Unidad 4: Control y Administracin de proyectos

Por :
Marcel Armin Felipe

Galaz

Francisco Pablo

Rodrguez

Ler Matheson

Zuiga

Profesor: Sr. Marcos Concha C.

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Introduccin
Todo

proceso de preparacin y evaluacin de un proyecto considera : Aspectos de factibilidad :

Estudio legal Estudio de mercado Estudio tcnico Valorizacin

Aspectos

de viabilidad :
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Evaluacin

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El Estudio Tcnico: La base para la cuantificacin

El estudio tcnico nos permite determinar

Capacidad de planta. Ubicacin. Tecnologa de los Procesos Principales. Calidad del Producto Final. Resguardos Ambientales y/o anlisis de los efectos ambientales. Estructura jurdica del proceso proyectado. Estimaciones de cantidades de obra o producto. Mejoras o modificacin de instalaciones existentes. Plazos estimados para ejecutar. Organizacin de la ejecucin y participacin de terceros.
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El Estudio Tcnico: La base para la cuantificacin

El

resultado de este proceso de cuantificacin se denomina presupuesto de capital. Presupuesto de Capital: corresponde a las necesidades netas de financiamiento en cada momento en el tiempo. P. C = Ingresos Esperados - Egresos Esperados
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Presupuesto Oficial

Es el Costo Mximo total esperado del proyecto. Etapas:

1.- Estudio de Factibilidad:

Se definen las variables claves del proyecto y su alcance tcnico. Se elabora un Presupuesto esttico que incluye slo los Costos directos.

2.- Ingeniera bsica:

Definicin de criterios de organizacin, tecnolgicos y de ejecucin del proyecto. Presupuesto esttico incluye gran parte de los costos indirectos. Especificaciones tcnicas de los equipos principales para fines de cotizacin, fabricacin o compra de los mismos.
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Presupuesto Oficial
3.- Ingeniera de Detalle:

Quiebre del proyecto en paquetes de obra, sub paquetes, actividades y modulacin de la ejecucin. Cubicaciones de detalle definidas. Listados completos de maquinaria, equipos auxiliares y suministros. Programacin cuantitativa del proyecto terminada

4.- Afinamiento:

El Presupuesto Oficial del proyecto es terminado, incluye los costos directos, indirectos, gastos financieros, e incluye tambin la distribucin del tiempo del proyecto.
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Presupuesto Oficial
El Presupuesto Oficial : meta de eficiencia econmica a comprometida por la administracin.
1.- INVERSION

Incluyen el valor del terreno, construcciones , equipos de control de proceso (software, computacionales), equipos mecnicos y elctricos, si la vida til del bien supera la vida del proyecto.
2.- COSTOS DIRECTOS:

Constituyen los desembolsos necesarios relacionados directamente con la cosa producida, materias primas, insumos directos, salarios instalaciones generales ejecutadas. Pueden considerarse bienes y equipos en la medida que la vida til de estos sea igual o menor a la vida del proyecto.
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Presupuesto Oficial
3.- COSTOS INDIRECTOS: Incluye fletes, seguros de transporte, derechos de aduana, seguros durante la construccin, puesta en marcha, impuesto e imprevisto y todo aquello que no es posible adjudicar a una parte en especial.

4.- COSTOS FINANCIEROS: Asesora financiera, legal, cartas de crdito, seguros de tipo de cambio, los costos de implementacin de crditos de largo plazo , intereses, primas de riesgo, comisiones, impuestos e imprevistos.
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Diseo de controles
Control: proceso de vigilar actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. (Robbins, 1996)

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Diseo de controles
Consiste bsicamente en: Medir el desempeo real

Comparar el desempeo actual con una norma o estndar. Toma de decisiones gerenciales para corregir desviaciones o normas inadecuadas.

Diversos reportes
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Medicin
Qu

medir?

