Tema 8: Bases de Datos: Access

Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importacin, vinculacin y exportacin de datos.

Qu es una Base de Datos?:

Coleccin organizada y estructurada de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemticamente para su posterior uso. Organizados de tal modo que permita su acceso, manipulacin y actualizacin de una manera fcil y rpida. Integrados y relacionados para reducir al mnimo la redundancia de datos, (Repeticin innecesaria de informacin), y para mantener la integridad referencial de los datos, (los datos son homogneos). La informacin es almacenada con criterios independientes de los programas que los utilizan: Sistema Gestor de Bases de Datos. (Una cosa es la base de datos y otra el programa que la utiliza y manipula).

Gestor de Base de Datos:

Aplicacin informtica que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no visible a simple vista. (Consultas e Informes). Debe permitir:
Introducir, Consultar, Eliminar, Manipular, Recuperar datos.

MICROSOFT ACCESS = GESTOR DE BASES DE DATOS

Por qu ACCESS y no EXCEL?:

Ventajas de Access frente a Excel ACCESS: Orientado principalmente a la gestin de informacin alfanumrica y clculo numrico. Informacin organizada en una o varias TABLAS en un fichero de bases de datos .MDB. La gestin de la informacin puede realizarse directamente desde la tabla o a travs de formularios o consultas. Empleo de Consultas para consultar datos. Tantas como se necesiten simultneamente. Posibilidad de insertar, borrar y actualizar datos de forma masiva y automtica. Posibilidad de generar informes en base a tablas o consultas. Posibilidad de crear un formulario para entrada de datos. Posibilidad de generar informes para salida de datos. EXCEL: Orientado principalmente al trabajo con clculo numrico en general. Informacin organizada en una o varias HOJAS DE CLCULO dentro de un libro de Excel .XLS. La gestin de la informacin se realiza nica y exclusivamente sobre la hoja de clculo. Empleo de Filtros para consultar datos. Un nico filtro cada vez. ----La entrada de datos es directa sobre la hoja de clculo. ---

CAMPOS, REGISTROS Y TABLAS:

Las TABLAS organizan los datos en columnas, denominadas CAMPOS y filas, denominadas REGISTROS. CAMPOS
CAMPO: Espacio de almacenamiento para un dato en particular. Es la unidad mnima de informacin que se puede almacenar.

pero, cmo se organiza la informacin en una base de datos?...

REGISTROS

REGISTRO: Conjunto de campos que constituyen una nica fila dentro de una tabla. TABLA: Conjunto de registros homogneos que tienen la misma estructura.

TABLA

La ventana de Microsoft Access:

Barras de Herramientas Barra de Ttulo Barra de Mens Desplegables Ventana de Objetos de la Base de Datos

Extensin: .MDB .LDB

Tipo de Documento: Base de Datos. Fichero de ndices.

Descripcin: Fichero que contiene todos los elementos conjuntos de la base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, etc. Fichero que se carga al abrir el fichero .MDB que gestiona los enlaces de la base de datos. (Ejecucin). 6

Men ARCHIVO:
Men Archivo: Contiene los comandos relacionados con la gestin de los ficheros de bases de datos.
Opcin Nuevo...: Crea una nueva base de datos en blanco. Opcin Abrir: Permite abrir una base de datos de Access o de otros formatos compatibles. Opcin Obtener datos externos: Permite importar o vincular datos de otras aplicaciones u objetos de otras bases de datos. Importar: Permite cargar, en una tabla nueva o una existente, datos de otras aplicaciones: .MDB, .XLS, .DOC, .TXT, etc.; o insertar objetos de otras bases de datos. Vincular Tablas: Permite enlazar tablas de otros ficheros de bases de datos y trabajar con ellas de manera normal. Opcin Exportar: Permite enviar los datos del objeto seleccionado a otra aplicacin.

