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Este documento presenta el manual del programa Publisher 2002 desarrollado por la Unidad de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia. El manual describe la estructura y metodología para consultarlo, incluyendo convenciones, índice de contenidos y secciones sobre la instalación, inicio, iconos básicos y edición de información en Publisher 2002.
Este documento presenta el manual del programa Publisher 2002 desarrollado por la Unidad de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia. El manual describe la estructura y metodología para consultarlo, incluyendo convenciones, índice de contenidos y secciones sobre la instalación, inicio, iconos básicos y edición de información en Publisher 2002.
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Este documento presenta el manual del programa Publisher 2002 desarrollado por la Unidad de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia. El manual describe la estructura y metodología para consultarlo, incluyendo convenciones, índice de contenidos y secciones sobre la instalación, inicio, iconos básicos y edición de información en Publisher 2002.
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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
1 FLLLlelLR 2OO2 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
Director: Cesar Augusto Mendoza Martnez
Coordinadores: Mauricio Vergara Bravo Oscar Javier Silva
Analista de Sistemas Peter Giovanni Fonseca
Asesores y conferencistas: Henry Martnez Sarmiento Carlos Alberto Rodrguez Romero Nstor Orlando Rojas Castillo Edison Jair Duque Oliva
Auxiliares de Investigacin:
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informtica. Se prohbe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo de mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la Universidad Nacional de Colombia. En otras labores de soporte informtico ADRIANA MARIA ACOSTA ANDREA NADINE GUTIERREZ ASTRID ROCIO ANGARITA CRUZ AURA MARIA GARCIA CESAR OSWALDO RODRGUEZ DEISY JHOANA FAJARDO DIANA ANGELICA MALDONADO DIANA MARA GARZN ROMERO DIANA VANESSA MORA BONILLA EDGAR DARIO MAYORGA FELIPE QUEVEDO SANCHEZ GEMA ANDREA ALVAREZ HECTOR ANDRES PINZON IVAN DARIO CARRILLO JAIME DE JESUS GIRALDO OLAYA JEISSON GABRIEL OSOINA KAROLINA ROBERTO LUZ DARY LOZANO CAICEDO NATALIA BEJARANO NEME NATALIA MILENA VELASCO NELSON ARMANDO ARIZA MORALES NSTOR GIOVANNY GONZALEZ MURCIA OLGA LILIANA SNCHEZ OWER FABIAN SERRATO VIVIAN ROCIO SALINAS YENNY ALDANA SANTANA
Manual desarrollado por KAROLINA ROBERTO GONZALEZ Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
La innovacin tecnolgica, actualmente ha impuesto nuevos retos incursionando en diferentes campos que hoy la hacen su herramienta fundamental. Uno de esos campos es la publicidad que ha aceptado con beneplcito esta "imposicin" y ha aprovechado todos los recursos brindados obteniendo beneficios incalculables que han mejorado el desempeo de esta rea de trabajo. Dicha tecnologa ha llegado a la edicin de textos afiches, brochures, revistas, carteles, folletos entre otros, lo que ha permitido que la presentacin de estos mejoren y que sean agradables a los usuarios quienes finalmente, son los que dan el veredicto final acerca del trabajo realizado. Publisher 2002 facilita este trabajo, optimizando el proceso de edicin, mediante la importacin de grficos y textos, insertar imgenes y la modificacin de los mismos mejorando la presentacin de cada uno de los trabajos segn la conviccin personal del usuario. Publisher 2002 naci con Windows XP, el cual no solo ha innovado en lo correspondiente a OFFICE (Word, Excel, power point, Access y FrontPage)sino que ha introducido nuevas herramientas para optimizar las tareas del usuario y hacer ms eficiente el equipo; PUBLISHER 2002 hace parte de estas herramientas, Publisher es un Software de tipo aplicativo que busca innovar y hacer ms fcil el trabajo al usuario para que as pueda llegar a su objetivo final. Adems as como naci Publisher 2002, puede estar en proceso un Publisher 2004 el cual tendera cada vez mas a automatizar los procesos para la creacin de Publicidad. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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2 22 2 METODOLOCA PARA CONSULTAR EL MANUAL METODOLOCA PARA CONSULTAR EL MANUAL METODOLOCA PARA CONSULTAR EL MANUAL METODOLOCA PARA CONSULTAR EL MANUAL 2.1 ESTRUCTURA TEMATICA DEL MANUAL El objetivo de este manual es mostrar las caractersticas de edicin y diseo de Publisher 2002. Se iniciar dando a conocer aspectos bsicos y generales del programa. Despus de tratar los aspectos bsicos se llegar a los temas especficos, como la utilizacin de plantillas, edicin de formato y el tratamiento de las imgenes, y las opciones especiales como el uso del men herramientas, uso del Mouse, uso de los cuadros de dilogo y las teclas de desplazamiento.
2.2 CONVENCIONES Con el objeto de garantizar la fcil comprensin del manual, se ha elaborado una serie de convenciones que ayudaran al usuario a identificar y familiarizarse con los diferentes formatos utilizados en el desarrollo del tema: Iconos: Cuando se hace mencin de conos o botones el nombre del icono aparecer entre comillas, por ejemplo "Deshacer". MENS: Para hacer relacin a mens se usa mayscula sostenida. Por ejemplo FORMATO. Opciones del men: Para referenciar una opcin del men se utiliza negrilla y cursiva, con la primera letra en mayscula, por ejemplo Cuadro de texto. Nombre de Ventana Activa: Al referenciar una ventana de algn comando especfico dentro del paquete se utiliza cursiva y subrayado. Por ejemplo Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
4 "Abrir" Teclado: Cuando se hace referencia a una combinacin de teclas se utiliza negrita solamente. Por ejemplo "Control". Cuando se hace referencia a una combinacin de teclas y entre ellas aparece un signo ms (+), indica que stas deben oprimirse al mismo tiempo, por ejemplo "ctrl + n".
2.3 COMO UTILIZAR EL MANUAL El presente manual pretende ser una sencilla gua para la utilizacin de Publisher 2002; est diseado para que cualquier tipo de usuario de Microsoft Publisher 2002, ya sea principiante o experimentado pueda hacer uso de l y que en poco tiempo est en capacidad de crear publicaciones de gran calidad y aplicar cada una de las herramientas ofrecidas por este Software aplicativo. La distribucin temtica del manual permite al lector acceder fcilmente a cada uno de los temas, de manera que encuentre inicialmente las opciones ms sencillas, pero indispensables para el adecuado dominio del programa, incorporando conceptos y especificaciones a medida que avanza, y culminando con las opciones ms especificas hacia el final, que le permitirn un ptimo manejo del programa. En caso de requerir mayor informacin acerca del programa, consulte la direccin en Internet: www.msofficepubliher.com Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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3 33 3 TA8LA DE CONTENDO TA8LA DE CONTENDO TA8LA DE CONTENDO TA8LA DE CONTENDO 1 INTRODUCCIN 2 2 METODOLOGA PARA CONSULTAR EL MANUAL 3 2.1 ESTRUCTURA TEMATICA DEL MANUAL 3 2.2 CONVENCIONES 3 2.3 COMO UTILIZAR EL MANUAL 4 3 TABLA DE CONTENIDO 5 4 ALCANCE DEL PAQUETE 8 5 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE 9 5.1 REQUERIMIENTOS GENERALES 9 5.2 OTROS DISPOSITIVOS 10 5.3 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE 10 6 INSTALACIN 11 7 INICIACIN 12 7.1 INICIAR MICROSOFT PUBLISHER 12 7.2 PANTALLA INICIAL 12 7.2.1 BARRA DE TITULO 14 7.2.2 ICONO CONTROL DE VENTANA 14 7.2.3 BOTN MINIMIZAR 15 7.2.4 BOTN CERRAR 15 7.2.5 BOTN RESTAURAR 15 7.2.6 BARRA DE MEN 16 7.2.7 BARRAS DE HERRAMIENTAS 18 7.2.8 BARRAS DE DESPLAZAMIENTO 19 7.2.9 BARRA DE ESTADO 19 7.2.10 REGLA DEL DOCUMENTO 20 Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