Merece

la atencin Crucial para el desarrollo del proyecto Cumplimiento de normas externas Otros
Cmo

medir?
instrumentos ya existentes

Usando

Nuevos
Mezcla
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de los dos anteriores

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Comparacin
Con

qu?

Estndares

existentes. Proyectos similares. Controles anteriores.

Cmo
De

comparar?

forma analtica (estadstica). Verbalizando. Automatizadamente.

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Toma de decisiones
Cmo?
Quin

gana. Lento o rpido. Etc.

Dnde?
En

gerencia. Cargos medios. Niveles base.

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Mecanismos de reporte

Diagrama Gantt:

Eje vertical Eje horizontal Simultaneidad Secuencialidad Uso de bloques Simbologa de colores Mltiples usos

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Mecanismos de reporte

Diagrama de hitos:

Ptos. Especficos Para verificar estado del proyecto Posicin habitual dentro del desarrollo del proyecto

Otros
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Mecanismos de reporte

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Estrategias de control
En

constante cambio.

Toma

de decisiones para lograr objetivos planteados. en el medio.

Insertas

No
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existe una estrategia universal.

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Actividades de seguimiento y control.

Objetivo:

Vigilancia de todas las actividades de desarrollo del proyecto. de Proyecto: debe dedicar todo el tiempo que sea preciso para vigilar el estado de las tareas que se desarrollan en el proyecto
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Jefe

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Actividades de seguimiento
Asignacin de tareas
Anlisis Diseo Construccin Implantacin Mantenimiento del proyecto Aceptacin del Cliente **

Aceptacin interna por parte del equipo**

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Seguimiento de tareas
Objetivo:

Control de todas las tareas que estn siendo desarrolladas.

-

Revisin (Participantes: Jefe y Equipo del Proyecto.) - Estado. - Evolucin Previsible. - Problemas.
El responsable de cada tarea debe informar
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Fecha real de comienzo El tiempo empleado hasta el momento del seguimiento.

Apreciacin del tiempo que queda para terminar la realizacin del proyecto.

Porcentaje de avance sobre el total. Problemas o incidencias encontradas.

El Jefe de Proyecto debe determinar el estado de avance del proyecto en general.

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Gestin de Incidencias
Incidencias:

Hechos inesperados y anmalos que se presentan durante la realizacin de las actividades y tareas del proyecto. Desviaciones en la planificacin.

Incidencias

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Analizar Impacto
Horas

Necesarias para resolverla. Previstos.

Afectados

Retrasos
Recursos

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Propuesta de Solucin de la Incidencia.

Posibles

Alternativas Asumir retraso que pueda ocasionar la solucin. Compensacin en realizacin de tareas en tiempo inferior al previsto. Cambiar la estrategia.
Eleccin del Jefe de Proyecto.
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Qu es la evaluacin?
Verificacin Mecanismo

peridica de la situacin

para incorporar el seguimiento a la direccin de proyectos

Son

ubicuas (se realizan a nuestro alrededor)

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Dentro de las evaluaciones se pueden distinguir:

Evaluaciones para licitar/no licitar

ste proyecto reforzar nuestra capacidad tcnica? Nos permitir usar las capacidades existentes de la mejor manera?

Evaluacin del negocio

Se realizan anlisis de competencia (estrategia, metas, presencia en el mercado y capacidades principales de los competidores)
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Estudio de factibilidad

Emprende un estudio tcnico, econmico y comercial del proyecto En el campo internacional, se asocia con la financiacin de proyectos por prestamistas privados o pblicos

Evaluacin tcnica

En la fase de desarrollo se realizan dos controles tcnicos : control preliminar de diseo (CPD) control crtico de diseo (CCD)

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Evaluacin propuesta

Las empresas que licitan por grandes contratos, someten sus propuestas a evaluaciones (credibilidad)

Formacin de equipos

Pruebas de aceptacin

Los clientes estudian los resultados de estas pruebas para ver si el producto avanza de manera aceptable

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Anlisis de causas de fondo

Se realiza cuando el proyecto no tiene salida Identifica el origen de las dificultades y de acuerdo a esto se toma una conclusin