Men VER:
Men Ver: Contiene los comandos de visualizacin de la base de datos, as como la activacin de las barras de herramientas.
Opcin Objetos de la Base de Datos: Permite situar en primer plano los objetos de la base de datos: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, etc. Opcin Barras de Herramientas: Permite activar o desactivar las barras de herramientas de Access.

Barra de Herramientas: Base de Datos.

Pegar Copiar Cortar Vista Preliminar Imprimir

Nuevo Objeto Relaciones

Nuevo Abrir Guardar

Men INSERTAR y HERRAMIENTAS:

Men Insertar: Contiene los comandos para la insercin de los diferentes objetos de la base de datos: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, etc. Men Herramientas: Contiene funciones complementarias del Access como las Relaciones y utilidades de la base de datos, entre otras.

Lo primero que hay que hacer:

n Definicin de la estructura lgica de la Base de Datos:

Cul es el objetivo de la Base de Datos?. Qu queremos almacenar en la Base de Datos?. Cmo quiero almacenar la informacin en la Base de Datos?. (Diseo de las tablas y su estructura). Creacin de una base de datos en blanco, (Nueva). Creacin de una base de datos a partir de la importacin de datos de Excel, Word, otras bases de datos, ficheros planos, etc. Apertura de una base de datos existente. Creacin de Tablas. Definicin de las relaciones entre tablas.

o Creacin / Apertura de la Base de Datos:

p Diseo de la estructura fsica de la Base de Datos:

q Creacin y diseo del entorno:

Creacin Creacin Creacin

de de de

formularios. Consultas. Informes.

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Creacin de una Base de Datos en blanco: n

n o Ejecutar Microsoft Access. Pulsar Nuevo o Base de Datos en Blanco. Asignar nombre y ruta al fichero de la base de datos. p Se abre el rea de trabajo de la nueva base de datos en blanco.

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Creacin de Tablas, (I): 5 Formas para crear tablas

n o

Crear una tabla en vista Diseo: Se edita la tabla donde se definir los campos, su tipo de dato, as como sus propiedades.

Crear una tabla utilizando el asistente: Se muestran varias tablas de ejemplo de las que seleccionaremos los campos necesarios.

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Creacin de Tablas, (II): 5 Formas para crear tablas

p

Crear una tabla introduciendo datos: Se abre automticamente una tabla con campos genricos sobre la que introduciremos datos. Posteriormente, se definir el nombre de los campos y el tipo de datos.

q r

Importar Tabla: Copia una tabla de otro fichero de bases de datos. Vincular Tabla: Crea un vnculo con una tabla de otro fichero de bases de datos.
q r

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Creacin de Tablas en Vista Diseo, (I):

n o

n o

Nombre del Campo: Se asigna un nombre al campo que identificar al contenido del mismo. Tipo de datos: Es la caracterstica que determina que valores puede almacenar el campo. Los tipos ms importantes son: a) Texto. b) Nmero. c) Fecha/Hora. d) Moneda. e) Autonumrico. f) Si/No.

p q r st u v

p Tamao del Campo: Nmero de caracteres, (Texto); Entero Largo o Doble, (Nmero). q Formato: Se define el formato con el que se presentan los valores del campo. r Mscara de Entrada: Se define un modelo para la introduccin de datos. s Valor Predeterminado: Valor por defecto que se asigna para la introduccin de nuevos datos. t Regla de Validacin: Expresin que limita los valores que se puedan introducir en el campo. u Texto de Validacin: Mensaje que Access muestra cuando se incumple la regla de validacin. v Indexado: Permite crear ndices del campo para mejorar la bsqueda de informacin.
IMPORTANTE: Utiliza una nomenclatura de nombres sencilla para los objetos de la base de datos 14

Creacin de Tablas en Vista Diseo, (II):

definimos la clave principal
n
pero, qu es una clave principal?... Campo o conjunto de campos que identifican unvocamente a cada registro almacenado en la tabla. Utilizado para encontrar, reunir y relacionar informacin almacenada en tablas independientes.

y guardamos la tabla
o

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Carga de datos en una Tabla, (I):

2 formas de introducir datos en una tabla
Directamente sobre la tabla: La tabla se abre en modo Hoja de datos para agregar, modificar o eliminar datos.