6 7.3 CATALOGO DE MICROSOFT PUBLISHER 20 7.3.1 TIPO DE PUBLICACIN 20 7.3.2 DISEO DE LA PUBLICACIN 21 7.3.3 NUEVA PUBLICACIN 22 7.4 SALIR DE MICROSOFT PUBLISHER PARA WINDOWS XP 23 7.5 OBTENER AYUDA, SUGERENCIAS Y MENSAJES 23 8 ICONOS BSICOS 25 8.1 BARRAS E ICONOS 25 8.1.1 BARRA ESTNDAR 26 8.1.2 BARRA FORMATO 29 9 EDICIN DE LA INFORMACIN 30 9.1 CREACIN DE UNA PUBLICACIN EN PUBLISHER 30 9.2 TRABAJAR CON EL ASISTENTE O CATALOGO 32 9.3 UTILIZACIN DEL CATALOGO DE PUBLISHER 32 9.3.1 PUBLICACIONES EN BLANCO 33 9.2.2 PUBLICACIN POR DISEO 34 9.2.3 PUBLICACIN POR ASISTENTE 34 9.4 UTILIZAR EL ASISTENTE PARA CAMBIAR PUBLICACI0NES 35 9.4.1 DISEO 36 9.4.2 COMBINACIN DE COLORES 36 9.4.3 FUENTE 37 9.5 TRABAJAR CON CADA UNA DE LAS PARTES 38 9.5.1 FONDO DE UNA PUBLICACIN 38 9.6 MARCO DE TEXTO 40 9.6.1 BUSCAR TEXTO EN EL REA DE ALMACENAMIENTO 40 9.6.2 CONECTAR MARCOS DE TEXTOS 41 9.6.3 DESCONECTAR MARCOS 41 9.7 TRABAJAR INTRODUCIENDO DATOS 42 9.7.1 DOCUMENTOS DE WORD 42 9.7.2 PERIDICOS ESCOLARES O REVISTAS 44 9.7.3 CREACIN DE PAGINAS WEB 53 9.8 COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA 54 9.8.1 EDITAR LISTA DE COMBINACIN 56 10 IMPRESIN 58 10.1 CONFIGURACIN PAGINA 58 Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
7 11 GUA RPIDA 60 11.1 AGRUPAR OBJETOS 60 11.1.1 DETERMINAR SI LOS OBJETOS ESTAN AGRUPADOS 60 11.1.2 AGRUPAR Y DESAGRUPAR OBJETOS 61 11.2 DISPONER OBJETOS EN CAPAS 61 11.2.1 SUPERPONER OBJETOS 62 11.2.2 HACER UN OBJETO TRANSPARENTE 62 11.3 COLOCAR OBJETOS 62 11.3.1 GUIAS DE REGLA 63 11.3.2 AJUSTAR LOS OBJETOS EN LA POSICIN CORRECTA 63 8.8.3 EMPUJAR UN OBJETO A SU POSICIN 64 8.8.4 SABER EL TAMAO Y LA POSICIN DE UN OBJETO 64 11.4 GIRAR Y VOLTEAR OBJETOS 64 11.4.1 GIRAR OBJETOS EN GRADOS 65 11.5 COMBINAR CORRESPONDENCIA 66 11.5.1 ORDENAR CORRESPONDENCIA 66 11.6 TRABAJO CON TABLAS 66 11.6.1 COMO ESCRIBIR EN UNA TABLA. 67 11.6.2 CAMBIAR LOS MARCOS DE LA TABLA 68 11.7 AJUSTAR EL TEXTO ALREDEDOR DE LA IMAGEN 69 11.8 UTILIZACIN DE LA IMPRESORA 70 11.8.1 IMPRESORA DE ESCRITORIO 70 11.8.2 TALLER DE COPIAS 70 11.8.3 IMPRIMIR EN UN SERVICIO DE IMPRESIN COMERCIAL 72 Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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4 44 4 ALCANCE DEL PAQUETE ALCANCE DEL PAQUETE ALCANCE DEL PAQUETE ALCANCE DEL PAQUETE Con la utilizacin de Publisher 2002 tendr la posibilidad de obtener publicaciones de gran calidad, para esto cuenta con una serie de opciones, las cuales se enuncian a continuacin: Escritura y Edicin de documentos de Word: Existencia de diferentes plantillas y estilos para crear una publicacin con documentos de Word. Creacin de peridicos escolares y revistas: Las opciones de plantilla ofrecidas por Publisher 2002, son aplicables tanto para documentos de Word, como para cualquier otro procesador de palabra. Herramientas: Las herramientas de edicin y formato con las que cuenta Publisher, facilita en gran medida, la creacin y edicin de publicaciones. Opciones de configuracin de Pagina: En este programa, lograr que una publicacin posea una adecuada presentacin antes de impresin, es una tarea muy sencilla. Creacin de Calendarios: En Publisher existen plantillas con calendarios, los cuales permiten un excelente manejo de presentacin y diseo del mismo sin mayor esfuerzo. Manejo de tarjetas personales: Publisher con todas sus herramientas de edicin, permite crear de la manera ms fcil una tarjeta personal.
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5 55 5 REQUERMENTOS DE HARDWARE REQUERMENTOS DE HARDWARE REQUERMENTOS DE HARDWARE REQUERMENTOS DE HARDWARE 5.1 REQUERIMIENTOS GENERALES Se refiere a aquellos requerimientos estndar de hardware que son indispensables para su instalacin y funcionamiento. MICROSOFT PUBLISHER 2002 PARA WINDOWS
EQUIPO / PROCESADOR PC, o equipo multimedia, con un procesador 486 o compatible.
MEMORIA 8mb de memoria en Windows 98; 16 MB en Windows NT Workstation y en xp 32Mb
DISCO DURO El espacio disponible en disco depende del tipo de instalacin: Instalacin Mnima 22MB Instalacin tpica 36MB Instalacin personalizada 64MB
UNIDAD Unidad de CD-ROM contiene componentes adicionales como Galeras de Imgenes, Server extensin Administrator y plantillas que no estn disponibles en los discos de 3 1/2 pulgadas. PANTALLA Adaptador de video VGA o de resolucin superior.
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5.2 OTROS DISPOSITIVOS REQUISITOS ESPECIFICOS DE MICROSOFT PUBLISHER 2000
PERIFRICO/ VARIOS Para facilitar el manejo de esta aplicacin se requiere un Mouse (ratn), dispositivo sealador compatible. Mdem a 9600 baudios o velocidad superior (se recomienda 14400 baudios) Ordenador Multimedia necesario para acceder al sonido y otros efectos Multimedia.
UNIDADES Unidad de CD-ROM contiene componentes adicionales como Galeras de Imgenes, Server extensin Administrador y plantillas que no estn disponibles en los discos de 3 1/2 pulgadas.
5.3 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Microsoft Publisher 2002, es el principal programa de autoedicin del mercado, le ayuda a crear publicaciones y sitios Web tanto personales, como para su negocio u organizacin de gran impacto. Fue diseado especialmente para trabajar bajo Windows Xp. Para instalar Publisher en un equipo con Windows NT 3.51 debe tener instalado el Service Pack 5. La interfaz de usuario de Publisher es virtualmente idntica a travs de todas las plataformas sobre las cuales corre. Por consiguiente un usuario de Publisher para Windows NT puede manejar Publisher para Windows Xp, sin necesidad de aprender nuevos comandos y procedimientos. Lo nico que puede variar es la presentacin y la introduccin de nuevos catlogos.
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6 66 6 NSTALACON NSTALACON NSTALACON NSTALACON Para instalar Microsoft Publisher 2002 para Windows XP se deben seguir los siguientes pasos: 1. Cierre todos los programas 2. Haga click en el botn Inicio de Windows, y seleccione Panel de control haciendo Click. 3. Haga doble click en el icono Agregar o quitar programas, entonces el programa solicitara la ubicacin desde donde se instalar la aplicacin: Si se va a realizar la instalacin desde un disco compacto, inserte el CD de Office en la Unidad de CD-ROM. Si se va a efectuar la instalacin desde una ubicacin de red, conctese a la red, elija la ruta de acceso. 4. Elija la opcin Instalar de cualquiera de las rutas desde donde se vaya a realizar la instalacin. 5. Durante el proceso de instalacin, el programa solicitar la ubicacin para instalar Office y el tipo de instalacin. La instalacin ms conveniente depende de los componentes que desee instalar y de la cantidad de espacio disponible en el disco. Si se desea especificar exactamente los componentes que se van a instalar, elija la instalacin personalizada, pero si solamente se desea instalar algunos componentes en especial seale nicamente estos componentes en la lista que aparecer de acuerdo a la aplicacin. 6. Luego se debe seguir las instrucciones en pantalla.
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7 77 7 NCACON NCACON NCACON NCACON 7.1 INICIAR MICROSOFT PUBLISHER . El icono de ingreso al programa PUBLISHER 2002 se puede encontrar ubicado en la carpeta de programas del botn inicio o en cualquier otra carpeta (por ejemplo Microsoft Office XP). Tambin puede aparecer como acceso directo en el escritorio caso en el cual el icono de ingreso aparecer con una flecha en la parte inferior izquierda.
7.2 PANTALLA INICIAL Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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Cuando inicie Publisher 2002, encontrara la ventana del Catalogo de Publisher, la cual proporciona las plantillas y diseos que puede utilizar para obtener la publicacin que se desee. Entendiendo por Plantilla una publicacin con formato previo, como un boletn, completada con texto y grficos de muestra que se pueden utilizar como gua para crear una publicacin. En el catalogo de Publisher 2002, se podr consultar diferentes diseos de acuerdo a la necesidad, por ejemplo: mens de restaurantes, tarjetas de invitacin, resmenes, calendarios, y otras curiosidades como objetos para hacer Origami.
