Informe Final Monográfico Billy - Observaciones 1

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

ESCUELA ACADMICA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
APLICACIN DEL MODELO C.O.S.O. CONTROL INTERNO EN EL REA DE ABASTECIMIENTO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MARISCAL CCERES EN EL AO 2011
INFORME FINAL PARA OPTAR EL TITULO DE: CONTADOR PBLICO

PRESENTADO POR EL BACHILLER EN CIENCIAS CONTABLES:
BILLY AUGUSTO SALAZAR DEL AGUILA

ASESOR:
C.P.C.C. JULIO CESAR GONZALES DEL AGUILA
TARAPOTO PER 2012
DEDICATORIA A mi padre, ejemplo de sacrificio y perseverancia, por su apoyo incondicional, por cada uno de sus consejos as como de su eterna contribucin educativa y profesional, por demostrarme que todo problema en el mundo tiene solucin.
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AGRADECIMIENTO A mis distinguidos maestros, por su desinteresada y generosa labor de transmisin del saber. A mis queridos padres, a su esfuerzo, amor y apoyo incondicional, durante mi formacin tanto personal como profesional. A mi Asesor por la disponibilidad mostrada, por brindarme su gua y sabias enseanzas.
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NDICE Pgs. PRESENTACIN.............................................................................................7 I.- JUSTIFICACIN..........................................................................................8 II.- OBJETIVOS................................................................................................9 2.1.- Objetivo General................................................................................9 2.2.- Objetivos Especficos.......................................................................10 III.- DESARROLLO TEMTICO....................................................................11 Capitulo 1: LEY DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO..............................................................................................11 Capitulo 2: EL CONTROL INTERNO MODELO C.O.S.O...................16 Control Interno...................................................................................16 Objetivo del Control Interno...............................................................19 Control Interno como un Proceso......................................................19 Modelo C.O.S.O................................................................................19 Definicin del modelo C.O.S.O..........................................................20 Objetivo del modelo C.O.S.O............................................................20 Qu se puede obtener a travs del C.O.S.O.?...............................21 Componentes del modelo C.O.S.O...................................................21 Capitulo 3: REALIDAD FUNCIONAL DEL CONTROL INTERNO EN EL REA DE ABASTECIMIENTO DE LA MUNICIPALIDAD DE MARISCAL CCERES EN EL AO 2011...........................................32 1.- Antecedentes de la Institucin.....................................................32 2.- Objetivo General y Especfico de la accin de Control en el rea de abastecimiento en el ao 2011.....................................................33 3.- Alcance.........................................................................................33 4.- Metodologa Utilizada...................................................................34
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5.- Etapas Auditadas en el Proceso de Control en el rea de Abastecimiento en el Ao 2011....................................................35 Capitulo 4: APLICACIN DEL MODELO C.O.S.O. CONTROL INTERNO EN EL REA DE ABASTECIMIENTO...............................38 1.- Ambiente de Control................................................................38 Ambiente de Control...........................................................38 Valores ticos.....................................................................39 Estructura Organizacional..................................................40 2.- Evaluacin del Riesgo..............................................................42 Objetivos Generales que deben existir en el rea de Abastecimiento segn las etapas.......................................43 Estrategas..........................................................................45 Identificacin de Acontecimientos......................................45 Acontecimientos Identificados y Evaluacin de Riesgos...46 Respuesta a los Riesgos....................................................49 3.- Actividades de Control.............................................................51 Implementacin de Ambientes de Control.........................51 4.- Informacin y Comunicacin....................................................53 Informacin.........................................................................53 Comunicacn......................................................................55 5.- Supervisin...............................................................................56 IV.- CONCLUSIONES................................................................................57 V.- RECOMENDACIONES........................................................................58 VI.- BIBLIOGRAFA...................................................................................59 ANEXOS
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PRESENTACION Seores Miembros del Jurado: En cumplimiento del reglamento de Grados y Ttulos de la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad Nacional de San Martn, as como el reglamento del Ciclo de Complementacin Acadmica para Titulacin de Contadores Pblicos, presento el informe monogrfico denominado APLICACIN DEL MODELO C.O.S.O. CONTROL INTERNO EN EL REA DE ABASTECIMIENTO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MARISCAL CCERES EN EL AO 2011 , con el propsito de sustentar y optar el ttulo de Contador Pblico. El presente informe describe la importancia por la cual es necesario contar con un sistema de control interno actualizado y adecuado a las exigencias, y la implementacin de los principios del modelo C.O.S.O. en los gobiernos locales, ya que implica que cada uno de sus componentes estn aplicados a cada categora esencial de la Entidad convirtindose en un proceso integrador y dinmico permanentemente. La comprensin del control interno puede as ayudar a cualquier entidad pblica o privada a obtener logros significativos en su desempeo con eficiencia, eficacia y economa, indicadores indispensables para el anlisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas. En consecuencia seores miembros del Jurado dictaminador, someto a vuestro ilustrado criterio el presente trabajo para su aprobacin respectiva de acuerdo a las normas establecidas por la facultad.
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Bach. Billy Augusto Salazar del Aguila. I.JUSTIFICACIN
Debido a la globalizacin econmica integrada que existe hoy en da, es de necesidad, implementar metodologas y conceptos en todos los niveles de las diversas reas administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y responder a las nuevas exigencias institucionales y empresariales. En cierto momento el control interno se limitaba al mbito financierocontable, proporcionando cierta seguridad razonable en las operaciones. Si caracterizamos el entorno econmico en el que se desenvuelven las entidades en la actualidad, lo podramos describir con una sola palabra: Dinamismo. La nueva situacin a la que deben enfrentarse las instituciones las obliga a desarrollar mecanismos de adaptacin y buscar nuevas formas de operacin que les permitan cumplir metas. La implantacin de un sistema de control interno ha adquirido especial importancia y ha ido ampliando sus mbitos de aplicacin debido a que, a medida que la institucin crece, los funcionarios se alejan del control rutinario de las operaciones frecuentes. La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres Juanjui; Orienta, promueve y ejecuta programas y proyectos para el desarrollo sostenible de la provincia de Mariscal Cceres, que contribuyan a mejorar las condiciones de vida de la poblacin. La Educacin, Cultura, Salud, Seguridad y limpieza son prioridad de la gestin, junto al desarrollo de la Produccin Agrcola, Ganadera, Artesana y la construccin de organizaciones fuertes para garantizar el desarrollo y crecimiento local. La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, para el cumplimiento de las misiones mencionadas, para el desarrollo de sus funciones y la consecucin de sus objetivos implementa acciones y proyectos necesarios dentro de la organizacin siguiendo los
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principios de Planeacin, direccin, ejecucin y control por lo cual tiene la necesidad de adquirir bienes y contratar servicios. Dentro de la Estructura Organizativa de la municipalidad se encuentra el rea de Abastecimiento cuyas funciones, involucran realizar las adquisiciones de bienes y contratacin de Servicios, para el funcionamiento de la institucin, en cantidades especficas necesarias y econmicas en la calidad adecuada, al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total ms conveniente, para un determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado proyecto. Surge entonces la necesidad de implantar sistemas que controlen las operaciones y actividades que desarrolla el rea de Abastecimiento de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, y que dichas operaciones se realicen cumplindose con los lineamientos (normas, reglamentos, polticas) adoptados, previamente, para el cumplimiento de sus objetivos trazados. Es importante tratar los temas relacionados con el sistema de control interno en el rea de Abastecimiento. El modelo C.O.S.O. simplifica los conceptos de control interno, da seguridad y garantiza en cuanto a la efectividad y eficiencia en todas la operaciones, la informacin financiera es vlida y confiable, cumplimiento en la aplicacin de la legislacin vigente, as como salvaguarda o proteccin de los recursos de las institucin.
II.
OBJETIVOS
2.1. Objetivo General:
Disear un sistema de control interno aplicando el modelo C.O.S.O. al rea de abastecimientos de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres para el periodo 2011.
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2.2. Objetivos Especficos:
Mencionar las normas para regular la elaboracin, aprobacin, implantacin funcionamiento, perfeccionamiento y evaluacin del control interno en las entidades del Estado.
Identificar los componentes del modelo C.O.S.O. adecuados al rea de abastecimientos de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres.
Establecer cules son los riesgos que afectan al rea de abastecimiento dentro de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres.
Establecer los procedimientos de control para disminuir o minimizar los riesgos en el rea de abastecimiento dentro de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres.
Describir los procesos para establecer el control interno modelo C.O.S.O., en el rea de Abastecimiento de La Municipalidad Mariscal Cceres.
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III.- DESARROLLO TEMTICO Capitulo 1: LEY DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO TTULO I DISPOSICIONES GENERALES Captulo I Objeto y mbito de aplicacin Artculo 1.- Objeto de la Ley La presente Ley tiene por objeto establecer las normas para regular la elaboracin, aprobacin, implantacin funcionamiento, perfeccionamiento y evaluacin del control interno en las entidades del Estado. Artculo 2.- mbito de aplicacin Las normas contenidas en la presente Ley y aquellas que emita la Contralora General de la Repblica son de cumplimiento obligatorio por todas las entidades a que se refiere el artculo 3 de la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. TTULO II SISTEMA DE CONTROL INTERNO Captulo I Definicin y Componentes Artculo 3.- Sistema de control interno
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Se denomina sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros, organizacin, procedimientos y mtodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecucin de los objetivos. Constituyen sus componentes: a) El ambiente de control. c) Actividades de control gerencial. d) Las actividades de prevencin y monitoreo. e) Los sistemas de informacin y comunicacin. f) El seguimiento de resultados. g) Los compromisos de mejoramiento TTULO III CONTROL INTERNO Captulo I Implantacin y Funcionamiento Artculo 4.- Implantacin del control interno Las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control interno en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, orientando su ejecucin al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en las operaciones de la entidad, as como la calidad de los servicios pblicos que presta; b) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado; c) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones; d) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin;