Botones selectores de Registro

Nuevo Registro Primer Registro Registro Anterior Registro Actual

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ltimo Registro Siguiente Registro

Carga de datos en una Tabla, (II):

2 formas de introducir datos en una tabla

A travs de un formulario de entrada de datos. Formulario: Objeto de la Base de Datos utilizado fundamentalmente para introducir o mostrar datos.

y 2 formas de crear un formulario

Crear un formulario en vista diseo: Se disea manualmente el formulario:

Seleccin de la tabla de trabajo. Insercin de campos de la tabla y otros objetos. Fijacin de las propiedades de los campos y objetos del formulario. Aplicacin de un aspecto personal al formulario.
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Carga de datos en una Tabla, (III):

2 formas de introducir datos en una tabla y, 2 formas de crear un formulario

Crear un formulario utilizando el asistente: Se inicia el asistente para crear el formulario.

Paso 1: Seleccin de la tabla y campos de la tabla.

Paso 2: Distribucin del Formulario. Paso 3: Estilo del Formulario. Paso 4: Nombre del Formulario.

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Carga de datos en una Tabla, (IV):

Mi primer formulario!...

Botones selectores de Registro

Nuevo Registro ltimo Registro Siguiente Registro Registro Actual Registro Anterior Primer Registro
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Consultar datos de una Tabla, (I):

2 formas para crear una consulta de datos

n
n

Crear una consulta en vista Diseo: Se abre una consulta vaca en la que se seleccionar la tabla a consultar, se agregarn los campos necesarios y se fijarn los criterios de consulta y la ordenacin.

y guardamos la consulta

Barra de herramientas Consulta

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Consultar datos de una Tabla, (II):

2 formas para crear una consulta de datos

o
o

Crear una consulta utilizando el asistente: Se inicia el asistente para crear la consulta.
Paso 1: Seleccin de la tabla y campos de la tabla.

Paso 2: Nombre de la consulta.

Durante este proceso no se podr fijar ni los criterios de consulta ni la ordenacin.

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Definir criterios en una consulta, (I):

Sin criterios: La consulta muestra todos los registros de la tabla.

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Definir criterios en una consulta, (II):

Un NICO criterio: La consulta muestra solo aquellos registros que cumplan la condicin fijada:

La condicin Como *Gonzlez* mostrar aquellos registros en los que el valor del campo Apellidos contiene la palabra Gonzlez. Adems aparecen ordenados por el campo Apellidos de forma ascendente
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Definir criterios en una consulta, (III):

VARIOS criterios: La consulta muestra solo aquellos registros que cumplan alguna o todas las condiciones fijadas, (2 CASOS):

Caso 1: Operador OR: Se cumple cualquiera de las condiciones definidas.

Truco: Para trabajar con el operador OR las condiciones deben estar a diferente nivel... Adems aparecen ordenados por el campo Apellidos de forma ascendente

Se muestran aquellos registros que cumplen la condicin que el valor del campo Apellidos contiene la palabra Rodrguez, y aquellos que cumplan la condicin que el campo Poblacin empiece por la letra S.
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Definir criterios en una consulta, (IV):

VARIOS criterios: La consulta muestra solo aquellos registros que cumplan alguna o todas las condiciones fijadas, (2 CASOS):

Caso 2: Operador AND: Se cumplen todas las condiciones definidas.

Truco: Para trabajar con el operador AND las condiciones deben estar al mismo nivel...

Se muestran aquellos registros que cumplen la condicin que el valor del campo Apellidos contiene la palabra Gonzlez y adems que cumplan la condicin que el campo Poblacin empiece por la letra S.