ICONO CONTROL DE VENTANA CATALOGO DE PUBLISHER BARRA DE TITULO BOTN CERRAR BOTN RESTAURAR BOTN MINIMIZAR
BARRA DE MENU
BARRA DE HERRAMIENTAS Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
14 7.2.1 BARRA DE TITULO Muestra el nombre de la aplicacin en este caso es Microsoft Publisher y el del archivo de trabajo actual. Al iniciar Publisher automticamente se genera un cuadro con distintos tipos de publicaciones cuyo nombre es catalogo de Publicaciones, a la izquierda de este cuadro se puede ver un cuadro ms pequeo donde se puede escoger los diseos, dado un tipo de publicacin (en blanco, pagina Web y otros)
7.2.2 ICONO CONTROL DE VENTANA Al seleccionar este icono se abre un men de persiana con rdenes para el control de ventana Microsoft Publisher, por ejemplo, cambiar tamao por mover o cerrar.
Las opciones de este icono pueden aparecer activas o inactivas (es decir atenuadas) de acuerdo a las opciones que se estn ejecutando en la ventana activa de Microsoft Publisher, como podemos ver en la figura, las opciones que aparecen sin atenuar son mover, tamao y maximizar puesto que aun no hemos cerrado el catalogo de Microsoft Publisher, lo cual no nos permite estar todava dentro de la publicacin.
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7.2.3 BOTN MINIMIZAR Al oprimir este botn la ventana de Microsoft Publisher se minimiza a un botn en la barra de tareas con el nombre del archivo de trabajo actual, este botn es equivalente a la orden minimizar que esta en el men que aparece al seleccionar el icono de control de ventana.
7.2.4 BOTN CERRAR Al pulsar este botn se cierra la ventana de trabajo actual. Si no ha guardado cambios aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Si pulsa el botn Si aparecer el cuadro de dialogo Guardar como, para dar un nombre al archivo y salvarlo. Una vez guardada la publicacin se cierra la ventana de Publisher. Si oprime el botn No, se cierra la ventana de Publisher sin guardar la informacin de la ventana de la publicacin. Si pulsa el botn Cancelar equivale al botn cerrar del cuadro de dialogo y la ventana de la publicacin permanece sin ningn cambio.
7.2.5 BOTN RESTAURAR Al pulsar este botn la ventana de Microsoft Publisher cambia al tamao preestablecido, este botn es equivalente a la orden restaurar que esta en le men que Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
16 aparece al seleccionar el icono control de ventana. Al pulsarlo el aspecto del botn cambia al del botn Maximizar, al pulsar este botn la ventan de Microsoft Publisher se har lo ms grande posible.
7.2.6 BARRA DE MEN
En esta barra se encuentran los mens desplegables con todas las alternativas de las rdenes que ofrece Publisher. Para activar la barra utilice las teclas Alt o F10 MEN UTILIDAD ARCHIVO (File) Este men permite crear, abrir, cerrar, importar documentos de Word, guardar, buscar, hacer presentacin preliminar como pagina Web, hacer presentacin preliminar, imprimir, salir, etc., de los archivos de trabajo. EDICIN (Edit) Mediante este men se pueden realizar ediciones de texto y objetos tales como: copiar, pegar, seleccionar, buscar, etc. Ver (View) Contiene opciones para ver de diferentes formas una hoja en la pantalla. INSERTAR (Insert) Para insertar en la hoja elementos como paginas, nmeros de paginas, datos, objetos, smbolos, cdigo de paginas Web, Hipervnculos, etc. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
17 FORMATO (FORMAT) En este men estn las opciones para cambiar la presentacin de la publicacin y objetos en general. Tambin aqu se manejan los modelos y auto formatos. HERRAMIENTAS (Tools) Con este men obtenemos ayudas adicionales como lo son: la correccin de ortografa, el idioma, combinar correspondencia, macros, herramientas en la Web, etc. TABLA (Table) Todos los comandos referentes a la manipulacin de tablas se encuentran en esta opcin. ARREGLOS (Arrange) En esta opcin encontrara todos las opciones que hacen referencia a la forma del texto y de las graficas, aqu se encuentran comandos como: ordenar, agrupar, editar imgenes, rotar imgenes, ect. VENTANA (Window) Manejo de las ventanas que contiene los documentos activos. ? (Help) Da acceso a la ayuda en lnea que proporciona Microsoft Publisher para Windows. Para seleccionar una orden de alguno de los mens desplegables, simplemente haga click sobre el men que desea abrir. Por ejemplo, si desea seleccionar la orden Abrir del men ARCHIVO haga click sobre este men y se abrir un men desplegable:
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Como se observa en esta imagen al seleccionar el men ARCHIVO este se presenta como un botn presionado de esta manera el usuario de Publisher puede reconocer fcilmente a qu men corresponden las opciones que se presentan en pantalla. Para movilizarse dentro de mens se pueden utilizar las flechas de desplazamientos o simplemente despus de haber seleccionado cualquier men desplazarse con el mouse en direccin al men deseado. En esta barra tambin se encuentran el icono de control de archivo y los botones minimizar, restaurar y cerrar de archivo, siempre y cuando el archivo este maximizado.
7.2.7 BARRAS DE HERRAMIENTAS Es una barra de botones que permite realizar operaciones frecuentes, por ejemplo, guardar, abrir, imprimir o revisar ortografa. Los dibujos o iconos que los representan son una descripcin visual de la accin que realizan. Por defecto aparece primero la barra de herramientas Estndar y a continuacin la barra de herramientas Formato.
ESTNDAR FORMATO Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
19 7.2.8 BARRAS DE DESPLAZAMIENTO Las barras de desplazamiento estn compuestas por flechas y los cuadros de desplazamiento, las flechas se emplean para moverse a determinada posicin en la publicacin, para realizar dicho desplazamiento simplemente haga click sobre la flecha que apunta hacia la direccin elegida, hasta ubicarse en el lugar deseado. Los botones se mueven sobre la barra de desplazamiento y permiten avanzar distancias grandes dentro de la publicacin. Para realizar este desplazamiento haga click sobre los cuadros de desplazamiento mantngalo presionado y luego arrastre hacia la direccin deseada, al mirar en la regla se dar cuenta en que lugar est ubicado.
7.2.9 BARRA DE ESTADO Esta barra se divide en dos: rea de posicin del objeto y tamao de donde se encuentra el objeto
7.2.9.1 REA DE POSICIN DEL OBJETO Indica la ubicacin del rea donde s esta trabajando. Si se mueve a algn lugar dentro o fuera de la publicacin, muestra la ubicacin exacta.
7.2.9.2 TAMAO DEL OBJETO Esta casilla muestra el tamao de la parte donde se ubica el cursor, dentro de la publicacin. En una publicacin existen reas guas en donde se introducen varios caracteres, y esto es lo que muestra esta barra, rea Posicin del objeto Tamao del objeto Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
20 la medida de aquellas guas.
7.2.10 REGLA DEL DOCUMENTO La regla de la publicacin es una herramienta que se encuentra situada en la parte superior e izquierda de la publicacin, esta se utiliza para manejar el tamao de las columnas, pues al hacer click sobre ella y sostener el click se puede modificar el tamao de una columna.
7.3 CATALOGO DE MICROSOFT PUBLISHER
El catalogo es como su nombre lo indica una gua para crear una publicacin, con el catalogo usted puede escoger el tipo de publicacin a crear y despus un diseo. El tipo de publicacin se escoge en la cuadricula que aparece con By Type the Publication. 7.3.1 TIPO DE PUBLICACIN TIPO DE PUBLICACIN DISEO DE LA PUBLICACIN NUEVA PUBLICACIN DISEO Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
21 En este cuadro se puede escoger el tipo de publicacin de acuerdo a la necesidad que usted tenga como usuario. Microsoft Publisher tiene tres tipos de publicacin segn: el diseo (arcos, estrellas, lneas, manos, etc.), en blanco y segn el tipo (calendarios, men, libros, peridicos, etc.). Diseo: se refiere a las formas o decoraciones que ofrece el programa para realizar una publicacin; un ejemplo de esto es arcos alrededor de color rojo, con anillos azules. En blanco: se utiliza cuando no se requiere de ninguno de los diseos que ofrece el programa. Esta opcin se utiliza cuando lo nico que interesa de la publicacin son los dobleces, el tamao y el medio al cual se va a publicar (Web) Tipo de Publicacin: Aqu lo que interesa es lo que se va a realizar sin interesar cualquiera de las otras dos posibilidades. Los tipos de publicaciones ms comunes son: calendarios, peridicos, tarjetas, postales, mens, folletos, etc.
7.3.2 DISEO DE LA PUBLICACIN Dependiendo del tipo de publicacin que se halla escogido para trabajar, el diseo cambia, por ejemplo, si se escoge una publicacin en blanco el diseo de publicaciones que aparecern son: tarjeta de presentacin, pagina doblada verticalmente en dos partes, pagina doblada horizontalmente en cuatro partes, Pster, Pagina Web. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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7.3.3 NUEVA PUBLICACIN Esta opcin se encuentra ubicada en la parte inferior de la casilla o cuadro donde se encuentran los distintos tipos de diseo. Con esta opcin se puede abrir una nueva publicacin de acuerdo a: si es en blanco, una publicacin ya existente o una publicacin que se encuentre en la carpeta de temporales.