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e) Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales; f) Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores pblicos de rendir cuenta por los fondos y bienes pblicos a su cargo y/o por una misin u objetivo encargado y aceptado. Corresponde al Titular y a los funcionarios responsables de los rganos directivos y ejecutivos de la entidad, la aprobacin de las disposiciones y acciones necesarias para la implantacin de dichos sistemas. Artculo 5.- Funcionamiento del control interno El funcionamiento del control interno es continuo, dinmico y alcanza a la totalidad de la organizacin y actividades institucionales, desarrollndose en forma previa, simultnea o posterior. Sus mecanismos y resultados son objeto de revisin y anlisis permanente por la administracin institucional con la finalidad de garantizar la agilidad, confiabilidad, actualizacin y perfeccionamiento del control interno, correspondiendo al Titular de la entidad la supervisin de su funcionamiento, bajo responsabilidad. Captulo II Obligaciones y Responsabilidades Artculo 6.- Obligaciones del Titular y funcionarios Son obligaciones del Titular y funcionarios de la entidad, relativas a la implantacin y funcionamiento del control interno: a) Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades de la entidad y del rgano a su cargo, con sujecin a la normativa legal y tcnica aplicables. b) Organizar, mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control interno, verificando la efectividad y oportunidad de la aplicacin, en
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armona con sus objetivos, as como efectuar la autoevaluacin del control interno, a fin de propender al mantenimiento y mejora continua del control interno. c) Demostrar y mantener probidad y valores ticos en el desempeo de sus cargos, promovindolos en toda la organizacin. d) Documentar aspectos, a: 1. La competencia y responsabilidad de los niveles funcionales. 2. La proteccin y conservacin de los bienes y recursos institucionales. 3. La ejecucin y sustentacin de gastos, inversiones, contrataciones y todo tipo de egreso econmico en general. 4. El establecimiento de los registros correspondientes respecto a las transacciones y operaciones de la entidad, as como a su conciliacin. 5. Los sistemas de procesamiento, uso y control de la informacin, documentacin y comunicaciones institucionales. e) Disponer inmediatamente las acciones correctivas pertinentes, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades. f) Implementar oportunamente las recomendaciones y disposiciones emitidas por la propia entidad, los rganos del Sistema Nacional de Control y otros entes de fiscalizacin que correspondan. g) Emitir las normas especficas aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza, estructura y funciones, para la aplicacin y/o regulacin del control interno en las principales reas de su actividad administrativa u operativa. Artculo 7.- Responsabilidad del Sistema Nacional de Control Es responsabilidad de la Contralora General de la Repblica, los rganos de Control Institucional y las Sociedades de Auditora designadas y y divulgar internamente las polticas, normas y procedimientos de gestin y control interno, referidas, entre otros
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contratadas, la evaluacin del control interno en las entidades del Estado, de conformidad con la normativa tcnica del Sistema Nacional de Control. Artculo 8.- Responsabilidad La inobservancia de la presente Ley, genera responsabilidad administrativa funcional, y da lugar a la imposicin de la sancin de acuerdo a la normativa aplicable, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar, de ser el caso. Artculo 9.- Actuacin del rgano de Control Institucional El rgano de Control Institucional, conforme a su competencia: a) Efecta control preventivo sin carcter vinculante, con el propsito de optimizar la supervisin y mejora de los procesos, prcticas e instrumentos de control interno. b) Acta de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisin o de incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes. c) Verifica el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgnicas y personal de sta. Artculo 10.- Competencia normativa de la Contralora General de la Repblica La Contralora General de la Repblica, dicta la normativa tcnica de control que oriente la efectiva implantacin y funcionamiento del control interno en las entidades del Estado, as como su respectiva evaluacin.
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Dichas normas constituyen lineamientos, criterios, mtodos y disposiciones para la aplicacin y/o regulacin del control interno en las principales reas de su actividad administrativa u operativa de las entidades. A partir de dicho marco normativo, los titulares de las entidades estn obligados a emitir las normas especficas aplicables a su entidad, con la normativa tcnica de control que dicte la Contralora General de la Repblica. Artculo 11.- Informe al Congreso de la Repblica La Contralora General de la Repblica incluye los resultados de la evaluacin efectuada por el Sistema Nacional de Control sobre el control interno en las entidades del Estado, en el informe anual que sobre su gestin presenta al Congreso de la Repblica. Capitulo 2: EL CONTROL INTERNO - MODELO C.O.S.O. CONTROL INTERNO El Control interno comprende el plan de organizacin todos los mtodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenas por la gerencia1. El Control Interno es un proceso integrado a las operaciones atravez de mecanismos establecidos, y no un conjunto de pesados niveles burocrticos aadidos a los mismos, llevado a cabo por las personas de una organizacin, est a su vez es efectuado por el consejo de administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de
AICPA, Clasificacin de Normas y procedimientos de Auditora, SAS I, Declaraciones sobre Normas de Auditora, pgina 29.
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proporcionar una garanta o seguridad razonable para la consecucin de sus objetivos, incluidos en las siguientes categoras: Por Eficacia y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas. lo mencionado podemos entonces definir ciertos conceptos
fundamentales del control interno:
El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en s mismo. Al control interno lo realizan las personas, no son slo polticas y procedimientos. El control interno slo brinda un grado de seguridad razonable, no es la seguridad total. El control interno tiene como fin facilitar el alcance de los objetivos de una organizacin.
Ahora interno. .
bien
resulta
necesario
ampliar
describir
los
conceptos
fundamentales mencionados para lograr un mejor entendimiento del control
Proceso.- El control interno constituye una serie de acciones que se interrelacionan y se extienden a todas las actividades de una organizacin, stas son inherentes a la gestin de la institucin (actividades de una entidad). El control interno es parte y est integrado a los procesos de gestin bsicos: planificacin, ejecucin y supervisin, y se encuentra entrelazado con las actividades operativas de una organizacin. Los controles internos son ms efectivos cuando forman parte de la esencia de una organizacin, cuando son "incorporados" e "internalizados" y no "aadidos".
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Las personas.- El control interno es llevado a cabo por las personas miembros de una organizacin, mediante sus acciones. Son las personas quienes establecen los objetivos de la organizacin e implantan los mecanismos de control. Cada persona o miembro de una organizacin posee una historia y conocimientos nicos, como as tambin difieren sus necesidades y prioridades del resto. Seguridad razonable.- El control interno por muy bien diseado e implementado que est, slo puede brindar a la direccin un grado razonable de seguridad acerca de la consecucin de los objetivos de la organizacin, esto se debe a que los objetivos se ven afectados por limitaciones que son inherente al sistema de control interno, como son Decisiones errneas, Problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos, Colusin entre 2 o ms empleados que permita burlar los controles establecidos. Objetivos.- Toda organizacin tiene una misin y visin, stas determinan los objetivos y las estrategias necesarias para alcanzarlos. Los objetivos se pueden establecer para el conjunto de la organizacin o para determinadas actividades dentro de la misma. Los objetivos se pueden categorizar en:
Operacionales: utilizacin eficaz y eficiente de los recursos de una organizacin. (Por ej. Rendimiento, Rentabilidad, Salvaguarda de activos, etc.)
Informacin financiera: preparacin y publicacin de estados financieros fiables.
Cumplimiento: todo lo referente al cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
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Del sistema de control interno puede esperarse que proporcione un grado razonable de seguridad acerca de la consecucin de objetivos relacionados con la fiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las leyes. Cabe aclarar que alcanzar los objetivos operacionales no siempre est bajo el control de una organizacin, dado que ste no puede prevenir acontecimientos externos que puedan evitar alcanzar las metas operativas propuestas. Objetivo del Control Interno El principal objetivo del Control Interno es garantizar que las instituciones alcancen sus metas. En este sentido, el Control Interno puede actuar de 2 distintas maneras: 1. Evitar que se produzcan desviaciones con respecto a las metas establecidas; 2. Detectar, en un plazo mnimo, estas desviaciones. Control interno como un proceso Hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestin e integrados a los dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin y supervisin. Tales acciones se hallan incorporadas (no aadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad. MODELO C.O.S.O. El denominado "MODELO C.O.S.O." sobre control interno fue publicado en EE.UU. en 1992, surgi como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temtica referida.
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Plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco aos por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING cre en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS, o COMIT DE ORGANIZACIONES PATROCINADORAS). El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes organizaciones: American Accounting Association (AAA) American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) Financial Executive Institute (FEI) Institute of Internal Auditors (IIA) Institute of Management Accountants (IMA) La redaccin del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand. Definicin del modelo C.O.S.O. El modelo C.O.S.O. es un documento que especifica un modelo comn de control interno con el cual las organizaciones pueden implantar, gestionar y evaluar sus sistemas de control interno para asegurar que stos se mantengan funcionales, eficaces y eficientes. Objetivo del modelo C.O.S.O. Se trata entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venan siendo utilizados sobre este tema, logrando as que, al nivel de las organizaciones pblicas o privadas, de la auditora interna o externa, o de los niveles acadmicos o legislativos, se
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cuente con un marco conceptual comn, una visin integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados. Objetivo de C.O.S.O. Mejorar la calidad de la informacin financiera concentrndose en el manejo corporativo, las normas ticas y el control interno. Unificar criterios ante la existencia de una importante variedad de interpretaciones y conceptos sobre el control interno. Qu se puede obtener a travs del C.O.S.O.? La definicin de un marco de referencia aplicable a cualquier organizacin. C.O.S.O. considera que el control interno debe ser un proceso integrado con el negocio que ayude a conseguir los resultados esperados en materia de rendimiento. Trasmitir el concepto de que el esfuerzo involucra a toda la organizacin: desde la Alta Direccin hasta el ltimo empleado. Componentes del C.O.S.O. El marco integrado de control que plantea el modelo C.O.S.O. consta de cinco componentes interrelacionados, esenciales de un sistema de control interno eficaz que pueden ser implementados en todas las compaas de acuerdo a las caractersticas administrativas, operacionales y de tamao especficas de cada una derivados del estilo de la direccin, e integrados al proceso de gestin:
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Los Componentes son: Ambiente de control Evaluacin de riesgos Actividades de control Informacin y comunicacin Supervisin Los 5 elementos del Control Interno interactan entre s, y forman un sistema. Este sistema debe estar integrado a las actividades operativas de la institucin. Cuanto ms integrado est el sistema de Control Interno con las actividades de la entidad, tanto mayores sern las posibilidades de xito del mismo. Todos los miembros de la organizacin son responsables de la implantacin y correcto funcionamiento del sistema de Control Interno. La direccin de la empresa es el principal responsable del Control Interno. 1.AMBIENTE DE CONTROL