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Definir criterios en una consulta, (V):

Rango de Valores: (>, <, >=, <=, Entre y ). > 234 >= DIAZ Entre 38001 y 38010 Para un campo numrico, valores mayores a 234. Para un campo Apellido, todos los apellidos hasta el final del abecedario. Para un campo Cdigo Postal, todos los cdigos postales entre el 38001 y 38010.

Valores que no coinciden: (Negado). Negado LA LAGUNA Para un campo Poblacin, los que no son LA LAGUNA.

Valores en una lista: (En). En (38001, 38003, 38005) Para un campo Cdigo Postal, los que tienen cdigos postales 38001, 38003 o 38005.

Valores de texto, parciales y coincidentes: LA LAGUNA LA LAGUNA o SANTA CRUZ Como S* Como *CRUZ* Para un campo Poblacin, los que son LA LAGUNA. Para un campo Poblacin, los que son LA LAGUNA o SANTA CRUZ. Para un campo alfanumrico, los que empiezan con la letra S. Para un campo alfanumrico, los que contienen la palabra CRUZ.

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Definir criterios en una consulta, (VI):

Valores nulos: Es Nulo Fechas: #dd.mm.aa# dd/mm/aaaa Fecha( ) Fecha( ) + 30 Fecha( ) 7 Entre #dd.mm.aa# y #dd.mm.aa# Ao(CampoFecha) Ao(Ahora( )) Mes(CampoFecha) Mes(Ahora( )) Para un campo Fecha, los que coincidan con la fecha. Para un campo Fecha, los que coincidan con la fecha. Para un campo Fecha, los que coincidan con la fecha actual. Para un campo Fecha, los que coincidan con la de 30 das desde la fecha actual. Para un campo Fecha, los que coincidan con la fecha de hace una semana. Para un campo Fecha, entre 2 fechas. Para un campo Fecha, el ao de la fecha. Para un campo Fecha, el ao de la fecha actual. Para un campo Fecha, el mes de la fecha. Para un campo Fecha, el mes de la fecha actual.
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Para cualquier campo. Para cualquier campo alfanumrico.

Creacin de Informes, (I): 2 Formas para crear informes

n

Crear una tabla en vista Diseo: Se abre un informe en blanco en el que se tendr que seleccionar la tabla o consulta, agregar los campos y objetos a mostrar.

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Creacin de Informes, (II): 2 Formas para crear informes o

o

Crear un informe utilizando el asistente: Se inicia el asistente para la creacin de informe.

Paso 1: Seleccin de la tabla o consulta y sus campos.

Paso 2: Definir las agrupaciones de campos.

Paso 3: Definir la ordenacin.

Paso 4: Distribucin del informe.

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Creacin de Informes, (III):

Paso 5: Definir la Ordenacin. Paso 6: Definir la Distribucin. Paso 7: Definir el estilo.

Paso 8: Nombre del informe.

Diseo del Informe.

Vista Previa del Informe.

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El por qu de las Relaciones en una Base de Datos, (I):

RECUERDA: Uno de los objetivos de toda base de datos es el evitar la sistemtica repeticin de informacin. Redundancia de datos.

Los valores del campo POBLACIN provocan redundancia de datos

SOLUCIN: Los datos que puedan provocar redundancia se deben colocar en tablas separadas. Los campos a relacionar deben tener el mismo tipo de dato. Posteriormente las distintas tablas se relacionan entre s para combinar la informacin contenida en dichas tablas. VENTAJA: Mantenemos la integridad referencial de la base de datos. (Nos aseguramos que la informacin es homognea).
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El por qu de las Relaciones en una Base de Datos, (II):

Paso 1: Creacin de tabla y carga de datos.

Paso 2: Actualizacin de la tabla a los nuevos valores.

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El por qu de las Relaciones en una Base de Datos, (III):

Paso 3: Cambio del nombre y tipo de dato del campo.

Paso 4: Definir las relaciones entre tablas.

Relaciones

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