Para abrir o seleccionar cualquiera de las opciones que se encuentran desde el 7.3, lo nico que hay que hacer es dar click sobre la opcin que desea trabajar o utilizar. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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7.4 SALIR DE MICROSOFT PUBLISHER PARA WINDOWS XP Para salir de Microsoft Publisher para Windows Xp utilice el comando Salir del men ARCHIVO. Tambin puede usar la combinacin de teclas ALT + F4, utilizar el Mouse, dando doble-click sobre el botn del men de control de la ventana o simplemente haga click sobre el botn cerrar de la ventana Microsoft Publisher.
7.5 OBTENER AYUDA, SUGERENCIAS Y MENSAJES Para obtener Ayuda, sugerencias y mensajes con el Ayudante de Office pulse la tecla F1 o haga click en el botn El ayudante de Office puede responder a preguntas, ofrecer sugerencias y proporcionar Ayuda acerca de las diferentes caractersticas especificas del programa de Office en que se est. El ayudante de Office puede presentar sugerencias, que indican cmo utilizar con mayor eficacia las caractersticas o los mtodos de acceso directo mediante el teclado del programa. Cuando aparece una luz amarilla en el ayudante, hay disponible una sugerencia. Para verla, haga click en la luz. Si el ayudante no sta visible cuando haya una sugerencia, el botn Ayudante de Office mostrar una luz. Haga click en el icono Ayudante de Office para que aparezca el Ayudante y, a continuacin, haga click en la luz para que se muestre una sugerencia. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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Cuando inicie un ayudante, aparecer Ayuda con asistentes. Si no se desea ayuda, puede desactivarse. Haciendo click sobre el botn Cerrar. Sugerir temas de Ayuda estar relacionado con la tarea que se este ejecutando y aparecer incluso antes de que se solicite Ayuda. Por ejemplo, si se hace click en el ayudante mientras se realizan cambios en una publicacin, el ayudante presentara los temas acerca de cmo trabajar con el formato de texto dentro de una publicacin. Para que aparezca el ayudante una vez mostrado un tema de Ayuda, haga click en cualquier lugar de la ventana de Microsoft Publisher o cierre el tema de Ayuda.
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8.1 BARRAS E ICONOS La suite de utilidades de Office XP presenta un ambiente similar para cada uno de los programas que la componen. Dentro de este ambiente se encuentran las barras de herramientas, las cuales presentan opciones iguales en todos ellos. Las barras de herramientas estn conformadas por un conjunto de iconos agrupados de acuerdo a alguna caracterstica en su funcin, dichas barras permiten organizar los comandos ms utilizados de manera que pueda recurrirse a ellos fcilmente mediante los botones. Los botones estn adornados por un dibujo o icono que representa el comando al cual proporciona acceso directo, esta manera grfica de representarlos hace que sean de fcil memorizacin y localizacin en la pantalla. Un ejemplo de esto es la Barra Estndar que puede verse en la ilustracin, la cual a su vez contiene el icono Guardar.
Las barras de herramientas de Office tambin presenta unos iconos que posibilitan la eleccin de varias alternativas mediante una ventana desplegable por una flecha. Para extender estas listas basta con dar click sobre la flecha. Esta clase de iconos presenta adems, informacin sobre el formato u opcin que se encuentra Botn Guardar Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
26 activa o en uso. Para poder hacer uso de los botones de las diferentes barras de herramientas, basta con hacer click sobre ellos con el Mouse. Esto mismo tambin es posible hacerlo a travs del teclado con el siguiente procedimiento:
Primero active la barra de Mens con la tecla ALT, despus utilice la combinacin ctrl. + TAB para activar la barra de herramientas; escoja el botn a utilizar con las flechas y una vez activo s digita la tecla Enter. ctrl. + TAB activa las barras de herramientas de una en una hacia adelante comenzando por la que se encuentre por debajo de la barra de mens. Para devolverse digite ctrl. + SHIFT+TAB.
8.1.1 BARRA ESTNDAR En esta barra se resumen comandos que se requieren con frecuencia y que son muy importantes para el uso de las utilidades. Estos mismos comandos se pueden encontrar en los diferentes mens de la barra correspondiente o tambin mediante ordenes rpidas o abreviadas desde el teclado. Aproximadamente la mitad de los iconos que comprenden esta barra son comunes a las aplicaciones de Office Xp, la parte restante esta comprendida por comandos especficos a cada una de las utilidades.
ICONO NOMBRE/MODO ABREVIADO DESCRIPCIN Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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Nuevo
Ctrl + U Con este botn se crea de una manera rpida un documento una plantilla, un proyecto o una publicacin, basndose en la plantilla normal.
Abrir
Ctrl + A
Es utilizado para abrir un archivo ya creado. Tambin, cuando se abre la ventana de abrir es posible buscar archivos en las unidades de almacenamiento que se encuentren disponibles.
Guardar
Ctrl + G Guarda o salva el documento o publicacin activo con el nombre, ubicacin y formato que se precisen si este no ha sido guardado con anterioridad. Posteriormente al dar click en este botn se grabar el documento donde y como fueron asignados por primera vez sin desplegarse el cuadro de dialogo GUARDAR COMO.
Imprimir
Ctrl + G Imprime el archivo en uso o los elementos seleccionados utilizando las opciones de impresora predeterminada. Cuando se requiera de modificaciones en las opciones de impresin es necesario recurrir al cuadro de dialogo IMPRIMIR. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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Vista Preliminar
Alt+Ctrl+I Muestra la apariencia de un archivo, tal y como va a aparecer cuando se imprima. Puede acercar o alejar una pgina o ver varias pginas al mismo tiempo.
Ortografa
F7 Esta opcin pertenece al men herramientas. Revisa el documento activo en busca de posibles errores de ortografa, gramtica y estilo de escritura mostrando sugerencias para corregirlos.
Cortar
Ctrl + X Esta opcin elimina el elemento seleccionado guardndolo en el portapapeles para poderlo trasladar a en cualquier lugar.
Copiar
Ctrl + C Copia el elemento que se encuentre seleccionado y lo guarda en el portapapeles. Al igual que con la opcin cortar, todo aquello que este guardado en el portapapeles se perder al utilizar nuevamente esta opcin.
Pegar
Ctrl + V Una vez copiado o cortado un elemento y ubicado en el portapapeles, este comando inserta la seleccin donde se le indique, remplazando lo que all se encuentre. Si el portapapeles se encuentra vaco este botn se encuentra desactivado. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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Girar Permite girar los objetos los grados que se quiera, ya sea hacia la derecha o hacia la izquierda.
Hipervnculo Esta opcin nos permite ir a otro documento dentro de la publicacin. Lo nico que hay que hacer es decirle a donde debe llevarme al hacer click.
Vista Preliminar Pagina Web Una vez realizada la publicacin, muestra una vista preliminar de la publicacin como una pagina Web.
Aumentar Esta opcin permite ver ms grande un rea en especifico.
Disminuir Al hacer click sobre esta opcin, disminuye el tamao de cualquier objeto.
8.1.2 BARRA FORMATO En esta barra se encuentran los iconos de comandos que presentan informacin sobre el formato caracterstico del texto en que esta trabajando, como el tipo o tamao de letras. Tambin permite realizar modificaciones al texto que se encuentre seleccionado. Recordemos que puede seleccionarse y por tanto modificarse desde un solo carcter hasta todo el formato del documento o archivo que se estn empleando. Los iconos se encuentran activos cuando estos han cambiado de brillo respecto a los dems. Las aplicaciones de Office muestran esta barra de herramientas por defecto, o automticamente segn la configuracin. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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9 99 9 EDCON DE LA NFORMACON EDCON DE LA NFORMACON EDCON DE LA NFORMACON EDCON DE LA NFORMACON Microsoft Publisher contiene un catalogo, el cual sirve como gua para el usuario. A esto tambin se le puede llamar asistente por que facilita el trabajo y gua al usuario paso a paso hasta obtener lo que el usuario desea. 9.1 CREACIN DE UNA PUBLICACIN EN PUBLISHER
Una publicacin es un archivo que contiene varios estilos, objetos y formatos, para la creacin de una publicacin de Microsoft Publisher realice los siguientes pasos: Seleccione la opcin Nuevo del men ARCHIVO
Y aparecer el siguiente cuadro de dialogo seleccione el tipo de publicacin y haga click sobre algn tipo de diseo, entonces Publisher abrir una nueva publicacin de trabajo.
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Luego de esta ventana aparecer la ventana de la nueva publicacin con el diseo elegido como se puede ver a continuacin:
Tambin puede realizar esta operacin al iniciar el programa desde la barra de inicio.