Est compuesto por el comportamiento que se mantiene dentro de la organizacin. Algunos de estos aspectos son la integridad y valores ticos de los recursos humanos, la atmsfera de confianza mutua, la filosofa y estilo de direccin, la estructura y plan organizacional, reglamentos y manuales de procedimiento y polticas en materia de recursos humanos. El Entorno de Control se refiere a la que podramos llamar "cultura" o "actitud" generalizada de la organizacin con respecto al control. Hay que analizar elementos como la integridad de las personas (a todos los niveles), los valores ticos, el estilo o filosofa de gestin, etc.
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Los factores del ambiente interno incluyen la filosofa de la administracin de riesgos de una entidad, su apetito de riesgo, el monitoreo ejercido por el consejo de administracin, la integridad, valores ticos y competencia de su personal y la forma en que la direccin asigna la autoridad y responsabilidad y organiza y desarrolla a sus empleados.2 Los principales factores del ambiente de control son: Integridad y valores ticos Tiene como propsito establecer pronunciamientos relativos a los valores ticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la organizacin durante el desempeo de sus actividades, ya que la efectividad del control interno depende de la integridad y valores de la gente que lo disea y lo establece. Competencia profesional Es muy importante contar con personal competente que tenga una formacin adecuada de acuerdo al cargo que ocupa y responsabilidades que tenga. Se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente con sus tareas. Estructura y plan organizacional Todo organismo debe desarrollar una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misin y objetivos, la que deber estar plasmada en un algn tipo de herramienta grfica. La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad.
PricewaterhouseCoopers, Administracin de Riesgos Corporativos Marco Integrado, Diciembre 2005 Pg. 29
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Comit de Administracin o Comit de Auditora Dichos comits se encuentran con mayor frecuencia en organizaciones de mayor tamao. Su objetivo general es la vigilancia del adecuado funcionamiento del sistema de control interno como as tambin procura el mejoramiento continuo del mismo. Para su efectivo desempeo debe integrarse adecuadamente, es decir, con miembros de capacidad y trayectoria que exhiban adems un grado elevado de conocimiento y experiencia que les permita apoyar objetivamente a la Direccin mediante su gua y supervisin. 2.EVALUACION DE RIESGOS
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evala la vulnerabilidad del sistema. La Norma Internacional para el ejercicio profesional de la Auditora Interna seala que la actividad de auditora interna debe evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gestin de riegos, control y gobierno, utilizando un enfoque sistemtico y disciplinado.3 Es indispensable primeramente el establecimiento de objetivos. La direccin debe fijar primero los objetivos, y luego determinar cules sern los riesgos ms importantes que pueden afectar su logro para poder tomar las medidas necesarias. Si bien aqullos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del mismo.
Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la Auditora Interna, Pg. 8
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1.- Objetivos La fijacin de Objetivos es el camino adecuado para identificar factores crticos de xito. El Estudio del modelo C.O.S.O. propone una categorizacin que pretende unificar los puntos de vista al respecto. Tales categoras son las siguientes: Objetivo de Operacin.- Son aquellos relacionados con la efectividad y eficiencia de las operaciones de la organizacin. Objetivo de Informacin Financiera.- Se refiere a la obtencin de informacin Financiera Contable. Objetivo de Cumplimiento.- Estn dirigido a la adherencia a leyes y reglamentos, as como tambin a las polticas emitidas por la gerencia. Identificacin de riesgos Para identificar los riesgos ms importantes es necesario realizar un mapa de estos, que incluya la especificacin de los dominios o puntos clave de la organizacin, las interacciones significativas entre la organizacin y los terceros, la identificacin de los objetivos generales y particulares, y las amenazas y riesgos que se pueden tener que afrontar. La direccin tendr la responsabilidad de identificar riesgos, siendo tambin importante que se analicen con la misma profundidad los factores que pueden contribuir a aumentarlos. Una vez identificados, el anlisis de los riesgos incluir:
Una estimacin de su importancia / trascendencia. Una evaluacin de la probabilidad / frecuencia. Una definicin del modo en que habrn de manejarse.
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3.-
ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control abarcan una gran variedad de polticas y los procedimientos correspondientes de implantacin que ayudan a asegurar que se siguen las directrices de la direccin. Ayudan a asegurar que se llevan a cabo aquellas acciones identificadas como necesarias para afrontar los riesgos y as conseguir los objetivos de la entidad. Las actividades de control incluyen controles preventivos, para detener ciertas transacciones riesgosas ante su ejecucin, y, controles de deteccin, para identificar aquellas que tienen posibles errores o irregularidades. 4 Mecanismos de control 1.- Segregacin de funciones Todas las responsabilidades de autorizar, ejecutar, registrar y comprobar una transaccin deben ser, dentro de lo posible, claramente segregadas y diferenciadas. 2.- Anlisis realizados por la Direccin Una correcta toma de decisiones viene dada por la obtencin de la informacin apropiada en el momento en que se necesita. Para lograr esto es necesario verificar la confiabilidad de dicha informacin. Algunas de las herramientas utilizadas para obtener esa confiabilidad son: Comparacin de los datos con los histricos referidos a los mismos perodos. Anlisis de la informacin real contra la informacin pronosticada. Cruzamiento de fuentes de informacin, etc. 3.- Documentacin
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Control de los Recursos y los Riesgos Ecuador Pg. 58 - 59
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Todas las transacciones, los hechos significativos y la estructura de control interno deben estar correctamente documentados de forma completa y exacta, y sta documentacin debe estar disponible para su verificacin. 4.- Definicin de niveles de autorizacin Las transacciones y tareas ms relevantes para la organizacin slo deben ser autorizados y ejecutados por personal al que le fue asignada la responsabilidad dentro de sus competencias. Las autorizaciones deben documentarse y comunicarse debidamente a las personas o reas autorizadas. 5.- Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos Se debe registrar y clasificar debidamente los hechos y transacciones relevantes que afectan el funcionamiento de la organizacin. Esta registracin debe realizarse en el momento de la ocurrencia del hecho para garantizar su relevancia y utilidad para la toma de decisiones. 6.- Acceso restringido a los recursos, activos y registros El acceso a todo recurso, activo, registro y comprobante debe estar protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas, las cuales tienen la responsabilidad sobre los mismos y estn obligados a rendir cuenta de su custodia y utilizacin. 7.- Rotacin del personal en las tareas claves La idea fundamental es que ningn empleado tenga la posibilidad de cometer algn tipo de irregularidad por un tiempo prolongado al realizar su
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tarea. Los empleados que realizan tales tareas deben rotar peridicamente con otros empleados que realizan otras funciones dentro de la organizacin. 8.- Control del sistema de informacin Los sistemas de informacin tienen que contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas, procesos, almacenamiento y salidas del mismo. Adems debe ser flexible para permitir cambios o modificaciones rpidas ante los requerimientos de la Direccin de la organizacin tanto en las operaciones como en la presentacin de informes gerenciales. 9.- Controles fsicos Se deben realizar peridicamente recuentos fsicos de los elementos de naturaleza tangible. Estos controles son muy efectivos al contrastarlos con los datos correspondientes a los registros contables de los mismos. 10.- Indicadores de desempeo Los mtodos de medicin del desempeo de indicadores para su respectiva supervisin y evaluacin deben estar presentes en toda organizacin. El resultado de la evaluacin de estos indicadores se utiliza para en caso de haber desvos, medidas correctivas en las actividades y de esta manera mejorar el rendimiento. 4.INFORMACION Y COMUNICACIN
Los sistemas de informacin y comunicacin permiten que el personal capte e intercambie la informacin requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. As como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempear en la organizacin (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la informacin
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peridica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los dems, hacia el mejor logro de los objetivos. Informacin La informacin incluye los datos del sector, los datos econmicos de la organizacin y de los mecanismos de control. La informacin relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales. La informacin operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la direccin, ejecucin y control de las operaciones. Se identifica, recoge, procesa y presenta por medio de los sistemas de informacin. La informacin pertinente est conformada no slo por datos generados internamente sino incluye los datos del sector y los datos econmicos y de organismos de control obtenidos de fuentes externas, necesarios para la toma de decisiones. Resulta esencial para la implementacin de los controles, disponer de informacin (adecuada, oportuna y accesible), adems la calidad de la informacin va a depender del desarrollo de las actividades de control efectuadas que garantizan en principio dicha calidad. 5 Comunicacin La comunicacin es inherente al proceso de informacin. La comunicacin tambin se lleva a cabo en un sentido ms amplio, en relacin con las expectativas y responsabilidades de individuos y grupos. Desde el punto de vista jerrquico, la comunicacin debe ser eficaz en todos los niveles de la organizacin; debe producirse de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba y hacia ambos lados, y con personas ajenas a la organizacin.
http://www.mercadotendencias.com/informe-coso-informacion-y-comunicacion/
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Los informes deben transferirse adecuadamente a travs de una comunicacin eficaz. Esto es, en el ms amplio sentido, incluyendo una circulacin multidireccional de la informacin: ascendente, descendente y transversal. 5.SUPERVISION
Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso que compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Para lograr esto se llevan a cabo actividades de supervisin continua, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas. Debe existir un proceso que compruebe que el sistema de control interno se mantiene en funcionamiento a travs del tiempo. La misma tiene tareas permanentes y revisiones peridicas. Estas ltimas dependern en cuanto a su frecuencia de la evaluacin de la importancia de los riesgos en juego. Incumbe a la direccin la existencia de una estructura de control interno idnea y eficiente, as como su revisin y actualizacin peridica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluacin de las actividades de control de los sistemas a travs del tiempo, pues toda organizacin tiene reas donde los mismos estn en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestin que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar. Dada la interrelacin y dinamismo existente entre los diferentes
componentes mencionados, nos permite inferir que el sistema de control interno no es un proceso lineal y en serie donde un componente influye
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exclusivamente al siguiente, sino que es un proceso interactivo y multidireccional, donde cualquier componente influye en el otro. El modelo C.O.S.O. plantea una estructura de control de la siguiente forma:
Informacin y Comunicacin
Objetivos de Trabajo para el Ao
Evaluacin de los Riesgos. (Eventos que ponen riesgos los objetivos trazados)
Actividades de Control. (Acciones, normas y procedimientos para afrontar los riesgos identificados)
Supervisin o Monitoreo. (Evaluar la calidad del Control interno en el tiempo)
Ambiente de Control Adecuado