Pos mortem

Se realiza al trmino del proyecto para saber que es lo que anduvo bien y lo que anduvo mal

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Evaluacin de rendimiento

Dentro de stos se encuentran los ya mencionados

Su principal problema es la evaluacin, por que generalmente los miembros de los equipos son recursos prestados, que cumplen con su trabajo y vuelven a su lugar de origen

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Control de calidad

Se fijan objetivos y luego se examina peridicamente para ver si cumple con grados de defecto aceptable para se objetivo

Las evaluaciones y ciclo de vida del proyecto

Primero se realizan evaluaciones para ver si vale la pena llevarlo adelante (estudios de factibilidad, decisiones de licitar/no licitar y evaluaciones de negocio) Ofrecen importante cambios de orientacin e incluso puede anular el proyecto
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Los problemas de la evaluacin

Distorsiones del objetivo de la evaluacin

Caractersticas inherente a la evaluacin

La gente evaluada muchas veces no ve su valor destinado a mantener en marcha el proyecto, si no que algunos casos la consideran como una amenaza
La gerencia debe transmitir la sensacin de que reconoce que los problemas se dan naturalmente y que todos se enfrentan a ellos.

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Otro problema son los trastornos (evaluaciones realizadas por equipos externos)
Si el proceso es desarrollado de un modo arbitrario y caprichoso, los resultados no tienen valor La evaluacin efectiva busca hacer que el proceso sea lo mas objetivo posible
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La administracin de proyectos
La

funcin administrativa:

- Conceptos - Acciones - Personas

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El proceso administrativo de los proyectos:

Disear y planificar:
- Diagnosticar - Pronosticar - Fijar objetivos - Desarrollar estrategias - Programar - Presupuestar - Fijar procedimientos - Formular polticas

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 Organizar

el trabajo:

- Establecer la estructura de la organizacin - Delinear las relaciones - Crear la descripcin de cada puesto - Fijar requerimientos para cada puesto
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 Integrar

el equipo: - Seleccionar - Orientar - Capacitar - Desarrollar - Relacionar

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 Dirigir:

- Delegar - Motivar - Coordinar - Superar diferencias - Administrar el cambio

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 Controlar

- Fijar sistemas de informacin - Desarrollar estndares de actuacin - Medir resultados - Tomar medidas correctivas - Dar incentivos
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 Tipos

de administradores:

- Primera lnea - Medio - Alto

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 Habilidades

administrativas:

- Conceptuales - Humanistas - Tcnicas

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 Toma
-

de decisiones:

Decisiones programadas Decisiones no programadas Etapas bsicas de un modelo racional de toma de desiciones:
-

Investigar Desarrollar alternativas Evaluar las alternativas y tomar la mejor Implantar la decisin y monitorearla

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 Diseo

de la estructura de la organizacin.

- Enfoque de tcnicas bsicas - Enfoque de incremento de potencial de coordinacin - El enfoque de reduccin de necesidades de coordinacin Tipos de estructuras organizacionales:

- Funcional - Por producto - De matriz

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Conclusin

Trabajo orientado a proyectos Debe llevarse un buen control y administracin de los proyectos. Id. de costos Diseo de controles Seguimiento Evaluacin Conductas adecuadas
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Bibliografa

1) Matheson Villn, Jaime, Apuntes Docentes Preparacin y Evaluacin de Proyectos, Universidad Mayor. 2) Briceo L., Pedro, Administracin y Direccin de Proyectos Un Enfoque Integrado, Editorial CIADE. 3) Chase R., et als., Administracin de produccin y operaciones. Manufactura y servicios. 8va Ed., Editorial McGraw Hill 4) Robbins, S. et al, Administracin. 5ta Ed. Editorial Prentice Hall.
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Gracias por su atencin.

Marcel Galaz Armin Ler Felipe Matheson Francisco Rodrguez Pablo Zuiga

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