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32 9.2 TRABAJAR CON EL ASISTENTE O CATALOGO Muchas de las caractersticas de Publisher estn construidas alrededor del concepto asistente. Un asistente esta formada por una serie de pantallas que llevan a travs de la tarea de creacin de una plantilla. Literalmente, en Publisher existen cientos de asistentes disponibles. Cada pantalla del asistente le pide informacin concreta para ayudarle a crear la publicacin de una forma ms personalizada. Por ejemplo, se le puede pedir que elija una combinacin de colores, un tamao de papel o posiblemente que escriba algunos datos personales. El catalogo de Publisher tambin incluye asistentes para crear aviones de papel y papiroflexia. Esto puede divertir especialmente a los nios. Despus de utilizar uno de estos asistentes para crear un avin o una figura de papiroflexia se puede imprimir el diseo con un conjunto de instrucciones para cortar y plegar piezas.
9.3 UTILIZACIN DEL CATALOGO DE PUBLISHER Publisher comienza con la presentacin de los tipos bsicos de publicaciones disponibles en el catalogo de Publisher. Publisher le ayuda a iniciarse, disponiendo de diseos previos para tipos de publicaciones normales, como boletines, folletos, catlogos, anuncios, membretes y muchos ms. Cuando usa uno de los tiles asistentes para construir su publicacin inicial, Publisher muestra contenido de relleno en diferentes partes de la publicacin para sugerirle como utilizar con buen gusto los diseos previos. Entonces puede remplazar por texto y grficos reales el contenido del relleno de muestra, para juntar rpida y fcilmente todas las piezas de su propia publicacin.
La siguiente ilustracin muestra el contenido de relleno que aparece para una cara de un trptico: Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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Logo del relleno imagen del relleno Texto del relleno 9.3.1 PUBLICACIONES EN BLANCO La seccin de publicaciones en blanco del Catlogo de Publisher se utiliza para crear diseos basados en un tipo de pagina. En el panel de la izquierda se elige el asistente para el tipo de diseo segn la pagina que desea crear y entonces aparece en el panel de la derecha una coleccin de diseos para aquel tipo de publicacin. Por ejemplo si desea crear una tarjeta plegada verticalmente, se pulsa en tarjeta plegada verticalmente, en la lista del asistente, para ver los diseos de folleto disponibles. Luego se pulsa en el diseo que se quiere aplicar. Este le guiar a travs de todos los dems pasos. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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9.2.2 PUBLICACIN POR DISEO La seccin de publicaciones por diseo del Catlogo de Publisher se utiliza para crear diseos basados en un tipo de diseo. En el panel de la izquierda se elige el asistente para el tipo de diseo que desea crear y entonces aparece en el panel de la derecha una coleccin de diseos para aquel tipo de publicacin. Por ejemplo si desea crear un cuadro abierto, se pulsa en cuadro abierto, en la lista del asistente, para ver los diseos de folleto disponibles. Luego se pulsa en el diseo que se quiere aplicar. Este le guiar a travs de todos. 9.2.3 PUBLICACIN POR ASISTENTE La seccin de publicaciones por asistente del Catlogo de Publisher se utiliza para crear diseos basados en un tipo de publicacin. En el panel de la izquierda se elige el asistente para el tipo de publicacin que desea crear y entonces aparece en el panel de la derecha una Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
35 coleccin de diseos para aquel tipo de publicacin. Por ejemplo si desea crear un folleto, se pulsa en Folletos, en la lista del asistente, para ver los diseos de folleto disponibles. Luego se pulsa en el diseo que se quiere aplicar. Este le guiar a travs de todos los dems pasos.
9.4 UTILIZAR EL ASISTENTE PARA CAMBIAR PUBLICACI0NES Una vez que haya utilizado el asistente paso a paso para crear la publicacin, puede volver a l en cualquier momento para realizar cambios. Utilice el asistente para: Cambiar el diseo. Cambiar la combinacin de colores. Convertir un boletn o un folleto en un sitio Web o viceversa. Incluir un bloque de direcciones en una publicacin para facilitar la combinacin de correspondencia.
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36 9.4.1 DISEO Este men ofrece la opcin de cambiar el diseo que se haba escogido del catalogo sin necesidad de volver a abrir el programa, pues l catalogo solo aparece cuando se inicia Publisher o cuando se escoge una nueva publicacin. Por ejemplo aqu podemos cambiar una publicacin de cuadros por una publicacin con semicuadriculas e inmediatamente en la parte derecha aparecer el diseo.
9.4.2 COMBINACIN DE COLORES Al igual que con la parte anterior, esta opcin permite manejar los colores que el usuario desee para su publicacin; por ejemplo si desea cambiar el color Rojo, negro y rosado que tiene el diseo de semi-cuadrados, va a la opcin combinacin de colores y elige la que el usuario prefiera, e inmediatamente la publicacin cambiara. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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9.4.3 FUENTE Esta opcin permite cambiar el tipo de letra de la publicacin; lo nico que hay que hacer es seleccionar la parte que se quiere cambiar y dar doble click sobre la fuente que se quiere utilizar.
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38 9.5 TRABAJAR CON CADA UNA DE LAS PARTES 9.5.1 FONDO DE UNA PUBLICACIN El fondo de la publicacin es el lugar donde coloca los objetos que aparecern en todas las pginas de la publicacin, como los nmeros de pgina o el logotipo de la organizacin. Por ejemplo el siguiente fondo aparecer en todas las hojas de la publicacin. 9.5.1.1 FUNCIONAMIENTO DEL FONDO La pgina de la publicacin se sita encima del fondo, como una hoja de papel transparente. Puede ver los objetos del fondo a travs de la pgina de la publicacin, pero no puede trabajar con ellos a menos que se encuentre en el fondo.
9.5.1.2 DESPLAZARSE POR EL FONDO Para trabajar en el fondo de la publicacin: En el men Ver, haga clic en Ir al fondo de la publicacin. Si est en el fondo, no puede ver los objetos del primer plano, aunque stos continan en el mismo sitio. Agregue o cambie los objetos del fondo. En el men Ver, haga clic en Ir al primer plano de la publicacin.
9.5.1.3 DETERMINAR SI SE ENCUENTRA EN EL FONDO. Para asegurarse de que se encuentra en el fondo, Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
39 compruebe la esquina inferior izquierda de la ventana de Publisher.
Cuando se encuentra en el primer plano, el control de desplazamiento de pginas muestra las representaciones de las pginas de la publicacin. Cuando se encuentra en el fondo, el control de desplazamiento de pginas muestra las pginas maestras izquierda y derecha. Si la publicacin slo tiene una pgina, se muestra nicamente la pgina maestra derecha.
9.5.1.4 ENVIAR UN OBJETO AL FONDO Si desea que uno o ms objetos aparezcan en todas las pginas de una publicacin, puede enviarlos al fondo sin necesidad de desplazarse antes al mismo. 1. Seleccione el objeto u objetos que desea enviar al fondo de la publicacin. 2. En el men Arreglos, haga click en Enviar al fondo de la publicacin. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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9.6 MARCO DE TEXTO Cuando se conectan marcos de texto, se puede comenzar a escribir un artculo en un sitio y continuarlo automticamente en otra parte de la misma pgina y completarlo en una pgina diferente de la publicacin.
9.6.1 BUSCAR TEXTO EN EL REA DE ALMACENAMIENTO Generalmente, el texto rellena el marco de texto a medida que se escribe, y el texto que no cabe en el marco va a un "rea de almacenamiento temporal o de desbordamiento", donde no puede verse.
El indicador Texto en rea de desbordamiento indica que Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
41 hay ms texto del que puede verse.
9.6.2 CONECTAR MARCOS DE TEXTOS Para pasar texto de un artculo conectando marcos de texto, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el marco que tenga texto en el rea de almacenamiento temporal. 2. En el men Herramientas, haga clic en Conectar marcos de texto.
3. En la barra de herramientas Conectar marcos, haga clic en Conectar marcos de texto. El puntero del mouse (ratn) se convierte en una jarra de texto
4. Haga clic en cualquier sitio de un marco de texto vaco para "verter" el texto en el segundo marco.
9.6.3 DESCONECTAR MARCOS Con el fin de desconectar dos marcos, haga click para CONECTAR TEXTO Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
42 seleccionar el primer marco. En la barra de herramientas Conectar marcos, haga click en Desconectar marcos de texto. Para pasar al marco anterior de la cadena, haga click en Ir al marco anterior. Para pasar al siguiente marco de la cadena, haga click en Ir al marco siguiente.