Para Garantizar 1.- Operaciones Eficientes y Eficaces. 2.- Confiabilidad de la informacin Contable. 3.- Cumplimiento De las leyes y las normas. 4.- La Salvaguarda de los recursos
Las entidades trazaran objetivos anuales encaminados a la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad de la informacin financiera, el cumplimiento de las leyes y la salvaguarda de los recursos que mantiene. Identificarn y evaluarn los riesgos que pongan en peligro la consecucin de estos objetivos; trazarn actividades de control para minimizar el impacto de estos riesgos; y activarn sistemas de supervisin para evaluar la calidad de este proceso. Todo lo anterior, con el sostn de un ambiente de control eficaz, y retroalimentado con un sistema de informacin y comunicacin efectivo.
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Capitulo 3:
REALIDAD FUNCIONAL DEL CONTROL INTERNO EN EL REA DE ABASTECIMIENTO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MARISCAL CCERES EN EL AO 2011
1.-
ANTECENTES DE LA INSTITUCION
La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres Juanjui, es un rgano de Gobierno Local, con personera jurdica de derecho pblico, con autonoma econmica y administrativa en asuntos de su competencia, fue creada por Ley N 9097 de 07.May.1940, tiene como finalidad principal representar al vecindario y planificar, ejecutar e impulsar a travs de los Organismos Competentes un conjunto de acciones destinadas a proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para satisfacer sus necesidades de vivienda, salubridad, abastecimiento, fomentar el bienestar de los vecinos y propender al desarrollo Integral y armnico de su jurisdiccin. Misin La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, al 2021 sea solidario e integrado, con centro de produccin, comercio, consolidado sobre la base de pequeas y micro empresas de la inversin pblica y privada, con una gestin democrtica, participativa, eficiente, transparente y descentralizada con valores, culturales e identidad local donde los nios, jvenes, mujeres, personas con discapacidad y adultos mayores tienen iguales oportunidades de desarrollo en condiciones de seguridad y ambiente saludable. Visin La municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, en el ao 2021 cuenta con autoridades y sociedad civil que han logrado servicios de educacin, salud, saneamiento y cultura de calidad.
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Con productores agropecuarios, micros y pequeos empresarios que han logrado una produccin agroindustrial, industrial y turstica competitiva en armona con el medio ambiente. Los pobladores gozan de paz social, ambiente ordenado y saludable, con lderes de la sociedad que han fortalecido sus organizaciones. 2.- OBJETIVO GENERAL Y ESPECFICOS DE LA ACCIN DE CONTROL EN EL REA DE ABASTECIMIENTO EN EL AO 2011.
Objetivo General. Determinar si las adquisiciones de bienes y servicios, se realizaron sobre la base de procedimientos de carcter tcnico administrativo y legal, orientados a conseguir bienes y servicios de calidad requerida, en forma oportuna y a precios adecuados. Para aquellas adquisiciones importantes, determinar si guardan relacin con el cumplimiento de metas y logro de objetivos de la Municipalidad. Objetivos Especficos. Establecer si las adquisiciones efectuadas corresponden a las necesidades de la Entidad, para el logro de sus objetivos y el cumplimiento de metas en los plazos establecidos. 3.ALCANCE
La Accin de Control se efectu en concordancia con la Normas
de
Auditoria Gubernamental (NAGU), y comprender la revisin y anlisis de los procesos de adquisicin de bienes y servicios ejecutados por la Entidad, que incluye desde la necesidad de adquirir del bien o servicio hasta la ejecucin y conformidad de la prestacin; durante el periodo de Marzo 2011 AL 08 de Junio 2011. 18 de
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4.-
METOLOGA UTILIZADA
Para las distintas etapas de la Auditoria, se considera la aplicacin de los criterios tcnicos establecidos en las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU) y otras normas aplicables. La etapa de Planeamiento, se realiza en Gabinete lo cual Implica la obtencin de informacin bsica por parte del equipo de auditora designado, a efecto de que adquiera un apropiado entendimiento de los aspectos a ser examinados. Dicha informacin se obtendr del Archivo Permanente de la Entidad e Informes del rgano de Control Institucional y de la Contralora General de la Repblica, emitidos durante el ao 2011, a efectos de completar la preparacin del Plan de Examen Especial, en los cuales se definir los objetivos, alcance, procedimientos y tcnicas de auditora a aplicarse; para ello, se formular procedimientos de auditora considerados necesarios de acuerdo a las circunstancias, lo que comprender la revisin y anlisis de la documentacin sustentatoria de los procesos de adquisicin de bienes y servicios en el perodo comprendido en el alcance del Examen. Los Procedimientos consignados en el Programa de Auditoria, ser desarrollado por el Auditor Encargado, de acuerdo a los objetivos especficos, a fin de que nos permita cumplir con el objetivo general y el cronograma establecido. Para el inicio de la etapa de Ejecucin; se tomar en cuenta, para el primer objetivo especifico, los objetivos y la metas establecidas en el Plan Estratgico y el Plan Operativo del Ao 2011, y su correspondencia con los procesos de seleccin considerados en el Plan Anual de Adquisiciones del Ao 2011; para el segundo objetivo especifico, los procesos de seleccin
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para la adquisicin de bienes y servicios ejecutados por la Municipalidad durante el ao 2011. En la etapa de Ejecucin del Informe, se aplicarn los procedimientos y/o tcnicas consignadas en el Programa de Auditoria, determinados en la etapa de planeamiento, a fin de obtener la evidencia suficiente, competente y relevante respecto a los objetivos de la auditoria y un adecuado sustento del Informe final. Es necesario sealar, que de conformidad con la NAGU 3.60 Comunicacin de Hallas de Auditoria, aprobada por Resolucin de Contralora N 162-95CG y 259-2000-CG; se comunicar oportunamente los posibles hallazgos de auditora a las personas relacionadas con los mismos, para la presentacin de sus aclaraciones y/o comentarios, los cuales sern evaluados y el resultado de los mismos considerados en el Informe Final. 5.- ETAPAS AUDITADAS EN EL PROCESO DE CONTROL EN EL REA DE ABASTECIMIENTO EN EL AO 2011.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MARISCAL CCERES EXAMEN ESPECIAL AL REA DE ABASTECIMIENTO Perodo: Ao 2011 ETAPA 1: NECESIDAD DE ADQUIRIR EL BIEN O CONTRATAR SERVICIO U OBRA SUB ETAPAS 1.1. Definicin de objetivos. 1.2. Disposicin de recursos presupuestales. 1.3. Identificacin de necesidades. 1.4. Plan Anual de Adquisicin.
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ETAPA 2:
ORGANIZACIN DE LAS ADQUISICIONES
SUB ETAPAS 2.1. Asignacin de responsabilidades. 2.2. Organizacin y coordinacin de los procesos de seleccin. 2.3. Libros de Actas y Expedientes de Contratacin. ETAPA 3: BASES Y CONVOCATORIA
SUB ETAPAS 3.1.-Elaboracin y aprobacin de las bases 3.2.-Difusin de la convocatoria 3.3.-Integracin de las bases ETAPA 4: EVALUACIN DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO SUB ETAPAS 4.1. Evaluacin de propuestas 4.2. Adjudicacin de la buena pro 4.3. Exoneracin de procesos ETAPA 5: SUSCRIPCIN DEL CONTRATO
SUB ETAPAS 5.1.-Acciones previas a la suscripcin del contrato. 5.2.-Definicin de los trminos del Contrato 5.3.-Firma del contrato.
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ETAPA 6:
EJECUCIN DEL CONTRATO
SUB ETAPAS 6.1.-Definicin del plazo. 6.2.-Entrega de recursos al contratista. 6.3.-Pagos al contratista. 6.5.-Seguimiento del cumplimiento del contrato. 6.6.-Prestaciones adicionales, complementarias y ampliaciones de plazos. 6.7.-Administracin de las controversias. ETAPA 7: LIQUIDACIN DE CONTRATO
SUB ETAPAS 7.1.-Recepcin del bien, servicio u obra. 7.2.-liquidacin del contrato.
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Capitulo 4: APLICACIN DEL MODELO C.O.S.O. CONTROL INTERNO EN EL REA DE ABASTECIMIENTOS Se presenta un anlisis de los controles que se tiene en el rea de abastecimiento de la Municipalidad Provincial Mariscal Cceres.
El modelo de control interno, facilitar el desarrollo de las actividades operativas y administrativas en el rea de abastecimiento, la aplicacin de controles es ineludible con el fin de mantener en orden en todo el proceso, como la ejecucin de las actividades establecidas internamente. Se presenta un esquema de evaluacin para el cumplimiento legal, con el fin de establecer objetivos, riesgos, y actividades de control, facilitando una gua sobre las leyes aplicables, que servirn de indicador para verificar la atencin de sus obligaciones legales. Se definirn cada uno de los Componentes del Control interno y su interrelacin con el rea de Abastecimiento. 1.- AMBIENTE DE CONTROL AMBIENTE INTERNO
La gerencia tiene conciencia de la existencia permanente del riesgo en sus actividades financieras y operativas, especialmente en el rea de Abastecimientos, ya que en esta es donde se realizan los procesos de adquisiciones. La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, tiene claro que mientras los funcionarios tengan conocimientos de la filosofa de manejo de riesgo de la entidad a travs de polticas y otras comunicaciones facilitaran a los empleados a aumentar su capacidad para reconocer y manejar el riesgo eficaz y eficientemente.
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La Institucin ofrece asesoras a los trabajadores en diversas materias de bienestar a travs de la asistencia social, seguros de vida y salud, entre otros, lo que ocasiona que su aceptacin al riesgo sea moderado, gracias a las distintas asesoras y capacitaciones que le brinda a sus trabajadores. En la institucin, el Jefe del rea de Abastecimiento, transmite toda la informacin relacionada con los riesgos, as podemos ver el caso en que el Jefe del rea comunica mensualmente o en casos extraordinarios los acontecimientos potenciales negativos a los tcnicos Administrativos que realizan funciones que se asignen. Los Responsables tiene la tarea de transferir el conocimiento de los riesgos, y finalmente delega en forma directa parte del Compromiso a los ejecutores. Prcticas habituales dentro de las adquisiciones es la utilizacin de los medios de seguridad y actitudes de apego general a las normas de prevencin establecidas. El Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) y el Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF) regulan las tareas especficas de la unidad de abastecimiento, como tambin plasman parte de la forma de la organizacin que se ha adoptado, y sirve como gua para todo el personal dejando en claro los objetivos y las responsabilidades de cada rea y trabajador, generando un desempeo eficiente, evitando el riesgo que existan tareas que se dejen de hacer, que se duplican esfuerzos y se invierten tiempo en tareas que no es necesario realizar.
VALORES TICOS
Los Funcionarios de la institucin, en especial el personal del rea de abastecimiento son conscientes con los valores establecidos. Existe un Cdigo de conducta en donde se establece cual ser el comportamiento correcto que debe de tenerse dentro del departamento y el compromiso de los empleados de realizar trabajos eficientes y mantener actitudes que se
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alejen de prcticas fraudulentas o cuestionables. Un ejemplo de una actitud fraudulenta habitual es la apropiacin de los materiales que se adquirieron en el proceso de abastecimiento, para fines personales.
Es importante que dentro del grupo de trabajo existan las competencias, para llevar a cabo sus responsabilidades de forma eficiente, por lo que la Municipalidad Provincial Mariscal Cceres se compromete a desarrollar las habilidades de los Funcionarios, ejemplos concretos han sido la certificacin por competencias laborales, evaluaciones psicolgicas, una fuerte inversin en planes de capacitacin, y programas de formacin para la lnea ejecutiva, entre otras iniciativas llevadas a cabo. Lo que pretende la entidad al asignar distintas autoridades y
responsabilidades en el rea de abastecimiento, es que cada uno de los nombrados este autorizado y animado a actuar con iniciativa al conocer el funcionamiento del rea, ya que eso permitir afrontar con rapidez y de mejor manera, los distintos acontecimientos que se puedan afectar tanto positiva como negativamente al programa y ejecucin de la adquisicin de los recursos materiales y servicios requeridos por las dependencias de la Municipalidad, de conformidad a los dispositivos legales vigentes. La Unidad de Abastecimiento est a cargo de un Jefe de Unidad, depende funcional y jerrquicamente del Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Unidad de Abastecimientos est conformado por un Jefe de Unidad y dos tcnicos Administrativos, que en su conjunto se encargan del rea de Abastecimiento. Se presenta el siguiente Organigrama:
