prinicipio del ejercicio hasta el final del periodo contable. 1. LA HOJA DE TRABAJO: Despus de formular el Balance de Comprobacin se confecciona la Hoja de Trabajo que viene a ser la continuacin del primero: LA HOJA DE TRABAJO: Es un clasificador de las cuentas que aparecen en el Balance de Comprobacin, permitiendo as determinar las cuentas que pertenecen al Balance General y al Estado de Ganancias y Prdidas. En vista de que el Balance de Comprobacin enumera las cuentas sin especificar su clasificacin, por lo tanto los contadores hacen uso de un recurso llamado Hoja de Trabajo con el fin de agrupar las cuentas en Activo, Pasivo, Patrimonio e ingresos y gastos. Se debe tener presente que la Hoja de Trabajo no es un libro contable ni un estado financiero, sino una gua que facilita la formacin de los asientos finales y la posicin en que las cuentas deben quedar en los estados financieros, llmese Balance General y Estado de Ganancias y Prdidas. Despus de que un negocio ha estado operando durante un tiempo los dueos desean saber si tuvieron utilidades o no y la naturaleza financiera y econmica ocurrida desde que se inici. Tales hechos y cifras le permitirn al o propietarios tomar decisiones, para ello harn uso de los estados financieros los que fueron confeccionados en base a la hoja de trabajo, he ah su importancia. PREPARACIN DE LA HOJA DE TRABAJO: Tal como se observa en la Hoja de Trabajo perteneciente a la empresa Creaciones Los Andes S.A. est nos muestra 12 columnas: En la parte superior se anota el nombre de la empresa y la denominacin Hoja de Trabajo, as como la fecha o el periodo a que pertenece. Posteriormente se apertura las columnas donde se registran los cdigos y cuentas extradas del libro mayor.

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Luego vienen las columnas referentes a sumas y saldos del mayor. En seguida aparecen las columnas de ajustes y/o eliminaciones separadas en Debe y Haber. En este par de columnas se registran las correcciones que deben realizarse para presentar un real y correcto saldo en los estados de resultados. En estas columnas se ajustan: En primer lugar, los saldos de las cuentas de la clase 9, cuyos importes deudores se trasladarn a la columna del Haber, en contrapartida se registrar el saldo acreedor de la cuenta 79 (cargas imputables a cuentas de costos) a la columna del Debe. De esta forma se cancela la cuenta 79. En segundo lugar, el importe de la cuenta 69 ( 3 00 segn la Hoja de Trabajo) cuyo saldo deudor se transferir a la columna del Haber de los ajustes, luego el mismo importe se trasladar a la columna del Debe a la altura de la cuenta 61 Variacin de existencias. As la cuenta Costos de Ventas se resta de la cuenta Variacin de Existencias dando un saldo positivo de S/. 200. 3 200 3 000 = 200 El cual se registrar en la columna de ganancias del Estado de resultado por naturaleza. a. Luego aparecen las columnas de inventarios. A esta columna se trasladan los saldos del Balance es decir los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. Si la columna del activo es mayor que el saldo del pasivo, se dir en este caso que la empresa obtuvo utilidad. Si el pasivo es mayor que al activo entonces se dir que se obtuvo una prdida. Segn nuestro ejemplo se tiene una utilidad de 2 050. (-) Total columna del Activo Total columna del Pasivo UTILIDAD 16 300 14 250 2 050

Luego se saldan las columnas del inventario para ello se coloca los 2 050 de utilidad en el lado del pasivo con el fin de igualar ambos lados que resultan siendo de 16 300. Las siguientes columnas se refieren al Estado de resultados por Naturaleza, en ellas se registran los saldos de las cuentas que representan ganancias o prdidas. En la columna de prdidas se registrarn los saldos de las cuentas 60, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68 y 74, en cambio en la columna de ganancias se registran los saldos de las cuentas 61, 70, 73, 75, 76, 77, 78. Despus de transferirse los saldos de las ya referidas cuentas se procede a sumar cada una de las columnas. Si la ganancia es mayor que la prdida habr una utilidad, de lo contrario una prdida. Segn el caso en estudio la utilidad es de 2 050 en base al siguiente resultado: Total columna de ganancia 8 000 (-) Total columna de prdidas 5 950 UTILIDAD 2 050 Para saldar las dos columnas se procede a registrar los 2 050 en la columna de prdidas con el fin de totalizar 8 000 en ambos lados. En cuanto a las ltimas columnas referidas al Estado de Resultado por Funcin, se considera como saldos en la columna de Prdidas las cuentas 66, 69, 74 as como los saldos de la clase 9. Simultneamente se registrarn en la columna de ganancia los saldos de las cuentas 70, 73, 75, 76, 78. Si la ganancia es mayor que la prdida se tendr una utilidad, como se da en el caso en mencin de la empresa Creaciones Los Andes S.A. La utilidad es de 2 050 segn el resultado obtenido. (-) Total columna de Ganancias Total columna de Prdidas UTILIDAD 7 800 5 750 2 050

Para saldar las columnas referidas a ganancias y prdidas se procede tan igual que el Estado de Resultado por Naturaleza. En resumen la Hoja de Trabajo nos indicar la utilidad o prdida que la empresa obtiene al final del ejercicio econmico, para as determinar las acciones a seguir prximamente, entre ellos el impuesto a al renta a pagar, los dividendos a repartir, etc.

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CREACIONES LOS ANDES S.A. HOJA DE TRABAJO Del 1 Enero a 31 de Diciembre de 2006
Concepto - Cuenta

Sumas del Mayor Debe Haber 1 500 1 200 3 000 2 100 800 1 100 1 850 7 000 400 1 000 3 200 3 200 950 1 200 400 200 3 000 7 800 2 750 1 500 1 250 33 700

Saldos del Mayor Deudor 500 1 800 3 000 11 000 2 100 800 1 100 1 850 7 000 400 1 000 3 200 3 200 950 1 200 400 200 3 000 7 800 2 750 1 500 1 250 28 000 Acreedo r

Ajustes y/o Eliminaciones Debe Haber

Inventarios Activo 500 1 800 3 000 11 000 2 100 800 1 100 1 850 7 000 400 1 000 Pasivo

Resultado Naturale Prdida G

10 12 20 33 39 40 41 42 50 58 59 60 61 62 63 67 68 69 70 79 94 95

Caja y Bancos Clientes Mercaderas Inmuebles, Maq. y Equipo Deprec. y Amortz. acum.. Tributos por pagar Remunerac. por pagar Proveedores Capital Reservas Resultados Acumulados Compras Variacin de Existencias Cargas de personal Servicios Prest. Por terc. Cargas financieras Provisiones del ejercicio Costo de ventas Ventas Cargas Imp. A Ctas Costo Gastos administrativos Gastos de Ventas

2 000 3 000 6 000 11 000

3 200 3 000 950 1 200 400 200 3 000 2 750

33 700

1 500 1 250 28 000 5 750 5 750 Utilidad antes del Impuesto

16 300 16 300

14 250 14 250

5 950 2 050 8 000

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