9.7 TRABAJAR INTRODUCIENDO DATOS Despus de haber escogido la publicacin se empieza a introducir los datos necesarios, para la publicacin que se necesita; Publisher puede trabajar varios diseos antes mencionados aqu se trabajaran algunos de ellos, puesto que la metodologa para cualquiera de ellos es la misma. 9.7.1 DOCUMENTOS DE WORD Para introducir informacin en la publicacin, con el estilo de Documentos de Word, se empieza por seleccionar en l catalogo el tipo de publicacin por tipo, y a continuacin en diseo escoger documentos de Word. Luego de esto se escoge el diseo que se desea utilizar, los cuales aparecen a la derecha del cuadro de publicacin el cual se encuentra en la figura de arriba, IR AL MARCO SIGUIENTE DESCONECTAR MARCO Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
43 como se puede ver a continuacin:
Despus de hacer click sobre cualquiera de estos diseos aparecer el cuadro de importar documento, el cual se utiliza para saber que documento de Word se va a montar en la publicacin. El cuadro de Importar documento abre por defecto la carpeta de mis documentos, pues es ay donde el programa busca los documentos para ser transferidos a Publisher.
Luego de que aparece el cuadro de importar documento, este pide el nombre del documento a importar, se le da el nombre y la ubicacin, y se le da click. El programa Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
44 tarda un poco mientras procesa la informacin, pero despus, convierte el documento que estaba en formato de Word a formato de Publisher. Adems el programa le permite hacer las modificaciones que se quiera para que la publicacin quede presentable. Por ejemplo se puede cambiar el tipo de letra, el diseo, los colores, las columnas entre otras opciones.
Para importar datos de Word tambin se puede ir por la opcin Archivo, importar datos desde Word. Adems hay que acordarse, que para seleccionar cualquiera de estos cambios lo nico que hay que hacer es dar click sobre la opcin que se quiera cambiar. 9.7.2 PERIDICOS ESCOLARES O REVISTAS Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
45 Para introducir informacin en la publicacin, con el estilo de Peridicos Escolares o revistas, se empieza por seleccionar en l catalogo el tipo de publicacin por tipo, y a continuacin en diseo escoger peridicos escolares o revista.
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46 Al dar doble click sobre el diseo que aparece en la parte derecha de la publicacin y que se ha escogido aparecer la pantalla que se encuentra en la parte inmediatamente inferior con la cual se podr empezar a trabajar y a realizar los cambios que hayan que hacerse.
El primer cambio que hay que hacer es AGRANDAR LA PANTALLA O ZONA DE TRABAJO, luego lo que hay que hacer es empezar a introducir la informacin que va ha ir dentro del peridico o la revista, ya sea importndola desde Word o introducindola manualmente. Los cambios que se deben realizar o que se sugieren realizar para poder trabajar la publicacin a la perfeccin se mencionan mas adelante, teniendo en cuenta Tamao de la presentacin Numero de Hojas de la publicacin Cuadro de cambios Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
47 cada una de las metodologas para poder desarrollar estos cambios.
9.7.2.1 PARTES DE UNA PUBLICACIN
Aqu no se muestra el numero de las paginas pero en la grafica de la pantalla completa que se encuentra en la pagina anterior se ve y se destaca el contenedor de las paginas de la publicacin.
9.7.2.1.1 TAMAO DE LA PANTALLA O ZOOM Para modificar el tamao de la pantalla o de la zona de trabajo se ubica el cursor en la casilla que se encuentra en la barra de herramientas y se cambia el porcentaje por 50% o 90% de acuerdo a la calidad que se quiera obtener. Otro mtodo de agrandar la zona de trabajo es haciendo columnas Titulo de la publicacin Tabla de contenido Pie de Fotos Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
48 click sobre la lupa que tiene el signo (+), tantas veces como sea necesario. A continuacin se muestran las figuras de las dos herramientas que se utilizan para maximizar la zona de trabajo.
9.7.1.1.2 INTRODUCCIN DE LA INFORMACIN. Para introducir la informacin en la zona de trabajo existen tres posibilidades bsicas: Importar los datos desde Word Copiar los datos de un documento y pegarlos en la publicacin. Escribir la informacin directamente en la publicacin.
Para Importar los datos desde Word, se maneja la opcin de importar datos del men ARCHIVO as como se ve a continuacin:
Para copiar y pegar datos de un documento, se utiliza la opcin copiar, y pegar de las herramientas de Office; Copiando del documento original y pegando la informacin en la pagina que se requiera.
Para escribir directamente sobre la publicacin, lo que se hace es pararse sobre la columna que se necesite e introducir la informacin digitndola.
Porcentaje Lupa para agrandar o apequear la zona de trabajo. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
49 9.7.2.1.3 MOVIMIENTO ENTRE PAGINAS DE UNA PUBLICACIN. En una publicacin tan compleja como lo es la creacin de un peridico o revista no-solo existe una pagina si no que existen muchas paginas las cuales deben quedar muy bien repartidas en la publicacin para luego ser impresas y ordenadas. Para moverse en este tipo de publicacin entre paginas, existe una herramienta en la parte inferior de la publicacin, la cual muestra el nmero de paginas por la cual esta compuesta la publicacin, al hacer click sobre esta se puede ver la pagina.
En la figura anterior se muestra el nmero de paginas que tiene la publicacin que se ha venido trabajando como ejemplo durante el desarrollo del tema. Como se menciono anteriormente para pasar a cualquiera de las otras tres paginas se da click sobre la pagina a la cual se quiere mover.
9.7.2.1.4 INTRODUCCIN DE PAGINAS EN UNA PUBLICACIN En una publicacin no solo se manejan cuatro paginas que son las que por defecto ofrece Publisher, sino que se necesita insertar mas paginas para que la publicacin quede completa. Para insertar paginas en una publicacin se debe realizar las siguientes cosas: Ir a la barra de Men y escoger la opcin Insertar, as: Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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En la opcin insertar, se elige de la lista Insertar Pagina al hacer esto aparece la siguiente ventana, en la cual muestra dos caras de la hoja, la cara izquierda y la cara derecha. Si se va a escoger que inserte una hoja doble se le da la opcin OK y este tardara un momento mientras inserta las hojas en la publicacin.
Si lo que se busca es insertar una hoja con una sola cara la opcin a escoger es la misma pero dando click en la casilla que dice Mas Opciones, cuando se hace esto aparece la siguiente opcin:
Cuando aparezca esta pantalla lo nico que hay que hacer Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
51 es dar el nmero de paginas que se quiere insertar y as solo insertara las paginas que aqu se indiquen.
Adems despus de insertar las paginas en la publicacin hay que insertar los nmeros de pginas as:
Se selecciona en la Opcin Insertar la casilla que dice Pagina Numero como se ve a continuacin:
Despus de que aparece esta opcin aparecer una pantalla como la que se encuentra a continuacin, en dnde se debe poner el nmero de la pgina que debe aparecer y la ubicacin de este numero as:
Despus de realizar esto se da click en la opcin OK, e inmediatamente las paginas quedaran con el nmero que se halla definido en el recuadro anterior.
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52 9.7.2.1.5 INSERTAR PIE DE IMGENES En las publicaciones relacionadas con peridicos y revistas se debe tener mucho cuidado con las graficas, pues todas las imgenes deben tener una nota al pie, pues estas le dan ms seriedad a la publicacin. Para insertar una nota al pie se utiliza la herramienta que se encuentra a la izquierda de la publicacin de la cual se selecciona la herramienta Pie de Imgenes la cual se identifica con el siguiente smbolo el cual se ve en la barra de herramientas as:
Para poner el pie de Foto lo nico que hay que hacer es dar click sobre la foto, y luego escoger la opcin de pie de Foto. Despus de esto se puede escribir lo que se Herramienta para insertar pie de Foto o Imagen Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
53 necesita que aparezca en la foto. Los cambios relacionados con color, diseo, forma de letra, conexin entre columnas y herramientas se realizan de la misma forma que con cualquier otro formato, como ya se ha explicado en captulos anteriores.
9.7.3 CREACIN DE PAGINAS WEB Para la creacin de una pagina Web, se siguen los mismos pasos que en cualquier tipo de publicacin; lo que cambia son algunos formatos que se vern a continuacin. 9.7.3.1 CDIGO DE FRAGMENTO DE PAGINAS WEB Cuando se crea una pgina Web, se le debe insertar formularios, tablas y fragmentos de cdigo de HTML, el cual se conoce tambin como todos los contadores y efectos que se le puede incluir a una pagina Web. Para insertar un fragmento de Cdigo HTML, se va por la opcin insertar, all se escoge la opcin insertar Fragmento de Cdigo y se inserta, como se ve a continuacin:
9.7.3.2 INSERTAR CUADRO DE CONTROLES Para insertar un cuadro de controles en la pagina Web, se escoge de la barra de herramientas el men Insertar y de este se escoge la Opcin Cuadro de Controles y de este se desplega un men emergente el cual muestra los distintos tipos de cuadros de control que se puede Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
54 insertar en una pagina Web, como se muestra a continuacin:
Estos controles se pueden insertar en cualquier parte de la pagina Web y se puede ver en la vista previa de la publicacin como pgina Web. 9.7.3.3 VISTA PRELIMINAR PAGINA WEB Para ver la vista preliminar de una pagina Web se da doble click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas que se ubica en la parte superior de la publicacin como se ve a continuacin: 9.8 COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA Vista Preliminar pagina Web. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
55 La combinacin de correspondencia en Publisher, no es distinta a la que se realiza en Word, lo que la diferencia es que en Publisher lo que se combina son los nombres de las personas que se van ha incluir en una tarjeta, esto es lo bsico de las combinaciones de correspondencia pero si se quiere se puede ubicar en cualquier documento o diseo. Para realizar una combinacin de correspondencia se va en la barra de men, se escoge la opcin HERRAMIENTAS y de esta se escoge la opcin Combinacin de correspondencia, en la cual se encuentran otras opciones como se puede ver a continuacin.