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CONSEJO MUNICIPAL
ALCALDA
GERENCIA MUNICIPAL
OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS - DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO II
UNIDAD DE CONTABILIDAD - CONTADOR II - TCNICO ADMINISTRATIVO III UNIDAD DE ABASTECIMIENTO - ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II - TCNICO ADMINISTRATIVO III - TCNICO ADMINISTRATIVO II UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS - ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II - TCNICO ADMINISTRATIVO III - TCNICO ADMINISTRATIVO II UNIDAD DE TESORERA - ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II - TCNICO ADMINISTRATIVO III - TCNICO ADMINISTRATIVO II
*Organigrama extrado del Manual de Organizaciones y Funciones (M.O.F 2007). Ordenanza Municipal N 010-2007.MPMC-JUANJUI.
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Dentro de las funciones del rea de Abastecimiento se tiene:
1.- Programar, dirigir, ejecutar y controlar el sistema de abastecimiento, conforme a los lineamientos y polticas de la Municipalidad, Normas presupuestales, tcnicas de control sobre adquisiciones y otras Normas pertinentes. 2.- Formular, ejecutar y controlar el Plan Anual de Adquisiciones de la Municipalidad. 3.- Programar el almacenamiento y garantizar el abastecimiento racional y oportuno de los bienes, materiales e insumos que requieran los rganos de la municipalidad. 4.- Implementar, administrar y supervisar la actualizacin permanente del registro de proveedores, as como un catlogo de bienes y servicios. 5.- Coordinar oportunamente con las diferentes unidades orgnicas sus necesidades y especificaciones tcnicas para la adquisicin de bienes, servicios y obras, segn el plan vigente. 6.- Mantener un adecuado control, custodia de los bienes almacenados y efectuar acciones de seguimiento y control de inventarios. 2.- EVALUACIN DE RIESGOS Como primer punto se identifican los objetivos relacionados al rea de Abastecimiento. La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres establece su misin y
visin para identificar quien es y hacia dnde quiere llegar, en base a estos el rea de abastecimiento crearan los Objetivos y Estrategias para la consecucin de los objetivos institucionales. Estos objetivos cumplen con la clasificacin de objetivos relacionados con las operaciones debido a que dicha rea es operativa y debe tener los controles adecuados para que no haya problemas en los procesos de adquisicin.
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OBJETIVOS GENERALES QUE DEBEN EXISTIR EN EL REA DE ABASTECIMIENTO SEGN LAS ETAPAS. Etapa 1:
Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra
Realizar un plan operativo que este acorde a los objetivos de la institucin y a la cobertura presupuestal.
Identificar oportunamente las necesidades de bienes, servicios u obras necesarios para el logro de los objetivos de la Entidad, en los plazos establecidos.
Satisfacer las necesidades y objetivos de la Entidad, a los mejores precios del mercado
Etapa 2:
Organizacin de las adquisiciones
Establecer las dependencias responsables de planificar los procesos de adquisiciones.
Conformar los Comits Especiales para los procesos de Adquisicin. Conducir los procesos de adquisiciones en cantidades, modalidades, plazos y presupuestos apropiados, cumpliendo con el Plan Anual de Adquisicin.
Etapa 3:
Bases y Convocatoria
Realizar la convocatoria con bases adecuadas en el tiempo debido.
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Definir las caractersticas, especificaciones tcnicas y calidades que guarden relacin con los usos, necesidades de las reas y los valores referenciales ms convenientes para la Institucin.
Difundir a los postores a travs del SEACE y por otros medios de comunicacin masivo.
Obtener para la Entidad los mejores precios, garantas y condiciones de compra, y su correcta ejecucin, que eviten desabastecimientos, e incurrir en gastos como ampliaciones, adicionales de obra, pagos de moras, etc.
Etapa 4:
Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro
Realizar el otorgamiento de la buena pro sin demoras y en la oportunidad debida, asegurando el cumplimiento de los plazos establecidos
otorgar la buena pro, ms conveniente a los intereses de la Institucin y asegurar la mejor relacin precio beneficio para las reas.
Etapa 5:
Suscripcin del Contrato
Firmar el contrato con el postor ganador, en el plazo acordado, verificndose el cumplimiento de las garantas y otras condiciones previstas en las normas.
Garantizar al contrato el pago justo de las contraprestaciones.
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Etapa 6:
Ejecucin del Contrato
Ejecutar el contrato cumpliendo los plazos y condiciones pactadas, administrando convenientemente la relacin entre las partes.
Etapa 7:
Liquidacin de Contrato
Recibir y liquidar el bien, servicio u obra a satisfaccin del rea y con la conformidad tcnica, en la oportunidad debida.
ESTRATEGIAS:
Formular el Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento Aplicacin de Programacin, direccin, ejecucin y control de la Actividades con Alcalda y el Jefe de Administracin y Finanzas. Renovar y elaborar polticas y Normas de acuerdo a las necesidades coyunturales del municipio coordinando con la Alta Direccin. Formular y/o promover directivas para la mejor administracin de los recursos, materiales, servicios y patrimoniales de la municipalidad. Programacin y Ejecucin de la adquisicin de los recursos materiales y servicios requeridos por las dependencias de la Municipalidad, de conformidad a los dispositivos legales vigentes.
Mantener
actualizado
los
registros
de
proveedores
de
la
municipalidad.
Elaboracin de cuadros de necesidades de bienes y servicios para el presupuesto anual y formular un calendario de adquisiciones
IDENTIFICACIN DE ACONTECIMIENTOS
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Ser la Unidad de Abastecimiento quien se dedique a la identificacin de acontecimientos potenciales los cuales podran afectar la Adquisicin de bienes y servicios. En caso que ocurran estos, podran afectar la capacidad del rea, poner en prctica la estrategia y alcanzar los objetivos. Un acontecimiento es un incidente u ocurrencia que emana de las fuentes internas o externas, lo cuales pueden tener un impacto positivo, negativo. El rea de Abastecimiento reconoce incertidumbres, por lo tanto, asume la posibilidad de no poder determinar la probabilidad exacta de ocurrencia de eventos futuros y el impacto que este tendr. Existen factores externos e internos que influyen como acontecimientos potenciales, los cuales como ya se dijo podran afectar la puesta en prctica de la estrategia y el logro de objetivos. Es por este motivo que es de suma importancia que los funcionarios entiendan estos factores y el tipo de acontecimiento que puedan ocurrir. Para identificar los acontecimientos se utiliza tcnicas de identificacin las cuales contemplan tanto el pasado como el futuro, ya que se considera relevante tomar en cuenta las tendencias pasadas para mejorar lo que no estuvo bien, o para reforzar aquellas que si presentaron una oportunidad, y obviamente considerando el futuro para estar preparados y atentos ante todos los posibles cambios y condiciones, as como las acciones competitivas.
ACONTECIMIENTOS IDENTIFICADOS Y EVALUACIN DE RIESGOS
Una vez identificados los posibles acontecimientos, se evaluara los riesgos que emanan o se derivan de cada uno de ellos, en base a dos perspectivas, probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendran en caso de ocurrir.
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Etapa 1:
Las Posibles adquisiciones de los bienes y servicios no satisfacen las necesidades y objetivos de la Entidad, a los mejores precios del mercado, generando un desajuste o desbalance en el presupuesto aprobado para la adquisicin de los bienes y servicios.
Etapa 2:
Las dependencias responsables de planificar los procesos de adquisiciones y los Comits Especiales este conformado por personal inadecuado.
El tiempo establecido para conducir oportunamente los procesos de adquisiciones, no cumplan con Anual de Adquisicin. el cronograma detallado del Plan
Etapa 3:
Que la convocatoria no se realiza en un tiempo oportuno y no se obtenga proveedores por lo cual la municipalidad quedara desabastecida y no contara con los bienes y servicios necesarios para la ejecucin de sus funciones.
A la Convocatoria se presenten Proveedores que no cumplen con la debida capacidad de contratar con el Estado, tales como experiencia, antigedad, solvencia moral y econmica.
Etapa 4:
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Convenios Previos con Proveedores para el otorgamiento de la buena Pro, generando Actos fraudulentos o ilegales. Al analizar la ocurrencia de estos actos se detectan una seria de factores relacionados: intencin, motivacin, oportunidad, encubrimiento y racionalizacin. Estos elementos son los encontrados al analizar los casos de fraude en perjuicio de la institucin, los cuales dependen de la persona que intenta perpetrar o llevar adelante el acto deshonesto y, por lo tanto, est fuera del alcance de la organizacin tomar algn tipo de medida que prevenga su ocurrencia
Etapa 5:
Mala elaboracin del contrato debido al trabajo de personal no adecuado para la ejecucin del mismo, en las cuales no se tiene en cuenta las normas tcnicas. Los riesgos evaluados radican en el incumplimiento de especificaciones tcnicas del contrato, incumplimiento de los plazos fijados en el contrato y el aumento de costos expresados en sobrecostos.
Etapa 6:
Incumplimiento del Contrato por parte del proveedor que recibi la buena Pro,
En la ejecucin del contrato no existe equivalencia entre la contraprestacin y el pago
Etapa 7:
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Obtener el bien, servicio defectuosa si tener en cuenta trminos de cantidad y calidad que satisfagan al rea.
RESPUESTA A LOS RIESGOS
Una vez evaluados los riesgos relevantes, se deber determinar cmo responder el rea a dichos riesgos. Estas respuestas pueden incluir evitar, reducir, repartir o compartir y aceptar el riesgo.
Etapa 1:
Concordar las necesidades identificadas al plan operativo, a los objetivos de la Entidad y que cuenten con la cobertura presupuestal suficiente, que permiten adquirir los bienes, servicios en cantidad, calidad y oportunidad convenientes.
Etapa 2:
Asignar personal idneo y capacitado a los Comits Especiales, que cumplan con el tiempo debido para conducir oportunamente los procesos de adquisiciones.
El equipo responsable de la conduccin de los procesos optimiza los recursos: humanos, presupuestales y tecnolgicos en la adquisicin del bien, servicio u obra, a travs de capacitaciones, charlas y talleres constantes.
Etapa 3:
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Difundir anticipada y convenientemente la convocatoria y las bases adecuadas, para la adquisicin obteniendo la mayor participacin de postores idneos.
Etapa 4:
Se evala las propuestas y se otorga la buena pro al postor que asegura la mejor calidad-precio en su propuesta tcnico econmico.
Las respuestas orientadas a evitar el riesgo estarn relacionadas con que el rea de Abastecimiento har rotaciones peridicas del personal en puestos claves para dar una seguridad de que no se efectuarn actos ilegales o fraudes.
Etapa 5:
Se firmara el contrato verificando que las condiciones contractuales garanticen los intereses del estado y cualquier eventualidad futura no prevista en los trminos contractuales
Contratar a personal calificado y con experiencia.
Capacitacin permanente del personal encargado de ejecutar las especificaciones tcnicas de los contratos y contratacin transitoria de expertos relacionados con las especificaciones tcnicas del contrato.
Etapa 6:
El contrato se realiza verificando las modificaciones, entrega de recursos, incumplimientos, ampliaciones y adicionales, adems que
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los bienes, servicios adquiridos o contratados correspondan a las condiciones de calidad pactados.
Etapa 7:
La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripcin exacta de lo que se necesita.
La Entidad recibe y liquida el bien, servicio, en los mejores trminos de cantidad y calidad, previstos en los trminos contractuales
3.- ACTIVIDADES DE CONTROL
La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres es una institucin que aplica polticas y procedimientos como actividades de control. El rea de Abastecimiento lleva a cabo acciones que ponen en prctica estas polticas, y ayudan a asegurar que las respuestas de la administracin de riesgos sean llevadas a cabo. La gran finalidad es poder asegurar que las respuestas de riesgo son llevadas ejecutadas correctamente y de una manera oportuna, lo cual representa un proceso crucial para alcanzar los objetivos de la entidad. IMPLEMENTACIN DE AMBIENTES DE CONTROL Las actividades de control que se ha implementado para el aseguramiento de la ejecucin de las respuestas al riesgo analizadas anteriormente son: Etapa 1: Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra
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Las actividades de control para la respuesta es la fijacin de normas o estndares que sirvan de base para evaluar las realizaciones del plan Operativo, Medir las realizaciones y compararse con las normas establecidas a fin de determinar cualquier posible desviacin de la cobertura presupuestal y los objetivos. Tramitar y dar seguimiento a las solicitudes de adquisicin de bienes y servicios requeridos. Se aplicara documentacin en donde se especifique cambios y desviaciones en el plan Operativo
Etapa 2:
Inspecciones y Supervisiones a todos los acontecimientos que se realizan en la institucin con el fin de la optimizacin del desempeo en las actividades de los recursos humanos. Para disminuir el riesgo, se optar por la respuesta de asegurar el cumplimiento y la asistencia obligatoria de los trabajadores a las capacitaciones que brinda el Municipio, a travs de clusulas en los contratos que indique la obligatoriedad de la asistencia a dichos eventos, indicando que de no cumplir, estaran incurriendo en faltas graves hacia la institucin.
Etapa 3:
Para Controlar la Difusin anticipada y convenientemente de la convocatoria y las bases, se Coordinara oportunamente con las diferentes unidades orgnicas, sus necesidades y especificaciones tcnicas para la adquisicin de bienes, servicios y obras.
Se Programa ejecuta y controla procesos tcnicos para la toma de inventarios fsicos mensuales, para compararlos con los Registros de los bienes patrimoniales con los que cuenta la municipalidad en el momento del inventario, con seguimientos precisos y detallados
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Etapa 4:
Las actividades de control para esta respuesta realizando juntas y entrevistas con los postores a la Buena Pro, disminuyendo sospechas de fraudes en los procesos de licitacin y seleccin de los proveedores.
Etapa 5:
Las actividades de control para esta respuesta es realizar evaluaciones a los encargados de ejecutar las especificaciones tcnicas de los contratos e incluir evaluaciones tcnicas en el proceso de reclutamiento y seleccin del personal.
Etapa 6:
Las actividades de control para asegurar que estas respuestas sean llevadas a cabo son reuniones peridicas con las Proveedores que obtuvieron estas. la Buena Pro, desarrollando informes sobre el cumplimiento de los contratos y supervisar las actividades a cargo de
Etapa 7:
Las actividades de control a la respuesta es que se deben aplicar medidas de inspeccin y prueba a todos los materiales y los servicios con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos.
4.- INFORMACIN Y COMUNICACIN
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INFORMACIN
Es labor del rea de Abastecimiento identificar y capturar informacin financiera y no financiera relativa a eventos y actividades tanto internas como externas que son relevantes para su manejo. Una vez que ha identificado y capturado la informacin, la suministra al personal de una forma y en un marco de tiempo oportuno para que estos lleven a cabo el manejo de riesgo dentro de la institucin y sus dems responsabilidades. La informacin es necesaria en todos los niveles de la organizacin para identificar, fijar y responder a los riesgos y para finalmente, dirigir la Institucin y llevar a cabo los objetivos. La informacin de las Actividades realizadas en el rea de Abastecimientos no solo sirve para la realizacin de informes de medicin del grado de avance, sino tambin es utilizada para relacionar el grado de Adquisicin, con el Plan Presupuestal y que estos sean consecuentes. Esto es til para la asignacin efectiva de recursos y supervisar el cumplimiento del plan. La informacin proviene de fuentes internas y externas y en formas cuantitativas y cualitativas, facilitando respuestas ante cambios en las condiciones. El reto para el rea de abastecimientos es procesarlos y refinarlos, teniendo como objetivo convertirlos en informacin significativa para la toma de decisiones. El Jefe de la unidad de Abastecimiento Informa mensualmente al Jefe de Administracin y Finanzas, el desarrollo de los proyectos, programas y actividades a su cargo. Es competencia Jefe de Administracin y Finanzas identificar la calidad de la informacin. Esta es una labor muy importante ya que la calidad de la informacin es crtica en la exactitud de los datos y las decisiones administrativas. Es por esto, que se debe evaluar lo apropiado de la
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informacin, su disponibilidad y actualizacin, y por ltimo, su exactitud y accesibilidad. Para asegurar estos criterios se establece programas de administracin de datos. Tener la informacin correcta en el tiempo y en el lugar correcto es esencial para efectuar los procesos de Adquisicin de bienes y Servicios de forma eficiente. En base a los informes proporcionados por los jefes de las dems reas, se podr contar con informacin acerca de la satisfaccin de las necesidades de las mismas, en el proceso de Adquisicin. En cuanto a la informacin informal, se debe considerar las conversaciones peridicas que se realizan en la institucin con respecto a las urgencias que surgen y la necesidad de adquisicin, la cual no solo es necesaria para identificar acontecimientos potenciales y posibles riesgos, sino tambin son tiles para el control de las actividades. COMUNICACIN La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, y en un sentido ms amplio, reparte expectativas y responsabilidades al personal dentro de la institucin. El rea de Abastecimiento proporciona una comunicacin especfica y dirigida que trata expectativas conductuales y responsabilidades del personal, incluyendo claramente una delegacin de la autoridad dentro de las Actividades. La comunicacin es fundamental en las actividades de Adquisicin de bienes y servicios, ya que de esta manera se entrega una realidad de riesgo a los trabajadores, se implementa y apoya un idioma de riesgo comn y gua al personal respecto de su rol y responsabilidades de efectuar las actividades y procedimientos de Adquisicin de acuerdo con el manual de normas de prevencin de riesgos, el cual funciona tambin como medio de comunicacin asimilndolo a un manual de polticas.
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En base a esto, se define que el personal debe saber que cuando un acontecimiento potencialmente negativo ocurra, la atencin no solo ser enfocada al propio evento, sino tambin a su causa. Se expresa tambin que el personal debe estar informado de cmo sus actividades se relacionan con el trabajo de otros dentro del rea, de esta manera ayuda a reconocer un problema y determinar su causa y accin correctiva. Para que la informacin sea divulgada hacia los niveles inferiores del rea, debe haber canales abiertos de comunicacin y un ambiente laboral optimo para crear una buena voluntad de los trabajadores. Comunicar a travs de mensajes y folletos a los trabajadores la preocupacin hacia ellos. Podemos asegurar que esta es una prctica efectiva, ya que el personal es rpido para captar las seales habladas o no habladas que provienen de un superior, creando sentimiento de pertenencia a la institucin y fidelizacin hacia esta. Adems se mantiene una comunicacin integrada entre el rea de Abastecimiento y las distintas reas que estn presentes en la Institucin; esta comunicacin es importante para conocer el avance de las operaciones y funcionamiento de las partes.
5.- SUPERVISIN Es un procedimiento que determina la presencia el funcionamiento de los dems componentes del control interno a travs del tiempo. Esto se lleva a cabo a travs de actividades de supervisin constante, evaluaciones espordicas o una combinacin de estas. La tcnica que ms se utilizar en el rea de Abastecimiento, son las actividades de evaluacin constante, la cual se construye en las actividades normales de funcionamiento, es ms eficaz y los problemas estarn a
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menudo identificados ms rpidamente por rutina de supervisin de actividades en curso.
IV.- CONCLUSIONES Al disear un sistema de control interno aplicando el modelo C.O.S.O., la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres consigue controlar ms eficientemente el rea de Abastecimiento en los procesos de adquisicin de bienes y servicios acorde con el presupuesto institucional. Se Identifica los componentes del modelo C.O.S.O. adecuados al rea de abastecimientos de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, y se hace ms eficaz el proceso de adquisicin de bienes y servicios. Se establecen los riesgos que afectan al rea de abastecimiento dentro de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, teniendo en cuenta las perspectivas, probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendran en caso de ocurrir; y una vez evaluados, se brindan las respuestas a los mismos.
Se implementan Procedimientos de control para el aseguramiento de la ejecucin de las respuestas a los riesgos analizados dentro del rea de Abastecimiento.
Con la aplicacin del modelo C.O.S.O control interno en el rea de abastecimientos se describe los procesos para su establecimiento, otorgando una ventaja que reside en su dinamismo para ser revisado y actualizado segn los cambios que va experimentando la institucin.
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V.
RECOMENDACIONES
La municipalidad deber continuar con este tipo de procedimientos capacitando a todo su personal para estar acorde con las necesidades que el sistema facilita.
Todo sistema de control que se realiza dentro de la institucin debe ajustarse al marco de los cinco componentes que plantea el modelo C.O.S.O., para minimizar los riesgos inherentes y de Control; de acuerdo a las caractersticas administrativas y operacionales, derivados de la direccin, e integrados al proceso de gestin.
En todas las reas de la institucin debe aplicarse evaluacin de los controles existentes, no solo como parte de la auditora (interna o externa) sino como proceso integral de las operaciones, sobre todo cuando se implementan, para que desde el principio, se efecten de forma correcta, con el adecuado manejo de los riesgos existentes.
El Control interno debe ser considerado con la importancia debida ya que forma parte fundamental para que las operaciones se realicen adecuadamente. Se recomienda mantener en todo proceso el diseo que brinda el modelo C.O.S.O. de acuerdo a los cambios que experimenta la institucin.
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VI.- BIBLIOGRAFA American Institute of Certified Accountants COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Internal Control Integrated Framework. 2 Vols., New Jersey, 1994. BACON, Charles A.: (1982) MANUAL DE AUDITORIA INTERNA. Unin Tipogrfica Editorial Hispano Amrica S.A. De C.V. BRAVO CERVANTES, Miguel H.: (2002) Auditoria Integral y Control Interno. Editorial San Marcos, Lima Per.
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LAM LVAREZ, Elsa Mara: (2002) Evaluacin del Control Interno Basado Gora. en el modelo COSO _ Universidad Francisco Marroqun/Facultad de Ciencias Econmicas. Guatemala. Imprenta
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ANEXOS
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
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PROGRAMA DE AUDITORA
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Municipalidad Provincial De Mariscal Cceres - Juanjui Examen Especial a la Adquisicin de Bienes Y Servicios Ene.2011 a Dic.2011
Ref. P/T Objetivo General Determinar si las adquisiciones de bienes y servicios, se realizaron sobre la base de procedimientos de carcter tcnico, administrativo y legal, orientados a conseguir bienes y servicios de calidad requerida, en forma oportuna y a precios adecuados. Para aquellas adquisiciones importantes, determinar si guardan relacin con el cumplimiento de metas y logro de objetivos de la Municipalidad. Procedimientos generales: 1. Efecte una entrevista con el Gerente Municipal para hacer de su conocimiento la finalidad y objetivo del examen y brinde la respectiva colaboracin a la comisin de auditora. 2. Obtenga informacin de las reas correspondientes a fin de actualizar el archivo permanente, considerando los instrumentos de gestin, tales como: Ley de Creacin de la Entidad Organigrama estructural Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF Manual de Organizacin y Funciones MOF Plan Estratgico de la Entidad Plan Operativo Institucional Ao 2011 Plan Anual de Adquisiciones Ao 2011 y sus modificaciones. Manuales Internos de la Entidad para realizar las adquisiciones de bienes y servicios. Relacin de funcionarios de la entidad ao 2011 3. Obtenga informacin sobre la existencia de denuncias correspondiente al ao 2011, relacionadas a la adquisicin de bienes y servicios, a fin de considerarlas en la presente accin de control. 4. Entrevstese con el Jefe de la Unidad de Abastecimiento, para obtener informacin respecto del sistema de control implementado por la Municipalidad para la adquisicin de bienes y servicios. Solicite o prepare un flujograma de los procesos que se ejecutan en la Municipalidad para la adquisicin de bienes y servicios (Licitacin Pblica, Concurso Pblico, Adjudicacin Directa y Adjudicacin de Menor Cuanta), sealando los niveles de autorizacin; identifique los controles internos implementados, desde el requerimiento de necesidades EA.2.1 HECHO Por Fecha