Luego de escoger esta opcin, en el cuadro desplegable se escoge la opcin de Crear nueva lista, suponiendo que aun no se hubiera creado ninguna anteriormente, al dar click en esta opcin aparece el siguiente cuadro; donde se deben insertar todos los datos de la persona.
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56 Luego de que aparece este cuadro y se introducen todos los datos aparece el cuadro guardar, el cual guarda por defecto la libreta en la carpeta My data Surce, como se ve a continuacin:
Aqu lo nico que se debe hacer es darle un nombre y darle la orden de Guardar. 9.8.1 EDITAR LISTA DE COMBINACIN Luego de crear la lista y guardarla se debe editar, esto se refiere a la opcin de Abrir la libreta para poder combinar la correspondencia. Los pasos son los mismos que para crearla, lo nico que cambia es que ya no se utiliza crear correspondencia, sino editar correspondencia, al utilizar esta opcin aparece la siguiente ventana: En la cual aparecern las listas de personas que ya se hayan creado, se le da abrir y se empieza a combinar la Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
57 correspondencia. Para llevar a cabo la combinacin de correspondencia se escoge de la barra de men la opcin herramientas y de all se escoge la opcin crear combinacin, despus de hacer esto aparece el siguiente cuadro de texto o herramientas. Se escoge una opcin de las tres que aparecen, ya sea: Usar una lista existente, Seleccionar los contactos de Outlook y crear una nueva lista. Como y se creo una lista se escoge la primera opcin y se sigue paso a paso las indicaciones, hasta que al final queda la combinacin del documento.
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10 10 10 10 MPRESON MPRESON MPRESON MPRESON La impresin es una de las alternativas ms importantes para crear una excelente presentacin de la publicacin final. Para esto Publisher, cuenta con varias herramientas que facilitan dicha accin. 10.1 CONFIGURACIN PAGINA Antes de imprimir el resultado final, se tiene que determinar la forma en que se va a emitir dicho resultado. Para realizar esta accin, seleccione del men ARCHIVO el comando Configuracin Pagina.
Esta como otras opciones de Publisher, est compuesta por varias separadores, Pgina e impresin. En la opcin Impresin se escoge el tipo de pagina en la Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
59 que se va a imprimir. Luego de configurar la pagina, se escoge la opcin de Imprimir del men ARCHIVO. Y aqu se le da el nmero de paginas a imprimir y en la impresora que se desea imprimir. La ventana de impresin es la siguiente y aqu se escoge todo de acuerdo a la necesidad.
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11.1 AGRUPAR OBJETOS La agrupacin de objetos hace que varios objetos se comporten como si fueran uno para que pueda moverlos, cambiarles el tamao o girarlos al mismo tiempo.
La agrupacin de objetos conserva la organizacin de los objetos. 11.1.1 DETERMINAR SI LOS OBJETOS ESTAN AGRUPADOS Puede determinar si un objeto es parte de un grupo haciendo clic en dicho objeto.
Los objetos agrupados tienen un conjunto de controladores para varios objetos y el botn Desagrupar objetos tiene el mismo aspecto que si estuviera cerrado, Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
61 como ste:
11.1.2 AGRUPAR Y DESAGRUPAR OBJETOS 1. Para agrupar objetos mantenga presionado el botn del mouse (ratn) y arrastre para crear un cuadro alrededor de ellos. 2. A continuacin, haga clic en el botn Agrupar objetos. 3. Para desagrupar los objetos, haga clic en el botn Desagrupar objetos.
11.2 DISPONER OBJETOS EN CAPAS La disposicin de objetos en capas es similar a la de una baraja de cartas. Los objetos se pueden apilar en capas, de manera que el primer objeto creado se coloca en la parte inferior de la pila y el ltimo, en la superior.
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11.2.1 SUPERPONER OBJETOS Si se superponen dos o ms objetos, el que se encuentra ms cerca de la parte superior de la pila cubre a los que se encuentran debajo.
A veces, es posible ver dnde se encuentran los objetos dispuestos en capas dentro de una pila por la manera en que se superponen y otras veces no es posible.
11.2.2 HACER UN OBJETO TRANSPARENTE Puede hacer que un objeto sea transparente, de manera que pueda ver lo que hay debajo. Lo nico que tiene que hacer es realizar un marco de texto dentro del dibujo y darle control T.
11.3 COLOCAR OBJETOS Publisher proporciona varias herramientas para colocar las distintas partes de la publicacin exactamente donde desea. Suponga que est diseando una pgina y desea alinear tres crculos, para esto existen varias opciones como OBJETO OBJETO Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
63 son: 11.3.1 GUIAS DE REGLA Puede alinear objetos con rapidez con las guas de regla o de diseo.
Para alinear los objetos con una gua de regla: 1. Coloque el puntero del mouse(ratn) en la regla de la izquierda. 2. Mantenga presionada la tecla MAYS. 3. Arrastre una gua de regla y colquela donde desea alinear los crculos.
11.3.2 AJUSTAR LOS OBJETOS EN LA POSICIN CORRECTA En el men Herramientas, haga clic en Ajustar a las marcas de las reglas para ajustar los objetos en posicin automticamente. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
64 Arrastre las estrellas y colquelas junto a la gua de regla. Se ajustarn en la posicin exacta que desee.
8.8.3 EMPUJAR UN OBJETO A SU POSICIN Imaginemos que ha agregado el logotipo al prospecto, pero ha quedado un poco bajo. Para empujarlo exactamente al lugar que desea:
Primero, haga clic en el logotipo.
A continuacin, mantenga presionada la tecla ALT y presione las teclas de direccin correspondientes hasta que el logotipo se encuentre donde desea.
8.8.4 SABER EL TAMAO Y LA POSICIN DE UN OBJETO
Puede utilizar los cuadros Ubicacin de objeto y Tamao de objeto como alternativa al uso de las guas de regla para cambiar el tamao de los objetos y alinearlos a partir de los mrgenes izquierdo y superior. Los cuadros Ubicacin de objeto y Tamao de objeto estn situados en la barra de estado.
11.4 GIRAR Y VOLTEAR OBJETOS
Con Publisher usted puede girar cualquier tipo de texto u objeto. Por ejemplo, puede girar lateralmente el ttulo de un boletn. Simplemente presionando un botn.
POSICIN TAMAO Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
65 11.4.1 GIRAR OBJETOS EN GRADOS Para girar un objeto en incrementos de cinco grados o para establecer un ngulo de rotacin preciso mediante incrementos de 0,1 grados, utilice el cuadro de dilogo Giro personalizado.
Para restringir el giro a incrementos de 15 grados, mantenga presionadas las teclas ALT y CTRL mientras arrastra un controlador del objeto.
Para girar un objeto libremente, mantenga presionada la tecla ALT y arrastre un controlador del objeto.
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66 11.5 COMBINAR CORRESPONDENCIA El comando Combinar correspondencia agrega la direccin a sobres, etiquetas, postales, folletos, boletines y a otras publicaciones para el envo masivo de correspondencia.
Asimismo, puede personalizar publicaciones para cada persona de la lista de correspondencia.
En primer lugar, necesitar una lista de correspondencia u otro origen de datos que contenga la informacin que desee agregar a la publicacin.
Puede crear una lista de direcciones en Publisher o utilizar una lista de correspondencia que haya creado en una base de datos o en otro programa. Una vez creado un origen de datos, necesitar insertar cdigos de campo (marcadores de posicin) en los cuadros de texto de la publicacin. Los cdigos de campo muestran el lugar en el que aparecer la informacin especificada del origen de datos.
Una vez combinado el origen de datos con la publicacin puede ver los nombres y las direcciones uno a uno, tal y como aparecern impresos.
11.5.1 ORDENAR CORRESPONDENCIA Si desea agrupar correspondencia por cdigo postal Publisher puede ordenar la lista de manera automtica antes de que imprima las etiquetas o sobres. En la publicacin impresa, la direccin personalizada aparecer en el lugar donde insert el cdigo de campo.
11.6 TRABAJO CON TABLAS Publisher permite utilizar tablas para colocar informacin en columnas de igual manera que lo hara con una lista de precios, un currculo vitae o una tabla de contenido para un boletn. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
67 El aspecto de una tabla es distinto al de un marco de texto.
Cuando la tabla esta seleccionada se pueden observar las barras verticales y horizontales y las guas de color gris claro. Adems las lneas de cuadrcula no imprimibles aparecen en el marco, de manera que se pueden ver las filas y las columnas de la tabla.