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hasta la recepcin y distribucin de los bienes y servicios, as como en los pagos a los proveedores. Aplique el Cuestionario de Control Interno (adjunto al presente Programa de Auditora) con la finalidad de identificar las debilidades y fortalezas de control interno existentes en el rea evaluada, de ser el caso elabore el Memorando de Control Interno con las recomendaciones para superar las desviaciones identificadas 5. Solicite informacin respecto de la designacin de los Comits Especiales y verifique lo siguiente: a). Comprobar que la designacin del Comit Especial se realiz por autoridad competente de la Municipalidad y en la oportunidad debida, siguiendo los procedimientos establecidos. b). Verificar que la composicin del Comit Especial es acorde a la normativa y que las calificaciones profesionales revelen su conocimiento sobre el objeto de la convocatoria. c). Verificar la contratacin de expertos independientes, la definicin de sus funciones y alcance segn contrato. d). Verificar si las condiciones contractuales contemplan todas las funciones y obligaciones del experto independiente. 6. Solicite informacin respecto de los Comits Especiales Permanentes y verifique lo siguiente: a) Si han funcionado slo en los casos de Adjudicaciones Directas o Adjudicaciones de Menor Cuanta b) Si han sido designados por Resolucin del Titular c) Si su conformacin se ajusta a la normativa vigente del perodo de examen. 7. Solicite el Libro de Actas de los Comits Especiales y de los Comits Especiales Permanentes y verifique si est debidamente foliado, legalizado, custodiado y actualizado. 8. Constatar que en el Libro de Actas estn registrados todos los acuerdos adoptados por todos los Comits especiales de todos los procesos de seleccin y suscritos por los integrantes que asistieron a la reunin del Comit. 9. Solicite un listado del total de los procesos de adquisiciones llevadas a cabo en la Municipalidad durante el ao 2011, con el siguiente detalle: Tipo de Proceso, N de proceso, fecha, nombre o razn social de postores o proveedores, descripcin del bien o servicio, monto presupuestado, monto otorgado, N de Orden de Compra o de Servicio, etc. EA.2.7 EA.2.6 EA.2.5
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10. Solicite o prepare un listado con la relacin de las rdenes de Compra y las rdenes de servicio emitidas por la Municipalidad durante el ao 2011. OBJETIVO ESPECFICO N 1 Establecer si las adquisiciones efectuadas corresponden a las necesidades de la Municipalidad, para el logro de sus objetivos y cumplimiento de sus metas en los plazos establecidos. 11. Revise el Plan Estratgico y el Plan Operativo 2011, y verifique si el Plan Operativo refleja la ejecucin del Plan Estratgico y la materializacin en el corto plazo de las metas previstas, si incorpora las tareas y trabajos para el cumplimiento de las metas. 12. Revisar el PIA 2011 y establecer si se encuentre aprobado por las instancias pertinentes. 13. Revise el Plan Anual de Contrataciones Ao 2011 de la Municipalidad y verifique que la planificacin de las adquisiciones de bienes y servicios se ajusten a los objetivos y prioridades del Plan Operativo y Plan Estratgico de la Municipalidad. 14. Revise el Plan Anual de Contrataciones Ao 2011 y verifique lo siguiente: a) Que est aprobado por el Titular de la Entidad dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a la aprobacin del PIA y publicado en el SEACE, en un plazo no mayor de cinco (05) das hbiles de aprobado, incluyendo el dispositivo o documento de aprobacin. b) Que, incluya los procesos de adquisicin de bienes y servicios requeridos por las reas usuarias. c) Comprobar que las fechas consideradas para la adquisicin de bienes y servicios corresponden a la oportunidad requerida por las reas usuarias y se encuentren incluidos los tiempos estimados de duracin de los procesos de seleccin de los proveedores. d) Que, las necesidades de bienes y servicios hayan sido determinadas en funcin de sus objetivos y metas asignadas a cada rea operativa, en los plazos y formas definidas en la programacin de abastecimiento. e) Constatar que se cuente con el presupuesto aprobado, con las previsiones de recursos para la adquisicin de bienes y servicios considerados en el Plan. f) Que, contenga la informacin mnima requerida por el
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Art. 7 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.S. N 184-2008-EF. g) Que, las modificaciones del Plan Anual de Contrataciones se ajusten a las disposiciones contenidas en el Art. 9 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.S. N 1842008-EF. h) Que haya sido evaluado por el Titular de la Entidad. 15. Revisar la organizacin, polticas, normas, procesos y controles que maneja la Municipalidad y el rea responsable de las adquisiciones y contrataciones y verifique que las funciones de la dependencia responsable estn incorporadas en el MOF y guardan concordancia con las previstas en la Ley y que su designacin est debidamente sustentada. 16. Formule sus conclusiones de acuerdo al objetivo especfico, con respecto al resultado del desarrollo de los procedimientos. 17. Formule los Hallazgos a los Funcionarios, ex Funcionarios, Servidores y ex Servidores correspondientes para que emitan sus respectivas aclaraciones y/o Comentarios mediante comunicacin escrita en Cumplimiento de la NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos aprobada con Resolucin de Contralora N 259-2000-CG. 18. Evale las Aclaraciones recibidas de los entes rendidores y formule sus Conclusiones y recomendaciones sobre el trabajo realizado para ser incluidos en el Informe Final a emitirse. OBJETIVO ESPECFICO N 2 Determinar si las adquisiciones de bienes y servicios, se realizan sobre la base de procedimientos de carcter tcnico administrativo y legal, orientados a conseguir bienes y servicios de calidad requerida, en forma oportuna y a precios adecuados. 19. Sobre la base del listado obtenido en el punto 8, bajo criterios predeterminados, seleccione una muestra representativa de los procesos de adquisicin de bienes y efecte las siguientes pruebas de auditora: Respecto a los procesos de seleccin y adjudicacin de bienes. a). Compruebe que la entidad cuente con un expediente de las actuaciones en el proceso de contratacin o adquisicin, desde el inicio hasta su liquidacin. b). Verifique que la adquisicin cuente con el requerimiento respectivo, el que debe estar debidamente autorizado por el nivel correspondiente. c). Que los bienes hayan sido programados y EA.2.19 EA.2.15
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oportunamente presupuestados. d). Que la modalidad de adquisicin, segn monto contratado, se sujete a las disposiciones establecidas en la Ley Anual de Presupuesto. e). Que los procesos de seleccin se hayan efectuado de acuerdo a los requisitos establecidos en la normativa vigente en la fecha de los hechos (cronograma, otorgamiento de la buena pro). f). Que las adquisiciones de bienes no hayan sido fraccionadas con el objeto de cambiar la modalidad de adquisicin. g). Que en la formulacin del contrato, se hayan ceido a las bases administrativas y especificaciones tcnicas y se incluyan adems, clusulas que impidan su transferencia total o parcial, modificacin de las caractersticas, causales de rescisin (clusulas de Resolucin de Contrato por incumplimiento), clusulas penales y responsabilidades civiles, garantas de fiel cumplimiento y su vigencia, clusulas de solucin de controversias (de ser aplicable), cumplimiento de plazos, forma de pago. h). Que las rdenes de compra se encuentren debidamente aprobadas por los niveles correspondientes. Respecto al proceso de almacenamiento y consumo de bienes 20. Verifique el ingreso a Almacn de los bienes adquiridos, la conformidad en la recepcin, su registro en Kardex, y la verificacin de existencia fsica del saldo en Almacn a la fecha. 21. Que la adquisicin de los bienes, se haya efectuado en los plazos establecidos, a fin de atender en forma oportuna las necesidades de las unidades operativas solicitantes. 22. Verifique selectivamente el movimiento de salidas segn Kardex, confrontndolo con los documentos de salida, debidamente autorizados. 23. En la adquisicin de bienes del Activo Fijo, verifique la conformidad en la recepcin de los mismos, su operatividad y uso actual en relacin con los objetivos de la Municipalidad. 24. Solicite los inventarios fsicos de bienes al 31 de diciembre de 2010 y 2011 y contraste los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad. De existir diferencias, investigue las causas. 25. Compruebe si se emitieron instrucciones escritas para la toma de inventarios y si estas fueron aprobadas por los niveles correspondientes. Solicite informacin respecto al personal asignado para la toma de inventarios (nombres, cargos, reas de trabajo del personal que particip). EA.2.20
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26. Indague si el Auditor Interno particip en calidad de observador en la toma de inventarios, a fin de evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos establecidos. Respecto a los procesos de seleccin y adquisicin de servicios. 27. Sobre la base del listado solicitado en el procedimiento 9, seleccione una muestra representativa de los servicios contratados y examine lo siguiente: a). Que la contratacin de los servicios estn sustentados con los requerimientos de las reas usuarias, se haya solicitado y evaluado cotizaciones de proveedores calificados y existan las rdenes de servicios y contratos debidamente aprobados y autorizados mediante la Resolucin respectiva, la que debe tener fecha de autorizacin anterior a la firma del contrato. b). Cumplimiento de la normativa vigente referente a la contratacin de servicios no personales en la fecha de ocurrencia de los hechos. c). Cumplimiento de los trminos y condiciones contractuales establecidos, a fin de establecer la prestacin efectiva de los servicios contratados, mediante la conformidad de las reas solicitantes, los informes correspondientes, etc. Comente las causas y efectos en caso de ocurrir lo contrario. Registro y afectacin de costos y gastos. 28. Verifique que los montos respectivos de las adquisiciones de bienes y servicios, se hayan registrado a las cuentas de costos y de gastos en forma correcta. Revise la valuacin y la afectacin contable efectuada. 29. Determine si existen polticas o prcticas establecidas para la afectacin o contabilizacin de tales operaciones. 30. Confirme que la Municipalidad ha publicado en el SEACE y ha comunicado a la Contralora General de la Repblica, dentro de los plazos establecidos en la normativa, las resoluciones o acuerdos que aprueban las exoneraciones a los procesos de seleccin y los informes que lo sustentan. 31. Circular a la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT o imprima de su pgina web, el Registro nico de Contribuyentes RUC de los principales proveedores que resultaron ganadores en los procesos de adjudicacin directa y confirme que las facturas ms significativas, que sustentan las adquisiciones de bienes y servicios, cuenten con autorizacin de impresin y han sido vlidamente emitidas por el proveedor. 32. Obtenga las fichas registrales de los postores y proveedores ganadores de la buena pro y confirme la razn
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social, nombres de los accionistas, fecha de constitucin, giro del negocio, etc. a fin de desvirtuar o confirmar alguna vinculacin de parentesco de hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad con los funcionarios de la entidad y/o vinculacin con otros postores. 33. Confirme con el Consejo Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que los postores de bienes o servicios no se encuentren inhabilitados para contratar con el Estado. 34. Aplique otros procedimientos de auditora de acuerdo a las circunstancias. 35. Formule sus conclusiones de acuerdo al objetivo especfico, con respecto al resultado del desarrollo de los procedimientos. 36. Formule los Hallazgos a los Funcionarios, ex Funcionarios, Servicios y ex Servidores correspondientes para que emitan sus respectivas aclaraciones y/o Comentarios mediante comunicacin escrita en Cumplimiento de la NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos aprobado con Resolucin de Contralora N 259-2000-CG 37. Evale las Aclaraciones recibidas de los entes rendidores y formule sus Conclusiones y recomendaciones sobre el trabajo realizado para ser incluidos en el Informe Final a emitirse. EA.2.33
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Informe Final Monográfico Billy - Observaciones 1