Cuando la tabla no esta seleccionada las barras grises de la tabla no se muestran, pero las lneas de cuadrcula no imprimibles s. Si el usuario desea que se impriman las lneas de cuadricula se puede agregar un borde alrededor de todas las celdas de la tabla y as la tabla se imprimir con las lneas de cuadricula.
11.6.1 COMO ESCRIBIR EN UNA TABLA. Las tablas que se introducen en Publisher son casi iguales a los dems objetos que Publisher utiliza, con la pequea diferencia de que cada celda de una tabla es como un marco de texto en miniatura. El alto de cada celda aumenta automticamente a medida BARRAS VERTICALES Y HORIZONTALES
LNEAS DE CUADRICULA BORDE DE LA TABLA Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
68 que el texto se ajusta. El alto predeterminado de una celda es un espacio, pero se puede cambiar este valor.
11.6.2 CAMBIAR LOS MARCOS DE LA TABLA Como ya se ha mencionado reiteradamente Publisher le permite al usuario acomodar la informacin como el quiera, y no es la excepcin las tablas, pues Publisher le permite cambiar los bordes de una tabla al igual que si estuviera trabajando con Excel, y mucho ms fcil pues lo nico que el usuario debe hacer es desplegar el men desplegable haciendo un click con el botn derecho del mouse y escoger la opcin cambiar tabla, luego bordes y por ultimo escoger el estilo del borde. Adems con este men desplegable puede tambin cambiar el color de relleno, el color de la lnea y aplicarle sombra y personalizar las opciones de celda. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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11.7 AJUSTAR EL TEXTO ALREDEDOR DE LA IMAGEN Esto significa que al colocar una imagen o un elemento de WordArt sobre un texto, ste se ajusta alrededor del cuadro. Con esto se pueden obtener efectos diferentes como ajustar el texto alrededor del contorno de una imagen o de un elemento de WordArt. Para modificar el modo en que se ajusta el texto alrededor de una imagen o de un elemento de WordArt, haga clic en la imagen y, a continuacin, en uno de los botones de la barra de herramientas en la opcin de ajustar texto, ya sea a una imagen o a un texto. Por ejemplo se puede insertar una imagen un boletn y hacer que esta se acomode alrededor de un texto. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
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11.8 UTILIZACIN DE LA IMPRESORA
Existen tres formas de imprimir y reproducir una publicacin con Publisher, pues como este es un programa muy comercial utilizado por distintos tipos de usuarios, desde usuarios de casa hasta usuarios de grandes empresas, el programa esta dotado de varias formas de impresin como los son:
11.8.1 IMPRESORA DE ESCRITORIO Cuando se habla de una impresora de escritorio se habla de impresoras de casa, estas se utilizan cuando se necesite un nmero limitado de copias y la calidad de la impresora est a la altura de las necesidades del usuario. Para asegurarse de que el trabajo se imprime correctamente en la impresora de escritorio, se deben tener en cuenta las siguientes sugerencias:
Si va a imprimir en una impresora de color, imprima el muestrario de colores de Publisher para comparar las diferencias entre la publicacin en pantalla y la impresa. Algunos grficos en color no se imprimen bien en blanco y negro. Utilice el comando Cambiar color de la imagen para cambiar un grfico en color a blanco y negro antes de imprimir la publicacin. Marcar los colores que no se imprimirn bien en la impresora para que aparezcan como una "X" en las paletas de colores de Publisher.
11.8.2 TALLER DE COPIAS Esta opcin se utiliza cuando se requiera una entrega rpida y una gran nmero de copias a un precio Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
71 econmico. Con esta opcin el usuario obtendr una calidad mayor que la proporcionada con las impresoras de escritorio. Si el usuario quiere imprimir su publicacin en un taller de copias, lo ideal es seguir unos pasos como lo son: hablar con el representante del taller de copias antes de empezar el diseo pues las revisiones despus de realizar la impresin pueden ser muy costosas. Adems antes de crear la publicacin estudie: Las necesidades de impresin como: la cantidad, la calidad, el tipo de papel, el plegado, el recorte, el presupuesto y los plazos de entrega. Si necesita un tipo o un tamao de papel especial. Las fuentes necesarias para la publicacin. Cualquier recomendacin que pueda ayudarle a ahorrar dinero.
Luego de realizar este estudio y de crear la publicacin el usuario se puede asegurar que el trabajo se imprima correctamente, y para esto el usuario puede tener en cuenta las siguientes sugerencias.
Limitar el nmero de archivos de una publicacin al mnimo posible. Es ms fcil y, a veces, ms barato imprimir un solo archivo de gran tamao que muchos archivos pequeos. Definir el tamao de pgina utilizado para imprimir la publicacin en la impresora que piense utilizar. Muchos talleres de copias disponen de fotocopiadoras, pero no de impresoras, capaces de utilizar un tamao grande de papel, como el tamao tabloide (papel de 11 por 17 pulgadas). Para obtener un resultado excelente, utilizar un fondo negro para la copia maestra. Los cambios de ltima hora pueden ser muy costosos, por lo que se deben revisar las publicaciones con mucho cuidado. Utilizar el Verificador de diseo del men Herramientas. Este verificador busca marcos vacos, texto en reas de almacenamiento temporal y otros problemas posibles de diseo. Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
72 Cuando se termine de redactar la publicacin, ejecutar el corrector ortogrfico del men Herramientas para detectar los errores ortogrficos. Corregir la publicacin para asegurarse de que el contenido, el tono y la terminologa se adecuan correctamente a quien vaya dirigida. A continuacin, revise los errores gramaticales y de puntuacin.
La publicacin se puede entregar al taller de copias de tres formas distintas:
Entregar los archivos en un disco. El usuario puede llevar la publicacin al taller de copias en un disco y de ah realizar copias. Puede utilizar el Asistente para Empaquetar publicaciones de Publisher para entregar los archivos.
Enviar los archivos por mdem. El usuario tambin puede enviar los archivos inmediatamente aunque el taller de copias an no est abierto. Pngase en contacto con el representante del taller de copias antes de enviar los archivos.
Entregar una copia maestra. El usuario puede imprimir una copia maestra en la impresora de escritorio y entregarla luego al taller para que hagan las copias. Indicando todas las instrucciones sobre cmo quiere que se imprima el trabajo.
11.8.3 IMPRIMIR EN UN SERVICIO DE IMPRESIN COMERCIAL Para realizar este tipo de impresin al igual que la anterior se necesita de una planificacin, con la cual se evita la perdida de tiempo y de dinero. Los pasos que hay que seguir en la creacin de una publicacin son Definir: Las tareas que deben realizarse antes de imprimir la publicacin y las personas que deben encargarse de realizarlas, como la digitalizacin de imgenes, las capturas y otras tareas previas a la Publisher 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA
73 impresin. Las necesidades de impresin, como la cantidad, la calidad, el tipo de papel, el plegado, el recorte, el presupuesto y los plazos de entrega. No olvide preguntarle si tienen en stock el material que necesita. Cualquier recomendacin que pueda ayudarle a ahorrar dinero.
Antes de disear la publicacin, configure el tipo de impresin que desee utilizar en la impresin. Uno de los tipos de impresin es la cuatricroma, en la cual se combinan cuatro tintas para simular una gama completa de colores. Este mtodo suele ser ms caro que la impresin con mancha de color. Y el otro mtodo de impresin es la impresin con mancha de color, en la cual slo se utilizan una o dos tintas para imprimir colores slidos o tintas de los colores. Este mtodo se utiliza si se necesita reproducir un determinado color.
Para asegurarse de que el trabajo se imprime correctamente, el usuario debe tener en cuenta los siguientes puntos relacionados con el diseo: Limitar el nmero de fuentes al mnimo, as como el uso de fuentes decorativas. Cuando agregue grficos a la publicacin, elegir Imagen en el men Insertar y hacer clic en Desde archivo. Seleccionar las manchas de color de un sistema de correspondencia de colores, como Pantone, y la cuatricroma de tablas de correspondencia de colores que el servicio de impresin sea capaz de utilizar, y no se fiarse de los colores que aparecen en el monitor. Utilizar el corrector ortogrfico y el Verificador de diseo, y corregir la publicacin con sumo cuidado. Pues los cambios efectuados despus de entregar la publicacin pueden ser muy costosos.
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74 Para preparar los archivos para la impresin existen dos formas de preparar los archivos para su impresin comercial: como archivos de Publisher o como archivos PostScript. Este se escoge luego de preguntar al servicio de impresin qu formato prefieren. Para preparar la publicacin como un archivo de Publisher, se hace clic en Empaquetar publicaciones en el men Archivo y se siguen los pasos que el asistente le brinda al usuario. Publisher guardar los archivos para que puedan ser entregados al servicio de impresin. Para preparar la publicacin como un archivo PostScript, seleccione Guardar como en el men Archivo y, a continuacin, haga clic en PostScript en la casilla Guardar como tipo. Si realiza cambios en el archivo, se debe repetir el proceso para cualquiera de los formatos anteriores.