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

INFORME FINAL PARA OPTAR EL TITULO DE: CONTADOR PBLICO

BILLY AUGUSTO SALAZAR DEL AGUILA

C.P.C.C. JULIO CESAR GONZALES DEL AGUILA

TARAPOTO PER 2012

Bach. Billy Augusto Salazar del Aguila. I.JUSTIFICACIN

2.1. Objetivo General:

2.2. Objetivos Especficos:

fundamentales del control interno:

fundamentales mencionados para lograr un mejor entendimiento del control

Informacin financiera: preparacin y publicacin de estados financieros fiables.

Cumplimiento: todo lo referente al cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

PricewaterhouseCoopers, Administracin de Riesgos Corporativos Marco Integrado, Diciembre 2005 Pg. 29

Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la Auditora Interna, Pg. 8

Control de los Recursos y los Riesgos Ecuador Pg. 58 - 59

Objetivos de Trabajo para el Ao

Supervisin o Monitoreo. (Evaluar la calidad del Control interno en el tiempo)

Ambiente de Control Adecuado

La Accin de Control se efectu en concordancia con la Normas

ORGANIZACIN DE LAS ADQUISICIONES

EJECUCIN DEL CONTRATO

OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS - DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO II

Dentro de las funciones del rea de Abastecimiento se tiene:

Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra

Organizacin de las adquisiciones

Establecer las dependencias responsables de planificar los procesos de adquisiciones.

Realizar la convocatoria con bases adecuadas en el tiempo debido.

Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro

Suscripcin del Contrato

Garantizar al contrato el pago justo de las contraprestaciones.

Ejecucin del Contrato

ACONTECIMIENTOS IDENTIFICADOS Y EVALUACIN DE RIESGOS

Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra

Organizacin de las adquisiciones

Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro

Suscripcin del Contrato

Ejecucin del Contrato

En la ejecucin del contrato no existe equivalencia entre la contraprestacin y el pago

RESPUESTA A LOS RIESGOS

Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra

Organizacin de las adquisiciones

Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro

Suscripcin del Contrato

Contratar a personal calificado y con experiencia.

Ejecucin del Contrato

3.- ACTIVIDADES DE CONTROL

Organizacin de las adquisiciones

Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro

Suscripcin del Contrato

Ejecucin del Contrato

4.- INFORMACIN Y COMUNICACIN

menudo identificados ms rpidamente por rutina de supervisin de actividades en curso.

INTEGRAL. Editorial FECAT.

Manual de Organizacin y Funciones (M.O.F.-2007), Ordenanza Municipal N 010-2007-MPMC-Juanjui.

PricewaterhouseCoopers, (Diciembre 2005) Riesgos Corporativos Marco Integrado, Pg. 29

Reglamento de Organizacin y Funciones (R.O.F.-2007), Ordenanza Municipal N 011-2007-MPMC-Juanjui.

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